Upload
kamizatul-liyana
View
81
Download
3
Embed Size (px)
Citation preview
SUBJEK PENGURUSAN PERNIAGAAN
KURSUS PENGATURAN MESYUARAT (BPP 501)
Kompetensi 1: Pengesahan Keperluan Pengaturan Mesyuarat
1.0 PENGENALAN
“Dan bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan itu dan apabila
engkau telah berazam, maka bertakwalah kepada Allah.”
(Ayat 159, Surah Al-Imran)
Dalam ajaran Islam, mesyuarat merupakan satu perintah Allah s.w.t. seperti yang tersebut
dalam Firman-Nya yang tersebut di atas. Dalam firman tersebut, jelaslah bahawa
bermesyuarat memang penting dalam amalan kehidupan masyarakat Islam. Jadi, apakah
sebenarnya mesyuarat?
Mesyuarat ialah satu aktiviti yang berdasarkan komunikasi dua hala antara individu
dalam situasi formal. Mesyuarat diadakan dengan tujuan untuk bertukar-tukar fikiran dan
pendapat, menyelesaikan masalah berbangkit, membuat keputusan, memberikan maklumat
dan mendapatkan maklumat daripada pelbagai pihak. Mesyuarat yang baik dikendalikan
dalam suasana yang baik, bersopan dan beradab. Semua butir percakapan akan direkodkan
untuk semakan, rujukan dan tindakan selanjutnya. Kejayaan sesuatu mesyuarat itu pula
banyak bergantung pada persediaan dan penglibatan ahli-ahli yang hadir, sama ada sebagai
pengerusi, setiausaha, bendahari, ahli biasa atau ahli yang diundang.
Selain itu,mesyuarat juga didefinisikan sebagai satu perhimpunan kumpulan bagi
sesebuah pertubuhan yang menggabungkan idea untuk mencapai sesuatu matlamat,matlamat
yang hendak di capai kebanyakannya dalam keadaan yang kompleks dan faktor inilah yang
menyebabkan mesyuarat perlu di laksanakan.
Secara kesimpulannya,dapat dijelaskan bahawa mesyuarat dapat ditafsirkan sebagai
perjumpaan ramai untuk berbincang dan mencapai sesuatu keputusan.Dalam melaksanakan
sesuatu tugas yang diberi, idea yang bernas akan diperolehi daripada perbincangan dalam
mesyuarat bersebut. Mesyuarat juga suatu bentuk komunikasi dua hala antara individu dalam
situasi formal bagi membincangkan dan menyelesaikan masalah yang berbangkit. Noresah
Baharom (2000)
1.1 JENIS MESYUARAT
Sifat organisasi, tugas jabatan, dan tujuan mesyuarat itu akan menentukan saiz dan formaliti
mesyuarat. Terdapat beberapa jenis mesyuarat dalam perniagaan iaitu mesyuarat tidak rasmi,
kumpulan kecil, mesyuarat rasmi dan mesyuarat multinasional. Di sini kita akan melihat ciri
setiap jenis mesyuarat dan perbezaan antara jenis mesyuarat tersebut dalam beberapa kriteria.
a) Mesyuarat Tidak Rasmi Dan Kumpulan Kecil
Mesyuarat ini sering digunakan dalam syarikat yang melibatkan pekerja-
pekerja syarikat. Mesyuarat ini sering diadakan sebagai mesyuarat jawatankuasa yang
membincangkan tentang topik tertentu atau kebimbangan dan isu-isu yang sedang
berlangsung.
Bekerja dengan pelanggan juga boleh melibatkan mesyuarat kecil, tidak rasmi
ini. Namun mesyuarat ini lebih formal daripada mesyuarat dengan pekerja-pekerja
terutamanya mesyuarat untuk mengikat kontrak syarikat bersama pelanggan.
b) Mesyuarat Rasmi atau Formal
Mesyuarat formal atau mesyuarat rasmi kebiasaannya mengikut turutan
tertentu dalam perniagaan, dan melibatkan hadirin yang tertentu, dan memerlukan
beberapa persiapan. Mesyuarat formal ditetapkan oleh organisasi pada masa yang
spesifik iaitu setiap minggu atau setiap bulan. Mesyuarat formal yang lain seperti
persidangan atau mesyuarat jualan tahunan akan dirancang dalam jangka masa yang
lama bagi memastikan kelancaran mesyuarat tersebut.
Kebisaannya, persediaan mesyuarat formal atau rasmi ini melibatkan
rancangan yang terperinci, bahan yang mencukupi, tindakan susulan bagi memastikan
kelancaran mesyuarat tersebut.
