Introducción

Del sitio

http://archive.gipsa.usda.gov/programsfgis/inspwgh/pvp/training/creating-qms/illustrations.pdf

Obtuve la presentación “The standard illustrations” y al estudiarla, me pareció conveniente adaptarla para instituciones educativas.

Estoy convencido que la calidad educativa se logrará cuando las instituciones privilegien el aprendizaje profundo y significativo entre todos sus integrantes , ciertamente la documentación es importante, sin embargo; una interpretación cabal (¿estratégica?) de la norma; puede hacer que TODA la documentación de su sistema de administración de la calidad quede contenida en una carpeta de 1”.

Consideren que el manual de la calidad incluye la documentación de los procesos (4) y hace referencia a los procedimientos documentados.

Los procedimientos documentados (3), hacen referencia a los instructivos de trabajo y estos; hacen referencia a los registros.

Con la mejor intención de ser útil, con mucho gusto comparto esta adaptación.

Cordialmente: Ricardo González Cruz (triplea@prodigy.net.mx)

4.1 Requisitos generales para el sistema de gestión de la calidad

Establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de administración de la calidad y mejorar continuamente su eficacia,

Identificar los procesos necesarios para el sistema de administración de la calidad,

Determinar la forma en que dichos procesos serán aplicados a través de la institución,

Determinar la secuencia e interacción de esos procesos,

Determinar los métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces, Realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos,

Asegurar la disponibilidad de recursos humanos, físicos y de información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos,

Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados,Mejorar en forma continua la operación de estos procesos.

4.2 Requisitos de la documentación

Política de la calidad

Definir el compromiso directivo hacia la calidad

Autorizar a la institución a cumplir con los requisitos y la mejora continua

Es definida y revisada por la dirección (5.1)

Establece el apropiado compromiso con la calidad (5.3 a, b)

Proporciona un marco de referencia para establecer objetivos de la calidad (5.3 c)

Manual de la calidad

Definir el alcance del sistema de gestión de la calidad,

Delinear la documentación relacionada con la norma.

Procedimientos documentados

Apegarse a los requisitos de la norma,

Otros requeridos para la planeación, operación y control de los procesos.

Registros

Resultados arrojados por el sistema.

Describe el alcance del sistema de gestión de la calidad,

Incluye o hace referencia a procedimientos documentados,

Describe la interacción de los procesos dentro del sistema de gestión de la calidadInteractúan para formar un eficaz sistema de gestión de la calidad,

Referidos en el manual de la calidad (4.2.2)

Autorizados previa a su distribución.

Son legibles, fácilmente identificables, almacenados, protegidos, fácilmente recuperables, con tiempo de disposición y retención definidos (4.2.4)

Tipo de documento Requisitos a cumplir

4.2.3 Control de los documentos

Se emite un nuevo documento

Personal autorizado revisa y aprueba el documento antes de su distribución ( 4.2.3 a). También revisan, actualizan y reaprueban documentos (4.2.3 b)

Los documentos vigentes se mantienen disponibles en los lugares de trabajo (4.2.3 d)Los documentos se mantienen legibles y fácilmente identificables (4.2.3 e)

Se identifican el estado de revisión y los cambios ocurridos (4.2.3 c)

Documentos de origen externo, se identifican y su distribución es controlada (4.2.3 f)

Documentos obsoletos se identifican o desechan (4.2.3 g()

4.2.4 Control de los registros

Demostrar

Identificados

Almacenados

Protegidos

Disponibles

Con tiempo de retención definido.

Conformidad con los requisitosOperación eficaz del sistema de gestión de la calidad

Legible

Fácilmente identificable

Fácil de obtener

Pueden tenerse en archivos electrónicos

5 Responsabilidad de la dirección

5.1 Compromisos de la dirección

Comunicar la importancia cumplir con los requisitos,

Establecer la política de la calidad,

Establecer objetivos de la calidad,

Conducir las revisiones por la dirección, y

Proveer los recursos adecuados.

Es adecuada al propósito de la institución,

Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar la eficacia del

sistema,

Ayuda a establecer y revisar los objetivos de la calidad,

Es comunicada y entendida dentro de la institución, y

Es revisada para desarrollar su continua adecuación.

5.2 Enfoque al estudiante

Determinar y cumplir los requisitos de los

estudiantes,

Evaluar su grado de satisfacción.

5.3 Política de la calidad

5.4 Planeación

5.4.1 Establecer objetivos de la calidad

Los objetivos se deben establecer en todas las funciones y niveles relevantes dentro

de la institución,

Incluir objetivos relativos al servicio educativo (ver 7.1 a),

Los objetivos deben ser medibles,

Los objetivos deben ser consistentes con la política de la calidad.

