Les 5S bureau

LES 5S BUREAU

Mise en œuvre

Eric METAIS - Ingénieur ConseilL’Acropole - 2, Rue Crucy BP.60515 - 44005 NANTES Cedex 1

Tél. 02 72 90 02 66 - Fax. 02 28 24 90 88 - GSM. 06 24 88 48 06devinci-conseil.fr – [email protected]

Cabinet DEVINCI Conseil

Stratégie & Management des organisationsIngénierie des produits et des process

Page 2 sur 43 LES 5S BUREAU

TABLE DES MATIERES

1 - Introduction.................................................................................................................5

2 - Signification et utilité des 5S.....................................................................................72.1 Seiri = Débarras......................................................................................................................... 7

2.1.1 Hiérarchisation des éléments............................................................................................72.1.2 Traiter les causes..............................................................................................................8

2.2 Seiton = Rangement..................................................................................................................8

2.2.1 Appliquer le principe du rangement...................................................................................82.2.2 Agencement fonctionnel....................................................................................................9

2.3 Seiso = Nettoyage..................................................................................................................... 9

2.3.1 Les lieux à surveiller........................................................................................................102.3.2 «Nettoyer = contrôler», un état d'esprit...........................................................................10

2.4 Seiketsu = Ordre...................................................................................................................... 10

2.4.1 Management visuel.........................................................................................................102.5 Shitsuke = Rigueur.................................................................................................................. 11

2.5.1 La rigueur est la première des règles des 5S..................................................................112.5.2 La rigueur peut modifier les schémas de comportement.................................................11

3 - Débarras (Seiri).........................................................................................................123.1.1 Méthode d’organisation...................................................................................................123.1.2 Choisir la fin et les moyens.............................................................................................12

3.2 Le secret de l’organisation.......................................................................................................13

3.3 Se débarrasser de l’inutile.......................................................................................................14

3.3.1 L'approche...................................................................................................................... 143.3.2 La procédure................................................................................................................... 14

3.4 EN RÉSUME........................................................................................................................... 16

4 - Rangement (Seiton)..................................................................................................174.1 La technique du rangement.....................................................................................................17

4.1.1 Mettre les choses à leur place........................................................................................174.1.2 Choisir la place de chaque objet.....................................................................................174.1.3 Décider comment les objets doivent être rangés............................................................174.1.4 Appliquez les règles de rangement.................................................................................18

4.2 Promouvoir le rangement........................................................................................................18

4.3 Comprendre et analyser la situation présente.........................................................................18

4.4 Choisir la place des objets.......................................................................................................19

4.4.1 Se débarrasser des choses dont vous n'avez pas besoin...............................................194.4.2 Déterminer la méthode d'analyse pour la disposition et l'implantation............................194.4.3 Standardiser la désignation des objets...........................................................................19

4.5 Décider comment ranger.........................................................................................................19

4.5.1 Le rangement fonctionnel................................................................................................194.5.2 Noms et places...............................................................................................................204.5.3 Faciliter la sortie et le rangement des objets...................................................................20

4.6 Respecter les règles................................................................................................................20

4.6.1 S'entraîner à prendre les objets et à les ranger..............................................................204.7 EN RÉSUMÉ........................................................................................................................... 21

DEVINCI Conseil – Copyright 2005 ©

LES 5S BUREAU Page 3 sur 43

5 - Nettoyage (Seiso)......................................................................................................225.1 Thème de nettoyage................................................................................................................22

5.2 L'approche en trois étapes.......................................................................................................22

5.3 Nettoyage de l’unité de travail.................................................................................................23

5.3.1 Procédures...................................................................................................................... 235.3.2 Zones et responsabilité...................................................................................................235.3.3 Mise en œuvre................................................................................................................245.3.4 Faciliter le processus......................................................................................................24

5.4 EN RÉSUMÉ........................................................................................................................... 26

6 - Ordre (Seiketsu)........................................................................................................276.1 L’ordre vient de l’application durable et la maîtrise des 5S......................................................27

6.2 Mettre les anomalies en évidence par des systèmes de visualisation.....................................27

6.3 Eduquer fait aussi partie du management visuel.....................................................................28

6.4 Les principes du management visuel.......................................................................................28

6.5 Tout est important.................................................................................................................... 28

6.6 Outils et méthodes de management visuel..............................................................................29

6.6.1 Règles concernant ce qu'il faut faire et ne pas faire........................................................296.6.2 Outils de mise en alerte..................................................................................................30

6.7 Manuels de management visuel : Règles d’application des 5S...............................................30

6.8 EN RÉSUMÉ........................................................................................................................... 31

7 - Rigueur (Shitsuke)....................................................................................................327.1 La rigueur pour changer d’habitudes.......................................................................................32

7.2 Acquérir des habitude..............................................................................................................33

7.3 Le pourquoi des problèmes de communications.....................................................................34

7.4 Surveiller l’application des règles et l’utilisation des check-lists...............................................35

7.5 Entrainez-vous jusqu,à ce que vous ne fassiez plus d’erreurs................................................36

7.6 La responsabilité personnelle..................................................................................................36

7.7 Campagnes pour le respect des règles...................................................................................38

7.8 EN RÉSUMÉ........................................................................................................................... 39

8 - La méthodologie de mise en place.........................................................................408.1 Constituer le comité d'animation 5S........................................................................................40

8.2 Définir la politique des 55........................................................................................................40

8.3 Définir le plan d'action 5S........................................................................................................40

8.4 Mettre en place un plan d'action 5S et des indicateurs d'évaluation........................................41

8.5 Suivre le plan d'action 5S........................................................................................................41

8.6 Synthèse de la démarche des 5S............................................................................................41

8.6.1 Comment Débarrasser - Trier ?......................................................................................418.6.2 Comment Ranger ?.........................................................................................................428.6.3 Comment nettoyer ?........................................................................................................42


8.6.4 Comment conserver en ordre et propre ?.......................................................................438.6.5 Comment impliquer et formaliser ?.................................................................................43



1 - Introduction

La Qualité ne peut pas s'épanouir dans des bureaux où s'amoncellent des dossiers. Le désordre

laissé sur les lieux de travail crée un environnement peu agréable, il nuit au désir de bien faire. Les

petites négligences, les petits écarts de conduite répétés, les accrocs aux règles en usage, altèrent

profondément le climat d'une unité.

La tenue d'un établissement, d'un bureau d'études, d'une agence commerciale, d'un siège social,

reflète, à coup sûr, la qualité d'une entreprise. Comment alors procéder dans une entreprise ? Dans

une unité ? Comment développer cette capacité à se plier à une discipline librement acceptée qui

génère l'ordre et le calme ? Comment rétablir un cadre où le désir de bien faire s'épanouisse et où

l'autonomie naisse du temps économisé par un travail plus efficace et plus rapide ?

C'est le but des 5S, la première des techniques de management à mettre en œuvre sur le chemin de

la Qualité Totale.

L'acronyme 5S tire son origine de la première lettre de chacune des cinq opérations à conduire dans

le cadre de cette technique :

Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.

La première opération, Seiri ou Débarras, vise à trier sur le poste de travail ce qui est strictement

nécessaire et qui doit être gardé en se débarrassant du reste. Elle touche à la fois aux objets

matériels (dossiers, bureaux) et aux objets immatériels (fichiers informatiques, base documentaire) qui

environnent ou conditionnent les méthodes de travail. Cette opération lutte contre le penchant bien naturel de l'être humain à accumuler.

Une fois le poste de travail débarrassé, la deuxième opération, Seiton ou Rangement, consiste à

aménager au mieux les moyens nécessaires en réduisant les gestes inutiles et les pertes de temps :

Une place pour chaque chose, chaque chose à sa place.

La troisième opération, Seiso ou Nettoyage, assure la propreté du poste de travail en luttant contre

le désordre.


La quatrième opération, Seiketsu ou Ordre, définit les règles par lesquelles le poste de travail

restera débarrassé des objets inutiles ? Rangé, nettoyé. Elle consolide les trois opérations

précédentes mais demeure plus particulièrement associée à la troisième opération, le nettoyage, elle

précise notamment les moyens d'élimination des causes du désordre.

La cinquième opération, Shitsuke ou Rigueur, est pleinement du ressort hiérarchique. Elle se fixe

pour but le maintien des bonnes habitudes, en soutenant et en encourageant le personnel à adhérer

aux règles. Le choix du terme de Rigueur dans le sens de respect de ce qui est exigé ou imposé par

les règles en tire toute sa justification.

Les 5S constituent la première des techniques de management à mettre en œuvre avant toutes les

autres. Elles ouvrent, en particulier, la voie aux activités de résolution de problèmes.

La méthode des 5S se révèle à l'usage remarquablement efficace parce qu'elle transforme physiquement l'environnement du poste de travail et parce qu'elle agit profondément sur l'état d'esprit du personnel, à tous niveaux hiérarchiques confondus.



2 - Signification et utilité des 5S

En dernière analyse, on peut dire que le rôle des 5S est d'éliminer le gaspillage. Mais de même que

chaque mot a un sens premier et un sens élargi, les 5S ont une signification plus large et assez

vague. II est donc important de définir clairement en quoi ils consistent, où ils sont censés vous mener

et comment les activités qui s'y rattachent doivent être structurées pour vous permettre d'atteindre ce

but.

En quoi consistent exactement les 5 S et que peuvent-ils vous apporter ?

2.1 Seiri = Débarras

Le sens premier de débarrasser est « dégager de ce qui embarrasse ».

Dans le contexte des 5S, cela signifie faire la distinction entre le nécessaire et l'inutile, prendre les

décisions difficiles qu'implique cette distinction et mettre en place une hiérarchisation des éléments

afin de supprimer ce qui ne sert à rien.