Dalam mesyuarat rasmi terdapat empat jenis mesyuarat yang sering dijalankan oleh
sesebuah organisasi iaitu:
i. Mesyuarat agung
Lazimnya mesyuarat ini diadakan sekali setahun, setelah berakhirnya
tahun kewangan. Notis tidak kurang daripada 14 hari. Mesyuarat ini dihadiri
oleh semua ahli. Tujuan mesyuarat ini bergantung pada perlembagaan.
Kebiasaannya tujuan mesyuarat agung ini adalah untuk membentangkan
laporan tahunan, meluluskan penyata kira-kira, merancang aktiviti tahun
berikutnya, memilih ahli-ahli jawatankuasa baru dan meluluskan sesuatu usul.
ii. Mesyuarat tergempar
Mesyuarat ini merupakan sub mesyuarat jawatankuasa iaitu mesyuarat
khas yang membincangkan hanya satu agenda sahaja. Tujuan mesyuarat ini
diadakan untuk membincangkan isu yang memerlukan kata putus segera.
Kehadiran ahli adalah bergantung kepada pelembagaan.
iii. Mesyuarat luar biasa
Mesyuarat ini jarang berlaku dalam organisasi, mesyuarat ini didakan
untuk mendapatkan persetujuan semua ahli persatuan dalam sesuatu perkara.
Sebagai contoh membubarkan jawatankuasa dan memilih jawatankuasa baru.
Notis mesyuarat kebiasaannya 48 jam sebelum mesyuarat berlangsung.
Kehadiran ahli bergantung kepada pelembagaan tetapi korum mesyuarat agung
boleh diterima pakai iaitu dua per tiga ahli.
iv. Mesyuarat jawatankuasa
Mesyuarat jawatankuasa merupakan mesyuarat yang sering diadakan
oleh persatuan atau lembaga bagi menjalankan atau menggerakkan aktiviti
syarikat. Notis yang diperlukan sekurang-kurangnya 48 jam sebelum
mesyuarat berlangsung. Korum kehadiran kebiasaannya dua per tiga daripada
ahli. Tujuan mesyuarat ini diadakan kebiasaannya untuk membincang,
merancang dan mengendalikan sesuatu projek syarikat.
Jenis Mesyuarat Rasmi Kekerapan Kehadiran Notis Tujuan
Mesyuarat Agung Setahun
sekali
Semua ahli 14 hari Pembentangan laporan
tahunan
Mesyuarat Tergempar Jarang Bergantung Tiba-tiba Membuat keputusan
segera
Mesyuarat Luar Biasa Jarang Korum 2/3 48 jam Mendapatkan
persetujuan ahli dalm
sesuatu perkara.
Mesyuarat jawatankuasa Kerap Korum 2/3 48 jam Mengendalikan sesuatu
projek
c) Mesyuarat multinasional
Mesyuarat multinasional adalah untuk bilangan hadirin yang besar dan
merupakan mesyuarat yang sangat formal dan memerlukan perancangan jangka masa
panjang dan persediaan yang sangat terperinci. Bahasa antarabangsa akan digunakan
bagi memudahkan komunikasi mesyuarat.
Pengetahuan antarabangsa dan etika perniagaan, perbezaan masa dan
penyelesaian masalah teknologi adalah sangat penting dan kritikal bagi penyelaras
mesyuarat ini. Peranan sebagai penyelaras mesyuarat boleh melibatkan pelbagai
perkara termasuklah menyedikan peralatan, hotel penginapan dan lain-lain.
1. Penyediaan Minit2. Format Minit Mesyuarat3. Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat4. Catatan Perbincangan5. Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat6. Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia7. Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan 8. Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau Jabatan Bertanggungjawab
SELEPAS MESYUARAT
1. Catatan minit mesyuarat.2. Senarai kehadiran mesyuarat.3. Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat4. Keputusan yang dibuat 5. Tindakan susulan yang perlu diambil
SEMASA MESYUARAT
1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat.2. Membuat tempahan bilik mesyuarat3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan4. Menghantar surat jemputan mesyuarat5. Menyediakan agenda mesyuarat6. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat7. Menentukan kehadiran 8. Perbincangan pra mesyuarat9. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat.
PRA- MESYUARAT
1.2 PERBEZAAN ANTARA JENIS MESYUARAT
Jenis
mesyuarat
Bilangan hadirin Persediaan Jangka masa
perancangan
Contoh
Tidak formal Kumpulan kecil Persediaan
yang sedikit
Singkat Mesyuarat AJK
Formal Hadirin tertentu Terperinci Panjang Mesyuarat tahunan
Multinasional Kumpulan besar Sangat
terperinci
Sangat panjang Persidangan antara
negara
1.3 PROSEDUR MESYUARAT
Mesyuarat mempunyai tatacara yang perlu diikut bagi memastikan perjalanan mesyuarat lebih lancar dan berkesan. Berikut merupakan tatacara mesyuarat.
