MEMIMPIN RAPAT 02

BERKOMUNIKASI DENGAN LEBIH BAIK

Kompetensi Pemimpin Rapat

1. Menuliskan agenda yang baik dan bisa dijalankan

2. Mengidentifikasi masalah sebelum rapat

3. Mendapat dukungan dari pihak berkepentingan sebelum rapat

4. Mendorong terjadinya diskusi dan partisipasi

5. Memulai, menjalankan, dan mengakhiri tepat waktu

Kompetensi Pemimpin Rapat

6. Menangani konflik7. Mendengarkan secara aktif8. Merangkum poin-poin9. Membangun konsensus10. Memotivasi orang lain11. Mengatur pertanggung

jawaban

Keputusan Prarapat

Rapat yang sukses dimulai sebelum rapat. Pada saat itu sudah harus diputuskan :

Apakah perlu diadakan rapat?

Masalah apa yang bisa ditangani tanpa rapat?

Apa yang akan terjadi jika kita tidak mengadakan rapat sama sekali?

Apa yang akan terjadi jika kita menunda rapat?

Keputusan Prarapat

Siapa yang ikut rapat?

Hanya orang yang bisa memberi kontribusi pada diskusi yang diundang.

Tidak ada yang hadir untuk mengamati, belajar, atau sekedar tahu.

Apa yang harus dimasukkan dalam agenda rapat?

Bagaimana mendapatkan dukungan?

Bagaimana membongkar keberatan?

Keputusan Prarapat

Siapa yang ikut rapat?

Ketika orang menghadiri rapat, mereka hadir karena suatu alasan

Siapa yang punya informasi yang perlu dibahas?

Siapa yang perlu mengambil keputusan?

Siapa yang perlu menjalankan rencana?

Siapa lagi betul-betul penting bagi keberhasilan rapat/proyek?

Keputusan Prarapat

Membuat Agenda

Agenda adalah alat bantu utama rapat.

Agenda membentuk ekspektasi, menjaga rapat tetap pada jalurnya, dan menciptakan akuntabilitas.

Sekalipun sederhana, agenda rapat perlu dibuat dengan panduan sebagai berikut :Berilah judul pada rapatGambarkan dengan singkat tujuan rapatSebutkan siapa saja pesertanya

Keputusan Prarapat

Membuat Agenda

Sebutkan dengan singkat tapi jelas, setiap aspek dari setiap masalah yang dibahas.

Pisahkan semua keputusan tunda

Tuliskan batas waktu untuk tiap agenda(dan patuhilah!!)

Masukkan item agenda terselubung yang bisa mengalihkan rapat kalau butuh dibahas.

Bagikan bahan bacaan di muka bersama agenda

Pastikan setiap peserta menerima agenda setidaknya 24 jam sebelumnya.

Berikan waktu untuk partisipasi dan diskusi.

Keputusan Prarapat

Membuat Agenda

Komunikasi Prarapat

Beberapa waktu sebelum rapat, perlu dikonfirmasi berbagai hal yang dapat mempengaruhi hasil rapat, seperti :

Memberitahu mereka apa yang terjadiMencari umpan balik mereka tentang masalah yang dibahasMengajukan pertanyaan.Mengumpulkan informasiMenemukan masalah baruMembahas opsiMencapai kesepakatan tentang suatu pendekatan atau tindakan.

Komunikasi Prarapat

Ajukan pada diri anda sendiri beberapa pertanyaan sebelum rapat :

Siapa yang bisa membantu anda dan mengapa?

Siapa yang bisa mengganggu tujuan rapat dan mengapa?

Pertanyaan apa yang perlu anda lontarkan kepada mereka

Apa yang akan anda lakukan dengan informasi yang terkumpul?

Doronglah Partisipasi

Sumberdaya paling berharga adalah kecerdasan dan pengetahuan kolektif peserta rapat, oleh karena itu pemimpin perlu mendorong partisipasi peserta rapat.

Partisipasi adalah hal penting dalam menuai daya kreasi organisasi Anda. Jika anda mendorong partisipasi, maka semua bisa memperoleh manfaat, dengan demikian suasana harus cukup aman dan mudah bagi semua orang untuk ikut terlibat.

Doronglah Partisipasi

Beberapa contoh untuk mendorong partisipasi misalnya:

Pak Bambang, Anda kok menggeleng-geleng. Apa lagi yang perlu kita pertimbangkan?

Saya ingin mendengar pendapat Mbak Susilowati tentang hal ini

Pak Nurhadi, tadi kita membicarakan sesuatu sebelum rapat. Dapatkah anda membagikannya dengan yang lain?

Doronglah Partisipasi

Beberapa contoh untuk mendorong partisipasi misalnya:

Apakah semua masalah sudah tercatat?

Apakah ada hal lain yang perlu kita pertimbangkan?

Apa yang tidak ketahui, tetapi perlu kita ketahui?

Apakah ada yang belum memberikan kontribusi?

Pancinglah Diskusi

Bahasa dan nada bicara anda adalah alat bantu yang bisa digunakan untuk memancing diskusi.

Jangan beri pendapat anda terlebih dahulu, biarkan orang lain yang berbicara.

Katakan padanya bahwa anda ingin mendengar pendapatnya.

Pancinglah Diskusi

Buatlah kontak mata, dan lontarkan pertanyaan padanya, misalnya :

Apa reaksi anda … ?

Apa pandangan anda tentang…?

Bagaimana anda melihat … ?

Apa yang mengarahkan anda ke . ?

Apa ide yang lain … ?

Bagaimana kita bisa … ?

Seorang pemimpin bisa menanyakan “Apa ada hal perlu saya ketahui, namun belum saya ketahui?”

Pertanyaan itu bisa membawa pengaruh besar pada peserta rapat karena dengan demikian pemimpin bisa mendengar apa yang biasanya tidak ia dengar, tetapi peserta rapat juga tahu bahwa mereka bisa menyampaikan sesuatu yang perlu mereka katakan, tanpa ada hukuman.

Pancinglah Diskusi

Mengatur Waktu

Keluhan terbesar soal rapat adalah mulainya terlambat, berakhirnya juga terlambat, dan waktu yang tersia-sia ditengah-tengahnya. Orang akan lebih senang pergi rapat serta berpartisipasi lebih penuh jika mereka tahu bahwa waktu mereka dihargai.

Satu-satunya cara untuk membuat sistem berjalan bagi semua orang adalah dengan melakukan praktek yang baik di seluruh jajaran dan sisi perusahaan, dan praktek yang baik adalah dengan … memulai tepat waktu.

Menangani Konflik

Semua pemimpin tahu bahwa konflik yang sehat dan positif membawa manfaat bagi organisasi.

Oleh sebab itu pemimpin rapat berupaya untuk mendorong konflik positif dan menghindarkan yang negatif, serangan pribadi atau emosi tinggi yang meracuni atmosfer kerja dan menghambat kemajuan.

MEMIMPIN RAPAT 03

Masih ada kelanjutannya…