Manual de procedimientos Santa María del Río

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CAPITULO VI

PROPUESTA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA INSTITU CIÓN

EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO DEL MUNICIPIO DE CHIA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARIA DEL RIO

2016

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA INSTITU CIÓN

EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO DEL MUNICIPIO DE CHIA

5.1. Presentación

La Institución Educativa Santa María Del Rio, como entidad pública, requiere contar con

una estructura de organización, con la finalidad de cumplir con sus objetivos y metas propuestas.

Para ello es necesario tener dentro de los documentos normativos que rigen las actividades

internas de la Institución, el manual de procesos y procedimientos, el cual tiene como propósito

fundamental el apoyar el funcionamiento institucional, contribuyendo a la correcta ejecución de

las labores encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el desempeño del trabajo.

El manual de procesos y procedimientos representan una herramienta indispensable para

toda la institución, ya que permite cumplir con sus funciones y procesos de una manera clara y

sencilla. El manual debe ser considerado como un instrumento dinámico, sujeto a cambios que

surgen de las necesidades propias de toda institución y de la revisión permanente para mantener

su utilidad.

El manual de procesos y procedimientos ha sido elaborado en forma sencilla de fácil

comprensión para que toda la comunidad educativa lo entienda fácilmente, teniendo en cuenta

que es un manual de contenido múltiple ya que se combinan 2 o más categorías que se

interrelacionan en la práctica administrativa.

Es por eso que se desarrolló para este fin el documento denominado “MANUAL DE

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SANTA MARÍA DEL RIO”, siendo de suma importancia

para La Institución Educativa en virtud que propiciará la optimización de las tareas de la

administración pública en general.

94

La integración de este documento, parte de los Cuestionarios aplicadas durante el proceso

de elaboración del Manual y de la recopilación de información adicional directamente con las

áreas involucradas a través de charlas y observaciones.

Cabe aclarar que para cumplir adecuadamente los propósitos del presente manual,

tomando en cuenta que la administración es por naturaleza dinámica, es conveniente revisar

periódicamente las actividades que requiere la operación institucional para adecuarlas a los

nuevos enfoques administrativos y la modernización tecnológica y, en consecuencia, llevar a

cabo las actualizaciones necesarias al presente manual.

Objetivos

Determinar las actividades que se deben realizar dentro de la Institución Educativa Santa

María del Rio para mejorar su organización y funcionamiento ofreciendo un servicio de calidad

para beneficio de toda la comunidad educativa.

� Contar con una guía que permita a todos los miembros de la comunidad educativa conocer

cuáles son las rutas a seguir dependiendo del trámite que necesite.

� Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita inducir al personal

nuevo en las actividades que se desarrollan en la institución educativa.

� Presentar de manera ordenada los procedimientos que se realizan en cada área de gestión

y los puestos que intervienen en ellas.

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5.2. Estructura Orgánica

Gráfico 31 Organigrama institucional

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Aspectos Legales

Se tuvo en cuenta la normatividad vigente frente a cargos funciones y requisitos

señalados para las entidades del sector educativo.

� Decreto 2277 DE 1979 Por el cual se adoptan normas sobre el ejercicio de la profesión

docente.

� Ley 115 de 1994 Febrero 8 por la cual se expide la Ley General de Educación.

� Decreto 1860 de 1994, Reglamentación de la Ley General de Educación

� Ley 715 de 2001, Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y

competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01

de 2001) de la Constitución Política.

� Decreto 230 de 2002 por el cual se dictan normas en materia de currículo, evaluación

y promoción de los educandos y evaluación institucional.

� Ley 734 de 2002 por la cual se expide el código disciplinario único.

� Decreto 3020 de 2002 por el cual se establecen los criterios y procedimientos para

organizar las plantas de personal docente y administrativo del servicio educativo

estatal que prestan las entidades territoriales

� Decreto 1850 de 2002 por el cual se reglamenta la organización de la jornada escolar y

la jornada laboral de directivos docentes y docentes de los establecimientos educativos

estatales de educación formal, administrados por los departamentos, distritos y municipios

certificados

� Decreto 1278 de 2004, Estatuto de Profesionalización Docente

Manual de Procesos y Procedimientos

Teniendo en cuenta la necesidad de cambio a la que ha estado sujeta la institución y el

sistema mismo que lo fundamenta, se inició un proceso de recolección de la experiencia diaria

con el objetivo de identificar cada uno de los procesos que se dan al interior tomando como base

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las áreas de gestión educativa (Guia 34) para definir y sistematizar los procedimientos derivados

de tales procesos.

5.3. Procesos y Procedimientos

Institución Educativa Santa María Del Rio

5.3.1. Gestión Directiva

Tabla 1. Direccionamiento estratégico y horizonte institucional

INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO

PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y HORIZONTE INSTITUCIONAL

PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE 1. Establecer los lineamientos que

orientan la acción institucional en todos y cada uno de sus ámbitos de trabajo

RECTOR

2. planeamiento estratégico RECTOR 3. misión, visión, valores

institucionales (principios) RECTOR

4. metas, conocimiento y apropiación del direccionamiento

RECTOR

5. política de inclusión de personas con capacidades disímiles y diversidad cultural.

RECTOR

Revisó: _________________

Ana Adela Chitiva Coordinadora

Aprobó : _________________

María Patricia Ortiz Rectora

Realizó : _________________ Rocio Ramírez Rojas

Tutora

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Tabla 2. Gestión estratégica


PROCESO: GESTIÓN ESTRATÉGICA PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Tener las herramientas esenciales para liderar, articular y coordinar todas las acciones institucionales.

RECTORA COORDINADORA

TUTORA COMITÉ ACADÉMICO

2. Liderazgo, articulación de planes, proyectos y acciones, estrategia pedagógica.


TUTORA COMITÉ ACADÉMICO

3. Uso de información (interna y externa) para la toma de decisiones, seguimiento y autoevaluación


Revisó: _________________


Apro bó: _________________



Tutora

99

Tabla 3. Gobierno escolar


PROCESO: GOBIERNO ESCOLAR PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Convocar a la comunidad educativa de los diferentes estamentos del gobierno escolar para favorecer la participación y la toma de decisiones en la institución a través de diversas instancias y dentro de sus competencias y ámbitos de acción.

RECTORA

2. Presidir y designar responsables para la elección de los diferentes estamentos del gobierno escolar: Consejos directivo, académico, estudiantil y de padres de familia, comisión de evaluación y promoción, comité de convivencia, personero estudiantil, y asamblea de padres de familia.


TUTORA CONSEJO ELECTORAL

DOCENTES PROYECTO DE DEMOCRACIA

3. Instruir asesorar y orientar sobre las funciones de los designados ante los diferentes estamentos del gobierno escolar

RECTORA

4. Coordinar con los docentes del área de sociales y el concejo electoral todo el proceso de elecciones estudiantiles

COORDINADORA DOCENTES PROYECTO DE

DEMOCRACIA

5. Convocar a todos los miembros designados a las reuniones respectivas según cronograma establecido

RECTORA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

100

Tabla 4. Conformación de la asociación de padres de familia


PROCESO: CONFORMACIÓN DE LA ASOCIACIÓN DE PADRES DE FAMILIA

PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE 1. Evaluar con la Junta Directiva de la

Asociación de Padres de Familia el trabajo efectuado en el año inmediatamente anterior

RECTORA JUNTA DIRECTIVA DE PADRES DE

FAMILIA

2. Convocar en nombre de la Asociación de Padres de familia a asamblea general


FAMILIA 3. Instruir, orientar, asesorar sobre

normas legales que rigen las asociaciones de padres de familia


FAMILIA 4. Orientar la elección de la Junta

Directiva de la Asociación de padres de familia

RECTORA

5. Posesionar y tomar juramento a los nuevos miembros de la Junta Directiva de la asociación de padres de familia

RECTORA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

101

Tabla 5. PEI

INSTITUCIÓN EDUCATIVA SANTA MARÍA DEL RIO PROCESO: PEI

PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE 1. Revisar los programas y planes

según la Ley de educación actual y el PEI

CONSEJO ACADÉMICO COORDINADORA

2. Actualizar el PEI GOBIERNO ESCOLAR CONSEJO DE PADRES

CONSEJO DE ESTUDIANTES

3. Diseñar los proyectos educativos COORDINADORA

DOCENTES DE ÁREA 4. Distribuir los proyectos y planes a

las diferentes áreas COORDINADORA

DOCENTES 5. Desarrollar el PEI COMUNIDAD EDUCATIVA 6. Evaluar y efectuar las respectivas

correcciones CONSEJO ACADÉMICO

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

102

Tabla 6. Evaluación del personal administrativo


PROCESO: EVALUACIÓN DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Citar al personal Administrativo e informar de la Evaluación

RECTORA

2. Citar al personal para la evaluación RECTORA 3. Establecer compromisos correctivos RECTORA 4. Hacer seguimiento y registrar por

escrito RECTORA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

103

Tabla 7. Sanciones al personal docente y administrativo


PROCESO: SANCIONES AL PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO

PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE 1. Verificar cumplimiento de funciones

o situación conflicto RECTORA

2. Se notifica y asume descargos pertinentes

PERSONAL ADMINISTRATIVO DOCENTES

3. Considerar los descargos y toma decisión respectiva

RECTORA

4. Si se abre proceso disciplinario, iniciar proceso disciplinario y enviar a la Dirección de Personal Docente y Administrativo de la Secretaría de Educación

RECTORA

5. Al aceptar descargos, hacer recomendaciones y ordena retomar funciones

RECTORA

6. Archivar en hoja de vida SECRETARÍA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

104

Tabla 8. Programación de reuniones de padres de familia


PROCESO: PROGRAMACIÓN DE REUNIONES DE PADRES DE FAMILIA

PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Determinar las causas para reunión a padres de familia


2. Elaborar cronograma RECTORA

COORDINADORA

3. Enviar circular a los padres de familia con su respectivo cronograma


4. Informar a los docentes el motivo de

la reunión COORDINADORA

5. Preparar agenda RECTORA

COORDINADORA DIRECTORES DE CURSO

6. Adecuar Instalaciones PERSONAL DE SERVICIOS

GENERALES ESTUDIANTES

7. Desarrollar agenda


DOCENTES PADRES DE FAMILIA

8. Entregar acta de la reunión SECRETARIA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

105

Tabla 9. Evaluaciones de docentes


PROCESO: EVALUACIONES DE DOCENTES PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Identificar los procesos a evaluar RECTORA

COORDINADORA

2. Acordar y diseñar el instrumento entregado para evaluar a los docentes


DOCENTES

3. Aplicar el instrumento acordado RECTORA

COORDINADORA

4. Interpretar los resultados obtenidos RECTORA

COORDINADORA

5. Realizar acuerdos de mejoramiento RECTORA

COORDINADORA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

106

Tabla 10. Estímulo a docentes, directivos y funcionarios


PROCESO: ESTIMULO A DOCENTES, DIRECTIVOS Y FUNCIONA RIOS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Acordar celebración del día del docente

RECTORA ASOCIACIÓN DE PADRES DE

FAMILIA 2. Analizar aspectos que destaque al

docente, directivo y administrativo por innovaciones de desempeño, investigaciones científicas, eventos culturales a nivel local, regional o nacional; publicación de documentos y textos

RECTORA ASAMBLEA DE DOCENTES

COORDINADORA

3. Reconocer por su dedicación y esfuerzo con una “Distinción Especial” a los Docentes y/o funcionarios de la Institución Educativa que cumplan 20 o más años de servicio


COMITÉ ORGANIZADOR

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

107

Tabla 11. Asignación de cupos a estudiantes nuevos


PROCESO: ASIGNACION DE CUPOS A ESTUDIANTES NUEVOS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Fijar los criterios para la asignación de cupos disponibles para admisión de estudiantes nuevos

CONSEJO DIRECTIVO SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

MUNICIPAL RECTORA

2. Verificar que cumplan con los requisitos de comportamiento y académicos contemplados en el manual de convivencia

RECTORA SECRETARIA

3. Elaborar y publicar en cartelera el listado de los estudiantes admitidos

RECTORA SECRETARIA

4. Realizar el cronograma y establecer los requisitos de matrícula

RECTORA SECRETARIA

5. Efectuar el proceso de matrícula de acuerdo con los requisitos establecidos

RECTORA SECRETARIA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

108

Tabla 12. Evaluación institucional


PROCESO: EVALUACION INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Identificar los procesos a evaluar de la Institución

DIRECTIVOS

2. Diseñar el instrumento que permita evaluar a la Institución

DIRECTIVOS

3. Aplicar los instrumentos diseñados COMUNIDAD EDUCATIVA 4. Tabular la información recogida DIRECTIVOS 5. Interpretar los resultados obtenidos

en la evaluación DIRECTIVOS DOCENTES

6. Aplicar correctivos de acuerdo a los resultados

DIRECTIVOS DOCENTES

7. Archivar los procesos de la evaluación.

COORDINADORA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

109

Tabla 13. Atención de quejas y reclamos


PROCESO: ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Recibir la queja o reclamo (verbal o escrito) que es de su competencia, siguiendo el conducto regular


DOCENTES

2. Estudiar y preparar respuesta para revisión y decisión de la Rectoría, si se trata de una solicitud escrita. En caso de que sea verbal, instruye para la respuesta respectiva

RECTORA

3. Firmar y disponer envío. RECTORA 4. Efectuar seguimiento a la solución o

respuesta. RECTORA

COORDINADORA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

110

Tabla 14. Elaboración de establecimiento de relaciones interinstitucionales


PROCESO: ELABORACIÓN DE ESTABLECIMIENTO DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE 1. Conocer ofertas de apoyo por parte

de instituciones oficiales y privadas RECTOR

2. Gestionar con entidades pertinentes el apoyo necesario

RECTOR

3. Planear el desarrollo de la actividad RECTOR

DOCENTES DEL ÁREA QUE CORRESPONDA

4. Llevar a cabo el programa o proyecto EQUIPO RESPONSABLE 5. Recibir recomendaciones y

sugerencias e informar el proceso RECTOR

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

111

Tabla 15. Cultura institucional


PROCESO: CULTURA INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Dar sentido, reconocimiento y legitimidad a las acciones institucionales.


