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LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
Objetivo de la Ley
oMaximizar el valor del dinero del contribuyente en las contrataciones que realicen las Entidades del Estado, uso eficiente y transparente de recursos públicos.
oPermitir que las entidades contraten en forma oportuna, de la calidad requerida y a precio razonable.
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
• Sentido amplio: Documento que contiene todas las actuaciones referidas a la contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato.
• Sentido estricto: expediente que reúne la información necesaria para la contratación de un objeto determinado (RTM, VR, etc), el que una vez aprobado es remitido al CE para el inicio de sus labores (fase inicial)
NECESIDAD
• Área usuaria / requerimiento• OEC.
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
¿Cuándo se inicia? • Se inicia con el requerimiento del área usuaria.• Concluye con la conformidad de recepción de la
última prestación, o con la liquidación, en caso de obras, y con el pago.
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
¿Cuál es su Finalidad?
Contar con la información técnica, económica y selectiva que permita a la Entidad obtener una oferta idónea, con la calidad requerida o mejorada y a costo o precio adecuado.
¿Cuál es el grado de discrecionalidad del área usuaria, OEC, inclusive del órgano especializado para la determinación de
las características técnicas?
Finalidad Pública
CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN (I)
• Requerimiento y/o Solicitud del área usuaria, características técnicas mínimas, cantidad, período de contratación, lugar de entrega, plazo, forma de pago, etc.
- Especificaciones técnicas (bienes).
- Términos de referencia (servicios).
- Expediente técnico (obras).
CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN (II)
• Estudio de las posibilidades que ofrece el mercado para:
- Determinar valor referencial
- Pluralidad de marcas y postores
- Ajuste a características
- Propuesta de factores
- Distribución de la buen pro.
CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN (III)
• Sistema de contratación
• Modalidad de Selección
• Modalidad de ejecución contractual
• Disponibilidad Presupuestal
• Tipo de proceso
• Resumen ejecutivo
CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN (IV)
• En obras y actividades derivadas de proyectos de inversión :
– Declaración de viabilidad del SNIP
– Expediente Técnico
– Disponibilidad del terreno
2. VALOR REFERENCIAL
ESTUDIO DE LAS POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO
Valor Referencial
• Las cotizaciones que se efectúan en el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, requieren como condición básica:– Que exista un mercado competitivo.– Que el proveedor que hace la cotización NO conozca
que ésta servirá para estimar un VR.
En muchos casos, es difícil que se cumplan estas características. Por ello se generan distorsiones en la estimación del VR.
Valor Referencial
• Evaluar alternativas técnicas y posibilidades que ofrece el mercado. Dicha evaluación debe permitir la concurrencia de la pluralidad de proveedores en el mercado, evitando incluir requisitos innecesarios cuyo cumplimiento sólo favorezca a determinados postores.
• Debe determinarse sobre la base de un estudio de las posibilidades de precios y condiciones que ofrece el mercado, en función del análisis de los niveles de comercialización, a partir de las ET o TR y los costos estimados en el PAC
• Proyectos de Inversión: de acuerdo al monto de inversión consignado en el estudio de pre inversión
¿QUÉ DEBE INCLUIR ?¿QUÉ DEBE INCLUIR ?
• El costo del Bien o Servicio, además de su margen de comercialización o utilidad.
• Tributos, Seguros, Costos de Transporte al punto de entrega, Inspecciones, Pruebas solicitadas, Costos Laborales y cualquier otro concepto.
• En casos de servicios de Intermediación Laboral, el VR debe calcularse respetando todas las normas laborales.
Valor Referencial
• Servicios de Cobranzas o Recuperaciones
• Honorarios de éxito:
El V.R. es la suma del honorario fijo más el honorario de éxito. Se considerará monto máximo que la Entidad pagaría como honorario de éxito.
VALOR REFERENCIALVALOR REFERENCIAL
VALOR REFERENCIALVALOR REFERENCIAL
CARACTERISTICAS ESPECIALES
• El VR es de carácter PÚBLICO.
• Puede ser declarado de carácter RESERVADO cuando la naturaleza de la contratación lo haga necesario, cuando se trate de bienes, servicios u obras que revisten complejidad o cuando conlleven innovaciones tecnológicas (justificación debida).
