Embed Size (px)
DESCRIPTION
Trzecia cześć kursu zarządzania działaniem według metody Getting Things Done. W prezentacji szczegóły procesu zbierania spraw w trakcie inicjacji i funkcjonowania systemu GTD. E-kurs zorganizowany przez sekcję PR konferencji Giełda Prac Dyplomowych.
Citation preview
Zrób coś tak, żeby to zrobić!
e-kurs profilu Giełda Prac Dyplomowych
www.facebook.com/gieldapracdyplomowych
(c) zespół PR-GPD 2013
Jak czytać slajdy?
W przypadku wyświetlania filmu, slajdy będą się zmieniały automatycznie w tempie dostosowanym do ilości informacji na slajdzie. W każdej chwili możesz zatrzymać animację i poświęcić na dany slajd więcej czasu lub wrócić do wcześniejszego slajdu.
Jak czytać slajdy?
To jest tekst materiału, który chcemy Wam przekazać.
Będzie się pojawiał w różnych kolorach i rozmiarach, w zależności od potrzeb.
To byście zobaczyli napisane na tablicy w czasie szkolenia.
W ten sposób będziemy oznaczać proste zadania, które pozwolą Ci jeszcze lepiej wykorzystać czas kursu. Zadania są przeznaczone dla chętnych i nieobowiązkowe..
Gdyby to było normalne szkolenie, przy slajdzie moglibyście usłyszeć taką dygresję lub komentarz.
Literatura źródłowa
D. Allen, „Getting Things Done: sztuka bezstresowej efektywności”
www.helion.pl
Plan kursu
Dlaczego to może się udać?
Jak i co planować?
Dlaczego warto zbierać sprawy?
Twój system GTD.
Analiza i przegląd spraw.
Zrób to TERAZ!
Zrób coś tak, żeby to zrobić!
e- kurs profilu Giełda Prac Dyplomowych
www.facebook.com/gieldapracdyplomowych
(c) zespół PR-GPD 2013
Dlaczego warto zbierać sprawy?
Podsumowanie poprzedniej prezentacji
Poprzednia prezentacja była poświęcona wyznaczaniu Twoich celów i planowaniu ich realizacji.
Dowiedziałaś/eś się o sześciu pułapach (perspektywach czasowych), w których warto rozważać swoje cele – od tego, co stoi przed Tobą do zrobienia dzisiaj aż
do celów na całe życie.
Poznałaś/eś także metodę wyznaczania sobie celów „wysokiego pułapu”
(długotermionwych) – macierz posiadania i pragnień.
Wiesz już też, jak przekształcić cel w projekt i zaplanować jego realizację
zgodnie z Naturalnym Modelem Planowania.
Dzisiaj zaczniemy zajmować się organizacją celów wynikających z Twoich aktualnych obowiązków. Podstawowym narzędziem, jakie
poznasz, jest…
Skrzynka spraw przychodzących
Skrzynka spraw przychodzących będzie kluczowym elementem Twojego systemu zarządzania
działaniem.
Skrzynka spraw przychodzących
Skrzynka spraw przychodzących będzie kluczowym elementem Twojego systemu zarządzania
działaniem.
To w niej wszystkie sprawy, które do Ciebie trafią, będą spokojnie oczekiwały, aż będziesz mogła/mógł
się nimi zająć.
Skrzynka spraw przychodzących
Skrzynka spraw przychodzących będzie kluczowym elementem Twojego systemu zarządzania
działaniem.
To w niej wszystkie sprawy, które do Ciebie trafią, będą spokojnie oczekiwały, aż będziesz mogła/mógł
się nimi zająć.
Bardzo dobrą skrzynką spraw przychodzących będzie Twój notatnik (ten wybrany w czasie
pierwszej prezentacji), ale czasem może Ci się przydać także skrzynka w formie fizycznej.
Skrzynka spraw przychodzących
Skrzynka spraw przychodzących będzie kluczowym elementem Twojego systemu zarządzania
działaniem.
To w niej wszystkie sprawy, które do Ciebie trafią, będą spokojnie oczekiwały, aż będziesz mogła/mógł
się nimi zająć.
Bardzo dobrą skrzynką spraw przychodzących będzie Twój notatnik (ten wybrany w czasie
pierwszej prezentacji), ale czasem może Ci się przydać także skrzynka w formie fizycznej.
Docelowo może to być dowolny pojemnik, który Ci odpowiada – np. półka na dokumenty, szuflada lub
teczka.
Skrzynka spraw przychodzących
Skrzynka spraw przychodzących będzie kluczowym elementem Twojego systemu zarządzania
działaniem.
To w niej wszystkie sprawy, które do Ciebie trafią, będą spokojnie oczekiwały, aż będziesz mogła/mógł
się nimi zająć.
Bardzo dobrą skrzynką spraw przychodzących będzie Twój notatnik (ten wybrany w czasie
pierwszej prezentacji), ale czasem może Ci się przydać także skrzynka w formie fizycznej.
Docelowo może to być dowolny pojemnik, który Ci odpowiada – np. półka na dokumenty, szuflada lub
teczka.
Na czas pierwszego zbierania spraw przyda Ci się (prawdopodobnie) coś o większej objętości – rozglądnij się dookoła za kartonowym pudłem.
Wybierz takie, które Ci się podoba i pasuje do Twojego otoczenia – o jego innym zastosowaniu dowiesz się w następnej prezentacji.
Przykładowe skrzynki spraw przychodzących
www.ikea.pl
www.abis.pl
www.ceneo.pl
www.keep.google.com
www.apple.com
Przykładowe skrzynki spraw przychodzących
www.ikea.pl
www.abis.pl
www.ceneo.pl
www.keep.google.com
www.apple.com
www.di.com.pl
Osobną skrzynką spraw przychodzących może być też Twoja skrzynka odbiorcza e-mail – pokażemy Ci, jak jej używać.
Po co jest skrzynka spraw przychodzących?
Może pamiętasz z pierwszej prezentacji, że najefektywniej pracujesz, jeśli Twój umysł zajmuje
się w danej chwili tylko jedną sprawą.
Po co jest skrzynka spraw przychodzących?
Może pamiętasz z pierwszej prezentacji, że najefektywniej pracujesz, jeśli Twój umysł zajmuje
się w danej chwili tylko jedną sprawą.
Wszystkie inne powinny być zgromadzone w bezpiecznym miejscu – żebyś nie musiała/musiał się
nimi przejmować, ale miała/miał pewność, że możesz do nich dotrzeć, jeśli tylko zaistnieje taka
potrzeba.
Po co jest skrzynka spraw przychodzących?
Może pamiętasz z pierwszej prezentacji, że najefektywniej pracujesz, jeśli Twój umysł zajmuje
się w danej chwili tylko jedną sprawą.
Wszystkie inne powinny być zgromadzone w bezpiecznym miejscu – żebyś nie musiała/musiał się
nimi przejmować, ale miała/miał pewność, że możesz do nich dotrzeć, jeśli tylko zaistnieje taka
potrzeba.
Skrzynka spraw przychodzących jest jednym z elementów właśnie takiego systemu – Twojego
systemu GTD. Z jej nazwy można wyczytać, że jest to:
Po co jest skrzynka spraw przychodzących?
Może pamiętasz z pierwszej prezentacji, że najefektywniej pracujesz, jeśli Twój umysł zajmuje
się w danej chwili tylko jedną sprawą.
Wszystkie inne powinny być zgromadzone w bezpiecznym miejscu – żebyś nie musiała/musiał się
nimi przejmować, ale miała/miał pewność, że możesz do nich dotrzeć, jeśli tylko zaistnieje taka
potrzeba.
Skrzynka spraw przychodzących jest jednym z elementów właśnie takiego systemu – Twojego
systemu GTD. Z jej nazwy można wyczytać, że jest to:
® skrzynka: musi to być wydzielone miejsce – czy to fizyczne (pudełko, półki, szuflada), czy w programie (plik, slajd, strona),
® spraw: to, co umieszczamy w skrzynce to sprawy w takiej formie, w jakiej do Ciebie nas trafiają – nie zdefiniowane najbliższe działania, nie określone projekty, po prostu sprawy,
® przychodzących: jest to pierwsze miejsce, gdzie trafiają wszystkie sprawy, jakie pojawiają się w Twoim życiu (a więc i w Twoim systemie GTD), bez wstępnej obróbki – łącznik pomiędzy światem zewnętrznym a Twoim systemem.
