MEMIMPIN RAPAT 03

BERKOMUNIKASI DENGAN LEBIH BAIK

Mengangkat Konflik Positif

Ciptakan lingkungan yang aman dan terbuka

Doronglah setiap peserta untuk berbicara

Gunakan alat bantu keputusan seperti membandingkan sisi positif dan negatif, lembar evaluasi, dan tabel.

Tetapkan aturan dasar dan tegakkan.

Menangani Konflik Negatif

Dengarkan semua pandangan

Identifikasi sasaran bersama

Bangunlah kesepakatan

Hindari menuding kesalahan

Lakukan depersonalisasi melalui ucapan Anda

Jika konflik tetap terjadi, bawalah masalah itu keluar

Jangan tolerir adanya

serangan pribadi

Menangani Konflik Negatif

Carilah hasil yang menang-menang

Komunikasikan perasaan hormat

Gunakan nada yang positif

Merangkum Secara Efektif

Kemampuan merangkum adalah kemampuan untuk mendengarkan dengan baik dan membuat kajian yang ringkas tetapi tepat tentang apa yang telah dikatakan.

Untuk dapat merangkum secara efektif anda harus terbiasa untuk mendengarkan segalanya termasuk yang tersirat.

Anda juga harus meningkatkan kemahiran berbahasa serta kemahiran untuk mengklarifikasi konsep untuk merangkum poin pembicaraan.

Merangkum Secara Efektif

Tingkatkanlah kemampuan untuk merangkum dengan cara:

Buatlah catatan atau dengan dengan pikiran “mencatat”

Tangkaplah dalam pikiran, kata-kata dan frasa kunci

Ulangi kata-kata dan frasa kunci

Tempatkan ide-ide individual dalam konteks keseluruhan pembicaraan

Buat analogi dan “nama” untuk ide-ide sentral.

Konsensus membentuk akuntabilitasdan untuk memastikan setiap orangbertindak sesuai keputusan.

Konsensus tidak berarti bebas konflik, konsensus adalah penyelesaian konflikdalam cara yang bisa diterimasebagian besar peserta.

Untuk mencapai konsensus andaperlu melakukan tindakan berikut :

Definisikan permasalahan

Tunggulah sampai orang lain telahbicara sebelum menawarkanpendapat Anda

Usahakan terjadinya curahgagasan yang kreatif

Mencapai Konsensus

Bahaslah konflik sampai benar-benar dipahami oleh semua orang.

Analisis dan evaluasilah apa yang telah anda pelajari

Rangkumlah apa yang telah diucapkan

Mintalah keputusan untuk diambil, atau putuskan sendiri.

Mencapai Konsensus

Ambillah tanggung jawab untukmemperkecil jumlah pilihan.

Jagalah jangan sampai menguasaidiskusi

Tanyakan pertanyaan yang menggali

Tidak memahami manfaatkompromi

Marah karena suatu hal lain

Merasa tidak dipedulikanatasan

Pendengar yang buruk

Memiliki agenda terselubung

Menangani Orang Sulit

Beberapa hal tentang orang sulit

Mendebat urusan sepele

Melupakan pandangan oranglain

Menangani Orang Sulit

Orang-orang sulit dalam banyakhal tidak menyadari betapamereka mengganggu oranglain, atau betapa seriusnyatindakan mereka terhadapkarier mereka sendiri dan jugaefektivitas team.

Anda bisa menghindari banyakmasalah yang dibawa orangsulit ini dengan melakukanintervensi sejak awal :

Lakukan percakapan satulawan satu

Menangani Orang Sulit

Mengakui suatu masalah, dan membiarkan ia mengeluarkan atau membahasnya

Sarankan perilaku yang anda hargai dan apa yang tidak bisa ia lakukan

Selama rapat berlangsung, biarkan ia mengucapkan apa yang diinginkan, dan bahkan mengajukan beberapa pertanyaan, dan kemudian lanjutkan rapat.

Berikan batas waktu

Katakan kepada pemimpin oranisasi yang lain untuk melakukan hal serupa.

Kendalikan Rapat Sampingan

Rapat sampingan terjadi karena rapat resmi telah keluar jalur atau terlalu lama.

