Upload
crow
View
237
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
Dagelijks beheer en onderhoud in regieGemeente Haarlem
26 november 2015Nationaal Congres Beheer
Openbare Ruimte
Floris Vosse
2
Introductie
Inhoud presentatie
1. Waarom doet Haarlem dit?2. Contracten en aanbesteding B&O3. Lessons learned werken in regie
Reorganisatie 2 PijlersGebiedsgericht gericht
gebiedsteam
Werken in regie
procesteam
Gebiedsontwikkeling en Beheer5
Dagelijks beheer & onderhoud
Uitgangspositie beheer en onderhoud
75 verschillende onderhoudscontracten Omvang dagelijks beheer en onderhoud € 35 mio “oude OG-rol” beheer niet uitvoerbaar nieuwe
organisatie ondoorzichtig geheel van contracten (geen
synergie) arbeidsintensieve frequentiebestekken
Uitgangspositie beheer en onderhoud
Spaarnelanden• 100% dochter N.V. van de
gemeente Haarlem• Uitvoerende bedrijven
gemeente Haarlem verzelfstandigd
• 25 onderhoudscontracten op 4 niveau’s
• Omzet vanuit B&O 30 mio per jaar moest gelijk blijven
8
Gemaakte keuzes
• 12 domeinen – 12 contracten• Dagelijks en groot onderhoud uit elkaar• Resultaat en Functioneel • Taakstellend budget• 4 jaar 2+2• Stedelijke en bestuurlijke omgeving
Beheer en onderhoudsdomeinen
Markt• openbare verlichting (perceel) ► Volker Infra• VRI’s (perceel) ► Vialis• civiele kunstwerken + oevers (perceel) ► Volker Infra• beweegbare bruggen (perceel) ► Strukton• riolering + grondwater ► BAM• asfalt + markeringen (perceel) ► BAM
Spaarnelanden• afval & reiniging• elementenverhardingen + straatmeubilair (perceel)• groen & spelen• parkeren• coördinatie piket & meldingen*
Proces tot stand komen contracten
1 •Visie
2 • Contract
3 •Resultaat
4 •Budget
5 •Processen
6 •Areaal / overdracht
7 •Aanbesteding en gunning
Domein Dienstverleningsovereenkomst
Domein DienstverleningsOvereenkomstHaarlem
BASISOVEREENKOMST
Annexen
Bijlagen
Vraagspecificatie“Processen”
(deel B)
Vraagspecificatie“Algemeen”
(deel A)
Vraagspecificatie“Resultaten”
(deel C)
Procesbladen Resultaatsbladen
Vraagspecificatie algemeen
• Geest van de overeenkomst– Letter van het contract
• Doelen– Doel 1: Realiseren vastgesteld Kwaliteitsniveau– Doel 2: Publieksgericht handelen – Doel 3: Duurzaamheid en behoud ecologische waarden
Doel 4: De Opdrachtnemer treedt op als onderhoudsaannemer en Adviseur Domein
– Doel 5: Bestuurlijke gevoeligheid
• Partnerschap– Huisvaderschap– Samenwerking
Inkoop
• Inkoopstrategie• MKB + lokale partijen
• Gunnen 100% kwaliteit Samenwerking• Presenteren vraagspecificatie algemeen in
aanbestedingsfase (2 bijeenkomsten)
• 5x Europese niet openbare DDO markt• 1x Europese niet openbare Auditbureau• 6x Inbesteding naar Spaarnelanden
Ondertekening december 2014
Contractbeheersing
Positie procesteam gemeente17
DDO partnerEMVI plannen +
DDO’s
AuditbureauEMVI plan + DVO
Procesteam Gemeente
Gemeente Haarlem
Procesteams18
Procesmanager
Technisch Adviseur Beheerder gebied
Contractsturing marktpartij
• Contractpartner borgt zijn eigen kwaliteit d.m.v. kwaliteitsysteem
• Afwijkingen van werkwijze (proces) dienen apart te worden vermeld incl. verbetervoorstel (PDCA)
• Beschrijft manier van handelen (werkwijze/proces) onderdeel kwaliteitsborging
• Nevenopdrachtnemersoverleg raakvlakken tussen domeinen
Contractsturing gemeente
• Overleg dagelijkse zaken “operationeel” (domein beheerder)• Overleg grote lijnen “tactisch” (procesmanager)
• Samenwerkingsmonitor
• Marktpartij rapporteert aan de gemeente over presteren contract (tactisch en operationeel)
• Auditbureau (adviesbureau) controleert of de processen doorlopen worden
• Escalatieladder (in samenwerking oneens kunnen zijn) & Strategisch overleg
Communicatielijnen contractsturing
Strategisch
Tactisch
Operationeel
21
Strategisch
Tactisch
Operationeel
Hier en nu
3 Maanden vooruit
1 Jaar vooruit
22
Politieke sensiviteit
Meldingen
Geen meerwerk
Noodzakelijk veiligheid areaal Geen gevolgen taakstellend budget
Noodzakelijk functioneren areaal
Noodzakelijk beeldkwaliteit areaal
Wensen gebieden/wijkraden/burgers ter verfraaiing areaal (hoger kwaliteitsniveau dan DDO
Geen gevolgen taakstellend budget
Geen gevolgen taakstellend budget
Preventief beeldkwaliteit, functioneren of veiligheid areaal
Eventueel gevolgen taakstellend budget
Eventueel gevolgen taakstellend budget
Wijzigingen B&O – afwegingskader en beslisboom DDO
Wisselende performance26
Operationeel vs Tactisch handelen
Werken in regie (daar ben ik niet meer van)
Samenwerken = harmonie
Competenties medewerkers• Regie-academie
Succesfactoren• Hebben en behouden van visie• Organisatie was ingericht• Aandacht in de aanbesteding voor doelstelling gemeente• Team verantwoordelijk voor implementatie (overzicht)• Samenwerken
Aandachtspunten• Meenemen medewerkers nieuwe werkwijze (verandering,
achtergrond, cultuur)• Meenemen management• Gemeenteraad