Baøi 1 : Giôùi thieäu heä thoáng thoâng tin

• Caùc khaùi nieäm veà thoâng tin• Khaùi nieäm veà moâ hình vaø heä

thoáng• Heä thoáng thoâng tin laø gì ?• Heä thoáng thoâng tin trong kinh

doanh• Phaùt trieån heä thoáng• Taïi sao phaûi hoïc Heä thoáng

thoâng tin.1

1- Heä thoáng thoâng tin (Information System)

• Heä thoáng thoâng tin laø taäp hôïp caùc phaàn töû duøng thu nhaän, quaûn lyù, phoå bieán thoâng tin vaø cung caáp cô cheá phaûn hoài nhaèm ñaùp öùng moät muïc tieâu naøo ñoù.

Haèng ngaøy chuùng ta tieáp xuùc vaø laøm vieäc vôùi caùc heä thoáng thoâng tin caù nhaân hoaëc chuyeân nghieäp. Chuùng ta söû duïng heä thoáng chi ñoåi tieàn töï ñoäng ATM ôû caùc ngaân haøng, quaày tính tieàn ôû sieâu thò söû duïng heä thoáng maõ vaïch vaø maùy queùt, chuùng ta truy caäp thoâng tin treân Internet hay nhaän thoâng tin töø caùc traïm thoâng qua caùc maøn hình caûm öùng (touch screen) Treân 500 coâng ty coâng ngheä thoâng tin vöôït qua möùc 1 tæ USD/ naêm.

2

1- Heä thoáng thoâng tin (Information System)

• Trong töông lai, chuùng ta coøn leä thuoäc vaøo heä thoáng thoâng tin nhieàu hôn nöûa. Moät ví duï laø haõng General Motors ñaõ hôïp söùc vôùi haõng Fidelity Investments ñeå taïo ra heä thoáng cho pheùp ngöôøi duøng nhaän ñöôïc thoâng tin veà ñaàu tö vaø mua baùn chöùng khoaùn ngay treân xe hôi baèng caùch duøng gioïng noùi.

• Bieát ñöôïc vò theá cuûa heä thoáng thoâng tin vaø vaän duïng ñöôïc kieán thöùc naày vaøo coâng vieäc laøm seõ taïo cho ngöôøi duøng cô hoäi thaønh coâng trong ngheà nghieäp. Cô quan, toå chöùc ñaït ñöôïc muïc tieâu, vaø xaõ hoäi coù chaát löôïng cuoäc soáng cao hôn.

3

1- Heä thoáng thoâng tin - Vai troø cuûa maùy tính

• Maùy tính vaø heä thoáng thoâng tin lieân tuïc thay ñoåi caùch thöùc toå chöùc ñieàu khieån kinh doanh.

• Maùy tính giuùp ruùt ngaén thôøi gian xöû lyù, ñaït ñöôïc keát quaû cao, lôïi nhuaän cao.

• Ngaøy nay, chuùng ta ñang soáng trong neàn kinh teá thoâng tin. Thoâng tin töï baûn thaân noù cuõng coù giaù trò, vaø caùc thöông vuï thöôøng trao ñoåi thoâng tin nhieàu hôn laø trao ñoåi haøng hoaù cuï theå

4

1- Heä thoáng thoâng tin - Vai troø cuûa maùy tính

• Heä thoáng ñaët neàn taûng treân maùy tính, caøng ngaøy maùy tính caøng ñöôïc duøng nhieàu hôn ñeå taïo ra, löu tröõ, vaø truyeàn thoâng tin.

• Caùc nhaø ñaàu tö söû duïng heä thoáng thoâng tin ñeå ra caùc quyeát ñònh ñaùng giaù nhieàu trieäu USD, caùc cô quan taøi chính duøng heä thoáng thoâng tin vaø phöông tieän ñieän töû ñeå chuyeån haøng tæ USD ñi khaép theá giôùi, caùc haõng saûn xuaát duøng heä thoáng thoâng tin ñeå ñaët nguyeân lieäu vaø phaân phoái haøng hoaù maø tröôùc ñaây chöa bao giôø nhanh ñeán nhö vaäy. Maùy tính vaø heä thoáng thoâng tin seõ coøn tieáp tuïc thay ñoåi xaõ hoäi , coâng cuoäc kinh doanh, vaø cuoäc soáng cuûa chuùng ta 5

1- Heä thoáng thoâng tin - Vai troø cuûa maùy tính

• Chöông naày phaùc hoaï caùc neùt ñeå hieåu ñöôïc maùy tính, heä thoáng thoâng tin, cuõng nhö möùc ñoä quan troïng cuûa vieäc hoïc heä thoáng thoâng tin. Caùc hieåu bieát naày giuùp ta aùp duïng ñuùng caùc khaùi nieäm veà heä thoáng thoâng tin.

• Thoâng tin laø khaùi nieäm trung taâm cuûa giaùo trình naày. Ñeå laø nhaø quaûn lyù hieäu quaû trong moïi lónh vöïc kinh doanh , baïn caàn bieát raèng thoâng tin laø moät trong nhöõng nguoàn coù giaù trò vaø quan troïng cuûa toå chöùc.

• Nhöng coi chöøng, thoâng tin thöôøng hay bò nhaàm vôùi döõ lieäu. 6

2. Döõ lieäu vaø thoâng tin

Döõ lieäu Bao goàm caùc söï vieäc thoâ nhö laø teân coâng nhaân vieân, hay soá giôø laøm vieäc trong tuaàn, maõ vaät tö toàn kho, hay laø ñôn ñaët haøng.

