Manual do Secretário Escolar Revisada em 12/01/2016

Solicitação de Matrícula Web 2016

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Sumário

1. Parametrizar Horário de Atendimento e Vagas para Alunos Novos ............................... 6

1.1. Opção Parametrizar Horário de Atendimento .................................................... 6

1.2. Opção Parametrizar Vagas para Alunos Novos .................................................. 8

2. Efetivar Matrícula Web ................................................................................................. 10

2.1. Opção Confirmar Cadastro do Aluno candidato ............................................... 10

2.2. Opção Confirmar Solicitação de Matrícula Web do aluno candidato ............... 14

2.3. Opção Cancelar Solicitação de Matrícula Web do aluno candidato ................. 17

3. Consultar Autenticidade de um Documento.................................................................. 18

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Acessar o sistema SigEduca:

Selecionar o ano letivo 2016:

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Acessar o modulo GED – Gestão Educacional:

Acessar o submodulo MATRÍCULA WEB:

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1. Parametrizar Horário de Atendimento e Vagas para Alunos Novos:

Ao acessar o submodulo MATRÍCULA WEB o secretário escolar deverá realizar a parametrização do horário de atendimento para efetivar matrícula WEB (Horário este que irá se apresentar nos comprovantes de solicitação de matrícula WEB) e a quantidade de vagas a serem ofertados para novos alunos, por modalidade/matriz.

Importante: A etapa de parametrização é a etapa que antecede o processo de Solicitação de Matrícula Web, por esse motivo deverá ser realizada antes da liberação da opção de “Solicitação de Matrícula Web” para a sociedade.

1.1. Parametrizar Horário de Atendimento:

O secretário escolar deverá cadastrar o horário de atendimento para a confirmação da Solicitação de Matrícula Web. Este será o horário que a escola irá receber os solicitantes (pais/responsáveis/alunos) que realizaram as solicitações de Matrícula Web, para confirmar sua Solicitação de Matrícula Web:

Ao acionar a opção INCLUIR o sistema irá direcionar para uma nova tela, onde o secretário escolar deverá indicar os horários de atendimento, por turno.

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Observe na imagem abaixo em destaque que o período de confirmação (data inicio e data fim) já vem preenchido, pois as datas são parametrizadas pela equipe SEDUC (Caso não haja data informada na imagem abaixo em destaque favor entrar em contato com a Gestão Escolar).

Ao marcar um turno de atendimento é obrigatório informar o horário inicial e o horário final daquele turno.

Nota >> É muito importante parametrizar corretamente essas informações pois serão impressas no comprovante de solicitação dos alunos candidatos. Por esse motivo é importante que você consulte seus horários cadastrados, através do botão CONSULTAR!

Lembrando que cada unidade tem seu horário. Os horários aqui informados são apenas exemplos.

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1.2. Parametrizar Vagas para Alunos Novos:

Através dessa opção o secretário escolar deverá inserir o número de vagas por oferta de matriz e turnos, para alunos regulares e alunos especiais.

As vagas aqui parametrizadas ficarão disponiveis para solicitação de Matrícula Web, para alunos candidatos ao processo de solicitação de Matrícula Web:

Somente ficarão disponíveis para parametrização de vagas:

As matrizes que estiverem tramitadas na situação de “MATRIZ FINALIZADA – TRAMITADA”, de acordo com o turno, localizado no módulo GER, conforme exemplo abaixo:

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De acordo com o turno de atendimento da escola, indicado no cadastro de identificação da unidade escolar, localizado no módulo GPE:

Por exemplo: Caso a unidade escolar tramitou uma matriz para o turno diurno mas em seu cadastro de identificação da lotação ela só tenha marcado o turno noturno, essa matriz não irá se apresentar para parametrização de vagas.

IMPORTANTE:

É muito importante que cada unidade escolar revise as informações de endereço cadastradas na opção de Identificação da Escola, do módulo GPE, para o ano letivo de 2016, conforme imagem abaixo, pois estas informações de endereço e telefone serão apresentadas no comprovante de Solicitação de Matrícula Web, dos alunos candidatos:

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2. Efetivar Matrícula WEB:

Após o término do processo de Solicitação de Matrícula Web, realizado pelos responsáveis, se inicia o processo em que os solicitantes se dirigem às unidades escolares, a qual realizou solicitação, para realizar a confirmação da Solicitação de Matrícula Web.

A confirmação dessas matrículas deverá ser realizada através da funcionalidade “Efetivar Matrícula WEB”, abaixo indicada:

2.1. Opção Confirmar o Cadastro do Aluno candidato:

Para realizar uma confirmação de matrícula WEB o primeiro passo é confirmar o cadastro do aluno através da opção “Confirmar Cadastro”, conforme imagem abaixo:

Ao acionar essa opção o sistema vai fazer uma verificação automática com os dados do aluno informado (Nome completo, data de nascimento e nome da mãe), para saber se o mesmo já possui um cadastro no SigEscola.

