LAPORAN AKHIR KEGIATAN GELADI

PT INDUSTRI TELEKOMUNIKASI INDONESIA (INTI)

DIVISI HUMAN CAPITAL MANAGEMENT (HCM)

Laporan ini disusun untuk memenuhi syarat mata kuliah Geladi Program Studi S1

Sistem Informasi Universitas Telkom

Disusun Oleh :

Bartolomeus Perwira Wicaksana Putra (1106130062)

S1 Sistem Informasi

Fakultas Rekayasa Industri

Universitas Telkom

Bandung

2015

LEMBAR PENGESAHAN

Laporan akhir geladi ini diajukan untuk memenuhi persyaratan telah

menyelesaikan geladi Universitas Telkom 2015 mulai tanggal 1 Juni 2015 – 10

Juli 2015 berlokasi di PT INDUSTRI TELEKOMUNIKASI INDONESIA dan

ditempatkan di Divisi Human Capital Management (HCM).

Oleh peserta geladi yaitu ;

Nama : Bartolomeus Perwira Wicaksana Putra

NIM : 1106130062

Jurusan : S1 Sistem Informasi Fakultas Rekayasa Industri

Pembimbing Lapangan

Iwan Mohamad Ridwan

NIP : PP.198411132

Pembimbing Akademik

Fransiskus Tatas Atmaji S.T,M.Eng

NIP : 148113941

ii

Bandung, 10 Juli 2015

Bartolomeus Perwira Wicaksana Putra

NIM : 1106130062

Disetujui dan disahkan oleh

ABSTRAK

Mata kuliah geladi merupakan suatu mata kuliah wajib bagi seluruh

mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Telkom. Kegiatan geladi ini diharapkan

agar mahasiswa dapat beradaptasi dengan dunia kerja baik teknis maupun non

teknis. Geladi dapat memberikan pengalaman kerja dan meningkatkan wawasan

dan keterampilan bagi mahasiswa untuk mengenal lingkungan kerja yang nyata.

Dengan adanya geladi ini diharapkan mahasiswa dapat mengasah kemampuan

yang dimilikinya agar dapat berkontribusi dengan baik dalam perusahaan. Lokasi

geladi berada pada PT INDUSTRI TELEKOMUNIKASI INDONESIA bertempat

di kota Bandung. Ditempatkan pada Divisi Human Capital Management (HCM).

Selama kegiatan geladi ini, penulis dapat mengetahui dan membantu pekerjaan

pekerjaan yang dikerjakan oleh divisi HCM seperti halnya mengenal peraturan

yang dibuat untuk menunjang kinerja karyawan, prosedur kerja yang beragam

untuk digunakan sebagain panduan dalam kegiatan karyawan, mempresentasikan

hasil kerja yang benar dalam dunia industri, dan fungsi hukum yang berlaku untuk

perusahaan dibawah BUMN.

iii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena

atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Akhir Geladi.

Penulisan laporan ini diberikan untuk memenuhi syarat mata kuliah Geladi pada

jurusan S1 Teknik Industri Universitas Telkom.

Dalam penyusunan laporan akhir ini, tidak sedikit kesulitan dan hambatan

yang penulis alami, namun berkat dukungan, dorongan, dan semangat dari orang

orang terdekat, sehingga penulis mampu menyelesaikannya. Untuk itu penulis

mengucapkan banyak terima kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu

dalam menyusun laporan akhir ini.

Penulis menyadari bahwa laporan akhir masih jauh dari kesempurnaan

baik bentuk penyusunan maupun materinya. Oleh karena itu, kritik dan saran yang

membangun sangat penulis harapkan untuk penyempurnaan selanjutnya.