• El VR siempre será informado al SEACE
Valor Referencial
Valor Referencial
• Antigüedad del VR:– Obras: 06 meses contados desde la fecha de determinación del
presupuesto base.– Bienes y Servicios: 03 meses contados a partir de la aprobación
del Expediente de Contratación. – Consultoría de obras: 06 meses contados a partir de la aprobación
del Expediente de Contratación. En caso se requiera un período mayor a los consignados, el OEC indicará el período de actualización del mismo
Valor Referencial
• Límites del VR:
Para Bienes y Servicios, las propuestas que excedan VR serán devueltas, sin límite mínimo
Obras: No deben exceder el 10% del VR, ni menor 90%
Consultoría: No menor del 90%
Valor Referencial
• Errores Frecuentes
– Valor referencial en base a estudio desactualizado.
– Si el valor referencial está en moneda extranjera, no se indica el tipo de cambio que debe emplearse para efectuar el pago.
– Para su determinación no se toma en cuenta los precios históricos (contratos).
– Para suministros de combustible, alimentos, entre otros, no se indica el procedimiento a seguir para el reajuste.
Valor Referencial
• Errores Frecuentes:
– Los proveedores tienden a enviar cotizaciones con precios más altos que los que correspondería ofrecer en un mercado competitivo.
– El objetivo de los agentes del mercado: que la entidad fije un VR más alto y salga a concurso con un valor que los beneficia.
• Contenido de la Certificación Presupuestal: – Fuente de Financiamiento– Cadena Funcional
Programática y del gasto– Monto al cual asciende la
certificación con las anotaciones del caso
3. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
• Coordinación Previa con el área Presupuestal
• Fuente de Financiamiento
Debe contener:
• Toda la documentación del proceso (desde requerimiento del área usuaria hasta culminación del contrato)
• Las ofertas no ganadoras • La disponibilidad de recursos y su fuente
de financiamientoEl expediente estará en custodia de la
OEC.
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓNEXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
Expediente de Contratación
Formulación
(área usuaria, OEC)
Aprobación
Por funcionario competente
Entrega al Comité Especial
Cada Entidad debe definir los procedimientos y plazos para la determinación y aprobación del Exp. Contrat. y designación del Comité Especial (Directivas,
Instructivos)
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES
FASES DE LA CONTRATACION ESTATAL
ACTOS PRECONTRACTUALES ETAPA CONTRACTUAL
•Plan Estratégico
•Plan Operativo Institucional.
• Presupuesto Institucional.
• Plan Anual de Contrataciones.
• Expediente de Contratación.
• Designación de Comité Especial.
• Elaboración de Bases.
• Convocatoria.
•Consultas
•Observaciones
•Integración de Bases
•Presentación de propuestas
• Evaluación de propuestas
• Adjudicación de Buena Pro
•Impugnaciones
•Perfeccionamiento del Contrato
• Convocatoria.
•Consultas
•Observaciones
•Integración de Bases
•Presentación de propuestas
• Evaluación de propuestas
• Adjudicación de Buena Pro
•Impugnaciones
•Perfeccionamiento del Contrato
•Ejecución de prestaciones.
•Adicionales.
•Reducciones.
•Ampliaciones
•Gastos Generales.
•Penalidades.
•Multas y Moras
• Declaración de conformidad.
• Liquidación..
•Ejecución de prestaciones.
•Adicionales.
•Reducciones.
•Ampliaciones
•Gastos Generales.
•Penalidades.
•Multas y Moras
• Declaración de conformidad.
• Liquidación..
