Modelos de gestión de documentos

Alta SeguridadLlamados también “Sistemas de gestión documental” o “Modelos
archivísticos”.
En sentido general, tienen que ver con la manera en que se crean los
documentos y en la forma en que se archivarán.
Gestión de documentos • Se puede definir a la gestión documental como
las operaciones archivísticas que se llevan a cabo a lo largo del periodo comprendido entre la creación de los documentos y su eliminación o transferencia al Archivo histórico.
• El concepto proviene del “records
management” norteamericano, que se define como “el área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos”.
Gestión de documentos • En castellano se ha traducido el records
management como gestión de documentos o gestión documental. La definición aceptada en castellano no es literal sino como una concepción de trabajo.
• Rhoads (1989), formuló 4 niveles de implantación de la gestión de documentos:
– Nivel mínimo.
• Nivel mínimo: países que cuentan con instrumentos tales como calendarios de conservación o tablas de evaluación documental y gestionan sus documentos siguiendo las previsiones inscritas en dichos cuadros, transfiriendo los documentos de valor permanente a los Archivos Nacionales.
Niveles de implantación de la gestión de documentos
• Nivel mínimo incrementado: aquellos países que incorporan a los elementos del nivel mínimo, la existencia de uno o más depósitos intermedios.
• Nivel intermedio: aquellos países que incluyen a lo anterior, otros subprogramas básicos como el diseño y gestión de formularios, gestión de la correspondencia e informes, desarrollo de sistemas de archivo y recuperación de documentos, gestión de documentos activos, programa de documentos esenciales y planificación ante posibles desastres.
• Nivel óptimo: aquellos países que suman a los niveles anteriores la gestión de directrices, de los correos y telecomunicaciones y máquinas reproductoras de documentos, sistemas de gestión de información y utilización de tratamiento de textos en la generación de correspondencia, informes y directrices y sistemas de análisis, automatización y tecnología reprográfica en diversas aplicaciones.
El profesional de la gestión de documentos
• Las particularidades de la gestión documental ha propiciado la aparición de una “nueva profesión”, según explican algunos autores como Llansó (2006), distinta a la de archivero.
• La nueva profesión tiene un entrenamiento y una formación específicos, con sus propias asociaciones profesionales independientes y un proceso de calificación propio.
• Ese nuevo profesional se ocuparía de tres de las cuatro fases de la vida de los documentos.
El gestor documental y el ciclo de vida de los documentos
Activa
Semiactiva Inactiva
Fases en el ciclo de vida (Rhoads, 1983)
Manteni- miento y uso
Disposición Creación de documentos
• Preparación y gestión de correspondencia, informes y directrices.
• Desarrollo de sistemas de gestión de información.
• Aplicación de modernas tecnologías a todos estos procesos anteriores.
Fase de mantenimiento y uso de documentos
• Desarrollo de sistemas de archivo.
• Gestión de archivos de oficinas.
• Gestión de correos y telecomunicaciones.
• Selección y gestión de máquinas copiadoras de oficina.
• Desarrollo de programas de documentos esenciales y planificación contra desastres.
• Tratamiento, análisis, automatización y reprografía de documentos de depósitos intermedios.
Fase de disposición de los documentos
• Identificación y descripción de las series.
• Desarrollo de cuadros de retención y disposición de documentos.
• Selección y disposición de documentos.
• Transferencia de documentos con valor permanente a los Archivos históricos.
Fase de gestión de documentos de valor permanente (solo archiveros)
• Diseño y equipamiento de los depósitos de archivo.
• Métodos y procedimientos para restauración y conservación de documentos.
• Organización y descripción de los contenidos de los depósitos.
• Desarrollo de políticas de acceso.
• Difusión e información sobre el Archivo.
Modelos de gestión de documentos
• Modelos primarios: aquellos que han alcanzado tal desarrollo que han acabado por influir directamente en otros modelos.
• Modelos de segunda generación: aquellos que han recibido una influencia de modelos ajenos, fruto de compartir tradiciones administrativas y archivísticas comunes.
• Modelos por asimilación: modelos que han adoptado a priori, elementos de otros modelos ajenos a su tradición administrativa y archivística de origen.
Modelos primarios de gestión de documentos
Modelo norteamericano
Submodelo EE.UU
Submodelo Quebec
Modelo europeo
Submodelo “Préarchivage” francés
• Preocupación por una buena gestión de los documentos.
• El fin es conseguir beneficios económicos.
• No cuentan con un pasado histórico que condicione su práctica archivística.
• Otorgan una gran importancia a las nuevas tecnologías.
• Han podido evolucionar en el control de la gestión de los documentos.
