Høgskolen i Oslo

Enhetlig informasjon til studenter

Juli 2008 - juli 2009

STYRINGSGRUPPENLeder: Ingvild Straume Mørland, KOISInformasjonsdirektør Kari Aamli Avdelingsdirektør Heidrun Hole, ESTSeniorrådgiver Ewelyn Jordal, HFKontorsjef Ken Henry Hyttemoen, SAM

STYRINGSGRUPPENLeder: Ingvild Straume Mørland, KOISInformasjonsdirektør Kari Aamli Avdelingsdirektør Heidrun Hole, ESTSeniorrådgiver Ewelyn Jordal, HFKontorsjef Ken Henry Hyttemoen, SAM

REFERANSEGRUPPEN - 12 deltakereRepresentanter fra Studieseksjonen, Avdelingene, Læringssenteret, Informasjonstjenesten , IT-seksjonen og nestleder i Studentparlamentet

REFERANSEGRUPPEN - 12 deltakereRepresentanter fra Studieseksjonen, Avdelingene, Læringssenteret, Informasjonstjenesten , IT-seksjonen og nestleder i Studentparlamentet

PROSJEKTGRUPPENLeder: Rådgiver Asta KristiansenInfomedarb. Janne Veirud, KOISRådg. Vibeke Seland Ramm, LUI Førstekons. Andreas H. Sørlie, IUInfo. kons. Marit Christiansen, SU Leder Stud.parl. Anna Wergeland

PROSJEKTGRUPPENLeder: Rådgiver Asta KristiansenInfomedarb. Janne Veirud, KOISRådg. Vibeke Seland Ramm, LUI Førstekons. Andreas H. Sørlie, IUInfo. kons. Marit Christiansen, SU Leder Stud.parl. Anna Wergeland

Bakgrunn for prosjektet

Studentene får studieadministrativ informasjon fra ulike avsendere og gjennom flere kanaler.

Avsendere Studieseksjonen Studieadministrasjonen ved

avdelingene Faglig tilsatte

Hovedkanaler for informasjon på HiO-veven

Den sentrale ”For studenter”- portalen

Avdelingenes egne ”For studenter” sider

Læringsstøttesystemet Fronter Studentweb E-post

Prosjektets hovedmål

Utvikle ett organisatorisk og redaksjonelt system for informasjon som sikrer målrettet, enhetlig og kvalitetssikret informasjon til studentene på HiO-veven

Målgruppe

Primært faktiske studenter dvs. studenter på bachelor- og mastergradsnivå samt studenter på videreutdanninger

Sekundært potensielle studenter

Hva har vi gjort? Intervjuet Fronter superbrukere og

vevredaktør ved HiOKartlagt struktur, innhold og bruk i utvalgte fronter-rom på alle avdelinger

Gjennomgang av ”Håndbok for administrative prosedyrer for Høgskolen i Oslo”

Innhentet erfaringer fra andre høgskoler og universiteter nasjonalt og internasjonalt i forhold til prosjektets målsetninger

Informasjon på engelsk Analyse av ”For studenter ”- vevsider Gjennomført en brukerundersøkelse

blant studentene

Spørreundersøkelsen Sendt ut til 11926 studenter Alle, med unntak av studenter

ved etterutdanninger Svarprosent på 2224 (18,6%) Førsteårsstudentene har størst

svaroppslutning

Hva bruker studentene HiO-veven til?

1 Port til Fronter/e-post

2 Lese HiO-nytt

3 Følge med på hva som skjer på HiO

4 Følge med på hva som skjer på avdelingen min

5 Finne informasjon om studier i utlandet

6 Finne fagplaner/studieplaner/undervisningsplaner/timeplaner

7 Port til Læringssenteret

8 Finne informasjon fra OAS (studentsamskipnaden)

9 Annet

Analyse av nåsituasjonen Ca 90 % kjenner til den sentrale

mens 70 % kjenner til avdelingens For studenter sider.

29 % av de som kjenner til avdelingens For studenter side synes ikke den er lett å finne.

Fritekst svarene viser at de fleste studenter synes sidene har vanskelig struktur.

Resultater fra studentundersøkelsen Studentene beskriver usikkerhet rundt

hvilken informasjonskanal som blir brukt til ulik type informasjon

Studentene må innom en rekke steder/kanaler for å være sikre på at de ikke går glipp av informasjon

Rapporterer om dobbeltinformasjon Mange ønsker å få alt samlet på ett

sted

Konklusjon Lite brukervennlig Stor fare for feilinformasjon Dobbeltbehandling av informasjon Ressurskrevende pga. manglende system Undersøkelsen bekrefter at det er

nødvendig å rydde i strukturen mellom for studenter sentralt og på avdelingsnivå

Utvikling av portalløsning Studentportal = en nettside som fungerer

som inngang til en rekke andre sider innen studie- og studieadministrativ informasjon rettet mot studenter og potensielle studenter på bachelor- og mastergradsnivå og på videreutdanninger

En felles forside ”For studenter” Lik struktur/innhold på avdelingenes

emnesider Sentral og avdelingsvis informasjon

samles ett sted.