1.4 BUTIRAN MESYUARAT
Butiran yang perlu ada dalam sesuatu mesyuarat adalah seperti berikut:
a) Agenda mesyuarat
Agenda mesyuarat merupakan kertas yang menyenaraikan perkara yang akan
dibincangkan dalam mesyuarat. Perkara yang diperlukan dalam agenda mesyuarat
adalah perutusan pengerusi, pengesahan minit mesyuarat yang lepas, perkara-perkara
berbangkit, pembentangan kertas kerja, hal-hal lain dan penutup.
Terdapat empat bentuk agenda mesyuarat ini iaitu bentuk Rangka iaitu paling
lazim tajuk sahaja. Seterusnya bentuk Lengkap dimana tujuan setiap agenda dan
rangka ketetapan yang perlu diputuskan dicatatkan.
Bentuk Salinan Pengerusi pula perlu lengkap dan ada ruangan kosong di
bahagian tepi kertas agenda untuk catatannya dan akhirnya bentuk Salinan Setiausaha
perlu sama dengan yang dimiliki oleh pengerusi atau lebih lengkap demi
memudahkannya mencatat minit mesyuarat.
b) Kertas Kerja
Penyediaan kertas kerja perlu disediakan sebelum tempoh mesyuarat. Kertas
kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat, bilangan salinan kertas kerja perlu
ditentukan dan perlu menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya kertas kerja melebihi
15 muka surat.
c) Bilik Mesyuarat
Penyediaan bilik mesyuarat perlu disediakan sebelum berlangsungnya
mesyuarat. Oleh itu, tempat mesyuarat perlu ditentukan terlebih dahulu dan tempahan
bilik mesyuarat boleh dilaksanakan.
Tempahan adalah secara bertulis. Dalam tempahan tersebut nama
jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan
minuman ringan perlu dinyatakan.
d) Senarai Kehadiran
Jemputan mesyuarat perlu dibuat bagi membuat senarai kehadiran ahli ke
mesyuarat. Jemputan mesyuarat perlu dilakukan sekurang-kurang 10 hari berkerja
sebelum mesyuarat. Dalam jemputan mesyuarat perlu mempunyai:
e) Minit Mesyuarat
Minit adalah satu bentuk rekod yang bertulis tentang perkara yang
dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat. Sekiranya tidak dibuat sebarang catatan, rekod
tidak dapat disimpan dengan sempurna dan segala perbincangan yang diadakan tidak
dapat di ambil tindakan susulan. Setiausaha perlu mencatat minit (rekod yang tepat
dan ringkas tentang perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat) dalam setiap
mesyuarat. Minit perlu untuk mesyuarat jawatankuasa dan mesyuarat agung tahunan.
Minit tidak perlu dicatat dalam sesuatu mesyuarat awam, perdebatan atau
perbincangan. Beberapa cara untuk mencatat minit ialah catatan semasa mesyuarat
sedang dijalankan kemudian merekodkannya semula dengan segera. Minit harus
ringkas dan padat dengan merekodkan keputusan terakhir mesyuarat itu dantentang
ketetapan dan pindaan hendaklah dicatatkan sepenuhnya bersama-sama nama
pencadang dan penyokongnya. Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi perlu
diedarkan kepada ahli mesyuarat tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat.
Nama Mesyuarat
Tarikh dan Tempat
Masa dijangka
tamatMasa Mula
Agenda Nama
Pengerusi
Lampiran A (contoh surat jemputan mesyuarat)
PERSATUAN IBU BAPA DAN GURU,
Kolej Vokasional Melaka Tengah,
d/a Kolej Vokasional Melaka Tengah,
40000 BUKIT KATIL.
Nombor Pendaftaran .......................................
Tel : 05-1234567
KEPADA SEMUA AHLI PIBG,KOLEJ VOKASIONAL MELAKA TENGAH, NOTIS
MESYUARAT AGUNG XXX
Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa MESYUARAT AGUNG KALI KE-30 akan diadakan
pada 20 Febuari 2015.
2. Semua ahli diminta untuk menyampaikan USUL-USUL,sekiranya ada tidak lewat daripada 21
hari sebelum tarikh mesyuarat tersebut (rujuk Perkara kecil Perlembagaan ............) supaya usul
usul tersebut dapat dibincangkan.
