Manual de cierre contable

CIERRE CONTABLE SAP Manual de operación del Usuario

Autor: Lic.Henry Clemente

SAP-FI-CO-FM

Cierre de Contabilidad Financiera

Procesos: CIERRE CONTABLEPeriodo-Ejercicio

IVECO VENEZUELA C.A.PROYECTO N3 TURBO

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Mediante el componente de tareas de cierre, es posible preparar y llevar a cabo las operaciones necesarias para el cierre del día, del mes y del ejercicio. Para ello, el sistema ofrece una serie de informes estándar que permite generar evaluaciones y análisis directamente a partir de todos los saldos de cuenta contabilizados.

Objetivo

El objetivo primordial es :

Creación de balances y cuentas de pérdidas y ganancias con datos confiables Documentación de los datos contables

Descripción de las tareas :

Para llevar a cabo las tareas de cierre en el libro mayor, primero es necesario realizar las tareas de cierre en las áreas de contabilidad auxiliar que utilice. Entre ellas se encuentran:

Contabilidad de deudores y de acreedores Contabilidad de inventarios Contabilidad de activos fijos

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Requisitos

Datos maestrosPreviamente ha introducido los datos maestros necesarios para llevar a cabo los procedimientos de este escenario.

Área de fabricación y comercialización

Datos maestros Valor Selección Comentarios

Centro de coste * Todos se requieren todos los centros de coste contabilizados

Maestro de materiales

* TODOS se requieren todos los materiales contabilizados

Cuentas G/L * TODOS se requieren todas las cuentas

Tabla Resumen de Procesos

Es importante señalar que no todos las transacciones en conjunto aplican para la empresa en cuestión , es necesario definir cuales son las mas indicadas para llevar a cabo todos los procesos de cierres indicados.

Proceso para el cierre del día

Etapa del proceso

Referencia de proceso externo

Condición empresarial

Rol de usuario Código de transacción

Resultados esperados

Actualización de tipos de cambio

Los tipos de cambio para monedas extranjeras se actualizan

Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)

S_BCE_68000174 Los nuevos tipos de cambio están disponibles en el sistema.

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Etapa del proceso





cada día o cada mes.

Espacios en la asignación de números de documento

Lista de verificación para buscar espacios en la asignación de números de documento en varios ledgers.

Gerente de Finanzas (SAP_NBPR_FINACC_M)

S_ALR_87012342 Lista de verificación, si hay espacios en las listas de números de documento.

Números de factura asignados dos veces

Lista de verificación de documentos asignados más de una vez.

Gerente financiero (SAP_NBPR_FINACC_M)

S_ALR_87012341 Lista de verificación, si hay números de factura duplicados.

Visualización del diario de documentos compacto

Lista de verificación de los datos más importantes de los documentos contabiliza-dos.


S_ALR_87012289 Hojas de totales, que indican los totales del Debe y el Haber para cada tipo de cuenta.

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Proceso Cierre del Mes

Etapa del proceso





Actualización de tipos de cambio

Los tipos de cambio para monedas extranjeras se actualizan cada día o cada mes.


S_BCE_68000174

Los nuevos tipos de cambio están disponibles en el sistema.

Espacios en la asignación de números de documento

Lista de verificación para buscar espacios en la asignación de números de documento en varios ledgers.


S_ALR_87012342

Lista de verificación, si hay espacios en las listas de números de documento.

Números de factura asignados dos veces

Lista de verificación de documentos asignados más de una vez.


S_ALR_87012341

Lista de verificación, si hay números de factura duplicados.

Abrir y cerrar períodos contables

Cerrar subsistemas de activos fijos, deudores y acreedores de la contabilización del período anterior. Se inicia un nuevo período contable.


S_ALR_87003642 (OB52)

No se pueden efectuar mas contabilizaciones de A/P, A/R, MM o activos fijos en el período anterior.

Se ha abierto un nuevo período contable para la contabilización, de modo que se pueden procesar las transacciones.

Indicar contabilizaciones periódicas

Los documentos periódicos del período indicados en el sistema se deben procesar.


FBD1 Se crea un juego de datos lote input con “contabilizaciones” para documentos periódicos que se pueden procesar para contabilizar la actividad financiera requerida.

