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Les dossiers de décision sont des outils très fréquemment utilisés pour présenter des propositions, défendre des positions, convaincre un public, etc. Les points nodaux du GBIF peuvent tirer bénéfice de l’utilisation de ce cadre de travail, étant donné qu’il requiert un processus systématique de planification et d’esprit critique qui ne peut que porter ses fruits par la suite. Dans ce module, nous utiliserons les dossiers de décision comme outils génériques. D’autres modules vous donneront un aperçu de la façon dont vos dossiers de décision peuvent être complétés avec un contenu approprié. Cette présentation correspond au Module 1 de la session d’exercices pour points nodaux du GB20, organisé à Berlin (Allemagne) en octobre 2013.
Citation preview
GB20 : sessions d’exercices pour les points nodaux
Mise en place des points nodaux GBIF I :Créez un dossier solide pour votre point nodal
Alberto González-TalavánSenior Programme Officer for TrainingGBIF Secretariat
4 Octobre 2013
Résumé
Les dossiers de décision sont des outils très fréquemment utilisés pour présenter des propositions, défendre des positions, convaincre un public, etc.
Les points nodaux du GBIF peuvent tirer bénéfice de l’utilisation de ce cadre de travail, étant donné qu’il requiert un processus systématique de planification et d’esprit critique qui ne peut que porter ses fruits par la suite.
Dans ce module, nous utiliserons les dossiers de décision comme outils génériques. D’autres modules vous donneront un aperçu de la façon dont vos dossiers de décision peuvent être complétés avec un contenu approprié.
Cette présentation correspond au Module 1 de la session d’exercices pour points nodaux du GB20, organisé à Berlin (Allemagne) en octobre 2013.
Plan
1. Stratégie d’approche
2. Caractéristiques d’un dossier réussi
3. Connaissez votre public !
4. Composants d’un dossier de décision
5. Recommandations
6. Ressources
7. Conclusions
Outline
1. Stratégie d’approche
2. Caractéristiques d’un dossier réussi
3. Connaissez votre public !
4. Composants d’un dossier de décision
5. Recommandations
6. Ressources
7. Conclusions
Stratégie d’approche : définition
Un dossier de décision est :
“Un outil de communication, rédigé dans un langage
que le public ciblé comprend et assez détaillé pour
faciliter la prise de décision de sa part.”
From Ilya Bogorad, 6 Essential Elements for a Winning Business Case, Tech Decision Maker, July 19, 2011
Stratégie d’approche : définition
Un dossier de décision est :
“Un outil de communication, rédigé dans un langage
que le public ciblé comprend et assez détaillé pour
faciliter la prise de décision de sa part.”
From Ilya Bogorad, 6 Essential Elements for a Winning Business Case, Tech Decision Maker, July 19, 2011
Stratégie d’approche : sous quelle forme ?
Un projet général, envoyé à un Ministère, dans le but de
rejoindre une organisation telle que le GBIF
Un plan d’action d’une structure nationale pour la création (ou
gestion) d’un système d’information sur la biodiversité et
d’un point nodal
Un plan annuel
Une proposition de projet afin qu’une structure finance la
numérisation des données
Une proposition d’accord de collaboration entre organisations
Une intervention dans un symposium international afin
d’encourager la publication de données et leur libre accès
Stratégie d’approche : dans quel but ?
Etablir la position du point nodal et son rayon d’action
Sécuriser le financement
Assurer la durabilité des projets
Être mieux préparé pour les défis et opportunités
inattendus
Augmenter le taux de succès de vos projets
Influencer votre carrière professionnelle
Outline
1. Stratégie d’approche
2. Caractéristiques d’un dossier réussi
3. Connaissez votre public !
4. Composants d’un dossier de décision
5. Recommandations
6. Ressources
7. Conclusions
Outline
1. Stratégie d’approche
2. Caractéristiques d’un dossier réussi
3. Connaissez votre public !
4. Composants d’un dossier de décision
5. Recommandations
6. Ressources
7. Conclusions
Caractéristiques
• Rédigé pour les preneurs de décisions
• Facile à suivre et à comprendre
• Bien structuré
• Clair et concis
• Rigoureux
• Pertinent
• Solide
Plan
1. Stratégie d’approche
2. Caractéristiques d’un dossier réussi
3. Connaissez votre public !
4. Composants d’un dossier de décision
5. Recommandations
6. Ressources
7. Conclusions
Outline
1. Stratégie d’approche
2. Caractéristiques d’un dossier réussi
3. Connaissez votre public !
4. Composants d’un dossier de décision
5. Recommandations
6. Ressources
7. Conclusions
Connaissez votre public !
