104
Menangani Surat Masuk & Surat Keluar (Mail Handling) SMK PRUDENT SCHOOL TANGERANG Jl. K.H. Hasyim Asari 78, Cipondoh Kota Tangerang

Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

  • Upload
    debagus

  • View
    528

  • Download
    14

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Menangani Surat Masuk & Surat Keluar (Mail Handling)

SMK PRUDENT SCHOOL TANGERANGJl. K.H. Hasyim Asari 78, CipondohKota Tangerang

Page 2: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Pengertian Surat Masuk dan surat keluar• Surat masuk adalah surat-surat yang

diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi

• Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan / dibuat suatu organisasi / perusahaan maupun kelompok

Page 3: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Pola Kegiatan Administrasi

Dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi, ada dua pola yang digunakan, yaitu :

• Pola Sentralisasi

• Pola Desentralisasi

Page 4: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Pengertian pola Sentralisasi dan Desentralisasi• Pola Sentralisasi merupakan pola

penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani surat keluar/masuk.

• Pola ini banyak dipakai pada lembaga pemerintahan atau BUMN

Page 5: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Pengertian Pola Desentralisasi• Pola Desentralisasi merupakan pola

penanganan berkas yang dilakukan disetiap bagian dari unit yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretaris di lingkungan kantor ini. Semua kegiatan administrasi dilakukan oleh seorang sekretaris pada unit masing-masing.

• Pola ini banyak di anut oleh perusahaan swasta

Page 6: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Perlengkapan dalam Penanganan Surat• Baki Surat (Tray)• Buku Agenda surat masuk dan keluar• Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk

dan rahasia• Secretaries Desk File (Odner)• Alat tulis• Kertas dan amplop• Alat pembuka surat• Stempel• Formulir tanda terima/buku ekspedisi• Lembar disposisi

Page 7: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Kegunaan Perlengkapan Penanganan Surat• Baki Surat (Tray) berguna sebagai tempat dari

berkas surat yang ada.• Buku Agenda surat masuk dan keluar digunakan

untuk pengurusan surat jika memakai sistem buku agenda yaitu mencatat data surat yang masuk dan keluar

• Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk dan rahasia digunakan untuk pengurusan surat jika memakai sistem kartu kendali yaitu mencatat data surat yang masuk dan keluar

• Secretaries Desk File (Odner) berguna untuk pengumpulan map dengan kode dan kalsifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani

Page 8: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

• Alat tulis seperti pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler, dan penjepit kertas

• Kertas dan amplop untuk membuat surat dan sebagai tempat surat sebelum di kirim

• Alat pembuka surat seperti pisau atau gunting • Stempel gunanya untuk mensahkan sebuah

surat dan dokumen• Formulir tanda terima/buku ekspedisi

digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi

• Lembar disposisi digunakan untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola desentralisasi, disposisi langsung pada suratnya

Page 9: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Sistem Pengurusan Surat

• Sistem Buku Agenda (Sistem Tradisional)

• Sistem Kartu Kendali (Sistem pola Modern)

• Sistem Takah (Tata Naskah) digunakan di lingkungan TNI

Page 10: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

PengertianSistem Buku Agenda

• Hal ini merupakan kekurangan dari sistem tsb, karena apabila dalam satu hari harus mencatat surat dalam jumlah yang sangat banyak yang jumlahya mencapai ratusan bahkan bisa ribuan

Sistem buku agenda yaitu sistem yang

pertama kali muncul yaitu

sezak pemerintahan Hindia Belanda

dimana pencatatan hanya bisa dilakukan

oleh satu orang saja.

Page 11: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Pengertian Sistem Kartu Kendali (Sistem pola baru modern)

• Sistem kartu kendali merupakan sistem yang diciptakan untuk mengatasi kekurangan yang ada pada sistem buku agenda, dimana pada sistem buku agenda sistem pencatatan hanya bisa dilakukan oleh satu orang saja.

• Hal ini tentunya akan memakan waktu yang lama dalam pencatatannya apabila dalam satu hari suatu kantor harus mencatat surat dalam jumlah yang sangat banyak hingga mencapai ratusan bahkan ribuan.

• Jika menggunakan sistem kartu kendali hal ini bisa dilakukan oleh beberapa orang sekaligus, sehingga dapat mempercepat dalam penanganan surat, dan pelayanan kepada masyarakat pun akan semakin cepat.