La dirección debe asegurar que el sistema de administración de la

calidad cubre todos los requisitos descritos en el párrafo 4.1, y

La dirección también debe asegurar que se mantiene la integridad

del sistema de administración de la calidad cuando se planifican e

implementan cambios en éste.

5.4.2 Planeación del sistema de administración de la calidad

5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación

5.5.1 Responsabilidad y autoridad Deben estar definidas las responsabilidades y autoridades de

todos los puestos y funciones que afecten la calidad del

servicio,

Las responsabilidades y autoridades deben ser comunicadas

dentro de la institución.

Deben establecerse canales apropiados para la comunicación, y

La comunicación debe efectuarse considerando la eficacia del sistema de

administración de la calidad

5.5.2 Representante de la direcciónEs un integrante de la institución, designado por la dirección,

Asegura que los procesos del sistema de administración de la calidad se han

establecido, implementado y mantenido,

Reporta a la dirección acerca del desempeño del sistema de administración de la

calidad,

5.5.3 Comunicación interna

Identifica y reporta a la dirección acerca del desempeño del sistema de administración de la calidad, así como

de las necesidades de mejora,

Asegura la toma de conciencia respecto de los requerimientos de los estudiantes en todos los integrantes de la

institución,

Puede incluir relaciones con el organismo certificador, así como con otras organizaciones externas

5.6 Revisión por la dirección5.6.1 Generalidades La dirección debe revisar el sistema de administración de la calidad de la institución…

A intervalos planificados,

Para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas,

Debe incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de

efectuar cambios en el sistema de administración de la calidad, incluyendo la

política de la calidad y los objetivos de la calidad.

Mejoras a la eficacia del sistema de administración de la calidad y sus

procesos,

Mejora del servicio educativo en relación con los requisitos del estudiante, y

Necesidades de recursos.

5.6.2 Información de entrada para la revisión La información de entrada para la revisión por la dirección debe incluir:

5.6.3 Resultados de la revisiónDeben incluir todas las decisiones y acciones relacionadas con:

Resultados de auditoría,

Retroinformación de los estudiantes,

Desempeño de los procesos,

Conformidad del servicio,

Estatus de las acciones correctivas y preventivas,

Seguimiento a las acciones de revisiones previas,Cambios que puedan afectar al sistema de administración de la calidad,

Recomendaciones para la mejora.

6 Administración de los recursos6.1 Provisión de recursos

Para implementar y mantener

el sistema de administración

de la calidad,

Para mejorar continuamente

el sistema de administración

de la calidad

Edificios, espacios de

trabajo y servicios

asociados,

Equipo para los procesos

(incluye software y

hardware)

6.2 Recursos humanos

6.3 InfraestructuraDeterminar, proveer y mantener infraestructura, incluye:

Determinar y administrar el ambiente de trabajo

necesario para lograr la conformidad con los

requisitos del servicio educativo.

Aumentar la satisfacción del estudiante mediante el

cumplimiento de sus requisitos.

Proveer personal competente

6.4 Ambiente de trabajo

Servicios de apoyo tales como transporte,

comunicación, así como otros necesarios conforme los

requerimientos del servicio educativo.

6.2 Recursos humanos

Mantener registros de la capacitación,

habilidades y experiencia.

Proporcionar formación o tomar otras acciones para lograr la competencia

necesaria,

Evaluar la efectividad de esas acciones,

Asegurarse de que el personal es consciente de la pertinencia e importancia

de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la

calidad

El personal que realice trabajos que afecten a la conformidad con los requisitos del servicio educativo

debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas.

Determinar las competencias necesarias, incluye necesidades de capacitación,

7.1 Planeación de la realización del servicio educativo

Planear y desarrollar los procesos necesarios para la realización del servicio educativo,

Planear esos procesos como parte del sistema de administración de la calidad.

Determinar

Objetivos de

la calidad,

Procesos,

documentos y

recursos.

1er nivel 2º nivel 3er nivel 4º nivel…

Verificación, validación, seguimiento, medición, inspección y ensayo/prueba específicas para el servicio educativo

Criterios de aceptación

Registros de conformidad

7.2 Procesos relacionados con el estudiante

7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el servicio educativo

7.2.3 Comunicación con el estudianteEstablecer una comunicación efectiva con los estudiantes comprende:

Requisitos y expectativas especificadas por el estudiante,

Requisitos legales y reglamentarios aplicables al servicio educativo, y

Cualquier requisito adicional que la institución considere necesario.

7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el servicio educativoAntes de que la institución se comprometa a proporcionar un servicio educativo al estudiante debe asegurarse de que:

Están definidos los requisitos del servicio educativo,

Están resueltas las diferencias existentes ante los cambios del “contrato”, y

La institución tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos.

Información sobre el servicio educativo,

Consultas, atención de pedidos, incluyendo las modificaciones, y

Retroalimentación del estudiante, incluyendo sus quejas.