Quelles personnes prendront les décisions ?
Qui peut influencer leurs décisions ?
Politiques et missions institutionnelles
Intérêts individuels
Ajustez votre langage et votre niveau de jargon
Incluez un niveau de détail adéquat
Explorez d’autres projets approuvés antérieurement
Essayez de connaître leurs opinions assez tôt
?
Outline
1. Stratégie d’approche
2. Caractéristiques d’un dossier réussi
3. Connaissez votre public !
4. Composants d’un dossier de décision
5. Recommandations
6. Ressources
7. Conclusions
Outline
1. Stratégie d’approche
2. Caractéristiques d’un dossier réussi
3. Connaissez votre public !
4. Composants d’un dossier de décision
5. Recommandations
6. Ressources
7. Conclusions
Composants
1. Résumé
2. Contexte
3. Problématique
4. Analyse de la situation et des conséquences
5. Solutions proposées et alternatives recommandées
6. Plan d’implémentation
7. Estimation coût/bénéfice
8. Conclusions et pistes de réflexion
44 55 66 77332211 88
Composants : résumé
Vision d’ensemble
Présentation condensée, avec tous les composants
Langage simple
C’est la clé pour comprendre le reste du document
Dernière partie à écrire
4 5 6 73211 8
Composants : contexte
Le strict nécessaire d’informations basiques que les
preneurs de décisions ont besoin de connaître
pour comprendre les propositions et la situation
actuelle
Plus important lors de la présentation de dossiers à
un public externe
Assurez-vous que vos sources sont fiablesPar exemple, une description des méthodes utilisées actuellement
pour gérer les ressources et informations sur la biodiversité, en
incluant les acteurs au niveau national.
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Composants : problématique
La raison pour laquelle vous créez le dossier. Cela peut être :
• Un problème, une situation qui doit être résolue
• Une opportunité de générer des bénéfices, des revenus,
réduire les coûts, augmenter l’efficacité, etc.
• Une exigence formelle, un changement obligatoire.
Il est important de garder un ton objectif, neutre.
Par exemple, inefficacité à gérer des données, manque d’un accès
(coordonné) aux données, incapacité à gérer les ressources
naturelles de façon optimale, engagements internationaux non
remplis, investissements répétés pour collecter des données
identiques.
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Composants : analyse
Information supplémentaire sur les circonstances de
mise en place de la situation actuelle
Fournit des projections sur l’évolution de la situation
dans le cas où rien n’est fait
Un préambule à la section suivante
Vous pouvez utiliser des outils d’analyse génériques
tels que SWOT
Par exemple, les coûts financiers du maintien de la situation
existante. Problèmes d’extensibilité. Image internationale.
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Composants : les solutions
Description de PLUSIEURS façons de gérer la situation (3-4
est un bon nombre)
Assez de détail pour être compris
Assez de données pour que les différentes options puissent
être comparées
Une d’entre elles doit être identifiée comme étant la solution de
préférence.
Anticipez les objections
Par exemple, organiser un système national d’information
indépendant, copier le système utilisé dans un autre pays,
recentrer un système existant, etc.
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Composants : plan d’implémentation
Il doit fournir assez de détails sur la façon dont la
solution retenue peut être implémentée
Un plan exhaustif n’est pas nécessaire
Faire le lien avec la problématique et la section
d’analyse
Inclure une section d’évaluation des risques
Par exemple, vous pouvez inclure des détails sur le rayon
d’action, la gouvernance, les équipes de travail, les rôles et
responsabilités, les ressources externes, les plans de
communication, les plannings, la gestion des risques.
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Composants : estimation coût/bénéfice
Le niveau de détail peut varier, mais soyez toujours
RÉALISTES.
Soulignez les coûts et bénéfices quantitatifs ET qualitatifs.
Prenez en compte les coûts directs et indirects.
Essayez d’utiliser leurs données.
Par exemple :
Quantitatif : économies réalisées grâce à une efficacité améliorée et à
des investissements déjà effectués par d’autres.
