Seniorrådgiver i direktørens stab i DSS, Thor

Mogen, forteller: – Utfordringen vi fikk var

i seg selv spennende; Vi ble bedt om å ta

utgangspunkt i forvaltningens behov og pro­

sesser, koblet mot dagens og morgen dagens

teknologi. Så ble oppgaven å skissere hvordan

denne kunne tas i bruk i det som kalles R6,

det sjette byggetrinnet i regjeringskvartalet.

Resultatet er en rapport, og med Microsoft

sin hjelp, en demoløsning, som viser hvordan

Web 2.0 og sosiale medier, samhandlings­

løsninger og sterk søketeknologi allerede

om noen år kan ha endret saksbehandlingen

dramatisk.

PC og kulepenn– De byråkratiske prosessene er

i stor grad drevet frem av sam­

arbeidet mellom saksbehandlere

og politisk ledelse. Drivstoffet i

disse prosessene er informasjon.

Begrensningene i dagens måte

å jobbe på, og dermed også po­

tensialet knyttet til nye løsninger,

er personavhengighet i jakten på

denne informasjonen. I tillegg vil

den sekvensielle måten å jobbe

på, eksempelvis en tale produseres

etter en etablert og omfattende

prosessmal, legge klare føringer for arbeidet.

Som hjelpemidler i disse prosessene benyttes

alt fra PC’er og gode saksbehandlingssys­

temer, til kunnskapsrike medarbeidere og

kommentarer påført med kulepenn.

– For å vise hvilket potensial som ligger i å

tenke nytt rundt saksbehandlingen, tok vi for

oss noen av kjerneprosessene i et depart e­

ment; taleskriving, planlegging av en reise,

utforming av et dokument for Stortinget

og informasjonssøk. Bare i Landbruks­ og

Matdepartementet, som er et av de to depart­

ementene som skal flytte inn i R6, skrives det

hvert år rundt 220 taler, og de færreste er klar

over hvilket viktig, politisk verktøy dette er. Vi

kartla først dagens arbeidsprosess som er en

blanding av elektroniske og manuelle opera­

sjoner, veldig ofte avhengig av tilgang på rett

person til rett tid. Så tok vi utgangspunkt i

denne prosessbeskrivelsen da vi forsøkte å

se for oss det samme arbeidet om noen år.

Verdiskapning og kostnadskuttI den nye arbeidsprosessen i 2012 jobber

saksbehandlerne i stor grad digitalt. Møter

ansikt til ansikt er fortsatt viktig, og kommer

nok alltid til å være det, men LiveMeeting

og videokonferanser blir tatt i bruk i stadig

økende grad. Informasjon samles inn i en

løsning der data er indeksert og lagret på

en måte som gjør den lett å finne på tvers av

forvaltningen. Et prosjekt­team etableres og

knyttes opp mot et område der de har tilgang

på sine deler av et oppdatert dokument hvor

flere kan jobbe samtidig. Saksbehandlerne

holder kontakten på telefon eller ved hjelp av

lynmeldinger, for eksempel i Communicator,

der de alltid ser hvem som er tilgjengelige

når de er logget på. Denne prosessen er i

mye mindre grad basert på låste sekvenser,

og i større grad et arbeid der folk trekkes

inn og involveres på flere forskjellige stadier

i taleskriv ingen når de trengs og når de er

til gjeng elige. – Gevinstene av en slik løs­

ning som vi har skissert, er selvfølgelig en

enda høyere kvalitet i saksbehandlingen

og enda bedre leveranser. I tillegg vet vi at

teknologien ikke bare har en verdiskapende

side, men også representerer kostnadskutt.

For eksempel har Econ Pöyry beregnet at

1 av 5 reiser kan erstattes med videokon­

feranser i forskjellige former. Helse­ og

Omsorgsdepartementet og Landbruks­ og

Matdepartementet reiser for rundt 16 mil­

lioner årlig og kunne teoretisk sett spare

inntil 3 millioner. Selv om effekten i praksis

ikke kan overføres direkte fra et regneark til

virkeligheten i et departement, er det liten

tvil om at potensialet er til stede. Og på

toppen av det kommer miljøgevinsten i form

av mindre CO2.

– Tilsvarende er det tid og penger å spare

i arbeidsprosessene i et departement.

Knyttet til taleskriving regner vi med at

det minimum går med 1300

dagsverk i året i Landbruks­

og Matdepartementet. Bedre

søk, mer effektivt samarbeid

og kommunikasjon og god

versjonshåndtering underveis

i prosessen, vil i seg selv kunne

gi bedre kvalitet og lavere

kostnader knyttet til hver tale.

En grunnleggende ny måte å jobbe på– Det overordnede målet med

prosjektet har vært å vise

hvordan forvaltningen kan

være et enda bedre sekreta­

riat for Regjeringen. Vi har sett på hvordan

elek tronisk samhandling, ved hjelp av tekno­

logi som enten finnes, eller som skal ha blitt

lansert innen 2012, kan føre til bedre saksbe­

handling. Den etablerte beslutningsstrukturen

i departementene vil ikke bli påvirket av disse

nye arbeidsprosessene, og det har ikke ligget

innenfor vårt mandat å mene noe om dem.

– Forslagene er presentert for den nåværende

fornyingsministeren, Rigmor Aasrud, som var

begeistret for det vi viste henne. Så har vi

også delt tankene våre med en rekke sentrale

medarbeidere i departementene. En av dem

kommenterte at byråkratiet har jobbet på

samme måte i 100 år, men at denne modellen

innebærer en grunnleggende endring. Når

en av de potensielle brukerne opplever det

slik, føler jeg at vi har levert noe som treffer

målet, sier Mogen.

26 TeksT: jan-sverre syvertsen FoTo: terje Borud

Departementenes servicesenter

27

Forvaltningen og ny teknologi:

Fremtidens saksbehandling rett rundt hjørnet

Seniorrådgiver i DSS Thor Mogen.

På oppfordring fra tidligere fornyingsminister Heidi Grande Røys har Departementenes Servicesenter (DSS) tenkt flere år inn i fremtiden når de har sett for seg en byråkrats hverdag i 2012. Resultatet er en demo til søke- og samhandlingsplattform som i praksis representerer en helt ny og grunnleggende annerledes måte å jobbe på i forvaltningen.