INSTITUTO UNICERSITARIO POLITECNICO SANTIAGO MARIO SISTEMA SAIA
SECCION 4G
INSTITUTO UNIvERSITARIO POLITECNICO SANTIAGO MARIOSISTEMA SAIA
SECCION 4GREALIZADO POR:JOSE OSCAR SALAZARCI:26707544ING-SISTEMA
#47
MANUALES DE ORGANIZACIN Y DISEO PROCEDIMIENTOS ANALIZIS
POLITICO
Manual de Organizacin LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS SON MEDIOS
VALIOSOS PARA LA COMUNICACIN, Y SIRVEN PARA REGISTRAR Y TRANSMITIR
LA INFORMACIN, RESPECTO A LA ORGANIZACIN, Y FUNCIONAMIENTO DE LA
DEPENDENCIA; ES DECIR, ENTENDEREMOS POR MANUAL DE ORGANIZACIN EN
GENERAL EL DOCUMENTO QUE CONTIENE, EN FORMA ORDENADA Y SISTEMTICA,
LA INFORMACIN Y/O LAS INSTRUCCIONES SOBRE HISTORIA, ORGANIZACIN,
POLTICA Y/O PROCEDIMIENTOS DE UNA INSTITUCIN, QUE SE CONSIDEREN
NECESARIOS PARA LA MEJOR EJECUCIN DEL TRABAJO.
LOS MANUALES DE ORGANIZACIN SON UTILIZADOS POR LAS
ORGANIZACIONES PARA DAR A CONOCER LA ESTRUCTURA DE LA MISMA COMO ES
EL NOMBRE SUS POLTICAS, SUVISIN Y MISIN; AS COMO LOS PUESTOS QUE LO
CONFORMAN Y QUE FUNCIN TIENE CADA UNA ENTRE OTROS ASPECTOS. ESTE
DOCUMENTO CONTIENE LA INFORMACIN PARA PODER ELABORAR UN MANUAL DE
ORGANIZACIN CON TODOS LOS PUNTOS QUE DEBE LLEVAR DICHO MANUAL AS
COMO EL FORMATO Y MUESTRA UNOS CUANTOS EJEMPLOS PARA UN MEJOR
ENTENDIMIENTO DEL TEMA.
Manual de Polticas
REVISTE UNA IMPORTANCIA TRASCENDENTE PARA LAS EMPRESAS, PORQUE
LE PERMITE ESTABLECER LINEAMIENTOS A TODOS SUS INTEGRANTES; DESDE
EJECUTIVOS HASTA TRABAJADORES Y DEMS PERSONAS INTERESADAS EN
CONOCER EL FUNCIONAMIENTO DE UNA ORGANIZACIN. POR MEDIO DE LOS
MANUALES, SE PUEDE FOMENTAR EL TRABAJO EN EQUIPO, ENCAUSAR
INICIATIVAS E INNOVACIN, PERMITIENDO COORDINAR LOS ESFUERZOS DE
TODOS LOS DEPARTAMENTOS DE UNA EMPRESA EN LA MISMA DIRECCIN Y
FINALIDAD. EL USO DE LOS MANUALES ES FUNDAMENTAL PARA CUMPLIR LOS
OBJETIVOS INSTITUCIONALES, MISMOS QUE GENERALMENTE ESTN EXPUESTOS
EN LO QUE SE CONOCE COMO VISIN, MISIN Y VALORES. PERMITE Y PROMUEVE
LA MEJORA EN LOS PROCESOS INTERNOS, INCREMENTANDO CON ELLO SUS
NIVELES DE PRODUCTIVIDAD, EFICIENCIA Y DESDE LUEGO EN SU EFICACIA
DE GESTIN.
