32
Dagelijks beheer en onderhoud in regie Gemeente Haarlem 26 november 2015 Nationaal Congres Beheer Openbare Ruimte Floris Vosse

NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

  • Upload
    crow

  • View
    237

  • Download
    2

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Dagelijks beheer en onderhoud in regieGemeente Haarlem

26 november 2015Nationaal Congres Beheer

Openbare Ruimte

Floris Vosse

Page 2: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

2

Introductie

Page 4: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Reorganisatie 2 PijlersGebiedsgericht gericht

gebiedsteam

Werken in regie

procesteam

Page 5: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Gebiedsontwikkeling en Beheer5

Page 6: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Dagelijks beheer & onderhoud

Page 7: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Uitgangspositie beheer en onderhoud

75 verschillende onderhoudscontracten Omvang dagelijks beheer en onderhoud € 35 mio “oude OG-rol” beheer niet uitvoerbaar nieuwe

organisatie ondoorzichtig geheel van contracten (geen

synergie) arbeidsintensieve frequentiebestekken

Page 8: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Uitgangspositie beheer en onderhoud

Spaarnelanden• 100% dochter N.V. van de

gemeente Haarlem• Uitvoerende bedrijven

gemeente Haarlem verzelfstandigd

• 25 onderhoudscontracten op 4 niveau’s

• Omzet vanuit B&O 30 mio per jaar moest gelijk blijven

8

Page 9: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Gemaakte keuzes

• 12 domeinen – 12 contracten• Dagelijks en groot onderhoud uit elkaar• Resultaat en Functioneel • Taakstellend budget• 4 jaar 2+2• Stedelijke en bestuurlijke omgeving

Page 10: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Beheer en onderhoudsdomeinen

Markt• openbare verlichting (perceel) ► Volker Infra• VRI’s (perceel) ► Vialis• civiele kunstwerken + oevers (perceel) ► Volker Infra• beweegbare bruggen (perceel) ► Strukton• riolering + grondwater ► BAM• asfalt + markeringen (perceel) ► BAM

Spaarnelanden• afval & reiniging• elementenverhardingen + straatmeubilair (perceel)• groen & spelen• parkeren• coördinatie piket & meldingen*

Page 11: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Proces tot stand komen contracten

1 •Visie

2 • Contract

3 •Resultaat

4 •Budget

5 •Processen

6 •Areaal / overdracht

7 •Aanbesteding en gunning

Page 12: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Domein Dienstverleningsovereenkomst

Domein DienstverleningsOvereenkomstHaarlem

BASISOVEREENKOMST

Annexen

Bijlagen

Vraagspecificatie“Processen”

(deel B)

Vraagspecificatie“Algemeen”

(deel A)

Vraagspecificatie“Resultaten”

(deel C)

Procesbladen Resultaatsbladen

Page 13: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Vraagspecificatie algemeen

• Geest van de overeenkomst– Letter van het contract

• Doelen– Doel 1: Realiseren vastgesteld Kwaliteitsniveau– Doel 2: Publieksgericht handelen – Doel 3: Duurzaamheid en behoud ecologische waarden

Doel 4: De Opdrachtnemer treedt op als onderhoudsaannemer en Adviseur Domein

– Doel 5: Bestuurlijke gevoeligheid

• Partnerschap– Huisvaderschap– Samenwerking

Page 14: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Inkoop

• Inkoopstrategie• MKB + lokale partijen

• Gunnen 100% kwaliteit Samenwerking• Presenteren vraagspecificatie algemeen in

aanbestedingsfase (2 bijeenkomsten)

• 5x Europese niet openbare DDO markt• 1x Europese niet openbare Auditbureau• 6x Inbesteding naar Spaarnelanden

Page 15: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Ondertekening december 2014

Page 16: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Contractbeheersing

Page 17: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Positie procesteam gemeente17

DDO partnerEMVI plannen +

DDO’s

AuditbureauEMVI plan + DVO

Procesteam Gemeente

Gemeente Haarlem

Page 18: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Procesteams18

Procesmanager

Technisch Adviseur Beheerder gebied

Page 19: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Contractsturing marktpartij

• Contractpartner borgt zijn eigen kwaliteit d.m.v. kwaliteitsysteem

• Afwijkingen van werkwijze (proces) dienen apart te worden vermeld incl. verbetervoorstel (PDCA)

• Beschrijft manier van handelen (werkwijze/proces) onderdeel kwaliteitsborging

• Nevenopdrachtnemersoverleg raakvlakken tussen domeinen

Page 20: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Contractsturing gemeente

• Overleg dagelijkse zaken “operationeel” (domein beheerder)• Overleg grote lijnen “tactisch” (procesmanager)

• Samenwerkingsmonitor

• Marktpartij rapporteert aan de gemeente over presteren contract (tactisch en operationeel)

• Auditbureau (adviesbureau) controleert of de processen doorlopen worden

• Escalatieladder (in samenwerking oneens kunnen zijn) & Strategisch overleg

Page 21: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Communicatielijnen contractsturing

Strategisch

Tactisch

Operationeel

21

Strategisch

Tactisch

Operationeel

Hier en nu

3 Maanden vooruit

1 Jaar vooruit

Page 22: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

22

Page 23: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Politieke sensiviteit

Page 24: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Meldingen

Page 25: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Geen meerwerk

Noodzakelijk veiligheid areaal Geen gevolgen taakstellend budget

Noodzakelijk functioneren areaal

Noodzakelijk beeldkwaliteit areaal

Wensen gebieden/wijkraden/burgers ter verfraaiing areaal (hoger kwaliteitsniveau dan DDO

Geen gevolgen taakstellend budget

Geen gevolgen taakstellend budget

Preventief beeldkwaliteit, functioneren of veiligheid areaal

Eventueel gevolgen taakstellend budget

Eventueel gevolgen taakstellend budget

Wijzigingen B&O – afwegingskader en beslisboom DDO

Page 27: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Operationeel vs Tactisch handelen

Page 28: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Werken in regie (daar ben ik niet meer van)

Page 29: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Samenwerken = harmonie

Page 30: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Competenties medewerkers• Regie-academie

Page 31: NCBOR 2015 | Nieuwe vormen van contracten

Succesfactoren• Hebben en behouden van visie• Organisatie was ingericht• Aandacht in de aanbesteding voor doelstelling gemeente• Team verantwoordelijk voor implementatie (overzicht)• Samenwerken

Aandachtspunten• Meenemen medewerkers nieuwe werkwijze (verandering,

achtergrond, cultuur)• Meenemen management• Gemeenteraad