Modelo norteamericano (2) • Tiene reconocimiento legal.
• Aportan el concepto de “records management”, surgido en EE.UU. con su respaldo legal incluido.
• Los elementos claves del “records management” son la clasificación, la valoración, la selección de documentos desde su producción y el inventario como instrumento de descripción.
• Este modelo contiene 2 submodelos denominados EE.UU. y Quebec.
Submodelo EE.UU.
management” que inicialmente apareció como una subfunción archivística.
• Desde el principio demostró su eficacia en la reducción al mínimo del volumen de documentos que debían conservarse por su valor histórico.
• Tal es su importancia, que la gestión de documentos es Política de Estado dirigida a la racionalización del conjunto de las prácticas administrativas.
Submodelo EE.UU (2) • La gestión de documentos se encuentra
integrada en el engranaje administrativo federal.
• Responde a los graves problemas de la organización, inflación y conservación de los documentos federales.
• En 1934 se crea el Archivo Nacional, que juega un papel importante en la gestión de la documentación administrativa de las agencias federales.
Submodelo EE.UU (3) • En este modelo del “records management”,
prima el factor rentabilidad más que el de Patrimonio Cultural.
• El factor económico tiene una fuerte incidencia en la reducción del volumen de la documentación archivada.
• La inflación documental se ha enfrentado mediante la confección de tablas de valoración y eliminación de documentos, realizadas por las propias agencias y supervisadas por los archiveros federales.
Submodelo EE.UU (4) • Al igual que en otras disciplinas, la práctica ha
antecedido al desarrollo teórico producto de la adopción de soluciones para atajar los problemas de la Administración.
• La contraposición de intereses entre la gestión y la preservación de documentos de valor histórico ha dado lugar a que existan 2 tipos de profesionales paralelos: el gestor de documentos y el archivero.
Submodelo EE.UU (5) • El gestor de documentos (records managers) se
ocupa de las fases activa y semiactiva y el archivero de la fase inactiva.
• Ambos profesionales anteriores tienen en común la gestión de la información a través de las edades de los documentos, por lo que están obligados a entenderse.
• No obstante, los archiveros federales intervienen también en las primeras fases para garantizar la preservación de la documentación con valor permanente.
Submodelo EE.UU (6) • El “National Archives Records Administration”
(NARA), por ley, es el organismo responsable del control de la totalidad del ciclo de vida de los documentos de la Administración Federal.
• El modelo también se desarrolla con gran energía y dinamismo en el sector privado, hasta el punto de considerarse a la vanguardia de esta disciplina en el modelo de EE.UU.
• Es un modelo que tiene gran respaldo de organismos internacionales como la UNESCO y el ICA.
Submodelo EE.UU (7) • En la actualidad, el “Records management”, ha
influido en otros conceptos como el de “Knowledge management”, donde participan otros profesionales de la información.
• Es un modelo de referencia para muchos países, incluidos aquellos que tienen su propio modelo.
• En su desarrollo han intervenido decisivamente, las nuevas tecnologías informáticas y documentales.
Submodelo EE.UU. Estructura – Servicio de gestión de documentos: asesora a las
Administraciones Federales en materia de gestión
de documentos.
– Servicio de Archivos Intermedios Federales: coordina 15 Archivos de este tipo distribuidos por
todo el país y evalúa programas de conservación
de documentos de los organismos federales. Solo
un 2-3% es conservado por su valor permanente.
– Servicio de los Archivos Nacionales: encargado
de la documentación histórica, así como de
determinar los documentos con valor
permanente.
Submodelo Quebec • El desarrollo de la gestión de documentos ha
sido mucho más tardío.
• Es un modelo que adquirió gran vitalidad a partir de los años 80 cuando empezaron a plasmarse políticas y programas de gestión de documentos.
• A pesar de tener una legislación federal común, el modelo Quebec es distinto al de la parte anglosajona de Canadá, que junto a EE.UU., aplica el modelo homónimo.
Submodelo Quebec (2) • Al igual que en EE.UU, la gestión documental
tiene un soporte legal y reglamentario bien definido que la respalda.
• A diferencia de EE.UU., son los Archivos Nacionales los que ejercen las funciones de control de los documentos en todas sus etapas.
• También cuentan con un profesional para la gestión de documentos llamado “gestionnaire”, homólogo del “records managers”, pero el peso del archivero es más importante y decisivo.
Submodelo Quebec (3) • La clasificación, el calendario de conservación y
el inventario de documentos, son los elementos claves de todo el sistema de gestión de documentos.
• Lo anterior ha generado el debate teórico en cuanto a la prioridad del cuadro de clasificación (prioridad a las necesidades de la Administración) o a la protección de los documentos con valor histórico (prioridad al calendario de conservación).