TUTORA

2. Mecanismos de comunicación.


TUTORA DOCENTES

3. Identificación y divulgación de buenas prácticas.


TUTORA DOCENTES

4. Trabajo en equipo, reconocimiento de logros.


TUTORA DOCENTES

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

112

Tabla 16. Clima institucional


PROCESO: CLIMA INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Generar un ambiente sano y agradable que propicie el desarrollo de los estudiantes, así como los aprendizajes y la convivencia entre todos los integrantes de la institución.


TUTORA DOCENTES

2. Pertenencia y participación.


TUTORA DOCENTES

3. Ambiente físico. RECTORA ALCALDIA

4. Inducción a los nuevos estudiantes, motivación hacia el aprendizaje.


TUTORA DOCENTES

5. Manual de convivencia, actividades extracurriculares, bienestar de los alumnos, manejo de conflictos y casos difíciles.


TUTORA DOCENTES

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

113

Tabla 17. Relaciones con el entorno


PROCESO: RELACIONES CON EL ENTORNO PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Aunar y coordinar esfuerzos entre el establecimiento y otros estamentos para cumplir su misión y lograr los objetivos específicos de su PEI y su plan de mejoramiento.


PADRES DE FAMILIA AUTORIDADES EDUCATIVAS

OTRAS INSTITUCIONES SECTOR PRODUCTIVO

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

114

5.3.2. Gestión Académica

Tabla 18. Diseño pedagógico curricular


PROCESO: DISEÑO PEDAGÓGICO CURRICULAR PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Definir lo que los estudiantes van a aprender en cada área, asignatura, grado y proyecto transversal, el momento en el que lo van a aprender, los recursos a emplear, y la forma de evaluar los aprendizajes.


TUTORA DOCENTE

COMITÉ ACADÉMICO

2. Plan de estudios, enfoque metodológico, recursos para el aprendizaje, jornada escolar, evaluación.


TUTORA DOCENTE

COMITÉ ACADÉMICO

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

115

Tabla 19. Prácticas pedagógicas


PROCESO: PRÁCTICAS PEDAGÓGICAS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Organizar las actividades de la institución educativa para lograr que los estudiantes aprendan y desarrollen sus competencias.


TUTORA DOCENTE

COMITÉ ACADÉMICO 2. Opciones didácticas para las áreas,

asignaturas y proyectos transversales, estrategias para las tareas escolares, uso articulado de los recursos y los tiempos para el aprendizaje.

COMITÉ ACADÉMICO DOCENTES

Revis ó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

116

Tabla 20. Actualización a docentes


PROCESO: ACTUALIZACION A DOCENTES PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Identificar las necesidades de actualización de los docentes

CONSEJO DE DOCENTES COORDINADORA

2. Priorizar las necesidades de actualización de los docentes


3. Seleccionar la entidad capacitadora CONSEJO ACADÉMICO 4. Acordar día y hora con los docentes

para realizar la actividad RECTORA DOCENTES

5. Dirigir la actualización de los docentes

ENTIDAD CAPACITADORA

6. Evaluar el desarrollo de la actividad y elaborar informe

DIRECTIVOS DOCENTES

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

117

Tabla 21. Estímulos a estudiantes


PROCESO: ESTIMULOS A ESTUDIANTES PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Izar el pabellón nacional los que se destacan por el rendimiento académico y buen comportamiento

DIRECTORES DE GRUPO DOCENTES

2. Reconocer ante la comunidad educativa al curso que tenga el mejor rendimiento y comportamiento

COORDINADORA TUTORA

DIRECTORES DE CURSO 3. Seleccionar a los estudiantes de cada

curso por rendimiento académico y su espíritu de colaboración en las actividades deportivas, culturales y proyección a la comunidad y otorgar escudo de la institución o resolución rectoral

ASAMBLEA DE DOCENTES COORDINADORA

DIRECTORES DE CURSO

4. Seleccionar los10 mejores estudiantes al finalizar el año con excelente rendimiento y comportamiento.

COORDINADORA

TUTORA DIRECTORES DE GRUPO

5. Publicar mediante resolución en el

acto de clausura, entregando el estímulo que se establece en el manual de convivencia.


TUTORA DIRECTORES DE CURSO

6. Seleccionar al mejor deportista de la Institución y del curso por su comportamiento, esfuerzo, colaboración y disciplina deportiva.

COORDINADORA DOCENTE DE EDUCACIÓN FÍSICA

7. Otorgar un “premio especial” al estudiante del grado Once que obtenga el mejor puntaje en las pruebas del ICFES en el acto de promoción de bachilleres.


TUTORA DIRECTOR DE ONCE

8. Reconocer al mejor bachiller en el acto de promoción de bachilleres.


TUTORA DIRECTOR DE ONCE

9. Estimular con la “Medalla al Mérito” a los grupos musicales, teatrales, corales y artísticos siempre y cuando respondan a los objetivos fijados por el colegio


TUTORA DOCENTES

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

118

Tabla 22. Conmemoraciones


PROCESO: CONMEMORACIONES PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Establecer las celebraciones a realizar


2. Convocar a reunión de consejo académico para determinar el cronograma de actividades

RECTORA

3. Convocar a reuniones para organizar la actividad y designar responsables

JEFE DE ÁREA

4. Elaborar el programa, con el cual se conmemora la fiesta patria

DOCENTES

5. Seleccionar estudiantes que merezcan izar la bandera

DIRECTORES DE GRUPO

6. Escoger el sitio apropiado para el desarrollo

DOCENTES DIRECTORES DE GRUPO

7. Organizar el programa DIRECTORES DE GRUPO 8. Distribuir las invitaciones y

participaciones DIRECTORES DE GRUPO

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

119

Tabla 23. Salida de estudiantes durante la jornada


PROCESO: SALIDA DE ESTUDIANTES DURANTE LA JORNADA PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Diligenciar el formato de permiso que se encuentra en la agenda estudiantil y firmarlo

PADRE DE FAMILIA

2. Presentarlo al director de grupo ESTUDIANTE

3. Presentarlo al coordinador ESTUDIANTE

4. Confirmar veracidad COORDINACIÓN

5. Verificar presencia del padre de familia COORDINACIÓN

6. Avisar a portería COORDINACIÓN

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

120

Tabla 24. Atención a padres de familia


PROCESO: ATENCIÓN A PADRES DE FAMILIA PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Establecer horario de atención RECTOR

COORDINACIÓN DOCENTES

2. Publicar el horario COORDINADORA

DIRECTORES DE GRUPO 3. Cumplir el Horario establecido PADRES DE FAMILIA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

121

Tabla 25. Plan de mejoramiento académico


PROCESO: PLAN DE MEJORAMIENTO ACADÉMICO PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Reunir a los docentes de los diferentes grados para evaluar avances o dificultades


TUTORA CONSEJO ACADÉMICO

2. Impartir orientaciones para la realización de planes de mejoramiento o estrategias de acuerdo a cada asignatura



3. Diseñar e implementar estrategias de acuerdo a la asignatura

DOCENTES

4. Revisar los planes de mejoramiento de acuerdo a las pautas impartidas

COORDINADORA

5. Corregir, complementar y entregar los planes de mejoramiento académico

COORDINADORA

6. Socializar los planes y programas por áreas o por grados

DOCENTES

7. Analizar los resultados en reuniones de área y presentar alternativas de solución

COORDINADORA DOCENTES

8. Evaluar y retroalimentar los resultados del proceso


TUTORA DOCENTES

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

122

Tabla 26. Organización del cronograma y calendario de actividades


PROCESO: ORGANIZACIÓN DEL CRONOGRAMA Y CALENDARIO DE ACTIVIDADES

PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE 1. Ajustar el cronograma de acuerdo a

disposiciones legales y las actividades de años anteriores


TUTORA

2. Ubicar las actividades en el cronograma y calendario según: asignación, responsable, hora y fecha


TUTORA DOCENTES

3. Digitar el cronograma y calendario cronológico de acuerdo a reunión

SECRETARIA

4. Distribuir el cronograma y calendario a docentes estudiantes y padres

COORDINADORA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

123

Tabla 27. Elaboración de horarios


PROCESO: ELABORACIÓN DE HORARIOS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Analizar intensidad horaria por asignatura


2. Reunirse por áreas para distribuir la asignación académica en los diferentes cursos

COORDINADORA

3. Pasar reporte de asignación académica

DOCENTES

4. Elaborar horario general COORDINADORA 5. Notificar a los docentes de su

respectivo horario COORDINADORA

6. Analizar el horario, sujeto a cambios


7. Dar a conocer horarios a los estudiantes

DIRECTORES DE GRUPO

8. Desarrollar los horarios DOCENTES

ESTUDIANTES

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

124

Tabla 28. Elaboración de proyectos transversales


PROCESO: ELABORACIÓN DE PROYECTOS TRANSVERSALES PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Elaborar el diagnóstico: (necesidad de la comunidad)

DOCENTES

2. Diseñar metas de Proyectos especiales

RECTOR DOCENTES

TUTORA ESTUDIANTES

3. Diseñar Proyectos especiales transversales

COMUNIDAD EDUCATIVA

4. Distribuir los Proyectos a las diferentes Áreas

COORDINADORA

5. Desarrollar los Proyectos JEFES DE ÁREA

COMUNIDAD EDUCATIVA 6. Llevar la evaluación correspondiente

e informar CONSEJO ACADÉMICO

COORDINADORA

7. Efectuar Correcciones y ajustes CONSEJO ACADÉMICO


Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

125

Tabla 29. Reuniones de área


PROCESO: REUNIONES DE ÁREA PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. De acuerdo a los horarios, programar horario en el que se van a reunir las diferentes áreas

COORDINADORA

2. Sugerir a los docentes el horario de reunión de las diferentes áreas

COORDINADORA

3. Realizar cronograma, teniendo en cuenta los ajustes necesarios

JEFES DE ÁREA

4. Ejecutar el cronograma DOCENTES POR ÁREA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

126

Tabla 30. Elaboración de listas y organización de los estudiantes para conformar los cursos


PROCESO: ELABORACIÓN DE LISTAS Y ORGANIZACIÓN DE LO S ESTUDIANTES PARA CONFORMAR LOS CURSOS

PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE 1. Distribución de estudiantes por

cursos DIRECTORES DE GRUPO

2. Establecer y aplicar criterios para la distribución de estudiantes

DIRECTORES DE GRUPO

3. Asignar salones de acuerdo al número de estudiantes

COORDINADORA

4. Elaborar las listas por curso SECRETARIA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

127

Tabla 31. Promoción de estudiantes


PROCESO: PROMOCIÓN DE ESTUDIANTES PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. El estudiante se promueve en cualquier época del año al llegar al 100% en todas las asignaturas

DOCENTES TUTORA

2. Programar reuniones bimensuales CONSEJO ACADÉMICO

3. Presentar estrategias pedagógicas

DOCENTES ESTUDIANTES

CONSEJO ACADÉMICO TUTORA

4. Promover al estudiante al finalizar el año de acuerdo a criterios de promoción inter e intra ciclo

COMITÉ DE EVALUACIÓN PROMOCIÓN

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

128

Tabla 32. Elaboración de asignación académica


PROCESO: ELABORACIÓN DE ASIGNACIÓN ACADÉMICA PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Ajustar la asignación académica al plan de estudios teniendo en cuenta: estudiantes, asignaturas, grados y especialidad del docente

RECTOR CONSEJO ACADÉMICO

COORDINACIÓN

2. Distribuir la asignación académica RECTOR 3. Entregar las asignaciones a los

docentes COORDINADOR

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

129

Tabla 33. Gestión de aula


PROCESO: GESTIÓN DE AULA PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Concretar los actos de enseñanza y aprendizaje en el aula de clase.

DOCENTES

2. Relación y estilo pedagógico, planeación de clases y evaluación en el aula.

DOCENTES

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

130

Tabla 34. Seguimiento académico


PROCESO: SEGUIMIENTO ACADÉMICO PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Definir los resultados de las actividades en términos de asistencia de los estudiantes, calificaciones, pertinencia de la formación recibida, promoción y recuperación de problemas de aprendizaje.

RECTORA TUTORA


DOCENTES

2. Seguimiento a los resultados académicos, a la asistencia de los estudiantes.

RECTORA TUTORA


DOCENTES

3. Seguimiento a los egresados RECTORA TUTORA

COORDINADORA 4. Uso pedagógico de las evaluaciones

externas, actividades de recuperación y apoyos pedagógicos adicionales para estudiantes con necesidades educativas especiales.

