Manual Para Redactar un carta en 7 minutos

Introducción

Los tiempos han cambiando y siguen cambiando a una velocidad cada día más rápida. La era industrial está dando paso a la era de la información en la que la comunicación se realiza de forma instantánea y en la que el trato cordial va dejando a atrás los antiguos formalismos y protocolos que se venían usando.

Es posible que si tu no sabes como dirigirse a una persona, que formalismos usar o como introducirte, la persona que reciba la carta tampoco lo sepa y desconozca si lo haces o no correctamente. Ya no existe una educación al respecto ni en los colegios ni en las universidades y las escuelas de secretariado prácticamente han desaparecido. Hoy en día prima la velocidad, y dicha velocidad requiere un tipo de carta clara, concisa y breve. Que el lector conozca rápidamente quién es el remitente y el asunto por el que se escribe. ¡Nada más!

Paso 1 - Identificación del remitente

Toda carta requiere los datos identificativos de quien la manda y de quién la recibe.

El destinatario que abre la carta tiene como primer objetivo dar respuesta a la pregunta ¿QUIEN? Quiere saber rápidamente quién es usted.

Arriba a la derecha, de forma que sea lo primero que se lea, indicaremos nuestros datos, uno debajo de otro formando una pequeña columna.

Nombre de nuestra empresa (Si se requiere)

Nombre y apellidos (Nuestro cargo en la empresa)

Información de contacto, como puede ser la dirección postal o el correo electrónico, teléfono fax, etc... y en algunos casos se requiere indicar información complementaria como el número de cliente o el número de socio en caso de que existiera vinculación.

Por ejemplo:

Manuel Pérez Gómez

C/ las oficinas 23 2ºD

01234 Madrid

(91) 452 3452

Paso 2 - Tiempo y lugar

El destinatario una vez que conoce el QUIEN, quiere saber el DONDE y el CUANDO.

Es habitual utilizar una frase en la que se dé a conocer el lugar desde el que se escribe y la fecha en la que se escribe. La colocaremos más abajo de nuestros datos pero a la izquierda.

Manuel Pérez Gómez

C/ las oficinas 23 2ºD

01234 Madrid

(91) 452 3452

En Colombia, a 13 de Febrero de 2009

Paso 3 - Identificación del destinatario

En otro párrafo, debajo de la fecha y también a la izquierda, indicaremos la información del destinatario de la carta. En este caso evitaremos escribir los datos de contacto porque se suponen conocidos, con lo que bastará con el nombre de la empresa (si fuese el caso), seguido del nombre del destinatario (si se conoce), y el cargo que desempeña o departamento al que pertenece. Muchas veces se desconoce quien es la persona encargada y la carta lleva como destinatario un departamento.

Por ejemplo:

Manuel Pérez Gómez

C/ las oficinas 23 2ºD

01234 Madrid

(91) 452 3452

En Madrid, a 13 de Febrero de 2009

BANCO SOCIAL

A la atención del Sr. Miguel García

Departamento de RR.HH.

Paso 4 - El párrafo del asunto

Conocido el QUIEN, el DONDE y el CUANDO, ahora toca exponer el QUE y si se requiere el COMO.

Como hemos dicho anteriormente, no merece la pena esforzarse por mantener un trato excesivamente respetuoso ni andarse por las ramas con introducciones o saludos. Lo más recomendable es siempre ir directamente al grano. Que en la primera frase se conozca el asunto de la carta.

Manuel Pérez Gómez

C/ las oficinas 23 2ºD

01234 Madrid

(91) 452 3452

En Madrid, a 13 de Febrero de 2009

BANCO SOCIAL

A la atención del Sr. Miguel García

Departamento de RR.HH.

Me dirijo a usted para recomendarle....

Le escribo esta carta para recordarle que....

El motivo de mi carta es el de.....

Me dirijo a ustedes con respecto al anuncio publicado buscando personal....

Explicamos de forma clara y breve nuestro asunto, utilizando el trato de "usted", sin caer en excesivos formalismos como "excelentísimo señor" "le ruego encarecidamente"... etc.

El mejor ejemplo para que se haga una idea de lo que es correcto es que imagine que está usted llamando por teléfono a esa persona y que le salta el contestador automático. Debe ser claro, conciso y breve.

Paso 5 – Despedida

Para finalizar, existe una frase con la que siempre quedar bien:

Un saludo.