Bandung, 10 Juli 2015

Penulis

iv

v

DAFTAR ISILEMBAR PENGESAHAN................................................................................................ii

ABSTRAK........................................................................................................................ iii

KATA PENGANTAR.......................................................................................................iv

DAFTAR ISI......................................................................................................................v

I. PENDAHULUAN.....................................................................................................1

1.1 Latar Belakang...................................................................................................1

1.2 Profil Perusahaan................................................................................................2

1.3 Struktur Organisasi Perusahaan..........................................................................3

1.4 Rumusan Masalah..............................................................................................4

1.5 Struktur Organisasi.............................................................................................4

1.6 Batasan Masalah.................................................................................................5

1.7 Tujuan Pelaksanaan Geladi................................................................................5

1.8 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Geladi.............................................................5

II. TINJAUAN TEORI..................................................................................................6

2.1 Human Capital Management..............................................................................6

2.2 Proses Bisnis......................................................................................................6

2.3 Mega..................................................................................................................7

III. PELAKSANAAN GELADI..................................................................................8

3.1 Rencana Kegiatan...............................................................................................8

3.2 Pelaksanaan........................................................................................................8

3.3 Hasil...................................................................................................................9

IV. PENUTUP...........................................................................................................10

4.1 Kesimpulan......................................................................................................10

4.2 Saran................................................................................................................10

LAMPIRAN.....................................................................................................................11

Lampiran 1. Alur kegiatan karyawan dalam memasuki jam kerja................................11

Lampiran 2. Alur kegiatan karyawan apabila terlambat atau pulang lebih awal...........12

Lampiran 3. Alur karyawan apabila tidak hadir tanpa izin...........................................13

Lampiran 4. Alur konfirmasi ketidakhadiran karyawan...............................................14

Lampiran 5. Alur karyawan apabila ijin meninggalkan kantor.....................................15

I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada era globalisasi ini keperluan teknologi telekomunikasi yang

semakin mudah dan sangat dibutuhkan oleh masyarakat. Dengan mengikuti era

global yang semakin canggih, diharapkan teknologi telekomunikasi akan lebih

mudah digunakan. Banyak perusahaan yang sudah lama bergerak dibidang

telekomunikasi untuk menjadi yang terbaik dan dibutuhkan masyarakat maupun

perusahaan. Karena itu persaingan di bidang telekomunikasi sangatlah sengit,

maka dari itu dibutuhkan perusahaan yang kompoten di bidang teknologi

telekomunikasi dan salah satu perusahaan tersebut adalah PT INTI.

Sebagai salah satu perusahaan yang berkontribusi dibidang

telekomunikasi, PT INTI sudah menjadi pemasok utama pembangunan jarringan

telepon nasional yang diselenggarakan oleh perusahaan yang menjadikan layanan

telekomunikasi. Sebagai pemasok utama maka PT INTI mendapat order yang

cukup tinggi, maka dari itu divisi Human Capital Management yang berada di PT

INTI memiliki strategi untuk menempatkan indiviu-individu yang memiliki

talenta agar ditempatkan dalam posisi atau jabatan yang sesuai dengan

kemampuannya. Untuk menempatkan posisi yang sesuai dan agar produktivitas

perusahaan tetap berjalan sesuai aturan maka dibutuh prosedur kerja untuk

menunjung produktivitas tersebut.

Sebagai peserta geladi yang di tempatkan di divisi ini, setelah menjalani

pengarahan yang baik kami diberikan tugas untuk membuat beberapa prosedur

kerja untuk menjadi acuan kerja agar perusahaan dapat berkembang dengan aturan

dan control planning perusahaan. Kegiatan ini sungguh bermanfaat bagi

mahasiswa untuk membuka wawasan serta menambah pengetahuan dunia industri

dengan cara terjun langsung ke dalamnya.