Baûng lieät keâ moät soá kieåu döõ lieäu thöôøng ñöôïc duøngDöõ lieäu Theå hieän döôùi hình thöùc Kieåu chöõ soá Alphanumeric data

Con soá, chöõ caùi, caùc kyù töï

Kieåu aûnh Image data

Hình aûnh, ñoà hoaï

Kieåu aâm thanh Audio data

AÂm thanh, tieáng oàn, tín hieäu soá

Kieåu nhìn Video data

AÛnh tænh hoaëc ñoäng

7

2. Döõ lieäu vaø thoâng tin

Thoâng tin

• Khi caùc söï vieäc ñöôïc toå chöùc, saép xeáp laïi theo moät caùch ñaëc bieät naøo ñoù ñeå coù nghóa, caùc söï vieäc naày trôû thaønh thoâng tin.

• Thoâng tin laø taäp hôïp caùc söï vieäc ñöôïc toå chöùc theo caùch sao cho coù giaù trò taêng theâm ngoaøi giaù trò baûn thaân cuûa söï vieäc.

• Ví duï nhö moät nhaø quaûn lyù coù theå coù thoâng tin veà soá löôïng haøng baùn ra theo moät caùch saép xeáp rieâng ñeå phuïc vuï cho vieäc quaûn lyù cuûa mình, khaùc vôùi thoâng tin baùn haøng töø boä phaän kinh doanh.

• Cung caáp thoâng tin cho khaùch haøng cuõng giuùp cho coâng ty taêng toång thu nhaäp vaø lôïi nhuaän

8

2. Döõ lieäu vaø thoâng tin

Kieåu cuûa thoâng tin ñöôïc taïo ra tuyø thuoäc vaøo moái quan heä giöõa caùc döõ lieäu saün coù. Theâm döõ lieäu môùi vaøo, hoaëc thay ñoåi döõ lieäu khaùc coù nghóa laø phaûi xaùc ñònh laïi caùc moái quan heä vaø taïo ra thoâng tin môùi.

Bieán ñoåi döõ lieäu thaønh ra thoâng tin laø moät tieán trình, hoaëc laø moät taäp hôïp caùc coâng taùc luaän lyù coù lieân quan nhau ñeå ñaït ñöôïc keát quaû naøo ñoù

9

2. Döõ lieäu vaø thoâng tin

Trong moät soá tröôøng hôïp, döõ lieäu ñöôïc toå chöùc, xöû lyù baèng thuû coâng hoaëc tính nhaãm. Trong moät soá tröôøng hôïp khaùc caàn söû duïng maùy tính. Ñieàu quan troïng khoâng naèm ôû xuaát xöù cuûa döõ lieäu, hay döõ lieäu ñöôïc xöû lyù theo caùch naøo, maø naèm ôû choã keát quaû coù giaù trò vaø coù höõu duïng hay khoâng.

Tieán trình xöû lyù döõ lieäu

10

Döõ lieäu Xöû lyù (aùp duïng caùc kieán thöùc baèng caùch choïn löïa,toå chöùc, vaø vaän duïng)

Thoâng tin

3- Ñaëc tröng cuûa thoâng tin coù giaù trò

Ñaëc tính Ñònh nghóa

Chính xaùc(Accurate)

Thoâng tin chính xaùc laø thoâng tin khoâng chöùa caùc nhaàm laãn, thoâng tin khoâng chính xaùc ñöôïc taïo ra do quaù trình xöû lyù (thöôøng goïi laø GIGO , garbage in, garbage out).

Hoaøn chænh (Complete)

Thoâng tin hoaøn chænh coù chöùa taát caû caùc söï vieäc quan troïng, ví duï moät baùo caùo ñaàu tö khoâng hoaøn chænh khi baùo caùo naày khoâng chöùa taát caû caùc chi phí quan troïng.

Kinh teá(Economical)

Thoâng tin phaûi xeùt ñeán lieân heä giöõa kinh teá vaø giaù thaønh. Caùc nhaø quaûn lyù luoân luoân phaûi caân ñoái giöõa giaù thaønh ñeå taïo ra thoâng tin vaø giaù trò do thoâng tin cung caáp.

Meàm deûo(Flexible)

Thoâng tin meàm deûo laø thoâng tin coù theå ñöôïc duøng cho nhieàu muïc ñích khaùc nhau.

Tin caäy(Reliable)

Möùc ñoä tin caäy maø nguoàn thoâng tin tuyø thuoäc vaøo. Ñoâi khi ñoä tin caäy cuûa thoâng tin tuyø thuoäc vaøo phöông phaùp thu thaäp thoâng tin, hay tuyø thuoäc vaøo nguoàn cung caáp thoâng tin. Lôøi ñoàn khoâng phaûi laø nguoàn thoâng tin ñaùng tin caäy.

11

3- Ñaëc tröng cuûa thoâng tin coù giaù trò

Thích ñaùng(Relevant)

Thoâng tin thích ñaùng raát quan troïng ñoái vôùi ngöôøi coù thaåm quyeàn ra quyeát ñònh. Ví duï thoâng tin goã xeû saép leân giaù khoâng coù lieân quan ñeán haõng saûn xuaát vi maïch maùy tính.

