COLEGIO DIVINO NIÑO “FORMANDO EN VALORES LÍDERES PARA LA EXCELENCIA”

Guía Práctica de Excel

Para qué sirven los comentarios en Excel y como se insertan, es valido tanto para Excel 2007 como para Excel 2010.

Los comentarios en Excel son útiles sobre todo para aclarar en determinadas celdas, que indican o que son exactamente. Sobre todo si es una hoja de cálculo que pasa a varias manos, para aclarar todo aquello que puede llevar a confusión. Por ejemplo, podemos tener una pequeña tabla de notas y en alguna nota especial, podemos indicar cuánto vale para la nota final, etc.

Otro ejemplo seria indicar en una factura, que significa una columna en concreto.

Veamos ahora como se insertan y se visualizan. Usaremos un ejemplo usado en otro manual.

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Supongamos que queremos añadir un comentario en algunas de las celdas, para facilitar la comprensión de aquellos que manipulen este documento después.

Para ello, haremos lo siguiente:

Pinchamos con el botón derecho en cualquier celda. Seleccionamos la opción “Insertar comentario”. Nos aparecerá como un post-it. Escribimos lo que creamos conveniente.

Otra forma de hacerlo es desde la pestaña Revisar, donde podemos insertar, eliminar o mostrar los comentarios que haya. Una vez escrito el comentario, en la esquina superior derecha de la celda, aparecerá un pico sombreado, que al pasar el cursor por la celda nos mostrara el comentario.

También podemos borrarlo o modificarlo, cuando pinchemos en la celda con un comentario nos aparecerá dos nuevas opciones.

Es posible alterar la forma de visualización de los comentarios, haciendo que estos siempre se vean, que se vean al pasar el cursor (por defecto) o que no se vean. Esto es totalmente opcional.

Si quieres modificarlo, hay que pinchar en el botón office (Excel 2007) o archivo (Excel 2010) -> opciones -> avanzadas -> apartado Mostrar. Veremos un pequeño apartado en el que pone: “Para las celdas con comentarios mostrar”, aquí están las 3 opciones que antes he comentado.

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Cómo se puede personalizar el formato de celdas de Excel, que nos permitirá modificar las celdas de Excel.

El formato de celdas nos permite personalizar las celdas a nuestro gusto como la fuente, el estilo, el formato de los números, etc. Para acceder al formato de celdas, seleccionaremos aquellas celdas que queremos que les afecte los cambios, pinchamos con el botón derecho y seleccionamos la opción Formato de celdas. Nos aparecerá esta ventana.

Veremos en detalle cada una de las pestañas. Muchas de estas operaciones se pueden realizar en la pestaña de inicio. Número: nos permite personalizar el formato de los números como los

decimales, números fraccionarios, fechas, etc. Incluso podemos personalizar el formato, por ejemplo, añadir el texto kg a un numero. Para ello escribimos un numero y entre comillas escribimos el texto que queremos que le acompañe, recuerda que se pueden realizar operaciones.

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Alineación: nos permite cambiar la orientación del texto, cambiar su alineación,

etc. Son de las operaciones más básicas de realizar. Fuente: nos permite cambiar la fuente, el estilo, el tamaño, efectos, etc. Tiene el

mismo funcionamiento que en Word. Bordes: nos permite personalizar los bordes de las celdas. Relleno: nos permite seleccionar el color del relleno y el color y estilo de la trama. Proteger: son las opciones relacionadas con la protección de la hoja.

Cómo podemos validar datos que introduzcamos en una hoja de Excel, vale tanto para Excel 2007 como para Excel 2010.

Validar datos en Excel es muy útil ya que nos permite que el usuario o nosotros mismos, nos aseguremos de que los datos se introducen son correctos. Por ejemplo, para una factura en cantidad de un producto, solo podamos meter datos numéricos positivos y no una cadena de texto o algún número negativo.

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Vamos a ver un ejemplo práctico. En la siguiente imagen mostramos una pequeña factura de un negocio de reparaciones (algunos campos están completados a partir de formulas).

Nuestro objetivo será validar los datos que se encuentran en la columna “unidades” para que al realizar el cálculo en la columna importe, no nos de ningún error. En este caso vamos a indicar que el número de unidades deba ser un entero positivo, siendo el mínimo 1.