Manual de procedimientos y normas. Es LA EXPRESIN ANALTICA DE
LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS A TRAVS DE LOS CUALES SE
CANALIZA LA ACTIVIDAD OPERATIVA DE LA EMPRESA, COMO LA ENUNCIACIN
DE NORMAS DE FUNCIONAMIENTO BSICAS A LOS CUALES DEBER AJUSTARSE LOS
MIEMBROS DE LA MISMA.SE DETALLAN A CONTINUACIN LOS ELEMENTOS
CONSTITUTIVOS DE UN MANUAL DE ESTAS CARACTERSTICAS:NORMAS DE
PROCEDIMIENTOS:ES LA RELACIN POR ESCRITO DE LA SECUENCIA DE LOS
PROCEDIMIENTOS QUE CONSTITUYEN LA BASE DE LA ORGANIZACIN, CON LA
INDICACIN DE LOS DISTINTOS SECTORES A TRAVS DE LOS CUALES LOS
MISMOS SE DESENVUELVEN.FORMULARIOS:SON TODOS AQUELLOS DOCUMENTOS Y
COMPROBANTES QUE CIRCULAN DENTRO DE LOS CIRCUITOS
ADMINISTRATIVOS.FLUJO GRAMAS:SON LOS PROCEDIMIENTOS DESCRITOS DE
MANERA GRAFICA, QUE SE CONOCEN TAMBIN COMO DIAGRAMAS DE
PROCEDIMIENTOS.
Manual del especialista
ES AQUEL QUE AGRUPA NORMAS, PAUTAS E INSTRUCCIONES DE APLICACIN
EN FORMA ESPECFICA A DETERMINADO TIPO DE ACTIVIDADES O TAREAS COMO
POR EJEMPLO: MANUAL DEL VENDEDOR O COMPENDIO DE LA SECRETARIA.LA
PREPARACIN DE ESTE TIPO DE MANUALES POR PARTE DE LA MISMA EMPRESA
ES RECOMENDABLE CUANDO EL NMERO DE EMPLEADOS QUE LOS UTILIZA ES LO
SUFICIENTEMENTE GRANDE COMO PARA JUSTIFICARLO.EL OBJETIVO BSICO
PERSEGUIDO CON SU PREPARACIN, ES EL DE ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIN
DE EMPLEADOS, COMO AS SERVIR TAMBIN DE ELEMENTO DE CONSULTA PARA LA
REALIZACIN DE LAS DE TAREA ASIGNADAS
Manual del empleado LOGRAR UNA RPIDA ASIMILACIN DE PERSONAL
NUEVO (INDUCCIN) AS COMO TAMBIN PARA POSTERIOR ENTRENAMIENTO, ESTE
MANUAL ES ESPECIALMENTE TIL PARA NIVELES INTERMEDIOS U
OPERATIVOS.SE ENUNCIAN A CONTINUACIN ALGUNAS INFORMACIONES QUE UN
MANUAL DE ESTAS CARACTERSTICAS DEBE CONTENER:ACTIVIDADES
DESARROLLADAS POR LA EMPRESA.BREVE RESEA HISTRICA.OBJETIVOS
GENERALES QUE SE PERSIGUEN.DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS EMPLEADOS
EN GENERAL. NORMAS DE COMPORTAMIENTO BSICAS Y DE CUMPLIMIENTO
OBLIGATORIO PARA TODO EL PERSONAL.SERVICIOS QUE LA EMPRESA PRESTA A
SUS EMPLEADOS.
Manual de Propsito mltiple YA SE HA VISTO QUE UN MANUAL PUEDE
CONTENER MATERIAL DE TIPO DIVERSO, LO QUE HACE QUE LOS TIPOS
MENCIONADOS NO RESULTEN SIEMPRE BIEN DEFINIDOS. LA INMENSA MAYORA
DE LOS MANUALES DE OFICINA PARECEN ESTAR DISEADOS INTENCIONALMENTE
PARA VARIOS FINES, POR EJEMPLO, EN LA PREPARACIN DE CUALQUIER
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EXISTEN DOS REQUISITOS INDISPENSABLES PARA
ASEGURAR SU XITO:MANIFESTACIN CLARA DE LAS NORMAS GENERALES DE LA
EMPRESA.COMPRENSIN TOTAL DE LA ORGANIZACIN BSICA DE LA MISMA.ES
DECIR, DE POCO SERVIRAN LAS MANIFESTACIONES DETALLADAS DE
PROCEDIMIENTOS SI AL MISMO TIEMPO LA ORGANIZACIN Y LAS NORMAS
BSICAS NO SON, CLARAMENTE FIRMES Y COMPRENSIBLES.