Portal ”For studenter”HiO veven

Enheter For studenter

”For studenter”Velg avdelingSU, LUI,SAM,EST, JBI,IU, HF,SPS

Studentliv OAS, Studentparlamentet, m.m.For LUI studenter

EksamenPraksis------------------------

Studentliv

LUI eksamensentral

+avdeling

LUi –emnesentral

+ avdeling

LUI –emnesentral

+ avdeling

Avdeling for lærerutdanning og

internasjonale studier (LUI)

Velg enhet

Prosjektgruppens definering av kanalene, når “For studenter” gjøres om til portal. Prosjektgruppens definering av kanalene, når ” For studenter” gjøres om til portal

Kanal Definisjon/beskrivelse Type informasjon Ansvar

Studentweb Webapplikasjon med individuell informasjon om studenter som hentes fra FS

Semesterregistrering Bekreftelse av utdanningsplan Eksamensinformasjon Bytte PIN-kode Bestilling av karakterutskrift Oppdatere adresse

FS-teamet ved KOIS

Student-epost Brukes som gruppe e-post og til enkeltstudenter

Skal hovedsakelig brukes til en gruppe studenter hvis de ikke har Fronterrom.

Skal sendes gjennom FS ved saksbehandling, for eksempel ved klage på eksamenskarakter, varsel om inndragning av studierett.

Kontorsjefer/administrativt ansatte/ saksbehandlere

Fronter Læringsstøttesystem og informasjonskanal Lukket system. Rettet mot den enkelte student, men avsender kan velge en større mottakergruppe (kull/klasse)

Spesifikk informasjon til utdanning/fag/klasse/gruppe

Løpende og skreddersydd informasjon Informasjon som inneholder navn

(klasselister, praksislister, gruppeoversikter) Eksamensoppgaver? Skal diskuteres med

eksamen sentralt og Fronterkoordinator.

Fronterkoordinator/Superbrukere på avdeling

Veven ”For studenter” portal

Informasjonskanal primært for studenter, men også for potensielle søkere, tilsatte og andre eksterne brukere.

Informasjon som er felles/generell for alle HiO-studenter (regler og prosedyrer)

Informasjon som er felles for alle på avdelingen, men ikke informasjon som bare gjelder et fag/studium eller klasse.

Studieseksjonen ved KOIS/vevredaktører ved avdelingene.

Ansvarskart Overordnet ansvar: Studieseksjonen,

vevredaktør ved KOIS Teknisk vevansvarlig (eZ): IT-

seksjonen Ansvar ved avdelingene og SPS:

Ansvarlig avdelingsredaktør

Distribuert eierskap som betyr at oppdatering og oppfølging skal skje så nært kilden som mulig

Kontorene i Studieseksjonen, avdelingene og SPS er selv ansvarlige for løpende oppdateringer og oppfølging av informasjon fra deres respektive avdelinger.

Minimumskrav: alle studieadministrative sider i portalen skal oppdateres før semesterstart.

Koordinering av arbeidet

Nettverk bestående av representanter fra Studieseksjonen, avd. og SPS. Ledes av vevredaktør ved KOIS. Innkalles ca. 1-2 ganger i semesteret.

Vevredaktør

KOIS

Representanter fra avdelingene, SPS og

studieseksjonen

Team Team Team innholdsleverandører

Medlemmer i nettverket Asta Kristiansen (SSEK, KOIS) Kristin Oddstøl (SSEK,IK) Kristine Kvamme (SSEK,SEK) Ewelyn Jordal (HF) Marit Christiansen (SU) Kjersti Lassen (SPS) Åshild Losnegard (JBI) Alisher Artykov (SAM) Katarina Witek (IU) Elisabeth Schjønsby (EST) Vibeke Seland Ramm (LUI) Inger Marie Strand (LUI)

Veien frem til portalMai Mandag 11. mai kl. 09.00-12.00

Informasjon og opplæring i nettverket

Workshop resten av uken, hver dag mellom kl. 09.00-15.00 . Medlemmer fra prosjektgruppen tilstede.

Fredag 29. mai kl. 12Statusmøte i nettverket, erfaringer så langt

Veien frem til portalJuni (og juli) Testing og kvalitetssikring av

innholdetAugust Portal ”For studenter” lanseres på

HiO veven – HURRA!!