3. Ejecución Contractual2. Selección2. Selección
1. Actos Preparatorios
Instrumentos de Gestión
Edith Huancauqui Rodríguez
Plan Estratégico Institucional
Edith Huancauqui Rodríguez
Plan Operativo Institucional
Edith Huancauqui Rodríguez
PEI vs POI
• Ejemplo: INDECOPI
Objetivo estratégico institucional•Atender de manera oportuna, predecible y confiable los servicios, las solicitudes y las denuncias presentadas ante la institución por los usuarios
Objetivo estratégico institucional•Atender de manera oportuna, predecible y confiable los servicios, las solicitudes y las denuncias presentadas ante la institución por los usuarios
Objetivos operativos institucionales•Mejorar la eficiencia operativa y resolutiva institucional•Desarrollar de manera integral las competencias y capacidades del capital humano de la institución•Fortalecer la plataforma tecnológica e implementar la infraestructura para atender la creciente demanda de servicios
Objetivos operativos institucionales•Mejorar la eficiencia operativa y resolutiva institucional•Desarrollar de manera integral las competencias y capacidades del capital humano de la institución•Fortalecer la plataforma tecnológica e implementar la infraestructura para atender la creciente demanda de servicios
PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE APERTURA
Edith Huancauqui Rodríguez
PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES
EL Plan Anual de Contrataciones (PAC)
EL PAC COMO INSTRUMENTO DE GESTIÓN LOGÍSTICA
La elaboración del PAC comprende 2 etapas: La elaboración del PAC comprende 2 etapas:
ELABORACIÓN DEL PAC
1° ETAPA - FORMULACIÓN DEL PAC
2. Las unidades orgánicas propondrán a través de un cuadro de necesidades, los B, S y O que requerirán durante el año, haciendo uso del catálogo único de b, s y o.
1. En esta fase - que se realiza 9 meses antes del año al que corresponde el PAC -, el Titular de la Entidad señalará los plazos internos para que las unidades orgánicas determinen las necesidades de bienes y servicios que requerirán para cumplir con las actividades previstas en el proyecto de POI del año siguiente.
1° ETAPA - FORMULACIÓN DEL PAC
ESQUEMA DE FORMULACIÓN DEL PAC
PASOS CONCRETOS A SEGUIR:
Consolida cuadro de necesidades
Consolida cuadro de necesidades
El PresupuestoSe remite al MEFPara su revision
MEF incluye presupuesto en el Proyecto de Ley de Presupuesto
Valoriza cuadro de necesidades
Valoriza cuadro de necesidades
Usuarios presentan
requerimientos
Usuarios presentan
requerimientos
Utiliza Indices Macro Economicos
Utiliza Indices Macro Economicos
Proyecta el Financiamiento
Si no cubre, se ajusta el Proyecto en forma
coordinada
Si no cubre, se ajusta el Proyecto en forma
coordinada
OECPRESUPUESTO
Cuadro deNecesidadesCuadro de
Necesidades
2° ETAPA - APROBACIÓN DEL PAC
2° ETAPA - APROBACIÓN DEL PAC
Revisa procesos pendientes del PAC
que culminóEl PAC
Difusión dentro de los 5 días hábiles de
aprobado
Difusión dentro de los 5 días hábiles de
aprobado
Coordina con usuarios prioridad del gasto
Planeamiento evalúa las actividades pendientes
del POI
Planeamiento evalúa las actividades pendientes
del POI
Incluye/excluye procesos en proyecto nuevo PAC
Efectúa la programaciónMensual de pagos
Emite informe Sobre financtoEmite informe Sobre financto
Titular de la Entidad Aprueba el PAC
Titular de la Entidad Aprueba el PAC
OECPRESUPUESTO
2° ETAPA - APROBACIÓN DEL PAC
Usuarios definen requerimientos
Usuarios definen requerimientos
Consolidación de cuadro de
necesidades
Consolidación de cuadro de
necesidadesSEACESEACE
LOCAL Y WEB DE LA ENTIDADLOCAL Y WEB DE LA ENTIDAD
EN SINTESIS: elaboración del PAC
Aprobación de PIA
Aprobación de PIA
Difundir:
Dentro de los 5 días hábiles de aprobado
Difundir:
Dentro de los 5 días hábiles de aprobado
Segunda Etapa (15 días hábiles después)
Primera Etapa
PlanAnualPlan
AnualAprobaciónAprobación
CONTENIDO DEL PAC
El PAC comprende todas las contrataciones de la Entidad, con independencia del tipo de proceso de selección y/o régimen legal que las regule.