RECTORA TUTORA


DOCENTES

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

131

Tabla 35. Cuando los estudiantes cometen faltas


PROCESO: CUANDO LOS ESTUDIANTES COMETEN FALTAS PROCEDIMIENTOS Y RESPONSABLES

1. El primer paso se agota con quien haya tenido la dificultad 2. Si no es solucionada, se dirige al Director de Grupo 3. En tercera instancia se pasa a Coordinación 4. Cuarta instancia Comité de Convivencia. 5. Quinta instancia a la Rectora de la Institución.

� Por recurso de reposición al Consejo Directivo (el personero de estudiantes

garantizará que el debido proceso se esté llevando adecuadamente), quien toma las decisiones correctivas a que haya lugar.

� Remisión del caso a autoridades competentes (situaciones tipo II y III Ley Convivencia Escolar)

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

132

Tabla 36. Situaciones tipo I


PROCESO: SITUACIONES TIPO I PROCEDIMIENTOS

1. Uso inadecuado de materiales, libros y/o equipos del colegio. 2. Usar vocabulario y/o gestos inadecuados (groserías) a compañeros, profesores,

directivos, administrativos u otros miembros de la comunidad educativa. 3. Agresiones verbales esporádicas, ocasionando burlas, utilizando apodos,

haciendo bromas de mal gusto y propiciando actitudes despectivas con sus semejantes.

4. Conflictos interpersonales como altercados, discusiones, enfrentamientos, riñas. 5. Agresiones físicas esporádicas que no generen daño al cuerpo o a la salud. 6. Ocasionar burlas, utilizar apodos, hacer bromas de mal gusto y propiciar

actitudes despectivas con sus semejantes. 7. Participar de celebraciones inadecuadas usando harina, huevos, aguas y otros,

dentro y fuera de la Institución portando el uniforme del Colegio.(pasan de tipo II a tipo I)

8. Comentarios inapropiados sobre la orientación sexual.

9. No mantener su entorno institucional limpio, ordenado y en buen estado.

10. Participar en rifas, apuestas, ventas de alimentos (chicles, colombinas etc.) y/o juegos de azar dentro de la Institución o fuera de ella portando el uniforme.

11. Ingerir cualquier tipo de alimentos en actividades académicas, formaciones o en actos comunitarios.

12. Permanecer en las aulas de clase en hora de descanso. 13. Indiferencia e irrespeto a los actos cívicos y símbolos patrios. 14. Participar de celebraciones inadecuadas usando harina, huevos, agua y otros,

dentro y fuera de la Institución portando el uniforme del Colegio. 15. Presentarse a la Institución sin la agenda y los implementos requeridos para

cada clase (agenda y útiles).

16. Atender visitas de particulares en cualquier sitio de la Institución. 17. Portar radios, grabadoras, walkman, audífonos, mp3, mp4, mp5, iPod, iPad

celulares, PSP, joyas, revistas, materiales, y demás elementos que causen perturbación, alteración, distracción o conflicto entre los estudiantes.

18. Dejar de presentar oportunamente las excusas por inasistencia a actividades escolares.

19. No participar de las clases o eventos de la Institución por negligencia. 20. Ocultar a los padres y/o acudientes citaciones, mensajes e información que

envíe la Institución. 21. Salir del salón o de la Institución en tiempo de actividad académica o en el

desarrollo de actividades programadas por la misma, sin permiso de un docente o directivo docente.

22. Portar de forma inadecuada el uniforme.

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23. Portar el uniforme en lugares que no corresponden como: bares, billares, tiendas, espacios donde hay juegos de azar, riñas callejeras, entre otros.

24. Manifestaciones amorosas de “tipo íntimo” dentro o fuera del plantel portando el uniforme de la Institución.

25. Propagar dibujos, revistas y escritos pornográficos, escribir grafitis y mensajes en paredes, mesas, puertas, dentro y fuera de la institución.

26. Participar en juegos de azar, suerte y apuestas dentro del plantel, diferente al uso pedagógico.

27. Indisciplina en las horas de clase (en presencia o ausencia del profesor), formaciones, actos culturales o deportivos con risas sarcásticas, gritos, silbidos y groserías, impidiendo el derecho del profesor al trabajo en condiciones dignas y el derecho a la educación de las y los compañeros.

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



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Tabla 37. Medida formativa tipo I


PROCESO: MEDIDA FORMATIVA TIPO I Protocolos Situaciones Tipo I

PROCEDIMIENTOS Y RESPONSABLES 1. Conocimiento de los hechos por parte de las directivas, docentes y estudiantes

involucrados (víctimas, victimarios y terceros). 2. Información de los hechos a los padres de familia o acudientes de las víctimas

y de los generadores de hechos violentos.

3. Diálogo reflexivo con el estudiante, compromiso en el observador, reparación al daño causado y seguimiento del mismo.

4. Realizar los registros del caso y las acciones de manejo. 5. Seguimiento del caso y de los compromisos a fin de verificar si la solución fue

efectiva. 6. Si reincide en la falta se torna tipo II y la medida se tomará de acuerdo al

protocolo establecido para este tipo de situaciones Soluciones Pedagógicas:

� Reflexión Sobre: Importancia del trabajo en equipo, acuerdos para el cumplimiento de normas, manejo de emociones, empatía, identificación de talentos. Anotación en el Observador y Seguimiento del Estudiante

� Nota: Cuando un estudiante está utilizando elementos mencionados en el numeral 17, en los tiempos y espacios que no corresponde a su uso o para efectos diferentes a lo académico, se hace el llamado de atención, si reincide, el docente lo retira. Si es un computador o Tablet, se cita al padre de familia o acudiente y se entrega, dejando compromiso escrito en el observador, los demás objetos que sean retenidos se entregan en rectoría y se devuelven en la clausura del año lectivo.

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

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Tabla 38. Situaciones tipo II


PROCESO: SITUACIONES TIPO II PROCEDIMIENTOS

1. La reincidencia de cualquier situación tipo I se convierte en situación tipo II. 2. Acoso escolar utilizando juguetes bélicos y objetos corto punzantes o hacer

uso de cualquier arma para definir problemas, amenazar o intimidar dentro o fuera de la Institución.

3. Ciberacoso escolar. 4. Causarse daño físico (Cutting). 5. Agresión física con daños al cuerpo o a la salud sin secuelas, o la moral de los

compañeros o de cualquier miembro de la comunidad educativa, dentro o fuera de la Institución.

6. Dirigirse en forma irrespetuosa a compañeros, profesores, directivos, administrativos u otros miembros de la comunidad educativa.

7. Utilizar las herramientas tecnológicas para el uso de páginas sociales, pornográficas o consultas diferentes a las académicas.

8. Publicar fotografías, videos y hacer comentarios despectivos o degradantes de los miembros de la comunidad educativa en redes sociales de la internet (Facebook, Messenger, Twitter, Flickr, Sónico, hi5, Youtube, Instagram, Snapchat, etc.).

9. Emplear expresiones y actitudes morbosas, juegos inadecuados, bruscos y con doble sentido con cualquier miembro de la Institución, aun en términos amigables.

10. Encubrir a los compañeros frente a cualquier falta (robo, fraude, mentiras, juegos morbosos, mal uso de herramientas tecnológicas).

11. Participar y/o promover desórdenes públicos y/o protestas poniendo en tela de juicio el buen nombre del plantel.

12. Ingresar a la unidad sanitaria del sexo opuesto mostrando clara intención de irrespeto y falta a la moral.

13. Amenazar, coaccionar y chantajear a los integrantes de la comunidad educativa. 14. Utilizar el nombre del colegio con fines sociales, económicos, religiosos o

políticos sin debida autorización de la rectoría. 15. La suplantación comprobada del padre de familia o acudiente o su firma

cuando sea requerido por la Institución. 16. Irrespetar en forma lesiva, calumniar o injuriar a los directivos, docentes,

administrativos o estudiantes. 17. Portar o consumir cigarrillos dentro del establecimiento o en lugares donde

esté reunida la Comunidad Educativa y fuera de ella portando el uniforme.

18. Evasión de las actividades académicas de forma premeditada engañando a la familia y a la Institución.

19. Emplear las mentiras para justificar irresponsabilidades ocasionando problemas

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entre padres de familia y docentes. 20. Tener matrícula en observación y no cumplir con los compromisos Académicos

y/o Comportamentales. 21. Ocasionar daños a la planta física, muebles, enseres, equipos, computadores,

bicicletas, material didáctico o tecnológico de propiedad de la institución o de cualquier otro miembro de la comunidad educativa y/o cometer actos de vandalismo como romper candados y atentar contra la planta física e inmobiliaria de la institución.

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



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Tabla 39. Medidas formativas II


PROCESO: MEDIDAS FORMATIVAS II Protocolos Situaciones Tipo II

PROCEDIMIENTOS Y RESPONSABLES 1. El docente informa al Coordinador la situación presentada. 2. El coordinador informa de manera inmediata a los padres, madres o acudientes

de los estudiantes involucrados. 3. En caso de daño al cuerpo o a la salud, garantizar la atención inmediata en

salud física y mental de los involucrados, mediante la remisión a las entidades competentes.

4. Reconstrucción de la situación a partir de la descripción verbal de los involucrados, revisión de los contenidos publicados (Ciberacoso).

5. Reporte del caso al comité de convivencia por parte de la Rectora. 6. El comité de convivencia escucha a las partes, quienes exponen y precisan lo

acontecido, preservando en cualquier caso el derecho a la intimidad, confidencialidad y demás derechos.

7. Determinar las acciones restaurativas que busquen la reparación de los daños causados, el restablecimiento de los derechos y la reconciliación dentro de un clima de relaciones constructivas en la Institución.

8. Realizar los registros del caso y las acciones de manejo (Acta de Comité de Convivencia Accidental de Hecho y Observador).

9. Adoptar medidas para proteger a los implicados en situaciones de posibles acciones en su contra.

10. Búsqueda de apoyo profesional para el agresor. 11. Cuando se requieran medidas de restablecimiento de derechos, remitir la

situación a las autoridades administrativas Casa de la Justicia, en el marco de la Ley 1098 de 2006, actuación de la cual se dejará constancia

Soluciones Pedagógicas: 1. Jornadas de reflexión sobre uso racional de redes sociales, intimidad, respeto

por la diferencia… 2. Trabajo reflexivo sobre competencias ciudadanas. 3. Rechazo público a este tipo de situaciones. Medidas Correctivas Institucionales: 1. Suspensión temporal de actividad académica de 3 días hábiles. 2. Si reincide la falta se convierte en situaciones tipo III.

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Tabla 40. Situaciones tipo III


PROCESO: SITUACIONES TIPO III PROCEDIMIENTOS

1. La reincidencia en la situación tipo II se convertirá en situación tipo III. 2. El fraude comprobado en evaluaciones, trabajos, registros, agendas, citaciones,

boletines e incapacidades médicas. 3. Implicaciones en procesos policivos y/o judiciales (dentro o fuera de la

Institución). 4. Inducir, manipular, sobornar u obligar a otra persona a cometer actos que

constituyen falta de convivencia o de cualquier otra manera que atente contra la integridad física o moral, la ley y las buenas costumbres que exige la institución.

5. Ingerir, introducir, guardar, traficar, distribuir y/o consumir bebidas embriagantes o estimulantes y/o sustancias psicoactivas y/o alucinógenas dentro y fuera del plantel, durante actividades académicas o pedagógicas, eventos culturales, sociales y deportivos programados por la institución.

6. Presentarse en la Institución o algún evento programado por la Institución, en estado de embriaguez o bajo efectos de cualquier sustancia psicoactiva o alucinógena.

7. La práctica de rituales de cualquier índole que atenten contra la integridad física, moral, psicológica o social dentro de la institución.

8. Amenazar en forma directa a cualquier miembro de la comunidad educativa para que no delate un hecho delictivo o cualquier otra situación.