Po co jest skrzynka spraw przychodzących?
Skrzynka spraw przychodzących jest miejscem tymczasowego przechowywania spraw, co do
których jeszcze nie podjęłaś/eś decyzji, co z nimi należy zrobić.
Po co jest skrzynka spraw przychodzących?
Skrzynka spraw przychodzących jest miejscem tymczasowego przechowywania spraw, co do
których jeszcze nie podjęłaś/eś decyzji, co z nimi należy zrobić.
W codziennym użyciu każda sprawa, która pojawia się w Twoim życiu, trafia od razu do skrzynki
spraw przychodzących.
Wiesz, że na pewno tam czeka, więc nie musisz się odrywać od aktualnie wykonywanej czynności.
Gdy będziesz miała/miał chwilę czasu, przejrzysz wszystko, co wylądowało w skrzynce i
zdecydujesz, czy coś należy zrobić z tymi sprawami.
Po co jest skrzynka spraw przychodzących?
Skrzynka spraw przychodzących jest miejscem tymczasowego przechowywania spraw, co do
których jeszcze nie podjęłaś/eś decyzji, co z nimi należy zrobić.
W codziennym użyciu każda sprawa, która pojawia się w Twoim życiu, trafia od razu do skrzynki
spraw przychodzących.
Wiesz, że na pewno tam czeka, więc nie musisz się odrywać od aktualnie wykonywanej czynności.
Gdy będziesz miała/miał chwilę czasu, przejrzysz wszystko, co wylądowało w skrzynce i
zdecydujesz, czy coś należy zrobić z tymi sprawami.
Będzie to proces analizy, o którym dowiesz się z następnej prezentacji.
Po co jest skrzynka spraw przychodzących?
Skrzynka spraw przychodzących jest miejscem tymczasowego przechowywania spraw, co do
których jeszcze nie podjęłaś/eś decyzji, co z nimi należy zrobić.
W codziennym użyciu każda sprawa, która pojawia się w Twoim życiu, trafia od razu do skrzynki
spraw przychodzących.
Wiesz, że na pewno tam czeka, więc nie musisz się odrywać od aktualnie wykonywanej czynności.
Gdy będziesz miała/miał chwilę czasu, przejrzysz wszystko, co wylądowało w skrzynce i
zdecydujesz, czy coś należy zrobić z tymi sprawami.
Taka organizacja systemu gwarantuje, że nie przeoczysz żadnej istotnej rzeczy, a równocześnie
nie będziesz się cały czas rozpraszana/ny przez nowe sprawy, które spływają do Ciebie na bieżąco.
Przykłady działania skrzynki spraw przychodzących
Oto kilka przykładów, jak stosować skrzynkę spraw przychodzących w codziennym życiu:
Przykłady działania skrzynki spraw przychodzących
Oto kilka przykładów, jak stosować skrzynkę spraw przychodzących w codziennym życiu:
Czytasz publikację. W tym czasie dostajesz od siostry SMSa z prośbą o wysłanie listy książek,
które możesz jej pożyczyć. Wpisujesz to zadanie do skrzynki spraw przychodzących (albo kładziesz tam
telefon) i czytasz dalej – sprawa poczeka, aż skończysz.
W czasie rozmowy kolega prosi Cię o przesłanie prezentacji z wykładów przed egzaminem.
Przepraszasz na chwilę, zapisujesz sobie „Wysłać prezentacje z wykładu do Y” i kontynuujecie
rozmowę na inny temat.
W czasie jazdy autobusem zobaczyłaś/eś plakat filmu, w którym gra Twój ulubiony aktor, ale umknął
Ci tytuł filmu. Zapisujesz w skrzynce spraw przychodzących, „Sprawdzić nowy film z aktorem
X”.
Przykłady działania skrzynki spraw przychodzących
Oto kilka przykładów, jak stosować skrzynkę spraw przychodzących w codziennym życiu:
Czytasz publikację. W tym czasie dostajesz od siostry SMSa z prośbą o wysłanie listy książek,
które możesz jej pożyczyć. Wpisujesz to zadanie do skrzynki spraw przychodzących (albo kładziesz tam
telefon) i czytasz dalej – sprawa poczeka, aż skończysz.
W czasie rozmowy kolega prosi Cię o przesłanie prezentacji z wykładów przed egzaminem.
Przepraszasz na chwilę, zapisujesz sobie „Wysłać prezentacje z wykładu do Y” i kontynuujecie
rozmowę na inny temat.
W czasie jazdy autobusem zobaczyłaś/eś plakat filmu, w którym gra Twój ulubiony aktor, ale umknął
Ci tytuł filmu. Zapisujesz w skrzynce spraw przychodzących, „Sprawdzić nowy film z aktorem
X”.
Być może zachowania takie, jak nieodpisywanie od razu na SMSy lub przerwa w rozmowie na zapisanie czegoś wydają Ci się niegrzeczne, ale rozmówca na pewno będzie wolał mieć pewność, że pamiętasz o jego sprawie i ją załatwisz.W razie potrzeby możesz mu także wyjaśnić, dlaczego tak robisz.
Przykłady działania skrzynki spraw przychodzących
Oto kilka przykładów, jak stosować skrzynkę spraw przychodzących w codziennym życiu:
Czytasz publikację. W tym czasie dostajesz od siostry SMSa z prośbą o wysłanie listy książek,
które możesz jej pożyczyć. Wpisujesz to zadanie do skrzynki spraw przychodzących (albo kładziesz tam
telefon) i czytasz dalej – sprawa poczeka, aż skończysz.
W czasie rozmowy kolega prosi Cię o przesłanie prezentacji z wykładów przed egzaminem.
Przepraszasz na chwilę, zapisujesz sobie „Wysłać prezentacje z wykładu do Y” i kontynuujecie
rozmowę na inny temat.
W czasie jazdy autobusem zobaczyłaś/eś plakat filmu, w którym gra Twój ulubiony aktor, ale umknął
Ci tytuł filmu. Zapisujesz w skrzynce spraw przychodzących, „Sprawdzić nowy film z aktorem
X”.
Jeśli masz problem z takim zachowaniem, Biura Karier na Wydziale Chemii UJ i Wydziale Fizyki, Astronomii i Informatyki Stosowanej organizują dla studentów i absolwentów UJ darmowe kursy, wśród których jest kurs asertywności.Może warto teraz dopisać taki kurs do Twojej skrzynki spraw przychodzących?
Zasady zbierania spraw
W czasie zbierania spraw – czy to pierwszego (inicjującego działanie Twojego systemu GTD), czy
w trakcie funkcjonowania systemu - ważne jest przestrzeganie dwóch zasad:
Zasady zbierania spraw
1. Zbieranie WSZYSTKICH spraw, jakie pojawiają się w Twoim życiu.
W czasie zbierania spraw – czy to pierwszego (inicjującego działanie Twojego systemu GTD), czy
w trakcie funkcjonowania systemu - ważne jest przestrzeganie dwóch zasad:
Zasady zbierania spraw
1. Zbieranie WSZYSTKICH spraw, jakie pojawiają się w Twoim życiu.
W czasie zbierania spraw – czy to pierwszego (inicjującego działanie Twojego systemu GTD), czy
w trakcie funkcjonowania systemu - ważne jest przestrzeganie dwóch zasad:
2. Prowadzenie skrzynek spraw przychodzących w tylu miejscach,
w ilu jest to konieczne.
Zasady zbierania spraw
1. Zbieranie WSZYSTKICH spraw, jakie pojawiają się w Twoim życiu.
Zasady zbierania spraw
1. Zbieranie WSZYSTKICH spraw, jakie pojawiają się w Twoim życiu.
Ponieważ takie stwierdzenie może budzić w Tobie sprzeciw, musimy wyjaśnić sobie najpierw jedną
rzecz i wybić Cię z jednego poczucia winy, w które (prawdopodobnie) wprowadził Cię system edukacji:
Zasady zbierania spraw
1. Zbieranie WSZYSTKICH spraw, jakie pojawiają się w Twoim życiu.
Ponieważ takie stwierdzenie może budzić w Tobie sprzeciw, musimy wyjaśnić sobie najpierw jedną
rzecz i wybić Cię z jednego poczucia winy, w które (prawdopodobnie) wprowadził Cię system edukacji:
Nie musisz o wszystkim pamiętać!