1.2 Profil Perusahaan

Berdasarkan Keputusan Menteri Negara BUMN Nomor: 036/MPBUMN/

1988, PT INTI (Persero) dimasukkan ke dalam kelompok Industri Strategis. Pada

tanggal 17 Januari 1998 dikeluarkan sebuah Peraturan Pemerintah Republik

Indonesia No: 12 tahun 1998 yang menghilangkan peran departemen teknis dalam

mengelola BUMN. Sebagai tindak lanjutnya, pembinaan INTI beralih ke

Kementrian Negara Pendayagunaan BUMN. Pada tahun yang sama BPIS beralih

status menjadi sebuah holding company dengan nama PT Bahana Pakarya Industri

Strategis (Persero) atau PT BPIS dan sepuluh BUMN strategis di bawahnya

menjadi anak perusahaan. Kondisi ini berakhir pada tahun 2002, dimana PT BPIS

dibubarkan pada bulan Maret 2002 sesuai Peraturan Pemerintah Nomor: 52 Tahun

2002. Selanjutnya pengelolaan INTI beralih kembali ke Kementrian Negara

Pendayagunaan BUMN.

Visi :

Menjadi pilihan pertama bagi pelanggan dalam mentransformasikan

"mimpi" menjadi "kenyataan”.

Misi :

Fokus bisnis tertuju pada kegiatan jasa engineering yang sesuai dengan

spesifikasi dan permintaan konsumen.

Memaksimalkan value (nilai) Perusahaan serta mengupayakan growth

(pertumbuhan) yang berkesinambungan.

Berperan sebagai prime mover (penggerak utama) bangkitnya industri

dalam negeri.

Lokasi :

Jl. Moh. Toha no. 77 Bandung 40253, Indonesia

Tel: +62-22-5201501

Fax: +62-22-5202444

1.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 1. Struktur organisasi PT INTI

1.4 Rumusan Masalah

Bagaimana cara menggunakan perundangan dan aturan sebagai referensi

prosedur kerja?

Baga imana cara membuat prosedur kerja yang sesuai dengan alur dan

struktur perusahaan?

Mengapa dibutuhkannya prosedur kerja sebagai proses bisnis dalam

perusahaan?

Aplikasi apa yang dipakai untuk membuat proses bisnis dalam prosedur

kerja?

1.5 Struktur Organisasi

Gambar 2. Struktur organisasi divisi HCM

1.6 Batasan Masalah

Divisi HCM berfungsi untuk mengatur manajemen karyawan yang

berlaku dalam prosedur kerja dan menjalankan setiap prosedur kerja, membuat

petunjuk kerja, dan HCM memiliki fungsi untuk membuat perusahaan tetap

berkembang sesuai control planning, dan yang melakukan pendekatan kepada unit

kerja agar sesuai dengan prosedur kerja PT INTI.

Namun sebagai peserta geladi kami hanya ditugaskan untuk membuat

prosedur kerja absensi, masa persiapan pensiun (MPP), perjanjian kerja waktu

tertentu (PKWT), dan laporan manajemen yang benar dan harus disesuaikan

dengan hukum, aturan, dan struktur organisasinya.

1.7 Tujuan Pelaksanaan Geladi

Peserta geladi dapat mengetahui dan terlibat dunia industri secara nyata.

Peserta geladi dapat mengenal pekerjaan apa saja yang dilakukan dalam

Divisi HCM

Peserta geladi dapat membantu kerja karyawan dalam hal pembuatan

prosedur kerja.

Peserta geladi dapat belajar bersosialisasi dan berinisitaf layaknya

seorang yang sudah bekerja.

1.8 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Geladi

Dilaksanakan pada :

tanggal : Senin 1 Juni – Jumat 10 Juli 2015

waktu : pukul 07.30-12.00 WIB

tempat : PT Industri Telekomunikasi Indonesia gedung pusat lantai 7

divisi : HCM

II. TINJAUAN TEORI

2.1 Human Capital Management

Human Capital Managemet (HCM) dijelaskan oleh accounting for People

task Force (2003) sebagai “pendekatan strategis untuk memanajemen orang-orang

yang berfokus pada isu yang sangat penting tentang keberhasilan organisasi”. Hal

ini menempatkan manajemen manusia pada level issu strategi yang tinggi dan

dipandang sebagai sebuah cara analisis, pengukuran dan evaluasi yang sistematik

dalam membuat sebuah kebijakan dan penciptaan sebuah nilai. Penempatan

karyawan sesuai dengan talentanya pada akhirnya akan berdampak pada

pencapaian visi dan misi organisasi. Selain itu, bagian HCM memiliki bertugas

untuk melakukan pengembangan pada Karyawan demi terciptanya keunggulan

kompetitif.