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Etapa del proceso





Contabilización de contabilizaciones periódicas

Los documentos periódicos del período indicados en el sistema se deben procesar.


F.14 Se crea un juego de datos lote input con “contabilizaciones” para documentos periódicos que se pueden procesar para contabilizar la actividad financiera requerida.

Ejecución de juego de datos lote input

Contabilización de los documentos periódicos procesados en el paso anterior.


SM35 Se han contabilizado los documentos contables y actualizado los documentos periódicos con datos de tratamiento ('next run on' y 'number of runs').

Compensación automática del proceso especial de cuenta EM/RF

Cuentas de compensación EM/RF


F.13 Para cuentas EM/RF, el programa intenta crear un grupo de documentos que se puede compensar desde un grupo de documentos que no se puede compensar mediante la omisión sucesiva de documentos.

Análisis de cuentas de compensación EM/RF

Análisis de cuentas de compensación EM/RF y visualización del IVA de adquisición de la CE.


F.19 Analiza las cuentas de compensación (EM/RF) de entrada de mercancías/recepción de factura.

Compensa-ción automática de cuenta EM/RF

Compensación de la cuenta EM/RF de abonos/cargos coincidentes para efectuar más fácilmente el análisis de partidas abiertas.


F.13 La cuenta EM/RF se compensa con la cantidad correcta del pedido y del valor una vez contabilizadas la entrada de mercancías y la

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Etapa del proceso





recepción de factura. Esto mantiene el análisis de la cuenta EM/RF en un nivel manejable.

Compensación manual

Si los documentos no se compensan automáticamente. Se compensa manualmente.

Gerente de acreedores (SAP_NBPR_AP_CLERK_M)

F-44 Documentos de contabilidad se compensan manualmente.

Contabilización de asientos de corrección

Contabilización de correcciones en los datos financieros actuales, para representar mejor la situación financiera actual.


FB50 Asegúrese de que los registros financieros representan las actividades empresariales durante el período con la mayor capacidad posible.

Revaloriza-ción de moneda extranjera

Las transacciones de moneda extranjera se deben valorar en el tipo de cambio actual.


FAGL_FC_VAL

Las contabilizaciones de moneda extranjera se representarán con “valoración de fecha actual”.

Contabilización de cargos de impuestos

Informes financieros Gerente financiero (SAP_NBPR_FINACC_M)

FB41

Declaración de IVA


S_ALR_87012357

Declaración de IVA

Documentos comparativos / Cifras de movimientos

Informes financieros Contable de libro mayor (SAP_NBPR_FINACC_S)

FAGLF03

Cierre del período contable anterior

Cerrar el período contable anterior para que no se pueda efectuar ninguna otra contabilización financiera que cambiaría los


S_ALR_87003642 (OB52)

No se permiten más contabilizaciones G/L en el período anterior.

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Etapa del proceso





resultados notificados.

Cálculo de intereses sobre el saldo


F.52 Cálculo de intereses sobre el saldo

Visualización del diario de documentos

Lista de los documentos contabilizados en el período.


S_ALR_87012287

Lista de los documentos contabilizados en el período para la documentación.

Balance contable


S_ALR_87012284 o S_PL0_86000028

Balances contables

Comparación real/real de balances contables.

Proceso Cierre de Ejercicio

Etapa del proceso





Creación del calendario de fábrica para el nuevo ejercicio


SCAL Se ha definido el calendario de fábrica para el o los siguientes ejercicios.

Arrastre de saldos AP/AR

Arrastre de los saldos A/P al nuevo ejercicio.


F.07 Los saldos de acreedor Y deudor se han arrastrado al nuevo ejercicio.

Arrastre de saldos GL


FAGLGVTR

Las cuentas de balance tienen saldos para el nuevo ejercicio y los saldos de la cuenta P/L se han

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Etapa del proceso





contabilizado en el arrastre de resultados.

Reagrupa-ción de crédito con saldo deudor/ acreedores (balance)


FAGLF101

Confirma-ción de saldo de crédito con saldo deudor

Contable de Deudores (SAP_NBPR_AR_CLERK_S)

F.17

Confirma-ción de saldo de acreedor

Contable de Acreedores (SAP_NBPR_AP_CLERK_S)

F.18

Cierre final y liberación de informes financieros

Se deben notificar los resultados financieros de la empresa.


