Upload
aya-jannah
View
632
Download
15
Embed Size (px)
DESCRIPTION
untuk mengetahui manajemen rapat yang efektif.
Citation preview
Please wait.......................................Please Wait
Bismillahirrahmanirrahiiim
RAPAT
RAPAT
RAPATRAPAT
RAPAT
Kenapa harus rapat…...
• Distribusi dan pertukaran informasi
• Menjalankan fungsi organisasi
• Informasi yang didapat semua orang sama
• Memerlukan prespektif berbeda, brainstorming
• Untuk Pemecahan masalah, kerjasama, koordinasi antar personal, tim/bidang
• Mencari komitmen bersama
Intensitas Akibat
Terlalu Sering
Banyak waktu terbuang Anggota tim tidak punya cukup
waktu untuk mengimplementasikan
keputusan. Kemungkinan lain, Tim menjadi tidak fokus karena
banyak keputusan yang diambil
Jarang Anggota tim kehilangan arah, tidak tahu
sasaran yang harus dicapai bersama
sehingga anggota tim menjadi berjalan
sendiri sendiri
Waktu rapat yang terus molor tanpa batas
Rapat rutin tanpa agenda yang jelas Pembicaraan tidak fokus Terjadi adanya dominasi individu Tidak ada mekanisme rapat Manajemen konflik yang lemah Tidak ada keputusan yang jelas Dinamika kelompok yang kurang/pasif Ketua ingin dia yang paling benar dan
tidak boleh dibantah Rapat hanya menjadi ajang menyerang
lawan atau mempertahankan pendapatTidak Efektif
Jika Ini yang terjadi…
Kapan dan dimana rapat akan dilakukan
Jadwal dan agenda atau tujuan rapat yang sederhana dan jelas
Jika anda tidak memperhatikan rambu rambu dan tidak tahu tujuan anda maka anda akan trsesat dan kehilangan arah
Ingat !
Mengirimkan pemberitahuan sehingga yang akan di undang rapat harus menerima pemberitahuan sebelumnya
Mempersiapkan tempat rapat dan peralatan yang dibutuhkan dengan baik
Yang terpenting memastikan bahwa para peserta rapat menyiapkan data atau informasi yang relevan dengan agenda rapat
Selanjutnya…..
Kemampuan mendengar dengan aktifMengetahui persoalan dengan rinciMemandu jalannya diskusiMemotong diskusi yang tidak relevanMampu menerima kritik Memantau waktu RapatMengambil KeputusanMenyimpulkan hasil rapat dengan sederhana dan mudah dimengertiMembuat risalah rapat; dikerjakan oleh sekretaris atau seorang peserta rapat dalam format yang sederhana
Dalam rapat kita akan bertemu Dalam rapat kita akan bertemu dengan berbagai karakter dengan berbagai karakter manusiamanusia
Batas kewajaran dalam berbeda pendapat
Tingkat Perbedaan Pendapat
Nilai Karakteristik Organisasi Tingkat Responsif & Kemampuan Organisasi
Tidak ada atau rendah
Negatif Tidak peduli, jumud, lambat antisipasi, tingkat kreatifitas untuk mencari alternatif baru rendah, tidak ada inovasi
Rendah
Batas Kewajaran
Positif Dinamis, bebas berpendapat, selalu mencari solusi, kreatifitas positif untuk mencapai target
Tinggi
Tinggi Negatif Mengada-ada, tidak ada kerjasama, aktivitas kontraproduktif, tidak terkendali dan tidak terkoordinir dengan baik
Rendah
Tingkat Perbedaan
A B C
TinggiRendah
Kepedulian Organisasi
Tinggi
Membagikan hasil rapat secara tertulisMembuat rencana tindakan sederhana dalam suatu lembar (sheet) yang terdiri atas : pekerjaan/aktivitas yang disepakati, oleh siapa, jadwalnya dan status dari kegiatan tersebut (who, to do what, when, and the status)Memantau semua aktivitas beserta pelaksanaan dari hasil rapat.Hasil pantauan sebaiknya dibicarakan secara singkat pada rapat berikutnya
