Manual de PowerPoint

Compilado por John Prisco

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Microsoft PowerPoint

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TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO .................................................................................................................... 2

1. Generalidades, creación y edición de presentaciones ................................................................ 4

1.1 Acerca de PowerPoint ............................................................................................................... 4

1.2 Conceptos básicos ..................................................................................................................... 4

1.3 Entrada y salida de PowerPoint ................................................................................................ 5

1.4 El área de trabajo de PowerPoint ............................................................................................. 5

1.5 Borrado texto y desplazamiento en la presentación ................................................................ 7

1.6 Crear una presentación ............................................................................................................. 8

1.7 Abrir una presentación .............................................................................................................. 9

1.8 Guardar una presentación ...................................................................................................... 10

1.9 Cerrar una presentación y salir de PowerPoint ...................................................................... 11

1.10 Configurando la barra de Inicio Rápido ................................................................................. 11

1.11 Ver la presentación de distintas formas o vistas .................................................................. 11

1.12 Zoom ...................................................................................................................................... 15

1.13 Cambiar entre mayúsculas y minúsculas .............................................................................. 15

1.14 Copiar o mover texto ............................................................................................................. 16

1.15 El menú contextual ................................................................................................................ 16

1.16 Buscar y reemplazar .............................................................................................................. 17

1.17 Corrección ortográfica y gramatical ...................................................................................... 17

1.18 Deshacer, rehacer y repetir acciones .................................................................................... 18

2. Trabajando con diapositivas ...................................................................................................... 19

2.1 Insertar una diapositiva ........................................................................................................... 19

2.2 Seleccionar diapositivas .......................................................................................................... 20

2.3 Copiar y duplicar una diapositiva ............................................................................................ 20

2.4 Mover diapositivas .................................................................................................................. 22

2.5 Eliminar diapositivas................................................................................................................ 22

2.6 Cambiar el diseño de una diapositiva ..................................................................................... 23

2.7 Aplicar plantillas de diseño a las diapositivas ......................................................................... 23

2.8 Estilo de fondo en las diapositivas .......................................................................................... 24

2.9 Aplicar formatos al texto y al párrafo de las diapositivas ....................................................... 25

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2.9.1 Copiar formato ..................................................................................................................... 25

2.9.2 Alineación del Texto ............................................................................................................. 25

2.9.3 Listas de numeración ........................................................................................................... 26

2.9.4 Listas de viñetas ................................................................................................................... 26

2.10 Encabezados y pies de página en las diapositivas ................................................................. 26

2.11 Animaciones y transiciones en las diapositivas .................................................................... 27

2.11.1 Efectos de transición .......................................................................................................... 27

2.11.2 Efectos de animación ......................................................................................................... 28

3. Manejar objetos en las diapositivas .......................................................................................... 29

3.1 Manejo de imágenes ............................................................................................................... 29

3.2 Manejo de tablas ..................................................................................................................... 32

3.3 Gráficas estadísticas ................................................................................................................ 36

3.4 Trabajando con SmartArt ........................................................................................................ 37

3.5 Insertar objetos de forma independiente ............................................................................... 42

3.5.1 Formas .................................................................................................................................. 43

3.5.2 Cuadros de texto .................................................................................................................. 44

3.5.3 Texto con WordArt ............................................................................................................... 45

3.5.4 Películas ................................................................................................................................ 45

3.5.5 Insertar sonidos .................................................................................................................... 46

Bibliografía .................................................................................................................................... 48

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1. Generalidades, creación y edición de presentaciones

1.1 Acerca de PowerPoint

PowerPoint es un programa que permite crear, diseñar y editar presentaciones gráficas. Con el

programa disponemos de una herramienta gráfica para hacer atractivas nuestras presentaciones en público, ya sea para exponer un tema, vender un producto, hacer un informe de empresa, un curso de formación o cualquier otro tipo de discurso.

PowerPoint se puede considerar como una aplicación multimedia, debido a que permite la

inclusión de textos, gráficos, fotografías, sonido y vídeo. Además puede generar presentaciones que se ejecutan de forma automática. Incluye también diversos efectos especiales para introducir las distintas diapositivas (transición), así como para ir introduciendo el contenido de cada una de las diapositivas (animación). Las presentaciones pueden ser guardadas de tal manera que puedan ser ejecutadas en ordenadores en los que no esté instalado el programa, e incluso se pueden crear presentaciones que pueden verse mediante un navegador de Internet como Internet Explorer, Google Chrome, entre otros.

Algunos ejemplos de aplicación práctica de PowerPoint pueden ser:

En la enseñanza, como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema. La exposición de los resultados de una investigación. Como apoyo visual en una reunión empresarial o conferencia. Presentar un nuevo producto, y muchos más...

1.2 Conceptos básicos

Presentación: una presentación es un grupo o conjunto de diapositivas (pantallas) con un orden específico que se crea para comunicar un mensaje o idea ante un grupo de personas. Las presentaciones pueden ser visualizadas en la pantalla del computador, en forma impresa o con la ayuda de un proyector de acetatos.

Diapositivas: son el elemento básico de una presentación, están conformadas por texto (títulos, subtítulos, cuerpo), elementos visuales (gráficos, imágenes, dibujos, y organigramas), sonidos y animaciones. Estos elementos no necesariamente deben ser creados en PowerPoint, pueden ser traídos de otras aplicaciones.

Documentos: son folletos impresos que contienen todas las diapositivas. Son entregados a todas las personas a quienes va dirigida la presentación. En una hoja o página se pueden imprimir dos, tres o seis diapositivas con información adicional, ya sea la fecha, el nombre de la empresa, el número de página, etc.

Notas para el orador: páginas impresas que contienen comentarios de las diapositivas; sirven de apoyo para la persona que esté efectuando la presentación.

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Esquema: documento donde aparece todo el texto de las diapositivas, con sus respectivos títulos, subtítulos y cuerpo.

1.3 Entrada y salida de PowerPoint

Para entrar al PowerPoint:

Haga clic en el menú Inicio y elija la opción Todos los programas. En el nuevo menú haga clic en Microsoft Office y luego Microsoft Office PowerPoint.

Para salir de PowerPoint: Salga del programa haciendo alguna de las siguientes cosas:

En el menú Archivo o botón Office seleccione el comando Cerrar. Oprima <Ctrl+F4> Haga doble clic en el icono de Control. Haga clic en el botón Cerrar de la ventana de PowerPoint.

1.4 El área de trabajo de PowerPoint

Este programa contiene todo lo necesario para producir presentaciones a nivel profesional. Las

opciones de los menús automatizan numerosas tareas y la barra cintas con los respectivos grupos de herramientas ponen a su alcance los comandos y opciones usados en el programa.

Botón Office: permite visualizar las operaciones de control del programa, en caso de PowerPoint contiene las operaciones comunes como, abrir, guardar, guardar como, imprimir, entre otras cosas.

Barra de herramientas de acceso rápido: es la barra que contiene las opciones más comunes o las más usadas, la cual como su nombre lo indica, permite acceder de forma rápida a la ejecución de las acciones que se encuentren dentro de ella.

Barra de título: contiene el nombre del documento abierto que se está visualizando, además del nombre del programa. La acompañan en la zona derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno Windows.

Cinta de opciones: en ella se encuentran las opciones necesarias para el trabajo que va a realizar. La apariencia de la cinta de opciones cambiará según el tamaño del monitor. PowerPoint comprimirá la cinta de opciones cambiando la disposición de los controles para acomodarse en monitores más pequeños.

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Botones de control: permiten minimizar, maximizar/restaurar o cerrar la ventana principal de PowerPoint.

Barra de estado: muestra información del estado del documento, como el número de diapositivas, el tema empleado, o el idioma en que se está redactando.

Vistas: permite establecer la forma en que se visualiza la presentación, dentro de sus opciones se encuentra la vista Normal, Clasificador de diapositivas y Presentación con diapositivas.

Zoom: esta opción actúa como lupa y permite acercar o alejar la diapositiva para su visualización.

Diapositiva: es el área de trabajo en el diseñador de presentaciones.

Panel de diapositivas: muestra todas las diapositivas que contiene la presentación. Desde este panel se pueden duplicar, mover, eliminar, entre otras cosas.

