Libros Contables

En el sistema manual, es una disciplina que nos enseña el arte de registrar las

diversas operaciones en forma ordenada, clara, precisa y cronológica, con la

finalidad de tener una mejor presentación de los libros contables y ver el

proceso contable de acuerdo transcurra el tiempo.

En el sistema manual, conjunto de registros especiales donde se

registran las operaciones que realiza una empresa, en forma cronológica

y ordenada.

En el sistema computarizado, es un conjunto de listados en forma de

reporte en hojas continuas, luego según importancia son o no

legalizados.

En ambos casos la finalidad es de mostrar la situación en que se encuentra

una empresa, en mese o períodos distintos, sujetándose a las disposiciones

legales y a una técnica contable.

Importancia:

Mediante ellos seremos juntos, ante la ley.

Nos permite registrar y/o procesar personas y a quienes tienen interés

en el resultado de las operaciones.

Constituyen elementos de prueba, sustentando con los documentos que

existen. (Dejar constancia de las operaciones que se realiza)

Nos obtiene una información en cualquier momento, de acuerdo a la

necesidad de la empresa.

Permite la división del trabajo con grandes beneficios para la función de

la empresa.

Nos permite conocer nuestras deudas y obligaciones, así como las que

nos adeudan.

Muestra el estado financiero de la empresa en un tiempo determinado.

Foliación de los libros de contabilidad

Se denomina folio a la numeración correlativa de cada una de las páginas de

los libros de contabilidad. Existen dos clases de folio:

1. Foliación simple; Consiste en cada una de las páginas de los libros

contables que tienen numeración correlativa y can de uno a uno.

2. Foliación doble; consiste en que la numeración correlativa de las

páginas de los libros contables van de dos en dos.

Clasificación de los libros contables

1. Aspecto Legal; Libros principales y obligatorios: Estos libros tiene que

ser legalizados obligatoriamente para dar su justo valor de todas las

operaciones que se registran.

Libros de Inventario y Balances.

Libros de Caja Tabular e Italiana

Libro Diario

Libro Mayor

2. Aspecto técnico; libros auxiliares y voluntarios: Estos libro son llevados

de acuerdo a la necesidad y capacidad de la empresa, los libros

auxiliares obligatorios tienen que ser legalizados y los libros auxiliares

obligatorios tienen que ser legalizados y los libros auxiliares voluntarios

no necesitan ser legalizados sirve para el control interno, y para

determinar las informaciones con mayor exactitud y facilidad.

Auxiliares:

Obligatorios:

Registro de Ventas

Registro de Compras

Planilla de Remuneraciones

Libro de Actas

Registro de Activos

Registro de Ingresos

Registro de Retenciones

Registro de retenciones a Proveedores

Voluntarios:

Libros Bancos-Conciliaciones

Libros Kárdex de Existencias

Libro Caja Chica

Cuentas Corrientes

Registro de Letras Por Cobrar

Registro de Letras Por Pagar

Registro de Importación y de Exportación

Registro de Control de Inventarios

Registro de Kárdex de Proveedores

Registro de Kárdex de Clientes

1. Libro de Inventario Y Balances; es un libro principal y

obligatorio de foliación simple, su finalidad es de mostrar la situación

económica de la empresa. En este libro se registran todos los activos,

pasivos y patrimonio que tiene la empresa. Este libro se utiliza dos veces

al año, no al inicio de las operaciones (cualquier mes del año llamado

inventario inicial) y otro al finalizar el período económico (al 31 de

diciembre, llamado inventario final o de cierre)

El libro de inventario y balances, empezara por el inventario que deberá formar

el comerciante al tiempo de dar principio a sus operaciones, y contendrá:

La relación exacta del dinero, valores, créditos, efectos al cobro, bienes

muebles a inmuebles, mercaderías y efectos de todas las clases,

apreciados en su valor real y que constituyen su activo.

La relación exacta de las deudas y toda la clase de obligaciones

pendientes, si las tuviere, y que formen su pasivo.

Fijará en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que

será el capital con que principia sus operaciones.

Inventario; es una relación detallada, valorada, ordenada, clara y precisa

de cada uno de los activos y pasivos que tiene una empresa.

Esta relación se detalla es el libro Inventario y Balances, con la finalidad de

determinar los bienes y derechos que posee una empresa y también sus

deudas.

Clases de inventario por naturaleza:

Físico: conteo e inspección de los activos.

Contable: Registro de las informaciones previa de documentación.