9. Participar en pandillas o grupos que atenten contra la comunidad educativa dentro o fuera de ella.

10. Traer grupos delictivos o pandillas para agredir cualquier miembro de la comunidad.

11. Hurto comprobado y/o complicidad.

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



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Tabla 41. Medida formativa III


PROCESO: MEDIDA FORMATIVA III Protocolo Situaciones Tipo III

PROCEDIMIENTOS Y RESPONSABLES 1. El docente informa al Coordinador la situación presentada. 2. En casos de daño al cuerpo o a la salud se garantiza la atención inmediata en salud física y mental de los involucrados, mediante la remisión a las entidades competentes, actuación de la cual se dejará constancia. 3. El coordinador informa de manera inmediata a los padres, madres o acudientes de todos los estudiantes involucrados. 4. La Rectora convoca al comité de convivencia de forma inmediata para el análisis de la situación y toma de decisión pertinente. 5. El comité de convivencia escucha a las partes, quienes exponen y precisan lo acontecido, preservando en cualquier caso el derecho a la intimidad, confidencialidad y demás derechos. 6. La Rectora de manera inmediata, pondrá la situación en conocimiento de la entidad Policía Nacional, sección de Policía de Infancia y Adolescencia y/o autoridades competentes, actuación de la cual se dejará constancia. 7. El Comité de Convivencia adopta las medidas propias de la Institución educativa, orientadas a proteger dentro del ámbito de las competencias a la víctima, a quien se le atribuye la agresión y a las personas que hayan informado o hagan parte de la situación presentada. 8. Realizar los registros del caso y las acciones de manejo (Acta de Comité de Convivencia Accidental de Hecho y Observador). Las Medidas Correctivas Institucionales 1. Suspensión temporal de actividad académica de 8 días hábiles. 2. Si reincide, matrícula en observación. 3. 3. Si reincide Negación del Cupo para el año siguiente. Respecto a retardos e inasistencias Se debe cumplir con el horario de ingreso establecido para la jornada. El estudiante que llegue a la Institución después de la hora de entrada, con 8 retardos acumulados, el Coordinador citará a los padres de familia o acudientes y se firmará un compromiso con las respectivas acciones pedagógicas; con 12 retardos acumulados será suspendido por 3 días, si reincide se le asignará matrícula en observación, si continúa la reincidencia, se analizará la posibilidad de pérdida de cupo para el siguiente año. Por decisión del Consejo Directivo los estudiantes que llegan tarde injustificadamente se quedan después de la jornada escolar a realizar actividades como aseo de pasillos, patio, limpieza de mesas o apilar sillas. Es deber de los padres de familia justificar la inasistencia de sus hijos. Llamar a la Institución el día que el estudiante falta a clase e informar el día siguiente a la ausencia en la agenda anexando la incapacidad o justificación respectiva.

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Si el estudiante completa tres ausencias injustificadas se citará al padre de familia o acudiente y se firmará compromiso con las respectivas acciones pedagógicas, si reincide será suspendido por 3 días, si continúa fallando sin justificación se asignará matrícula en observación, si sigue incumpliendo, se analizará la posibilidad de pérdida de cupo para el siguiente año. Parágrafo 4: Respecto al incumplimiento con los uniformes El estudiante que incurra en el incumplimiento en el uso del uniforme en 8 ocasiones, el Coordinador citará a los padres de familia o acudientes, se firmará un compromiso con las respectivas acciones pedagógicas, con 12 faltas acumuladas, será suspendido por 3 días, si reincide se le asignará matrícula en observación, si continúa la reincidencia se analizará la posibilidad de pérdida de cupo para el siguiente año. ESTÍMULOS Resulta gratificante para todo individuo, el que se le reconozcan sus esfuerzos y el haber superado todos los obstáculos para alcanzar sus objetivos. Es por tal razón, que conocedores del anhelo de superación y el deseo de reconocimiento se concedan los siguientes estímulos: � Izar bandera cuando el estudiante cumple con las normas del Manual de

Convivencia y demuestra buen rendimiento académico, compañerismo, buenos modales, adecuada presentación.

� Felicitaciones en forma oral y escrita: cuando el estudiante se destaca por su buen comportamiento.

� Monitor del curso y representante al Consejo Estudiantil: cuando el estudiante se destaca por sus cualidades ante el grupo.

� • Menciones y premios: cuando el estudiante se distinga por sus cualidades deportivas, académicas, artísticas y actitudinales así: Diploma de Honor, Medalla al Mejor Bachiller y Medalla al estudiante con mejor puntaje ICFES, lealtad y permanencia.

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

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Tabla 42. Sistema institucional de evaluación – SIE


PROCESO: SISTEMA INSTITUCIONAL DE EVALUACIÓN – SIE PROCEDIMIENTOS

La evaluación pretende los siguientes objetivos:

1. Determinar el nivel de desarrollo en que se encuentran las distintas habilidades de pensamiento del estudiante.

2. Determinar el nivel de desempeño en que se encuentra un estudiante con respecto a los requerimientos mínimos del MEN, estándares curriculares, resultados de las pruebas SABER.

3. Diseñar estrategias de mejoramiento que permitan la satisfacción coherente e integral de las necesidades diagnósticas en el estudiante: BASES, HABILIDADES DE PENSAMIENTO, ESTÁNDARES CURRICULARES, GUSTOS Y EXPECTATIVAS.

4. Realizar diagnósticos que permitan determinar los saberes previos, habilidades de pensamiento. gustos y expectativas de cada estudiante.

5. Alcanzar coherencia en el proceso de aprendizaje del estudiante, gracias al seguimiento puntual de actividades, fortaleza y debilidades.

6. Identificar las características personales, intereses, ritmo y estilo de aprendizaje de cada estudiante.

7. Proporcionar información básica, referentes bibliográficos, inducción y acompañamiento en todo el proceso de enseñanza- aprendizaje, para orientar al estudiante y valorar sus avances.

8. Implementar estrategias pedagógicas para apoyar a los estudiantes.

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

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Tabla 42. Criterios de evaluación


PROCESO: CRITERIOS DE EVALUACIÓN PROCEDIMIENTOS

1. La valoración incluirá los conceptos cuantitativos y cualitativos de los avances de los desempeños por asignaturas, las competencias y actitudes propias del proceso de enseñanza aprendizaje.

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

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Tabla 43. Criterios académicos institucionales


PROCESO: CRITERIOS ACADÉMICOS INSTITUCIONALES PROCEDIMIENTOS

� Presentación del trabajo con los pasos de la guía. � Sustentación que evidencie el dominio de la información. � Aplicación del conocimiento. El estudiante alcanzará el porcentaje esperado en los temas de cada asignatura cuando: � Presente todos los pasos de la guía personal de estudio con calidad y

rigurosidad establecidas. � La sustentación y aplicación evidencien la competencia establecida, según el

tema. � Aplique y relacione los conocimientos en su diario vivir, con su contexto. NOTA: La sola presentación del trabajo escrito, no garantiza la obtención del porcentaje del tema correspondiente, siempre debe hacerse la sustentación del trabajo; para obtener el porcentaje establecido.

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

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Tabla 44. Criterios de desempeño


PROCESO: CRITERIOS DE DESEMPEÑO PROCEDIMIENTOS

Desempeño Superior � Presenta a tiempo trabajos con todos los pasos de la guía y sustentaciones de

calidad. � No presenta dificultades de comportamiento. � No tiene ausencias o en su defecto son mínimas y justificadas. � Participa en actividades curriculares y extracurriculares de la asignatura. � Posee sentido de pertenencia hacia la Institución. � Maneja un buen proceso de autonomía y responsabilidad promoviendo su

propio desarrollo. Desempeño Alto � Presenta trabajos y sustentaciones, pero debe hacer correcciones por no cumplir

con los pasos de la guía. � Reconoce y supera dificultades de comportamiento. � Presenta inasistencias justificadas � Posee sentido de pertenencia hacia la Institución. � Valora y promueve con autonomía su propio desarrollo. Desempeño Básico � Presenta los trabajos incompletos, sin seguir la guía, se demora en hacer las

correcciones, la calidad de la sustentación es mínima. � Presenta dificultades de comportamiento que incide en el rendimiento

académico. � Inasistencias injustificadas. � Poco interés por construir su conocimiento. � Poco nivel de responsabilidad y autonomía. � Desarrolla el mínimo de actividades curriculares requeridas. � Falta interés por consultar y presentar trabajos y sustentaciones. � Poco de trabajo en casa y en el colegio. Desempeño Bajo � No alcanza los niveles de desempeños básicos propuestos. � No presenta trabajos ni sustentaciones. � No busca la asesoría del docente. � No hay nivel de responsabilidad y autonomía. � No trabaja ni en casa ni en el colegio. � Presenta dificultades de comportamiento que afecta su desempeño académico

personal y colectivo. � Ausencias injustificadas.

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

145

Tabla 45. Criterios de promoción


PROCESO: CRITERIOS DE PROMOCIÓN PROCEDIMIENTOS

El estudiante podrá ser promovido inmediatamente cuando: � Alcance el 100% en todas las asignaturas, en cualquier época del año. � Al finalizar el año podrá ser promovido el estudiante que alcance el 100% en

todas las asignaturas. � Si el estudiante no termina su proceso de formación en la institución su

desempeño será homologado a la escala valorativa nacional. � No será promovido el estudiante que acumule un 20% de inasistencia

injustificada durante el año escolar, en cualquiera de los niveles educativos. � Como un estímulo para los estudiantes de grado once, que al momento del

recibir los resultados de la prueba ICFES, tengan mínimo un de 70 % en la asignatura del colegio y alcancen un puntaje de 70 o más en la asignatura la podrán cerrar al 100%. (Solo aplica para las asignaturas evaluadas por la prueba ICFES). Además, solo se les otorgará el grado de Bachiller si alcanzan el 100% en todas las asignaturas y certifican el Servicio Social según resolución 4210 del 12 septiembre de 1996 y los demás requisitos de ley exigidos para optar el título de bachiller. Para este grado no se proclamarán los estudiantes que hayan cometido faltas contempladas en Situación Tipo III.

� Los estudiantes que no cumplan con estos criterios de promoción se matricularán en el mismo curso y continuarán en su proceso hasta llegar al 100% en todas las asignaturas y ser promovidos.

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

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Tabla 46. Proceso: criterios de promoción anticipada de grado


PROCESO: CRITERIOS DE PROMOCIÓN ANTICIPADA DE GRADO PROCEDIMIENTOS

La Institución Educativa para la promoción anticipada de sus estudiantes tiene en cuenta el modelo pedagógico que la identifica “Sistema de Educación Relación Fontán” y los parámetros establecidos en la Ley General de Educación y el decreto 1290 de 2009. Procedimiento: 1. Se realiza durante cualquier época del año. 2. El Director de Grupo y/o padre de familia con las evidencias respectivas

presentan la solicitud ante el Consejo Académico. 3. 3. El Consejo Académico analiza el informe presentado por cada docente y

solicita toma la decisión e informa al Consejo Directivo. Criterios de Promoción anticipada: 1. Demostrar un grado superior en el desarrollo cognitivo, personal y social en el

marco de las competencias básicas del grado que cursa. 2. Evidenciar los criterios establecidos para desempeño superior (ver criterios de

promoción de desempeño Superior). 3. Evidenciar dominio, relación y aplicación de conceptos y teorías básicas de las

áreas demostrando las habilidades y competencias básicas en la solución de problemas y situaciones cotidianas.

4. Demostrar excelencia académica en todas las áreas soportado con el informe correspondiente del docente o docentes titulares.

5. 5. Demostrar excelencia en la convivencia escolar.

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

147

Tabla 47. Criterios de promoción inter ciclos


PROCESO: CRITERIOS DE PROMOCIÓN INTER CICLOS CICLO UNO (Transición, 1°, 2°)

PROCEDIMIENTOS Y RESPONSABLES Interciclo Se promocionará al grado primero o segundo (según corresponda) al estudiante que aunque no haya logrado un 100% en las dimensiones, muestre un adecuado nivel madurativo para su edad. � Evidencie el cumplimiento de los objetivos básicos del grado que cursa. � Muestre una buena adaptación curricular en el grado que cursa y conocimiento

del siguiente. � Demuestre un buen desempeño de habilidades sociales, madurez emocional,

trato respetuoso y cordial a sus pares y comunidad en general. � Los padres muestren compromiso institucional. Evidencie el cumplimiento del

manual de convivencia y no haya cometido faltas. Interciclo Se promocionará al ciclo II el estudiante que alcance el 100% del desarrollo de las competencias básicas correspondientes a cada dimensión en el grado segundo. Si al culminar los tres grados del ciclo el estudiante aún no obtiene el 100% en cada una de las dimensiones; no podrá ser promovido y continuará en el proceso hasta lograr dichos porcentajes.

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

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Tabla 48. Objetivos básicos alcanzados al finalizar


PROCESO: OBJETIVOS BÁSICOS ALCANZADOS AL FINALIZAR CADA GRADO DEL CICLO: CICLO DOS (3°, 4°)

PROCEDIMIENTOS Intraciclo Se promocionará del grado tercero al grado cuarto al estudiante que: 1. Presente déficit del 20 % o menos en dos asignaturas, quien podrá movilizarse dentro del ciclo. 2. El estudiante que quede con un porcentaje en déficit superior al 20 % en cualquier asignatura no podrá ser promovido al grado cuarto, pero podrá avanzar en aquellas asignaturas que haya culminado al 100 %. 3. El estudiante que cumpla con las normas básicas contempladas en el manual de convivencia de la institución. Interciclo Los estudiantes serán promovidos al ciclo tres siempre y cuando tenga todas las asignaturas con el 100 % requerido. Objetivos básicos al finalizar el ciclo II

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

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Tabla 49. Ciclo tres (5°, 6°, 7°) y ciclo iv (8°, 9°)


PROCESO: CICLO TRES (5°, 6°, 7°) Y CICLO IV (8°, 9°) PROCEDIMIENTOS

CRITERIO INTRACICLO: Al final del año en comité de evaluación y promoción el estudiante que quede con un déficit del 20 % en dos asignaturas máximo, pueden promoverse dentro del ciclo. En el transcurso del año se promoverá de un grado al otro los estudiantes que hayan alcanzado el 100% en todas las asignaturas.

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

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Tabla 50. Ciclo cinco (10°, 11°)


PROCESO: CICLO CINCO (10°, 11°) PROCEDIMIENTOS

CRITERIOS � Para pasar de un grado al otro dentro del ciclo, es obligatorio cumplir con el

100% en todas las áreas. � El estudiante de grado décimo no puede adelantar temas de grado undécimo,

únicamente proyectos productivos y turismo para no afectar la titulación del área técnica.