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Panel de notas: permite añadir las anotaciones de apoyo para realizar la presentación. Estas notas no se ven en la presentación pero se pueden imprimir.

1.5 Borrado texto y desplazamiento en la presentación

Borrar texto Es posible borrar el texto que se encuentra antes o después de la posición del punto de inserción

mediante el teclado de acuerdo a la tabla que se muestra a continuación:

Utilice Si desea

<Retroceso> Borrar el carácter anterior.

<Suprimir> Borrar el carácter siguiente.

<Ctrl> + <Retroceso> Borrar desde la posición del punto de inserción hasta el inicio de palabra inmediato anterior.

<Ctrl> + <Suprimir> Borrar desde la posición del punto de inserción hasta el inicio de palabra inmediato siguiente.

Desplazamiento a través de la presentación Cuando se escribe en diapositivas es muy común necesitar trasladar el cursor a una nueva posición.

Para esto PowerPoint ofrece una serie de atajos con el teclado. Estos atajos aparecen en la siguiente tabla.

Para moverse TecladoUna línea hacia arriba <>Una línea hacia abajo <>Una palabra a la izquierda <Ctrl> + <>Una palabra a la derecha <Ctrl> + <>Al final de la línea <Fin>Al principio de la línea <Inicio>Arriba una diapositiva <Re Pág>Abajo una diapositiva <Av Pág>Al final de la presentación <Ctrl> + <Fin>Al principio de la presentación <Ctrl> + <Inicio>

Si se utiliza el ratón en lugar del teclado, basta con dar clic sobre el lugar a donde desee desplazar

el punto de inserción.

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1.6 Crear una presentación

Hay dos métodos que permiten crear una nueva presentación en PowerPoint. Es posible crear

presentaciones en blanco o presentaciones basadas en plantillas. Crear una presentación en blanco La presentación en blanco es útil cuando se desea crear diapositivas sin ningún tipo de formato

para que sea aplicado por el diseñador y así crear un presentación personalizada. No se debe olvidar que una presentación está conformada por varias diapositivas, y además por:

documentos, notas y esquemas; todos estos elementos son almacenados en un mismo archivo. Crear una presentación es tan sencillo como abrir PowerPoint. Por defecto se muestra una

presentación en blanco con la que se puede trabajar. Sin embargo también se puede crear de forma explícita, por ejemplo, si se está estamos trabajando con otra, así:

1. Hacer clic en el Botón Office o Archivo, seleccionar el comando Nuevo y en pantalla aparecerá

un cuadro de dialogo. 2. Presionar clic en Presentación en blanco y luego clic en el botón Crear. En la primera diapositiva que se crea por defecto en las nuevas presentaciones se dispone de dos

cuadros: uno para el título y otro para el subtítulo. A partir de ahí se tendrá que añadir contenido o diapositivas nuevas y todo lo demás.

Crear una presentación a partir de una plantilla Las plantillas son muy útiles porque generan una presentación base a partir de la cual es mucho

más sencillo trabajar, es decir, permiten adelantar el trabajo. Se puede definir el término plantilla como un conjunto de combinación de colores para texto,

fondo, rellenos y elementos de fondo. De esta forma la persona que diseña la presentación sólo centra su atención en la elaboración de cada diapositiva, ya que el formato se encuentra especificado.

Otro beneficio de las plantillas además de ofrecer armonía a las presentaciones, consiste en que se

puede modificar su apariencia, es decir, la combinación de colores, tipos de letra, alineación, efectos especiales y viñetas, entre otras cosas.

Para utilizar plantillas los pasos son muy similares a los mencionados con anterioridad: 1. Hacer clic en el Botón Office o Archivo, seleccionar el comando Nuevo y en pantalla aparecerá

un cuadro de dialogo. 2. Seleccionar la opción deseada en la sección Plantillas. 3. Presionar clic en el botón Crear.

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1.7 Abrir una presentación

Abrir una presentación significa recuperar y visualizar en pantalla un archivo creado

anteriormente. Se puede recuperar cualquier presentación creada con PowerPoint para volver a editarla, imprimirla, duplicarla, etc. Para ello se debe.

1. Hacer clic en el Botón Office y elegir el comando Abrir, o bien hacer clic en el botón Abrir de la

barra de herramientas de acceso rápido.

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2. A continuación aparecerá en pantalla el cuadro de dialogo correspondiente. En él se debe

indicar la unidad de disco y carpeta donde se encuentra el archivo. 3. Seleccionar el que se desee, luego hacer clic en el botón Abrir y la presentación aparecerá en

pantalla.

1.8 Guardar una presentación

Mientras se crea una presentación nueva en PowerPoint este se almacena temporalmente en la

memoria de la computadora con el nombre, por defecto, Presentación 1. Para almacenar la presentación en forma permanente y poder recuperarla después es necesario guardarla en disco, lo que puede hacerse de la siguiente forma:

1. Hacer clic en el Botón Office y seleccionar el comando Guardar como, o bien, con el mouse,

seleccionar el botón Guardar como de la barra de herramientas de acceso rápido. 2. A continuación aparecerá en pantalla el cuadro de diálogo correspondiente. En él se debe

indicar la unidad de disco y carpeta donde se desea guardar la presentación. En el cuadro Nombre de archivo se debe escribir el nombre para la presentación, PowerPoint le agregará automáticamente la extensión PPTX al archivo.

3. Hacer clic en el botón Guardar.

Nota: en el cuadro tipo de archivo se puede elegir para guardar la presentación otra extensión, por ejemplo: una versión anterior de PowerPoint o como una plantilla, etc.

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1.9 Cerrar una presentación y salir de PowerPoint

Se puede cerrar una presentación activa (en la que se está trabajando), cerrar todas las presentaciones abiertas (si es que se están usando paralelamente varias presentaciones) o cerrar las presentaciones y salir de PowerPoint.

Para Hacer lo siguiente Cerrar la presentación activa. Hacer clic en el Botón Office y elegir Cerrar.

Cerrar las presentaciones y salir dePowerPoint.

Hacer clic en el Botón Office y elegir Salir dePowerPoint.

1.10 Configurando la barra de Inicio Rápido

Una opción muy interesante y efectiva es agregar a la barra de inicio rápido las opciones Abrir,

Nuevo, Vista Previa, Insertar imagen y otras que usted vea conveniente por el tipo de trabajo que desarrolla.

Al agregar estas opciones se podrá efectuar rápidamente los procesos de crear una nueva

presentación, abrir una presentación, entre otras cosas.

1.11 Ver la presentación de distintas formas o vistas

PowerPoint requiere que se cambie de vista quizá con mayor frecuencia que con cualquiera de los

demás productos de Office. El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que permite tener tanto una visión particular de cada una de las diapositivas como una visión global de todas ellas, así como reproducir la presentación para ver el resultado al final.

Se puede cambiar de una vista a otra de dos formas distintas.

Desde los accesos directos de la zona inferior de la ventana. Donde se encontraran las vistas principales (Normal, Clasificador y Presentación) que permiten modificar el diseño, echar un vistazo general a todas ellas, abrirlas en pantalla completa para leerlas o ver la presentación tal y como se verá cuando se proyecte en la exposición.

Elija las opciones a agregar

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Desde las opciones de la cinta. Casi todas las vistas se encuentran en la ficha Vista. Aquí se encontraran algunas vistas más de las que ya aparecen en la barra inferior, como la Página de notas o las Vistas patrón.

La única vista que no se encuentra aquí es la de Presentación. Puesto que se trata de una vista muy importante, porque permite ver el resultado final tal como se verá para el público, posee una ficha propia llamada Presentación con diapositivas. En ella se encontraran distintas formas de ejecutarla.

Tipos de vista que soporta PowerPoint:

Vista Normal: permite ver cada diapositiva, una a la vez, y modificar el formato, los colores, los gráficos, las imágenes, el estilo y el texto de cada diapositiva. En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema en el cual se puede seleccionar la diapositiva que se quiere visualizar y en la parte derecha aparece la diapositiva en grande para poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el área de notas en el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva.

Vista Clasificador de diapositivas: despliega toda la presentación de modo que se pueda insertar, eliminar, copiar, mover y cambiar las diapositivas. Esta vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de aparición. Dicho orden se representa con un pequeño número situado en la esquina inferior izquierda de cada una de las diapositivas. Por lo tanto, con este tipo de vista se tiene una visión más global de la presentación.