S_ALR_87012284

Se han liberado los resultados financieros de la empresa.

Cierre del período contable anterior

No se deben permitir más contabilizaciones financieras en el período anterior, porque ya se han liberado los resultados.


S_ALR_87003642 (OB52)

No se permiten más contabilizaciones financieras en el período anterior.

Visualización del diario de documentos


S_ALR_87012287

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Actualizar Tipos de Cambio:

Una de las Actividades iniciales en las actividades de cierre es actualizar los tipos de cambio:

Finanzas Gestión financieras Libro mayor Entorno Opciones actuales Introducir tipos de cambio

Transacción : S_BCE_68000174

Números de Documentos :

Ubicación mediante reportes de números de documentos que se han asignado más de una vez en el Intervalo:

Finanzas Gestión financiera Libro mayor Sistema de información Informes de libro mayor (Nuevo) Documento General Asignación números documento discontinua.

Números de Facturas asignados dos veces:

El programa crea una lista que muestra todos los documentos por número de cuenta del acreedor o el deudor, que ocurren repetidamente en un número de referencia, es decir que existe una factura duplicada.

Finanzas Gestión financiera Libro mayor Sistema de información Informes de libro mayor (Nuevo) Documento General Números de factura asignados doblemente: Transacción:S_ALR_87012341

O la siguiente :

Contabilidad principal -> Gestión de informes -> Documentos -> Nº factura asignados por duplicado.

Visualización del Diario de Documentos

Finanzas Gestión financiera Libro mayor Sistema de información Informes de libro mayor (Nuevo) Documento General Diario compacto de documentos

Código de transacción: S_ALR_87012289.

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Cierre del Mes:

El ajuste de tipo de cambio se aplica nuevamente para el cierre de mes, como lo indica el la fase inicial del cierre diario al igual que la verificación de la duplicidad de los registros Contables. Finalmente aplicamos propiamente la transacción para el cierre:

Transacción OB52

Resultado No se pueden efectuar mas contabilizaciones A/P, A/R, o MM en el período anterior. Para ver un informe de antigüedad del acreedor, utilice la transacción S_ALR_87012085 o el acceso vía menús Finanzas Gestión Financiera Acreedores Sistema de información Informes para contabilidad acreedores Acreedores partidas..

Para ver un informe de antigüedad del deudor, utilice la transacción S_ALR_87012178 o el acceso vía menús Finanzas Gestión Financiera Deudores Sistema de información Informes para contabilidad deudores Partidas deudores

Registro de Contabilizaciones Periódicas

Con esta opción puedo definir registros contables que se realizan todos los meses de la misma manera, estos los puedo agrupar en masas y ahorrar tiempo

Finanzas Gestión financieras Libro mayor Contabilización Documentos de referencia Documento periódico.

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Transacción : FBD1

1. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Entrar contab.periódica: Datos cabecera:Nombre de campo Descripción Acciones y valores de usuario Comentarios

Sociedad 1000

1º ejecución el <primer día del mes actual>

Ultima ejecución el <primer día del mes siguiente>

Intervalo en meses <seleccione el intervalo requerido> p. ej., 01

Día de ejecución <seleccione la fecha requerida> p. ej., 01

Plan de ejecución

Tomar importes em moneda local

<Seleccionar>

Copiar textos <Seleccionar>

Tomar importe del impuesto en moneda local

<Seleccionar>

Clase de documento

SA

Moneda MXN

Moneda/T/C

Referencia

Fe.conversión

Texto cab.documento

Div.interloc.

ClvCT 40

Cuenta <Seleccionar cuenta> p. ej., 635000

In.CME

Cl.Mov.