7.3 Diseño y desarrollo

7.3.1 Planeación del diseño y desarrollo

7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo

7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo

7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo

7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo

7.3.6 Validación del diseño y desarrollo

7.3.7 Control de los cambios del diseño y desarrollo

Desarrollar plataforma para actividades de revisión, verificación y validación,Responsabilidades y autoridades,Identificar interfaces de los grupos involucrados con el diseño y desarrollo,Describir el flujo de información para llevar a cabo proyectos de diseño,Transmitir la información necesaria a lo largo de la institución

Aclarar los requisitos de entrada relacionados (por escrito), completamente claros y revisados. Incluir requisitos funcionales y de desempeño, los requisitos legales y reglamentarios aplicables, y cualquier otro requisito esencial.

Los resultados del diseño creado deben proporcionarse de manera adecuada, cumplir los requisitos… proporcionar información apropiada para la compra y la prestación del servicio y contener o hacer referencia a los criterios de aceptación del servicio educativo.

Realizar revisiones sistemáticas del diseño en las etapas apropiadas. Registrar dichas revisiones

Verificar para asegurarse de que los resultados del diseño cumplen los requisitos. Registrar los resultados.

Validar que el servicio educativo resultante es capaz de satisfacer los requisitos. Registrar los resultados.

Revisar, evaluar, aprobar y registrar todos los cambios al diseño.

7.4 Compras

7.4.1 Proceso de compras

La institución debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al producto adquirido deben depender del impacto del producto adquirido en la realización del servicio educativo.

Seleccionar proveedores en base a su capacidad para suministrar productos conformes con los requisitos de la institución.

Mantener control de los proveedores basado en el tipo de productos

adquiridos, su impacto en el servicio educativo e historial del desempeño

del proveedor,

Establecer criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación de

proveedores.

7.4.2 Información de las comprasLa información de las compras debe describir el producto a comprar, incluyendo, cuando sea apropiado:

Requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos,Requisitos para la calificación del personal,Requisitos del sistema de administración de la calidad,Asegurar la adecuación de los requisitos de compra antes de comunicárselos al proveedor.

7.4.3 Verificación de los productos comprados

Verificar material adquirido antes de su uso,La institución o sus estudiantes pueden llevar a cabo la verificación en las instalaciones del proveedor.

7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio

Planear y llevar a cabo la prestación del servicio educativo bajo condiciones controladas.

Información que describa las

características del servicio

educativo,

Instrucciones de trabajo

(cuando sea necesario),

Instalaciones y equipos

apropiados al servicio

prestado,

Dispositivos de

seguimiento y

medición,

Implementación del

seguimiento y de la

medición,

Autorización para la liberación

del servicio,

Seguimiento durante la entrega

y posteriores a la entrega del

servicio.

7.5.3 Identificación y trazabilidad

Identificar el estatus del servicio educativo con respecto a los requisitos de seguimiento y medición a través de

toda la realización del propio servicio es requerido para:

Los estudiantes,

Requisito regulatorios,

Prácticas institucionales.

Identificar el servicio desde el momento en que se presta y durante todas las etapas de entrega hasta la

certificación del estudiante (conclusión oficial del servicio).

7.5.4 Propiedad del estudiante

La institución debe cuidar los bienes que son propiedad del estudiante mientras estén bajo el control de la

institución o estén siendo utilizados por la misma.

Identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad del estudiante suministrados para

su utilización o incorporación dentro del servicio educativo.

Registrar y comunicar al estudiante cualquier pérdida, daño o algún otro perjuicio que lo haga inadecuado para su uso

7.5.5 Preservación del servicio educativo

La institución preserva el historial del servicio educativo entregado a sus estudiantes desde el inicio hasta el término del mismo, la preservación incluye la identificación, almacenamiento y protección

Prevenir daños

o deterioros

durante el

proceso.

Preservar el

servicio

entregado

8 Medición, análisis y mejora

Planear e implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para:

Demostrar la conformidad

con los requisitos del

servicio educativo,

Asegurar la conformidad del

sistema de administración de la

calidad,

Mejorar continuamente la

eficacia del sistema de

administración de la calidad.

8.2 Seguimiento y medición

8.2.1 Satisfacción del estudiante

Determinar los métodos para obtener y utilizar informaciónRealizar el seguimiento de la información relativa a la percepción del estudiante con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la institución.

Pésimo Malo Regular Bueno Excelente

8.2.2 Auditoría interna

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos

Demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados

planificados,

Llevar a cabo correcciones y acciones correctivas cuando no se

alcancen los resultados planificados.

8.2.4 Seguimiento y medición del servicio educativo

8.2.2 Auditoría interna

Determinar si los resultados de las actividades relativas a la calidad cumplen

con las disposiciones planeadas,

Determinar la efectividad del sistema de administración de la calidad.