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Vista Presentación con diapositivas: reproduce la presentación para mostrar cuál será el resultado final. Al presionar el botón inferior se reproduce la presentación desde la diapositiva que se está visualizando en ese momento, con el fin de ver cómo queda la diapositiva que se acaba de realizar y poder apreciar todos los elementos, incluidos los efectos de animación y transición. Lo habitual es que una presentación contenga diversas diapositivas. Durante la exposición de cara al público es imprescindible sabe moverse entre las diapositivas con soltura para ir avanzando. La siguiente tabla muestra las teclas apropiadas para realizar las acciones básicas:

Utilice Si desea <Enter> <Av Pág> <Fecha derecha> <Flecha abajo> <Barra espaciadora> Clic con el mouse

Ejecutar la siguiente animación o avanzar a la siguiente diapositiva.

<Re Pág> <Fecha izquierda> <Flecha arriba>

Ejecutar la animación anterior o volver a la diapositiva anterior.

<Esc> Finalizar una presentación con diapositivas.

<Mayús> + F10 Botón derecho del mouse.

Presentar el menú contextual para escoger la opción deseada.

Además de estas acciones, también es posible modificar la forma del puntero del mouse, dibujar, resaltar sobre la diapositiva, poner la pantalla en blanco o en negro para que las personas no se distraigan con la diapositiva, etc. Pulsando la tecla F1 desde la vista de presentación se puede ver el cuadro de ayuda con todas las teclas para cada función. Todas estas funciones se podrían realizar también mediante el menú contextual. Sin embargo, esto no es muy recomendable, ya que además de ser incómodo, la visualización del menú puede distraer la atención del público y dar una imagen poco profesional.

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Vista Página de notas: muestra cada diapositiva en una página, seguida de sus correspondientes anotaciones. Se inicia desde la

ficha Vista y permite crear y editar las notas para el orador de la presentación.

Vista Esquema: permite editar y desplegar todo el texto de la presentación en un solo lugar, en vez de una diapositiva a la vez.

Vista Patrón de diapositivas: muestra el patrón empleado para cada una de las diapositivas y así facilitar su modificación. Con una imagen quedará más claro. La siguiente diapositiva se muestra en la vista normal a la izquierda y en vista patrón de diapositiva a la derecha.

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Las vistas Patrón de documentos y Patrón de notas: se encuentran en la ficha Vista y están enfocadas a la impresión. En el primer caso, de varias diapositivas en la misma página, y en el segundo caso, de diapositivas junto con sus correspondientes anotaciones. Pero, en ambos casos, se muestran respetando aspectos importantes en el diseño enfocado a la impresión, como las márgenes, pies y encabezados de página, entre otras cosas.

1.12 Zoom

El zoom no es exactamente una vista, pero permite acercar o alejar

las diapositivas en algunas vistas, como Normal y Clasificador de diapositivas. Para aplicarlo se debe situar primero en la diapositiva sobre la que se desea aplicar el zoom.

En el menú Vista se encuentra la opción Zoom. Al hacer clic sobre

ella, se desplegará una ventana donde se puede escoger el porcentaje de zoom deseado de entre las opciones, o bien, escribir uno personalizado.

También se puede aplicar el zoom a través de la barra de estado con el

control desplazando el marcador o pulsando los botones ‐ y +.

El botón permite ajustar la diapositiva a la ventana y es igual a la opción Ajustar a la ventana que se encuentra en la ficha o menú Vista.

1.13 Cambiar entre mayúsculas y minúsculas

Muchas veces al acabar de escribir un texto, se observa que por descuido, se ha escrito con letra

mayúscula activada y ahora se desea que aparezca en minúscula, sin necesidad de volver a escribirlo. Existe una forma rápida de cambiar a mayúsculas o minúsculas determinada porción de texto, así: 1. Seleccionar el texto.

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2. Presionar las teclas < Shift> + < F3> las veces que sean necesarias hasta que el texto tenga la apariencia que se desea. Note que el texto cambia presentando alternadamente alguna de estas tres formas: todo en mayúscula, la primera letra en mayúsculas y el resto en minúscula.

Otra forma es hacer clic en el botón Cambiar mayúsculas y minúsculas que se encuentra en el menú Inicio dentro del grupo Fuente.

1.14 Copiar o mover texto

Copiar texto Significa colocar un duplicado del texto seleccionado en otro lugar. Una vez copiado y pegado el

texto este aparecerá en la posición donde se encuentre el cursor. Para realizar cualquier operación de copiado se usa como “puente” el portapapeles de Office, (es

un lugar de almacenamiento temporal de datos que ofrece el programa). Se puede copiar texto de un lugar del documento al portapapeles y después del portapapeles a otro lugar del archivo o a otro archivo. Para ello:

1. Seleccionar el texto a copiar. 2. En el menú Inicio elegir Copiar o presionar simultáneamente las teclas <Ctrl> + <C>. 3. Colocar el cursor en el lugar donde se desea realizar la copia. 4. En el menú Inicio elegir Pegar o presionar simultáneamente las teclas <Ctrl> + <V>. Mover texto Mover texto significa remover de su posición original e insertarlo en una nueva posición. Para esta

operación también se utiliza como puente el portapapeles. Para ello: 1. Seleccionar el texto a mover. 2. En el menú Inicio elegir Cortar o presionar simultáneamente

las teclas <Ctrl> + <X>. 3. Colocar el cursor en el lugar donde se desea insertar el texto. 4. En el menú Inicio elegir Pegar o presionar simultáneamente

las teclas <Ctrl> + <V>.

1.15 El menú contextual

El menú contextual es aquél que se obtiene al hacer clic derecho

sobre cualquier objeto que haya sido previamente seleccionado. Es posible copiar, cortar y pegar objetos dentro de PowerPoint haciendo clic sobre los comandos que llevan esos mismos nombres en el menú contextual.

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El menú contextual va cambiando de acuerdo al objeto que tengamos debajo del puntero de

mouse (tabla, imagen, texto, grafico, etc.) cuando se presiona el clic derecho del mouse. Por ejemplo si usted efectúa un clic derecho sobre una palabra seleccionada puede ver un menú contextual diferente al que se muestra cuando se presiona clic derecho sobre una tabla. En la imagen de arriba se aprecia el menú contextual al activarse dentro de una celda de una tabla, permitiendo insertar, eliminar, combinar y distribuir celdas. El menú contextual se usa muy bien para corregir errores ortográficos y realizar operaciones básicas en el PowerPoint.

1.16 Buscar y reemplazar

Otra de las posibilidades que ofrece PowerPoint es buscar una palabra o expresión en el

documento y reemplazarla por otra. Para ello: 1. En el menú Inicio elegir el botón Reemplazar, en pantalla aparecerá el siguiente cuadro de

dialogo.

2. En el cuadro Buscar se debe colocar la palabra o expresión que se desea buscar y en el cuadro Reemplazar con se debe escribir la nueva palabra o expresión.

3. Si se desea ir reemplazando una por una y que el programa pida confirmación se debe hacer clic en el botón Reemplazar, si se quieren reemplazar todas automáticamente se debe hacer clic en el botón Reemplazar todo.

1.17 Corrección ortográfica y gramatical

A medida que se escribe, PowerPoint revisa automáticamente el documento y subraya posibles

errores ortográficos (subrayados de color rojo) y gramaticales (subrayados de color verde). Para realizar la corrección ortográfica PowerPoint recurre a su diccionario. Es probable que no

todas palabras que se utilizan se encuentren en el diccionario, como nombres propios, términos técnicos, siglas y palabras en otro idioma; pero existe la posibilidad de agregarlas al diccionario.

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Para realizar la revisión y corrección se puede seleccionar una porción de texto, caso contrario la tarea se realizará desde donde se encuentra el cursor en adelante. Para iniciar la tarea:

1. En el menú Revisar elegir Ortografía y gramática, o bien, hacer clic en el botón Ortografía y

gramática de la barra de herramientas de acceso rápido. En la pantalla se mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

En el cuadro No se encontró (o error gramatical): aparece la palabra que considera errónea. 2. A partir de aquí se presentan distintas alternativas:

Para Hacer lo siguiente Corregir la palabra Escribir la palabra correcta en el mismo cuadro o

seleccionar la palabra correcta del cuadro Sugerencias. Luego hacer clic en el botón Cambiar o Cambiar todas (para cambiar todas las apariciones que haya en el documento).

