3.1 Necesidad de la Información en la Empresa

INFORMACIÓNCONTENIDOS

SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN PROPIEDAD INTELECTUAL FUENTES DE INFORMACIÓN ESTRATEGIAS DE BÚSQUEDA

SOCIEDAD DEL CONOCIMIENTOSegún Peter Drucker: “El factor de producción ha dejado de ser el capital, la tierra o la mano de obra; ahora es el saber. La sociedad del saber se apoya en la educación como su motor principal”. Esta nueva sociedad se caracteriza por dos factores primordiales: la información como elemento aglutinador y la innovación tecnológica como instrumento para aproximarse a ella. Unidad elemental de información = Dato Datos + Estructura = InformaciónInformación + Experiencia y Juicio = Conocimiento

Tecnologías de información y comunicación (TIC’s): Electrónica Telecomunicaciones Informática Autopistas de la información

PROCESO DE USO DE INFORMACIÓN

Uno de los métodos más interesantes para determinar las necesidades de información, se basa en el modelo de los factores críticos de éxito (FCE) ideado por Rockart (1979), modelo que se ha aplicado tanto a empresas de productos como de servicios. POR QUÉ UTILIZARLACultura informacional: La organización no puede sacar provecho del recurso información si no existe una concientización de sus miembros acerca del valor de la información y concretamente del valor de la información de calidad. La organización puede ahogarse por falta de esta o por exceso. Cultura informacional según Taylor (1993) “aquellos conocimientos o capacidades que cualquier persona culta necesitará para moverse con soltura en una sociedad tecnológica rica en información”. CULTURA INFORMACIONALPara tener cultura informacional se requiere:

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Conocimiento sobre las fuentes Capacidad para utilizar estas fuentes Habilidad para evaluar la calidad de la información Habilidad para identificar problemas. Capacidad para identificar que

información se precisa Habilidad para aplicar la información obtenida a la

resolución de problemas. Habilidad para articular, organizar y comunicar

información a los demás de la manera más apropiada a la situación.

El contexto de la empresa y sus necesidades de información

Para comprender bien qué objetivos tiene un sistema de información y cómo debe funcionar, hay que entender también dos conceptos relativos al contexto, o medio ambiente, en el que se inserta una empresa. Nos referimos al conjunto de factores que le afectan, donde existen amenazas que pueden perjudicar o destruir una empresa, y oportunidades que pueden incrementar las cualidades de la misma.

Enlazamos, aquí, con algunas nociones aportadas en el apartado referente a la información como recurso intangible. Tenemos, así, por un lado:

1. El medio ambiente interno o aquellos "factores, como el personal, la estructura, sus políticas y recompensas, que ejercen influencia en la manera de realizar el trabajo y de conseguir los objetivos"

2. y por otro el medio ambiente externo, más complejo en tanto que conforma factores ajenos al dominio interno de los gestores, y por tanto requiere una vigilancia permanente. A su vez, este medio ambiente externo tiene una doble estructura:

Medio ambiente externo remoto, como el clima político, la situación económica, las tendencias sociales, o las innovaciones tecnológicas.

Y el Medio ambiente externo inmediato, formado por clientes, proveedores, distribuidores, competidores, financiadores y reguladores.

Observaremos éste medio ambiente externo como un modelo de necesidades de información que los gestores de una empresa deben obligatoriamente controlar para una eficaz toma de decisiones y cuyos recursos de información, ya sean éstos vistos como fuentes de información, servicios de información o sistemas de información, deben ser incorporados al sistema de información empresarial como importantes recursos para la toma de decisiones.

Los sistemas de información en la empresa.

Frecuentemente se ha utilizado el término informatización como sinónimo de sistemas de información. Y aunque la mayoría de los autores están de acuerdo en asumir que un sistema de información requiere un adecuado proceso de informatización, lo que también está claro

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es que no en todos los casos la construcción de un sistema de información lleva aparejado el uso de tecnologías de la información.

Sin embargo, asumimos que hoy en día cualquier sistema de información, por pequeño que sea requiere de unos mínimos procesos de automatización.

También parece adecuado señalar que las distintas aplicaciones informáticas que funcionan por separado impiden la adecuación de un sistema de información, de manera que como señala Gil Pechuan para que el sistema de información exista "deberá contemplar el diseño de un sistema integrado que relacione las informaciones generales por las diversas aplicaciones funcionales de la empresa y que permita así, mejorar los procesos de toma de decisiones"

La teoría de la información y su flujo en empresas industriales

La gestión de los flujos de información de la empresa desde la movilidad

En el mundo empresarial la información fluye de unos empleados a otros, entre estos y la empresa o entre la empresa y sus clientes, proveedores y partners. Algunas veces se trata de flujos de información informales, no estructurados. Otras veces, estos flujos son formales y están estructurados, soportando procesos críticos en la empresa, o permitiendo la interacción con terceros. Una gestión adecuada de estos flujos de información permite obtener a la empresa una ventaja competitiva, mejorando su eficiencia, la calidad del producto y el servicio ofrecido al cliente.

La evolución de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones a lo largo de las últimas décadas ha permitido a las empresas mejorar dicha gestión. Esta evolución se ha producido de forma gradual y ha permitido recorrer un largo camino donde cada paso se ha sumado al anterior potenciándolo y consiguiendo que la suma sea mucho más que las partes. Los esfuerzos iniciales se centraron en la automatización de los flujos de información asociados a los flujos físicos de materiales, desde la materia prima al producto final. En los años 90 aparecieron los sistemas de información ERP (Enterprise Resource Planning) primero y CRM (Customer Relationship Management) después, que engloban de forma integrada aplicaciones que soportan diferentes procesos de la empresa. Asimismo, la explosión de internet a finales de los 90, incrementó y reforzó las interacciones entre empresas o entre estas y sus clientes, llegando a modificar en algunos casos los modelos de negocio tradicionales. La proliferación en los últimos años del uso del PC portátil y la

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aparición de nuevos dispositivos cada vez más ligeros como las PDAs (Personal Digital Assistant) ha facilitado parcialmente la integración de los empleados móviles (fuerzas de ventas, instalaciones y mantenimiento, etc.) en los flujos de información de la empresa. Las limitaciones de velocidad de transmisión de datos existentes hasta ahora en el campo de las comunicaciones móviles GSM, obligaron a la utilización de soluciones donde el empleado móvil trabajaba con copias locales de información, no siempre actualizadas. El nuevo sistema de comunicación de datos móviles GPRS, que Amena ha puesto a disposición de sus clientes, permite, por primera vez, una integración plena de este tipo de empleados en los flujos de información de la empresa, al proporcionar conectividad always-on, elevada velocidad de transmisión y modelos de tarificación basados en volumen de información intercambiada. En Amena tenemos la convicción de que GPRS es el siguiente paso en esa evolución gradual a la que hacíamos referencia anteriormente, encaminada a una mejor gestión de los flujos de información en la empresa, reforzando el potencial de las soluciones tipo ERP y CRM existentes y permitiendo una mejora en el retorno de las inversiones realizadas en este tipo de sistemas.

Los sistemas de la empresa y la toma de decisiones sobre la base de la información.

Organizaciones corporativas complejas y sus sistemas de información

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