Page 12: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Proses Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda:

• Penerimaan Surat• Penyortiran Surat• Pencatatan Surat• Pengarahan Surat• Penyampaian Surat• Penyimpanan Surat

Page 13: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Penerimaan Surat:

• Mengumpulkan dan menghitung surat masuk

• Meneliti ketepatan alamat

• Menandatangani bukti penerimaan bahwa surat telah diterima

Page 14: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Penyortiran Surat• Memisahkan surat kedalam surat

dinas (biasa, penting, rahasia) maupun surat pribadi

Page 15: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Pencatatan Surat

• Membaca surat (dinas, biasa, penting)

• Memeriksa lampiran-lampiran

• Membubuhkan stempel Agenda

• Mencatat surat dalam Buku Agenda Masuk

Page 16: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Contoh Stempel Agenda

Tanggal Diterima : 5 Januari 2009

No. Agenda : 2

Tanggal Diteruskan: 5 Januari 2009

Tanda Tangan : (diisi dengan tanda tangan agendaris)

Page 17: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Jenis-jenis Buku Agenda

• Buku Agenda Surat Masuk• Buku Agenda Verbal (Surat

keluar)• Buku Agenda Berpasangan

Page 18: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Buku Agenda Surat Masuk• Buku ini digunakan untuk mencatat semua

surat masuk yang diterima.

Contoh :

NoTanggal Terima

Terima DariTanggal dan No. Surat

Perihal LampiranDiteruskan

KepadaKeterangan

PT. Sejahtera 2 Januari 2009Jl. Raya Bogor, 002/A/I/09KM.29 JakartaBank BCA 9 Januari 2009Jl. Margonda Raya,12/U/I/09Depok

Pesanan 1 lembarDirektur

Pemasaran-

210 Januari

2009Penawaran Layanan

1 BerkasKepala Bagian

KeuanganBrosur

1 5 Januari 2009

Page 19: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Buku Agenda Verbal (Surat Keluar)• Buku ini digunakan untuk mencatat surat yang

dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain.• Contoh :

No Nomor Surat Tanggal Surat Dikirimkan Kepada Perihal Lampiran Keterangan

6 Januari 2009 Kantor PajakJl. TMP KalibataJakarta

6 Januari 2009 PT. Sejahtera,Jl. Raya Bogor,KM.29, Jakarta

NPWP - -

2 002/A/I/09Pengiriman

Barang1 Berkas

Berhubungan dengan surat masuk No.002/A/I/09

1 001/B/I/09

Page 20: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Buku Agenda Berpasangan• Buku ini digunakan untuk mencatat semua

surat yang masuk maupun surat keluar yang digabungkan menjadi satu

• Contoh :

NoTanggal

Terima/KirimTanggal dan Nomor Surat

M/K Dari/Kepada Perihal Lampiran Keterangan

2 Januari 2009 PT. Sejahtera

002/A/I/09 Jl. Raya Bogor, 1 Lembar

KM. 29 Jakarta6 Januari 2009 Kantor Pajak,001/B/I/09 Jl. TMP Kalibata, -

Jakarta

1 5 Januari 2009

2 6 Januari 2009 NPWP -K

M Pesanan -

Page 21: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Pengarahan Surat

• Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat.

• Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena dia yang bertanggung jawab thd penanganan surat

• Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

Page 22: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Definisi Lembar Disposisi

• Lembar Disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain.

Page 23: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Contoh Lembar Disposisi

DISPOSISIIndeks : Sejahtera, PT Rahasia :

Penting :√Biasa :

Kode : Se Tgl Penyelesaian : 6 Januari 2009Tgl/No : 2 Januari 2009/002/B/I/09Asal : PT Sejahtera, Jl. Raya Bogor, KM. 29, JakartaIsi Ringkas : Pesanan alat-alat elektronik

Instruksi : Diteruskan kepada :1. Ardian, Se Segera proses !2.3.

Sesudah digunakan harap segera kembali :Kepada : Bagian AdministrasiTanggal : 15 Januari 2009

Diisi oleh Sekretaris

Diisi oleh Pimpinan

Diisi oleh Sekretaris

Page 24: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Penyampaian Surat• Menyampaikan surat kepada pejabat /

karyawan berdasarkan disposisi pimpinan, dan mencatat dalam buku Ekspedisi Intern

• Ada 2 macam buku Ekspedisi, yaitu :

1. Buku Ekspedisi intern

2. Buku Ekspedisi Ekstern

Page 25: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Definisi Buku Ekspedisi Intern

• Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.