No corregir la palabra Hacer clic en el botón Omitir u Omitir todas (para ignorarla todas las veces que aparezca).

Agregar la palabra al diccionario Hacer clic en el botón Agregar.

1.18 Deshacer, rehacer y repetir acciones

PowerPoint posee comandos para ayudar a rectificar y repetir la gran mayoría de acciones que se

han realizado desde la creación o apertura de una presentación. Estos comandos son Deshacer... Rehacer y Repetir...

PowerPoint mantiene un registro interno de las últimas acciones hechas en

el programa, para deshacer o rehacer, cuando se comenten errores. Por ejemplo, si acabamos de borrar un párrafo y nos damos cuenta que no era ese el párrafo que

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queríamos borrar, no es necesario llevarnos las manos a la cabeza lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la acción errónea y recuperar el párrafo. Para deshacer acciones:

La última acción realizada: para deshacer la última acción realizada, pulsar el icono Deshacer, de la barra de acceso rápido. Otra forma más de deshacer es pulsar la combinación de teclas <Ctrl> + <Z>.

Las últimas acciones realizadas: si hacemos clic en el triángulo que hay a la derecha del icono Deshacer, aparecerá una lista con últimas acciones para deshacer, colocando el cursor en esa lista podremos deshacer varias acciones a la vez.

Rehacer: utilizando el icono Rehacer, de la misma forma, podemos rehacer las acciones que acabamos de deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un párrafo y deshacemos la acción porque pensamos que no queda bien, pero al cabo de un momento pensamos que sí queda mejor en cursiva, podemos rehacer la acción y volver a dejarlo como estaba.

2. Trabajando con diapositivas Las diapositivas son el elemento básico de una presentación, están conformadas por texto,

elementos visuales (gráficos, imágenes, dibujos, y organigramas), sonidos y animaciones. Estos elementos no necesariamente deben ser creados en PowerPoint, pueden ser traídos de otras aplicaciones.

Las diapositivas contenidas en una presentación se pueden insertar, eliminar, copiar o mover. Como

se podrá comprobar más adelante, se tratan de acciones muy sencillas que se pueden realizar en el programa.

2.1 Insertar una diapositiva

Para apreciar mejor cómo se inserta una diapositiva es recomendable utilizar la vista Normal y

seleccionar la pestaña Diapositiva del área de esquema. Para insertar diapositivas hay dos formas:

Pulsar en el botón Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaña o menú Inicio. O bien utiliza las teclas <Ctrl> + <M> para duplicar la diapositiva seleccionada.

Una vez realizado esto se puede apreciar que en el área de Esquema aparece la nueva diapositiva. En caso de haber una diapositiva seleccionada, la nueva se insertará al final.

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Si se presiona clic en la flecha del botón Nueva diapositiva se podrá elegir un diseño automático como se muestra en la ventana de la derecha.

Los diseños automáticos están provistos de

“Marcadores de posición” que indican el lugar donde se puede escribir el texto para el título de la diapositiva, su cuerpo, las imágenes, los gráficos, las listas con viñetas, los organigramas, las tablas y otros objetos manejados en el programa.

Se puede escoger entre diferentes diseños, o cargar

una diapositiva en blanco. Cuando no se tiene claro el diseño que se necesita estas se pueden modificar con otras opciones que contiene el PowerPoint.

2.2 Seleccionar diapositivas

Para realizar acciones con diapositivas es necesario

saber seleccionar diapositivas continuas o discontinuas. Desde la vista Normal, lo más adecuado es

seleccionarlas en las miniaturas que se muestran en el área de esquema, cuando se tiene activa la pestaña Diapositivas. Aunque resulta más cómodo hacerlo desde la vista Clasificador de diapositivas.

Para seleccionar una diapositiva, hacer clic sobre ella. Así, las acciones realizadas se aplicarán a esta.

Para seleccionar varias diapositivas consecutivas, hacer clic sobre la primera de ellas y pulsar la tecla <Mayús> y sin soltar dicha tecla, presionar clic en la última diapositiva de la selección.

Para seleccionar varias diapositivas no contiguas, presionar la tecla <Mayús> y sin soltar hacer clic en cada una de las diapositivas deseadas.

Las diapositivas seleccionadas se distinguen por el borde coloreado que las rodea.

2.3 Copiar y duplicar una diapositiva

Para copiar una diapositiva es recomendable utilizar la vista Normal o la vista Clasificador de

diapositivas. A continuación se muestran varias formas para duplicar una diapositiva.

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Desde el menú Inicio: 3. Seleccionar la diapositiva a duplicar y pulsar en el botón

Copiar que se encuentra en el menú Inicio. 4. Seleccionar el lugar donde se insertará la diapositiva a

copiar y pulsar el botón Pegar del menú Inicio. Desde el menú contextual: 1. Hacer clic con el botón derecho del mouse sobre la

diapositiva a copiar y seleccionar la opción Copiar en el menú contextual.

2. Hacer clic con el botón derecho del mouse entre dos diapositivas, es decir, donde se desea insertar la copia.

3. Seleccionar la opción de Pegar del menú contextual. Desde el teclado: 1. Hacer clic sobre la diapositiva a copiar y pulsar la combinación de teclas <Ctrl> + <C> (que

realiza la acción de copiar). 2. Hacer clic sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará la copia y pulsar <Ctrl> + <V>

(pegar). Otra forma de copiar una diapositiva es duplicándola, la diferencia es que Duplicar diapositiva sirve

para copiar una diapositiva en la misma presentación, mientras que con Copiar se puede pegar la diapositiva en otra presentación.

Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas se pueden

duplicar de varias formas, elija la más cómoda así: Desde la banda de opciones desplegando el menú Nueva diapositiva y seleccionando la opción

Duplicar diapositivas seleccionadas.

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O bien utilizando la combinación de teclas <Ctrl> + <Alt> + <D>

2.4 Mover diapositivas

Para mover una o varias diapositivas se realizan los mismos pasos que para copiarlas. La única

diferencia es que la acción a realizar será Cortar/Pegar, en vez de Copiar/Pegar. También es recomendable utilizar la vista Normal o la vista Clasificador de diapositivas. A

continuación se muestran varias formas para mover una diapositiva. Desde el menú Inicio: 1. Seleccionar la diapositiva a mover y pulsar en el botón Cortar que se

encuentra en el menú Inicio. 2. Seleccionar el lugar donde se insertará la diapositiva y pulsar el

botón Pegar del menú Inicio. Desde el menú contextual: 1. Hacer clic con el botón derecho del mouse sobre la diapositiva a mover y seleccionar la opción

Cortar en el menú contextual. 2. Hacer clic con el botón derecho del mouse entre dos diapositivas, es decir, donde se desea

mover la diapositiva. 3. Seleccionar la opción de Pegar del menú contextual. Desde el teclado: 1. Hacer clic sobre la diapositiva que se desea mover y pulsar las teclas <Ctrl> + <X>. 2. Hacer clic sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará y pulsar <Ctrl> + <V>. Con el mouse: Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentación se debe seleccionar la

diapositiva a desplazar y, sin soltar el botón izquierdo del mouse, arrastrarla hasta la posición final. Al desplazarla el puntero del mouse muestra junto a él un rectángulo dibujado, y aparece una delgada línea cuando nos situamos entre dos diapositivas. Esta línea indica en qué posición se situará la diapositiva.

2.5 Eliminar diapositivas

Para eliminar una o varias diapositivas, lo primero que se debe hacer es seleccionarlas, como se ha

mencionado anteriormente. Luego, se pueden ejecutar dos métodos para la eliminación:

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Utilizando el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del mouse sobre la diapositiva y escogiendo la opción Eliminar diapositiva. o

Pulsando la tecla <Suprimir> sobre la diapositiva seleccionada.

2.6 Cambiar el diseño de una diapositiva

Los diseños de diapositivas que trae incluidos PowerPoint están

conformados por texto, imágenes, gráficos, listas con viñetas, organigramas, tablas y otros objetos. Estos diseños están provistos de “Marcadores de posición” que nos indican el lugar donde se puede escribir el texto o donde se puede insertar el objeto.