Planear el programa de auditorías tomando en consideración el estado y la

importancia de las actividades a auditar,

Considerar resultados de auditorías previas,

Definir los criterios de auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y la

metodología

Auditores:

Seguir el procedimiento definido,Observar buenas prácticas,Registrar evaluaciones,Identificar no conformidades

Los resultados de auditoría:Son registrados,Atendidos por los responsables de las áreas auditadas,Se adoptan las acciones correctivas y preventivas apropiadas,Se les da seguimiento para asegurar la mejora.

Sirven de base para las revisiones por la dirección (5.6)

8.2.4 Seguimiento y medición del servicio educativo

Planear y llevar a cabo inspecciones, pruebas y mediciones del servicio educativo en las etapas apropiadas de su entrega.

Mantener evidencia de la conformidad

con los criterios de aceptación,

Mantener registros de inspecciones,

pruebas y mediciones,

Registrar que persona autoriza la

liberación del servicio educativo al

estudiante,

Mantener seguimiento y estatus de las

mediciones (7.5.3)

Completar las disposiciones

planificadas antes de entregar el

producto.

8.3 Control del servicio educativo no conforme

Tomar acciones para eliminar la no conformidad detectada

Autorizar su aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el estudiante,

Tomar acciones para impedir su uso o aplicación prevista originalmente

Someter a una nueva verificación el servicio educativo

corregido,

Mantener registros de la naturaleza de las no

conformidades y de cualquier acción tomada en

consecuencia.

Establecer un procedimiento documentado para definir los controles y las responsabilidades y autoridades relacionadas para tratar el servicio educativo no conforme.

8.4 Análisis de datos

Determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del sistema de administración de la calidad

Satisfacción del estudiante (8.2.1)Servicio educativo (7.2.1)

Procesos (8.2.3)

Análisis de datos (8.2.4)

Proveedores (7.4)

Identificar acciones para la mejora del sistema de gestión

de la calidad

8.5.1 Mejora continua

5.3 La política de la calidad establece el compromiso con la mejora continua,

5.4.1 Los objetivos de la calidad establecen metas medibles,

8.2.2 Las auditorías determinan la efectividad del sistema de administración de la calidad,

8.4 La información analizada y entendida con respecto a:

Satisfacción del estudiante (8.2.1)

Conformidad del servicio educativo (7.2.1)

Características de los procesos (8.2.3)

Características del servicio educativo (8.2.4)

Desempeño de los proveedores (7.4)

7.2.3 Recolectar la retroalimentación del estudiante y su grado de satisfacción (8.5.2)

8.3 Registrar y controlar no conformidades del servicio educativo,

4.2.4 Controlar registros,

8.5.1 Mejorar el sistema de administración de la calidad,Perfeccionar el manual de la calidad, la política de la calidad y los objetivos de la calidad,Actualizar procedimientos documentados (4.2.1), control de documentos (4.2.3) y control de registros (4.2.4),Clarificar responsabilidades y autoridades (5.5),Incrementar la comprensión de las necesidades de competencia del personal (6.2),Enriquecer comunicaciones con los estudiantes (7.2),Asegurar el desarrollo de metas relativas a necesidades de los estudiantes (7.3),Emplear proveedores confiables y seguros (7.4),Incrementar la efectividad de los procesos del servicio educativo (7.5),

5.6 Administrar mejoras identificadas en las revisiones,

8.5.2 Eliminar las causas actuales y potenciales de no conformidades,

La eficacia del sistema de administración de la calidad es continuamente mejorado mediante:

Acción correctiva y preventiva

Debe establecerse un procedimiento documentado para acciones correctivas y preventivas

Acciones apropiadas al impacto de las no

conformidades,

Registrar cambios en los procedimientos

documentados, como consecuencia de

acciones correctivas y/o preventivas.

Satisfacción del estudiante,Resultados de auditoría,No conformidades…

Eliminar la causas de la no conformidad existente Eliminar la causas de la no conformidad potencial

8.5.2 Tomar acción correctiva 8.5.2 Tomar acción preventiva

Resolver quejas y no conformidades,Investigar causa de no conformidad,Registrar resultados de la investigación,Revisar la eficacia de las acciones tomadas.

Usar información de muchas fuentes para detectar, analizar y eliminar causas potenciales,Identificar pasos necesarios para prevenir problemas,Llevar a cabo acciones preventivas,Asegurar la efectividad de las acciones tomadas,Registrar y revisar acciones tomadas.Informes de la operación de procesos,

Satisfacción del estudiante,Reportes del servicio educativo,Registros…

Las revisiones por la dirección, revisan la efectividad del sistema de administración de la calidad (5.6)