Page 26: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Definisi Buku Ekspedisi Ekstern

• Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian / pengiriman / distribusi surat kepada pihak lain dari luar organisasi / perusahaan.

Page 27: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Contoh Format dan cara pengisian Buku Ekspedisi

No Tanggal KirinTanggal dan Nomor Surat

PerihalDitujukan kepada

Nama Penerima

Tanda Tangan

2 Januari 2009

002/B/I/09 Ardian, Se MetyPesanan(Tanda tagan

penerima)1 6 Januari 2009

Page 28: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Penyimpanan Surat

• Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu seperti Sistem Abjad, sistem Subjek, Sistem Wilayah, Sistem Tanggal, Sistem Nomor.

Page 29: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Pengurusan Surat Masuk Pengurusan Surat Masuk Sistem Kartu KendaliSistem Kartu Kendali

Definisi Kartu kendaliDefinisi Kartu kendali adalah lembar isian untuk adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat, dan penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dapat ditemukan kembali dengan mudah.dengan mudah.

Page 30: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Fungsi Kartu KendaliFungsi Kartu Kendali Sebagai alat pengendali surat

masuk dan surat keluar Sebagai alat pelacak surat Sebagai arsip pengganti bagi

surat-surat yang masih dalam proses

Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi

Page 31: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Keuntungan menggunakan Kartu Kendali

Lebih EfisienLebih Efisien Dapat membedakan sifat surat Dapat membedakan sifat surat

(penting, biasa, dan rahasia) karena (penting, biasa, dan rahasia) karena lembarannya berbedalembarannya berbeda

Menghilangkan pencatatan yang Menghilangkan pencatatan yang berulangberulang

Mudah melacak lokasi surat yang Mudah melacak lokasi surat yang sedang diprosessedang diproses

Memudahkan penyusunan arsipMemudahkan penyusunan arsip Memudahkan inventarisasi dan Memudahkan inventarisasi dan

penilaian arsippenilaian arsip

Page 32: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Kategori Surat PentingKategori Surat Penting

Jika Surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan

Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan

Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat pada surat lain, sehingga kalau informasi tidak sampai kepada pimpinan atau unit pengolah akan menimbulkan kesulitan

Page 33: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Kategori Surat BiasaKategori Surat Biasa : :

Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan

Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya

Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.

Page 34: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Kategori Surat Rahasia: Surat bersampul lebih dari sampul

surat Pada sampul surat terdapat kode RHS

atau SRHS

Page 35: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Prosedur Pengiriman Surat Masuk Penting

• Penerimaan Surat• Pencatatan Surat• Pengarahan atau pengendali surat• Penyampaian surat ke unit pengolah• Penyimpanan atau penataan arsip

Page 36: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Tugas Penerimaan Surat• Menerima Surat masuk dari instansi lain dan

menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat

• Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, surat rahasia

• Menyerahkan surat tersebut kepada pencatat surat

• Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir

Page 37: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Pencatatan Surat• Surat yang diterima oleh pencatat surat dinilai

dengan 3 kategori yaitu : surat penting, biasa dan rahasia

• Untuk surat penting maka dicatat dengan menggunakan kartu kendali

• Untuk surat biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa

• Untuk surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia

Page 38: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Tugas Pencatatan Surat• Mencatat surat penting menggunakan

kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengatar surat biasa, surat rahasia dengan menggunakan surat rahasia

• Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat

Page 39: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Contoh :Format Kartu Kendali dan cara pengisiannya

Tgl : 5 Januari 2009

No. Urut : 1 M/K : M Kode : Se

Isi Ringkas : Pesanan barang

10 Unit Komputer Merek Toshiba

10 Unit Laptop Merek Toshiba

Lampiran : 1 lembar Tgl Surat : 2 Januari 2009 No. Surat : 02/A/I09

Dari : PT Sejahtera, Jl. Raya Bogor, KM 29 Jakarta

Kepada : PT Genta Nusa, Jl. Arteri Pondok Indah No.5 Jakarta

Pengolah : Bagian Pemsaran Paraf : -

Catatan : -

Indeks : Sejahtera, PT

Page 40: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Keterangan Tabel• Kolom Indeks Pada umumnya yang menggunakan kartu kendali

adalah kantor yang volume suratnya banyak. Untuk kantor yang demikian akan lebih cocok menggunakan sistem subjek yaitu diisi dengan masalah surat

• Kolom Tgl, No. Urut, M/K Di isi dengan tanggal masuk atau keluarnya surat.