Para cambiar el diseño de una diapositiva: 2. En el menú Inicio o Archivo elija la opción Diseño. 3. En el submenú presione clic en el diseño deseado.

2.7 Aplicar plantillas de diseño a las diapositivas

Una plantilla es un fondo con un diseño y una combinación de colores predefinidos. PowerPoint

incluye muchas plantillas que pueden ser utilizadas en cualquier presentación. Para añadir una plantilla a una presentación 1. Seleccionar una de las diapositivas. 2. En el menú Diseño, dentro del grupo Temas, elija el tema o la plantilla deseada.

Para aplicar un tema diferente a cada diapositiva: 1. Seleccionar una diapositiva o las diapositivas a las que se les aplicará el mismo tema. 2. En la ficha Diseño hacer clic derecho sobre el tema deseado del grupo Temas. 3. En el menú emergente seleccionar la opción Aplicar a las diapositivas seleccionadas. Nota: si se selecciona la opción Aplicar a diapositivas coincidentes, entonces el tema se aplicará a

todas las diapositivas que sean del mismo diseño.

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2.8 Estilo de fondo en las diapositivas

Los estilos de fondo son formatos predeterminados o personalizados que pueden ser aplicados a

una o a todas las diapositivas de una presentación. Para aplicar un estilo de fondo a todas las diapositivas de una presentación: 1. Seleccionar cualquier diapositiva. 2. En la ficha Diseño hacer clic sobre Estilos de fondo del grupo Fondo. 3. Seleccionar el estilo de fondo que se aplicara a todas las diapositivas.

Para aplicar un estilo de fondo diferente a cada diapositiva: 1. Seleccionar una diapositiva o las diapositivas a las que se les aplicará el mismo tema. 2. En la ficha Diseño seleccionar el Estilos de fondo del grupo Fondo. 3. Clic derecho sobre el estilo de fondo que se

desea aplicar a la diapositiva y seleccionar la opción Aplicar a las diapositivas seleccionadas.

Nota: si se desea personalizar el fondo, seleccionar Formato de fondo que aparece en la opción Estilo de fondo o presionar clic sobre la flecha inferior derecha del grupo Fondo y se mostrara la ventana que se encuentra a la derecha.

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2.9 Aplicar formatos al texto y al párrafo de las diapositivas

El formato de caracteres se refiere a los atributos aplicables a

los caracteres de una presentación. Por ejemplo: tipos de letra, tamaño de letra, subrayado, negrita, cursiva, etc. Para cambiar el formato de carácter de un texto primero se debe seleccionar y luego en el menú Inicio se debe utilizar el grupo Fuente y seleccionar uno de los botones que se muestra a la derecha.

2.9.1 Copiar formato

Esta función es muy útil para ahorrar tiempo a la hora de formatear las

presentaciones. Imagine que a una parte de la presentación se le ha aplicado el tamaño de letra 14, el color rojo, el subrayado, la negrita y la cursiva. Ahora desea aplicar lo mismo a otra parte de la presentación, sin tener que seleccionarlo y aplicar una a una estas características. Copiar formato permite copiar las características aplicadas a un texto determinado, para ser aplicarlas a otro texto.

1. Seleccionar el texto cuyo formato se quiere copiar. 2. Hacer clic en el botón Copiar formato de la barra de herramientas Inicio. 3. Seleccionar el texto al que se le quiere asignar el formato. Dicho texto quedara con el mismo

formato del seleccionado en el paso uno.

2.9.2 Alineación del Texto

Se llama alineación a la orientación que toma cada línea. PowerPoint ofrece cuatro opciones de

alineación: alineación izquierda, derecha, centrada y justificada. Los párrafos de las presentaciones pueden alinearse a la izquierda o a la derecha. También es

posible centrarlos o justificarlos. Para lograr que los párrafos que se han escrito adquieran una alineación se deben seleccionar y luego puede usar los botones del grupo Párrafo que se muestran a continuación:

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2.9.3 Listas de numeración

Las listas numeradas permiten establecer una numeración seriada

creciente para los elementos de una lista. Para aplicar numeración elija la cinta Inicio, presione clic en el ícono de Numeración como se aprecia en la imagen derecha

Si desea cambiar el formato de los números haga clic en la lista

desplegable del botón Numeración y elija el formato deseado. 2.9.4 Listas de viñetas

Las viñetas son empleadas para llamar la atención sobre algún listado en particular empleando

símbolos gráficos. Para aplicar viñetas elija la cinta Inicio, presione clic en el ícono de

Viñetas como se aprecia en la imagen derecha. Elija el tipo de viñeta que le agrade, en caso de requerir otro tipo de

viñeta u otro color y tamaño puede elegir la opción Definir nueva viñeta.

2.10 Encabezados y pies de página en las diapositivas

Los encabezados y pies de página se utilizan para insertar información común en todas las diapositivas como la fecha y la hora, el número de diapositiva y texto adicional deseado por el diseñador. Para insertar encabezados y pies de página: 1. Seleccionar la ficha o menú

Insertar. 2. En el grupo Texto seleccionar

Encabezado y pie de página. 3. En la nueva ventana escriba el

texto y elija las opciones deseadas, luego presione clic en el botón Aplicar a todas para todas las diapositivas o Aplicar para la diapositiva actual.

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2.11 Animaciones y transiciones en las diapositivas

Para causar impacto con las diapositivas haciéndolas más profesionales o más divertidas, además

de conseguir llamar la atención de las personas que la están viendo, se pueden asignar efectos especiales que permitan movimiento y sonido en la presentación.

Los efectos que se agregan a las diapositivas se denominan efectos de transición y los efectos que

se agregan al texto, objeto o gráfico se denominan efectos de animación.

2.11.1 Efectos de transición

La transición de diapositiva permite determinar cómo va a producirse el paso de una diapositiva a

la siguiente a fin de lograr efectos visuales más estéticos.

Para aplicar transición a una diapositiva: 1. Seleccionar la diapositiva a la que se le aplicará la transición. 2. En el menú Animaciones y en el grupo Transición a esta diapositiva, seleccione el efecto de

transición así como las propiedades o características más adecuadas para la o las diapositivas.

Sí desea ver todos los efectos de transición que puede aplicar las diapositivas, presione la flecha inferior derecha que se encuentra en los efectos de transición.

Las propiedades o características que complementarán el

efecto seleccionado son:

Sonido de transición: reproduce el sonido seleccionado al ejecutarse el efecto de transición.

Velocidad de transición: establece la velocidad a la que se ejecutará el efecto de transición.

Aplicar a todo: aplica el efecto y propiedades seleccionadas a todas las diapositivas.

Avanzar a la diapositiva: establece sí el modo de avance será automático o con el clic del mouse.

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2.11.2 Efectos de animación

La animación permite resaltar contenidos de la presentación agregando efectos visuales al texto, a

los objetos, gráficos e imágenes contenidas en una diapositiva con el fin de lograr una presentación más profesional y llamativa. Por ejemplo, una parte del texto podría aparecer desplazándose en dirección derecha, girando o desplazándose desde abajo.

Para aplicar efectos de animación:

1. Pasar a la vista Normal. 2. Seleccionar la diapositiva y luego el objeto que se desea animar. 3. En el menú Animaciones seleccionar la opción Animar o

Personalizar animación. En el caso de seleccionar la opción Animar, elija una de las opciones del menú desplegable. En el caso de seleccionar Personalizar animación, el programa muestra un panel a lado derecho desde el cual se puede agregar el efecto utilizando el botón Agregar efecto. Los tipos de animaciones que se pueden utilizar son:

Entrada: se suelen aplicar para mostrar o iniciar el objeto. Énfasis: las que se centran en enfatizar el objeto, hacerlo destacar sobre el resto. Salida: proporcionan un efecto al objeto para dar la impresión de que se va, o desaparece, es decir, de que se ha dejado de trabajar con el objeto. Trayectoria de la animación: permite dibujar el camino que recorrerá el objeto durante la presentación de la diapositiva.