L'accent est donc mis sur la hiérarchisation des éléments, sur le traitement des causes afin

d'éliminer l'inutile et sur les façons d'éviter que ces causes ne deviennent des problèmes.

2.1.1 Hiérarchisation des éléments

Dans toute sorte de situations et pour beaucoup de choses, on évoque négligemment la nécessité de

«s'organiser», de «mettre de l'ordre». En réalité, l'organisation est peut-être la plus importante de

toutes nos activités.

Certaines personnes donnent l'impression de vivre dans un désordre permanent alors qu'elles sont en

fait très organisées, tandis que d'autres, apparemment rigoureuses et ordonnées, semblent

incapables de trouver quoi que ce soit lorsqu'elles en ont besoin. Organiser, est bien plus que déplacer seulement des objets. N'importe qui peut mettre de l'ordre dans une pièce ou un bureau,

mais seul l'utilisateur peut réellement créer un système dans lequel chaque chose aura sa place.

Les théories ne manquent pas sur la façon d'organiser votre travail, mais toutes ont le même point de

départ, à savoir prendre les choses une par une et les classer par ordre d'importance.

La première étape consiste à créer des catégories en fonction du degré d'importance et de mettre en

œuvre le management par catégories.


Il est toutefois très difficile de faire la distinction entre l'essentiel et le superflu, tant chez soi qu'au

travail. Nos placards sont encombrés de vêtements que nous ne portons plus mais que nous ne

pouvons nous résoudre à jeter. Au bureau ou à l'atelier nous laissons s'accumuler des papiers et des

cartons de pièces dont nous n'avons plus besoin depuis belle lurette. Mais au lieu de pratiquer la

hiérarchisation des éléments, nous gardons tout, en nous disant que tel document ou telle pièce

pourrait nous servir un jour. Nous conservons des choses «au cas où...». Au lieu de faire des choix,

difficiles certes mais indispensables, entre l'essentiel et le non essentiel.

2.1.2 Traiter les causes

II est donc capital de procéder à un grand nettoyage et de faire place nette. Cela nous permettra de

comprendre pourquoi cela va si mal et d'aller jusqu'à la cause première du problème. Nous pourrons

ainsi passer au plus important, à savoir, traiter les causes.

2.2 Seiton = Rangement

Que ce soit en relation avec les 5S ou en général, ranger veut dire placer chaque chose à un endroit

précis afin de pouvoir la trouver immédiatement en cas de besoin. On évite ainsi de perdre du temps à

chercher.

L'accent est mis sur l'organisation rationnelle pour éviter de perdre du temps à chercher. Une fois que

chaque chose à une place, définie en fonction des exigences de qualité et de sécurité, l'unité de

travail est en ordre.

2.2.1 Appliquer le principe du rangement

Le rangement est un principe qui s'applique à tous les aspects de la vie sociale et privée. On le

retrouve dans les fichiers des bibliothèques, dans l'organisation des parkings publics, dans le système

de réservation des billets d'avion, dans les implantations, dans le mode de stockage des

marchandises, dans la façon dont nous rangeons les vêtements dans nos armoires et même les

objets dans nos poches. Tous ces arrangements requièrent une certaine ingéniosité. Tous sont

destinés à nous permettre de trouver ce dont nous avons besoin, sans avoir à chercher ni à tout

retourner. Tous ont pour but de faciliter l'accès aux objets.



2.2.2 Agencement fonctionnel

La mise en ordre commence donc par une étude d'efficacité détaillée et approfondie. Le principe de

rangement vise à formuler les règles de hiérarchisation des catégories d'objets.

La fréquence à laquelle nous utilisons certaines choses est, plus souvent qu'on ne le croit, le point

dont nous partons pour développer le système de rangement :

1. Les objets que nous n'utilisons pas sont jetés.

2. Les objets que nous n'utilisons pas mais que nous souhaitons garder à portée de la main en cas

de besoin sont mis en réserve

3. Les objets que nous utilisons rarement sont rangés à l'écart.

4. Les objets que nous utilisons de temps à autre sont stockés au poste de travail.

5. Les objets que nous utilisons fréquemment restent au poste de travail ou nous les portons sur

nous.

Parce que la finalité du rangement est de stimuler l'efficacité, il importe aussi de faire des analyses de

temps et de réaliser des améliorations, dans le même temps où l'on est engagé dans ce processus de

remise en ordre. Il convient pour cela de se poser les questions clés pour chaque objet : quoi, quand,

où, pourquoi, qui, comment.

2.3 Seiso = Nettoyage

Le dictionnaire donne du verbe nettoyer la définition suivante: « Rendre net, propre, en débarrassant

de tout ce qui ternit ou salit. » Dans le contexte des 5S, cela signifie éliminer les déchets, les saletés,

les corps étrangers, afin que tout soit propre.

Le nettoyage est un mode de contrôle.

Le seiso met l'accent sur cet aspect du nettoyage, sur la propreté et sur la netteté générale des

bureaux.

On savait qu'il fallait se débarrasser des déchets, des ordures et veiller à la propreté, mais le

nettoyage revêt depuis quelque temps une importance croissante. En effet, compte tenu de

l'amélioration de la qualité, le plus petit détail peut avoir des répercussions vitales. Il faut donc être

d'autant plus rigoureux sur le nettoyage.


2.3.1 Les lieux à surveiller

Parmi tous vos objets et tous vos agencements, certains doivent être tout spécialement impeccables,

et il est important que vous sachiez quels sont ceux qui doivent être surveillés. Prenons un exemple :

ceux d'entre vous qui avaient l'âge de s'y intéresser, se rappelleront qu'aux jeux Olympiques de

Tokyo, les joueuses de l'équipe japonaise de volley-ball avaient toutes une petite serviette éponge

glissée dans la ceinture de leur short et qu'elles s'épongeaient régulièrement le front, sachant que des

gouttes de sueur tombant sur le terrain le rendraient glissant. Et si elles glissaient, elles risquaient de

perdre un point qui pouvait coûter le match. Le terrain était donc pour elles un endroit à surveiller en

priorité.

2.3.2 «Nettoyer = contrôler», un état d'esprit

Dans l'armée, les règles ont toujours été très strictes en ce qui concerne le nettoyage, le graissage et

la propreté des armes, car elles doivent pouvoir être utilisées à tout moment.

Le nettoyage ne se limite pas simplement à rendre propres les locaux et le matériel. C'est aussi une

occasion de contrôler. Mêmes les lieux qui ne sont pas sales doivent être vérifiés et contrôlés.

Lorsqu'il est bien fait, le nettoyage permet de s'assurer que tout va bien et en cela on peut l'assimiler à

une forme de contrôle.

2.4 Seiketsu = Ordre

Dans les 5S, l'ordre veut dire veiller sans cesse à l'élimination des choses inutiles, au rangement et au

nettoyage.

Le seiketsu met l'accent sur le management visuel et sur l'utilisation méthodique des 5S. L'innovation

et le management visuel total sont utilisés pour mettre en place et maintenir des principes durables qui

vous permettent d'agir rapidement en toutes circonstances.

2.4.1 Management visuel

Le management visuel est récemment apparu comme un instrument de mise en œuvre du kaizen

(principe de l’amélioration continue japonaise).



2.5 Shitsuke = Rigueur

La rigueur suppose la capacité et la volonté de faire ce que l'on veut faire, même si c'est difficile. Du

point de vue des 5S, la rigueur veut dire acquérir (ou avoir) la capacité de faire les choses comme

elles doivent être faites.

Il s'agit donc de créer un environnement dans lequel règnent les bonnes habitudes et la rigueur.

Apprendre à chacun ce qu'il doit faire et comment le faire permet de faire perdre les mauvaises

habitudes et d'habituer à travailler selon les règles. C'est en appliquant des règles précises que les

gens prennent de bonnes habitudes.

2.5.1 La rigueur est la première des règles des 5S

On sent une certaine réticence à l'égard de la rigueur chez les plus jeunes, car ils ont l'impression

d'être confinés dans des schémas de comportement rigides, mais il ne devrait pas en être ainsi. Il n'y

a aucune raison de faire une fixation sur ce point. Le mot shitsuke désigne à l'origine le travail de

préparation qui précède la réalisation d'un kimono. C'est ce que fait un railleur avant un essayage.

Dans ce sens, et lorsqu'on l'interprète ainsi, il est clair que la rigueur facilite notre vie. C'est le

fondement de la civilisation. C'est le minimum indispensable pour que la société puisse fonctionner. Et

c'est pourquoi la rigueur ne doit pas être placée au dernier rang des 5S, ni a fortiori négligée.

2.5.2 La rigueur peut modifier les schémas de comportement

La rigueur est un processus de répétition et d'entraînement.

Qu'il s'agisse de procédures d'urgence, de procédures régulières de travail standard ou d'autre chose,

il est crucial que tout soit fait pour que les personnels respectent systématiquement les règles. Il n'y a

pas de place pour les raccourcis ou la peur du ridicule. La stricte application des règles est un impératif.


3 - Débarras (Seiri)

3.1.1 Méthode d’organisation

L'importance de l'organisation est reconnue depuis des siècles. L'une après l'autre, les générations

s'entendent rappeler qu'il ne faut pas faire les choses n'importe comment mais dans un certain ordre.

Et l'histoire démontre que ceux qui négligent l'organisation perdent trop souvent de vue leurs objectifs

mais aussi leurs moyens.