� El servicio social se debe prestar cuando el estudiante está cursando el grado décimo.

� El estudiante de grado undécimo debe alcanzar el 100% de cada área y haber cumplido 80 horas de Servicio Social, para acceder a grado de bachiller de la Institución Educativa Santa María del Río

Guía personal de estudio Colegio Santa María del Río-SERF Guía Personal del Estudiante Ciclos III, IV y V (Sexto-Séptimo Octavo-Noveno-Décimo y Undécimo) 1. Punto de Partida y Punto de Llegada

A partir de preguntas sugeridas por el docente o surgidas del interés del educando, el estudiante planteará una posible solución (hipótesis). Basado en ella formulará tres o más metas que le permitan seguir el camino para comprobarla.

2. Recolección y Proceso de Información Como producto del análisis de información tomada de diversas fuentes bibliográficas o de recursos internet, el estudiante elaborará mapas conceptuales, cuadros comparativos, presentaciones TIC, líneas de tiempo, mentefacto u otras de las herramientas pedagógicas sugeridas, que expresen coherencia, profundidad que dé cuenta del contenido del núcleo temático y acorde al grado educativo. Se requiere dibujos, esquemas, mapas, ejemplos de procesos, fórmulas, problemas, orientados según la asignatura. Deben quedar debidamente registrados los referentes bibliográficos, (mínimo 3), de los que se tomó la información, siguiendo las normas APA. NOTA: Las fuentes de información deben ser confiables, de calidad, evitando consultas en El rincón del Vago, Wikipedia, blocks, entre otras.

3. Desarrollo de la Habilidad El estudiante evidencia la apropiación del conocimiento y desarrollo de la habilidad, presentando la sustentación y en las asignaturas que lo requieran aplicación (resolución de problemas, trabajos experimentales, laboratorios, análisis de casos, entre otros).

4. Relación El estudiante redacta un primer párrafo que confirme o niegue su hipótesis,

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según los resultados obtenidos en su trabajo. En segundo párrafo argumenta el desarrolla de las habilidades alcanzadas en el núcleo. Y en un tercer párrafo relaciona lo aprendido en un contexto cotidiano o hipotético.

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

152

Tabla 50. Citación a padres de familia para corregir faltas


PROCESO: CITACIÓN A PADRES DE FAMILIA PARA CORREGIR FALTAS

PROCEDIMIENTOS

1. Llamar la atención verbalmente DIRECTOR DE CURSO DOCENTE DEL ÁREA

2. Llamar la atención en forma escrita DOCENTE DE LA ASIGNATURA

DIRECTOR DE CURSO

3. Registrar la reincidencia en los llamados de atención

DIRECTOR DE CURSO DOCENTE DE LA ASIGNATURA

COORDINADORA

4. Informar a coordinación DIRECTOR DE CURSO

DOCENTE DE LA ASIGNATURA

5. Entregar la citación al estudiante, fijando fecha.

DIRECTOR DE CURSO DOCENTE DE LA ASIGNATURA

COORDINADORA

6. Atender al padre de familia DIRECTOR DE CURSO

DOCENTE DE LA ASIGNATURA COORDINADORA

7. Llamar al estudiante DIRECTOR DE CURSO PADRE DE FAMILIA

8. Establecer compromisos

PADRE DE FAMILIA ESTUDIANTE DIRECTOR DE CURSO

DOCENTE COORDINADORA

9. Hacer seguimiento a los compromisos en el observador del Estudiante

DIRECTOR DE CURSO COORDINADORA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

153

Tabla 51. Asistencia de estudiantes al plantel


PROCESO: ASISTENCIA DE ESTUDIANTES AL PLANTEL PROCEDIMIENTOS

1. Informar la inasistencia de los estudiantes por curso

ESTUDIANTE MONITOR DIRECTORES DE GRUPO

2. Registrar la falla de inasistencia en la planilla de asistencia

COORDINADORA

3. Revisar la planilla de inasistencia COORDINADORA 4. Citar al padre de familia o acudiente

para efectos de la justificación de la inasistencia

COORDINADORA

5. Hacer compromiso para mejorar la puntualidad

COORDINADORA

6. Llevar estadísticas de inasistencia por curso

COORDINADORA

7. Informar la inasistencia de los estudiantes por curso

ESTUDIANTE MONITOR DIRECTORES DE GRUPO

8. Registrar la falla de inasistencia en la planilla de asistencia

COORDINADORA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

154

Tabla 52. Deserción estudiantil


PROCESO: DESERCIÓN ESTUDIANTIL PROCEDIMIENTOS

1. Identificar el número de estudiantes por curso que han desertado

DIRECTOR DE GRUPO

2. Investigar las causas de la deserción RECTORA

COORDINADORA SECRETARIAS

3. Citar a los padres de familia o acudientes

COORDINADORA

4. Retirar del SIMAT SECRETARIA 5. Llevar estadísticas de estudiantes

retirados con los motivos SECRETARIA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

155

Tabla 53. Solución de conflictos entre estudiantes


PROCESO: SOLUCIÓN DE CONFLICTOS ENTRE ESTUDIANTES PROCEDIMIENTOS

1. Conocer de manera concreta y adecuada el conflicto a solucionar

DIRECTOR DE CURSO

2. Reunir a los estudiantes implicados en el conflicto

DIRECTOR DE CURSO

3. Remitir si es necesario COORDINADORA RECTORA 4. Citar a los padres de familia para

hacerles partícipes del proceso si es necesario

COORDINADORA

5. Dejar constancia de las conclusiones y posibles soluciones al problema

COORDINADORA DIRECTOR DE CURSO

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

156

Tabla 54. Izadas de bandera y actos comunitarios


PROCESO: IZADAS DE BANDERA Y ACTOS COMUNITARIOS PROCEDIMIENTOS

1. Elaborar un cronograma de izadas de bandera y actos comunitarios durante el año


DOCENTES 2. Asignar a cada curso el desarrollo de

la actividad, teniendo en cuenta la temática de cada fecha y curso que corresponda. Realizar la actividad en la fecha y lugar programado

COORDINADORA DIRECTORES DE GRUPO

ESTUDIANTES

3. Hacer un seguimiento para el cumplimiento de la actividad desarrollada en cada una de las fechas

COORDINADOR ACADÉMICO

4. Evaluar cada izada de bandera una vez realizada y presentar acta a la rectoría

COORDINADOR DOCENTES

DIRECTORES DE GRUPO

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

157

Tabla 55. Diseño y elaboración del plan de estudios


PROCESO: DISEÑO Y ELABORACIÓN DEL PLAN DE ESTUDIOS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Revisar la evaluación institucional en su componente académico-pedagógico



2. Analizar y evaluar resultados académicos de los estudiantes



3. Evaluar el impacto pedagógico del plan de estudios en el desarrollo del PEI



4. Analizar el marco legal del plan de estudios



5. Presentar el proyecto de ajustes al plan de estudios ante asamblea general de docentes

RECTORA CONSEJO ACADÉMICO

6. Debatir, analizar y aportar el proyecto de plan de estudios

ASAMBLEA GENERAL DE DOCENTES

7. Estructurar el plan de estudios CONSEJO ACADÉMICO 8. Presentar para su aprobación ante la

Rectora RECTORA

COORDINADORA

9. Dirigir, supervisar y evaluar la ejecución del plan de estudios


CONSEJO ACADÉMICO

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

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Tabla 56. Salidas pedagógicas y recreativas de estudiantes


PROCESO: SALIDAS PEDAGÓGICAS Y RECREATIVAS DE ESTUDIANTES

PROCEDIMIENTOS 1. Analizar las posibles salidas

pedagógicas CONSEJO DIRECTIVO

2. Luego del análisis y aprobación, emitir circular informativa a padres de familia con la respectiva autorización

RECTORA

3. Recepcionar los permisos de los padres de familia

DIRECTORES DE GRUPO

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

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5.3.3. Gestión Administrativa Financiera

Tabla 57. Apoyo a la gestión académica


PROCESO: APOYO A LA GESTIÓN ACADÉMICA PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Dar el apoyo necesario a los procesos de matrícula, boletines y carpetas de los estudiantes para lograr un buen funcionamiento de la institución.

SECRETARÍA COORDINADORA

TUTORA

2. Proceso de matrícula, archivo académico y boletines de calificaciones.

SECRETARÍA COORDINADORA

TUTORA DOCENTES

DIRECTORES DE GRUPO

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

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Tabla 58. Administración de la planta física y de los recursos


PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE LA PLANTA FÍSICA Y DE LO S RECURSOS

PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE 1. Garantizar buenas condiciones de

infraestructura y dotación para una adecuada prestación de los servicios.

RECTORA

2. Mantenimiento, adecuación y embellecimiento de la planta física, seguimiento al uso de los espacios.

RECTORA DOCENTES

ESTUDIANTES PADRES DE FAMILIA

3. Adquisición y mantenimiento de los recursos para el aprendizaje, suministros, dotación y mantenimiento de equipos, seguridad y protección.

RECTORA SECRETARÍA PAGADORA

DOCENTES

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

161

Tabla 59. Administración de servicios complementarios


PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIO S PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Asegurar la adecuada prestación de los servicios complementarios disponibles en la institución educativa para facilitar la asistencia de los estudiantes.

RECTORA

2. Mejorar sus procesos de aprendizaje y desarrollar sus competencias.

DOCENTES COMITÉ ACADÉMICO

3. Apoyo a estudiantes con necesidades educativas especiales.

TODA LA COMUNIDAD EDUCATIVA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

162

Tabla 60. Talento humano


PROCESO: TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Garantizar buenas condiciones de trabajo y desarrollo profesional a las personas vinculadas al establecimiento educativo.

RECTORA CONSEJO DIRECTIVO

2. Perfiles, inducción, formación y capacitación.

RECTORA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

MUNICIPAL 3. Asignación académica, pertenencia a

la institución, evaluación del desempeño, estímulos, apoyo a la investigación, convivencia y manejo de conflictos, bienestar del talento humano.

RECTORA CVOORDINADORA

TUTORA COMITÉ DE CONVIVENCIA

COMITÉ ACADÉMICO

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

163

Tabla 61. Control de asistencia de los docentes


PROCESO: CONTROL DE ASISTENCIA DE LOS DOCENTES PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Verificar asistencia diaria COORDINADOR

2. Reportar diariamente las novedades al Rector COORDINADOR

3. Reportar a secretaria de educación COORDINACIÓN

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

164

Tabla 62. Apoyo financiero y contable


PROCESO: APOYO FINANCIERO Y CONTABLE PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Dar soporte financiero y contable para el adecuado desarrollo de las actividades del establecimiento educativo.

RECTORA GOBIERNO NACIONAL

2. Presupuesto anual del Fondo de Servicios Educativos, contabilidad, ingresos y gastos, control fiscal.

RECTORA GOBIERNO NACIONAL

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN NACIONAL

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

165

Tabla 63. Elaboración del plan operativo anual (POA)


PROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) PROCEDIMIENTOS

1. Revisar la evaluación institucional y realizar las conclusiones y el proyecto de mejoramiento institucional


2. Seleccionar y jerarquizar los proyectos académicos y administrativos

RECTOR COORDINADORA

3. Determinar metas, objetivos, estrategias y cronograma


CONSEJO ACADÉMICO

4. Elaborar el documento que contiene el poa

SECRETARIO PAGADOR AUXILIAR

5. Presentar para su análisis y aprobación ante el Consejo Directivo

RECTOR

6. Dirigir, coordinar, supervisar y evaluar la ejecución del POA

RECTOR COORDINADORES

SECRETARIO PAGADOR

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

166

Tabla 64. Compras


PROCESO: COMPRAS PROCEDIMIENTOS

1. Verificar las necesidades de adquisición de bienes

RECTOR ENCARGADO DEL ALMACÉN

2. Solicitar las cotizaciones para efectuar compra

ENCARGADO DEL ALMACÉN

3. Incluir bienes devolutivos al almacén


4. Registrar los nuevos bienes adquiridos para su contabilización


5. Entregar cada uno de los elementos o bienes a las dependencias donde se requiere mediante actas de entrega. Actualizar las fichas y el kardex


6. Depurar los bienes del inventario para ser incluido dentro del Balance General de la Institución

CONTADOR

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

167

Tabla 65. Matriculas


PROCESO: MATRICULAS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

3. Elaborar las órdenes de matrícula para los estudiantes promovidos y que no hayan perdido el cupo por alguna circunstancia


4. Firmar y asignar las órdenes de matrícula para Estudiantes antiguos y nuevos

RECTORA

5. Elaborar el cronograma de matrículas


TUTORA 6. Revisar la documentación

reglamentaria y sentar el libro de matrículas, recibiendo las firmas de los estudiantes y padres o acudientes.