M = untuk surat masuk, K = Keluar• Kolom Kode Diisi dengan kode yang sesuai berdasarkan indeks

yang digunakan

Page 41: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

• Kolom Isi Ringkas Diisi uraian ringkas tentang isi surat• Kolom Lampiran Diisi sesuai dengan jumlah lampiran yang

terdapat pada surat tersebut• Kolom Dari Diisi dari instansi mana surat itu berasal• Kolom Kepada Diisi kepada siapa surat tersebut ditujukan • Kolom Tanggal surat Diisi dengan tanggal surat masuk/keluar tersebut

Page 42: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

• Kolom Nomor Surat

Diisi dengan nomor surat masuk /keluar tersebut

• Kolom Pengolah

Diisi dengan unit kerja di instansi yang

bersangkutan yang akan menangani surat

tersebut

Page 43: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

• Kolom Paraf Yang menerima surat harus memberikan parafnya

sebagai tanda bahwa surat sudah diterima. Jadi dalam sistem kartu kendali tidak perlu lagi menggunakan buku ekspedisi karena kartu kendali dapat berfungsi juga sebagai buku ekspedisi

• Kolom Catatan diisi apakah ada lampiran atau tidak.

Page 44: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Tugas Pengarahan atau pengendalian surat (pimpinan pada unit kearsipan contoh

Kepala Tata Usaha)

• Menerima surat yang telah dilampiri tiga

lembar kartu kendali

• Menentukan arah surat, kepada siapa

atau ke unit mana surat diteruskan

Page 45: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

• Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pda

kartu kendali

• Mengambil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan

di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai

alat pengendali surat dan setelah 1 tahun di jilid

• Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit

pengolah

Page 46: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Penyampaian surat ke unit pengolah

• Unit Pengolah terdiri dari bagian-bagian berikut :

1. Tata Usaha Unit Pengolah

2. Pimpinan Unit Pengolah

3. Pelaksana

Page 47: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Tugas dari Tata Usaha Unit Pengolah

• Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sebagai bukti bahwa surat telah diterima

• Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada surat

Page 48: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

• Membuat 2 lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah

• Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 dan 2 yang telah di isi oleh pimpinan unit pengolah

• Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada didisposisi

Page 49: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

• Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut telah selesai diproses, untuk kemudian disimpan berapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sebagai bukti bahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip

Page 50: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Tugas Pimpinan Unit Pengolah

• Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari TU Unit Pengolah

• Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk

• Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada TU Unit pengolah

Page 51: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Tugas Pelaksana unit pengolah

• Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit pengolah

• Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi

• Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah jika surat selesai diproses/ditindaklanjuti

Page 52: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Tugas Penyimpanan atau penata arsip• Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata

usaha unit pengolah dan disimpan dikotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.

• Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3

• Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

Page 53: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Bagan Prosedur Pengurusan Surat Masuk Penting Sistem Kartu Kendali

Penerima Surat

Pencatat Surat

Pengarah Surat

Penata Arsip TU/Sekretaris Pimpinan Pelaksana

1 2 3 4 5

6

8

7

Catatan : KK = Kartu KendaliLD = Lembar Disposisi

Unit Kearsipan Unit Pengolah

KK 1

KK 2

KK 3

KK 1

KK 2

KK 3

Kotak KK 1

KK 2

KK 3

LD 1

LD 2

Kotak KK 2

Kotak

KK 3 dan LD 2

KK 3

LD 1

LD 2

LD 1

LD 1

Page 54: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Keterangan Gambar1. Petugas Pos/kurir menyerahkan surat

kepada penerima surat2. Penerima surat menyerahkan surat kepada

pencatat surat untuk dibaca dan dicatat dalam KK rangkap 3

3. Pencatat surat menyerahkan surat beserta 3 lembar KK kepada Pengarah Surat untuk diperiksa

Page 55: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

4. Pengarah Surat memeriksa pengisian KK, menyimpan KK1 sebagai kartu kontrol, dan menyerahkan surat, beserta KK2 dan KK3 kepada unit pengolah melalui TU unit pengolah/Sekretaris

5. TU Unit pengolah/Sekretaris memberi paraf pada kolom pengolah kemudoan menyerahkan surat, KK3, dan 2 LD kpd pimpinan.Jika sudah, KK3 dan LD2 disimpan, surat dan LD1 diserahkan kepada Pelaksana sesuai dengan disposisi pimpinan

Page 56: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

6. TU Unit pengolah mengembalikan KK2 kepada Pengarah Surat untuk selanjutnya diteruskan kepada penata arsip.

7. Jika Pelaksana sudah menyelesaikan surat sesuai dengan disposisi pimpinan, surat dan LD1 diserahkan kepada TU/Sekretaris untuk disimpan.