Ñôn giaûn(Simple)

Thoâng tin phaûi ñôn giaûn, khoâng ñöôïc phöùc taïp thaùi quaù. Thoâng tin ñöa ñeán quaù nhieàu vaø phöùc taïp laøm cho ngöôøi ra quyeát ñònh bò roái trí vì khoâng theå xaùc ñònh nguoàn tin naøo thaät söï quan troïng.

Ñuùng luùc(Timely)

Thoâng tin phaûi ñöôïïc cung caáp ñuùng thôøi ñieåm caàn thieát. Ví duï thoâng tin döï baùo thôøi tieát trong tuaàn roài khoâng giuùp ích cho ngöôøi noâng daân quyeát ñònh ngaøy mai coù phôi luùa hay khoâng.

Kieåm chöùng ñöôïc (Verifiable)

Thoâng tin phaûi kieåm chöùng ñöôïc. Nghóa laø ta phaûi kieåm tra ñöôïc ñeå chaéc chaén raèng thoâng tin ñuùng, ta coù theå kieåm chöùng baèng nhieàu nguoàn khaùc nhau cuûa cuøng moät thoâng tin.

Deã truy caäp(Accessible)

Nhöõng ngöôøi duøng coù thaåm quyeàn phaûi deã daøng truy caäp ñöôïc thoâng tin caàn thieát theo ñuùng ñònh daïng vaø thôøi ñieåm söû duïng.

An toaøn(Secure)

Thoâng tin phaûi ñöôïc an toaøn, baûo maät, khoâng cho nhöõng ngöôøi khoâng coù thaåm quyeàn truy caäp thoâng tin.

12

3- Ñaëc tröng cuûa thoâng tin coù giaù trò

• Neáu thoâng tin cuûa cô quan khoâng chính xaùc hoaëc khoâng ñaày ñuû, ngöôøi quaûn lyù coù theå ñöa ra caùc quyeát ñònh khoâng thích hôïp, gaây thieät haïi caù nhaân vaø toå chöùc haøng nghìn, thaäm chí haøng trieäu ñoàng.

• Söï suïp ñoå cuûa coâng ty kinh doanh naêng löôïng Enron

vaøo naêm 2001 laø haäu quaû cuûa vieäc baùo caùo

thoâng tin sai vaø keá toaùn khoâng chính xaùc, khieán

cho caùc chuû ñaàu tö phaùn ñoaùn sai tình traïng taøi

chính thöïc söï cuûa coâng ty vaø coâng ty phaûi chòu toån

thaát lôùn veà nhaân söï

• Caùc thoâng tin cung caáp khoâng thích hôïp vôùi tình

huoáng, hoaëc khoâng ñuùng thôøi ñieåm, hay quaù phöùc

taïp, khoù hieåu seõ khoâng coù giaù trò ñoái vôùi toå

chöùc. 13

3- Ñaëc tröng cuûa thoâng tin coù giaù trò

• Thoâng tin höõu duïng coù theå raát khaùc nhau veà giaù trò ñoái vôùi moãi thuoäc tính keå treân.

• Ví duï ñoái vôùi döõ lieäu veà thò tröôøng tri thöùc, ngöôøi ta coù theå chaáp nhaän moät möùc ñoä keùm chính xaùc, vaø khoâng ñaày ñuû, nhöng chuû yeáu laø phaûi kòp luùc. Thò tröôøng tri thöùc coù theå baùo ñoäng cho ta laø ñoái thuû cuûa ta saép coù moät ñôït giaûm giaù lôùn. Chi tieát chính xaùc vaø thôøi ñieåm giaûm giaù coù theå khoâng quan troïng baèng vaïch ra keá hoaïch ñeå ñoái phoù. Ñoä chính xaùc, tính kieåm chöùng ñöôïc vaø möùc ñoä hoaøn chænh laø caùc ñaëc tính phaûi coù cuûa döõ lieäu ñöôïc duøng trong keá toaùn cuûa moät coâng ty nhö laø quæ tieàn maët, haøng toàn kho, vaø thieát bò.

14

3- Trò giaù cuûa thoâng tin

• Trò giaù thoâng tin = Lôïi nhuaän taêng theâm - chi phí tt

• Ví duï : Laép môùi heä thoáng ñaët haøng qua maùy tính

• Tieâu toán : 30.000 $• Taêng doanh soá : 50.000 $• Giaù trò gia taêng do heä thoáng môùi laøm

ra : 50.000 – 30.000 = 20.000 $

15

4- Heä thoáng vaø khaùi nieäm moâ hìnhHeä thoáng laø taäp hôïp caùc phaàn töû töông taùc vôùi nhau ñeå ñaït ñöôïc muïc tieâu cuûa toå chöùc. Chính caùc phaàn töû naày vaø moái quan heä giöõa caùc phaàn töû xaùc ñònh caùch thöùc laøm vieäc cuûa heä thoáng. Heä thoáng phaûi goàm ñaàu vaøo (input), cô cheá xöû lyù (processing mechanisms), ñaàu ra (output), vaø phaûn hoài (feedback).

Ví duï: Heä thoáng röûa xe töï ñoäng Ñaàu vaøo : Xe dô, nöôùc, chaát taåy röûa,naêng

löôïng, tay ngheà, kieán thöùc, thôøi gian.Ñaàu ra : Xe saïch, boùng.Hoài tieáp : Giaù caû, söï haøi loøng cuûa khaùch haøng 16

4- Heä thoáng vaø khaùi nieäm moâ hình

Caùch toå chöùc, saép xeáp caùc phaàn töû trong heä thoáng ñöôïc goïi laø caáu hình (configuration).