10 Rumus10 Rumus untuk melaksanakan untuk melaksanakan rapat dengan suksesrapat dengan sukses
1.1. Adakan rapat hanya kalau memang dibutuhkanAdakan rapat hanya kalau memang dibutuhkan2.2. Rencanakan suatu rapat dengan baikRencanakan suatu rapat dengan baik3.3. Siapkan dan edarkan agenda ke semua peserta rapatSiapkan dan edarkan agenda ke semua peserta rapat4.4. Waktu dan jadwal rapat sangat berhargaWaktu dan jadwal rapat sangat berharga5.5. Kendalikan rapat tersebutKendalikan rapat tersebut6.6. Undanglah yang paling berkompetensi dan Undanglah yang paling berkompetensi dan
mempunyai pengalamanmempunyai pengalaman7.7. Catat semua rekomendasi serta tugas kepada Catat semua rekomendasi serta tugas kepada
anggotaanggota8.8. Berikan kesimpulan rapat secara tuntas dan Berikan kesimpulan rapat secara tuntas dan
sederhanasederhana9.9. Buatlah keputusan rapat dapat diimplementasikanBuatlah keputusan rapat dapat diimplementasikan10.10. Evaluasi hasil rapat serta implementasinya secara Evaluasi hasil rapat serta implementasinya secara
objektifobjektif
Model rapat, sebuah alternatif
Tahap 1. PembukaanTahap 2. Evaluasi kegiatan pekan laluTahap 3. Pembahasan agenda rapatTahap 4. Penutupan.
Tahap 1. Pembukaan
PJ pembukaan/ MC, sebaiknya telah ditunjuk pekan lalu
Pembukaan. Kapan boleh dimulai, urutan pemimpin, bila mulai terlambat.
Tilawah. Catat halaman, aturan tilawah. Nasihat/arahan. Giliran, bahan, pembicara ,
mekanisme, alokasi waktu. Pengajuan agenda Pengantar umum rapat.
Tahap 2. Evaluasi kegiatan pekan lalu
PJ sekretaris Koreksi agenda aksi pekan lalu, progress report. Mengecek hasil pekerjaan Apa yang perlu diagendakan kembali. Konsep penting dan mendesak
Tahap 3. Pembahasan agenda rapat
PJ pemimpin Penetapan agenda rapat: permanen dan
nonpermanen Alokasi waktu per agenda Notulensi rapat (sekretaris) Manfaatkan teknik pemecahan masalah Laksanakan konsep
Tahap 4. Penutupan.
PJ. Sekretaris Hasil Keputusan dibaca ulang Person yang terkait mencatat Receck buat yang penting Apa yang akan dikerjakan pekan depan Berkas penting tercecer perjanjian khusus, kontak hamdalah.
Sesungguhnya hari ini adalah satu hari di antara hari-hari Allah, tidak
pantas diisi dengan kebanggaan dan kesombongan/keangkuhan.
Ikhlaskanlah amalmu dan tujulah Allah dengan amalmu, karena hari ini
menentukan hari-hari yang akan datang.
Teruslah bergerak hingga KELELAHAN itu LELAH mengikutimuTeruslah berlari hingga KEBOSANAN itu BOSAN mengejarmuTeruslah berjalan hingga KELETIHAN itu LETIH bersamamuTeruslah bertahan hingga KEFUTURAN itu FUTUR menyertaimuTetaplah berjaga hingga KELESUAN itu LESU menemanimu
Hai orang-orang yang beriman, bertaqwalah kepada Allah dan hendaklah setiap diri
memperhatikan apa yang telah diperbuatnya untuk hari esok (akhirat), dan sesungguhnya Allah Maha Mengetahui apa
yang kamu kerjakan.(Q.S. Al Hasyr : 18)
Untuk saudaraku yang aku cintai karena Allah
‘Fasiruu bi barakatillah wa antum fa’izuun(Berangkatlah kalian dengan keberkahan Allah dan kalian akan menang)