Menurut Scarborough dan Elias (2002) menuliskan bahwa Human Capital

Management dapat menjadi penghubung antara Sumber Daya Manusia dengan

strategi bisnis. Maka dari itu strategis yang baik adalah memilih SDM yang

memiliki sosial dan komunikasi yang baik dalam HCM adalah tindakan yang

paling benar karena kapasitas semua sumber daya sangat diperhitungkan. Duncan

Brown berpendapat bahwa HCM tidak hanya fokus pada sistem pengukuran

perusahaan, namun juga tentang bagaimana memperagakan dan menerapkan

pengukuran yang relevan, dengan menggabungkan dan menginterpretasikan hasil

pengukuran itu dan juga memanfaatkan informasi ini untuk keuntungan strategi.

HCM sebaiknya mampu menciptakan suasana belajar, saling pengertian, dan

keikut sertaan dalam organisasi. Dalam sebuah organisasi akan memerlukan cara

bagaimana mengarahkan penerapan kebijakan HCM yang bisa memberikan nilai

tambah dengan mempertemukan aspirasi dan kebutuhan unit kerja perusahaan.

2.2 Proses Bisnis

Proses bisnis adalah kumpulan dari proses yang berisi kumpulan aktivitas

(tasks) yang saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu keluaran

yang mendukung pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Fungsi dari kegiatan

proses bisnis dilakukan untuk tujuan-tujuan bisnis yang dibuat.

Beberapa karakteristik umum yang dia dianggap harus dimiliki suatu

proses bisnis yaitu definitif, urutan, pelanggan nilai tambah, keterkaitan, fungsi

silang. Davenport (1993) mendefinisikan proses bisnis sebagai “aktivitas yang

terukur dan terstruktur untuk memproduksi output tertentu untuk kalangan

pelanggan tertentu. Terdapat di dalamnya penekanan yang kuat pada “bagaimana”

pekerjaan itu dijalankan di suatu organisasi, tidak seperti fokus dari produk yang

berfokus pada aspek “apa”. Suatu proses oleh karenanya merupakan urutan

spesifik dari aktivitas kerja lintas waktu dan ruang, dengan suatu awalan dan

akhiran, dan secara jelas mendefinisikan input dan output.”

2.3 Mega

Aplikasi MEGA adalah sebuah tools yang dapat membantu suatu

perusahaan dalam membuat pemodelan baik pemodelan proses bisnis atau

pemodelan Enterprise Architecture. Sebelum memulai pekerjaan, administrator

harus membuat sebuah environment baru dan sebuah repositori baru dengan

menggunakan modul Administration MEGA. Sebuah environment

memungkinkan beberapa user untuk berbagi data yang sama. Dalam environment

berisi satu atau lebih repositori kerja, dan sebuah repositori sistem.

Environment terdiri dari:

User

Satu atau lebih repositori kerja untukdigunakan user

Sistem repositori yang mengandung metamode

Konten informasi yang dapat dibagi-bagi oleh user kepada user lain

III. PELAKSANAAN GELADI

3.1 Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan yang dilaksanakan pada pelaksanaan geladi dimulai pada hari

Senin, tanggal 1 Juni 2014 dan berakhir pada hari Jumat, tanggal 10 Juli 2014

yang berlangsung sekitar 4 minggu di PT INTI, adalah sebagai berikut:

Memahami dan mempelajari Surat Keputusan Direksi (SKD), peraturan

dan perjanjian yang dibuat perusahaan bagi karyawan;

Menerapkan dan membuat peraturan yang menjadi acuan pembuatan

prosedur;

Membuat prosedur kerja Absensi Karyawan;

Mempresentasikan prosedur kerja di hadapan Kepala Bagian dan Kepala

Urusan.