Fases de la preparación del inventario; para preparar el

inventario debe realizarse una cuidadosa labor administradora, que comprende

las siguientes fases:

Determinación de todos los elementos, activos, pasivos, y patrimonio.

Valoración de cada elemento.

Agrupación conveniente de las partidas, ateniendo a unos criterios de

homogeneidad contable.

Suma de valores por grupos homogéneos y totalización separada del

activo y del pasivo.

Diferencia entre el activo y el pasivo, determinando el patrimonio neto.

Comparación con el neto anterior para conocer las variaciones globales

experimentadas durante el período.

Partes del inventario:

Activo

Pasivo

Resumen

Balance de inventario

2. Libro Caja Tabular E Italiana; es un libro principal y

obligatorio de foliación doble para que tenga validez ante la ley se

legaliza en la primera página en un notario público o ante un juez de paz

letrado.

Este libro es obligatorio, en el cual se registran todas las operaciones que

realiza la empresa al contado (efectivo o en cheque), los registros son

diariamente en forma ordenada y cronológica con los documentos que son los

cuales se hayan efectuado las operaciones.

El objetivo de este libro es de controlar y administrar todas las operaciones

cuyo origen es el movimiento del dinero ya sea en ingresos o egresos. Cada fin

de mes se centraliza al libro diario.

Clases:

Libro Simple o italiana; para este tipo de caja se utiliza el rayado el libro

diario dos hojas de este hacen un rayado, para que sea de foliación

doble, debe de estar legalizados en la primera página pasa su

utilización.

Es un libro el cual los registros que se efectúan generalmente pertenecen a

pequeños negocios, empresas individuales, unipersonales o asociaciones, con

los que sus movimientos operacionales efectúan en dos o tres cuentas. Se

conoce también con el nombre de caja simple.

Se denomina Caja Italiana porque en Italia se dio el uso por primera vez, sus

características es de anotar las operaciones económicas en forma cronológica,

sin importar un ordenamiento según las cuentas que se utilicen. Cada fin de

mes se centralizaba al libro diario.

Libro caja o americana; para la utilización de este libro se legaliza en la

primera página ante el notario público.

En este libro obligatorio de foliación doble, su característica principal es de

clasificar por divisionarias en forma analítica y luego analizarlas, cada

divisionaria ocupa una columna y se detalla el concepto de cada una de las

operaciones y se distribuyen tanto en el debe como en el haber según el

concepto de cada una de las operaciones y se distribuyen tanto en el debe

como en el haber según correspondan, la utilización de este libro es en

empresas que tienen mayor movimiento de cuentas, tales como empresas

comprendidas en el Régimen Especial y Renta y Régimen General. Cada fin de

mes se centraliza el libro diario.

3. Libro Diario; Es un documento numerado, que le permite registrar

en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa.

El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema

contable, en el cual se anotan todas las operaciones.

El primer registro de una operación se hace en el diario.

Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la

cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el período (compra,

ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Este libro consta de dos columnas: La del

Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el

libro debidamente autorizado.

A esta operación se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro

original p de primera anotación.

El asiento de cada transacción indica qué cuentas deben cargarse y cuáles

deben acreditarse posteriormente en el mayor.

En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables (que

vimos en el capitulo anterior). Este registro se realiza mediante los asientos

contables, los cuales se ordenan por fecha de creación.

4. Libro Mayor; es donde se registran las cuentas del activo, pasivo y

patrimonio de la cooperativa.

Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes

cuentas que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para

que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente

autorizado.

Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro,

con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular.

Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos

de diario, se registran en las cuentas mediante un proceso llamado pasar el

mayor.

Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el

debe y en el haber, así como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente

lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos es su

correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T.

En estas dos cuentas (libro mayor) del asiento anterior, se tiene un saldo

deudor en caja (positivo) y un saldo acreedor en la cuenta de clientes.

Dado que cualquier empresa efectúa múltiples operaciones, la valoración de

sus elementos será objeto de continuas variaciones.

El mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario

hasta cierta fecha, en éstas de habrán ido anotando las alteraciones

producidas. A través de estos registros será posible conocer el valor por el que

figuran las distintas cuentas a esa data, siendo este el cometido del Mayor.

Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el

nombre de saldo. Éste viene dando por la diferencia de la suma del deber y la

suma del haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser:

- Deudor, si la suma del Debe es mayor que el de Haber.

- Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber

- Nulo, si el valor de ambas sumas coincide.

En cualquier fecha, en el libro mayor se cumplirá que la suma de los saldos

deudores coincidirá con la suma de los saldos acreedores y además, el valor

total de las sumas del Debe será igual al importe total de las sumas Haber.