3. Tarikh yang sebenar dan tempat mesyuarat telah diberitahu dalam surat pemberitahuan yang
dikirimkan melalui anak tuan/puan terdahulu.
4. Sokongan padu daripada ahli-ahli diharapkan terutama dalam memantapkan perjalanan aktiviti
PIBG melalui cetusan idea yang bernas dan membina demi kecemerlangan anak-anak ahli.
Sekian untuk makluman kepada semua ahli.
Terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
(AZWANG AWANG BIN ABU)
Setiausaha,
PIBG Kolej Vokasional Melaka Tengah
i. Kandungan
Kandungan minit adalah bergantung pada jenis mesyuarat yang
dijalankan itu. Perkara berikut adalah penting untuk dimasukkan sebagai
kandungan dalam minit mesyuarat itu.
ii. Tajuk
Nama pertubuhan, persatuan sukan yang menjalankan mesyuarat itu.
Jenis mesyuarat yang dijalankan itu, misalnya, Mesyuarat Jawatankuasa,
Mesyuarat Agung Tahunan, dan lain-lain. Tempat mesyuarat juga perlu
dinyatakan contohnya bilik, jabatan atau pertubuhan dan alamat penuh.
iii. Kehadiran
Catatan nama Pengerusi, Timbalan Pengerusi, Setiausaha, Timbalan
Setiausaha, Bendahari dan ahli-ahli jawatankuasa. Adalah penting catatan
nama ahli-ahli mesyuarat itu disusun mengikut hirarki ahli yang hadir. Nama
pegawai utama pertubuhan itu dicatat di sebelah kiri dan jawatan mereka
dicatat di sebelah kanan. Jika perlu, catat juga nama jawatan mereka yang
sebenarnya di bawah nama mereka masing-masing. Nama ahli-ahli
jawatankuasa diletakkan di sebelah kiri tetapi jawatan mereka yang sebenarnya
dicatatkan di sebelah kanan.
Format Minit Mesyuarat
Kandungan
KehadiranTajuk
LAMPIRAN B (contoh format minit mesyuarat)
(1) JUDUL MINIT MESYUARAT
(2) BUTIRAN AM
i. Tarikh :
ii. Masa :
iii. Tempat :
iv. Kehadiran :( catatkan anggota yang tidak hadir )
(3) AGENDA ( jika perlu dicatatkan )
i. Ucapan Pengerusi
ii. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat lalu
iii. Perkara-perkara berbangkit
iv. Membincangkan isu
v. Membincangkan isu
vi. Hal-hal lain
(4) KETERANGAN AGENDA
Isi perbincangan agenda dicatat oleh pencatat minit mesyuarat.
(5) TINDAKAN
Siapakah yang bertanggungjawab?
(7) PENCATAT
Dicatatkan nama orang yang mencatat minit mesyuarat.
(8) PENGESAHAN PENGERUSI
Pengerusi menandatangi minit mesyuarat tanda pengesahan.
f) Catatan perbincangan.
Direkodkan secara padat, tepat dan jelas. Catatan yang dibincangkan diikuti
dengan nota yang menunjukkan samada tindakan lanjut diperlukan atau untuk
makluman sahaja
1.5 PENGESAHAN BUTIRAN MESYUARAT DENGAN PIHAK ATASAN
Pengesahan butiran mesyuarat perlu disahkan dengan pihak atasan yang terlibat dalam sesuatu
organisasi. Urus setia perlu mengadakan perbincangan dengan pengerusi untuk meneliti
segala maklum balas yang diterima oleh pengerusi.
Kebiasaannya norma kerja yang baik untuk mengadakan perbincangan ialah 2 hari
sebelum sesuatu mesyuarat diadakan. Apabila pengesahan telah dibuat oleh pihak atasan
perancangan mesyuarat boleh diteruskan ke langkah seterusnya dan boleh diteruskan
perjalanan mesyuarat yang telah dirancang.
1.6 MENGENALPASTI MAKLUMAT
Maklumat yang dimaksudkan di sini adalah segala maklumat yang akan dibincangkan dalam mesyuarat yang akan berlangsung.
Urus setia akan mencatat segala agenda yang akan dibincangkan di notis mesyuarat dan notis tersebut akan diedarkan kepada semua ahli yang terlibat. Pengagihan ini adalah untuk memberi persediaan kepada ahli-ahli sebelum mesyuarat dijalankan.