SECRETARIA

7. Revisar y firmar los libros de matrículas.

RECTORA SECRETARIA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

168

Tabla 66. Matricula estudiantes antiguos


PROCESO: MATRICULA ESTUDIANTES ANTIGUOS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Diligenciar formato de reserva de cupo

PADRES DE FAMILIA

2. Diligenciar matricula y observador en línea

PADRES DE FAMILIA

3. Imprimir matrículas y observadores SECRETARÍA 4. Adquirir agenda, seguro de

accidentes y asociación de padres PADRES DE FAMILIA Y/O

ESTUDIANTES

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

169

Tabla 67. Matricula estudiantes nuevos que ingresan a preescolar


PROCESO: MATRICULA ESTUDIANTES NUEVOS QUE INGRESAN A PREESCOLAR

PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE 1. Son dos grupos, el primer grupo de 25

estudiantes lo envía secretaria de educación procedente de los jardines de bienestar familiar. El segundo grupo se completa con hermanos de estudiantes del colegio y niños del sector

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL

SECRETARÍA DEL COLEGIO

2. Secretaria de educación envía los formularios de continuidad de niños procedentes de entidades de bienestar social o del ICBF

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL

3. Diligenciar el formulario de inscripción en secretaría con el registro civil

PADRES DE FAMILIA SECRETARÍA DEL COLEGIO

4. Inducción sobre manual de convivencia y modelo pedagógico de la institución


TUTORA

5. Pruebas diagnósticas ASPIRANTES DOCENTES

COORDINADORA

6. Evaluación de pruebas diagnósticas COORDINADORA

DOCENTES 7. Resultados de la pruebas y firma de

actas. COORDINADORA

PADRES DE FAMILIA 8. Entrega de requisitos de matrícula:

registro civil, carnet de vacunas, fotocopia de la EPS


9. Adquirir agenda, seguro de accidentes y asociación de padres

REPRESENTANTE DE PADRES REPRESENTANTE DEL SEGURO

REPRESENTANTE DE LA AGENDA PADRES DE FAMILIA

10. Diligenciar matricula y observador PADRES DE FAMILIA

11. Ingreso de los nuevos estudiantes al

SIMAT (Sistema de Matrículas) SECRETARÍA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

170

Tabla 68. Matricula estudiantes nuevos que ingresan a primaria y bachillerato


PROCESO: MATRICULA ESTUDIANTES NUEVOS QUE INGRESAN A PRIMARIA Y BACHILLERATO

PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE 1. Entrevista a padres de familia y aspirantes

RECTORA

2. Diligenciar el formulario de inscripción con el registro civil y solicitar requisitos de matricula


3. Certificado de años anteriores, registro civil y documento de identidad, copia observador del colegio donde se encuentra matriculado


4. Inducción sobre manual de convivencia y modelo pedagógico de la institución


TUTORA

5. Aplicación de pruebas diagnósticas

ASPIRANTES DOCENTES

COORDINADORA 6. Evaluación de pruebas diagnósticas


7. Resultados de la pruebas y firma de actas

COORDINADORA PADRES DE FAMILIA

8. Pagos: agenda estudiantil, seguro de accidentes y asociación de padres

REPRESENTANTE DE PADRES REPRESENTANTE DE SEGURO

REPRESENTANTE DE LA AGENDA PADRES DE FAMILIA

9. Entrega de requisitos de matrícula: registro civil, fotocopia de la EPS

PADRES DE FAMILIA SECRETARÍA

10. Diligenciar matricula y observador PADRES DE FAMILIA SECRETARÍA

11. Ingreso de los nuevos estudiantes al SIMAT (Sistema de Matrículas)

SECRETARÍA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

171

Tabla 69. Retiro de estudiantes de la institución


PROCESO: RETIRO DE ESTUDIANTES DE LA INSTITUCIÓN PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Informar al director de grupo y diligenciar formato de retiro

PADRES DE FAMILIA DIRECTOR DE GRUPO

SECRETARIA COLEGIO 2. Diligenciar el registro académico

virtual y físico ESTUDIANTE

3. Entregar en secretaria registró físico y observador.

DIRECTOR DE GRUPO

4. Cerrar el acta del grado TUTORA

DOCENTES 5. Elaborar acta de entrega de

documentos SECRETARÍA DEL COLEGIO

6. Retirar del SIMAT (Sistema de Matrículas)


7. Entrega carpeta con documentos y certificados


Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

172

Tabla 70. Retiro de estudiantes en caso de deserción


PROCESO: RETIRO DE ESTUDIANTES EN CASO DE DESERCIÓN PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Se informa a Coordinación la ausencia del estudiante

DIRECTOR DE GRUPO

2. Se intenta comunicación con los padres de familia o acudientes

COORDINADORA

3. Se elabora acta de evidencia de que no se encontró a los padres de familia


4. Se retira del SIMAT (Sistema de Matrículas)


Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

173

Tabla 71. Solicitud de certificados de estudios de estudiantes que se encuentran matriculados


PROCESO: SOLICITUD DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DE ESTUDIANTES QUE SE ENCUENTRAN MATRICULADOS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Hacer la solicitud SECRETARÍA DEL COLEGIO

ESTUDIANTES Y/O PADRE DE FAMILIA

2. Diligenciar el cuaderno de certificados con los nombres, apellidos, documento de identidad y años solicitados

SECRETARÍA DEL COLEGIO ESTUDIANTES Y/O PADRE DE

FAMILIA

3. Reclamar en 3 días hábiles ESTUDIANTES Y/O PADRE DE

FAMILIA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

174

Tabla 72. Solicitud de certificados de estudios de egresados o estudiantes que no se encuentran matriculados en la institución


PROCESO: SOLICITUD DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DE EGRESADOS O ESTUDIANTES QUE NO SE ENCUENTRAN

MATRICULADOS EN LA INSTITUCIÓN PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Consignar en el banco el valor de los certificados

EXALUMNOS Y/O PADRE DE FAMILIA

2. Diligenciar el cuaderno de certificados con los nombres, apellidos, documento de identidad y años solicitados

SECRETARÍA DEL COLEGIO EXALUMNOS Y/O PADRE DE

FAMILIA

3. Reclamar en 3 días hábiles EXALUMNOS Y/O PADRE DE

FAMILIA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

175

Tabla 73. Tención de derechos de petición y tutelas


PROCESO: TENCIÓN DE DERECHOS DE PETICIÓN Y TUTELAS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Radicar la tutela o el derecho de petición

SECRETARIA

2. Estudiar y asignar responsable de respuesta fijando fecha limite

RECTORA

3. Preparar respuesta y la presenta al Rector

FUNCIONARIO RESPONSABLE

4. Revisar, disponer envío por correo certificado o mediante entrega personal

RECTORA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

176

Tabla 74. Graduación de estudiantes del grado once


PROCESO: GRADUACIÓN DE ESTUDIANTES DEL GRADO ONCE PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Verificar la documentación de los estudiantes

SECRETARIA

Solicitar al estudiante los documentos que llegaren a faltar debidamente actualizados

SECRETARIA ESTUDIANTE

2. Elaborar la lista general, con la identificación actualizada

SECRETARIA

3. Entregar las listas a la Rectoría Para que ordene la elaboración de los diplomas y las actas de grado

RECTOR SECRETARIA

4. Elaborar las actas de grado de los estudiantes de grado undécimos que aprobaron el año

SECRETARIA

5. Elaborar el acta general de graduación de los estudiantes del grado undécimo

SECRETARIA

6. Registrar en el libro de entrega de

diplomas y firma del graduando. SECRETARIA

7. Entregar solemnemente los diplomas a los estudiantes aprobados en fecha acordada por la Rectoría

MESA PRINCIPAL

8. Entregar los diplomas por ventanilla. SECRETARIA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

177

Tabla 75. Atención en portería


PROCESO: ATENCIÓN EN PORTERÍA PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

1. Solicitar entrada en la Institución COMUNIDAD EDUCATIVA 2. Solicitar documento de

identificación PORTERO

3. Entregar ficha de visitante PORTERO 4. Revisar los elementos que ingresan PORTERO 5. Registrar en el libro de control PORTERO 6. Reclamar la ficha y entregar

documento de identidad PORTERO

7. Ubicar la ficha en el casillero PORTERO

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

178

Tabla 76. Manejo de correspondencia


PROCESO: MANEJO DE CORRESPONDENCIA PROCEDIMIENTOS

1. Recibir y radicar la correspondencia SECRETARIA 2. Remitir la correspondencia al

destinatario SECRETARIA

3. Redactar y digitar las respuestas según las instrucciones del estamento correspondiente

RECTORA COORDINADORA DOCENTES

SECRETARIA 4. Revisar y firmar las cartas, según el

caso RECTORA

COORDINADORA 5. Entregar los oficios a Secretaria para

que se envíen RECTORA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

179

Tabla 77. Préstamo de equipos


PROCESO: PRESTAMO DE EQUIPOS PROCEDIMIENTOS

1. Solicitar préstamo de equipo diligenciando el formato para tal fin

USUARIO

2. Recibir solicitud, determinar responsable y autorizar el préstamo

ENCARGADO DEL ALMACÉN RECTORA

3. Verificar solicitud y alistar material ENCARGADO DEL ALMACÉN 4. Usar material y entregar nuevamente USUARIO 5. Verificar estado y hacer informe de

recibido ENCARGADO DEL ALMACÉN

6. Acomodar el material en su respectivo lugar


Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

180

Tabla 78. Préstamo de material bibliográfico


PROCESO: PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO PROCEDIMIENTOS

1. Solicitar el préstamo de material bibliográfico mediante la elaboración de la ficha y presentación del carnet de la Institución

USUARIO

2. Entregar el material bibliográfico y registrar al lector para efectos de dejar la anotación respectiva de fecha, texto solicitado y firma del usuario

ENCARGADO DE BIBLIOTECA

3. Terminada la consulta por el usuario, recibir el material y revisar su estado, entregar el carnet y descargar en el registro el préstamo


4. Archivar el registro del lector y ubicar en su lugar el material bibliográfico


Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

181

Tabla 79. Servicio de fotocopiado


PROCESO: SERVICIO DE FOTOCOPIADO PROCEDIMIENTOS

1. Solicitar y pagar las fotocopias en secretaria

USUARIOS

2. Recibir la autorización de la secretaria

ENCARGADO DE FOTOCOPIAS

3. Proceder a fotocopiar los documentos, según las instrucciones recibidas

ENCARGADO DE FOTOCOPIAS

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

182

Tabla 80. Bienes muebles dados de baja


PROCESO: BIENES MUEBLES DADOS DE BAJA PROCEDIMIENTOS

1. Junto con el Secretario Pagador, preparar la relación de los bienes que por su naturaleza no requiera la institución para el desarrollo de sus funciones y que sean susceptibles de ser destruidos

CONTADOR

2. Rendir informe la Rectora acerca de los bienes que pueden ser destruidos


3. Con base en lo anterior, autorizar la destrucción de los bienes y comunicar tal hecho al encargado del almacén, con el fin de que proceda a la destrucción mediante acta en la que participan: Contador, Secretario, Encargado del Almacén, Representante de la entidad que recibe los bienes. NOTA: A continuación se aplican las instrucciones para la baja de bienes.

1. Si hay bienes faltantes, se conceden tres (3) días para localizarlos y si al cabo de éste término no se han recuperado, el funcionario responsable de los mismos debe formular la denuncia ante la autoridad correspondiente, informar a la Rectoría y consignar este hecho en el acta, la cual debe ser firmada por el jefe de la dependencia, el funcionario responsable del bien, el Contador y el Secretario Pagador.- Encargado del Almacén.

2. Junto con el Contador y el Secretario pagador, hacer entrega formal de los elementos devolutivos en servicio a los subalternos, a través de los listados de inventarios individuales debidamente formados. De esta manera, la responsabilidad

RECTOR

183

es personal ante el superior. Los elementos de uso común, se encargan al jefe de dependencia y no al inventario individual de los subalternos. Por lo tanto, a ningún empleado se podrá hacer firmar el recibo de los elementos que no vaya a utilizar en forma exclusiva para el cumplimiento de sus labores.-Jefe de dependencia.

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

184

Tabla 81. Inventario de bienes devolutivos y de consumo en depósito


PROCESO: INVENTARIO DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONS UMO EN DEPÓSITO

PROCEDIMIENTOS 1. Comunicar al encargado del almacén y a Control Interno, el día y la hora prevista para la verificación de los inventarios de los elementos devolutivos y de consumo depositados en el almacén, lo mismo que la comisión que participará del conteo físico de los bienes y la confrontación con el inventario

RECTOR

2. Del resultado de la inspección y conteo de los inventarios, elaborar un acta, firmada por el personal que participó, el delegado de control interno y por el Secretario Pagador, incluyendo los sobrantes y faltantes que se hayan podido presentar

COMISIÓN

3. Cuando los faltantes o sobrantes se deban a errores u omisiones en los registros, realizar las correcciones pertinentes

COMISIÓN

4. En caso de sobrantes, deben relacionar en el acta las causas que los originaron

COMISIÓN

5. Elaborar el comprobante de ingreso, el cual es firmado por este, fundamentado en el acta de toma de inventarios y efectuar los registros correspondientes


6. Cuando se presenten faltantes, dispone de tres días para restituirlos, de lo cual debe quedar constancia en el acta firmada por el secretario pagador y las personas que realizan el inventario. En caso de que éste no asuma la responsabilidad, la Comisión que efectúa el inventario dará aviso a la Rectoría, consignando éste hecho en el acta.