Manual de FinanzasLAS RESPONSABILIDADES DEL CONTRALOR Y TESORERO
EXIGEN DE ELLOS QUE DEN INSTRUCCIONES NUMEROSAS Y ESPECFICAS A
TODOS AQUELLOS QUE DEBEN PROTEGER EN ALGUNA FORMA LOS BIENES DE LA
EMPRESA, PARA ASEGURAR LA COMPRENSIN DE SUS DEBERES EN TODOS LOS
NIVELES DE LA ADMINISTRACIN.Manuales del SistemaEL MANUAL DEL
SISTEMA DEBE SER DESARROLLADO A MEDIDA QUE SE DESARROLLA EL
SISTEMA, Y EST CONSTITUIDO POR UN GRUPO DE MANUALES O PARTES Y
ESTRUCTURADO DE LA SIGUIENTE MANERA: OBJETIVOS DEL SISTEMA,
ARQUITECTURA DE DATOS, ARQUITECTURA FSICA DEL SISTEMA, NDICE DE
COMPONENTES, ETC.
Manual de Calidad DEFINE UN MANUAL DE CALIDAD COMO UN DOCUMENTO
QUE ENUNCIA LA POLTICA DE LA CALIDAD Y QUE DESCRIBE EL SISTEMA DE
CALIDAD DE UNA ORGANIZACIN. ESTE MANUAL PUEDE ESTAR RELACIONADO CON
LAS ACTIVIDADES TOTALES DE UNA ORGANIZACIN O CON UNA PARTE
SELECCIONADA DE ESTAS.ES IMPORTANTE QUE LOS REQUISITOS Y EL
CONTENIDO DEL SISTEMA DE LA CALIDAD Y DEL MANUAL DE LA CALIDAD SE
ESTRUCTUREN DE ACUERDO CON LA NORMA QUE SE INTENTA SATISFACER. ESTA
NORMA SUMINISTRA LOS LINEAMIENTOS PARA DESARROLLAR DICHOS MANUALES
DE CALIDAD
Beneficio e Aplicar la metodologa de diseo e implementacin de
manuales de organizacin ORGANIZACIN SE ELABORA PARA PROPORCIONAR,
EN FORMA ORDENADA, LA INFORMACIN BSICA DE LA ORGANIZACIN Y
FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD RESPONSABLE COMO UNA REFERENCIA
OBLIGADA PARA LOGRAR EL APROVECHAMIENTO DE LOS RECURSOS Y EL
DESARROLLO DE LAS FUNCIONES ENCOMENDADAS.ESTRUCTURA DEL MANUAL DE
ORGANIZACIN:ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUALEN LA ACTUALIDAD EXISTE
UNA GRAN VARIEDAD DE FORMAS DE PRESENTAR UN MANUAL DE ORGANIZACIN,
POR ESTAS RAZONES, RESULTA CONVENIENTE QUE EN LA ADMINISTRACIN
PBLICA FEDERAL SE ADOPTEN NORMAS GENERALES QUE UNIFORMEN TANTO EL
CONTENIDO DE LOS MANUALES, COMO SU FORMA DE PRESENTACIN.EN LAS
SIGUIENTES PGINAS SE MENCIONAN LOS ELEMENTOS QUE SE CONSIDERA DEBEN
INTEGRAR UN MANUAL DE ORGANIZACIN, POR SER LOS MS RELEVANTES PARA
LOS OBJETIVOS QUE SE PERSIGUEN CON SU ELABORACIN. EN
PERMITANPROVEERCOMOTENDRNQUESERLASCOSASE
IDEARLOSINSTRUMENTOSADECUADOS A LOS OBJETIVOS PREESTABLECIDOS. TODO
EL TEMAENCONJUNTOSE PUEDE DEDUCIRQUE LAS2 VAN DE LA MANOPOR QUE
MIENTRASQUE EN LASMETODOLOGASSE CREA O SE EXPRESAUNDISEOYSE TIENE
YA ARMADO DICHODISEOMEDIANTELA APLICACIN DE TEORAS SE TIENE QUE
REALIZAR UN MANUAL SEA A DONDE SE VAYA A ABARCAR SEA A
ORGANIZACIONES, POLTICAS, PROCEDIMIENTOS Y NORMAS, EMPLEADOS O DE