2. Seleccione Continuar.3. En la pantalla Entrar contab. Periódica Añadir Posición cta., efectúe las entradas siguientes:

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Nombre de campo

Descripción Acciones y valores de usuario Comentarios

Cuenta de mayor

Sociedad

Importe * p. ej., 10000

Calcular Impuestos

División

Centro de coste * p. ej., 1101

Pedido

Centro de Beneficio

Red

Documento de Compras

Cantidad

Asignación

Texto

ClvCt 50

Cuenta * p. ej., 111000

CME

CMov

4. Seleccione Continuar.5. En la pantalla Entrar contab. Periódica Añadir Posición de cta. mayor, efectúe las entradas siguientes:

Nombre de campo


Importe * p. ej., 10000

Fecha valor * p. ej., primer día del mes actual

La fecha valor es necesaria en el caso de cuentas

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bancarias con grupo de status de campo YB05. En otros casos, la fecha valor no es necesaria.

6. Rellene los detalles del documento y seleccione Grabar.

Contabilización de Contabilizaciones Periódicas

En esta actividad, se contabilizan las contabilizaciones periódicas. El sistema verifica si la contabilización periódica existe en el sistema con una fecha de contabilización dentro del período que se contabiliza. Antes se deben haber indicado los registros de la Data correspondiente

Finanzas Gestión financieras Libro mayor Operaciones periódicas Contabilizaciones periódicas Ejecutar

Transacción : F.14

1. En la pantalla Crear docs. contables a partir de documentos periódicos, indiquen los datos los

datos necesarios

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Nombre de campo


Sociedad 1000

Ejercicio <ejercicio actual>

Intervalo de liquidación DE

<fecha de inicio> p. ej., <primer día del mes actual>

Intervalo de liquidación A

<fecha de finalización> p. ej., <último día del mes en curso>

Nombre del juego datos BI

<seleccione un nombre> Si es necesario. Si no asigna un nombre de juego de datos batch input aparte, es el programa el que establece el nombre del juego de datos batch input SAPF120.

2. Seleccione Ejecutar.

Resultado

Se crea un juego de datos batch input con contabilizaciones para documentos periódicos que se pueden procesar para contabilizar la actividad financiera requerida.

Se crea un juego de Datos y se llama :

Sistema Servicios Batch Input Carpeta

Transacción SM35

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Compensaciones Automáticas EM/RF

Esta actividad trata la compensación automática de cuentas EM/RF. El número de pedido y la partida se utilizan para comparar documentos.

Finanzas Gestión financieras Libro mayor Operaciones periódicas Compensar automáticamente Sin modelo de moneda de compensación

Transacción

F.13

La cuenta EM/RF se compensa con la cantidad correcta del pedido y del valor una vez contabilizadas la entrada de mercancías y la recepción de factura. Esto mantiene el análisis de la cuenta EM/RF en un nivel manejable. El sistema genera un informe que muestra los detalles de los documentos no compensados y compensados, con información del documento de compensación.

Análisis de Cuentas de Compensación EM/RF

El programa analiza las cuentas de compensación de entrada de mercancías/recepción de factura (EM/RF) en una fecha clave especificada, y genera contabilizaciones de corrección, en

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caso necesario. Estas son necesarias para visualizar las siguientes operaciones contables correctamente en el balance:

Mercancías entregadas, pero no facturadas

Mercancías facturadas, pero no entregadas

El programa selecciona todas las partidas de cuentas de compensación EM/RF que están abiertas en la fecha clave especificada. Si las partidas abiertas por número de pedido y partida no tiene un saldo en la moneda local igual a cero, se crean contabilizaciones de corrección en un juego de datos batch input para estas partidas. Con un saldo acreedor, la operación se considera entregada, pero no facturada. Con un saldo deudor, la operación se considera facturada, pero no entregada.

Las contabilizaciones de corrección se crean por sociedad, cuenta de compensación EM/RF, cuenta asociada y división. Todas las contabilizaciones se anulan en la fecha de contabilización de anulación especificada. Si no se ha indicado ninguna fecha, el programa anula las contabilizaciones el día después de la fecha clave.Si se utilizan monedas locales paralelas, el saldo en la primera moneda local también determina la operación. Si el saldo en la primera moneda local es cero, la clave de operación se determina a partir de la moneda paralela.

Compensaciones Manual

Si hay documentos que no se pueden compensar automáticamente. (Si el saldo de las partidas a ser compensadas no es 0), pueden ser compensadas manualmente.

Menú Sap.

Finanzas Gestión Financiera Deudores / Proveedores / Libro Mayor Cuenta Compensar

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