El panel Personalizar animación muestra un listado de todas las

animaciones que se le han agregado a la diapositiva. Las opciones disponibles en el panel son:

Agregar efecto/Cambiar efecto: agrega o modifica un efecto. Quitar: elimina el efecto seleccionado. Modificar: establece propiedades de inicio, dirección, velocidad, etc.

Reordenar: establece el orden de las animaciones que se reproducirán.

Reproducir: permite visualizar en modo diseño las animaciones aplicadas.

Presentación: ejecuta la presentación iniciando en la diapositiva seleccionada.

Vista previa automática: permite ver en tiempo real los cambios de animación y sus propiedades.

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3. Manejar objetos en las diapositivas Los objetos son los elementos que se pueden incorporar en una diapositiva, como gráficos,

imágenes, tablas, textos, vídeos, entre otras cosas. Dichos objetos tienen sus propias características y propiedades que permitirán cambiar su aspecto o presentación.

3.1 Manejo de imágenes

Toda presentación para que sea considerada elegante debe incluir imágenes con el fin de mejorar

su apariencia. En el PowerPoint se puede trabajar con 2 tipos de imágenes:

Imágenes prediseñadas: estas imágenes vienen incluidas en la galería de imágenes de Office. La galería de imágenes ofrece una amplia gama de elementos que permiten mejorar la presentación, ya que se dispone de imágenes diseñadas profesionalmente.

Imágenes desde archivo: son imágenes que fueron generadas con otra aplicación y se encuentran almacenadas en un archivo.

Existen multitud de formatos para imágenes. Un formato de imagen se identifica por el tipo de

extensión que utiliza el archivo. Las extensiones reconocidas por el PowerPoint son:

JPG o JPEG: es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imágenes fotográficas con muchos tonos.

GIF: es el más utilizado en Internet, permite una buena compresión con imágenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. También permite crear imágenes animadas.

BMP: no admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows.

PNG: moderno formato que permite compresión, soporta transparencias para el fondo. WMF: formato para las imágenes prediseñadas de PowerPoint.

Para insertar una imagen desde archivo: 1. Insertar una nueva diapositiva que incluya el

elemento objeto, como el que se muestra en la imagen de la derecha.

2. Situar el cursor sobre el botón Insertar imagen desde archivo.

3. En el cuadro de diálogo Insertar imagen seleccionar la unidad y la capeta en donde se encuentran las imágenes.

4. Seleccionar la imagen y presionar el botón Insertar.

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Para insertar imágenes prediseñadas: 1. Insertar una nueva diapositiva que incluya el elemento objeto. 2. Situar el cursor sobre los objetos en donde aparecerá un pequeño globo informativo que

ayudará a identificarlos. 3. Seleccionar el botón Imágenes Prediseñadas. 4. Ingresar una palabra clave en el cuadro de texto Buscar. 5. Presione clic en el botón Buscar y elija la imagen a insertar presionando doble clic sobre esta.

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Modificando el aspecto de la imagen Una vez insertada la imagen en la presentación, esta puede ser modificada en su aspecto. Puede

cambiarse el tamaño, la proporción (la relación entre ancho y largo), desagruparse los componentes, recortar parte de la imagen, modificar el contraste, entre otras cosas.

Para realizar se debe: 1. Seleccionar la imagen presionando clic sobre ella y automáticamente se mostrara una nueva

cinta denominada Herramientas de imagen. 2. En el menú Formato modifique la imagen con las opciones que se muestran a continuación:

Para recortar una zona de la imagen: 1. presionar en Recortar y se activará el modo de recorte. 2. Colocar el cursor en las esquinas de la imagen, hace clic y

arrastrar hasta la posición que deseas enmarcar. 3. Hacer clic de nuevo en Recortar para salir del modo de recorte. En cualquier momento se pueden recuperar zonas de la imagen inicial haciendo más amplia la zona

de recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar. Otras opciones de la cinta Formato son:

Traer adelante: muestra la imagen seleccionada sobre los objetos que se encuentren en su mismo nivel.

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Enviar atrás: muestra la imagen seleccionada bajo los objetos que se encuentren en su mismo nivel.

Alinear: alinea o distribuye varios objetos según la opción que se escoja. Agrupar: agrupa diferentes objetos para poder trabajar con ellos como si fuese uno solo.

Girar: muestra un menú con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen.

Estilos de imagen: desde estas opciones podrás aplicar diversos estilos a tu imagen, además de poder añadirle un contorno o enmarcarla en determinada forma.

Eliminar una imagen 1. Seleccionar la imagen. 2. Presionar la tecla <Supr>.

3.2 Manejo de tablas

Las tablas de PowerPoint proporcionan una manera rápida y fácil de organizar y ajustar columnas

de texto y números. Las tablas son una alternativa al uso de las tabulaciones, además de que se pueden utilizar para fines diferentes.

Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada celda se puede insertar texto, números o gráficos.

Para insertar una tabla: 1. Insertar una nueva diapositiva que

incluya el elemento objeto, como el que se muestra en la imagen de la derecha.

2. Situar el cursor sobre el botón Insertar tabla.

3. En el cuadro de diálogo Insertar tabla indique el número de filas y de columnas y presione el botón Aceptar.

Desplazamiento en la tabla

Tecla <Tabulador>: permite avanzar de celda en celda. Si el cursor está en la última celda de la tabla, agregará una nueva fila.

<Shift> + <Tab>: permite retroceder de celda en celda.

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Selección de celdas, filas o columnas Para seleccionar una celda, dar clic en la esquina inferior izquierda de la celda.

Para seleccionar una fila, dar clic en el margen izquierdo.

Para seleccionar una columna, dar clic sobre la columna.

Para seleccionar toda la tabla, dar clic en el botón que se muestra a la derecha: Ancho de columna 1. Ubicar el puntero del mouse en la línea límite de columna. 2. Arrastrar en mouse hacia la derecha o izquierda.

Alto de fila 1. Ubicar el puntero del mouse en la línea límite de fila. 2. Arrastrar en mouse hacia arriba o abajo. Combinar celdas 1. Seleccionar las celdas. 2. Clic derecho y en el menú contextual elija Combinar celdas o utilice el botón Combinar celdas

del menú Presentación.

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Dividir celdas 1. Seleccionar las celdas. 2. Clic derecho y en el menú contextual elija Dividir celdas

o utilice el botón Dividir celdas del menú Presentación. 3. Indicar el numero de columnas y filas y presionar el

botón Aceptar. Insertar filas, columnas o celdas

Se pueden insertar filas encima o debajo de otras filas,

columnas a la derecha o izquierda de una columna.

1. Posicionar el curso en la fila o columna donde se desea insertar.

2. Hacer clic con el botón derecho del mouse y elegir la opción Insertar.

3. Se desplegará un submenú, donde se podrá elegir la opción que se desea utilizar.

Eliminar filas o columnas

Para eliminar una fila, se debe seleccionar toda la fila que se desea eliminar y luego hacer clic con el botón derecho, se desplegara un menú y allí se debe elegir Eliminar filas.

Para eliminar una columna, se debe seleccionar toda la columna a eliminar y luego hacer clic con el botón derecho, se desplegara un menú y allí se debe elegir Eliminar columnas.

Formato de tablas

PowerPoint permite aplicarle a cada tabla un estilo con un sólo clic, para ello se debe seleccionar la

tabla y en el menú Diseño elija entre listado de opciones que muestra el grupo Estilos de tabla.

Mediante esta opción se puede elegir entre varios formatos ya establecidos y PowerPoint aplicará

las características del formato elegido a nuestra tabla. También se pueden utilizar los botones Bordes y Sombreado para personalizar el estilo de la tabla.

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Opciones importantes del menú Diseño y Presentación

Dibujar tabla: con este botón se pueden crear tablas utilizando el mouse de la misma forma como se diseñan figuras y objetos.

Borrador: es el complemento del lápiz en la creación de tablas, ya que permite borrar las líneas de la tabla. Basta colocarse en la línea a borrar y hacer clic.

Estilo de línea y grosor de línea: con estas dos funciones se puede cambiar el estilo y el grosor de las líneas que forman la tabla. Seleccionar en la barra el estilo o el grosor adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las líneas que queramos.

Color de la pluma: con este icono podemos dar color a los bordes de la tabla, elegir el tipo de borde y rellenar las celdas con color.