PROPSITO MLTIPLE. LOS BENEFICIOS QUE NOS PUEDE DAR LA APLICACIN DE
LA METODOLOGA DE DISEO Y LA IMPLEMENTACIN DE MANUALES EN UNA
ORGANIZACIN ES PODER DARLE A LA MISMA LA FACILIDAD DE HACER DISEOS
DE CALIDAD SIEMPRE PROYECTADOS A LO QUE SE DESEMPEE ADEMS DE
REALIZAR LOS PROCEDIMIENTOS SIN SUFRIR TANTO DENTRO DE LA FAENA
LABORAL YA QUE AL INSTRUIR, ENSEAR O GUIAR A LOS
EMPLEADOSBRINDNDOLEMANUALESSE PUEDE MEJORARELRENDIMIENTODE
LAMISMAYTAMBINSE PUEDE DAR LAPOSIBILIDADDE
OPTIMIZARPASOSPARAAHORRARHORASDE TRABAJOQUE
ESBENEFICIOMONETARIOPARA LA ORGANIZACIN
ANALIZAR POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ORGANIZACIN ORGANIZACIN
YMTODOS, PARA COMPARAR LASFUNCIONESQUE REALIZA DE ACUERDO CON LA
DEPENDENCIA EN LA CUAL TRABAJA Y LAS CARACTERSTICAS QUE DEBE
CONTENER LOSANLISISDEL MISMO.PARA COMPRENDER ESAS DEFINICIONES SE
HABLAR UN POCO DE LA CREACIN Y DE LOS ANTECEDENTES DE ESTE SISTEMA
DE MEJORAMIENTO EN EL CAMPOLABORALADMINISTRATIVO.SE PROFUNDIZAR EN
LAS FUNCIONES QUE CUMPLE LA UNIDAD DE O Y M, PARAPODERDESTACAR LA
MEJOR UBICACIN DEL MISMO ENUNA EMPRESAU ORGANISMO, BASNDOSE Y
TENIENDO EN CUENTA LACOORDINACINY LAS NORMATIVAS DE DICHO
RGANO.ORGANIZACIN Y MTODOS ESTUDIA LOSPROBLEMASDEESTRUCTURAY
FUNCIONAMIENTO DELA ADMINISTRACIN, CUMPLIENDO COMOFUNCINEL
ACONSEJAR A LOS FUNCIONARIOS INTERESADOS EN MEJORAR LA ORGANIZACIN
Y MTODOS EMPLEADOS POR LOSSERVICIOSQUE DIRIGEN. LA FINALIDAD DE UNA
UNIDAD DE ORGANIZACIN Y MTODOS ES ASEGURAR EL MXIMO DE EFICIENCIA
EN ELFINANCIAMIENTODE LA MQUINA ADMINISTRATIVA, Y MEDIANTE LA
APLICACIN ADECUADA DE MTODOS CIENTFICOS DE ORGANIZACIN; CONSEGUIR
ECONOMAS EN ELCOSTODE LAPRODUCCINY EN LA UTILIZACIN DE MANO DE
OBRA, PERO COMO REGLA GENERAL A ORGANIZACIN Y MTODOS NO SE LE
CONCEDEAUTORIDADSOBRE OTRAS UNIDADES EN ADMINISTRACIN.EL AVANCE
INCESANTE DE LA COMPLEJIDAD EN LAADMINISTRACINY TODOS LOS EVIDENTES
DEFECTOS QUE ELLA ACUSA, HA PUESTO EN GUARDIA A LOS INTEGRANTES DE
LASEMPRESASLOS CUALES HAN BUSCADO LOSMEDIOSNECESARIOS PARA
SISTEMATIZAR, CONTROLAR Y DAR MAYOREFICIENCIAA SUADMINISTRACIN. Y
ES AS COMO HOY EN DA, EN LA MAYORA DE LAS EMPRESAS HAN SIDO CREADAS
CENTRALES DEORGANIZACIN Y MTODOSPARA DAR EFICIENCIA Y SIMPLICIDAD
AL MECANISMO ADMINISTRATIVO; ORGANIZACIN Y MTODOS ES UNO DE LOS
TRMINOS QUE INTEGRAN LA LABOR GENERAL DE LA RACIONALIZACIN.SOBRE
LATEORADE ORGANIZACIN Y MTODOS SE MANIFIESTA QUE ES "UNA FORMA DE
CONSULTA IDEADA PARA PROVEER ASESORAMIENTO SOBRE COMO DIVIDIR LAS