1.7 MENYELESAIKAN MASALAH
Setelah mesyuarat dilakukan, semua ahli perlu mencari jalan penyelesaiaan bagi setiap masalah yang dihadapi. Penyelesaiaan masalah ini boleh dibuat dengan beberapa kaedah iaitu:
a) KonsesnsusBerbincang dalam kumpulan.
b) UndianMengundi idea yang tepat dan releven
Antara langkah yang perlu diambil oleh ahli apabila mengahadapi masalah dan ingin mencari
penyelesaiaan bagi masalah tersebut ialah seperti berikut:
i. Huraikan masalah yang timbul
ii. Analisis setiap masalah
iii. Meminta pandangan dan idea penyelesaian
iv. Pilih penyelesaian terbaik
v. Mengumumkan penyelesaian yang telah dipilih.
1.8 ALAT-ALAT KOMUNIKASI MESYUARAT
Alat peranti komunikasi adalah alat perkakasan mampu menghantar analog atau isyarat digital
melalui telefon, wayar komunikasi lain, atau tanpa wayar. Antara alat peranti yang terlibat
dalam berkomunikasi semasa mesyuarat adalah seperti:
a) Mikrofon
b) Pembesar suara
c) PA sistem
d) Projector
e) Screen LCD
f) Papan putih
g) Lain-lain
KONSENSUS UNDIAN
Konsensus merupakan satu kaedah penyelesaian masalah dimana semua ahli berbincang dalam bentuk KUMPULAN.
Perbincangan akan menghasilkan satu atau jalan penyelesaian yang boleh diaplikasikan dalam penyelesaian masalah yang dihadapi.
Kaedah undian pula merupakan kaedah mengundi idea penyelesaiaan yang terbaik mengikut majoriti undian. Undian ini boleh dilakukan secara terbuka atau secara undi rahsia
Idea penyelesaiaan yang terbanyak undinya akan dipilih bagi menyelesaikan masalah yang dihadapi.
1.9 MENGENALPASTI ALAT-ALAT DAN PERALATAN
Sebelum memulakan mesyuarat bahan, peralatan dan alat yang perlu digunakan dalam
mesyuarat dikenalpasti.
Alat, bahan dan peralatan ini tidak terhad kepada penyampaian maklumat mesyuarat
sahaja malah peralatan yang membantu melancarkan perjalanan sesuatu aktiviti mesyuarat.
Antara bahan, alat dan peralatan yang perlu disediakan sebelum menjalankan mesyuarat ialah:
a) Kerusi
b) Bilik mesyuarat
c) Pen
d) Nota
e) Edaran tentatif mesyuarat
f) Pembesar suara
g) Lain-lain
1.10 PENGESAHAN BUTIR MESYUARAT
Butir mesyuarat perlu dibuat pengesahan supaya tidak tertinggal butir-butir penting. Antara
butir yang perlu dibuat pengesahan yang paling penting merupakan tarikh, masa, tempat dan
lain-lain. Hal ini bagi mengelakkan dari berlakunya masalah yang tidak diingini.
Selain itu, butir seperti peralatan yang diperlukan bagi memstikan kelancaran mesyuarat
juga perlu disemak dah disahkan sama ada peralatan itu masih boleh digunakan atau tidak.
Namun butir lain juga perlu dipandang serius dalam mengesahkan segala butir yang dapat
membantu kelancaran sesuatu mesyuarat.
1.11 PENGESAHAN SENARAI HADIRIN MESYUARAT DAN ACARA
Catatan nama Pengerusi,Timbalan Pengerusi, Setiausaha,Timbalan Setiausaha,Bendahari,dan
ahli-ahli jawatankuasa perlu disahkan. Adalah penting catatan nama ahli-ahli mesyuarat itu
disusun mengikut hirarki ahli yang hadir.
Nama pegawai utama pertubuhan itu dicatat di sebelah kiri dan jawatan mereka dicatat
di sebelah kanan. Jika perlu, catat juga nama jawatan mereka yang sebenarnya di bawah nama
mereka masing-masing. Nama ahli-ahli jawatankuasa diletakkan di sebelah kiri tetapi jawatan
mereka yang sebenarnya dicatatkan di sebelah kanan.
Selain itu, setiausaha perlu mencatatkan nama ahli yang tidak hadir dengan alasan
sekali. Sebagai alasan, memadai dicatatkan sebagai tidak hadir dengan bersebab sebagai tajuk
kecil dalam minit itu. Ini disusuli dengan senarai nama mereka yang tidak hadir itu. Hal ini
untuk mengesahkan bilangan ahli yang hadir dalam penyediaan mesyuarat.
LAMPIRAN C ( contoh borang kehadiran)
BORANG KEHADIRAN MESYUARAT
MESYUARAT :
TARIKH & MASA :
LOKASI :
PENGERUSI :
BI
L
NAMA JABATAN TELEFON TANDATANGAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.