Zasady zbierania spraw
1. Zbieranie WSZYSTKICH spraw, jakie pojawiają się w Twoim życiu.
Ponieważ takie stwierdzenie może budzić w Tobie sprzeciw, musimy wyjaśnić sobie najpierw jedną
rzecz i wybić Cię z jednego poczucia winy, w które (prawdopodobnie) wprowadził Cię system edukacji:
Nie musisz o wszystkim pamiętać!
Jeśli miałabyś/miałbyś z tej prezentacji zapamiętać tylko jedną rzecz, zapamiętaj właśnie to, prosimy!
Zasady zbierania spraw
1. Zbieranie WSZYSTKICH spraw, jakie pojawiają się w Twoim życiu.
Ponieważ takie stwierdzenie może budzić w Tobie sprzeciw, musimy wyjaśnić sobie najpierw jedną
rzecz i wybić Cię z jednego poczucia winy, w które (prawdopodobnie) wprowadził Cię system edukacji:
Nie musisz o wszystkim pamiętać!
Nawet nie musisz pamiętać inwokacji „Pana Tadeusza”, równania Newtona ani wzoru na iloczyn rozpuszczalności – wystarczy że wiesz, jak szybko
dotrzeć do tych informacji.
Zasady zbierania spraw
1. Zbieranie WSZYSTKICH spraw, jakie pojawiają się w Twoim życiu.
Ponieważ takie stwierdzenie może budzić w Tobie sprzeciw, musimy wyjaśnić sobie najpierw jedną
rzecz i wybić Cię z jednego poczucia winy, w które (prawdopodobnie) wprowadził Cię system edukacji:
Nie musisz o wszystkim pamiętać!
Nawet nie musisz pamiętać inwokacji „Pana Tadeusza”, równania Newtona ani wzoru na iloczyn rozpuszczalności – wystarczy że wiesz, jak szybko
dotrzeć do tych informacji.
Oczywiście, często używane informacje po prostu same dostaną się do Twojej pamięci długotrwałej.
Zasady zbierania spraw
1. Zbieranie WSZYSTKICH spraw, jakie pojawiają się w Twoim życiu.
Ponieważ takie stwierdzenie może budzić w Tobie sprzeciw, musimy wyjaśnić sobie najpierw jedną
rzecz i wybić Cię z jednego poczucia winy, w które (prawdopodobnie) wprowadził Cię system edukacji:
Nie musisz o wszystkim pamiętać!
Nawet nie musisz pamiętać inwokacji „Pana Tadeusza”, równania Newtona ani wzoru na iloczyn rozpuszczalności – wystarczy że wiesz, jak szybko
dotrzeć do tych informacji.
Podobnie – po jakimś czasie używania systemu GTD będziesz pamiętać o sprawach, ale nie będą Cię one niepotrzebnie rozpraszać.
Zasady zbierania spraw
1. Zbieranie WSZYSTKICH spraw, jakie pojawiają się w Twoim życiu.
Celem prowadzenia systemu GTD (w tym skrzynek spraw przychodzących) jest odciążenie Twojej
pamięci i, dzięki temu, umożliwienie Ci osiągnięcia maksymalnego skupienia na aktualnie
wykonywanym zadaniu, podwyższenie Twojej efektywności oraz ograniczenie stresu związanego
z realizacją Twoich projektów.
Zasady zbierania spraw
1. Zbieranie WSZYSTKICH spraw, jakie pojawiają się w Twoim życiu.
Celem prowadzenia systemu GTD (w tym skrzynek spraw przychodzących) jest odciążenie Twojej
pamięci i, dzięki temu, umożliwienie Ci osiągnięcia maksymalnego skupienia na aktualnie
wykonywanym zadaniu, podwyższenie Twojej efektywności oraz ograniczenie stresu związanego
z realizacją Twoich projektów.
Aby ten cel został osiągnięty, musisz mieć zaufanie do systemu – a to oznacza, że musisz mieć
pewność, że każda Twoja sprawa w nim jest (lub znajdzie się, gdy tylko zaistnieje w Twoim życiu)
oraz że możesz się do niej szybko dostać.
Zasady zbierania spraw
1. Zbieranie WSZYSTKICH spraw, jakie pojawiają się w Twoim życiu.
Celem prowadzenia systemu GTD (w tym skrzynek spraw przychodzących) jest odciążenie Twojej
pamięci i, dzięki temu, umożliwienie Ci osiągnięcia maksymalnego skupienia na aktualnie
wykonywanym zadaniu, podwyższenie Twojej efektywności oraz ograniczenie stresu związanego
z realizacją Twoich projektów.
Aby ten cel został osiągnięty, musisz mieć zaufanie do systemu – a to oznacza, że musisz mieć
pewność, że każda Twoja sprawa w nim jest (lub znajdzie się, gdy tylko zaistnieje w Twoim życiu)
oraz że możesz się do niej szybko dostać.
Czyli – żeby się nie stresować, czy istotna sprawa na pewno znajdzie się w systemie, powinna być tam każda sprawa – od wypastowania butów, przez sprzątanie, do organizacji ślubu i pisania pracy
magisterskiej.
Zasady zbierania spraw
1. Zbieranie WSZYSTKICH spraw, jakie pojawiają się w Twoim życiu.
Celem prowadzenia systemu GTD (w tym skrzynek spraw przychodzących) jest odciążenie Twojej
pamięci i, dzięki temu, umożliwienie Ci osiągnięcia maksymalnego skupienia na aktualnie
wykonywanym zadaniu, podwyższenie Twojej efektywności oraz ograniczenie stresu związanego
z realizacją Twoich projektów.
Aby ten cel został osiągnięty, musisz mieć zaufanie do systemu – a to oznacza, że musisz mieć
pewność, że każda Twoja sprawa w nim jest (lub znajdzie się, gdy tylko zaistnieje w Twoim życiu)
oraz że możesz się do niej szybko dostać.
Czyli – żeby się nie stresować, czy istotna sprawa na pewno znajdzie się w systemie, powinna być tam każda sprawa – od wypastowania butów, przez sprzątanie, do organizacji ślubu i pisania pracy
magisterskiej.
Lepiej, żeby jakaś sprawa pojawiła się w skrzynce spraw przychodząych dwa razy – później to wyłapiesz - niż żeby się ta nie pojawiła w ogóle!
Zasady zbierania spraw
2. Prowadzenie skrzynek spraw przychodzących w tylu miejscach,
w ilu jest to konieczne.
Zasady zbierania spraw
2. Prowadzenie skrzynek spraw przychodzących w tylu miejscach,
w ilu jest to konieczne.
Zapewne Twoje życie toczy się w różnych miejscach i w różnych miejscach mogą spływać do Ciebie
sprawy, które wymagają Twojego działania.
W każdym z takich miejsc powinnaś/powinieneś mieć skrzynkę spraw przychodzących!
Zasady zbierania spraw
2. Prowadzenie skrzynek spraw przychodzących w tylu miejscach,
w ilu jest to konieczne.
Zapewne Twoje życie toczy się w różnych miejscach i w różnych miejscach mogą spływać do Ciebie
sprawy, które wymagają Twojego działania.
W każdym z takich miejsc powinnaś/powinieneś mieć skrzynkę spraw przychodzących!
Równocześnie ważne jest, aby nie tworzyć zbędnych skrzynek i utrzymać ich liczbę na
minimalnym poziomie potrzebnym do utrzymania funkcjonalności systemu.
Zasady zbierania spraw
2. Prowadzenie skrzynek spraw przychodzących w tylu miejscach,
w ilu jest to konieczne.
Zapewne Twoje życie toczy się w różnych miejscach i w różnych miejscach mogą spływać do Ciebie
sprawy, które wymagają Twojego działania.
W każdym z takich miejsc powinnaś/powinieneś mieć skrzynkę spraw przychodzących!
Równocześnie ważne jest, aby nie tworzyć zbędnych skrzynek i utrzymać ich liczbę na
minimalnym poziomie potrzebnym do utrzymania funkcjonalności systemu.
Przykładowa konfiguracja skrzynek odbiorczych używana przez jednego z autorów:1. półka na dokumenty w miejscu pracy – na sprawy związane z pracą naukową,2. skrzynka odbiorcza poczty e-mail – na sprawy, które spływają przez e-mail i
wymagają jedynie aktywności przy komputerze,3. program do zarządzania działaniem w telefonie – dla wszystkich innych spraw.