Raát gioáng vôùi döõ lieäu, moái lieân heä giöõa caùc phaàn töû trong heä thoáng ñöôïc xaùc ñònh thoâng qua tri thöùc.

Trong haàu heát caùc tröôøng hôïp, naém ñöôïc muïc tieâu hay ñaàu ra cuûa heä thoáng laø böôùc ñaàu ñeå xaùc ñònh caáu hình cuûa caùc phaàn töû 17

4- Heä thoáng vaø khaùi nieäm moâ hình - Kieåu heä thoáng

Kieåu heä thoáng (system types)

Coù raát nhieàu kích côõ heä thoáng nhö : ñôn giaûn (simple), hay phöùc taïp (complex), môû (open), hay ñoùng (close), beàn (stable), hay ñoäng (dynamic), coù khaû naêng thích öùng (adaptive) khoâng khaû naêng thích öùng (nonadaptive), thöôøng tröïc (permanent) hay taïm thôøi (temporary)

18

19

Heä thoáng Ñaëc tröng

Ñôn giaûn Coù ít phaàn töû, moái lieân heä hoaëc töông taùc giöõa caùc phaàn töû khoâng phöùc taïp vaø deã hieåu.

Phöùc taïp Coù nhieàu phaàn töû, caùc phaàn töû naày coù möùc ñoä lieân heä, lieân keát cao.

Môû Töông taùc vôùi moâi tröôøng.

Ñoùng Khoâng töông taùc vôùi moâi tröôøng.

Beàn Chòu raát ít thay ñoåi theo thôøi gian

Ñoäng Chòu söï thay ñoåi nhanh vaø ñeàu ñaën theo thôøi gian

Thích öùng Coù theå ñaùp öùng vôùi söï thay ñoåi cuûa moâi tröôøng.

Khoâng thích öùng Khoâng theå ñaùp öùng vôùi söï thay ñoåi cuûa moâi tröôøng.

Thöôøng tröïc Hieän höõu trong khoaûng thôøi gian töông ñoái laâu.

Taïm thôøi Chæ hieän höõu trong khoaûng thôøi gian töông ñoái ngaén

Baûng ñaëc tröng cuûa heä thoáng

4. Xeáp loaïi toå chöùc theo kieåu heä thoáng

Haàu heát caùc coâng ty ñeàu coù theå ñònh roõ nhôø vaøo baûng ñaëc tröng

Ví duï Coâng ty giuùp vieäc nhaø lau chuøi coâng sôû sau giôø laøm

vieäc laø moät heä thoáng beàn, vì ñaây laø coâng vieäc töông ñoái ñeàu ñaën.

Coâng ty saûn xuaát maùy tính thaønh ñaït laø moät kieåu maãu phöùc taïp, vaø ñoäng bôûi vì coâng ty vaän haønh trong moâi tröôøng thay ñoåi.

Coâng ty thuoäc loaïi khoâng thích öùng thì coâng ty naày khoù maø toàn taïi laâu. Moät soá caùc coâng ty maùy tính tröôùc ñaây nhö Osborne Computer laø moät trong nhöõng coâng ty ñaàu tieân saûn xuaát maùy tính xaùch tay, hay VisiCorp laø coâng ty ñaàu tieân saùng taïo ra chöông trình baûng tính (spreadsheet) ñaõ khoâng nhanh choùng thích öùng kòp vôùi thò tröôøng maùy tính vaø phaàn meàm. Keát quaû laø caùc coâng ty naày khoâng coøn toàn taïi. Coâng ty IBM ngöôïc laïi, phaùt minh ra caùc maùy tính lôùn, vaø saûn xuaát ñuû caùc haïng loaïi maùy tính, caùc phaàn meàm vaø cung caáp caùc dòch vuï neân ñaõ toàn taïi ñöôïc.

20

5- Hieäu suaát heä thoáng vaø chuaån

Ngöôøi ta coù theå ño hieäu suaát cuûa heä thoáng baèng nhieàu caùch khaùc nhau. Hieäu suaát (efficiency) ñöôïc tính baèng caùch laáy löôïng saûn xuaát ra chia cho löôïng tieâu thuï. Hieäu suaát naèm trong khoaûng töø 0 ñeán 100 phaàn traêm. Ví duï hieäu suaát cuûa moät ñoäng cô baèng naêng löôïng do ñoäng cô taïo ra chia cho naêng löôïng do ñoäng cô tieâu thuï (naêng löôïng naày coù theå laø ñieän , hay laø nhieân lieäu), hieäu suaát cuûa ñoäng cô thöôøng döôùi 50%

Hieäu suaát ñöôïc duøng ñeå so saùnh caùc heä thoáng

Ví duï maùy xaêng coù hieäu suaát cao hôn maùy hôi nöôùc, bôûi vì cuøng naêng löôïng ñöa vaøo, maùy xaêng taïo ra naêng löôïng ñaàu ra nhieàu hôn.

21

5- Hieäu suaát heä thoáng vaø chuaån

Hieäu löïc (effectiveness)Laø thöôùc ño giôùi haïn maø heä thoáng ñaït ñöôïc muïc tieâu. Hieäu löïc tính ñöôïc baèng caùch laáy muïc tieâu ñaït ñöôïc thöïc söï chia cho toång soá caùc muïc tieâu.