Qualitatif : positionnement national et international, transparence, mise
en place de bonnes pratiques, accès amélioré aux informations,
augmentation de la capacité, etc.
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Composants : les conclusions
Un résumé dynamique qui reprend les points
mentionnés dans les paragraphes précédents.
Inclut les principaux points et figures
Fonctionne comme un appel à l’action
Par exemple, investir X € génèrera Y € d’économies et
produira les bénéfices immédiats A, B et C.
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Plan
1. Stratégie d’approche
2. Caractéristiques d’un dossier réussi
3. Connaissez votre public !
4. Composants d’un dossier de décision
5. Recommandations
6. Ressources
7. Conclusions
Plan
1. Stratégie d’approche
2. Caractéristiques d’un dossier réussi
3. Connaissez votre public !
4. Composants d’un dossier de décision
5. Recommandations
6. Ressources
7. Conclusions
Recommandations
1. TOUJOURS s’adapter à la situation et au public
2. Donner des alternatives réelles comme solutions
3. Trouver d’où l’opposition est susceptible de venir
4. Rendez votre public maître des données
5. “Prenez la température” le plus tôt possible
6. Soyez concis, clair, logique et convaincant
7. Soyez prêts à défendre votre proposition en 30
secondes, 5 minutes et 30 minutes.
Plan
1. Stratégie d’approche
2. Caractéristiques d’un dossier réussi
3. Connaissez votre public !
4. Composants d’un dossier de décision
5. Recommandations
6. Ressources
7. Conclusions
Plan
1. Stratégie d’approche
2. Caractéristiques d’un dossier réussi
3. Connaissez votre public !
4. Composants d’un dossier de décision
5. Recommandations
6. Ressources
7. Conclusions
Ressources : spécifiques aux points nodaux
Global Biodiversity Informatics Outlookhttp://www.gbif.org/orc/?doc_id=5353
Plan stratégique du GBIFhttp://www.gbif.org/orc/?doc_id=2792
Bénéfices de la participation au GBIFhttp://www.gbif.org/participation/outreach
Comment créer stratégies et plans pour les points
nodaux
→ Module 2A.
Comment positionner stratégiquement votre point nodal
→ Module 2B.
Utilisations des données
→ Modules 4A, 4B.
Ressources : sur les dossiers de décisionsJonathan Wu, 2001, Creating a successful business case to
advance your initiative.http://www.information-management.com/news/4330-1.html
Ilya Bogorad, 2011, 6 essential elements for a winning business case.http://www.techrepublic.com/blog/tech-decision-maker/6-essential-elements-for-a-winning-business-case/.
Margaret Rouse, 2012, How to write a business case document. http://whatis.techtarget.com/definition/How-to-write-a-business-case-document.
Bizvortex Consulting Group Inc., Business case template.http://new.bizvortex.com/products/.
Ilya Bogorad, 2010, Thirty tips for a better proposal or business case.http://bizvortex.wordpress.com/2010/07/29/.
Bizvortex Consulting Group Inc., 2010, Business case tips.http://new.bizvortex.com/wp-content/uploads/2010/05/Business-Case-Tips.pdf
Steven Gara, 2013, How to build a project’s business case. http://news.dice.com/2013/04/12/how-to-define-a-business-case/.
Plus d’informations sur http://community.gbif.org/pg/pages/view/36138/
Plan
1. Stratégie d’approche
2. Caractéristiques d’un dossier réussi
3. Connaissez votre public !
4. Composants d’un dossier de décision
5. Recommandations
6. Ressources
7. Conclusions
Plan
1. Stratégie d’approche
2. Caractéristiques d’un dossier réussi
3. Connaissez votre public !
4. Composants d’un dossier de décision
5. Recommandations
6. Ressources
7. Conclusions
Conclusions
Les dossiers de décision sont de bons outils lors de la
présentation de propositions liées à votre point nodal
Ils vous aident à mener à bien un processus d’analyse
et de planification qui se révèlera payant
Ils vous aident à saisir des opportunités et à vous
adapter aux changements
Ils peuvent être appliqués à des
niveaux très différents
Adaptez-les au public et à la situation
GB20 : sessions d’exercices pour les points nodaux
Mise en place des points nodaux GBIF I :Créez un dossier solide pour votre point nodal
Alberto González-TalavánSenior Programme Officer for TrainingGBIF Secretariat
4 Octobre 2013