Zasady zbierania spraw
1. Zbieranie WSZYSTKICH spraw, jakie pojawiają się w Twoim życiu.
W czasie zbierania spraw – czy to pierwszego (inicjującego działanie Twojego systemu GTD), czy
w trakcie funkcjonowania systemu - ważne jest przestrzeganie dwóch zasad:
2. Prowadzenie skrzynek spraw przychodzących w tylu miejscach,
w ilu jest to konieczne.
Zasady zbierania spraw
1. Zbieranie WSZYSTKICH spraw, jakie pojawiają się w Twoim życiu.
W czasie zbierania spraw – czy to pierwszego (inicjującego działanie Twojego systemu GTD), czy
w trakcie funkcjonowania systemu - ważne jest przestrzeganie dwóch zasad:
2. Prowadzenie skrzynek spraw przychodzących w tylu miejscach,
w ilu jest to konieczne.
Czyli nie możesz żadnej sprawy odłożyć gdzieś poza skrzynkę spraw przychodzących.
Zasady zbierania spraw
1. Zbieranie WSZYSTKICH spraw, jakie pojawiają się w Twoim życiu.
W czasie zbierania spraw – czy to pierwszego (inicjującego działanie Twojego systemu GTD), czy
w trakcie funkcjonowania systemu - ważne jest przestrzeganie dwóch zasad:
2. Prowadzenie skrzynek spraw przychodzących w tylu miejscach,
w ilu jest to konieczne.
Na początek wystarczy wybrany przez Ciebie notatnik i jedno pudło.
Przydatne narzędzia
Oprócz skrzynki spraw przychodzących, w czasie pierwszego zbierania spraw (i późniejszego
funkcjonowania systemu) może Ci się przydać parę innych rzeczy:
Przydatne narzędzia
Oprócz skrzynki spraw przychodzących, w czasie pierwszego zbierania spraw (i późniejszego
funkcjonowania systemu) może Ci się przydać parę innych rzeczy:
luźne kartki papieru
przybory do pisania
karteczki samoprzylepne
luźne kartki papieru
kalendarz
kosz na śmieci
Przydatne narzędzia
Oprócz skrzynki spraw przychodzących, w czasie pierwszego zbierania spraw (i późniejszego
funkcjonowania systemu) może Ci się przydać parę innych rzeczy:
luźne kartki papieru
przybory do pisania
karteczki samoprzylepne
luźne kartki papieru
kalendarz
kosz na śmieci
papierowy lub elektroniczny
Przydatne narzędzia
Oprócz skrzynki spraw przychodzących, w czasie pierwszego zbierania spraw (i późniejszego
funkcjonowania systemu) może Ci się przydać parę innych rzeczy:
luźne kartki papieru
przybory do pisania
karteczki samoprzylepne
luźne kartki papieru
kalendarz
kosz na śmieci
Gotowe? To zaczynamy!
Przydatne narzędzia
Oprócz skrzynki spraw przychodzących, w czasie pierwszego zbierania spraw (i późniejszego
funkcjonowania systemu) może Ci się przydać parę innych rzeczy:
luźne kartki papieru
przybory do pisania
karteczki samoprzylepne
luźne kartki papieru
kalendarz
kosz na śmieci
Gotowe? To zaczynamy!
Żartowaliśmy, jeszcze trzeba zrobić jedną rzecz:-).
Zanim zaczniesz zbierać sprawy…
Zainicjowanie Twojego systemu i pierwsze zbieranie spraw może zająć dużo czasu. Jeśli chcesz załatwić
to za jednym razem, upewnij się, że:
Zanim zaczniesz zbierać sprawy…
Zainicjowanie Twojego systemu i pierwsze zbieranie spraw może zająć dużo czasu. Jeśli chcesz załatwić
to za jednym razem, upewnij się, że:
® Masz wystarczająco dużo czasu – zwłaszcza, jeśli wcześniej nie prowadziłaś/eś żadnego
zorganizowanego zarządzania swoim czasem, pierwsze zbieranie spraw może zająć Ci kilka godzin (lub nawet cały dzień). Upewnij się, że
masz tyle czasu. Możesz też rozbić ten proces na etapy i zaplanować go na kilka krótszych sesji.
Zanim zaczniesz zbierać sprawy…
Zainicjowanie Twojego systemu i pierwsze zbieranie spraw może zająć dużo czasu. Jeśli chcesz załatwić
to za jednym razem, upewnij się, że:
® Masz wystarczająco dużo czasu – zwłaszcza, jeśli wcześniej nie prowadziłaś/eś żadnego
zorganizowanego zarządzania swoim czasem, pierwsze zbieranie spraw może zająć Ci kilka godzin (lub nawet cały dzień). Upewnij się, że
masz tyle czasu. Możesz też rozbić ten proces na etapy i zaplanować go na kilka krótszych sesji.
® Nie masz na ten czas zaplanowanych innych aktywności – zbieranie spraw będzie wymagało Twojej uwagi. Zastanów się, czy nie musisz do
kogoś zadzwonić, z kimś porozmawiać, odpisać na e-mail. Jeśli tak – najlepiej zrób to zanim
zaczniesz zapełniać skrzynkę spraw przychodzących. Możesz też ustalić, że zrobisz to o określonej porze w czasie zbierania spraw -
nastaw alarm w telefonie na odpowiednią godzinę, żeby nie zastanawiać się, czy to „już”.
Zanim zaczniesz zbierać sprawy…
Zainicjowanie Twojego systemu i pierwsze zbieranie spraw może zająć dużo czasu. Jeśli chcesz załatwić
to za jednym razem, upewnij się, że:
® Masz wystarczająco dużo czasu – zwłaszcza, jeśli wcześniej nie prowadziłaś/eś żadnego
zorganizowanego zarządzania swoim czasem, pierwsze zbieranie spraw może zająć Ci kilka godzin (lub nawet cały dzień). Upewnij się, że
masz tyle czasu. Możesz też rozbić ten proces na etapy i zaplanować go na kilka krótszych sesji.
® Nie masz na ten czas zaplanowanych innych aktywności – zbieranie spraw będzie wymagało Twojej uwagi. Zastanów się, czy nie musisz do
kogoś zadzwonić, z kimś porozmawiać, odpisać na e-mail. Jeśli tak – najlepiej zrób to zanim
zaczniesz zapełniać skrzynkę spraw przychodzących. Możesz też ustalić, że zrobisz to o określonej porze w czasie zbierania spraw -
nastaw alarm w telefonie na odpowiednią godzinę, żeby nie zastanawiać się, czy to „już”.
Teraz już naprawdę ruszamy do boju:-).
Jak zbierać sprawy?
Zbieranie spraw dobrze jest zacząć od zbierania spraw „fizycznych”. Większość rzeczy, w które się angażujesz, zostawia po sobie jakiś ślad
w formie fizycznej, który Ci o nich przypomni.
Jak zbierać sprawy?
Zbieranie spraw dobrze jest zacząć od zbierania spraw „fizycznych”. Większość rzeczy, w które się angażujesz, zostawia po sobie jakiś ślad
w formie fizycznej, który Ci o nich przypomni.
Zaczniemy od zdefiniowania tego, co NIE powinno znaleźć się w skrzynce spraw przychodzących. Są to:
Jak zbierać sprawy?
Zbieranie spraw dobrze jest zacząć od zbierania spraw „fizycznych”. Większość rzeczy, w które się angażujesz, zostawia po sobie jakiś ślad
w formie fizycznej, który Ci o nich przypomni.
Zaczniemy od zdefiniowania tego, co NIE powinno znaleźć się w skrzynce spraw przychodzących. Są to:
zapasy – wszystko, co musisz mieć pod ręką, bo na bieżąco tego używasz
® Czy masz wystarczający zapas papieru?
® Czy nie kończy Ci się tusz do drukarki?
Jak zbierać sprawy?
Zbieranie spraw dobrze jest zacząć od zbierania spraw „fizycznych”. Większość rzeczy, w które się angażujesz, zostawia po sobie jakiś ślad
w formie fizycznej, który Ci o nich przypomni.