8. Jika surat sudah selesai diproses atau sudah in-aktif, surat dan KK3 ditukar dengan KK2 pada penata arsip

Page 57: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa

• Tidak perlu dicatat dalam kartu kendali• Menggunakan lembar pengantar surat

biasa• Alur kerja pendek• Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan

ke unit pengolah, dpaat ditunggu 1-2 hari lamanya

Page 58: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

• Pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam 1 lembar pengatar surat biasa

• Penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja

• Tidak perlu diserahkan ke penata arsip• Penghapusan arsip dilakukan di unit

pengolah

Page 59: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Contoh Format lembar pengantar surat Contoh Format lembar pengantar surat biasa dan cara pengisiannyabiasa dan cara pengisiannya

LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA

Unit : Tanggal : Waktu Penyampaian :

Bagian Kepegawaian 5 Januari 2009 10.00 WIB

No. Urut

1

2

3

Jumlah : 3 SuratTanggal : 5 Januari Pukul : 10.30

Diterima : Donita TTD

Jakarta Gd. Diklat

Jl. MT. Haryono 2/AD/I/09 1 - 10 Feb 2009

Depnaker 2 Januari 2009 Diklat Pegawai 10 orang

No.3, Bogor

Griya Bilabong Permai

Rizki Amalia 3 Januari 2009 Lamaran Kerja Sekretaris

Jakarta

Jl. Raya Pejaten, No. 102

Gita Gustriani 3 Januari 2009 Lamaran Kerja Resepsionis

Asal Surat Tanggal/Nomor Isi Ringkas Keterangan

Page 60: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa

• Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2

Page 61: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

• Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya

• Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat

Page 62: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Bagan Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa

Penerima Surat Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip

Catatan : LP = Lembar Pengantar

Unit Kearsipan

Unit Pengolah

LP 1

LP 2 LP 1

LP 2

LP 2LP 1

Page 63: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Pengurusan Surat Masuk Rahasia

Hanya pimpinan yang boleHanya pimpinan yang bolehh membaca suratmembaca surat

Penyampaian surat kepada Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampulatau masih bersampul

Page 64: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Contoh Format lembar pengantar surat rahasia dan cara pengisiannya

LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA

Unit : Tanggal : Waktu Penyampaian :

Bagian Kepegawaian 20 Februari 2009 10.20 WIB

No. Urut

3

Asal Surat Tanggal/Nomor Isi Ringkas Keterangan

Depnaker 19 Februari 2009 Daftar Nama Diklat 10 orang

Jl. MT. Haryono 135/NAD/I/09

Jakarta

Jumlah : 1 SuratTanggal : 20 Februari 2009 Pukul : 10.30

Diterima : Donita TTD

Page 65: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Langkah-langkah Pengurusan Langkah-langkah Pengurusan Surat RahasiaSurat Rahasia

• Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat

• Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul kedalam lembar pengatar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat

Page 66: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

• Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah

• Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengatar 1 dan 2

• Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip

Page 67: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Bagan ProduserPengurusan Surat Masuk Rahasia

Penerima Surat Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip

Catatan : LP = Lembar Pengantar

Unit Kearsipan

Unit Pengolah

LP 1

LP 2 LP 1

LP 2

LP 2

LP 1

LP 1

LP 2

Page 68: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Menerima dan Mendistribusikansurat keluar

• Surat Keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut :

1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima

2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat

3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran

Page 69: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Pengurusan surat keluar Sistem Buku Agenda

1. Pembuatan konsep2. Persetujuan konsep3. Pencatatan surat4. Pengetikan konsep surat5. Pemeriksaan pengetikan6. Penandatanganan surat