Rapat sampingan ini tidak boleh dibiarkan dan dikendalikan dengan menaikkan sedikit demi sedikit campur tangan anda :

Lihat orang-orang yang sedang berbicara sampai anda bertatap mata dengan mereka.

Kendalikan Rapat Sampingan

Jika mereka tidak mengerti juga, berdirilah dan hampirilah

mereka, atau panggil mereka

Anda mungkin juga perlu mengingatkan kelompok ini

tentang aturan rapat jika anda punya aturan yang melarang

pembicaraan sampingan

Jika sampai pada tahap ini mereka belum mengerti juga,

tegurlah setelah rapat. Perjelas pada mereka, bahwa hal

tersebut tidak akan membantu diri mereka ataupun tim.

LAIN-LAIN

Bersikap terbuka pada kabar buruk

Setelah orang melihat orang lain berbicara terbuka dan menyampaikan kabar buruk tanpa takut akan resikonya, mereka akan

merasa oke dalam melakukannya. Kebijakan ini perlu ditegaskan secara rutin untuk

memastikan semua orang memahaminya.

Kocoklah Sedikit

Mengubah dinamika tidak selalu membuat orang merasa nyaman, tapi sesungguhnya memang bukan kenyamanan yang dicari melainkan bahwa setiap orang dapat dimaksimalkan potensinya. Mengubah waktu atau jadwal rapat, atau membawa fasilitator dari luar

LAIN-LAIN

Gunakan Memo Satu Halaman

Upayakan materi bacaan dalampersiapan rapat seringkas mungkin. Biasakan menulis dengan baik namunringkas. Hal ini sangat perlu dilakukanuntuk menghemat waktu.

Berikan Hak Mengeluh

Sediakan waktu untuk suatu rapat terbuka. Sebelum, sewaktu dan

setelah rapat, karyawan diberi “hak mengeluh”, yang berarti

mereka boleh mengangkat masalah apa saja dengan siapa

saja, tentang tindakan yang tidak selaras dengan nilai-nilai

perusahaan.

Anda bisa membuat lingkungan seperti itu dengan kebijakan yang

mendukung. Bahkan kalau anda pikir orang sudah nyaman untuk tampil, tidak ada salahnya Anda

menyatakan dengan eksplisit kebijakan ini.

LAIN-LAIN

Ada perbedaan antara partisipasi dengan muncul dengan membawa

ide atau pandangan.

Hubungi Semua Orang

Sekalipun seseorang senang berpartisipasi dalam rapat, ia tidak akan selalu datang membawa sesuatu jika tidak diminta.

Pemimpin bisa membangkitkan kreativitas dengan membuat orang tahu bahwa mereka harus dengan persiapan untuk melakukan lebih dari sekedar membahas usulan orang lain.

Pendekatan kreatif bisa mengirimkanpesan yang bagus dan membantuorang untuk memfokuskan padamasalah yang sedang dihadapi.

Pendekatan menyenangkan untukmembuang pikiran adalah untukmengingatkan orang agar tidakmeninggalkan ke”sekarang”-an.

LAIN-LAIN

Campakkan Pikiran Anda

Fokuslah pada rapat yang diikuti, dan ajak peserta untuk juga fokus.

LAIN-LAIN

Tip di saat terakhir

Buat agenda praktis yang mencakup tujuan rapat, daftar peserta, deskripsi singkat

tentang topik diskusi, dan alokasi waktu. Tuliskan penggunaan waktu anda sendiri disamping tiap baris selama rapat untuk memastikan anda tetap berada di jalur.

Jika anda punya waktu

Hubungi orang-orang berpengaruh sebelum rapat dimulai untuk mengetahui apa yang dipikirkan, menangani pertentangan, dan membangun konsensus

LAIN-LAIN

Rencanakan peningkatanberkelanjutan

Bacalah buku tentang manajemenrapat, dan sarankan pada

pimpinan tim anda.

Buatlah lokakarya tentang manajemen rapat, atau buatlah sedemikian rupa agar ketrampilan itu menjadi bagian dari rencana pelatihan individu tiap pimpinan di organisasi.

Rencanakan peningkatan

berkelanjutan

Cobalah buat kebijakan rapat secara

tertulis untuk organisasi.

LAIN-LAIN

SUDAH SELESAI