Zaczniemy od zdefiniowania tego, co NIE powinno znaleźć się w skrzynce spraw przychodzących. Są to:
zapasy – wszystko, co musisz mieć pod ręką, bo na bieżąco tego używasz
materiały referencyjne – wszystko, do czego odnosisz się w razie potrzeby
® Czy na pewno potrzebujesz ulotki z pizzerii sprzed miesiąca?
® Czy ta publikacja nie zawiera czegoś interesującego?
Jak zbierać sprawy?
Zbieranie spraw dobrze jest zacząć od zbierania spraw „fizycznych”. Większość rzeczy, w które się angażujesz, zostawia po sobie jakiś ślad
w formie fizycznej, który Ci o nich przypomni.
Zaczniemy od zdefiniowania tego, co NIE powinno znaleźć się w skrzynce spraw przychodzących. Są to:
zapasy – wszystko, co musisz mieć pod ręką, bo na bieżąco tego używasz
materiały referencyjne – wszystko, do czego odnosisz się w razie potrzeby
dekoracje – wszystko, co stoi po to, aby uprzyjemnić Ci przebywanie w danym
miejscu
® Może czas już wyrzucić dyplom z biegu z 2001 roku, skoro teraz biegasz maratony?
® Czy nadal śmieszy Cię ten komiks, przywieszony na tablicy?
Jak zbierać sprawy?
Zbieranie spraw dobrze jest zacząć od zbierania spraw „fizycznych”. Większość rzeczy, w które się angażujesz, zostawia po sobie jakiś ślad
w formie fizycznej, który Ci o nich przypomni.
Zaczniemy od zdefiniowania tego, co NIE powinno znaleźć się w skrzynce spraw przychodzących. Są to:
zapasy – wszystko, co musisz mieć pod ręką, bo na bieżąco tego używasz
materiały referencyjne – wszystko, do czego odnosisz się w razie potrzeby
dekoracje – wszystko, co stoi po to, aby uprzyjemnić Ci przebywanie w danym
miejscu
wyposażenie – wszystko, co potrzebne jest Ci w danym miejscu do pracy i życia
® Czy nie czas pomyśleć już o zakupie nowej drukarki?
® Czy w latarce są sprawne baterie?
Jak zbierać sprawy?
Zbieranie spraw dobrze jest zacząć od zbierania spraw „fizycznych”. Większość rzeczy, w które się angażujesz, zostawia po sobie jakiś ślad
w formie fizycznej, który Ci o nich przypomni.
Zaczniemy od zdefiniowania tego, co NIE powinno znaleźć się w skrzynce spraw przychodzących. Są to:
zapasy – wszystko, co musisz mieć pod ręką, bo na bieżąco tego używasz
materiały referencyjne – wszystko, do czego odnosisz się w razie potrzeby
dekoracje – wszystko, co stoi po to, aby uprzyjemnić Ci przebywanie w danym
miejscu
wyposażenie – wszystko, co potrzebne jest Ci w danym miejscu do pracy i życia
Z zasady te rzeczy nie powinny trafiać do skrzynki spraw przychodzących. Mogą jednak tam trafić, jeśli chciałabyś/chciałbyś je
jakoś zmienić.
Jak zbierać sprawy?
Jeśli w czasie przeglądu zapasów, materiałów referencyjnych, dekoracji i wyposażenia
stwierdziłaś/eś, że coś wymaga zmiany – zapisz w swoim notatniku (lub na wolnej kartce papieru)
krótką informację o tym i wrzuć do skrzynki spraw przychodzących.
Jak zbierać sprawy?
Jeśli w czasie przeglądu zapasów, materiałów referencyjnych, dekoracji i wyposażenia
stwierdziłaś/eś, że coś wymaga zmiany – zapisz w swoim notatniku (lub na wolnej kartce papieru)
krótką informację o tym i wrzuć do skrzynki spraw przychodzących.
Tylko wrzuć – na razie nic więcej z tym nie rób!
Jak zbierać sprawy?
Jeśli uporałaś/eś się już ze zdefiniowaniem, czym nie musisz się zajmować w czasie inicjacji systemu,
możemy teraz się zastanowić, czym zajmować się warto.
Jeśli w czasie przeglądu zapasów, materiałów referencyjnych, dekoracji i wyposażenia
stwierdziłaś/eś, że coś wymaga zmiany – zapisz w swoim notatniku (lub na wolnej kartce papieru)
krótką informację o tym i wrzuć do skrzynki spraw przychodzących.
Tylko wrzuć – na razie nic więcej z tym nie rób!
Jak zbierać sprawy?
Jeśli uporałaś/eś się już ze zdefiniowaniem, czym nie musisz się zajmować w czasie inicjacji systemu,
możemy teraz się zastanowić, czym zajmować się warto.
Jeśli w czasie przeglądu zapasów, materiałów referencyjnych, dekoracji i wyposażenia
stwierdziłaś/eś, że coś wymaga zmiany – zapisz w swoim notatniku (lub na wolnej kartce papieru)
krótką informację o tym i wrzuć do skrzynki spraw przychodzących.
Tylko wrzuć – na razie nic więcej z tym nie rób!
Najprostszym sposobem na wytypowanie takich spraw będzie dokładne przeglądnięcie wszystkich elementów Twojego otoczenia. Może to zająć parę
godzin!
Jak zbierać sprawy?
Krok po kroku, przeglądnij całe Twoje otoczenie pod kątem rzeczy, które:
Jak zbierać sprawy?
Krok po kroku, przeglądnij całe Twoje otoczenie pod kątem rzeczy, które:
nie są w miejscu, w którym powinny być® Chcę przenieść tę szafę bliżej
okna, żeby mieć do niej dostęp bez wstawania z fotela!
Jak zbierać sprawy?
Krok po kroku, przeglądnij całe Twoje otoczenie pod kątem rzeczy, które:
nie są w miejscu, w którym powinny być
nie są takie, jakie powinny być® Komputer jest już stary i mało
wydajny – przydałby się nowy.
Jak zbierać sprawy?
Krok po kroku, przeglądnij całe Twoje otoczenie pod kątem rzeczy, które:
nie są w miejscu, w którym powinny być
nie są takie, jakie powinny być
sugerują, że kiedyś coś zaczęłaś/zacząłeś i wymaga to dalszych działań z Twojej
strony
® O, katalog pracodawców, z którego miałam/em wybrać firmy, do których chcę wysłać CV…
Jak zbierać sprawy?
Krok po kroku, przeglądnij całe Twoje otoczenie pod kątem rzeczy, które:
nie są w miejscu, w którym powinny być
nie są takie, jakie powinny być
sugerują, że kiedyś coś zaczęłaś/zacząłeś i wymaga to dalszych działań z Twojej
strony
przypominają Ci o osobie, z którą związana jest jakaś sprawa
® Ulotka Biura Karier Wydziału Chemii UJ – miałam/em tam napisać w sprawie najbliższych szkoleń!
Jak zbierać sprawy?
Krok po kroku, przeglądnij całe Twoje otoczenie pod kątem rzeczy, które:
nie są w miejscu, w którym powinny być
nie są takie, jakie powinny być
sugerują, że kiedyś coś zaczęłaś/zacząłeś i wymaga to dalszych działań z Twojej
strony
przypominają Ci o osobie, z którą związana jest jakaś sprawa
W zależności od tego, jak wygląda Twoje życie, mogą to być kartki z zapisami, wydrukowane e-maile, faksy, zdjęcia, wizytówki, faktury,
zamówienia, zeszyty, pendrive’y, publikacje, prace, sprawozdania…
Jak zbierać sprawy?
Krok po kroku, przeglądnij całe Twoje otoczenie pod kątem rzeczy, które:
nie są w miejscu, w którym powinny być
nie są takie, jakie powinny być
sugerują, że kiedyś coś zaczęłaś/zacząłeś i wymaga to dalszych działań z Twojej
strony
przypominają Ci o osobie, z którą związana jest jakaś sprawa
W zależności od tego, jak wygląda Twoje życie, mogą to być kartki z zapisami, wydrukowane e-maile, faksy, zdjęcia, wizytówki, faktury,
zamówienia, zeszyty, pendrive’y, publikacje, prace, sprawozdania…
… początkowo w skrzynce spraw przychodzących może się znaleźć
praktycznie wszystko.
Jak zbierać sprawy?
Gdy tylko znajdziesz w swoim otoczeniu sprawę, natychmiast umieść ją w swojej skrzynce spraw
przychodzących przez:
Jak zbierać sprawy?