Manuel Pérez

(Firma)

En cuanto el destinatario conoce QUIEN, CUANDO, DONDE, QUE, y COMO, estará deseando terminar la carta y seguir con su trabajo. Para facilitar esta tarea, lo mejor es una despedida corta y cordial. Basta con escribir "Un saludo" y debajo colocar nuestro nombre y primer apellido, no hace falta poner el segundo apellido ni tampoco nuestro cargo, todo eso es información repetida que en caso de ser necesaria, el destinatario sabrá buscarla en el primer párrafo.

COMO REDACTAR UNA CARTA

No es muy útil informar a los clientes, si lo vamos a hacer con un estilo y manejando palabras pesadas de leer o que no se llegan a comprender bien. En este documento vamos a intentar enseñar las claves generales para la correcta redacción de cartas comerciales, y las diferentes partes que debemos indicar para conseguir al final una buena comunicación: En esencia, para conseguir una respuesta que sea satisfactoria. Dentro de un ambiente humano como es una empresa, aparecen problemas de comunicación, y solucionarlos es muy importante. La empresa necesita relacionase con el mundo exterior para no perder sus objetivos principales, que son los de poder ofrecer los productos que fabrican a los mercados. Muchas veces, una empresa se extraña, y no entiende porque después de realizar grandes esfuerzos en mantener informados a sus clientes sobre aquellos asuntos de interés para ellos, no logran que éstos se den cuenta o no logran obtener una respuesta satisfactoria.

pautas correctas para todo tipo de redacción: Debemos poner en orden las ideas y datos informativos de modo que nos facilite la redacción:

Una Introducción El objetivo: Que capte nuestra atención El contenido: La información por la que nos ponemos en

contacto, adaptada al grupo específico. El desenlace: Resto de información secundaria. Una despedida cordial: adaptada también al tipo de

personas dirigida. Con la aplicación de estas pautas vamos a conseguir documentos comerciales útiles, que lograran captar el interés de nuestro público y de posibles futuros clientes.

- Cuidado la ortografía. Los errores de ortografía distorsionan el efecto que queremos transmitir, el subconsciente los capta y la imagen de rechazo se crea de forma irreversible. - Los signos de puntuación: Aunque parezca mentira, un exceso de comas hace más difícil la lectura de una carta. Se recarga la información y se logra un efecto de pesadez en su lectura, debemos por tanto usar los signos de puntuación en su justa medida. - La tipografía. Se trata del conjunto de caracteres que usamos al redactar nuestros documentos. Los programas tipo Word nos hacen más fácil el utilizar diversas tipografías. La imagen corporativa debe utilizar siempre la misma tipografía para todos los textos.

- Alineación: Una buena alineación facilita la correcta lectura y la hace agradable a la vista. Se trata de cuidar la estética y la uniformidad de los escritos. Se recomienda la justificación del margen derecho para no crear una imagen de desorden. - Es también recomendable usar el doble espaciado entre líneas. - Utilizar negritas, subrayados y cursivas solo para destacar aquellas palabras relevantes de la carta, sin abusar para no caer en excesivas frases que recargan el contenido. - Se ha de conocer que por norma habitual un párrafo corto invita a leer de manera mas agradable que un párrafo largo. Aparte de estas pautas estéticas, también debemos enfocarnos en los objetivos por los cuales redactamos el documento, de manera que el cliente preste atención a nuestro objetivo. - Es importante saber de antemano el tipo de cliente o la base de datos específica a la que vamos a enviar nuestras cartas. Cuanto mejor conozcamos el público, mejor sabremos como enfocar la redacción. - Es conveniente por tanto dividir en grupos específicos nuestra base de datos de clientes. Y a partir de entonces, crear una estrategia de comunicaciones diferentes para cada grupo.

Es también importante destacarnos del resto de nuestros competidores mediante nuestro toque personal, algún comentario gracioso o que destaque que nos haga especiales, aquí entra en juego nuestra capacidad para la creatividad. Alguna frase o eslogan como "SI USTED LO NECESITA NOSOTROS LO TENEMOS"... Por último, conviene clasificar nuestros documentos y mantenerlos ordenados y realizar de forma periódica los estudios pertinentes para conocer qué tipo de carta logra los mejores objetivos, de esta forma aprenderemos de nuestros errores.