Combinar y dividir celdas. el primer icono permite crear una única celda combinando el contenido de las celdas seleccionadas. El segundo icono separa una celda en varias utilizando las marcas de párrafo como elemento separador, se abre una ventana para preguntarnos en cuántas filas y columnas se quiere dividir la celda seleccionada.

Dividir tabla: al seleccionar una celda y luego hacer clic en el botón Dividir tabla, se puede lograr que la fila donde se encuentra esa celda y las filas de abajo, se separan creando una tabla nueva.

Alinear: permite alinear el texto dentro de las celdas utilizando las formas que se muestran en la imagen de la derecha. Previamente hay que seleccionar las celdas a las que se les quiere aplicar la alineación.

Cambiar dirección del texto: escribe el texto de las celdas seleccionadas según la orientación que marca el icono, en este caso se escribe hacia la derecha, es decir de forma normal. Haciendo clic en el botón, la orientación va cambiando de tres formas distintas, normal, hacia arriba y hacia abajo.

Distribuir uniformemente: permiten distribuir el ancho de las filas y columnas uniformemente (iguales), de forma que todas las filas o columnas tengan el mismo ancho.

Establecer alto y ancho de celdas: el primer botón permite establecer el alto para las filas seleccionadas (igual para todas). El segundo botón permite establecer el ancho para las columnas seleccionadas (igual para todas).

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3.3 Gráficas estadísticas

Las gráficas estadificas constituyen uno de los medios más difundidos para la presentación y el

análisis de la información obtenida como resultado de un determinado trabajo, proyecto o investigación. Esto se debe al hecho comprobado de que las ideas presentadas gráficamente son entendidas con mayor rapidez y comodidad que las explicaciones numéricas y verbales. PowerPoint utiliza una hoja de cálculo de Excel para representar información numérica en forma gráfica.

Para insertar una gráfica estadística: 1. Insertar una nueva diapositiva que incluya el


2. Situar el cursor sobre el botón Insertar gráfico. 3. En el cuadro de diálogo Insertar gráfico, que se

muestra en la parte inferior, seleccionar el tipo de gráfico que se desea insertar y presionar el botón Aceptar.

4. En la hoja de datos que aparece al lado derecho del programa, introducir los datos que se

desean graficar. 5. Para introducir valores en la hoja de datos, bastará hacer clic en cada casilla e introducir nuevos

datos, desplazarse por las casillas de igual modo que en las Tablas de PowerPoint. El gráfico se dibuja automáticamente a partir de los datos introducidos.

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6. Insertado los datos en la hoja presionar el botón Cerrar del Excel para regresar al PowerPoint. Modificar el gráfico Para modificar un gráfico se debe seleccionar y utilizando el menú Diseño puede cambiar el tipo de

gráfico, diseño, estilo y editar los datos.

Para asignar título principal, títulos en los ejes X y Y, leyenda, etiqueta de datos, entre otras cosas,

se debe utilizar en menú Presentación.

Para cambiar la presentación del gráfico como color de relleno, contorno, ajuste, entre otras cosas se debe utilizar el menú Formato.

Eliminar un gráfico

1. Para eliminar un gráfico, lo primero que se debe hacer es seleccionarlo. 2. Luego se debe pulsar la tecla <Suprimir>.

3.4 Trabajando con SmartArt

Un elemento gráfico SmartArt es una

representación visual de la información que se puede crear de forma fácil y rápida eligiendo entre los diferentes diseños que ofrece el PowerPoint, con el objeto de comunicar mensajes, ideas o cualquier tipo de información.

Para insertar un diagrama: 1. Insertar una nueva diapositiva que incluya el


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2. Situar el cursor sobre el botón Insertar gráfico SmartArt. 3. En el cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt, que se muestra en la parte inferior,

seleccionar el tipo de diagrama que se desea insertar y presionar el botón Aceptar.

Añadir texto Existen dos maneras de añadir texto a las formas que conforman un diagrama. 1. Hacer clic sobre la forma y escribir. Repetir el paso para cada una de ellas.

o 2. Utilizar la ventana de la izquierda, que abre un panel donde se debe insertar el texto en forma

de esquema, teniendo en cuenta los niveles del diagrama. El panel se puede activar o desactivar con el botón

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El panel de texto presenta las dependencias con tabulaciones y los asistentes con una pequeña

viñeta en forma de flecha. Cuando un elemento está siendo editado en el panel, queda seleccionado en el diagrama.

El texto que viene incluido en el diagrama es susceptible de ser formateado con las herramientas

existentes en el menú Inicio (subrayar, negrita, alineaciones, etc.) o bien desde los estilos de WordArt de la ficha de Formato.

Diseño y formato de SmartArt Seleccionado el diagrama SmartArt, en la cinta aparecen dos nuevas opciones: Diseño y Formato. A

través de estas opciones se puede mejorar el aspecto de los diagramas. El menú Diseño contiene los siguientes grupos de opciones:

Crear gráfico: permite incluir más elementos al diagrama, así como cambiar su estructura y organización.

Diseños: permite seleccionar otro tipo de diagrama, siempre y cuando sea de la misma categoría.

Estilos SmartArt: permite cambiar el aspecto estético del diagrama como colores y diseños rápidos que facilitan el trabajo.

En cualquier momento es posible recuperar el formato por defecto, pulsando el botón Restablecer gráfico.

El menú Formato contiene los siguientes grupos de opciones:

Formas: permite modificar la forma del contenedor del texto, como aumentar o disminuir su tamaño.

Estilos de forma y Estilos de WordArt: permite aplicar estilos rápidos, rellenos, contornos y efectos a las formas y sus textos respectivamente.

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Agregar y eliminar formas Al insertar un diagrama en la presentación se crea con una estructura predeterminada. Pero esta

estructura rara vez se adaptara a la necesidades de los usuarios, por lo tanto será necesario incluir nuevas formas y eliminar otras para representar los datos que se desean.

Para eliminar formas: 1. Hacer clic sobre el borde del diagrama de modo que se muestre un contorno de selección

representado por una línea continua. 2. Presionar la tecla <Suprimir>. Desde el panel de texto también se puede eliminar un punto del esquema el cual eliminará su

forma correspondiente. Para agregar formas nuevas: 1. Seleccionar una forma del diagrama. 2. En el menú Diseño, seleccionar el botón Agregar forma. La forma

se agregará en la posición indicada, tomando como referencia aquella que esté seleccionada.

Agregar forma detrás y Agregar forma delante incluyen una forma al

mismo nivel de la que esté seleccionada. Agregar forma superior incluye una forma en el nivel superior al de la

forma selecciona da. Agregar forma debajo lo hará a un nivel inferior (dependiente).

Agregar asistente incluye una forma que no está exactamente al mismo nivel, pero tampoco es

dependiente, es decir, un "ayudante". Algunos ejemplos:

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También se puede crear formas nuevas desde el panel de texto. Al pulsar la tecla <Enter> tras

introducir el texto de un elemento, se insertará uno nuevo. Modificar nivel Si se desea subir o bajar el nivel de una determinada forma, se puede hacer de dos modos:

Desde la ficha Diseño, con las herramientas Aumentar nivel y Disminuir nivel.

Desde el panel de texto. Para aumentar un nivel se pulsa la tecla <Retroceso>, posicionándonos justo delante de su texto. Para disminuir un nivel se pulsa la tecla <Tabulador>.

Organizar formas PowerPoint permite modificar la posición de los elementos dependientes de una forma. Por

ejemplo, se puede hace que todas las formas dependan de la que se tiene selecciona y que se sitúen a la izquierda o a la derecha.

Para modificar el diseño: 1. Seleccionar la forma que se desea cambiar. 2. En el menú Diseño seleccionar una de las opciones del botón

Diseño.

Para entenderlo mejor, en el diagrama que se muestra a la izquierda, se aplicaron los diseños Dependiente a la izquierda para la forma Hardware y Dependiente a la derecha para la forma Software. Hay que tener presente que antes de cambiar el diseño del organigrama se debe seleccionar la forma principal (Hardware y Software), es decir, la que contiene las formas subordinadas que contendrán el nuevo formato de diseño.