Submodelo Quebec (4) • Tiene un enorme desarrollo de la política de
gestión de documentos semiactivos, mediante el establecimiento de calendarios de conservación y de centros de documentos semiactivos (archivos intermedios).
• Se le otorga una gran importancia a las nuevas tecnologías en la gestión de la documentación administrativa.
Modelo europeo
Modelo europeo
• Lo anterior, ha condicionado la práctica archivística.
• La práctica archivística se ha dedicado casi exclusivamente a la documentación con valor histórico.
Modelo europeo • Han existido dos corrientes según la
existencia o no del Registro como oficina de control de los archivos administrativos:
– una corriente que engloba los países germánicos, Italia e Inglaterra
– otra corriente denominada “préarchivage”
francés.
• Cada país constituye, por su tradición administrativa, un modelo único de gestión de documentos aunque Llansó (1993), los agrupa según la utilización dada al Registro.
Submodelo de países germánicos, Italia e Inglaterra. El caso del Reino
Unido
Unido
• Constituye el modelo de tratamiento documental más extendido del mundo.
• Es muy arcaico.
• Su origen se remonta a la época romana.
• Su despegue fundamental fue en el siglo XVI.
Unido (2) • Es característico que el acto de registrar un
documento, constituya evidencia legal de su autenticidad.
• No obstante, está desapareciendo la tendencia a registrar cada documento individual, ya que es un control excesivo, cuando es suficiente con aplicarlo a los expedientes que conformarán las series.
El caso del Reino Unido (3)
• Los “registries” de cualquier tipo, disponen de cuadros de clasificación de documentos poco definidos.
• Los documentos generalmente se clasifican antes de ser enviados a las oficinas de actuación, separando expedientes de carpetas de asuntos.
• Lo anterior, supone un riesgo de ralentización de las decisiones del trámite.
El caso del Reino Unido (4) • También los registros muy centralizados,
corren el riesgo de retener demasiado los expedientes.
• Parcelación de responsabilidades ya que la Administración es la responsable de los documentos depositados en los archivos de gestión y en los intermedios.
• El archivero no toma parte en la gestión directa de los documentos en los archivos de gestión ni intermedios.
El caso del Reino Unido (5) • Para lo anterior, existe un cuerpo de
funcionarios específicamente entrenados.
• El archivero sí participa en el control e inspección para garantizar la preservación de los documentos con valor histórico.
• Único modelo en el que el archivero no participa en la selección y eliminación de documentos hasta pasados 25 años de su confección.
El caso del Reino Unido (6) • No obstante, están perfectamente
definidas las actuaciones de la Administración y la Institución de Archivo en el proceso de eliminación de documentos.
• Al Archivo le corresponden funciones de asesoramiento y ayuda sobre las competencias de inspección y control de los archivos de gestión e intermedios.
El caso del Reino Unido (7) • Se le concede una gran importancia a la
codificación en la descripción y control de los documentos y expedientes.
• Se prefiere el trabajo con expedientes que con documentos individuales.
• Una vez en el Archivo definitivo, los archiveros se reservan el principio del orden originario de los documentos si fue alterado por la Administración.
Submodelo de países germánicos, Italia e Inglaterra: el caso de Alemania
Submodelo de países germánicos, Italia e Inglaterra: el caso de Alemania
• Es el más arcaico.
• Procede también de la tradición romana.
• Tiene una incidencia muy fuerte de las tradiciones administrativas derivadas del derecho germánico.
• De hecho, existe un conflicto entre derecho germánico y derecho romano.
El caso de Alemania (2)
• Alemania impulsó el sistema con la “Registratur”, donde cada documento recibido o expedido era objeto de registro con remisión al expediente en el que debía ser conservado, contando con un sistema de clasificación de series preestablecido.
• Los Archivos de Oficina de la Administración, organizan los documentos a través de las Oficinas de Registro.
• Es reconocido el papel del Archivo intermedio en el almacenamiento de documentos semiactivos y la evaluación de su valor histórico, a pesar de la desvinculación en ello de las Administraciones.
• Los Archivos Nacionales solo tienen una función consultiva sin control real sobre los Archivos de gestión.
• Para las eliminaciones y trasferencias, los Archivos Nacionales se remiten al criterio y voluntad de los ministerios afectados.
• Fuerte centralización de las “registraturas”, con un sistema rígido de control de los documentos en su tramitación.
• Tienen dificultad en conseguir eficacia.
• No existen estudios científicos sobre procedimientos administrativos.
• La “registratura” no es una disciplina sino una función y se transmite como un aprendizaje.