ACTIVIDADES, COMO AGRUPAR LAS TAREAS, COMO DISPONERPROCEDIMIENTOSY
COMO LLEVAR TRABAJOS ADMINISTRATIVOS MECNICOS CON LA MAYORECONOMADE
ESFUERZO Y CON EL MXIMO DEEFICACIAEN LOS RESULTADOS".Y POR
EXTENSIN, SE LLAMAUNIDAD, EQUIPO OSERVICIODE ORGANIZACIN Y MTODOS
AL CONJUNTO DE FUNCIONARIOS ESPECIALIZADOS EN LA APLICACIN DE LA
TCNICA DEL MENCIONADO SERVICIO.
Implementar las normas de contenido y su utilidadPBLICA O
PRIVADA NO TIENE UNA HERRAMIENTA TCNICA EN LA CUAL SE AGRUPEN TODAS
LAS ACCIONES Y FUNCIONES QUE DEBE DESARROLLAR, O LA MANERA EN QUE
DEBE DE REALIZARLAS, ESTA DEFICIENCIA HACE QUE EL RIESGO DE BRINDAR
LOS BIENES Y/O SERVICIOS A LOS USUARIOS DE FORMA INEFICIENTE SE
INCREMENTE EXPONENCIALMENTE. DENTRO DE LOS PROBLEMAS QUE ESTA
SITUACIN PUEDE ACARREAR SE PUEDEN MENCIONAR: QUE LA ESTRUCTURA
ORGNICA QUE FUNCIONA EN LA PRCTICA DIFIERA DE LA ESTRUCTURA
APROBADA POR LOS JERARCAS INSTITUCIONALES; QUE LA FORMA EN LA CUAL
SE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES SEA PRODUCTO DE LA COSTUMBRE, LA
TRADICIN O LA OCURRENCIA, EXISTIENDO EN ALGUNOS DIVERSIDAD DE
MANERAS DE BRINDAR UN MISMO BIEN Y/O SERVICIO; QUE NO EXISTA UN
MECANISMO PARA TRANSMITIR EL CONOCIMIENTO DE UN FUNCIONARIO A OTRO,
TENIENDO ENTONCES QUE DEDICAR LARGAS HORAS AL ENTRENAMIENTO DE
NUEVOS FUNCIONARIOS, YA QUE ESTOS NO CUENTA CON UNA HERRAMIENTA
PRCTICA QUE LE MUESTRE LOS PASOS BSICOS PARA DESEMPEAR SUS LABORES;
QUE NO EXISTAN ELEMENTOS BSICOS PARA MEDIR EL DESEMPEO, YA QUE AL
NO ESTAR NORMADAS LAS FORMAS CORRECTAS DE REALIZAR LAS TAREAS, NO
ES POSIBLE SEALAR OBJETIVAMENTE LOS DEFECTOS EN LA EJECUCIN DE LAS
MISMAS, ENTRE OTROS.-ESTE TIPO DE PROBLEMAS QUE PRESENTAN LAS
INSTITUCIONES SE PUEDEN SOLUCIONAR CON LA REALIZACIN DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS DE CONTENIDO NORMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE LES
PERMITAN REGISTRAR Y TRANSMITIR EN FORMA ORDENADA Y SISTEMTICA LA
INFORMACIN DE UNA ORGANIZACIN Y SERVIR COMO MEDIO DE COMUNICACIN Y
COORDINACIN ENTRE LOS FUNCIONARIOS DE LA MISMA. EL USO DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS EN LA ADMINISTRACIN PBLICA CONTRIBUYE A SOLUCIONAR
PROBLEMAS TALES COMO LA FALTA DE COMUNICACIN ADECUADA EN LA CADENA
DE MANDO EN TODOS LOS NIVELES JERRQUICOS INSTITUCIONALES, YA QUE
SUMINISTRAR A LOS FUNCIONARIOS EL MEDIO DE RECIBIR INSTRUCCIONES E
INFORMACIONES, DE ESTUDIARLAS METDICAMENTE E INSTRUIRSE EN LOS
DETALLES DE LAS DIRECTIVAS GENERALES Y ADMINISTRATIVAS DE LA
INSTITUCIN.
LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS: SON AQUELLOS INSTRUMENTOS QUE
APOYAN EL FUNCIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIN A TRAVS DE LA
ESPECIFICACIN DE BASES JURDICAS, ATRIBUCIONES, ESTRUCTURAS,
OBJETIVOS, POLTICAS, DETERMINACIN DE CAMPOS DE COMPETENCIA,
DESLINDAMIENTO DE RESPONSABILIDADES, FUNCIONES, ACTIVIDADES,
OPERACIONES O PUESTOS, Y EN GENERAL TODA LA INFORMACIN AMPLIA Y
DETALLADA DEL QUEHACER DE LA ORGANIZACIN.-LOS MANUALES, SON UNA
FORMA SENCILLA, DIRECTA, UNIFORME Y AUTORIZADA DE PRESENTAR LA
INFORMACIN QUE TRATA DE LOS DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE UN
EMPLEADO, LOS REGLAMENTOS BAJO LOS CUALES TENDR QUE TRABAJAR Y LAS
POLTICAS Y PRCTICAS DE LA EMPRESA.-LA EMPRESA EN EL MOMENTO DE
IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, DEBE ELABORAR UN MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS, EN EL CUAL DEBE INCLUIR TODAS LAS ACTIVIDADES Y
ESTABLECER RESPONSABILIDADES DE LOS FUNCIONARIOS, PARA EL
CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES.-TAMBIN LLAMADOS
MANUALES DE OPERACIN, DE PRCTICAS ESTNDAR, DE INTRODUCCIN SOBRE EL
TRABAJO, DE RUTINAS DE TRABAJO, DE TRMITES Y MTODOS DE TRABAJO.-EL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PRESENTA SISTEMAS Y TCNICAS ESPECFICAS,
"SEALA EL PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA LOGRAR EL TRABAJO DEL
PERSONAL DE OFICINA O DE CUALQUIER OTRO GRUPO DE TRABAJO".-LOS
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, SON AQUELLOS INSTRUMENTOS DE INFORMACIN
EN LOS QUE SE CONSIGNAN EN FORMA METDICA, LAS OPERACIONES QUE DEBEN
SEGUIR PARA LA REALIZACIN DE LAS FUNCIONES DE UNA ENTIDAD O DE
VARIAS DE ELLAS.-LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, POR SUS
CARACTERSTICAS DIVERSAS PUEDEN CLASIFICARSE EN MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS DE OFICINA Y DE FBRICA.TAMBIN PUEDEN REFERIRSE: A
TAREAS Y TRABAJOS INDIVIDUALES POR EJEMPLO, CMO OPERAR UNA MQUINA
DE CONTABILIDAD. A PRCTICAS DEPARTAMENTALES, EN EL QUE SE INDICAN
LOS PROCEDIMIENTOS DE OPERACIN DE TODO UN DEPARTAMENTO. A PRCTICAS
GENERALES EN UN REA DETERMINADA DE ACTIVIDAD COMO MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS, COMERCIALES, DE PRODUCCIN, FINANCIEROS
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