RECTORÍA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

185

Tabla 82. Inventario de elementos devolutivos en servicio


PROCESO: INVENTARIO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS EN SERVICIO

PROCEDIMIENTOS 1. Conjuntamente con el Contador,

elaborar la programación para la verificación de los inventarios en las dependencias y genera los oficios para la firma del Rector, comunicando la fecha y hora en que ésta va a efectuarse


2. Seleccionar la comisión que por el almacén van a participar en la verificación del inventario


3. En la fecha programada efectuar la verificación física de los elementos con base en el listado y establecer que los bienes están acordes con las características con las que fueron recibidas inicialmente. Si existe concordancia, el inventario es firmado inmediatamente. En caso contrario, deja constancia en el acta, informando al Rector, con el fin de tomar las decisiones correspondientes.

RECTOR

4. Para la solución de los problemas que se presenten en los inventarios, el Contador y el Jefe de la Dependencia, disponen de tres (3) días hábiles a partir de la fecha de verificación del mismo

COMISIÓN

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

186

Tabla 83. Baja de bienes por pérdida, hurto, robo o caso fortuito


PROCESO: BAJA DE BIENES POR PÉRDIDA, HURTO, ROBO O CASO FORTUITO

PROCEDIMIENTOS 1. Una vez detectada la pérdida del

bien, proceder a presentar el denuncio correspondiente ante la autoridad competente

FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL BIEN

2. Elaborar comunicación escrita dirigida al encargado del almacén poniendo en conocimiento el hecho con una relación de lo sucedido y el bien o bienes perdidos y anexar copia del denuncio presentado

FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL BIEN

3. Conjuntamente con el Contador, el representante con el control interno y el encargado del almacén, adelantar una inspección ocular y el levantamiento del acta correspondiente, en la que debe relacionarse la fecha en que el hecho tuvo lugar y el día en que se practica la inspección ocular, enumerando los detalles y circunstancias del caso y complementando con una relación de lo sucedido o de la información obtenida, la lista de los bienes cuya pérdida se establezca con los datos del inventario, la cantidad y valor de ellos. NOTA: Todas las personas actuantes y el Secretario pagador firman el acta


4. Con copia del acta y de la denuncia, iniciar el proceso administrativo correspondiente, primero internamente y luego ante la veeduría de la Secretaria de Educación y autorizar al encargado dela almacén para hacer el registro de descargue de los bienes

RECTOR

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

187

Tabla 84. Baja de bienes servibles en depósito


PROCESO: BAJA DE BIENES SERVIBLES EN DEPÓSITO PROCEDIMIENTOS

1. Determinar los funcionarios que participan en la diligencia de inspección ocular

RECTOR

2. Elaborar el acta de inspección ocular, en la cual relaciona la fecha, los detalles y las circunstancias por las que se amerita dar de baja los elementos y la lista de los bienes con los datos del inventario, especificando la cantidad y el valor de ellos


3. Elaborar el comprobante de egreso relacionando los bienes por grupos de inventarios, sus características y valores

ENCARGADO DE ALMACÉN

4. Con base en el comprobante de egreso, realizar los registros correspondientes, descargando los bienes de los inventarios de elementos en depósito y realizar el correspondiente reporte a contabilidad


5. Si son elementos devolutivos, con base en el acta de inspección ocular y el comprobante de egreso, proyectar la resolución de baja para que sea firmada por el Rector


6. Comunicar las actividades anteriores al Secretario pagador sobre la baja de elementos para que se adopte la medida pertinente


Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

188

Tabla 85. Baja de bienes servibles en uso


PROCESO: BAJA DE BIENES SERVIBLES EN USO PROCEDIMIENTOS

1. Elaborar una relación detallada de los elementos que por su deterioro u obsolescencia que no prestan ningún servicio y la envía al secretario pagador, para que disponga lo pertinente


2. De acuerdo con las programación establecida, (cada dos meses) y con base en la relación elaborada por el jefe de la dependencia , levanta un acta de inspección ocular, en la cual se detallan los elementos con sus especificaciones y valores por grupo de inventarios, determinando el estado de inservibilidad de los elementos y firmar conjuntamente con el o los funcionarios designados por el secretario pagador para realizar la diligencia de inspección


3. Diligenciar el comprobante de egreso y actualizar los inventarios de todas las dependencias , quedando los elementos bajo su responsabilidad


4. Consolidar la información de todas las dependencias y elaborar el proyecto de la resolución de baja, para que sea firmada por la Rectoría


5. Comunicar por escrito al Secretario pagador sobre la baja de elementos para que se adopte la medida correspondiente

RECTOR

6. Realizar los asientos correspondientes y actualizar los inventarios de la institución. NOTA: Si se requiere dar de baja inservibles en uso fuera del periodo establecido, el jefe de la dependencia que tiene a cargo los


189

elementos, comunicar al Secretario pagador para que autorice el trámite correspondiente

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

190

Tabla 86. Salida de bienes con requerimiento eventual


PROCESO: SALIDA DE BIENES CON REQUERIMIENTO EVENTUA L PROCEDIMIENTOS

1. Reportar al cierre de cada mes al secretario pagador los saldos de existencia de elementos


2. Recibir solicitud escrita, elementos de la dependencia interesada, cuando los bienes no hayan sido incluidos en el Plan de compras.


3. Autorizar el número de unidades que considere necesarias, teniendo en cuenta las prioridades del servicio


4. Enviar la solicitud al Secretario pagador, para que éste elabore el respectivo comprobante de egreso a nombre del destinatario y hace entrega formal de los elementos relacionados


5. Verificar las características y cantidades de los bienes contra lo contemplado en el comprobante de egreso. Si lo encuentra conforme, firmar dicho comprobante. Cuando las existencias disponibles en el almacén sean insuficientes en relación con las cantidades solicitadas en el pedido, anotar en el comprobante de egreso las cantidades reales despachadas, dejando cada constancia en la solicitud de pedido.

Cuando se suministren repuestos para equipos, exigir la devolución de los elementos que fueron cambiados y adelantar el trámite para la baja respectiva

DESTINATARIO

Revisó: _________________


Aprobó : _________________


Realizó: _________________ Rocio Ramírez Rojas

Tutora

191

Tabla 87. Salida de bienes con base en el plan de compras


PROCESO: SALIDA DE BIENES CON BASE EN EL PLAN DE COMPRAS PROCEDIMIENTOS

1. Con el plan de compras ajustado para cada dependencia, programar la entrega de los bienes por cada mes


2. Elaborar el comprobante de egreso, relacionado en forma independiente los elementos de consumo y los elementos devolutivos; para estos últimos registrarlo con el número de inventario correspondiente


3. Marcar los bienes devolutivos, según el sistema adoptado


4. Efectuar la entrega de los elementos a cada dependencia, durante la última semana de cada mes


5. Recibir los elementos y refrendar con la firma el comprobante de egreso


6. Con la copia del comprobante de egreso, actualizar el inventario de cada dependencia


7. Comprobar el original del comprobante y temporalmente la copia restante para la elaboración posterior de la cuenta respectiva


Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

192

Tabla 88. Recuperación de bienes


PROCESO: RECUPERACIÓN DE BIENES PROCEDIMIENTOS

1. Si posteriormente al descargo de bienes perdidos éstos son recuperados, les da nuevamente entrada al almacén, produciendo el respectivo comprobante de ingreso, en donde se detallen las características y especificaciones contempladas en los documentos de entrada o salida iniciales, salvo que hayan sufrido disminución en su valor o condición física por daño o depreciación. Si hubiere juicio de responsabilidad fiscal en curso, debe informar para que cese o varíe su valor. Si un bien recuperado hubiera sufrido daño o depreciación, el valor para su reincorporación se calcula por el funcionario administrativo facultado para ello, dejando clara constancia en el comprobante de entrada


2. Conservar el comprobante de ingreso. La copia de éste, junto con los demás documentos lo remite a Contabilidad


Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

193

Tabla 89. Reposición de bienes


PROCESO: REPOSICIÓN DE BIENES PROCEDIMIENTOS

1. Formular solicitud escrita a la Rectoría, ofreciendo los bienes que va a reponer y el detalle de éstos

RESPONSABLE DE LOS BIENES FALTANTES

2. Autorizar por escrito que se haga la reposición, condicionada al concepto técnico de la persona autorizada en la materia, que especifique que los bienes ofrecidos reúnan las mismas características de los faltantes.

RECTOR

3. Conjuntamente con el Contador y el funcionario responsable de los elementos faltantes, elaborar acta de recibo


4. Una vez aceptados los elementos objeto de reposición, dar entrada al almacén, elaborar el respectivo comprobante de egreso con base en el acta y el concepto de reposición; conservar el original del comprobante de ingreso, remitiendo a Contabilidad la copia de éste, junto con los demás documentos


Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

194

Tabla 90. Reintegro de bienes


PROCESO: REINTEGRO DE BIENES PROCEDIMIENTOS

1. Cuando necesite reintegrar al almacén elementos devolutivos en uso, obtener la autorización del jefe inmediato, previa solicitud escrita, donde especifique claramente el estado de conservación y las características del bien a devolver, referente a las especificaciones contempladas en el inventario individual, mediante el cual los recibió, o las contempladas en el comprobante de egreso

FUNCIONARIO CONTRATISTA

2. Al recibir los bienes, debe constatar su estado, clase, calidad, marca, modelo y demás características que se encuentren en el comprobante de salida con que inicialmente fueron entregados los bienes


3. De encontrar conforme el bien, dar entrada al almacén elaborando el respectivo comprobante; el original se archivará en el almacén, la copia de éste y los demás documentos se remitirán a Contabilidad


4. En caso de que los elementos no concuerden o hayan sido sustituidos o tengan especificaciones, marcas o números diferentes, se abstendrá de recibir el elemento e informará por escrito al Secretario Pagador con el fin de que se investigue las causas y se establezcan responsabilidades. NOTA: Por ninguna razón, el secretario pagador debe aceptar la sustitución o reemplazo de bienes entregados inicialmente con otros de diferente género o especie o aceptar bienes dañados, deteriorados con roturas o avería sin haber determinado la responsabilidad. -Encargado del almacén.


195

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

196

Tabla 91. Ingreso de bienes por donación


PROCESO: INGRESO DE BIENES POR DONACIÓN PROCEDIMIENTOS

1. Recibir del Rector el ofrecimiento escrito de la entidad o persona donante, con detalle de los elementos, valor y las condiciones que exige sobre el uso y destino que debe dársele a los bienes ofrecidos en donación, la constancia de aceptación por parte de Rectoría, el acta de recibo estipulándose las condiciones en las cuales se reciben los bienes donados, sus características, valores, unidades por grupo de inventario debidamente firmada por el Secretario de la entidad donante y el Secretario pagador de la Institución que recibe


2. Elaborar el comprobante de ingreso, efectuar los registros correspondientes en las tarjetas del kardex e informar a Contabilidad. Si la donación proviene de una entidad oficial, el comprobante de ingreso se elabora con base en el acta de baja de la entidad donante debidamente diligenciada, la cual debe contener la relación de los elementos por grupos. En caso de que los elementos provengan de entidad o persona particular, elaborar el comprobante de ingreso con base en el acta de recibo de la Comisión designada por el Consejo Directivo


3. Archivar el original del comprobante


Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

197

Tabla 92. Ingreso de bienes por compras


PROCESO: INGRESO DE BIENES POR COMPRAS PROCEDIMIENTOS

1. Recibir del proveedor los bienes relacionados en la orden de compra, trabajo o contrato, de acuerdo con las especificaciones requeridas. Si la orden de compra, trabajo o contrato incluye elementos con especificaciones técnicas o especiales, requerir en la entrega la presencia del inventor, según sea el caso, quien expedirá un certificado de recibido a satisfacción. Si el recibo a satisfacción no se expide en el momento de la entrega de los bienes, elaborar un acta de recibo temporal en la que se deja constancia que quedan en depósito hasta que el interventor expida la certificación de recibo a satisfacción. El acta debe ser firmada por el proveedor o contratista, el Rector y el Interventor

RECTOR

2. Verificar que la factura cumpla con los requisitos de ley y que el contenido de ésta corresponda a las mismas especificaciones de la orden de compra, trabajo o contrato. Firmar el original de la orden de compra o trabajo y la factura o cuenta de cobro, la cual debe ser presentada en original por parte del proveedor

PAGADOR

3. Expedir el comprobante de ingreso para legalizar la entrada de los bienes al Almacén

PAGADOR

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

198

Tabla 93. Ejecución de presupuesto anual


PROCESO: EJECUCIÓN DE PRESUPUESTO ANUAL PROCEDIMIENTOS

1. Obtener el presupuesto anual aprobado por consejo directivo

PAGADOR RECTOR

2. Organizar el libro de ejecución presupuestal

PAGADOR

3. Abrir el folio en el libro presupuestal, especificando en cada hoja, capítulo, título y numeral

PAGADOR

4. Transcribir el valor del estimativo de acuerdo al presupuesto aprobado por rubro

PAGADOR

5. Registrar los movimientos diarios de cada cuenta originados en la ejecución presupuestal obteniendo el saldo de la cuenta por cada movimiento

PAGADOR

6. Registrar los traslados, reducciones y adiciones aprobados mediante resolución por el consejo directivo

PAGADOR

7. Dar a conocer el proyecto para ser aprobado por el Consejo Directivo de acuerdo con la ejecución actual y expedir certificación de rubros

PAGADOR RECTOR

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

199

Tabla 94. Elaboración del presupuesto


PROCESO: ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO PROCEDIMIENTOS

1. Estudiar y analizar los factores que influyen en la elaboración del presupuesto: ingresos, cantidad de estudiantes, costos establecidos por la Secretaria de educación