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IMPORTANTE: Caso o sistema não retornar nada na pesquisa, nada impede de você alterar os dados de pesquisa e consultar novamente se o aluno já possui cadastro:

Ao refazer a pesquisa você poderá encontrar cadastros semelhantes ou iguais já cadastrados no sigEscola. Para os registros retornados com a pesquisa, você poderá:

-> Visualizar o cadastro de aluno existente: Através dessa opção você poderá identificar se o aluno a ser confirmado o cadastro se trata do aluno retornado com a consulta;

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-> Utilizar o cadastro de aluno existente: Ao acionar essa opção o sitema apresenta o cadastro do aluno selecionado em modo de edição, para confirmação; Caso os cadastros de alunos retornados com a pesquisa não sejam do aluno em questão, você poderá

incluir um novo cadastro de aluno através da opção .

Para inclusão de novos cadastros de alunos é necessário preencher os campos abaixo e acionar

novamente a opção . Essa operação é necessária para que o sistema verifique se exitem cadastros semanticamente parecidos, já incluidos:

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Caso o sistema retorne algum registro com a nova consulta dos filtros aplicados, segue-se a mesma lógica anterior, ou sej,a você poderá utilizar um cadastro de aluno já existente, atualizar suas informações e confirmar ou então incluir um novo cadastro. Contudo para incluir um novo cadastro de aluno no sistema é obrigatório marcar a declaração abaixo, do

contrário o sistema não irá habilitar a opção .

No exemplo abaixo o sistema não retornou nenhum registro com os dados do aluno informado, necesse

caso, basta também, marcar a declaração e acionar a opção para prosseguir com a inclusão de um novo cadastro de aluno no sistema:

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2.2. Opção Confirmar Solicitação de Matrícula Web do aluno candidato:

Após realizar a confirmação do cadastro, descrito no item 2.1., ficará disponível a opção “Confirmar Solicitação de Matrícula Web”, conforme imagem abaixo:

Ao acessar a opção de “Confirmar Solicitação de Matrícula Web” deverá ser acionado a opção “Consultar” para que o sistema carregue as turmas cadastradas. Atenção: Serão carregadas as turmas criadas pela escola que o aluno fez a solicitação de matrícula (Série/Ano/Fase) no turno solicitado pelo aluno candidato:

Ao apresentar as turmas o secretário escolar deverá realizar a matrícula para o aluno, acionando

a opção e em seguida acionar a opção “Confirmar”, conforme imagem abaixo:

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IMPORTANTE: Caso a unidade escolar não tenha casdatrado turmas para o período que foi realizada Solicitação de Matrícula Web, não será possível confirmar a matrícula, pois não haverá turmas disponíveis:

Após confirmar a matrícula do aluno, ao voltar para a funcionalidade de “Efetivar Matrícula Web” a situação da solicitação passa para a situação “Solicitação Confirmada”. Ao navegar com o mouse em cima da situação da solicitação de matrícula o sistema apresenta a auditoria da solicitação em questão (Indicando a pessoa que fez e a pessoa que confirmou a matrícula):

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Atenção: Caso a vaga tenha sido solicitada para aluno regular mas no momento da confirmação do cadastro desse aluno foi indicado que ele possui deficiencia, o sistema não vai permtir confirmar a vaga reservada, pois a vaga deve ser confirmada apenas para vagas solicitadas corretamente:

O mesmo ocorre para o contrário da situação indicada acima. Caso a vaga tenha sido solicitada para aluno com deficiencia mas no momento da confirmação do cadastro desse aluno foi indicado que ele não possui deficiencia, o sistema não vai permtir confirmar a vaga reservada:

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2.3. Opção Cancelar Solicitação de Matrícula Web do aluno candidato:

Caso seja necessário cancelar uma solicitação, por algum motivo, deverá ser acionada a opção “Cancelar Solicitação”, conforme imagem abaixo:

Ao acionar essa opção, deverá ser informada uma justificativa para o cancelamento. É importante que está justificativa seja bem descrita, informando o motivo detalhadamente, pois caso precise argumentar futuramente o cancelamento, possa estar bem argumentada.

Ficará gravado o nome e data/hora da pessoa que realizou o cancelamento da solicitação.

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Legenda de Status:

Aguardando Confirmação: indica que uma solicitação foi realizada está aguardando a confirmação; Solicitação Confirmada: indica que uma solicitação foi confirmada pela unidade escolar; Solicitação Cancelada: indica que uma solicitação foi cancelada.

IMPORTANTE: Durante o processo de Solicitação de Matrícula Web a opção de matrícula através do submodulo SigEscola ficará bloqueada. Somente após o término do período de Solicitação de Matrícula Web e depois que a unidade escolar regularizar todas as solicitações pendentes, através da opção Efetivar Matrícula Web, no submodulo Matrícula Web, ficará disponível no submodulo SigEscola a opção para realizar matrícula por aluno e por turma.

3. Consultar Autenticidade de um Documento:

Através dessa opção poderá ser comprovado se o comprovante de solicitação de matrícula WEB é autentico, ou seja, se foi de fato emitido pela solicitação de matrícula Web do sistema SigEduca.

Exemplo de um comprovante de solicitação de matrícula WEB:

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Foram preenchidos todos os campos da opção e ao confirmar foi emitida a mensagem que o documento é autêntico:

Para simular uma situação divergente, foi preenchido o campo data de forma errada. Note que ao confirmar foi emitida a mensagem que o documento não é autêntico:

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