3.2 PelaksanaanKegiatan yang dilakukan oleh peserta geladi kelompok kami yang ditempatkan di

PT INTI, adalah sebagai berikut:

1) Memahami dan mempelajari Surat Keputusan Direksi (SKD), peraturan

dan perjanjian yang dibuat perusahaan bagi karyawan.

Kegiatan ini ditujukan agar individu yang sudah bekerja bisa mengerti

hukum yang lebih spesifik, karena berkaitan dengan kemajuan perusahaan

dan prosedur kerja.

2) Menerapkan dan membuat peraturan yang menjadi acuan pembuatan

prosedur.

Kegiatan ini sebagai langkah awal pada saat membuat prosedur kerja,

dimana dalam prosedur kerja harus dibuat berdasarkan Surat Keputusan

Direksi (SKD). Sehingga ada hukum yang berlaku dan dibuat

berlandaskan hukum bukan atas keuntungan sepihak.

3) Membuat Prosedur Mengenai Absensi Karyawan

Kegiatan ini merupakan salah satu kegiatan dalam pembuatan prosedur

yang diberikan pada kami. Fungsi prosedur absensi adalah agar setiap unit

kerja di perusahaan mengerti aturan dan langkah-langkah kegiatan

mengenai kehadiran karyawan. Dalam prosedur terdapat 5 alur kegiatan

yang di lampirkan yaitu alur kegiatan karyawan dalam memasuki jam

kerja yaitu alur kegiatan karyawan dalam memasuki jam kerja, alur

kegiatan karyawan apabila terlambat atau pulang lebih awal, dan alur

karyawan apabila tidak hadir tanpa izin, alur konfirmasi ketidakhadiran

karyawan, dan alur karyawan apabila ijin meninggalkan kantor.

4) Mempresentasikan hasil prosedur kerja di hadapan Kepala Bagian dan

Kepala Urusan.

Kegiatan ini ditujukan agar pembuat prosedur kerja dapat menjelaskan

kepada atasan prosedur dan proses bisnis apa saja yang terjadi di setiap

alur dalam prosedur, sehingga ada sinkronisasi menurut pendapat beberapa

pihak.

3.3 Hasil

Peserta geladi dapat mengetahui prosedur kerja bidang Human Capital

Management.

Peserta geladi dapat mengaplikasikan pelajaran kuliah secara langsung di

dunia kerja

Peserta geladi dapat lebih memahami penggunaan proses bisnis dalam

dunia industri.

Peserta geladi dapat membantu proses kerja karyawan.

Peserta geladi mengetahui dan dapat bersosialisasi dalam lingkungan kerja

secara nyata.

IV. PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan kegiatan geladi ini berlangsung, didapatkan beberapa kesimpulan

sebagai berikut :

Mata kuliah geladi merupakan salah satu mata kuliah yang menempatkan

mahasiswa untuk mengenal dunia kerja nyata.

Divisi HCM yang menangani kebijakan dan setiap individu di semua

divisi.

Dalam pembuatan prosedur kerja diperlukan pendapat dan revisi berkali-

kali untuk mencapai kesejahteraan bersama baik untuk perusahaan dan

individu-individu.

4.2 Saran

Setelah melaksanakan kegiatan geladi ini, terdapat beberapa hal yang perlu

diperhatikan dan ditingkatkan agar kegiatan geladi ini menjadi lebih baik di tahun

selanjutnya, seperti :

1) Informasi dan proses penginputan lokasi geladi di iGracias agar lebih

di kembangkan lagi, sehingga tidak ada informasi yang simpang siur;

2) Sebaiknya ketika pembuatan prosedur kerja harus sudah ada dulu

acuan atau peraturan sehingga pembuatan prosedur kerja bisa lebih

efektif dan efisien dan tidak terjadi kesalahan berkali-kali yang

menghabiskan banyak waktu.