Gdy tylko znajdziesz w swoim otoczeniu sprawę, natychmiast umieść ją w swojej skrzynce spraw
przychodzących przez:
Fizyczne umieszczenie przedmiotu w skrzynce spraw przychodzących.
® wrzuć do skrzynki latarkę, w której wyczerpały się baterie,
® umieść w skrzynce pamięć USB zawierającą dane z dzisiejszych pomiarów, które musisz przetworzyć.
Jak zbierać sprawy?
Gdy tylko znajdziesz w swoim otoczeniu sprawę, natychmiast umieść ją w swojej skrzynce spraw
przychodzących przez:
Fizyczne umieszczenie przedmiotu w skrzynce spraw przychodzących.
Zapisanie sprawy na kartce i umieszczenie jej w skrzynce spraw
przychodzących.
Zapisz na kartkach i umieść w skrzynce:® „Kupić baterie do latarki”,® ‚Zgrać i przetworzyć wyniki XRD
z pendrive’a”.
Jak zbierać sprawy?
Gdy tylko znajdziesz w swoim otoczeniu sprawę, natychmiast umieść ją w swojej skrzynce spraw
przychodzących przez:
Fizyczne umieszczenie przedmiotu w skrzynce spraw przychodzących.
Oczywiście, skrzynką może być także plik w notatniku komputerowym – w takim przypadku nie musisz używać kartek papieru.
Zapisanie sprawy na kartce i umieszczenie jej w skrzynce spraw
przychodzących.
Zapisz na kartkach i umieść w skrzynce:® „Kupić baterie do latarki”,® ‚Zgrać i przetworzyć wyniki XRD
z pendrive’a”.
Jak zbierać sprawy?
Gdy tylko znajdziesz w swoim otoczeniu sprawę, natychmiast umieść ją w swojej skrzynce spraw
przychodzących przez:
Fizyczne umieszczenie przedmiotu w skrzynce spraw przychodzących.
Jeśli zapisujesz sprawy na kartkach papieru, przeznacz nową kartkę na każdą sprawę – podczas analizy będziesz mogła/mógł na tej samej kartce zapisać cały proces Naturalnego Modelu Planowania dla danej sprawy lub projektu.
Zapisanie sprawy na kartce i umieszczenie jej w skrzynce spraw
przychodzących.
Zapisz na kartkach i umieść w skrzynce:® „Kupić baterie do latarki”,® ‚Zgrać i przetworzyć wyniki XRD
z pendrive’a”.
Jak zbierać sprawy?
Gdy tylko znajdziesz w swoim otoczeniu sprawę, natychmiast umieść ją w swojej skrzynce spraw
przychodzących przez:
Fizyczne umieszczenie przedmiotu w skrzynce spraw przychodzących.
Obie te formy są równoważne.
Zapisanie sprawy na kartce i umieszczenie jej w skrzynce spraw
przychodzących.
Jak zbierać sprawy?
Gdy tylko znajdziesz w swoim otoczeniu sprawę, natychmiast umieść ją w swojej skrzynce spraw
przychodzących przez:
Fizyczne umieszczenie przedmiotu w skrzynce spraw przychodzących.
Pamiętaj, że na tym etapie jedynie umieszczasz sprawy w skrzynce spraw przychodzących i nic więcej z nimi nie robisz! Nie musisz
definiować dla nich najbliższych działań. Możesz o nich spokojnie zapomnieć – leżą bezpieczne w skrzynce i już niedługo zaczniesz je
rozwiązywać.
Obie te formy są równoważne.
Zapisanie sprawy na kartce i umieszczenie jej w skrzynce spraw
przychodzących.
Jak zbierać sprawy?
Pamiętaj, aby w czasie przeglądania swojego otoczenia nie pominąć żadnego jego elementu. Możesz skorzystać z poniższej listy miejsc do
przeszukania:
Jak zbierać sprawy?
Pamiętaj, aby w czasie przeglądania swojego otoczenia nie pominąć żadnego jego elementu. Możesz skorzystać z poniższej listy miejsc do
przeszukania:
blat biurkaszuflady biurka
rzeczy leżące na wierzchu mebli
wnętrze mebli
podłoga, ściany i półkisprzęt, meble i wyposażeniepoczta głosowa i
skrzynka SMSskrzynka e-mail
inne lokalizacjeTwoje wcześniejsze
listy spraw do zrobieniawpisy w kalendarzu
Jak zbierać sprawy?
Pamiętaj, aby w czasie przeglądania swojego otoczenia nie pominąć żadnego jego elementu. Możesz skorzystać z poniższej listy miejsc do
przeszukania:
blat biurkaszuflady biurka
rzeczy leżące na wierzchu mebli
wnętrze mebli
podłoga, ściany i półkisprzęt, meble i wyposażeniepoczta głosowa i
skrzynka SMSskrzynka e-mail
inne lokalizacjeTwoje wcześniejsze
listy spraw do zrobienia
Jeśli w czasie przeglądania dowolnego miejsca przypomni Ci się jakaś sprawa niezwiązana z nim –
zapisz ją i umieść w skrzynce spraw przychodzących.
wpisy w kalendarzu
Jak zbierać sprawy?
Pamiętaj, aby w czasie przeglądania swojego otoczenia nie pominąć żadnego jego elementu. Możesz skorzystać z poniższej listy miejsc do
przeszukania:
blat biurkaszuflady biurka
rzeczy leżące na wierzchu mebli
wnętrze mebli
podłoga, ściany i półkisprzęt, meble i wyposażeniepoczta głosowa i
skrzynka SMSskrzynka e-mail
inne lokalizacjeTwoje wcześniejsze
listy spraw do zrobienia
Jeśli w czasie przeglądania dowolnego miejsca przypomni Ci się jakaś sprawa niezwiązana z nim –
zapisz ją i umieść w skrzynce spraw przychodzących.
Po tym wszystkim zostało Ci jeszcze tylko jedno miejsce do przeszukania…
wpisy w kalendarzu
Jak zbierać sprawy?
Twoja głowa!
Jak zbierać sprawy?
Twoja głowa!
Daj sobie trochę czasu – paręnaście minut do godziny – i spisz wszystkie sprawy, jakie przychodzą
Ci do głowy, aby umieścić je w skrzynce spraw przychodzących.
Jak zbierać sprawy?
Twoja głowa!
Daj sobie trochę czasu – paręnaście minut do godziny – i spisz wszystkie sprawy, jakie przychodzą
Ci do głowy, aby umieścić je w skrzynce spraw przychodzących.
Nie jest ważne, jak odległe lub nierealne one są – „Chronić środowisko” jest (na tym etapie) taką samą sprawą, jak „Kupić karmę dla kota” lub „Zadzwonić
do mamy”.
Jak zbierać sprawy?
Twoja głowa!
Daj sobie trochę czasu – paręnaście minut do godziny – i spisz wszystkie sprawy, jakie przychodzą
Ci do głowy, aby umieścić je w skrzynce spraw przychodzących.
Nie jest ważne, jak odległe lub nierealne one są – „Chronić środowisko” jest (na tym etapie) taką samą sprawą, jak „Kupić karmę dla kota” lub „Zadzwonić
do mamy”.
W ciągu całego procesu nie zastanawiaj się, czy przypadkiem jakaś sprawa nie trafi do skrzynki dwukrotnie. Po prostu umieszczaj w skrzynce
spraw przychodzących wszystko, co Ci przyjdzie do głowy.
O wiele lepiej, żeby pojawiły się tam zdublowane sprawy, niż żeby którejś zabrakło. Dublujące się
sprawy wychwycisz w następnym etapie – analizy spraw.
Skrzynka e-mail jako skrzynka spraw przychodzących
W określonych przypadkach (jeśli tak zorganizujesz Twój system GTD), jedną ze skrzynek spraw przychodzących może być Twoja skrzynka
poczty elektronicznej.
Skrzynka e-mail jako skrzynka spraw przychodzących
W określonych przypadkach (jeśli tak zorganizujesz Twój system GTD), jedną ze skrzynek spraw przychodzących może być Twoja skrzynka
poczty elektronicznej.
Wymaga to jednak pewnej dyscypliny i jednego radykalnego ruchu.