• Existe un cuadro de clasificación establecido “a priori”, con materias organizadas jerárquicamente a partir de las funciones del órgano productor.
• La documentación se clasifica de acuerdo a las materias del cuadro de clasificación.
• El cuadro se completa con índices de personas o temas.
• Una vez en los Archivos históricos, los archiveros pueden rehacer el orden original.
• Del modelo alemán, deriva el modelo italiano denominado “protocollo”.
• También destaca la importancia de la codificación en la descripción y control de los documentos y expedientes.
• El modelo funciona a base de valoraciones y transferencias entre Archivos a varios niveles, programadas en dependencia del ciclo vital o “edad” de los documentos.
Submodelo “préarchivage”
Submodelo “préarchivage”
• Es un modelo sin registro de los documentos.
• Está vinculado a las prácticas tradicionales de la Adminsitración francesa, lo que le ha limitado su capacidad de innovación.
• Poca incidencia de los Archivos Nacionales en la organización de los “archives
courantes” de la Administración central.
Submodelo “préarchivage” (2) • Los Ministerios de Asuntos Exteriores y de
Defensa quedan fuera del alcance de los Archivos Nacionales.
• La Administración no cuenta con ningún tipo de funcionario encargado de la fase activa del documento.
• En cada Administración central (Ministerio), existe un archivero en misión, dependiente de los Archivos Nacionales.
Submodelo “préarchivage” (3) • El archivero en misión es el encargado de
organizar y velar por la transferencia de los documentos.
• No obstante, resulta poco relevante la participación de los Archivos Nacionales en la fase de creación de los documentos.
• La actuación en los Archivos de Oficina se limita a preservar la documentación con valor permanente.
Submodelo “préarchivage” (4) • Poco desarrollo legislativo o reglamentario
que regule el tratamiento de la documentación en la fase de archivo de gestión y que apoye al archivero dentro de la Administración creadora de los documentos.
• Las Administraciones tampoco han sido capaces de generar una estructura organizativa responsable de la gestión de los documentos activos.
Submodelo “préarchivage” (5) • Sin embargo, la clasificación está
legalmente preestablecida desde el siglo pasado.
• La formación profesional del archivero se ha dirigido más hacia la gestión de los fondos históricos que hacia los documentos con vigencia administrativa.
• Se le da mucha importancia a la formación del personal en los Ministerios a cargo de las misiones.
Submodelo “préarchivage” (6) • La importancia de las nuevas tecnologías
es evidente desde el punto de vista de las aplicaciones sobre documentos de archivo pero menos sobre gestión de documentos.
• Progresiva importancia de las tablas de evaluación documental desde la perspectiva de la preservación de documentos con valor histórico.
• El “préarchivage” tradicional no puede aplicarse sobre los nuevos soportes.
¿Iberoamérica?
¿Iberoamérica?
• España y Latinoamérica, padecen el efecto de no poseer su propio modelo de gestión de documentos o al menos, no sistematizado.
• Desde finales de los años de 1980, Iberoamérica comenzó a trabajar en la búsqueda de su propio modelo.
• Los 2 modelos existentes, no respondían a la realidad Iberoamericana.
En busca de un tercer modelo • La solución debía venir del análisis de las
raíces históricas, que tuviera en cuenta el contexto y la tradición de cada país.
• La idea es sistematizar un tercer modelo adaptado a las características del contexto iberoamericano.
• Se persigue la búsqueda de una identidad iberoamericana frente a modelos extraños, lo que ha contribuido a cambiar la mentalidad historicista y a generar una nueva concepción integradora.
En busca de un tercer modelo
• Iberoamérica busca una nueva metodología de tratamiento y control de documentos acorde a su realidad e historia común.
• El nuevo modelo no funcionaría como único patrón metodológico sino buscando alternativas técnicas a partir del reconocimiento de problemas semejantes.
• No se trata de reinventar esta gestión.
En busca de un tercer modelo • En este empeño se creó el Grupo
Iberoamericano de Gestión de Documentos que ha conseguido los siguientes acuerdos:
– Definir las características histórico- administrativas y archivísticas del área.
– Adelantar la clasificación y ordenación más que la descripción.
– Independizar transferencias y expurgos.
Fases del tratamiento archivístico propuestas por el Grupo
Iberoamericano de Gestión de Documentos
• Identificación.
• Valoración.
• Descripción.
Conclusiones • Existen dos modelos de gestión documental
fundamentales: el norteamericano y el europeo, ambos con sus variantes o submodelos. Iberoamérica busca el suyo.
• Cada uno responde al tipo de administración imperante.
• Ambos están condicionados por la documentación histórica que posean.
• Los profesionales tienen diferentes actuaciones.

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