DEPARTAMENTO DE EDUCAÇÃO A DISTÂNCIATÉCNICO EM SECRETARIADO

Disciplina: Fundamentos e Práticas em EADPolo ____________________________________

ATIVIDADE PRESENCIAL

“Materiais Didáticos utilizados no Curso Técnico de Administração em EAD”

ATIVIDADE A DISTÂNCIA (AVA) - PESQUISA EM GRUPO – VALOR 1,0

EQUIPE: Aline Domingos Vieira, Celia Rodrigues do Nascimento, Liliane França de Santana, Santiago Martins Barbosa, Rosicleia Prata Viana, Selma Mendonça dos Santos e Thaís de

Santana Santos.

TUTOR PRESENCIAL: Marta de Araújo

Aluno (a): ____________________________________________________________

TEMA:

O TRABALHO QUE O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO REALIZA

1. Introdução

O que é secretariado?

O secretariado não é uma profissão recente, surgiu sob a figura dos escribas. E, originalmente, a função era exercida apenas por homens. A participação feminina só ocorreu mais tarde pela falta de mão de obra masculina, que estava mais voltada para as guerras.

O secretário ou secretária é o profissional que atua em escritórios prestando assessoria. A profissão envolve muitas tarefas operacionais, mas vem ganhando destaque e se tornando bastante estratégica. O profissional pode ainda atuar como recepcionista ou assistente administrativo. Dentre as tarefas e responsabilidades que integram sua rotina destacam-se as seguintes:

Agendar e controlar compromissos; Organizar documentos, reuniões e outros eventos da empresa; Fazer e atender chamadas telefônicas; Saudar e anunciar visitantes; Solicitar ou comprar material de escritório Controlar saída e entrada de correspondências;

Fonte: < http://www.catho.com.br/carreira-sucesso/noticias/o-perfil-da-secretaria-moderna > Acesso em 13 de fevereiro de 2016

Redigir, enviar, anexar, imprimir documentos; Transmitir avisos e manter a ponte de informações entre todos os setores da empresa.

O papel do secretário é agir como facilitador nas atividades da organização buscando o desenvolvimento. Deve prestar um bom atendimento, facilitar o acesso de pessoas a seu executivo e para isso é importantíssimo usar empatia, ser educado, mostrar interesse pelas pessoas e pela organização, executar a tempo suas tarefas para evitar sobrecarga. O secretário (a) é como um elo entre as diversas funções dentro da organização, e ponte entre a organização, clientes e fornecedores.

A profissão é regulamentada e possui um código de ética onde são apresentados os direitos e deveres do profissional de secretariado, questões sobre a relação profissional com a empresa e com as entidades da categoria e diz também que é de inteira responsabilidade do secretário (a) obedecer e colocar em prática tal código de ética.

Todo profissional de secretariado deve ter seu registro junto à antiga DRT - Delegacia Regional do Trabalho, atual SRTE-Superintendência Regional do Trabalho e Emprego. A Lei 7377, de 30/09/85 e a Lei 9261, de 10/01/96 dispõem sobre o exercício da profissão de secretário e dá outras providências. É possível encontrar as leis mencionadas acima no sítio eletrônico da Federação Nacional dos Secretários e Secretárias (FENASSEC), lá é possível encontrar também o código de ética, a história do secretariado, informações sobre sindicatos, eventos e artigos.

O dia do secretário (a) é comemorado no dia trinta (30) de setembro.

Fonte: < http://www.alessandrapiresimoveis.com.br/imoveis/imagens3/c4734e1bc286.jpg > Acesso em 13 de fevereiro de 2016.

2. Perfil profissional de conclusão dos alunos egressos do curso técnico de secretariado EAD do Instituto Federal de Sergipe

Abaixo estão relacionadas as atividades que o profissional formado em secretariado deve ser capaz de realizar ao final do curso, tal relação está disponível no edital de seleção publicado no sítio eletrônico do IFS:

Organiza a rotina diária e mensal da chefia ou direção, para o cumprimento dos compromissos agendados.

Estabelece os canais de comunicação da chefia ou direção com interlocutores, internos e externos, em língua nacional e estrangeira.

Organiza tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado da chefia ou direção. Controla e arquiva documentos. Preenche e confere documentação de apoio à gestão organizacional. Utiliza aplicativos e a internet na elaboração, organização e pesquisa de informação.

Para atuar como secretário (a) é necessário conhecer o papel da secretária, o que cada cargo executa dentro da organização, os métodos de trabalho em um escritório, sistemas de informações que são importantíssimos para a comunicação e execução de muitas tarefas e também bom conhecimento de português falado e escrito, além de conhecer outros idiomas. Abaixo estão relacionadas competências valorizadas em um profissional de secretariado:

Iniciativa – O profissional de secretariado deve saber lidar com situações de emergência, saber resolver pequenos problemas e a hora para consultar a chefia quando surge algum problema.

Organização – é uma competência indispensável em qualquer profissão. O secretário deve manter um registro de correspondências e chamadas telefônicas, organizar os arquivos de modo que sejam encontrados rapidamente quando solicitados, deve saber distribuir o tempo para executar todas as atividades e a mesa deve estar sempre limpa.

Eficiência – o trabalho deve ser planejado, evitando perda de tempo e de materiais, tudo deve ser preparado com antecedência, anotações são sempre valiosas, usar um cronograma de trabalho também é importante, mas é interessante variar a sequência de trabalho para torná-lo menos repetitivo.