Ví duï moät coâng ty coù muïc tieâu ñeà ra laø giaûm thieåu soá saûn phaåm hö hoûng ñeán 100 chieác. Moät heä thoáng ñieàu khieån ñöôïc thieát trí ñeå giuùp ñaït muïc tieâu naày. Tuy nhieân trong thöïc teá, soá saûn phaåm hö chæ giaûm ñöôïc 85 chieác. Nhö vaäy hieäu löïc cuûa heä thoáng ñieàu khieån laø 85 % (85/100=85%). Hieäu löïc cuõng ñöôïc duøng ñeå so saùnh caùc heä thoáng, gioáng nhö hieäu suaát.Ñaùnh giaù hieäu suaát cuûa heä thoáng coøn caàn phaûi duøng ñeán tieâu chuaån hieäu suaát (performance standards). 22

Moâ hình hoaù heä thoáng (Modeling a system)

Theá giôùi thöïc raát phöùc taïp vaø bieán ñoäng, vì vaäy neáu muoán theå nghieäm caùc moái quan heä khaùc nhau vaø taùc ñoäng cuûa caùc moái quan heä naày, chuùng ta duøng moâ hình heä thoáng ñaõ ñöôïc ñôn giaûn hoaù, thay vì söû duïng heä thoáng thöïc.

Moâ hình laø moät söï tröøu töôïng hoaù hoaëc laø söï xaáp xæ ñöôïc duøng ñeå theå thieän thöïc taïi. Moâ hình giuùp chuùng ta coù theâm söï hieåu bieát veà caùc tình huoáng cuûa theá giôùi thöïc. 23

Moâ hình hoaù heä thoáng- Caùc kieåu moâ hình

Coù raát nhieàu kieåu moâ hình khaùc nhau. Moät soá kieåu chính nhö : narrative (moâ hình kieåu töôøng thuaät), physical (moâ hình vaät lyù), schematic (moâ hình kieåu sô ñoà), vaø mathematical (sô ñoà toaùn hoïc).

1- Moâ hình töôøng thuaät: goàm toaøn töø ngöõ, dieãn taû

baèng lôøi noùi, vaên moâ taû, baùo caùo, tö lieäu, ñaøm luaän

2- Moâ hình vaät lyù: söï theå hieän höûu hình, taïo ra töø maùy tính hoaëc xaây döïng neân.

3- Moâ hình sô ñoà: theå hieän thöïc taïi baèng ñoà hoaï, bieåu ñoà, hình veõ, sô ñoà, tranh minh hoaï, hình aûnh.

4- Moâ hình toaùn: theå hieän thöïc teá baèng toaùn hoïc. Maùy tính giaûi quyeát moâ hình toaùn vöôït troäi hôn caùc phöông tieän khaùc.

24

Moâ hình hoaù heä thoáng- Caùc kieåu moâ hình

Khi phaùt trieån baát cöù moâ hình naøo thì ñoä chính xaùc cuõng giöõ vai troø then choát. Moät moâ hình khoâng chính xaùc thöôøng daãn ñeán vieäc giaûi quyeát vaán ñeà khoâng chính xaùc.

Haàu heát caùc moâ hình ñeàu coù moät soá giaû ñònh, ñieàu quan troïng laø caùc giaû ñònh naày caøng saùt thöïc teá chöøng naøo caøng toát chöøng aáy.

Ngöôøi duøng moâ hình coù tieàm naêng (potential users) phaûi coù kieán thöùc veà caùc giaû ñònh trong moâ hình ñang ñöôïc phaùt trieån.

25

6 - Heä thoáng thoâng tin laø gì ?

Heä thoáng thoâng tin laø moät daïng ñaëc bieät cuûa heä thoáng, heä thoáng thoâng tin coù theå ñöôïc ñònh nghóa theo nhieàu caùch. Nhö ñaõ noùi ôû treân, heä thoáng thoâng tin laø taäp hôïp caùc phaàn töû töông taùc chaët cheõ vôùi nhau, duøng thu nhaän, quaûn lyù, phoå bieán thoâng tin vaø cung caáp cô cheá phaûn hoài nhaèm ñaùp öùng moät muïc tieâu naøo ñoù.

26

Nhaäp Xöû lyù Xuaát

Phaûn hoài

Heä thoáng thoâng tin Nhaäp (Ñaàu vaøo)

Trong heä thoáng thoâng tin, nhaäp laø hoaït ñoäng thu nhaän döõ lieäu thoâ (raw data). Trong hoaït ñoäng traû löông cuûa moät xí nghieäp, tröôùc khi tính toaùn vaø in ñöôïc baûng löông thì soá ngaøy (hoaëc giôø) laøm vieäc cuûa coâng nhaân phaûi ñöôïc ghi nhaän.