7. Pemberian Cap Dinas8. Melipat Surat9. Penyampulan surat10.Pengiriman surat11.Penyimpanan surat

Page 70: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

1. Pembuatan Konsep • Dilakukan oleh pimpinan yang menantangani

surat pada lembaran konsep surat• Dilakukan jika konsep surat dibuat oleh

Sekretaris/asisten

Pembuatan konsep dapat dilakukan secara :

a. Sentralisasi

b. Desentralisasi

Page 71: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:1. Atasan atau pimpinan Konsep dibuat dan diketik sendiri

secara lengkap. Biasanya untuk surat rahasia

Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik

Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris

Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya

Page 72: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

2. Orang yang ditunjuk (Konseptor) Pimpinan dapat menunjuk

langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep surat

Page 73: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Contoh Format lembar konsep dan cara pengisiannya

Nomor : '003/B/I/09 Alamat yang dituju :

Lampiran : - Kepada

Hal : Konfirmasi Surat Lamaran Yth. Gita Gustriani

Jl. Raya Pejaten No.102 Jakarta

Isi Surat :Dengan hormat,Sehubungan dengan surat lamaran Saudara tanggal 3 Januari 2009 yang mengajukan permohonan kerja untuk posisireseptionis, maka dengan ini kami berikan tanggapan sebagai berikut.1 Kami sangat berterima kasih kepada Saudara yang bermaksud bekerja di perusahaan kami, namun dengan sangat

menyesal kami belum bisa memenuhi permohonan Saudara tersebut, karena posisi untuk jabatan tersebut telahterisi sejak beberapa waktu lalu

2 Surat lamaran Saudara akan kami simpan dalam dokumen kami, dan jika dikemudian hari tersedia posisi untukjabatan tersebut atau posisi lainnya, Saudara akan menjadi perhatian kami untuk ikut serta dalam proses rekuritmen.

Demikian surat ini kami sampaikan, dengan harapan Saudara segera mendapatkan apa yang diinginkan. Atas perhatianSaudara, kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,Kepala Bagian Kepegawaian

M. Aryo Wibisono, SH

Disusun oleh : Adinda Nur Aisyah Tgl 5 Januari 2009 Paraf ………………………

Disetujui oleh : M. Aryo Wibisono Tgl 5 Januari 2009 Paraf ………………………

Dikirim oleh : Teguh Arifianto Tgl 5 Januari 2009 Paraf ………………………

Keterangan : ………………………………………………………………………

Page 74: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

2. Persetujuan Konsep2. Persetujuan Konsep

Tujuan dari persetujuan konsep Tujuan dari persetujuan konsep surat adalahsurat adalah memeriksa apakah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksiatau perlu diperbaiki atau dikoreksi

Bila konsep surat sudah mendapat Bila konsep surat sudah mendapat persetujuan dari pimpinan maka persetujuan dari pimpinan maka pimpinan akan memberikan pimpinan akan memberikan tanda/paraf (acc) pada konsep tsb.tanda/paraf (acc) pada konsep tsb.

Page 75: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

3. Pencatatan Surat3. Pencatatan Surat

Konsep surat yang sudah di acc oleh pimpinan selanjutnya akan di catat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan

Tujuannya untuk mendapatkan nomor surat yang berlaku di kantor tsb.

Page 76: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Buku Agenda Verbal (Surat Buku Agenda Verbal (Surat Keluar)Keluar)

Buku ini digunakan untuk mencatat Buku ini digunakan untuk mencatat surat yang dibuat dan dikirimkan surat yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain.kepada pihak lain.

Contoh :Contoh :

No Nomor Surat Tanggal Surat Dikirimkan Kepada Perihal Lampiran Keterangan

6 Januari 2009 Kantor PajakJl. TMP KalibataJakarta

6 Januari 2009 PT. Sejahtera,Jl. Raya Bogor,KM.29, Jakarta

NPWP - -

2 002/A/I/09Pengiriman

Barang1 Berkas

Berhubungan dengan surat masuk No.002/A/I/09

1 001/B/I/09

Page 77: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

4. Pengetikan konsep surat

• Konsep surat yang telah di acc dan telah mendapatkan nomor surat untuk selanjutnya akan diketik dengan rapi

Page 78: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

5. Pemeriksaan pengetikan5. Pemeriksaan pengetikan Konsep surat yang telah diketik dan

diprint, konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya dengan memberi paraf menggunakan pensil pertanda sesuai dengan konsep

Page 79: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

6. Penandatanganan Surat

• Pejabat yang berwenang atau bertanggung jawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang

Page 80: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

7. Pemberian Cap Dinas Arti stempel pada surat yaitu sebagai

tanda syahnya surat. Pemberian stempel dinas dibubuhkan

disebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut

Page 81: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

8. Melipat Surat

Tata cara melipat surat :

1. Berdasarkan tradisi, ada 2 macam lipatan : Lipatan Prancis = mulanya dipakai oleh

orang Prancis terutama dikalangan raja-raja. Sekarang dipakai dikalangan dunia usaha

Lipatan Baron = banyak dipakai di Inggris, sekarang banyak dipakai untuk surat dinas yang memakai sampul panjang

Page 82: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

2. Berdasarkan lipatan teknis2. Berdasarkan lipatan teknis * Lipatan Baku = melipat kertas surat Lipatan Baku = melipat kertas surat

menjadi tiga bagian yang sama.menjadi tiga bagian yang sama.

• Lipatan AkordionLipatan Akordion = variasi dari lipatan baku bedanyabedanya terletak pada ujung atas dan ujung bawah surat yang diletakkan pada bagian luar lipatan(lebih mudah dibuka)

• Lipatan baku rendahLipatan baku rendah = sama dengan lipatan baku. BedanyaBedanya terletak pada kertas bagian atas dilipat lebih kecil dengan tujuan utk menampakkan bagian kepala surat

Page 83: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

2. Berdasarkan lipatan teknis2. Berdasarkan lipatan teknis

* Lipatan Baku = melipat kertas surat menjadi tiga Lipatan Baku = melipat kertas surat menjadi tiga bagian yang sama.bagian yang sama.

• Lipatan AkordionLipatan Akordion = variasi dari lipatan baku bedanyabedanya terletak pada ujung atas dan ujung bawah surat yang diletakkan pada bagian luar lipatan(lebih mudah dibuka)

• Lipatan baku rendahLipatan baku rendah = sama dengan lipatan baku. BedanyaBedanya terletak pada kertas bagian atas dilipat lebih kecil dengan tujuan utk menampakkan bagian kepala surat

Page 84: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

• Lipatan Akordian rendah = sama dengan lipatan akordion, bedanya terletak pada lipatan kertas bagian atas yang hanya dilipat setengahnya dari lipatan yang dibuat pada jenis akordion dengan tujuan untuk memisahkan bagian kepala surat dari tubuh surat

• Lipatan ganda sejajar = dengan cara melipat kertas menjadi 2 bagian yang sama panjang

• Lipatan Tunggal = Lipatan tunggal kertas hanya dilipat satu kali, biasanya pada kertas ukuran folio atau kuarto, tetapi sampul suratnya berukuran besar.

Page 85: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

9. Penyampulan SuratHal-hal yang harus diperhatikan :

1. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat

2. Cantumkan nomor surat bila diperlukan

3. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan stempel pada sampul disebelah kiri

4. Perangko secukupnya

Page 86: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

10. Pengiriman Surat10. Pengiriman SuratHal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat :

1.Jenis surat

2.Informasi yang tercantum dalam surat

3.Tujuan/alamat surat

4.Volume/banyaknya surat

Page 87: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan

empat cara :1. Kurir2. Melalui Pos3. Melalu perusahaan Jasa (DHL, TIKI,

FEDEX)4. Melalui Internet (Email)

Page 88: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

11. Penyimpanan Surat • Surat yang asli dikirimkan kepada alamat

yang dituju

• Sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.

• Penyimpanan dilakukan menggunakan sistem penyimpanan (Misalnya Sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor)

Page 89: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Langkah-langkah Pengurusan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali

a. Unit Pengolah1) Surat keluar berasal dari unit pengolah.2) Pencatatan kartu kendali dapat dilakukan di unit

kearsipan dapat juga dilakukan di unit pengolah asalkan KK 1 dan 2 diserahkan ke unit kearsipan, sehingga unit kerasipan mengetahui apa yang telah diproses di unit pengolah.

Page 90: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

3) TU Unit pengolah mengisi 3 kartu kendali,

setelah itu surat asli beserta tembusannya dan

KK 1 dan 2 diteruskan ke unit kearsipan

4) KK 3 disimpan di unit pengolah.