3.1.2 Choisir la fin et les moyens

Lorsque la terre était pauvre et que l'on manquait de tout, il suffisait d'être aussi frugal et économe que

possible. Tout garder, un peu comme le font les écureuils, était une bonne idée. Il fut une époque où

les gens conservaient jusqu'à la moindre chose, ayant l'impression de gaspiller s'ils jetaient quoi que

ce soit. Mais à notre époque, où nous sommes submergés par une abondance de biens, de services

et d'informations, il est plus important de savoir trier que de tout garder. Si l'on prend le cas de

l'information, il existe un nouveau métier, le management de l'information, qui n'est rien d'autre que

l'art de trier et d'organiser les informations. Il est important de garder, mais il est tout aussi important

de jeter. Par-dessus tout, il faut savoir ce qui doit être Jeté ou gardé et comment disposer ce que l'on garde afin de pouvoir le retrouver plus tard.

Lorsqu'on se lance dans l'organisation, la première chose à faire est de définir les objectifs. Pourquoi

faites-vous cela ? Une fois que vous le savez, vous pouvez décider comment procéder. Les méthodes

ne manquent pas : analyse de Pareto, inventaire, analyse fonctionnelle, classement numérique

comme celui que les bibliothèques appliquent pour leurs fichiers. La difficulté consiste à déterminer à

quoi pourront vous servir ces choses plus tard, puis comment vous débarrasser de celles dont vous

n'avez pas besoin tout en gardant à portée de la main, mais sans qu'elles gênent, celles que vous

conservez.

L’organisation est l’art de savoir jeter



3.2 Le secret de l’organisation

L'un des points essentiels de l'organisation est de définir en quoi elle consiste. Comment savez-vous

si vous êtes organisé ou non ? Quels sont les principes qui entrent en jeu ? Quand vous décidez de

vous lancer dans une action d'organisation, comment savez-vous où vous arrêter ?

On a dit que l'organisation était l'art de savoir jeter, mais il faudrait peut-être nuancer cette affirmation,

car jeter n'est que la première étape, même si elle est cruciale. Commencez par vous débarrasser de tout ce dont vous n'avez pas besoin.

Classer par ordre d'importance et choisir ou ranger les objets

Dans la hiérarchisation des éléments, on commence par décider si une chose est ou non importante.

Il faut ensuite réduire la quantité des choses qui ne sont pas essentielles tout en veillant à ce que

celles qui le sont restent à portée de la main, dans un but d'efficacité maximum. Le secret d'une bonne

hiérarchisation des éléments est donc de savoir prendre des décisions sur la fréquence d'utilisation

(en d'autres termes l'importance) et de veiller à ce que chaque chose soit à sa place.

Degré de besoin(Fréquence d’utilisation)

Méthode de stockage(hiérarchisation)

Faible - Objets que vous n’avez pas utilisés depuis un an. Jetez-les

- Objets que vous avez utilisés qu’une fois au cours des 6-12 derniers mois Stockez à l’écart

Moyen - Objets que vous avez utilisés qu’une fois dans les 2-6 derniers mois

- Objets utilisés plus d’une fois par moisStockez au centre de l’unité de travail

Elevé - Objets utilisés plus d’une fois par semaine- Objets utilisés tous les jours- Objets utilisés toutes les heures

Stocker à proximité du poste de travail ou faites porter sur soi

Il est tout aussi important de mettre à l'écart ce dont vous n'avez pas besoin que de garder à portée

de la main ce qui vous est nécessaire.

Après la hiérarchisation et le classement, vous pouvez décider ce que vous voulez faire des choses

que vous utilisez, au mieux, une fois par an. Garder ? Jeter ? Si vous optez pour la première solution,

combien allez-vous en conserver ? On peut logiquement supposer que moins souvent vous utilisez

une chose moins vous en avez besoin. Et lorsque vous faites ce genre de « grand ménage », il n'est

pas rare que vous vous retrouviez devant des piles d'objets inutiles. Recommencez votre ménage et

vous en trouverez encore. C'est un processus sans fin.


Cela s'explique non seulement parce que les objets ont tendance à s'accumuler, mais aussi parce

qu'il est très difficile de faire la différence entre ce dont vous avez besoin et ce qui ne vous sert à rien.

C'est aussi parce que l'on a tendance, au début, à se laisser aller à garder « au cas où ». Mais il est

crucial, pour les responsables, de prendre une décision. Est-ce utile ? Non ? Alors, jetez ! Oui ? Dans

ce cas, combien faut-il en garder ? Jetez le reste.

3.3 Se débarrasser de l’inutile

3.3.1 L'approche

Lorsque vous décidez de vous débarrasser de ce qui est inutile, votre démarche variera suivant que

vous vous occuperez uniquement des choses dont vous n'avez pas besoin. A moins que vous n'ayez

l'intention de combiner tout cela avec un « grand ménage ». Vous devrez donc décider à chaque fois

de l'ampleur de votre action. La plupart des gens optent toutefois pour faire les choses à fond et

ajoutent même un nettoyage complet.

3.3.2 La procédure

Pour se débarrasser des choses inutiles, la procédure est généralement la suivante :

1. Décidez de l'ampleur de l'opération (quels postes de travail, quelles zones) et définissez vos

objectifs.

2. Préparez-vous.

3. Enseignez aux gens à reconnaître ce qui est inutile.

4. Quantifiez et évaluez.

5. Organisez une visite d'évaluation et de contrôle de la hiérarchie et donnez des indications sur

la façon de faire mieux la prochaine fois.

Décidez de l'ampleur de l'opération et définissez les objectifs

Parce qu'il est parfois difficile de trancher entre ce qui est nécessaire et ce qui ne l'est pas, il est

souvent utile de quantifier par avance ce que vous allez jeter.

Parallèlement, il est également important de délimiter avec précision les postes ou les zones que vous

allez passer au crible. Vous pouvez vous attaquer à une section différente chaque mois. Faites

attention, toutefois, à n'en oublier aucune.



Préparez-vous

Appliquez la procédure dite des 6 questions (QQQOPC) : Qui va faire Quoi, Quand, Où, Pourquoi et

Comment ?

Apprenez aux g ens à reconnaître ce qui est inutile

À moins de procéder avec beaucoup de minutie et de rigueur, l'organisation se fera en plusieurs

étapes dont chacune appellera des instructions plus détaillées. Un certain nombre de points doivent

être couverts, comme nous l'expliquons dans le paragraphe suivant, mais il est essentiel que chacun

sache exactement ce qui doit être fait et comment.

Q uantifier et éva l uer

Veillez à garder une trace de tout ce que vous jetez — quels objets et quelle quantité. Prenez les

décisions et évaluez. Faut-il jeter ? Faut-il stocker. En a-t-on besoin ailleurs ? Ces questions et bien

d'autres se poseront pour chaque objet retiré et quelqu'un doit prendre les décisions. Inutile de sortir

quelque chose si c'est pour le ramener quelque temps plus tard.

Ne vous laissez surtout pas envahir par le doute. Ne vous dites pas « quel dommage de jeter ça ! »

Rappelez-vous que vous gagnerez en efficacité. Ne pensez même pas conserver temporairement ou

«pour le moment jusqu'à ce qu'on puisse décider». Oubliez que vous pourriez en avoir besoin un Jour.

Si l'objet était emprunté, rendez-le à son propriétaire. Ne vous inquiétez pas de ne pas avoir une

réserve de «peut-être que ...» sous la main. Soyez ferme et tenez-vous en à votre décision.

Organisez une visite d'évaluation et de contrôle de la hiérarchie et donnez des indications

À ce stade, les dirigeants doivent inspecter, évaluer les progrès réalisés et donner des indications sur

ce qui peut encore être fait. Il est très important que l'inspection soit minutieuse. Dans certaines

entreprises, les dirigeants demandent même aux employés de vider leurs étagères et leurs armoires

puis de justifier la nécessité de ce qu'ils y remettent. Ce qui ne peut être justifié n'aurait pas dû être là

initialement.


3.4 EN RÉSUME

• Débarras veut dire mettre les choses à leur place. Traiter les problèmes à la source. C'est la

première des priorités des 5S. Commencez par débarrasser le poste de travail. Avez-vous des piles

d'objets dont vous n'avez pas besoin? Débarrassez-vous en. C'est fondamental pour la gestion au

quotidien.

• L'initiative doit venir du sommet, car le salarié est généralement tellement pris par sa tâche et si

englué dans sa routine qu'il ne perçoit pas la nécessité de débarrasser. Les choses dont vous n'avez

pas besoin seront éliminées en plusieurs étapes, car il est très difficile de tout jeter en même temps.

On a dit que les gens qui déménageaient le plus facilement étaient ceux qui avaient peu d'affaires à

déménager. C'est pourquoi il est si important de hiérarchiser suivant des critères clairs.

• Pour l'essentiel, il s'agit, par une campagne de promotion incessante, d'amener le personnel des

postes de travail à apporter les améliorations, à observer les résultats et à améliorer encore.



4 - Rangement (Seiton)

4.1 La technique du rangement

4.1.1 Mettre les choses à leur place

Une fois que vous vous êtes débarrassé de toutes les choses dont vous n'avez pas besoin, l'étape

suivante est de décider de la place à affecter à chaque chose. C'est ce que l'on appelle ranger. Le

rangement consiste en effet à disposer les objets selon trois critères essentiels qui sont l'efficacité, la

qualité et la sécurité, et donc à rechercher la meilleure place pour chacun d'eux.

On trouve d'innombrables exemples d'organisation et de rangement dans la vie quotidienne. Les

parkings dans lesquels toutes les voitures sont garées de façon à ce que chacune puisse sortir

lorsque le conducteur en a besoin, ou la disposition des livres dans la bibliothèque en font partie, tout

comme les implantations rationnelles, la gestion des documents, la disposition des dossiers sur le

poste de travail et même l'agencement des articles dans les rayons des supermarchés. Le rangement

n'est pas un concept difficile à visualiser et à apprécier. Il est simplement difficile à réaliser. Mais il ne

l'est pas si l'on applique trois règles simples.