Coù nhieàu hình thöùc ñaàu vaøo, Ví duï trong moät heä thoáng thoâng tin duøng ñeå phuïc vuï cho vieäc traû löông, phieáu chaám coâng cuûa coâng nhaân seõ laø döõ lieäu nhaäp ban ñaàu. Trong heä thoáng ñieän thoaïi khaån caáp (113 chaúng haïn), soá goïi ñeán coù theå xem nhö laø döõ lieäu ñaàu vaøo, trong hoaït ñoäng tieáp thò, caùc giaûi ñaùp thaéc maéc cho khaùch haøng cuõng ñöôïc xem laø moät trong nhöõng döõ lieäu ñaàu vaøo

27

Heä thoáng thoâng tin Xöû lyù

Trong heä thoáng thoâng tin, xöû lyù laø bieán ñoåi döõ lieäu ñeå coù ñöôïc döõ lieäu ñaàu ra höõu duïng. Xöû lyù bao goàm tính toaùn, so saùnh vaø caùc hoaït ñoäng khaùc, roài löu tröõ ñeå duøng veà sau. Xöû lyù döõ lieäu ñeå coù ñöôïc thoâng tin huûu ích laø hoaït ñoäng mang tính quyeát ñònh cuûa doanh nghieäp.

Ngöôøi ta coù theå xöû lyù thuû coâng hay xöû lyù vôùi söï trôï giuùp cuûa maùy tính. Ví duï nhö khi tính löông, tieàn löông phaûi ñöôïc qua caùc böôùc xöû lyù nhö laáy tieàn löông moät giôø nhaân vôùi soá giôø laøm vieäc,

28

Heä thoáng thoâng tin Ñaàu ra

Trong heä thoáng thoâng tin, ñaàu ra laø thoâng tin höõu duïng, thoâng thöôøng laø döôùi daïng tö lieäu hay baùo caùo. Ñaàu ra coù theå laø baûng löông, baùo caùo cho nhaø quaûn lyù, thoâng tin cung caáp cho ngöôøi mua coå phieáu, ngaân haøng, cô quan nhaø nöôùc … Trong moät soá tröôøng hôïp, ñaàu ra cuûa heä thoáng naày coù theå trôû thaønh ñaàu vaøo cuûa heä thoáng khaùc. Ví duï ñaàu ra cuûa heä thoáng xöû lyù ñôn ñaët haøng coù theå ñöôïc duøng ñeå laøm ñaàu vaøo cuûa heä thoáng quaûng caùo. Thoâng thöôøng, ñaàu ra cuûa moät heä thoáng ñöôïc duøng laøm ñaàu vaøo ñeå ñieàu khieån heä thoáng hoaëc thieát bò khaùc.Ñaàu ra coù theå ñöôïc taïo ra theo nhieàu caùch. Treân maùy tính, maøn hình hoaëc maùy in laø caùc thieát bò ñaàu ra chính. Ta cuõng coù theå taïo ra ñaàu ra baèng thuû coâng nhö vieát tay moät baùo caùo, hoaëc tö lieäu. 29

Heä thoáng thoâng tin Phaûn hoài

Trong heä thoáng thoâng tin, phaûn hoài laø döõ lieäu ñaàu ra ñöôïc duøng ñeå laøm thay ñoåi caùc hoaït ñoäng ñaàu vaøo hoaëc hoaït ñoäng xöû lyù.

Ví duï loãi vaø caùc söï coá raát caàn ñeå ñieàu chænh döõ lieäu nhaäp vaøo vaø thay ñoåi tieán trình xöû lyù

Trong ví duï veà traû löông. Neáu soá giôø laøm vieäc trong tuaàn laø 40 giôø, nhöng döõ lieäu nhaäp laàm laø 400 giôø. Heä thoáng thoâng tin ñaõ giôùi haïn soá giôø laøm vieäc trong tuaàn naèm trong khoaûng 0 ñeán 100 giôø, vaø ñöa ra thoâng baùo loãi. Nhö vaäy heä thoáng phaûn hoài ñaõ ñöôïc duøng ñeå kieåm tra vaø chænh söûa döõ lieäu nhaäp, trong tröôøng hôïp naày laø giôø coâng. 30

HTTT thuû coâng vaø HTTT maùy tính

Thoâng tin phaûn hoài cuõng raát quan troïng ñoái vôùi nhaø quaûn lyù vaø ngöôøi phaûi ra quyeát ñònh.

Ví duï doanh nghieäp duøng heä thoáng thoâng tin ñeå naém ñöôïc soá löôïng toàn kho cuûa caùc maët haøng, töø ñoù bieát ñöôïc maët haøng naøo ñang baùn chaïy vaø ñaët haøng tröôùc vôùi nhaø cung caáp ñeå traùnh thieáu huït. Caùc ñôn ñaët haøng naày trôû thaønh döõ lieäu ñaàu vaøo cuûa heä thoáng. Nhôø vaøo heä thoáng maùy tính, ngöôøi ta coù theå döï baùo ñöôïc caùc söï coá trong töông lai ñeå ngaên chaën tröôùc.

31

Heä thoáng thoâng tin Nhaân söï vaø Thuû tuïc

Nhaân söï laø yeáu toá quan troïng nhaát trong taát caùc caùc heä thoáng thoâng tin duøng maùy tính. Nhaân söï cuûa moät heä thoáng thoâng tin bao goàm taát caû nhöõng ngöôøi quaûn lyù, chaïy chöông trình, baûo trì heä thoáng. Ngöôøi duøng laø baát kyø ngöôøi naøo duøng heä thoáng thoâng tin ñeå coù ñöôïc keát quaû. Ngöôøi duøng bao goàm ngöôøi laøm taøi chính, ngöôøi tieáp thò, ngöôøi ñieàu khieån haõng saûn xuaát,… Moät soá ngöôøi quaûn lyù heä thoáng cuõng laø ngöôøi duøng.