Para validar los datos, primero seleccionaremos el rango de celdas que queremos validar, pinchamos en la pestaña Datos -> validación de datos (en el apartado de herramientas de datos).

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Nos aparecerá esta ventana.

En la pestaña Configuración, indicaremos que tipo de datos (entero, decimal, fecha, etc.) y lo que debe cumplir para que se acepte en la hoja Excel (mayor que, menor que, entre, igual a, etc.), si no se cumple, Excel nos mostrara una ventana de error diciendo que ese dato introducido no es válido. Para nuestro caso seleccionaremos en Permitir, numero entero (si se introduce algo que no sea un entero, saltara el error), en Datos, mayor o igual que (esto hará que solo aceptara el valor que sea mayor o igual al introducido) y en Mínimo, escribimos un 1 (en caso de que sea menor a este número nos saltara el error). También podemos seleccionar la opción “omitir blancos”, si la seleccionamos, en caso de dejar una celda del rango vació, no nos saltara el error, pero si la deshabilitamos y dejamos una celda vacía si nos saltara el error. NOTA: si en lugar de un 1 hubiéramos puesto un 0, esta opción no tiene utilidad ya que se supone que cuando una celda es nula es como si tuviera un 0. Vemos que si introducimos un valor erróneo, nos aparecerá esta ventana. Veremos un poco más adelante como personalizar esta ventana.

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En la pestaña Mensaje de entrada de la ventana que nos aparece al pinchar en la validación de datos, nos permite indicar con un simple texto que es lo que debe introducirse en la celda, esto es muy útil, en caso de terceros ya que ellos no saben en principio, las restricciones impuestas. Simplemente ponemos un titulo y el mensaje con la condición que debe cumplir el valor de la celda.

Al tener seleccionada una celda del rango con esa restricción nos mostrara el mensaje que hemos escrito.

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En la pestaña Mensaje de error, nos permite personalizar el mensaje que aparece cuando insertamos un dato que no es correcto. Lo único que debemos hacer es insertarle un titulo, un mensaje y seleccionar el tipo de error.

Los tipos de errores pueden modificar el comportamiento a la hora de introducir los datos:

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Detener: si se inserta un dato no valido, nos obliga a que insertemos un dato

valido para la celda.

Advertencia: si se inserta un dato no valido, nos informa de que no es válido, pero

no nos obliga a que insertemos un dato valido.

Información: si se inserta un dato no valido, nos informa del dato no es válido, es

como el anterior pero algo más simple.

Cómo realizar una auditoría de formulas en Excel, vale

tanto para Excel 2007 como Excel 2010.

La auditoria de formulas en Excel nos ayuda a encontrar un error en caso de fallo de alguna fórmula podamos rastrear el origen de las celdas que forma un formula o realicemos paso a paso una formula, para ver si la formula está escrita correctamente. Recuerda que debemos tener seleccionada la celda a la que queremos auditar.

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Vamos a explicar cada una de las opciones:

Rastrear precedentes: muestra una flecha con las celdas que forman la formula de la celda que tenemos seleccionada. Nos es útil para saber si el origen esta correcto, es decir, si la referencia es correcta.

Rastrear dependientes: muestran unas flechas con las celdas que dependen de la

celda que tenemos seleccionada. Es útil para saber si la procedencia de la celda dependiente es correcta. Es combinable con el anterior.

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Quitar flechas: lo único que hace es quitar las flechas anteriores. Mostrar formulas: todas las celdas que sean formulas se muestran. Comprobación de errores: Hace una comprobación de todos los errores en las

formulas de la hoja, si hay algún error, podemos ver el error que nos señale.

En este caso, el error esta en el nombre de la formula, que es SUMA no SUM.

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Evaluar formula: realiza paso a paso una formula, para comprobar que hemos realizado correctamente la formula. Es útil por si nosotros nos equivocamos al escribir la formula, que no tiene errores de sintaxis pero no da el resultado que esperamos.

Veamos un ejemplo práctico. Teniendo una formula =6*(5+5)+ (8*(5*4)), veamos como lo hace, copiamos la formula en una celda y pinchamos en evaluar formula. Esto es lo que vemos.