Skrzynka e-mail jako skrzynka spraw przychodzących
W określonych przypadkach (jeśli tak zorganizujesz Twój system GTD), jedną ze skrzynek spraw przychodzących może być Twoja skrzynka
poczty elektronicznej.
Wymaga to jednak pewnej dyscypliny i jednego radykalnego ruchu.
Przenieś wszystkie e-maile, które nie są sprawami przychodzącymi do innych
folderów.W skrzynce spraw przychodzących mogą
znajdować się tylko sprawy przychodzące.
Skrzynka e-mail jako skrzynka spraw przychodzących
W określonych przypadkach (jeśli tak zorganizujesz Twój system GTD), jedną ze skrzynek spraw przychodzących może być Twoja skrzynka
poczty elektronicznej.
Wymaga to jednak pewnej dyscypliny i jednego radykalnego ruchu.
Przenieś wszystkie e-maile, które nie są sprawami przychodzącymi do innych
folderów.W skrzynce spraw przychodzących mogą
znajdować się tylko sprawy przychodzące.
Oznacza to, że poza folder skrzynki odbiorczej powinnaś/powinieneś przenieść wszystkie
wiadomości, które:
Skrzynka e-mail jako skrzynka spraw przychodzących
W określonych przypadkach (jeśli tak zorganizujesz Twój system GTD), jedną ze skrzynek spraw przychodzących może być Twoja skrzynka
poczty elektronicznej.
Wymaga to jednak pewnej dyscypliny i jednego radykalnego ruchu.
Przenieś wszystkie e-maile, które nie są sprawami przychodzącymi do innych
folderów.W skrzynce spraw przychodzących mogą
znajdować się tylko sprawy przychodzące.
Oznacza to, że poza folder skrzynki odbiorczej powinnaś/powinieneś przenieść wszystkie
wiadomości, które:
nie wymagają od Ciebie podjęcia żadnych działań
dotyczą działań, które już wykonałaś/eś już w przeszłości
zostały już przez Ciebie zanalizowane i wyznaczyłaś/eś co do nich najbliższe działania
Skrzynka e-mail jako skrzynka spraw przychodzących
W określonych przypadkach (jeśli tak zorganizujesz Twój system GTD), jedną ze skrzynek spraw przychodzących może być Twoja skrzynka
poczty elektronicznej.
Wymaga to jednak pewnej dyscypliny i jednego radykalnego ruchu.
Przenieś wszystkie e-maile, które nie są sprawami przychodzącymi do innych
folderów.W skrzynce spraw przychodzących mogą
znajdować się tylko sprawy przychodzące.
Oznacza to, że poza folder skrzynki odbiorczej powinnaś/powinieneś przenieść wszystkie
wiadomości, które:
nie wymagają od Ciebie podjęcia żadnych działań
dotyczą działań, które już wykonałaś/eś już w przeszłości
zostały już przez Ciebie zanalizowane i wyznaczyłaś/eś co do nich najbliższe działania
Nie oznacza to, że musisz usnąć wszystkie pozostałe wiadomości – w prezentacji poświęconej analizie pokażemy Ci, jak z Twojej poczty e-mail zrobić część Twojego systemu.
Przykładowe sprawy, które możesz znaleźć w skrzynce spraw przychodzących
spotkaniapłyty, które chcesz
przesłuchać
kontakty do nawiązaniaksiążki, które chcesz
przeczytać
sprawozdania do napisania
wyposażenie domu, które chcesz kupić
przyszłe kolokwia i egzaminy
przyjęcia, które chcesz zorganizować
prace zaliczeniowe
filmy, które chcesz obejrzeć
Poniższa lista zawiera przykłady spraw, które mogły się znaleźć w Twojej skrzynce spraw przychodzących po pierwszym gromadzeniu spraw lub w
trakcie normalnego funkcjonowania systemu.
informacje, które musisz przekazać
budżet do zaplanowania
sprawdzenie konta bankowego
poszukiwanie pracy
miejsca, w które chcesz pojechać
opłaty za mieszkanie
zobowiązania wobec innych
pisma do napisania lub przekazania
Przykładowe sprawy, które możesz znaleźć w skrzynce spraw przychodzących
spotkaniapłyty, które chcesz
przesłuchać
kontakty do nawiązaniaksiążki, które chcesz
przeczytać
sprawozdania do napisania
wyposażenie domu, które chcesz kupić
przyszłe kolokwia i egzaminy
przyjęcia, które chcesz zorganizować
prace zaliczeniowe
Jakkolwiek tylko od Ciebie zależy, jak różnorodne rzeczy się tam znajdą.
Przykładowa lista kontrolna (zajmująca 8 stron) spraw, o których powinnaś/powinieneś pamiętać
znajduje się w źródłowej książce D. Allena.
filmy, które chcesz obejrzeć
Poniższa lista zawiera przykłady spraw, które mogły się znaleźć w Twojej skrzynce spraw przychodzących po pierwszym gromadzeniu spraw lub w
trakcie normalnego funkcjonowania systemu.
informacje, które musisz przekazać
budżet do zaplanowania
sprawdzenie konta bankowego
poszukiwanie pracy
miejsca, w które chcesz pojechać
opłaty za mieszkanie
zobowiązania wobec innych
pisma do napisania lub przekazania
Przykładowe sprawy, które możesz znaleźć w skrzynce spraw przychodzących
spotkaniapłyty, które chcesz
przesłuchać
kontakty do nawiązaniaksiążki, które chcesz
przeczytać
sprawozdania do napisania
wyposażenie domu, które chcesz kupić
przyszłe kolokwia i egzaminy
przyjęcia, które chcesz zorganizować
prace zaliczeniowe
filmy, które chcesz obejrzeć
Poniższa lista zawiera przykłady spraw, które mogły się znaleźć w Twojej skrzynce spraw przychodzących po pierwszym gromadzeniu spraw lub w
trakcie normalnego funkcjonowania systemu.
informacje, które musisz przekazać
budżet do zaplanowania
sprawdzenie konta bankowego
poszukiwanie pracy
miejsca, w które chcesz pojechać
opłaty za mieszkanie
zobowiązania wobec innych
pisma do napisania lub przekazania
Udało Ci się zebrać sprawę, która nie jest tutaj wymieniona? Wpisz jej ogólny opis w komentarzu pod wpisem na stronie kursu na Facebooku! Może zainspiruje to innych lub nasunie komuś sprwę, o której zapomniał?
Zebrane?
Jeśli przeprowadziłaś/eś cały proces prawidłowo, w Twojej skrzynce spraw przychodzących pojawiło się
zapewne kilkadziesiąt (a może około setki) spraw.
Zebrane?
Jeśli przeprowadziłaś/eś cały proces prawidłowo, w Twojej skrzynce spraw przychodzących pojawiło się
zapewne kilkadziesiąt (a może około setki) spraw.
Jak się z tym czujesz? Zastanów się, czy samo zebranie spraw poprawiło Twoje samopoczucie i
uczucie kontroli nad Twoim życiem.
Zebrane?
Jeśli przeprowadziłaś/eś cały proces prawidłowo, w Twojej skrzynce spraw przychodzących pojawiło się
zapewne kilkadziesiąt (a może około setki) spraw.
Jak się z tym czujesz? Zastanów się, czy samo zebranie spraw poprawiło Twoje samopoczucie i
uczucie kontroli nad Twoim życiem.
Sprawy w skrzynce są teraz bezpieczne i czekają na kolejny etap postępowania GTD – analizę. Tym etapem zajmiemy się w następnej prezentacji.
Zebrane?
Jeśli przeprowadziłaś/eś cały proces prawidłowo, w Twojej skrzynce spraw przychodzących pojawiło się
zapewne kilkadziesiąt (a może około setki) spraw.
Jak się z tym czujesz? Zastanów się, czy samo zebranie spraw poprawiło Twoje samopoczucie i
uczucie kontroli nad Twoim życiem.
Sprawy w skrzynce są teraz bezpieczne i czekają na kolejny etap postępowania GTD – analizę. Tym etapem zajmiemy się w następnej prezentacji.
Na pewno ten proces był pracochłonny, ale taka praca wymagana jest tylko przy starcie systemu
(lub po jego zaniedbaniu). W trakcie codziennego używania metody GTD, Twoja skrzynka spraw
przychodzących będzie na bieżąco zapełniana i opróżniana, gdy tylko uznasz to za stosowne. W
ciągu typowego dnia trafi do niej kilkanaście spraw.