Thuû tuïc bao goàm vaïch chieán löôïc, chính saùch, phöông thöùc vaø caùc nguyeân taéc söû duïng heä thoáng thoâng tin duøng maùy tính (CBIS).

32

Heä thoáng thoâng tin Thuû coâng vaø maùy tính

Heä thoáng thoâng tin coù theå duøng thuû coâng hoaëc maùy tínhDuøng thuû coângVí duï nhö caùc nhaø phaân tích ñaàu tö veõ baèng tay caùc ñoà thò vaø ñöôøng daãn höôùng (trend line) ñeå giuùp ra caùc quyeát ñònh veà ñaàu tö. Theo doõi döõ lieäu giaù coå phieáu ôû vaøi thaùng hoaëc naêm cuoái, sau ñoù veõ ñoà thò ra giaáy keû oâ (graph paper) ñeå döï ñoaùn ñöôïc söï hoaït ñoäng cuûa giaù coå phieáu trong vaøi ngaøy hoaëc tuaàn tôùi. Moät soá nhaø ñaàu tö ñaõ kieám ñöôïc haøng trieäu USD nhôø vaøo heä thoáng thoâng tin chöùng khoaùn thuû coâng Moät soá heä thoáng thoâng tin luùc baét ñaàu laø heä thoáng thuû coâng, sau ñoù trôû thaønh heä thoáng thoâng tin söû duïng maùy tính, ví duï nhö caùch saép xeáp thöù töï thö tín cuûa böu ñieän 33

Heä thoáng thoâng tin thuû coâng vaø maùy tính

Heä thoáng thoâng tin coù theå duøng thuû coâng hoaëc maùy tính

Duøng maùy tính (Computer-based information system) Heä thoáng thoâng tin duøng maùy tính bao goàm phaàn cöùng, phaàn meàm, cô sôû döõ lieäu, vieãn thoâng, nhaân söï, vaø caùc thuû tuïc ñöôïc caáu hình ñeå ñeå thu nhaän, vaän duïng, löu tröõ, vaø xöû lyù döõ lieäu ñeå coù ñöôïc thoâng tin.

34

Heä thoáng thoâng tin Cô sôû döõ lieäu (database)

Cô sôû döõ lieäu laø taäp hôïp caùc söï kieän vaø thoâng tin ñöôïc toå chöùc theo moät caùch ñaëc bieät naøo ñoù.

Cô sôû döõ lieäu cuûa moät toå chöùc coù theå chöùa caùc söï kieän vaø thoâng tin veà khaùch haøng, nhaân vieân, haøng toàn kho, thoâng tin baùn haøng cuûa ñoái thuû, mua saém tröïc tuyeán…

Haàu heát caùc nhaø quaûn lyù, nhaø ñieàu haønh ñeàu tin raèng cô sôû döõ lieäu laø moät trong nhöõng boä phaän quan troïng nhaát cuûa heä thoáng thoâng tin duøng maùy tính.

35

Heä thoáng thoâng tin Vieãn thoâng

Vieãn thoâng laø truyeàn thoâng nhôø vaøo truyeàn tín hieäu ñieän töû, nhôø vaøo vieãn thoâng maø toå chöùc coù theå xöû lyù ñöôïc coâng vieäc qua maïng maùy tính.

Moät ví duï laø noâng traïi Bob Evan Farms söû duïng heä thoáng veä tinh vieãn thoâng ñeå keát noái 459 nhaø haøng vôùi noâng traïi vaø cô quan ñaàu naõo taïi Columbus, Ohio ñeå xaùc minh theû tín duïng cuõng nhö döõ lieäu baùo caùo baùn haøng vaø traû löông

36

Heä thoáng thoâng tin Maïng

Maïng ñöôïc duøng ñeå keát noái caùc maùy tính vaø caùc thieát bò maùy tính khaùc trong moät toaø nhaø, hay giöõa caùc thaønh phoá, hoaëc toaøn theá giôùi ñeå thöïc hieän truyeàn thoâng baèng ñieän töû vieãn thoâng.

Internet laø maïng noái taát caû caùc maïng treân theá giôùi, ñaây laø maïng lôùn nhaát, ta coù theå trao ñoåi taát caû caùc thoâng tin treân Internet mieãn phí. Caùc nhaø nghieân cöùu, doanh nghieäp, tröôøng ñaïi hoïc, cao ñaúng,.. laø caùc toå chöùc thöôøng söû duïng Internet.

Maïng thoâng tin toaøn caàu (World Wide Web-WWW) laø maïng lieân keát taát caû caùc tö lieäu, hình aûnh, ñoà hoaï, aâm thanh vôùi Internet. Thoâng tin veà caùc tö lieäu vaø noäi dung cuûa caùc tö lieäu naày ñöôïc chöùa trong caùc maùy tính ñaëc bieät ñöôïc goïi laø Web Server . 37

7- Heä thoáng thoâng tin Kinh doanhCaùc heä thoáng thoâng tin duøng trong toå chöùc kinh

doanh: Heä thoáng thöông maïi ñieän töû (electronic commerce

system), Heä thoáng xöû lyù giao dòch (transaction processing system), Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù (management information

system), Heä thoáng trôï giuùp ra quyeát ñònh (decision support

system).Ngoaøi ra coù moät soá toå chöùc coøn duøng moät soá heä

thoáng ñaëc bieät nhö Heä trí thoâng minh nhaân taïo (artificial intelligence system), Heä chuyeân gia (expert system), Heä thoáng thöïc teá aûo (virtual reality system).