Vemos que se subraya lo que calcula, si vamos pinchando en evaluar, veremos cómo calcula y vemos si es lo que queremos que calcule.

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Cómo usar el Autorelleno de Excel, vale tanto para Excel 2007

como para Excel 2010.

El Autorelleno de Excel es una de las mayores utilidades que nos da Excel que nos permite ahorrar mucho trabajo, ya que nos permite que simplemente arrastrando con el ratón, nos copie valores, que siguen un orden (1, 2, 3, etc.), y formulas. Esto hace que no tengamos que copiar o escribir uno a uno todos los datos que necesitemos.

Veamos algunos ejemplos prácticos Supongamos que tenemos que hacer como un calendario escolar, que está compuesto por las horas, días de la semana y asignaturas. Con el Autorelleno esto es más fácil. Empecemos con los días de la semana, simplemente escribimos lunes, en la parte de la hoja que queramos. Veremos que en la esquina inferior derecha, la esquina es más grande y si posamos el ratón ahí el icono cambiara a una cruz más fina.

Ahora solo debemos arrastrar y veremos que pondrá el nombre de lo que incluirá la celda.

En realidad, que Excel pueda hacer esto con los días de la semana es gracias a a las listas personalizadas que trae por defecto, si quieres saber cómo se crean aquí te dejo el manual. Seguimos con las horas, vamos a suponer que el horario es desde las 8:00 de la mañana hasta las 14:00, como antes solo haría falta escribir 8:00 y Autorrellenar, así es como lo vemos.

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Como ves hasta ahora podemos Autorrellenar verticalmente y horizontalmente, también se puede hacer de forma diagonal. Ahora quedarían las asignaturas, imaginemos que tenemos algunas asignaturas dos o tres horas seguidas, con el autorrellenado es lo mismo que si copiáramos manualmente una a una. Por ejemplo digamos que tenemos álgebra algunas horas seguidas, en algunos días.

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La idea es que si Excel no sabe que Autorrellenar lo copia, por eso a veces es necesario que nosotros le digamos como queremos que autorrellene, esto se hace de forma simple, solo debemos escribir en la siguiente celda el siguiente valor que debe tener (suponiendo que sigue un orden). Un ejemplo claro es mostrar los números impares, si escribiéramos un 1 y autorrellenaramos, solo nos copiaría el 1, para que haga lo que queremos, en este caso, escribiríamos un 3 en la próxima celda y al Autorrellenar seguirá ese orden. Es

importante tener en cuenta que hay que seleccionar las dos celdas al Autorrellenar.

Esto último no solo se aplica a números, también a fechas, cadenas que contengan numero (a1, a2, a3…), formulas, etc.

Cómo realizar rangos en Excel, para cualquiera de sus versiones.

Los rangos son nombres que se les aplica a un conjunto de celdas, facilitando así su localización, y la aplicación de formatos y/o formulas.

Los rangos nos facilitan el trabajo a la hora de buscarlo en un libro de Excel o en una hoja muy extensa, ya que se pueden buscar desde una lista, ahorrando bastante tiempo.

Para crearlos, hacemos lo siguiente:

Seleccionamos cualquier conjunto de celdas.

Pestaña de fórmulas, administrador de nombres. Nos aparecerá esto:

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Le damos a “Nuevo”, seleccionamos el nombre que deseemos, su ámbito será donde podremos seleccionar el rango, podéis dejarlo como está, le podemos también un comentario nuestro personal. Así es como aparecerá:

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Para elegir el rango que hemos creado, justamente encima de la columna A, tendremos una casilla donde podremos escribir el rango creado o seleccionarlo de una lista.

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Cómo crear listas personalizadas en Excel, en cualquiera de sus

versiones.

Pero antes explicaremos que son y para qué sirven, las listas personalizadas son un

conjunto de valores a los que nosotros les asignamos los datos y una relación. Se usan

para:

Facilitan el trabajo ya que no tenemos que escribir tantos datos

Al ser listas definidas por el usuario, se pueden crear acorde con el trabajo a

desempeñar

Evitamos errores de escritura en la lista

Para crearlas, haremos lo siguiente:

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Pulsaremos opciones de Excel (en 2007, con el botón de office, y en

2010 en la pestaña de archivo), avanzadas y buscamos el botón “modificar listas

personalizadas…”.