Zebrane?
Jeśli przeprowadziłaś/eś cały proces prawidłowo, w Twojej skrzynce spraw przychodzących pojawiło się
zapewne kilkadziesiąt (a może około setki) spraw.
Jak się z tym czujesz? Zastanów się, czy samo zebranie spraw poprawiło Twoje samopoczucie i
uczucie kontroli nad Twoim życiem.
Sprawy w skrzynce są teraz bezpieczne i czekają na kolejny etap postępowania GTD – analizę. Tym etapem zajmiemy się w następnej prezentacji.
Napisz w komentarzu, ile spraw udało Ci się zgromadzić podczas Twojego pierwszego zbierania spraw.
Zauważ – teraz możesz konkretnie powiedzieć, ile masz na głowie!
Na pewno ten proces był pracochłonny, ale taka praca wymagana jest tylko przy starcie systemu
(lub po jego zaniedbaniu). W trakcie codziennego używania metody GTD, Twoja skrzynka spraw
przychodzących będzie na bieżąco zapełniana i opróżniana, gdy tylko uznasz to za stosowne. W
ciągu typowego dnia trafi do niej kilkanaście spraw.
Co się dzieje ze sprawami ze skrzynki odbiorczej
Sprawy, które umieścisz w skrzynce spraw przychodzących czekają tam, aż będziesz mieć
chwilę niezagospodarowanego czasu na ich przejrzenie.
Co się dzieje ze sprawami ze skrzynki odbiorczej
Sprawy, które umieścisz w skrzynce spraw przychodzących czekają tam, aż będziesz mieć
chwilę niezagospodarowanego czasu na ich przejrzenie.
Będzie to proces analizy spraw, któremu będzie poświęcona następna prezentacja.
Co się dzieje ze sprawami ze skrzynki odbiorczej
Sprawy, które umieścisz w skrzynce spraw przychodzących czekają tam, aż będziesz mieć
chwilę niezagospodarowanego czasu na ich przejrzenie.
Będzie to proces analizy spraw, któremu będzie poświęcona następna prezentacja.
W wyniku analizy, sprawy zostaną podzielone na siedem kategorii:
1. śmieci,2. sprawy „kiedyś/może”,
3. do odniesienia się,4. do zrobienia natychmiast,
5. do oddelegowania,6. do wpisania do kalendarza,
7. na listę najbliższych działań.
Co się dzieje ze sprawami ze skrzynki odbiorczej
Sprawy, które umieścisz w skrzynce spraw przychodzących czekają tam, aż będziesz mieć
chwilę niezagospodarowanego czasu na ich przejrzenie.
Będzie to proces analizy spraw, któremu będzie poświęcona następna prezentacja.
Następna prezentacja dokładnie opisze proces analizy i nauczy Cię, kiedy i jak zakwalifikować sprawę do odpowiedniej kategorii.
W wyniku analizy, sprawy zostaną podzielone na siedem kategorii:
1. śmieci,2. sprawy „kiedyś/może”,
3. do odniesienia się,4. do zrobienia natychmiast,
5. do oddelegowania,6. do wpisania do kalendarza,
7. na listę najbliższych działań.
Co się dzieje ze sprawami ze skrzynki odbiorczej
Sprawy, które umieścisz w skrzynce spraw przychodzących czekają tam, aż będziesz mieć
chwilę niezagospodarowanego czasu na ich przejrzenie.
Będzie to proces analizy spraw, któremu będzie poświęcona następna prezentacja.
Następna prezentacja dokładnie opisze proces analizy i nauczy Cię, kiedy i jak zakwalifikować sprawę do odpowiedniej kategorii.
W wyniku analizy, sprawy zostaną podzielone na siedem kategorii:
1. śmieci,2. sprawy „kiedyś/może”,
3. do odniesienia się,4. do zrobienia natychmiast,
5. do oddelegowania,6. do wpisania do kalendarza,
7. na listę najbliższych działań.
Omówimy także proces przeglądu, dzięki któremu na pewno żadna sprawa Ci nie umknie.
Analogia skrzynki spraw przychodzących
Jeśli jeszcze masz problem z wyobrażeniem sobie, jak będzie funkcjonowała Twoja skrzynka spraw
przychodzących, wyobraź sobie, że działa ona jak…
Analogia skrzynki spraw przychodzących
Jeśli jeszcze masz problem z wyobrażeniem sobie, jak będzie funkcjonowała Twoja skrzynka spraw
przychodzących, wyobraź sobie, że działa ona jak……zlew:-).
Analogia skrzynki spraw przychodzących
Jeśli jeszcze masz problem z wyobrażeniem sobie, jak będzie funkcjonowała Twoja skrzynka spraw
przychodzących, wyobraź sobie, że działa ona jak……zlew:-).
® Prawdopodobnie wolisz, żeby brudne naczynia były w zlewie, a nie porozrzucane po całym mieszkaniu – tak samo sprawy, które
wymagają Twojej uwagi, zbierzesz w skrzynce spraw przychodzących.
® Wrzucasz tam wszystkie brudne naczynia – sprawy, które wymagają Twoich działań.
® Zazwyczaj nie myjesz naczynia od razu po umieszczeniu go w zlewie – tak samo sprawy w skrzynce spraw przychodzących
czekają na czas, kiedy będziesz mogła/mógł dokonać ich analizy.® Gdy masz czas (albo zbierze się na tyle dużo brudnych naczyń)
przystępujesz do mycia i zaczynasz od naczyń na górze, a kończysz, gdy umyjesz wszystkie – podobnie w analizie, nie jest
ważne, które sprawy przeanalizujesz najpierw. bo w krótkim czasie i tak przeanalizujesz wszystkie.
® W czasie mycia niektóre naczynia umyjesz i odstawisz do osuszenia, niektóre zostawisz do odmoczenia – w procesie
analizy też podzielisz sprawy na różne kategorie.
Podsumowanie
Prezentacja zaprezentowała Ci proces zbierania spraw, w którym świat zewnętrzny spotyka się z Twoim systemem GTD.
Kluczowym, dla procesu zbierania spraw, elementem systemu GTD jest skrzynka spraw
przychodzących (lub kilka takich skrzynek). To w niej Twoje sprawy oczekują, nie rozpraszając Cię, aż
będziesz miała/miał czas je przeanalizować.
Skrzynką spraw przychodzących może być fizyczne miejsce program komputerowy lub skrzynka e-mail. Musi to być jednak miejsce wyraźnie oddzielone od
reszty systemu.
Ważne jest, aby do skrzynki spraw przychodzących zebrać absolutnie wszystkie sprawy związane z
Twoim życiem oraz aby utrzymywać liczbę skrzynek spraw przychodzących na minimalnym poziomie
potrzebnym do funkcjonowania systemu.
Teraz Twoje sprawy czekają bezpiecznie, aż je przeanalizujesz. Zajmiemy się tym w następnej prezentacji. W międzyczasie dorzucaj do
Twojej skrzynki spraw przychodzących nowe, bieżące sprawy!
Zadania z tej prezentacji
Napisz w komentarzu pod prezentacją na naszym profilu na Facebooku:
1. Ile spraw udało Ci się zebrać w czasie gromadzenia spraw inicjującego Twój system GTD?
2. Czy zebrałeś sprawę, której nie da się zakwalifikować do żadnej z kategorii wymienionych na jednym ze slajdów w prezentacji? Jeśli tak – napisz tę kategorię w komentarzu, aby zainspirować innych! Może to przypomni komuś o sprawie, o której zapomniał.
Do zobaczenia w następnej prezentacji!
Masz pytania lub uwagi? Napisz do nas poprzez prywatną wiadomość na profilu
www.facebook.com/gieldapracdyplomowych lub w komentarzu pod prezentacją na naszym profilu!
Ponieważ poprzednia i ta prezentacja mówią o ważnych rzeczach i mogą wymagać trochę czasu do zrealizowania opisanych w nich zadań – następną prezentację umieścimy dopiero w czwartek lub piątek po Nowym Roku.
Tymczasem życzymy wszystkim uczestnikom kursu spokojnego czasu świątecznego, który pozwoli Wam uporządkować sprawy stojące przed Wami i przeanalizować cele, które chcecie osiągnąć.Niech czas spędzony z rodziną i odpoczynek dadzą Wam siły do realizacji tego, co w Waszym życiu najważniejsze!