4.1.2 Choisir la place de chaque objet

La première étape consiste à décider où doivent aller les objets. Bien entendu, la décision doit reposer

sur certains critères, car l'absence de critères et de schémas rendra impossible à quiconque de se

souvenir où les objets sont censés être, et il faudra donc beaucoup plus de temps pour les remettre à

leur place ou les trouver. Mais les possibilités ne manquent pas.

4.1.3 Décider comment les objets doivent être rangés

Ensuite, on décide comment les objets doivent être rangés. C'est essentiel pour un stockage

fonctionnel. Les choses doivent être rangées de manière à être faciles à trouver et accessibles. Le

rangement doit être fait en gardant à l'esprit la fréquence d'utilisation de l'objet.


4.1.4 Appliquez les règles de rangement

La troisième règle est d'appliquer les règles. Ce qui veut dire toujours mettre les choses à la place qui

leur a été attribuée. Cela a l'air très simple, et ça l'est si vous respectez le principe. Mais c'est

justement cela qui est difficile. De l'application de ce principe dépend le succès ou l'échec de

l'organisation et du rangement.

4.2 Promouvoir le rangement

La procédure de base pour le rangement est la suivante :

1. Analyser la situation présente,

2. Décider où doivent aller les objets

3. Décider comment ils doivent être rangés

4. Faire appliquer les règles de rangement

:

4.3 Comprendre et analyser la situation présente

Le rangement est la condition sine qua non de l'efficacité. Il s'agit de savoir combien de temps il vous

faut pour trouver les objets dont vous avez besoin et les ranger après utilisation. Une décision

arbitraire sur l'emplacement ne vous fera pas gagner du temps. Au contraire, vous devez analyser

pourquoi il faut tant de temps pour prendre un objet et le ranger. Et vous devez faire cette analyse

aussi bien pour les jeunes recrues que pour les plus anciens des ouvriers.

A vous d'imaginer un système que tout le monde peut comprendre. Sinon, tous vos efforts seront

vains.

Commencez par analyser

Commencez par analyser comment les gens prennent les objets et les rangent et pourquoi il leur faut

aussi longtemps. C'est particulièrement important dans les postes de travail où l'on utilise des outils et

des matières très divers, parce que le temps passé à les prendre et à les ranger est du temps perdu.

Prenons un exemple : si une personne prend un objet ou le range 200 fois par jour et que cela lui

prend à chaque fois 30 secondes, cela représente 100 minutes - plus d'une heure et demie par Jour.

Si la durée moyenne du geste pouvait être réduite à 10 secondes, vous économiseriez plus d'une

heure.



4.4 Choisir la place des objets

4.4.1 Se débarrasser des choses dont vous n'avez pas besoin

Commencez par diviser les stocks par deux. La règle est de n'avoir à aucun moment plus d'une pièce

à portée de la main. Tout le reste est en trop.

4.4.2 Déterminer la méthode d'analyse pour la disposition et l'implantation

II y aura toujours des objets que vous voudrez garder à portée de la main et d'autres qui peuvent

être .stockés plus loin. C'est ce type de disposition qui doit être réalisé. Est-il vraiment nécessaire que

les choses qui sont à proximité immédiate soient à cette place ? Lorsque vous étudiez cette question,

il est important de tenir compte de l'agencement du bâtiment dans son ensemble ou l’architecture du

système. Il est essentiel, lorsque vous procédez à cet aménagement, de travailler suivant une méthode rigoureuse.

4.4.3 Standardiser la désignation des objets

II arrive souvent que les objets soient désignés de deux façons : par leur nom réel et par le nom que

tout le monde leur donne. Dans ce cas, choisissez la désignation que vous voulez utiliser et imposez-

la. Deux noms pour désigner la même chose sont source de confusion. Le moment où l'on se

débarrasse de certaines choses est l'occasion de faire l'inventaire de ce que vous possédez. Vous

découvrirez peut-être de grandes quantités d'objets qui n'ont pas de nom. Ou deux choses différentes

désignées sous le même nom. Et même plusieurs choses portant le même nom alors qu'elles

présentent de petites différences. L'inventaire mettra en évidence ces anomalies.

4.5 Décider comment ranger

4.5.1 Le rangement fonctionnel

Le rangement fonctionnel est celui qui est effectué selon des critères de qualité, de sécurité,

d'efficacité et de protection.

En matière de qualité, les critères varient selon les caractéristiques du produit concerné, mais le plus

important est peut-être de veiller à ne pas confondre des objets portant des noms différents. On fait

souvent des erreurs avec des articles similaires.

Par exemple, si vous avez en face de vous deux jumeaux, il vous sera très difficile de les distinguer.

De la même façon, les objets qui se ressemblent, ont une appellation similaire ou des références


proches doivent être stockés à une certaine distance les uns des autres. Tous les moyens qui permettent d'éviter des erreurs doivent être utilisés.

4.5.2 Noms et places

Même si un objet n'a pas de nom officiel, il aura celui par lequel les gens qui l'utilisent le désignent. Et

parce que tout le monde a un nom (parfois différent d'ailleurs) pour cet objet, l'absence d'appellation

officielle ne provoque pas de confusion tant que les utilisateurs de l'objet en question travaillent seuls.

Mais elle peut être une source de problèmes dans un travail en équipe, et il est essentiel que chaque

chose porte un nom admis par tous et connu de tous. Sinon, vous ne pouvez affecter une place à cet

objet et personne ne saura où le trouver.

Lorsque vous menez les activités liées aux 5 S, il est impératif que tout ait un nom et une place.

Les noms doivent être simples et faciles à comprendre.

Lorsque vous affectez un espace de rangement, indiquez non seulement le lieu mais aussi

l'étagère. Choisissez la place de chaque objet et veillez à ce qu'il y soit. C'est crucial.

Le nom de l'objet et celui du lieu de rangement vont de pair. Lorsque le nom de la place est sur

l'objet et vice versa, vous savez que vous êtes en progrès. Chaque objet doit porter non

seulement son nom mais aussi celui de l'endroit précis où il se range.

4.5.3 Faciliter la sortie et le rangement des objets

Tout le processus est destiné à faciliter le travail parce que lorsque chaque chose a une place

et que chaque chose est à sa place, il y a moins de confusion et le travail se fait plus vite.

II vaut mieux également que les lieux de rangement ne soient pas trop disséminés. Les objets

doivent être là où ils servent et le système doit être compréhensible, qu'ils aient été classés

par fonction, processus ou selon un autre critère.

Lors de l'aménagement des espaces de rangement, les objets lourds doivent être en bas ou

sur des supports mobiles pour que l'on puisse les manipuler facilement.

Avoir les choses à portée de la main et facile à utiliser implique que l'on réfléchisse au travail

à effectuer.

II est important de tirer parti de tout l'espace de rangement dont on dispose. Ce qui implique

de concevoir des espaces adaptés à chaque objet.

4.6 Respecter les règles

4.6.1 S'entraîner à prendre les objets et à les ranger

Le rangement est le processus qui consiste à éliminer le temps perdu à prendre et ranger les objets.

Mais en l'absence de résultats tangibles, il est difficile de voir les progrès accomplis. À moins que tout



le monde ne s'y astreigne, le rangement n'a que peu de chance d'avoir beaucoup d'effet.

Heureusement, la pratique met aussi généralement en évidence ce qui reste à faire. Les meilleures

améliorations sont celles qui permettent à quiconque d'effectuer ces gestes. Tout le monde doit

pouvoir faire ces deux gestes en 30 s maximum.

4.7 EN RÉSUMÉ

• Au sens propre du terme, ranger signifie mettre les choses en ordre rapidement et couvre

implicitement toutes les procédures nécessaires à cet effet. Tant que vous utilisez des objets, vous

avez besoin de les avoir à portée de la main, ce qui explique tout le rangement qui doit être fait

chaque jour.

• II vous appartient donc d'imaginer des solutions pour que tout le monde puisse trouver et ranger

facilement les objets. Vous pouvez même en faire une espèce de compétition. Les documents doivent

pouvoir être sortis et rangés en 30 s maximum.

• Hiérarchisez les objets en fonction du temps et de l'énergie que vous êtes disposé à consacrer à leur

gestion.

• Le rangement produit les meilleurs résultats lorsque tout le monde y participe et s'efforce d'imaginer

les solutions les plus efficaces.


5 - Nettoyage (Seiso)

5.1 Thème de nettoyage

Nettoyer = Contrôler

Le nettoyage et l'hygiène sont souvent considérés comme étant des services, des tâches que l'on

confie à des tiers. Un certain nombre d'activités ont vu le jour et se sont développées grâce à cet état

d'esprit. Les laveries et les pressings en sont un exemple, mais aussi le personnel d'entretien, payés

pour nettoyer les immeubles à la place des occupants. Et les « spécialistes de l'hygiène » que l'on

trouve dans les entreprises modernes. Et tous ceux qui ont fait un métier de la lutte contre la pollution

et de l'élimination des déchets. Il existe même des gens qui conçoivent et réalisent ce que l'on appelle

des « salles blanches ». La propreté est aujourd'hui une industrie prospère.

Le nettoyage, lié à de nombreux problèmes. Le nettoyage va bien au-delà de la simple propreté. C'est

plus une philosophie et une volonté d'être responsable de tout ce qui concerne les objets que l'on

utilise et de les maintenir en parfait état. Ne commettez pas l'erreur de penser que le nettoyage se

limite à tenir propre et que c'est une activité fatigante. Considérez-le plutôt comme une forme de

contrôle.

