LA ASISTENCIA TECNICA ARCHIVISTICA EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

LA ASISTENCIA TECNICA ARCHIVISTICA EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Wilber Astocuri Avila05 de junio de 2014

Asociación de Bibliotecarios, Archiveros y Museólogos del Perú - ABAMP

ADMINISTRACION PUBLICA

Cuando hablamos de Administración Publica, nos estamos refiriendo a los tres niveles de gobierno que existe en nuestro país: Gobierno Central, Gobierno Regional, Gobierno Local.

Evidentemente es un campo muy vasto y diverso, donde el Archivo General de la Nación a través de la cpsac pretende aportar en la gestión de sus archivos.


Cuando uno escucha “Administración Publica”, hacemos casi de un modo instintivo la asociación a “papeles”, entonces administración seria igual a “gestión de papeles”.

Sin embargo, en la AP no se gestiona papeles, sino la información que contiene esos papeles. El papel es solo el soporte.


Entonces los Archivos son los que custodian los fondos documentales que se genera en la AP producto de sus actividades administrativas. En los últimos años el AGN ha puesto el acento en la necesidad de implementar mejoras en las Asistencias Técnicas Archivísticas, aspecto que en los archivos puede contribuir decisivamente a un mayor efectividad de la AP

QUE SE ENTIENDE POR ASISTENCIA TECNICA ARCHIVISTICA

Es el servicio que se presta para generar y fortalecer la capacidad institucional y el desarrollo de competencias en temas de Archivo, desarrollando diferentes mecanismos de atención a las necesidades específicas en materia de gestión documental acompañados de instrumentos técnicos para mejorar el servicio a los ciudadanos.

CARACTERISTICAS DE LA ASISTENCIA TECNICA ARCHIVISTICA

Pertinente: Adecuada a las necesidades de los archivos de las entidades.

Eficacia: Logro de los objetivos al finalizar la asistencia técnica, con el uso adecuado de los recursos.

CARACTERISTICAS DE LA ASISTENCIA TECNICA ARCHIVISTICA

Oportunidad: Respuesta inicial, programada y ejecutada a tiempo.

Calidad Conceptual: Coherente con políticas archivísticas, con unidad de criterios y conceptos, contenidos adecuados, fácilmente replicable.

CATEGORIAS DE LA ASISTENCIA TECNICA ARCHIVISTICA

Capacitación: Proporciona conocimientos que le permiten a los archivos, fortalecer la capacidad de gestión documental, percibir los requerimientos del entorno, tomar decisiones acertadas en situaciones complejas, trabajar en equipo y valorar lo publico.


Asesoramiento: Aconseja, opina y advierte.

Proporciona ayuda en el proceso de toma de decisiones, identifica problemas, señala oportunidades de mejora y selecciona cursos de acción.


Ejecución operativa (Acompañamiento):

Tiene que ver con el apoyo directo, orientado a la solución de dificultades, a través de diferentes tipos y categorías, entre otras, la atención in situ.

Tratamiento técnico archivístico en las instalaciones de cada entidad que requiere dicha asistencia, previa suscripción de un convenio marco o especifico de cooperación interinstitucional.

TIPOS DE ASISTENCIA TECNICA ARCHIVISTICA

Presencial

Virtual

Telefónica

PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE LA ASISTENCIA TECNICA ARCHIVISTICA

Solicitud de elaboración de Diagnostico. Elaboración de un Diagnostico

Integral de los Archivos. Elaboración de Propuesta Técnica y

Económica. Elaboración del texto preliminar del

Convenio (marco o especifico).

DIAGNOSTICO SITUACIONAL DE ARCHIVO

El diagnóstico, es el primer paso para todo tratamiento archivístico, porque nos permite obtener una visión integral de la situación actual de la documentación y los archivos en la entidad, por ello, la importancia fundamental que cumple dentro de la aplicación de los procesos archivísticos a los archivos.


consiste, en la realización de una observación pormenorizada, participante e interactiva de los procesos referido a las actividades archivísticas y al personal, aplicando una observación estructurada en la cual se emplearan procedimientos formales en la recopilación de los datos (entrevistas con preguntas abiertas, cuestionarios, etc.).


Luego los registros de los datos obtenidos, son cuantificados y tratados estadísticamente, permitiendo tener una visión general y actual de la situación de los archivos. A los resultados obtenidos se aplica el análisis histórico y técnico archivístico correspondiente, para emitir las conclusiones y recomendaciones del caso, en un informe escrito de manera sencilla y clara.

ACTIVIDADES DE LA ASISTENCIA TECNICA ARCHIVISTICA

A partir del Diagnostico, se elabora las líneas de acción de la Asistencia Técnica Archivística.

Elaboración de un Diagnostico Integral de los Archivos.

Elaboración de Propuesta Técnica y Económica.

CONTRIBUCIONES POR PARTE DE LAS ASISTENCIAS TECNICAS ARCHIVISTICAS

Cambiar la visión del papel de los Archivos y de la profesión. Fomentar cultura en el ciudadano acerca de la importancia de los Archivos para transparencia administrativa, derecho de acceso a la información publica y pronta respuesta, y rendición de cuentas.

MUCHAS GRACIAS

Wilber Astocuri Avila Secretario Técnico de la Comisión Permanente

de Servicios Archivísticos y Consultoría del Archivo General de la Nación.

Consultor en temas de Gestión Publica y Archivos.

Candidato a Magister en Ciencias Políticas con mención en Gestión Publica, por la Pontificia Universidad Católica del Perú.

Historiador de la Universidad Nacional Federico Villarreal.

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