COMUNICADO Nº 004-2010-OSCE/PRE
Sobre registro obligatorio de procesos de selección por encargo llevados a cabo por la Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos – UNOPS
FORMATO DEL PAC 2014
FORMATO DEL PAC 2014
Puede ser modificado en cualquier momentoen cualquier momento,, de conformidad con la asignación presupuestal o en caso de reprogramación de metas institucionales:
- Para incluir o excluir procesos de selección, o, - El valor referencial difiera en más del 25% del valor estimado y ello varíe el tipo de proceso de selección.
MODIFICACIÓN DEL PAC
NO OLVIDAR:La aprobación de las modificaciones del PAC es similar al procedimiento de aprobación y difusión.
SUPERVISIÓN Y EVALUACIÓN DEL PAC
La supervisión es responsabilidad de: El Titular de la Entidad (delegable).
La evaluación mínima es SEMESTRAL. Esta evaluación semestral permite corregir y mejorar procesos internos
Dicha supervisión es sin perjuicio de la que corresponde a la Oficina de Auditoría o Control Interno de cada Entidad.
OJO: El Titular de la Entidad podrá adoptar medidas correctivas para alcanzar metas y objetivos del POI. También podrá disponer el deslinde de las responsabilidades respectivas.
MANUALES E INSTRUCTIVOS DE REGISTRO DEL PAC EN EL SEACE
CONSULTA DE PLANES ANUALES EN EL SEACE
OBSERVACIONES FRECUENTES(Notificaciones Electrónicas cursadas por OSCE
En el SEACE se advierte frecuentemente lo siguiente:
1. OPORTUNIDAD: No se convocan los procesos de selección en forma oportuna, a pesar de encontrarse previsto en dicho instrumento, lo que contraviene lo dispuesto en el artículo 7° del Reglamento.
2. FRACCIONAMIENTO: Se advierten indicios de fraccionamiento, pues en las distintas versiones del PAC se aprecian contrataciones con el mismo objeto, descripción y/o tipo de proceso.
PASOS SUBSIGUIENTES A LA APROBACIÓN DEL PAC
Aprobación del PACAprobación del PAC RequerimientoRequerimiento Valor
ReferencialValor Referencial
Disponibilidad PresupuestalDisponibilidad Presupuestal
- La fuente de financiamiento- La cadena funcionalprogramática y del gasto- Monto de la certificación
- Monto determinado por el OECcomo resultado del estudio de posibilidades que ofrece el mercado
- Aprobado por el Titular de la Entidad.
- El usuario debe definir con precisión las CCTT.- Finalidad pública
Aprobación Expediente de Contratación
Aprobación Expediente de Contratación
Comité EspecialComité Especial
Aprobación de BasesAprobación de Bases
- Información de CCTT- Estudio de posibilidad. que ofrece el mercado - Valor referencial - Disponib. presupuestal- Tipo de proceso- Modalidad de selección- Sist. de contratación
- Órgano colegiado - Organiza/ conduce el proceso de selección- 3 miembros
ConvocatoriaConvocatoria
- Aprobación Titular de la Entidad /Delegación-Es por escrito/ -Visado por el CE.-Estandarización
PASOS SUBSIGUIENTES A LA APROBACIÓN DEL PAC
No se puede fraccionar la contratación con el objeto de modificar el tipo de proceso de selección que corresponda, según la necesidad anual.
EL OEC será responsable en el incumplimiento de la prohibición.
El MEF establecerá mediante D.S. - previa opinión favorable del MINTRA y Producción- los sectores destinados a la participación exclusiva de las MYPES.
FRACCIONAMIENTOFRACCIONAMIENTO
No está prohibido cuando:a)No hay disponibilidad presupuestalb)Surja una necesidad extraordinaria e imprevisiblec)Se contrate al mismo proveedor por procesos de selección con objetos contractuales distintos, contratos complementarios, exoneraciones o procesos bajo regímenes especiales.d)Se efectúe a través del Catálogo de Convenios Marco.e)Para propiciar participación MYPES.
FRACCIONAMIENTOFRACCIONAMIENTO
Edith Huancauqui Rodríguez
CONCLUSIONES
MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCION ! ! ! ! !