5.2 L'approche en trois étapes

Très schématiquement, le nettoyage comporte trois niveaux. Le premier, global, consiste à tout

nettoyer et à trouver des moyens de traiter les causes générales qui influent sur l'ensemble du

contexte. Le deuxième, particulier, concerne des postes de travail bien précis. Le troisième, détaillé,

est celui du nettoyage des objets, ainsi que de l'identification et de l'élimination des causes de la

saleté ou de désordre.

On a vu au chapitre 5 comment traiter les causes, et c'est pourquoi ce chapitre portera

essentiellement sur les deuxième et troisième niveaux.



5.3 Nettoyage de l’unité de travail

5.3.1 Procédures

Quatre étapes doivent être suivies :

1. Divisez les lieux en zones et désignez un responsable pour chacune d'elles.

2. Choisissez ce qui doit être nettoyé, dans quel ordre et faites-le. A ce stade, il faut que tout le

monde comprenne l'importance du nettoyage afin que vous puissiez analyser les sources des

problèmes.

3. Etudiez la méthode et les instruments de nettoyage pour que les endroits difficiles à nettoyer

puissent l'être plus facilement.

4. Fixez les règles à observer pour que les choses aient exactement l'aspect que vous

souhaitez.

5.3.2 Zones et responsabilité

Lorsque vous affectez la responsabilité des activités 5S, il vaut mieux commencer par l'attribuer à un

groupe pour des secteurs spécifiques. Vous pouvez ensuite désigner une personne qui sera

l'animateur du groupe. Mais cela ne suffit pas. Tout le monde parle de ce que va faire le groupe, mais

à long terme les résultats sont rarement satisfaisants. Les groupes sont une mosaïque d'individus et

ils ne peuvent faire plus que ce que font chacun de leurs membres.

Faire tourner la responsabilité

Tous les automobilistes nettoient leur voiture et font attention à ne pas abîmer la carrosserie. Mais

lorsque le véhicule appartient à un tiers, et tout particulièrement lorsque ce tiers est une entité

impersonnelle comme une entreprise - on le laisse trop souvent se salir ou même se rouiller. La

responsabilité conjointe est censée être celle de tous, mais elle est trop fréquemment celle de

personne. Beaucoup d'entreprises essaient d'éviter cela en confiant la responsabilité tour à tour à tous

les membres du groupe. La rotation peut être quotidienne pour toucher tout le monde. Lorsqu'une

personne se voit confier la responsabilité d'un travail que personne n'aime particulièrement faire, on

peut être certain qu'à la fin de son tour elle veillera à ce que la relève soir effectivement assurée par

son successeur désigné.

Sans responsabilités individuelles clairement délimitées et sans volonté de coopérer pour mener à

bien la tâche affectée au groupe, on ne peut guère compter sur un travail d'équipe efficace. De ce

point de vue, le nettoyage ressemble beaucoup aux systèmes défensifs adoptés dans les sports


d'équipe comme le football ou le basket-ball. La bataille contre la saleté est perdue d'avance si chacun

ne donne pas le meilleur de lui-même.

Présenter graphiquement la responsabilité individuelle

Dans les activités liées aux 5S, il est préférable de s'appuyer, autant que faire se peut, sur la

responsabilité individuelle en tablant sur la solidarité dans les tâches véritablement difficiles.

Vous pouvez, par exemple, commencer par représenter graphiquement les responsabilités

individuelles. À ce stade, il est essentiel que toutes les missions soient parfaitement claires et qu'il n'y

air aucune zone mal définie, non clairement affectée ou floue.

Vous n'arriverez à rien si chacun ne prend pas sa mission à cœur et n'en assume pas

personnellement la responsabilité.

5.3.3 Mise en œuvre

Si vous procédez au nettoyage dans un ordre logique poste de travail par poste de travail, vous

risquez de vous heurter à de nombreux problèmes. C'est pourquoi il vaut mieux associer le processus

de nettoyage au grand ménage annuel.

5.3.4 Faciliter le processus

Trois minutes d'activités 5S pour tous

Il faut que chacun consacre un bref moment aux activités 5S - trois minutes suffisent - chaque

jour. L 'important est de faire en sorte que tout le monde fasse la même chose en même

temps, c 'est-à-dire participe. C 'est extrêmement difficile à réaliser et suppose un gros effort

préalable de coordination, de leadership et de trouver un moyen d 'impliquer les paresseux.

Mais il est important que tout le monde se livre en même temps à la même activité. Les

intéressés trouveront toujours de bonnes raisons pour s'esquiver, mais il faut absolument

trouver la parade pour que les activités 5S soient productives.

Limiter la durée

Rien n'oblige à limiter les activités des 5S à trois minutes. L'important est qu 'elles ne durent

pas longtemps, mais vous pouvez aussi bien leur consacrer deux ou cinq minutes. Leur durée

doit être clairement indiquée et utilisée au maximum. En raison de leur brièveté, elles peuvent

être abordées non pas nécessairement comme des activités 5S mais comme partie intégrante

de la routine quotidienne. Les gens peuvent les faire dans le cadre de leur travail. S 'ils ne

corrigent pas ce qui rend le nettoyage difficile, ils constateront que leur travail est moins facile

qu 'il ne pourrait l 'être et que leur efficacité est réduite.



Les possibilités ne manquent pas pour ce qui est de la durée des activités 5S : 1 minute, 3

minutes, 10 minutes et même 30 minutes. Vous pouvez même les combiner. L'important est

de fixer clairement le moment où elles auront lieu et ce que les gens devront faire pendant ce

temps. Elles peuvent intervenir au début ou à la fin de la journée de travail, à la fin de la

semaine ou au début du mois. Il est bon de varier les périodes affectées à des tâches

différentes. Si tout le monde joue le jeu, vous serez étonné de tout ce qui peut être réalisé en 3

minutes. Ce n'est pas très long mais il est important de ne pas dépasser ce laps de temps.

Par exemple, vous pouvez décider de réserver 3 minutes à la reprise du travail après le déjeuner.

Quand les trois minutes sont écoulées, faites partir la chaîne. Ce qui ne veut pas dire que tout doit

être rangé en trois minutes mais contrôler la qualité et la sécurité en 2'30" pour que tout soit prêt à

fonctionner à la fin des 3 minutes. Si vous avez opté pour 3 minutes, faites en sorte que l'activité dure

3 minutes, ni plus ni moins.


5.4 EN RÉSUMÉ

• Le nettoyage est l'une des bases des activités liées aux 5S et il ne serait guère exagéré de le

présenter comme l'essence des 5S. Ce n'est pas une idée neuve. Elle est dans l'air depuis longtemps

mais son manque d'originalité ne la rend pas moins importante.

• Nettoyer, cela veut dire non seulement rendre propre mais aussi faire briller. Et ces deux activités

sont importantes parce qu'elles nous rendent meilleurs.

• La parfaite connaissance de ce que vous nettoyez et inspectez vous ouvre également des horizons

sur l'environnement de votre poste de travail. Depuis quelque temps, des gens essaient de quantifier

le degré de propreté, ayant compris qu'elle jouait un rôle prépondérant dans la qualité et la sécurité.



6 - Ordre (Seiketsu)

6.1 L’ordre vient de l’application durable et la maîtrise des 5S

L'ordre, c'est le maintien de la propreté ce qui, dans le contexte des 5S, comprend d'autres

considérations, comme les couleurs, les formes, la tenue et tout ce qui peut contribuer à produire une

impression de propreté.

Toutefois, dans ce chapitre, l'ordre sera considéré simplement comme l'application durable des règles

de tenue du poste de travail - débarras, rangement et nettoyage - et comme une volonté de faire

perdurer la situation instaurée par les 5S. Ce qui implique de systématiser les activités liées aux 5S

afin de mettre en évidence toute anomalie et de s'ingénier à créer et maintenir des dispositifs visuels

d'aide à la maîtrise des processus.

6.2 Mettre les anomalies en évidence par des systèmes de visualisation

La maîtrise et le management des choses étant la responsabilité des hommes, il est important qu'ils

soient capables de déceler les anomalies et d'agir en conséquence.

Tout le monde peut remarquer une anomalie

Ces anomalies sont très souvent des choses que la personne qui n'est pas en éveil ne verra pas,

mais que celui qui est attentif remarquera. Celui qui ne part pas du principe que tout va bien tant qu'il

n'y a pas d'incident visible, qui surveille constamment son environnement pour s'assurer que tout est

normal, ne manquera pas de repérer la plupart des anomalies. D'où l'importance d'une vigilance sans

faille.

Il est également important de faire preuve d'ingéniosité pour rendre les anomalies plus visibles, de

façon à ce que toute personne attentive puisse les signaler. En effet, il ne faut pas que les anomalies

passent inaperçues et c'est pourquoi tout le monde doit pouvoir les voir.

La vigilance, base du management visuel

Quelle est la meilleure façon de faire ressortir les anomalies ? Dans la vie quotidienne, nous nous

servons de notre mémoire et de nos cinq sens pour produire un travail de qualité. En l'occurrence, il

importe de transformer ces atouts statiques en atouts dynamiques et de leur donner un prolongement

concret. Et de tous nos sens, la vue est la plus importante. Il a été établi que ce que nous voyons est

le point de départ de 60 % de toutes les activités humaines. Certes, l'ouïe et le toucher nous


apprennent aussi beaucoup, et il est bon de les utiliser aussi pleinement que possible, mais la vue

reste notre sens dominant. C'est pourquoi l'on dit parfois que le management visuel est la

concrétisation de la vigilance visuelle.