Amabilidade e cortesia – o secretário reflete a imagem da empresa, por isso é importante agir de forma amável, fazendo perguntas de forma educada sem ofender o interlocutor ou cobrar algo de forma direta. Demonstrar consideração e respeito pelos outros é muito importante, pois gera boa vontade e cooperação. É importante ser tolerante para desenvolver o espírito de equipe.

Memória – anotar tudo é importante, pois dessa maneira qualquer esquecimento não gera problemas.

Higiene – manter boa aparência pessoal, cuidar da ordem, manter-se disposto e manter o local de trabalho limpo, evitar sujar e amassar os documentos.

Pontualidade e assiduidade – o secretário deve estar sempre presente, mesmo antes de o chefe chegar, por isso alguém deve substituí-lo caso precise se ausentar.

Tato e discrição – o profissional deve ser discreto, a vida pessoal da chefia não deve ser assunto de conversas com colegas, os segredos profissionais devem ser mantidos em sigilo, assuntos comerciais e informações importantes não devem ser revelados.

Apresentação pessoal – a vestimenta deve ser adequada ao ambiente de trabalho, devem-se evitar excessos na forma de vestir.

Comportamentos que devem ser evitados no ambiente de trabalho:

Vulgaridade: o que deve chamar a atenção é o seu trabalho e não o seu corpo; Descompostura: adote uma postura profissional e um atendimento personalizado ao

telefone; Preconceito e antipatia: trate todos da mesma maneira, independente do cargo dentro da

organização, demonstre gentileza e educação, seja sempre simpático; Indisposição: não seja do tipo que arranja desculpas para não fazer o que não gosta,

demonstre ser confiável e comprometido para não prejudicar o trabalho. Desorganização: mantenha sua mesa sempre limpa e organizada, dessa forma você transmite

a ideia de que é responsável e organizado e de que leva seu trabalho a sério.

Atividade - Fórum

1. O que você, enquanto aluno do curso técnico de secretariado, acredita que constitui o trabalho de um secretário (a)? Para você qual a perspectiva com relação ao curso e a profissão?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Estrutura de tópicos dos slides apresentados em sala de aula

Curso Técnico em SecretariadoIFS – EAD semipresencialTutor presencial: Marta de AraújoAlunos: Aline, Célia, Liliane, Santiago, Selma e Thaís.Fundamentos e práticas da EAD

O trabalho que o profissional de secretariado realiza

O que é secretariado?O secretário ou secretária é o profissional

que atua em escritórios prestando assessoria. A profissão envolve muitas tarefas operacionais, mas vem ganhando destaque e se tornando bastante estratégica. O profissional pode ainda atuar como recepcionista ou assistente administrativo.

Tarefas e responsabilidades Agendar e controlar compromissos;

Organizar documentos, reuniões e outros eventos da empresa;

Fazer e atender chamadas telefônicas;Saudar e anunciar visitantes;

Conhecimentos necessários• O papel da secretária e o que faz cada

cargo;• Os métodos de trabalho em um escritório;• Sistemas de informações;• Bom conhecimento de português falado e

escrito, e também de outros idiomas.

Competências valorizadas Organização; Boa comunicação; Saber ouvir; Saber tomar decisões; Eficiência; Memória; Higiene; Pontualidade e assiduidade; Apresentação pessoal; Bom desempenho ao digitar e prática ao

utilizar computadores;

Regulamentação e registro/código de éticaA profissão é regulamentada e possui um

código de ética.Todo profissional deve ter seu registro junto

à SRTE-Superintendência Regional do Trabalho e Emprego.

A Lei 7377/85 e a Lei 9261/96 dispõem sobre o exercício da profissão de secretário e dá outras providências.

Comportamentos que devem ser evitados Vulgaridade; Descompostura; Preconceito e antipatia; Indisposição; Desorganização.

OBRIGADO PELA ATENÇÃO!!!

Referencias bibliográficas http://www.guiadacarreira.com.br/profissao/

secretariado/ http://www.fenassec.com.br/

b_osecretariado_lei_regulamentacao.html http://www.fenassec.com.br/

b_osecretariado_codigo_etica.html http://www.jrmcoaching.com.br/blog/postura-e-

comportamento-empresarial/

http://secretariasublime.blogspot.com.br/2015/08/ quem-e-o-profissional-de-secretariado.html

http://www.catho.com.br/carreira-sucesso/ noticias/o-perfil-da-secretaria-moderna

http://manualdasecretaria.com.br/tag/secretariado- executivo/

http://www.canstockphoto.com.br/vetorial-ilustra %C3%A7%C3%A3o-%C3%BAnico-isolado-8606003.html

Referencias Bibliográficas https://www.youtube.com/watch?

v=soMLJfmYICQ https://www.youtube.com/watch?

v=GQu2Utl-DwQ https://www.youtube.com/watch?

v=UMrdEo8k7LE https://www.youtube.com/watch?

v=q5JvgAnv2Is https://www.youtube.com/watch?

v=xPC1msAaQB8 https://www.youtube.com/watch?v=BbK0Sd-

92Hg https://www.youtube.com/watch?

v=93SBbViWnH0

VÍDEOS EXIBIDOS

https://www.youtube.com/watch?v=PjWE5cKB8cw

MONTAGEM

1. https://www.youtube.com/watch?v=vujIqeJmRmQ 2. https://www.youtube.com/watch?v=RlojFxy12PY 3. https://www.youtube.com/watch?v=ah8ZlSPtjV8