PAGADOR RECTOR

2. Elaborar el presupuesto para la siguiente vigencia, incorporando el plan de compras e inversión con sus respectivos soportes

PAGADOR RECTOR

CONTADOR

3. Convocar al consejo Directivo RECTOR 4. Estudiar el proyecto de presupuesto

presentado, si encuentra correcto, proceder a su aprobación; de lo contrario realizar los ajustes necesarios

CONSEJO DIRECTIVO

5. Elaborar el acuerdo por el cual se adopta el presupuesto para la siguiente vigencia

PAGADOR

6. Aprobar el presupuesto mediante la firma de los integrantes del Consejo directivo

CONSEJO DIRECTIVO RECTOR

7. Archivar el acuerdo aprobado y documentos soportes para su ejecución

PAGADOR

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

200

Tabla 95. Proyección de egresos


PROCESO: PROYECCIÓN DE EGRESOS PROCEDIMIENTOS

1. Solicitar a los directores de área sus requerimientos

DOCENTES PAGADOR

ENCARGADO DEL ALMACÉN 2. Analizar los requerimientos RECTOR 3. Establecer prioridades de acuerdo a

las políticas administrativas RECTOR

CONSEJO DIRECTIVO 4. Establecer eventos especiales de

acuerdo al Cronograma de actividades

RECTOR COORDINADORES

CONSEJO DIRECTIVO 5. Establecer servicios

complementarios para el buen funcionamiento de la Institución

RECTOR CONSEJO DIRECTIVO

6. Analizar los gastos de consumo RECTOR

ENCARGADO DEL ALMACÉN 7. Proyectar la asignación de cuantía

de acuerdo al concepto requerido RECTOR


8. Evaluar y ajustar el proyecto RECTOR


9. Proyectar los gastos mensuales RECTOR


Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

201

Tabla 96. Proyección de ingresos


PROCESO: PROYECCIÓN DE INGRESOS PROCEDIMIENTOS

1. Determinar el número de estudiantes que ingresan a la vigencia siguiente

RECTOR PAGADOR

2. Establecer los costos educativos a cobrar de acuerdo con la normatividad


PAGADOR 3. Evaluar y valorar el costo por otros

ingresos derivados de otros conceptos que percibirá la Institución


PAGADOR

4. Establecer fechas de recaudo de cobros adicionales, derechos académicos


5. Establecer los beneficios para estudiantes


6. Efectuar la proyección anual de acuerdo a los conceptos que generan ingresos a la institución

RECTOR PAGADOR

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

202

Tabla 97. Suministros internos


PROCESO: SUMINISTROS INTERNOS PROCEDIMIENTOS

1. Recibir solicitud y verificar el inventario


2. Solicitar cotización ENCARGADO DEL ALMACÉN 3. Entregar al rector para verificación y

aprobación ENCARGADO DEL ALMACÉN

4. Verificar y aprobar o reprobar ENCARGADO DEL ALMACÉN 5. Hacer pedido, verificar y ordenar

compra RECTOR

6. Almacenar y cargar al Kardex valorizado


7. Pasar factura a contabilidad para el correspondiente registro


Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

203

Tabla 98. Expedición de certificados de disponibilidad presupuestal


PROCESO: EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILID AD PRESUPUESTAL

PROCEDIMIENTOS 1. Verificar saldo de disponibilidad

presupuestal PAGADOR

2. Realizar el certificado de disponibilidad

PAGADOR

3. Firmar certificado de disponibilidad presupuestal

PAGADOR

4. Entregar certificado de disponibilidad presupuestal para soporte de la cuenta

PAGADOR

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

204

Tabla 99. Entrega de cheques


PROCESO: ENTREGA DE CHEQUES PROCEDIMIENTOS

1. Solicitar el documento de identificación del proveedor del bien o servicio para su respectivo pago

PAGADOR

2. Verificar el número de documento PAGADOR 3. Registrar datos del beneficiario en el

libro de registro de cheques y tomar la firma del Rector

PAGADOR

4. Entregar cheque al beneficiario PAGADOR 5. Firmar soportes de pago RECTOR 6. Firmar recibido en la respectiva

resolución PAGADOR

PROVEEDOR

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

205

Tabla 100. Aprobación del balance


PROCESO: APROBACIÓN DEL BALANCE PROCEDIMIENTOS

1. Contabilizar los ingresos y egresos mensualmente

PAGADOR

2. Realizar el balance para ser presentado ante la Secretaria de Hacienda Departamental

CONTADOR PAGADOR

3. Revisar y aprobar el balance, firmándolo

RECTOR CONTADOR PAGADOR

4. Radicar el balance en la Secretaria de Hacienda Departamental, con los siguientes anexos: Ejecución presupuestal activa, ejecución presupuestal pasiva, ejecución del plan anual de caja, CGR 96001, CGR 96002, estado de actividad financiera, económica y social, estado de cambios en el patrimonio

CONTADOR

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

206

Tabla 101. Pagos


PROCESO: PAGOS PROCEDIMIENTOS

1. Entregar la documentación de soporte de la cuenta

PROVEEDOR

2. Verificar la documentación recibida PAGADOR 3. Elaborar la cuenta de egreso PAGADOR 4. Aplicar los descuentos de ley PAGADOR 5. Elaborar cheque por el valor

respectivo y continuar con el procedimiento de su entrega

PAGADOR

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

207

Tabla 102. Recibo y entrega del almacén


PROCESO: RECIBO Y ENTREGA DEL ALMACÉN PROCEDIMIENTOS

1. Solicitar al Comité de Control Interno la designación de un delegado para la entrega y el recibido del almacén y designar un funcionario que acompañe estas actividades

RECTOR

2. En la fecha fijada para la entrega, junto con el Contador, el delegado de control interno, el funcionario designado por la rectoría, hacen un recuento y verificación física de los elementos tanto devolutivos como de consumo que existan en el almacén, en calidad de depósito de uso, los cuales deben ser iguales en calidad, marca, estado de conservación y cantidad a los registrados en el listado o kardek. Para la entrega de los elementos devolutivos en servicio, deben compararse los saldos de los inventarios parciales de las dependencias contra el saldo total que arrojan los registros en el Almacén por grupos de elementos, los cuales deben ser iguales. El encargado del almacén saliente, no debe hacer inventario o entregar los elementos devolutivos que se encuentren en servicio, porque éstos se encuentran bajo responsabilidad de los jefes y funcionarios


3. En unión de los demás miembros de la Comisión, firman el acta de entrega, dejando constancia de cualquier irregularidad detectada sobre faltantes o sobrantes y/o o cualquier información adicional que se considere de importancia. El acta debe tener la siguiente distribución:

ENCARGADO DEL ALMACÉN SALIENTE Y ENTRANTE

208

Original para el Almacén. Copia para Contabilidad. Copia para Control Interno

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

209

5.3.4. Gestión de la Comunidad

Tabla 103. Inclusión


PROCESO: INCLUSIÓN PROCEDIMIENTOS

1. Buscar que todos los estudiantes independientemente de su situación personal, social y cultural reciban una atención apropiada y pertinente que responda a sus expectativas.

CUMUNIDAD EDUCATIVA

2. Atención educativa a grupos poblacionales con necesidades especiales y a personas pertenecientes a grupos étnicos, necesidades y expectativas de los estudiantes, proyectos de vida.

CUMUNIDAD EDUCATIVA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

210

Tabla 104. Proyección a la comunidad


PROCESO: PROYECCIÓN A LA COMUNIDAD PROCEDIMIENTOS

1. Poner a disposición de la comunidad educativa un conjunto de servicios para apoyar su bienestar.

COMUNIDAD EDUCATIVA

2. Escuela de padres, oferta de servicios a la comunidad, uso de la planta física y de medios, servicio social estudiantil.

COMUNIDAD EDUCATIVA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

211

Tabla 105. Participación y convivencia


PROCESO: PARTICIPACIÓN Y CONVIVENCIA PROCEDIMIENTOS

1. Contar con instancias de apoyo a la institución educativa que favorezcan una sana convivencia basada en el respeto por los demás, la tolerancia y la valoración de las diferencias.

COMUNIDAD EDUCATIVA

2. Participación de estudiantes y padres de familia, asamblea y consejo de padres.

COMUNIDAD EDUCATIVA

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

212

Tabla 106. Prevención de riesgos


PROCESO: PREVENCIÓN DE RIESGOS PROCEDIMIENTOS

1. Disponer de estrategias para prevenir posibles riesgos que podrían afectar el buen funcionamiento de la institución y el bienestar de la comunidad educativa.

COMUNIDAD EDUCATIVA

2. Prevención de riesgos físicos y psicosociales, programas de seguridad.

COMUNIDAD EDUCATIVA

Revisó: _________________


Aprob ó: _________________



Tutora

213

Tabla 107. C O V I S O comité de vigilancia en salud ocupacional


PROCESO: C O V I S O COMITÉ DE VIGILANCIA EN SALUD OCUPACIONAL

PROCEDIMIENTOS 1. Orden y limpieza

Promoción: si la empresa tiene una política de Orden y Limpieza, el Comité Paritario debe difundirla para que esté en conocimiento de todos los trabajadores. Inspección: los Comités Paritarios pueden hacer inspecciones específicas sobre Orden y Limpieza, utilizando un formulario para registrar las condiciones que deben mejorarse y, especialmente, las recomendaciones que harán llegar al área correspondiente. Verificación cumplimiento de recomendaciones: es importante que los Comités Paritarios verifiquen que sus recomendaciones, hayan sido puestas en práctica, insistiendo en aquellas que aún no han sido cumplidas o estén pendientes. 2. Detección de peligros

Selección de lugares a inspeccionar / observar: lo primero que hay que hacer para controlar o eliminar peligros es conocerlos. Seleccionando previamente los lugares donde pueden encontrarse peligros por condiciones anormales de equipos, maquinarias, materiales, etc., o por actos peligrosos de las personas. Detección de condiciones y actos peligrosos: la detección debe hacerse cuidadosamente, para no pasar por alto algunos peligros que puedan ser importantes. Verificación cumplimiento de recomendaciones: la detección de peligros no debe considerarse concluida, mientras no se apliquen las recomendaciones propuestas. Por lo tanto, es importante que el Comité Paritario verifique si las recomendaciones propuestas se han cumplido e insista en aquellas que aún están pendientes. Reunión: esta reunión tiene por finalidad analizar las recomendaciones pendientes y obtener una decisión al respecto. 3. Protección personal de los trabajadores (EPP)

Identificar quiénes usan y quiénes no usan su EPP: la identificación de quienes usan o no usan su EPP es importante, porque permitirá, posteriormente, conversar con quienes, por no usar su EPP, están exponiéndose a riesgos. Conservar con los que no usan su EPP: esta es la oportunidad para dar a conocer, en una comunicación personal con quienes no usan su EPP, los riesgos a los que se exponen y los beneficios que brinda el uso del EPP correspondiente. Esta debe ser una conversación fundamentalmente motivacional.

214

4. Promoción de la seguridad

Seleccionar los temas más necesarios: la promoción de la seguridad debe hacerse con base a los temas que sea más importante o necesario comunicar. Por ejemplo, el orden y la limpieza, uso de los EPP, protección de maquinarias, etc. Solicitar material necesario: entidades como las administradoras de riesgos profesionales disponen de muchas publicaciones sobre diferentes temas que pueden ser útiles para el Comité Paritario. Disponer de medios para publicaciones: las publicaciones con las cuales el Comité Paritario proporcione a la seguridad, deben instalarse en paneles o pizarras destinadas solo para este fin. Publicar material sobre promoción de la seguridad: el Comité Paritario puede publicar material adquirido así como artículos preparados por el propio comité, sobre temas de interés, estadísticas de accidentes, lecciones aprendidas, consejos prácticos, etc. 5. Investigación de accidentes e incidentes

Promover el reporte de todos los incidentes: esto es fundamental para la investigación de incidentes. Un incidente puede haber sido leve y no ser informado, pero repetirse en forma similar y ser grave. Investigar con la línea de mando las causas de cada incidente: cada investigación de un incidente debe considerarse como una oportunidad para identificar las causas que lo produjeron, con el fin de controlarlas y eliminarlas. Verificar el cumplimiento de las recomendaciones: la investigación de un incidente no debe considerarse concluida hasta que se haya verificado que las recomendaciones para evitar su repetición han sido puestas en práctica. Reunión: una vez verificadas las recomendaciones pendientes, deben ser analizadas para que adopten las decisiones que permitan ponerlas definitivamente en práctica. 6. Cumplimiento a disposiciones legales

Verificar cuáles son las disposiciones que se cumplen en la empresa: una vez definidas las disposiciones legales que la empresa debe cumplir, el COPASO debe participar en la tarea de verificar cuales efectivamente se cumplen. Promover el cumplimiento de las disposiciones pendientes: esta es una tarea importante que puede efectuará un COPASO, ayudando así a su empresa para que se mantenga al día a las disposiciones legales que le son exigibles. 7. COMUNICACIÓN Estudiar y considerar las sugerencias y reclamos que presenten los trabajadores en materia de seguridad y salud ocupacional.

Revisó: _________________


Aprobó : _________________



Tutora

Education

Manual de procedimientos Santa María del Río