6.3 Eduquer fait aussi partie du management visuel

Faciliter le respect des règles

Les mères Japonaises passent beaucoup de temps à rectifier la position des chaussures de leurs

enfants et à exiger d'eux qu'ils les rangent correctement (côte à côte, la pointe vers la porte). Mais

quels que soient vos efforts, certains enfants n'apprennent jamais. Certaines mères ont donc eu l'idée

de dessiner la forme des chaussures sur le sol, et les enfants ont trouvé cela tellement amusant qu'ils

sont même volontaires pour ranger les chaussures des invités ! Aucune menace de sanction n'a été

nécessaire. Les gens trouvent beaucoup plus facile de faire les choses s'ils ont des indications

concrètes et ces outils contribuent à l'acquisition de nouvelles habitudes.

6.4 Les principes du management visuel

Le tableau suivant résume les principes du management visuel et permet de mieux les appréhender :

6.5 Tout est important

II faut être vigilant et attentif à tout. Dans un avion de combat, par exemple, les marques spéciales, les

codes de couleur et les numéros sont partout dans le cockpit et les moteurs. Un symbole indique où

se trouve l'alimentation des réservoirs de kérosène, des marques spécifiques indiquent où se tenir

sans risque, des couleurs identifient les circuits électriques, des pointillés signalent le degré de

serrage d'un boulon, des chiffres indiquent un couple de serrage, etc. Tout cela pour faire en sorte

que le chasseur soit en toutes circonstances au maximum de ses performances.



Les hommes aussi ont d'innombrables signes. Lorsqu'ils sont fatigués, ils se massent les tempes.

Quand ils sont malades, ils ont de la fièvre ou des aphtes. Le corps humain à ses faiblesses mais il a

aussi ses propres systèmes de surveillance qui signalent ce qui ne va pas.

6.6 Outils et méthodes de management visuel

II va sans dire que le management visuel ne peut se faire sans aides. Faites preuve d'imagination

pour créer des outils originaux qui faciliteront ce processus. Bien entendu, s'appuyer uniquement sur

des indices visibles serait une erreur et vous devez exploiter les quatre autres sens pour aider les

gens à appréhender la situation dans son ensemble. Voici quelques exemples d'aides visuelles :

Panneaux descriptifs pour prévenir les erreurs dans l'exécution des tâches.

Signaux d'alarme.

Indications pour le rangement.

Désignations des objets.

Rappels des consignes de prudence et des modes opératoires.

Tableaux de maintenance préventive.

Instructions.

Les principes à respecter dans la création de ces aides visuelles sont énumérés dans l'illustration

suivante. Si vous en tenez compte au moment de la conception des règles et des outils nécessaires à

l'identification des anomalies, vous constaterez que le travail en est facilité et la production améliorée.

Illustration : Points à prendre en compte dans la conception d’aides visuelles

1. Faites en sorte qu’elles soient bien visibles de loin.

2. Placez-les sur les objets qu’elles concernent.

3. Veillez à ce que tout le monde comprenne ce qu’il faut faire et ne pas faire.

4. Veillez à ce qu’elles soient faciles à utiliser et pertinentes.

5. Veillez à ce que tout le monde puisse les suivre et apporter facilement les corrections

nécessaires.

6. Faites en sorte que leur utilisation rende le poste de travail plus agréable et ordonné.

6.6.1 Règles concernant ce qu'il faut faire et ne pas faire

Dans le management visuel, il est important de faire clairement la distinction entre ce qu'il faut faire et

ne pas faire, et d'avoir des règles précises, compréhensibles par tous. De surcroît, ces règles doivent

être affichées et s'appuyer sur des indices visuels qui permettent d'identifier le problème lorsque des

incidents se produisent. Elles doivent être simples, comme le dessin des chaussures sur le sol.


6.6.2 Outils de mise en alerte

Très souvent, le problème est techniquement complexe. Dans ce cas, vous n'avez pas besoin d'outils

de diagnostic qui permettront à n'importe qui d'apporter une solution. Ce qu'il vous faut, ce sont des

outils qui permettront à n'importe qui de vous signaler que quelque chose ne va pas. Des voyants qui

se mettent à clignoter, par exemple, ou tout autre système qui indiqueront la présence d'une

anomalie. Ce sont des aides au management visuel et c'est à ce type d'outils que vous devez

réfléchir.

6.7 Manuels de management visuel : Règles d’application des 5S

Pour que tout le monde comprenne bien

Si vous ne fixez pas de règles, tout le monde agira à sa guise et fera des évaluations selon ses

propres critères. Par exemple, certaines personnes associent automatiquement les activités 5S au

balai ou au chiffon. Elles ne prennent pas le temps de réfléchir à la raison d'être de ces activités, a

fortiori à la nécessité de procéder d'une certaine façon. Pour ceux-là, vous devez réglementer ce qui

doit être fait, ce qui doit être entretenu, ce qu'il faut faire en cas d'urgence, etc. Vous devez donc

formuler des règles d'application et expliquer le raisonnement qui les sous-tend. Ensuite vient la

pratique, jusqu'à ce que tout le monde prenne l'habitude d'agir selon les règles.

Mais faites attention à ce que cela ne devienne pas un jeu. Les affiches et les étiquettes ne sont pas

simplement là pour décorer. Les gens doivent réfléchir à ce qui doit être dit exactement, où et

pourquoi, afin de pouvoir faire un diagnostic précis et d'être certains de savoir ce qui se passe.



6.8 EN RÉSUMÉ

• Contrairement aux autres termes, l'ordre n'est pas une action mais un état de choses. C'est ce que

vous obtenez lorsque vous avez pris l'habitude de vous débarrasser des objets inutiles, de ranger et

de nettoyer.

• Interrogés sur la façon de maintenir cet état de choses, d'aucuns vous parleront d'hygiène

personnelle. Même si vous en faites une affaire personnelle, vous avez néanmoins besoin de

développer des habitudes (appliquer les règles) et d'un effort constant pour que tout reste en ordre.

En conséquence, il faut un management créatif et des rappels visuels pour que chacun connaisse le

pourquoi et le comment de l'ordre.

• Les aides visuelles sont parmi les outils les plus efficaces dont vous disposez. Vous devez donc être

intransigeant sur le management visuel.

• Qu'est-ce qui constitue une anomalie ? Comment s'est-elle produite ? Que faut-il faire pour y

remédier ? Les réponses à toutes ces questions doivent être exprimées visuellement. Et, dans la

mesure du possible, n'oubliez pas de faire aussi appel aux autres sens.

• Les 5 S sont faciles à appliquer ponctuellement. En faire une habitude est plus difficile. Pourtant

cette répétition est indispensable et c'est le seul remède contre un retour aux anciennes pratiques.

D'où l'importance du management visuel, pour que chacun sache immédiatement que quelque chose

ne va pas et pour que vous puissiez maintenir les choses dans l'état où elles doivent être.


7 - Rigueur (Shitsuke)

7.1 La rigueur pour changer d’habitudes

Les bonnes équipes respectent la règle du jeu

Que ce soit à l'usine, dans l'armée ou sur un terrain de sport, les activités en équipe se fondent sur la

coopération. Tout le monde doit travailler ensemble, penser ensemble, agir ensemble pour faire une

équipe solide. Et plus la tâche est difficile, plus cette solidarité est importante, car la moindre erreur

peut faire la différence entre la victoire et la défaite. Les règles sont strictes et chacun fait attention à

jouer son rôle.

Par nature, l'homme a tendance à se relâcher et à oublier ses promesses verbales. Il a aussi

tendance à tomber dans la routine, en oubliant pourquoi il fait telle ou telle chose, accomplissant

automatiquement les gestes nécessaires. C'est pour cela que des règles sont indispensables, qu'il

faut instituer le travail en équipe, pour que chacun réfléchisse et reste attentif à ce qu'il tait.

L'erreur est humaine

Les ordinateurs exécutent fidèlement les ordres qu'on leur donne, mais les hommes font des erreurs.

Ainsi, si vous demandez à quelqu'un de copier un texte de cinq cents mots, il risque de faire deux ou

trois fautes. Les possibilités de commettre des erreurs sont d'autant plus nombreuses et les erreurs

sont d'autant plus graves que les systèmes sont plus sophistiqués. L'addition de toutes les petites

erreurs se traduit par des problèmes de qualité, donc par des clients mécontents et des difficultés

commerciales.

Ces choses ont un effet multiplicateur. Même si vous avez un taux de fiabilité de 99,9 % à chaque

étape, il tombe à 91 % pour 100 étapes successives. De la même manière que vous ferez l'effort de

réparer une vieille machine qui à quelques « ratés », vous devez être attentif au risque de voir vos

ouvriers commencer à mal fonctionner et faire ce qu'il faut pour les « remettre en état » de temps en

temps.

Paire naturellement ce qu'il faut

La rigueur consiste à faire et refaire Jusqu'à faire naturellement les choses dans les règles. C'est une

façon de se débarrasser de mauvaises habitudes et d'en prendre de bonnes. Et les 5S ne peuvent

réussir sans rigueur. Si vous voulez être efficace dans votre travail et ne pas commettre de fautes,

astreignez-vous à faire quotidiennement cet effort. Faites attention aux petits détails. Apprenez peu à

peu les bonnes habitudes. Créez un environnement où chacun sait ce qu'il a à faire et le fait.



7.2 Acquérir des habitude

II n'est pas si difficile que cela de prendre l'habitude de faire ce que l'on attend de vous.

Instituez des règles de comportement si vous voulez obtenir de bons résultats.

Une bonne communication et la formation contribuent à garantir la qualité.

Veillez a. ce que tout le monde participe, agisse, puis insistez sur l'application des règles.

Veillez à ce que chacun assume la responsabilité de la tâche qui lui est confiée. Les gens

doivent récapituler verbalement leurs responsabilités chaque jour et les exécuter. Lorsqu'ils

font une erreur, il est important que les responsables la leur signalent et la fassent corriger.