Nos aparecerá lo siguiente:

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Teniendo seleccionado “NUEVA LISTA”, iremos agregando términos y con ENTER

iremos separándolos. Cuando la tengamos lista le damos a agregar y nos aparecerá

incluida en las listas de la izquierda.

Para comprobar que lo hemos hecho bien, en cualquiera de las celdas, escribimos

cualquier elemento de la lista y en la esquina inferior derecha, nos aparece un

icono de un “+” (delgado y negro), lo pulsamos y manteniéndolo lo arrastramos

en la dirección que deseemos y veremos que aparece la lista que nosotros hemos

escrito.

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También podemos hacer la lista a la inversa, es decir, escribirla en las celdas

directamente sin tener que escribirlas en el cuadro de listas. Así es como se hace:

Escribimos la lista que deseemos manualmente en las celdas, vamos de nuevo a

opciones de Excel, avanzadas, modificar las listas personalizadas y en el cuadro

de importar, le damos al icono que hay al final de donde nos permite escribir,

aquí seleccionaremos la lista que hemos escrito antes.

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Cuando lo tengamos, pulsamos el icono parecido al anterior y cuando estemos en

el cuadro de la lista, le damos a importar y nos aparecerá la lista.

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Cómo insertar gráficos en Excel.

En Excel, es muy fácil mostrar un gráfico a partir de una tabla de datos que nosotros escribamos.

Tenemos varias formas de gráficos: columna, circular, línea, área, etc.

Para insertar gráficos en Excel, primero deberemos seleccionar la tabla a la que queremos hacer el gráfico.

Después, nos vamos a Insertar, al grupo de Gráficos y elegimos aquel tipo de gráfico que queramos.

Veamos un ejemplo práctico. Supongamos que tenemos una tabla con datos y queremos hacer un simple gráfico.

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Como hemos dicho antes, lo seleccionamos e insertamos el gráfico yéndonos a la pestaña Insertar. Así es como queda el gráfico.

Pero los gráficos de Excel no se quedan aquí, podemos personalizar los gráficos que generemos. Veremos que al seleccionar un gráfico nos aparecerá una nueva pestaña llamada Herramientas de gráficos, dividida en 3 partes: Diseño, Presentación y Formato. Vayamos por partes: Diseño: Aquí están la mayoría de opciones relacionadas con el diseño de

los gráficos. o Tipo:

Cambiar tipo de gráfico: nos permite cambiar el tipo de gráfico. Guardar como plantilla: Nos permite guardar todos los cambios que

hagamos en los gráficos Para abrir una plantilla, al crear un gráfico, nos

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aparece como última opción Todos los tipos de gráfico, abrimos la categoría de plantillas y seleccionamos la que deseemos.

o Datos: Cambiar entre filas y columnas: simplemente cambia el lugar de la filas por

las columnas y viceversa. Seleccionar datos: nos aparece una pequeña tabla, donde podemos añadir o

quitar filas o columnas del gráfico. o Diseño Gráfico: nos permite cambiar el gráfico a otro diseño centrándose en la

forma y colocación de elementos. o Estilos de diseño: nos permite cambiar los colores del gráfico. o Mover ubicación: nos permite mover el gráfico a otro lugar del libro. La mayor

utilidad de esta opción es mover el gráfico a una nueva hoja, haciendo que sea más vistoso.

Presentación: o Selección actual: nos permite seleccionar partes específicas

del gráfico. También nos permite aplicarle un formato o hacerles coincidir el estilo con el resto de elementos.

o Insertar: nos permite insertar formas, imágenes y cuadros de textos. Podemos personalizar el estilo de estos elementos.

o Etiquetas: Titulo del gráfico: añade un titulo al gráfico. Rótulos del eje: añade un titulo a los ejes laterales del gráfico. Leyenda: nos permite cambiar o eliminar la leyenda del gráfico. Es lo que nos

indica que representa cada color. Etiquetas de datos: nos permite cambiar o eliminar etiqueta a los datos, que

nos muestra el valor de cada parte del gráfico. Tabla de datos: muestra el gráfico en modo de tabla.

o Ejes: Ejes: nos permite personalizar los ejes del gráfico. Líneas de la cuadricula: nos permite personalizar las líneas de cuadriculas

del gráfico. o Fondo: nos permite modificar el fondo del gráfico, incluso hacer un gráfico en

3D. o Análisis: nos permite añadir líneas, como de crecimiento, de errores, etc.