5) Tembusan yang telah diproses di pencatat

surat, selanjutnya disimpan di unit pengolah

Page 91: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

b. Pencatatan Surat

Tugas Pencatatan Surat : • Menerima surat berserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit pengolah • Memberikan stempel pada surat

Page 92: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

• KK 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan sebagai kartu kontrol • Memberikan paraf pada KK 2, kemudian mengembalikan KK 3 dan tembusan kepada

unit pengolah • Memberikan surat kepada petugas ekspedisi

untuk dikirimkan kepada alamat instansi

Page 93: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

c. Pengarahan surat

• Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar adalah :

Menerima KK 1 dari pencatat surat dan menyimpannya kedalam kotak KK sebagai Kartu Kontrol

Page 94: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

d. Penataan Arsip

• Tugas penata arsip adalah menerima KK2 dari unit pengolah dan menyimpannya dalam kotak KK sebagai pengganti arsip yang ada pada unit pengolah.

• Jika arsip yang berada di unit pengolah sudah in-aktif, KK 2 di penata arsip ditukar dengan KK3 dan tembusan di unit pengolah

Page 95: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

e. Pengiriman Surat

Tugasnya menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan kantor

Page 96: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Perbedaan sistem buku agendadan sistem kartu kendali

No Sistem Buku Agenda Sistem Kartu Kendali

1 Sistem pola lama Sistem pola baru

2 Pencatatan menggunakan buku agendaPencatatan menggunakan kartu kendali, lembar pengatar

3Penyampaian surat menggunakan buku ekspedisi

Penyampaian surat menggunakan kartu kendali

4Pencatatan hanya bisa dilakuak satu orang karena hanya menggunakan satu buku yang sama

Pencatatan dapat dilakukan beberapa orang dalam waktu yang bersamaan karena menggunakan lembaran-lembaran terpisah

Page 97: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar Penting

Pencatat Surat Pengarah Surat Penata ArsipUnit Pengolah

Unit Kearsipan

Ekspedisi

Kotak

KK 3 dan tembusan

KK 1

KK 2

KK 3

T T

KK 1

KK 2

KK 1

Kotak KK 1

Kotak KK 2

Page 98: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Keterangan gambar:1.TU unit pengolah mengisi 3 KK, kemudian

menyerahkan surat, tembusan serta KK 2 dan 3

kepada pencatat surat. KK 3 langsung disimpan

dan tembusan yang telah diproses di pencatat

surat juga disimpan di unit pengolah

Page 99: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

2. Pencatat surat menyerahkan KK1 ke pengarah surat untuk selanjutnya disimpan sebagai kartu kontrol dan surat diserahkan kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan ke alamat instansi

3. Pencatat surat mengembalikan KK2 ke unit pengolah untuk selanjutnya diteruskan kepada penata arsip untuk disimpan

4. Jika surat sudah in-aktif, tembusan dan KK3 di unit pengolah ditukar dengan KK2 di penata arsip

Page 100: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Langkah-langkah Pengurusan Surat Keluar Biasa

a. Unit Pengolah1) Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin

dalam dua lembar pengantar surat biasa2) Surat asli, Lembar pengantar 1 dan 2, tembusan

diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan3) Menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi

stempel tanggal oleh pencatat surat lembar pengantar surat biasa 2 untuk disimpan. Hal ini sebagai tanda bahwa surat sudah dikirimkan ke alamat yang dituju

Page 101: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

b. Pencatatan Surat1) Pencatat surat menerima surat, tembusan dan

lembar pengantar surat biasa (lembar 1 dan 2)

2) Memberi stempel tanggal pada tembusan surat dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah. Hal ini sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan dikirimkan

3) Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju melalui ekspeditor

Page 102: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar Biasa

Pencatat Surat Pengarah Surat Penata ArsipUnit Pengolah

Unit Kearsipan

Ekspedisi

LP 2

LP 1

T

T

LP 2

LP 1

LP 1

LP 2

T

Page 103: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Langkah-langkah Prosedur Pengurusan Surat Keluar Rahasia

• Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dibuat oleh seseorang yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini dicatat langsung dalam lembar pengantar surat rahasia, tembusan disimpan.

• Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia (1 dan 2) diserahkan ke pengarah surat. Kemudian surat diserahkan kepada ekspeditor untuk dikirim dan LP 1 diserahkan kepada penata arsip dan LP 2 kepada unit pengolah.

Page 104: Menangani surat-masuk-surat-keluar menggunakan kartu endali

Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar Rahasia

Pencatat Surat Pengarah Surat Penata ArsipUnit Pengolah

Unit Kearsipan

Ekspedisi

LP 2

LP 1

T

LP 2

LP 1

LP 2

T

LP 1