C'est comme cela que les bonnes habitudes sont prises et que vous pouvez instaurer la

rigueur dans le travail.

Des individus qui travaillent de concert rendent leur équipe et leur entreprise plus

performantes.

Suivre ces règles simples vous permettra de gérer et de maintenir les systèmes les plus sophistiqués

et de les faire fonctionner sans incidents.


7.3 Le pourquoi des problèmes de communications

Téléphone

Vous connaissez tous ce jeu où une personne murmure une phrase à son voisin, qui la répète à son

voisin, qui la répète à son voisin et ainsi de suite. Même quand le message est simple, on est toujours

surpris de ce qu'il est devenu après qu'il ait été passé une demi-douzaine de fois. Les gens ont en

effet tendance à entendre ce qu'ils s'attendent à entendre, à adapter inconsciemment les sons à leurs

impressions et leurs attentes. C'est encore plus net lorsque le message est, au départ, vague ou mal

exprimé.

La difficulté de s'exprimer clairement

Certaines personnes ont été jusqu'à dire que les hommes étaient intrinsèquement inaptes à la

communication et qu'il était dans leur nature de ne pas communiquer clairement. Nous nous plaignons

souvent que les gens ne font pas ce qu'on leur dit, mais on peut s'interroger sur ce qu'on leur a

réellement dit et sur ce qu'ils pensent avoir entendu. Combien de querelles ont commencé par « II a

dît que ... » et « Non, je n'ai pas dit ça. » Et combien de fois prend-on pour un acquiescement le

«mmm» émis par une personne qui n'écoute qu'à moitié.

L'importance de la confirmation

Compte tenu de ces faiblesses humaines, comment pouvez-vous être certain que la communication

passe et que votre interlocuteur a bien compris ce que vous lui avez dit ? La seule manière est d'être

clair, de veiller à ce qu'il y ait un dialogue et de s'assurer que ce que l'on a dit a été compris, avant

que des erreurs soient commises. Le secret ? Une confirmation. Il faut d'abord communiquer le

message puis demander au destinataire de confirmer qu'il l'a compris.

Tout le monde doit faire attention à ce qu'on lui dit et donc apprendre à bien écouter (c'est-à-dire à

écouter attentivement). Tout comme vous utilisez des aides visuelles pour rendre les règles plus

visibles, vous pouvez imaginer des aides auditives pour aider les gens à mieux entendre. Tout cela

contribue à améliorer la communication. Ce n'est pas un hasard si les manuels de 5S comportent

autant de photos, de diagrammes et autres aides visuelles qui permettent aux lecteurs de mieux

comprendre, et ce n'est pas non plus sans raison que les gens utilisent de plus en plus souvent la

vidéo et d'autres outils didactiques sonorisés.



7.4 Surveiller l’application des règles et l’utilisation des check-lists

Les contrôles qui n'en sont pas

Les check-lists sont des outils de contrôle très utilisés mais elles peuvent aussi contribuer aux

problèmes qu'elles sont censées éviter. Celui qui se sert de la même liste chaque jour, pour vérifier

telle ou telle chose, aura facilement tendance à s'imaginer que tout va bien.

Indiquer que tout va bien devient machinal et la personne oublie de vérifier réellement si tel est bien le

cas. Même s'il y a une anomalie, elle ne la verra pas et donc ne la signalera pas. Et les choses sont

aggravées par le fait que les responsables signent ces check-lists sans vraiment les regarder.

Inventer des moyens de rendre les vérificateurs fiables

Il est important de se rappeler que le travail de nombreux vérificateurs consiste à porter des

indications correctes et précises sur la check-list afin que les responsables puissent voir comment

vont les choses sans se rendre physiquement sur les lieux. Un regard sur la check-list devrait être

l'équivalent d'une visite. Non pas que les responsables ne puissent pas faire confiance au vérificateur

sans voir la check-list ou que celle-ci soit intrinsèquement plus digne de confiance. Mais elle évite

d'avoir à poser à celui qui a effectué la vérification une longue série de questions précises.

L'astuce consiste donc à concevoir les check-lists pour qu'elles apportent toutes les informations

nécessaires et qu'elles obligent le vérificateur à les remplir avec précision. Ce qui veut dire revenir aux

règles des 5S et introduire des contrôles visuels.

Tous les points à vérifier doivent être énumérés. Si le vérificateur est attentif, vous n'avez pas

vraiment besoin d'une check-list. Leur raison d'être est d'empêcher qu'il n'oublie quelque chose. Il

n'est pas nécessaire que le vérificateur se souvienne de tout, mais les aides lui disent exactement où

regarder et lui évitent de faire son travail machinalement. C'est un complément et un stimulant, et il

peut aussi y avoir une autre liste (une fiche de données) pour inscrire les données relevées sur les

compteurs.

Formation sur le tas

Pour le que le personnel d'encadrement puisse vérifier que tout va bien - exercer un contrôle visuel

sans se rendre physiquement sur les lieux - il est essentiel de faire comprendre aux vérificateurs

l'importance des points suivants.

Pourquoi cet endroit doit-il être systématiquement nettoyé et contrôlé ? Les fonctions et les

structures ont-elles été minutieusement étudiées et les causes identifiées ?

Est-il facile de nettoyer et de contrôler ? La visibilité est-elle bonne ? Les anomalies peuvent-

elle être facilement repérées ?


Que peut-on faire de plus pour rendre les choses encore plus faciles à voir, à comprendre ?

Serait-il possible, par exemple, de travailler d'abord à l'amélioration des éléments internes ?

Bien entendu, toutes les questions liées aux principaux éléments fonctionnels ne sont que les points

de repère du nettoyage et de contrôle et sont destinées à faire en sorte que l'un et l'autre soient

effectués dans les règles.

L'importance du processus de création

Le processus de création des règles et des check-lists est très important. Les règles doivent être

établies avec l'entière participation de tous ceux qui les utiliseront et les check-lists seront rédigées à

l'occasion des contrôles. Elles ne doivent pas être imposées sans explications. Mieux vaut les

présenter comme faisant partie des règles et s'en servir comme des outils de formation. Elles doivent

coller à la réalité. Et tout ce qui doit être fait régulièrement doit figurer sur le calendrier des 5S.

7.5 Entrainez-vous jusqu,à ce que vous ne fassiez plus d’erreurs

L'entraînement est la meilleure façon d'apprendre

Ce n'est pas parce que quelqu'un vous dit qu'il a compris ce qu'on lui demande que c'est

véritablement le cas, et encore moins qu'il est capable de le faire. Dans la formation technique, il est

indispensable d'expliquer le processus, de montrer aux gens comment faire ce qu'on leur demande et

de leur donner la possibilité de le mettre en pratique eux-mêmes. Ce sont des étapes essentielles. Si

l'intéressé n'essaie pas lui-même, vous n'avez aucun moyen de savoir s'il est ou non capable

d'exécuter. « Essayez » est bien plus qu'une invitation. C'est un ordre.

On a noté plus haut que les hommes ont une nette habitude à oublier des choses. Même les

professionnels - golfeurs, pianistes, etc. - s'entraînent chaque jour. Ils savent que, aussi bon qu'ils

soient, il faut « conserver la forme ».

Ce qui est vrai pour des choses faites chaque jour l'est d'autant plus pour les procédures d'urgence

comme les exercices d'évacuation en cas d'incendie. Si vous ne vous entraînez pas lorsque vous

avez le temps, les hésitations et les erreurs risquent d'être fatales en cas d'urgence réelle. Tout le

monde doit comprendre les conséquences, ce qu'il faut faire et comment le faire. Pour cela : de

l'entraînement, encore de l'entraînement, toujours de l'entraînement.

7.6 La responsabilité personnelle



Les défauts sont le résultat d'une anomalie dans un processus mais il ne sert à rien de les identifier si

vous ne faites pas un effort pour corriger leurs causes. Est-ce que tout le monde respecte les règles

de travail ? Est-ce que tout est bien comme cela devrait être ?

Ces questions en amènent immédiatement une autre : comment savoir si les gens appliquent les

procédures et si tout est en règle ? Mais la meilleure réponse vous sera donnée par le résultat du

processus. Si tout le monde se conforme aux règles et si tout est bien comme cela doit être, vous

pouvez raisonnablement espérer une production de qualité. (Si elle est meilleure quand les règles de

travail ne sont pas appliquées, changez les règles.) Et l'application de ces règles relève de la

responsabilité personnelle du salarié.

On dit souvent que tout irait pour le mieux si chacun faisait exactement ce qu'il est censé faire, mais

obtenir cela est beaucoup plus difficile qu'il n'y paraît. Ce n'est pas tant que les gens négligent

intentionnellement les règles, mais plutôt qu'ils les oublient ainsi que les raisons pour lesquelles elles

ont été mises en place. Ils commettent des erreurs sans s'en rendre compte, parce qu'ils sont pressés

ou pensent à autre chose.

Certaines entreprises organisent des campagnes de responsabilisation auxquelles tout le monde

participe. Les dirigeants sont responsables des résultats mais les salariés sont responsables du

processus qui y mène. Chacun a des responsabilités qui ont toutes leur importance et chacun doit

avoir conscience de celles qu'il a à assumer.

Faire évoluer les choses de temps en temps

S'il appartient à ceux qui les assument de dresser la liste de leurs responsabilités, il est également

important qu'ils reçoivent périodiquement des instructions, instructions qui peuvent même prévoir des

changements. Cette liste peut être établie au fur et à mesure des étapes du processus et elle peut

être soit affichée soit imprimée sur une petite fiche que l'intéressé portera sur lui.