Formato: o Estilos de forma: nos permite cambiar los colores del gráfico, su relleno, el

borde, etc. o Estilos de WordArt: nos permite añadir WordArt, para mejorar el estilo. o Organizar: Nos permite organizar los distintos gráficos que tengamos en la

hoja. o Tamaño: podemos personalizar el tamaño del gráfico.

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Cómo funcionan las referencias en Excel, una referencia es la identificación de una celda dentro de una hoja de un libro de Excel.

Hay 3 tipos de referencias en Excel:

Referencia relativa: son referencias que se basan en posiciones desde la celda que contiene el cálculo hasta las celdas involucradas. Por ejemplo, si tenemos números en las columnas A y B, en C obtenemos el resultado de la suma de los números A y B.

Como vemos, hemos usado una formula de suma en C2, pero en lugar de colocar formulas en las demás filas, lo arrastramos hacia abajo y se suman los números de sus filas. Esto es la referencia relativa.

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Referencia absoluta: son referencias a una celda en una ubicación específica. Por ejemplo, si queremos calcular el porcentaje de unos números, estando el porcentaje ubicada en una celda especifica.

Como vemos, en la formula tiene 2 símbolos del dólar, que corresponden a la celda donde está ubicado el porcentaje. Se pueden poner manualmente o pulsando F4 una vez estando el cursor sobre la celda que queramos o en la barra de formulas teniendo el cursor sobre la localización de la celda. Esto es la referencia absoluta.

Referencia mixta: son una mezcla entre las referencias absolutas y las relativas, en las cuales sólo fijamos o la columna o la fila. En las referencias mixtas usamos el símbolo $, alternándolo entre la columna y la fila. Por ejemplo, si ponemos $A1 quiere decir que la columna A se quedara fijada pero se puede mover de fila, si ponemos A$1 pasara al contrario, la fila se quedara fijada pero se puede mover de columna. Veamos estos dos casos en un ejemplo práctico:

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Las partes coloreadas son los resultados, el amarillo es la suma de $A1+B$2, es decir, 2+5. Como hemos podido ver, una parte de la suma está fijada en la columna y en la otra la fila. A partir de este resultado, hemos arrastrado a un lado y hacia abajo, como veis, el resultado es distinto.

La parte de verde, su formula resultante es $A2+B$2, porque la columna A puede moverse por las filas, pero la B no puede moverse por las filas ya que está fijada en la fila 2, es decir, que la suma seria 1+5.

La parte de rojo, su formula resultante es $A1+C$2, porque la columna A no puede moverse por las demás columna ya que esta columna está fijada y la B solo puede moverse por las fila 2, es decir, que la suma seria 2+9.

También se puede hacer referencias a otras hojas de nuestro libro, para ello escribimos en la barra de formulas ‘nombre_de_la_hoja’!celda. Por ejemplo, Hoja2!A2 hace referencia a la celda A2 de la Hoja2. Podemos combinarlo con las referencias relativas, mixtas y absolutas.

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A otros libros de Excel, también les podemos hacerles referencias, para ello de un par de formas sencillas, teniendo otro libro creado y haremos referencia a una de sus celdas:

La primera seria escribiendo =’[nombre del libro.xlsx]nombre de la hoja’!celda. Por ejemplo,=’[libro2.xlsx]Hoja1′!A1 Si lo hacemos de esta forma nos pedirá en un cuadro de diálogo, la ruta de libro.

La segunda seria haciendo lo mismo que el anterior, pero teniendo el libro que queremos referenciar abierto.

La tercera seria escribiendo nosotros la ruta con el siguiente formato =’Ruta donde se encuentra el fichero[nombre del libro.xlsx]nombre de la hoja’!celda . Es importante las comillas simples y cambiar los datos que necesitemos, un ejemplo sería =’F:\[libro2.xlsx]Hoja1′!A1 .

Ingresa a la web y visualiza el siguiente vídeo para entenderlo más fácilmente:

https://www.youtube.com/watch?v=qc739Vvgfxs

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