3) Untuk menciptakan lingkungan kerja yang baik komunikasi mengenai

prosedur kerja yang sudah dibuat, harus segera disampaikan agar

setiap individu tidak melakukan tindakan yang melanggar prosedur

kerja dengan alasan belum disampaikan.

LAMPIRANBerikut akan dilampirkan proses bisnis absensi karyawan :

Lampiran 1. Alur kegiatan karyawan dalam memasuki jam kerja.Alur langkah-langkahclock in dan clock out

karyawan ketikamemasuki jam kerja

Unit kerja

log in sistem

Start

clock in untukabsen

Terlambat atau tidak ?

Ke ProsedurBagian-2

End

Clock out sistem memiliki SPKL

Karyawan sudahselesai jamkerjanya

Sudah selesai ataulembur ?

Sekertaris Bag. HCM

Mengetahui kehadirankaryawan yang clock

in

laporan kehadirankaryawan

menyesuaikan laporan dengandatabase sistem

Memeriksa kehadiran, jammasuk, dan jam pulang

karyawan

melakukanpelanggaran atau tidak

?

Ke ProsedurBagian-2

Terlamabat Tidak

TidakYa

SystemAbsensiclock in absensiclock out absensi

Portal

SystemAbsensiclock in absensiclock out absensi

Portal

Lampiran 2. Alur kegiatan karyawan apabila terlambat atau pulang lebih

awal.

Alur karyawan apabilaterlambat atau pulang

lebih awal dalamprosesdur absensi.

Lebih

tidaklebih awal

TidakYa

Tidak

Unit kerja

Start

datang terlambat

lebih dari 15menit atau

tidak?pemberlakuanpemotongan gaji

tidak adapelanggaran

lebih dari 4 jam ataukurang ?

pemotongan gaji sanksi tambahan

pulang jam kerja

pulang lebih awal atausesuai ?

pemotongan gaji

End

Lampiran 3. Alur karyawan apabila tidak hadir tanpa izin.

Alur karyawan apabilatidak hadir tanpa izin

dalam prosedur absensi.

Administrasi

Menerimaketerangan

ketidakhadiran

Menyerahkanketerangan

ketidakhadiran

Bag. HCM

menerimapemberitahuanketidakhadiran

karyawan

Memprosesketerangan tidak

hadir

System AbsensiAlert system

Unit kerja

pemotongan gajidan pemotongan

fasilitas uangmakan

tidak hadir kerja

Start

End

Lampiran 4. Alur konfirmasi ketidakhadiran karyawan.

Alur KonfirmasiKetidakhadiran Karyawan

Unit kerja

Menerima dataketridakhadiran

Klarifiaksi dataketidakhadiran

AdministrasiBag. HCM

Start

System AbsensiDatabase

memeriksaabsensi

Konfirmasiketidakhadiran

Menerima klarifikasi dataketidakhadiran

menindaklanjuti dataketidakhadiran

Memproses dataketidakhadiran

End

Menerima konfirmasiketidakhadiran

Memberikan dataketidakhadiran

Memproses klarifikasidata ketidakhadiran

Lampiran 5. Alur karyawan apabila ijin meninggalkan kantor.

Alur Karyawan apabila ijinmeninggalkan kantor kerja

TidakYa

Unit kerja

Mengisi surat ijinkeluar kantor

Start

Tetap bekerja

Atasan Langsung

Menerima suratizin keluar kantor

Memberikankeputusan

Unit kerja bagian SDM

diizinkan ?

Rekapitulasi Data IjinKaryawan

Menerima KonfirmasiData Ijin Karyawan

End

Ka. div

Konfirmasi