Ce qui ne veut pas dire que le salarié doit se fier exclusivement à cette fiche. Chacun doit connaître

par cœur ses responsabilités. Etre capable de faire à tout moment tout ce qui est inscrit sur la liste et

sans commettre d'erreurs. Pour que tout soit aussi clair que possible, il est bon de diviser les choses

en catégories : qualité, production, maintenance, 5S, etc. Il peut même y avoir, de temps à autre, des

contrôles ponctuels.

Qu'il s'agisse de gestion par objectifs, de campagnes de responsabilisation ou d'autre chose, la

rigueur exige que :

Les responsabilités individuelles soient clairement définies,

Les gens aient la possibilité d'exercer concrètement ces responsabilités,

Les gens soient capables de raisonner logiquement.


7.7 Campagnes pour le respect des règles

La pratique est la meilleure façon d'apprendre aux salariés à faire jour après jour ce que l'on attend

d'eux. Mais alors que la routine (quotidienne) devrait renforcer les bonnes habitudes, elle est trop

souvent « anesthésiante » et endort la vigilance des individus qui ne travaillent plus alors au maximum

de leurs possibilités.

C'est pourquoi il est important d'articuler les exercices d'entraînement autour de thèmes spécifiques

pour faire faire la même chose à tout le monde. Essayez de présenter cela d'abord comme un jeu puis

comme une compétition. Même si les gens connaissent leur travail, l'effectuer ainsi rafraîchira leur

mémoire et aiguisera leurs compétences.



7.8 EN RÉSUMÉ

• La rigueur n'a pas seulement une dimension éthique. Elle consiste également à réfléchir aux

nombreux problèmes qui surgissent chaque jour, à vouloir faire toujours mieux et à se donner les

moyens d'y parvenir.

• Aussi longtemps que nous devrons compter sur des hommes (nous compris), il nous incombe de

leur donner les moyens de travailler mieux et plus intelligemment. Il ne suffit pas de lire des livres et

d'assister à des conférences. Cela passe par la formation et une pratique constante, par la

compréhension de ce qu'il faut faire et de la raison pour laquelle il faut le faire.

• Mais il est très difficile de faire indéfiniment la même chose sans commettre d'erreur. Par nature,

l'homme est faillible. Il n'a que trop tendance à se laisser aller à la facilité, à fuir ce qui exige de la

rigueur. C'est lorsque vous commencez à vous dire que telle tâche est facile parce que vous l'avez

exécutée des milliers de fois que vous avez le plus de chances de faire une erreur. C'est pourquoi il

est si important de s'entraîner, s'entraîner toujours parce que la pratique renforce les bonnes

habitudes. Et d'être rigoureux dans la façon de faire, même pour les détails.

• De bien des façons, instaurer la rigueur dans l'unité de travail est ce que vous pouvez faire de plus

important pour assurer la qualité du service.


8 - La méthodologie de mise en place

8.1 Constituer le comité d'animation 5S

La structure d'animation de la démarche 5S doit se calquer sur la structure hiérarchique. Elle doit

rassembler au sommet des membres de la direction et fonctionner à la base au travers des cercles de

qualité. Le responsable de chaque unité de travail sera responsable de l'animation des 5S dans son

unité, mais sera néanmoins encadré par un animateur 5S.

8.2 Définir la politique des 55

Une fois ces principes établis, cette instance aura pour mission de définir la politique des 5S. Mettre

en place des groupes de travail, définir des objectifs spécifiques et des délais.

Pour certains domaines, chaque poste de travail pose des problèmes spécifiques et il peut être bon de

constituer des équipes de projet afin de les résoudre. Ces groupes comprendront à la fois des

représentants des services et des techniciens.

Dès lors, chaque équipe aura des objectifs et des calendriers qui lui seront propres, ce qui évitera de

donner l'impression d'une multiplication inutile des efforts.

La réussite de cette démarche dépendra de l'efficacité de ses acteurs à créer les structures

nécessaires à la sensibilisation aux 5S ainsi que toutes les actions de promotion. Il est impératif que

ses membres soient également prêts à se rendre sur les lieux de travail pour donner des instructions

et des conseils sur les 5S. Comme on l'imagine, il est essentiel que ces personnes soient elles-

mêmes extrêmement motivées et capables de motiver.

8.3 Définir le plan d'action 5S

Il convient donc d'établir un plan d'action 5S et de l'appliquer. La première règle est de définir un plan

en fixant des délais pour chaque action. Il est nécessaire d'utiliser des fourchettes assez larges (1 an,

2 ans, etc...) et de surveiller en permanence ce calendrier en s'efforçant de le réaliser. De plus, le plan

doit prévoir des réunions et des rapports pour faire le point sur les objectifs et recenser ceux qui ont

été atteints. Il ne faut surtout pas limiter la participation à ces réunions à quelques personnes. Faites-

en au contraire un événement. Inviter des tiers à assister à un succès est d'autant plus gratifiant pour

ceux qui ont fait le travail.



8.4 Mettre en place un plan d'action 5S et des indicateurs d'évaluation

II faut savoir avant toute chose que lorsqu'une décision est prise, il faut l'appliquer (se débarrasser de

tout ce dont on n'a plus besoin, entreprendre un grand ménage, consacrer chaque jour 3 minutes au

nettoyage).

De même, il convient de créer des outils adaptés et de les utiliser (étagères pour le rangement des

objets, des étiquettes et panneaux d'instructions).

Ensuite, il faut faire des choses qui exigent des améliorations préalables.

Enfin, il faut engager des actions qui nécessitent l'aide des autres services.

Dès lors, les actions menées sur le terrain, il faut mettre en place des indicateurs pour suivre

l'évolution des actions 5S. Par exemple, des indicateurs de propreté qui serait évalué par des

gammes de nettoyage, ou encore des groupes de travail afin de suivre l'évolution (avant, pendant,

après).

Ainsi, il est très important que les évaluations soient faites avec rigueur pour que ceux qui ont réalisé

beaucoup d'efforts notent le sérieux de la démarche. Les évaluations doivent aller jusque dans les

moindres détails et ne rien négliger. Celui qui évalue devra observer aussi bien les bons points que

les mauvais, car l'identification des problèmes est le premier pas vers l'amélioration.

8.5 Suivre le plan d'action 5S

Bien qu'il semble logique de demander à une équipe du niveau supérieur de faire l'évaluation, de

poser les questions et de donner son opinion, confier cette tâche à une équipe de même niveau offre

davantage de possibilités du point de vue de l'échange d'idées et de l'éducation mutuelle. De

nombreuses entreprises ont donc des équipes de même niveau suivent leur travail respectif puis

confient à des équipes de niveau supérieur une première évaluation avant de faire procéder à une

évaluation extérieure.

Ainsi, il est très important que les évaluations soient faites avec rigueur pour que ceux qui ont réalisés

beaucoup d'efforts notent le sérieux de la démarche. Les évaluations doivent aller jusque dans les

moindres détails et ne rien négliger. Celui qui évalue devra observer aussi bien les bons points que

les mauvais.

Ainsi les photographies sont une excellente façon de garder une trace. Elles illustreront la situation

avant, pendant et après. Ces photographies constituent non seulement des points de repère pour les

personnes concernées, mais elles peuvent aussi servir à faire connaître les progrès accomplis lors

des réunions générales 5S et aux experts extérieurs.

8.6 Synthèse de la démarche des 5S

8.6.1 Comment Débarrasser - Trier ?


Avant l'opération :

Réaliser un planning des opérations,

Prévoir les moyens matériels nécessaires,

Prévoir la présence de la maintenance,

Prendre des photos de l'état actuel du poste de travail et les afficher,

Il faut prévoir un tableau de communication.

Pendant l'opération :

Analyser chaque cas (en s'appuyant par exemple sur un QQOQCPC)

8.6.2 Comment Ranger ?

Avant l'opération :

Observer et critiquer le processus actuel de rangement (s'il existe)

Faire l'inventaire des objets à ranger,

Etudier les fréquences d'utilisation,

Délimiter et identifier les emplacements et les objets,

Proposer un emplacement pour chaque objet,

Choisir les modes de rangement,

Prévoir le nettoyage du poste de rangement et le faciliter (planifier le "Comment", la durée et

le matériel),

Pendant l'opération :

Aménager le poste de travail (les outils et documents utilisés fréquemment doivent être sous

la main),

Marquer les emplacements

Faciliter le repérage : rendre visibles les anomalies, les manquants, utiliser des étiquettes,

symboles,...

8.6.3 Comment nettoyer ?

Faire un état des lieux de l'étape : où nettoyer, Quoi, Qui réalise, Définir les priorités,...

Remettre l'outil à l'état de propreté souhaité et négocié (il ne s'agit pas de remettre à neuf

l'installation mais il faut obtenir l'état nécessaire à la bonne marche de l'outil, dans des

conditions de travail et de sécurité conformes à la législation).



8.6.4 Comment conserver en ordre et propre ?

Démarche Moyens

Identifier les natures

et causes de désordreApproche scientifique de l'origine du désordre

Eliminer et réduire

les causes de désordre

Rendre visible les anomalies

Localiser et étudier des simplifications d'accès aux endroits difficiles

Définir les méthodes

de nettoyage

Planifier du temps pour le nettoyage

Nommer les responsables

Intégrer pour toute tâche nouvelle un temps de rangement, de

nettoyage.

8.6.5 Comment impliquer et formaliser ?

Ecrire la liste des tâches à accomplir, le temps qu'il faut leur consacrer ainsi que la périodicité,

Noter le suivi dans le temps des 4 actions précédentes ainsi que les dispositions que l'on prend pour

conserver et améliorer les résultats obtenus.

Education

Les 5S bureau