Caùc heä thoáng naày giuùp hoaøn thaønh caùc coâng vieäc thöôøng ngaøy cuõng nhö caùc nhieäm vuï ñaëc bieät, töø ghi nhaän caùc thöông vuï, ñeán xöû lyù tieàn löông, hay hoã trôï ra quyeát ñònh cho caùc boä phaän, cung caáp nhieàu choïn löïa cho caùc phöông aùn vaø cô hoäi lôùn.

38

8- Phaùt trieån Heä thoáng thoâng tinPhaùt trieån heä thoáng laø hoaït ñoäng taïo ra taïo môùi hoaëc söûa ñoåi heä thoáng kinh doanh coù saün.

Phaùt trieån heä thoáng thoâng tin ñeå ñaùp öùng ñöôïc nhu caàu kinh doanh laø ñieàu raát khoù khaên, phöùc taïp neân caùc döï aùn veà heä thoáng thoâng tin thöôøng vöôït quaù ngaân saùch vaø treã haïn. Caùc nhaø quaûn lyù kinh doanh luoân muoán quaûn lyù toát tieán trình phaùt trieån, ñaëc bieät laø caùc döï baùo veà chi phí vaø thôøi haïn, moät trong caùc chieán löôïc giuùp quaûn lyù toát caùc döï aùn laø chia nhoû döï aùn ra thaønh nhieàu böôùc, xaùc ñònh muïc tieâu roõ raøng vaø aán ñònh coâng vieäc phaûi hoaøn thaønh cho töøng böôùc nhö sau ñaây

39

Phaùt trieån HTTT – 1- Ñieàu tra vaø phaân tích heä thoáng

Hai böôùc ñaàu tieân khi phaùt trieån heä thoáng laø ñieàu tra vaø phaân tích.

Muïc ñích cuûa vieäc ñieàu tra laø ñeå hieåu ñöôïc moät caùch roõ raøng vaán ñeà caàn ñöôïc giaûi quyeát, khi ñaõ hieåu ñöôïc caùc vaán ñeà thì ñieàu keá tieáp caàn laøm laø traû lôøi caâu hoûi “ Caùc vaán ñeà naày ñaõ ñöôïc giaûi quyeát toát chöa ?” Traû lôøi toát caâu hoûi naày giuùp cho toå chöùc tieát kieäm ñöôïc nhaân löïc vaø tieàn baïc.

Neáu toå chöùc quyeát ñònh tieáp tuïc phöông aùn, thì böôùc keá tieáp laø phaân tích heä thoáng, böôùc naày xaùc ñònh caùc vaán ñeà coøn toàn taïi cuõng nhö cô hoäi cuûa heä thoáng hieän thôøi.

40

Phaùt trieån HTTT Thieát keá, thöïc hieän, baûo trì, raø

soaùt heä thoángThieát keá heä thoáng ñeå xaùc ñònh heä thoáng môùi seõ hoaït ñoäng nhö theá naøo ñeå ñaùp öùng caùc yeâu caàu ñaõ ñöôïc vaïch ra khi phaân tích heä thoáng.

Thöïc hieän heä thoáng laø taïo môùi vaø keát hôïp caùc thaønh phaàn khaùc nhau cuûa heä thoáng (phaàn cöùng, phaàn meàm, cô sôû döõ lieäu…),caùc thaønh phaàn naày ñaõ ñöôïc xaùc ñònh trong böôùc thieát keá, sau ñoù ñöa heä thoáng vaøo hoaït ñoäng.

Baûo trì heä thoáng vaø xem xeùt laïi heä thoáng laø kieåm tra vaø söûa ñoåi heä thoáng sao cho heä thoáng tieáp tuïc ñaùp öùng ñöôïc caùc thay ñoåi veà nhu caàu kinh doanh.

41

9- Taïi sao phaûi hoïc heä thoáng thoâng tin

Caùc cuoäc khaûo saùt ñaõ cho thaáy söï thoâng suoát heä thoáng thoâng tin cuûa caùc nhaø quaûn lyù vaø ngöôøi ra quyeát ñònh laø thoâng soá chính quyeát ñònh söï thaønh coâng cuûa moät toå chöùc, nhôø vaøo söï hieåu bieát naày maø toå chöùc taêng lôïi nhuaän vaø giaûm giaù thaønh. Caùc kieán thöùc veà heä thoáng thoâng tin cung caáp caùc ñoùng goùp ñaùng keå vaøo coâng vieäc cuûa nhaø quaûn lyù, caùc hieåu bieát naày coøn giuùp nhaø quaûn lyù naâng cao ngheà nghieäp cuûa mình. Heä thoáng thoâng tin giöõ vai troø cô baûn vaø lieân tuïc môû roäng trong moïi doanh nghieäp. Ñöa ra caùc quyeát ñònh trong kinh doanh laø vieäc laøm ngaøy caøng phöùc taïp vaø ñoøi hoûi toác ñoä phaûi nhanh hôn . Söï hieåu bieát veà heä thoáng thoâng tin seõ giuùp nhaø quaûn lyù ñoái phoù vaø thích öùng ñöôïc trong moâi tröôøng nhieàu thaùch thöùc naày. 42