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Convertir texto a diagrama Se puede transformar un texto en un diagrama de forma sencilla gracias a las herramientas de

conversión que incorpora el PowerPoint. Para convertir un texto a diagrama: 1. Confirmar de que el cuadro de texto sólo contiene la información que se desea convertir a

diagrama. 2. Seleccionar el cuadro de texto. 3. En la ficha Inicio elegir el botón Convertir a SmartArt. 4. Seleccionar cualquiera de los organigramas propuestos o pulsar la opción Más gráficos

SmartArt para seleccionar otros tipos. La transformación se hará inmediatamente.

3.5 Insertar objetos de forma independiente

También se pueden insertar objetos en cualquier diapositiva utilizando el menú Insertar del

PowerPoint.

Los botones que se encuentran en la cinta Insertar permiten agregar los distintos tipos de objetos, entre ellos se encuentran:

Tablas. Imágenes desde archivo. Imágenes prediseñadas. Formas.

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Diagramas SmarArt. Gráficos. Cuadros de texto. Encabezado y pie de página. WordArt. Fecha y hora. Clips multimedia (archivo de video o de sonido que estén en la PC). Objeto, entre otras cosas.

3.5.1 Formas

PowerPoint dispone de herramientas que nos permiten

realizar nuestros propios dibujos. Las formas permiten crear elementos gráficos integrados por figuras geométricas simples como rectángulos, elipses, triángulos, flechas, elementos de diagramas de flujo, llamadas y cintas, estrellas, entre otras cosas.

Para insertar una forma: 1. En el menú Insertar elija el botón Formas. 2. En el submenú seleccionar una categoría y la autoforma a

dibujar. 3. Trazar la autoforma o hacer un clic en el lugar donde desea

que aparezca la autoforma. 4. Una vez que aparece dibujada la autoforma se puede

modificar el tamaño con puntos de selección, la posición, los colores, entre otras cosas.

La forma insertada en la presentación aparecerá sobre el

texto, se debe utilizar el grupo de opciones Organizar del menú Formato para cambiar su ubicación.

Modificar gráficos Las formas admiten multitud de modificaciones como giros,

cambios de tamaño y proporciones. Para modificar un gráfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo presionando clic sobre él y aparecerán unos puntos de control a su alrededor.

Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic en el punto y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño.

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3.5.3 Texto con WordArt

Mediante la herramienta WordArt se pueden agregar

efectos especiales al texto para mejorar el su aspecto o presentación.

Para insertar un WordArt: 1. En el menú Insertar hacer clic en el botón WordArt. 2. En pantalla se desplegará la galería de efectos, presionar

clic sobre el tipo de formato que se quiere para el texto. 3. En la nueva ventana escribir el texto al que se le aplicará

el efecto. 4. En el menú Formato seleccionar el estilo y arrastrar el

cuadro de texto a la posición deseada. También se puede seleccionar un texto antes de aplicar el

efecto de WordArt. 3.5.4 Películas

En las diapositivas de una presentación se puede insertar

pequeñas películas. Las películas son archivos de vídeo con extensiones de archivo .avi, .mov, .wmv, flv, entre otras.

Los archivos de películas están automáticamente vinculados

a la presentación, en lugar de incrustados dentro de la misma, como las imágenes o dibujos. Si una presentación tiene archivos vinculados y necesita compartirla en otro equipo, deberá copiar la presentación y los archivos vinculados.

Para insertar una película: 1. En el menú Insertar seleccione la opción Película. 2. En el submenú elija la opción Película de archivo. 3. En el cuadro de dialogo Insertar película, elija el archivo de película deseado y presione el

botón Aceptar. 4. En la nueva ventana indique como

desea que empiece la película en la presentación.

5. Modifique el tamaño de la película de tal manera que se ajuste a la diapositiva.

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Cuando se está en la vista Presentación con diapositivas, la diapositiva que contiene la película no pasará a la siguiente hasta que la película haya concluido.

Utilizando el botón derecho del mouse encima del recuadro de la imagen

del vídeo se puede utilizar el menú desplegable para observar una vista previa, cambiar el tamaño y la posición de la película.

Para insertar una película de la galería multimedia: 1. En el menú Insertar seleccione la opción Película. 2. En el submenú elija la opción Película de la Galería multimedia. 3. En el cuadro de dialogo Imágenes prediseñadas, elija la imagen animada presionando clic sobre

ella. 4. Modifique el tamaño de la imagen de tal manera que se ajuste al deseado. 3.5.5 Insertar sonidos

Otro elemento multimedia muy útil a la hora de diseñar presentaciones son los sonidos.

PowerPoint permite trabajar con varios formatos de sonidos como midi, wav, wma, adts, aiff, au, mp3 y mp4.

Para insertar un sonido en una presentación: 1. En el menú Insertar elija la opción Sonido. 2. En el submenú elija una de las siguiente opciones:

Sonido de archivo...: abre un cuadro de diálogo para escoger el archivo de audio del disco duro. Sonido de la Galería multimedia…: muestra el panel de la galería multimedia que tiene el programa, es decir, sólo se mostrará los audios de la galería. Como siempre, se incluirá en la diapositiva activa al hacer clic en cualquiera de ellos. Grabar sonido...: abre la grabadora de sonidos de Windows, que es realmente muy simple. Lo único que hay que hacer es pulsar el botón de Grabar y empezará a grabarse cualquier sonido detectado por el micrófono. Para finalizar la grabación, se pulsa el botón Parar. Si se desea escuchar el resultado, pulse el botón de Reproducción. El sonido se incluirá en la diapositiva al momento de presionar el botón Aceptar en el cuadro de diálogo.

Sea cual sea la forma en que se decida insertar el sonido, el resultado siempre será el mismo,

aparecerá una imagen con un pequeño altavoz en la diapositiva.

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Reproducción del sonido Por defecto el sonido que se inserta se ubica en una diapositiva en concreto y se reproduce al

hacer clic sobre su icono. Pero esto se puede cambiar, cuando se hace clic en el icono de sonido aparece el menú Opciones desde el cual se puede escoger el volumen de reproducción y cuándo debe iniciarse el sonido durante la presentación.

Para cambiar la reproducción del sonido: 1. Seleccionar el icono de sonido. 2. En el menú Opciones seleccionar el cuadro de lista Reproducir sonido. 3. Presionar clic en una de las siguientes opciones:

Automáticamente: reproducirá el sonido nada más mostrar la diapositiva. Al hacer clic encima: reproducirá el sonido al pulsar sobre su icono. Reproducir en todas las diapositivas: permite, por ejemplo, incluir una canción que vaya reproduciéndose a lo largo de toda la presentación, de fondo.

En los casos en que se reproduzca el sonido de forma automática o a lo largo de toda la

presentación, suele ser aconsejable activar la opción Ocultar durante la presentación. Así no se mostrará el icono del altavoz. En estos casos también es útil activar la opción Repetir la reproducción hasta su interrupción, así no se tendrá que preocupar si la canción termina antes de que pasen las diapositivas.

Ocultar el icono de sonido Sólo debe utilizar esta opción si establece que el sonido se reproduzca automáticamente o si ha

creado otro tipo de control, como un desencadenador, en el que hacer clic para reproducir el sonido (un desencadenador es un elemento de la diapositiva, como una imagen, forma, botón, párrafo de texto o cuadro de texto, que inicia una acción al hacer clic encima). Tenga en cuenta que el icono de sonido siempre está visible en la vista Normal a menos que se arrastre fuera de la diapositiva.

Para ocultar el icono de sonido: 1. Seleccionar el icono de sonido. 2. En el menú Opciones activar la casilla de verificación Ocultar durante la presentación.

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Bibliografía

Curso de PowerPoint 2007 http://www.aulaclic.es/power2007/index.htm

Manual de Microsoft PowerPoint 2010

http://www.slideshare.net/jonathansdgdash/manual‐de‐power‐point‐2010‐13571453#

Curso de Formación de Office 2007 PowerPoint http://alumnos.uclm.es/formacion/Manuales/PowerPoint.pdf

Microsoft Office 2007

http://cast.servebbs.com/alex/wp‐content/uploads/2013/06/manual_office_nivel_intermedio.pdf

PowerPoint 2010 http://cursoabiertodeoffice2010.files.wordpress.com/2012/11/ig‐power‐point13.pdf

Education

Manual de PowerPoint