Notulen Rapat

Disusun oleh :Debi AmeliyahAdm. Bisnis / IV

Definisi Notulen Rapat

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (618), notulen atau notula bermakna catatan singkat

mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Jadi, notulen

adalah sebuah ringkasan tentang hasil pembicaraan dalam rapat yang bersifat ringkas,

padat, sistematis, dan secara menyeluruh.Notulen selalu memiliki keterkaitan dengan

notulis.

Peserta rapat Peserta rapat adalah orang yang mengikuti sebuah

rapat. Seringkali untuk rapat-rapat tertentu pemimpin, moderator, dan notulis berfungsi

sekaligus sebagai peserta rapat.

Notulis merupakan orang yang bertugas untuk membuat notulen. Untuk menghasilkan notulen

yang baik, maka dibutuhkan seorang notulis yang baik pula. Notulis hendaknya memiliki keterampilan

menyimak dan menulis sehingga mampu menangkap seluruh isi pokok pembicaraan dan

menuliskannya dalam notulen secara sistematis.

Fungsi Notulen Rapat• Sebagai bukti telah diadakannya suatu rapat.

• Sebagai manometer atau ukuran kesuksesan rapat. Apakah semua

tujuan rapat yang tertuang dalam notula telah berhasil dilaksanakan atau

tidak.

• Dapat digunakan sebagai acuan jika akan diadakan pembahasan

mengenai kegiatan dalam notulen tersebut.

• Sebagai sumber informasi bagi yang tidak menghadiri rapat

• Sebagai landasan pertemuan berikutnya

• Sebagai alat pengingat para peserta rapat

• Sebagai bukti sejarah

Bagian-Bagian Notulen

• Kepala NotulenSama halnya dengan surat resmi, dalam notulen resmi terdapat kepala notulen yang berisi alamat instansi tempat diadakannya rapat.• Judul NotulenBagian ini mencakup judul rapat yang bersangkutan.• Pemimpin rapat (Ketua dan Sekretaris)Pembuatan notulen oleh Sekretaris, dan pengesahan notulen oleh Ketua• Jumlah yang diundangHadir    :Tidak hadir :(Nama sebutkan dalam daftar hadir)

• Waktu Pelaksanaan Rapat (mulai dan berakhir)Bagian ini mencakup hari, tanggal, serta jam dilaksanakannya rapat.• Tempat Pelaksanaan RapatBerisi tentang tempat diadakannya rapat tersebut.Misal di Ruang OSIS SMAN 1 Cikampek.• Susunan Acara (Sebutkan secara berurutan)Bagian ini berisi susunan kegiatan rapat tersebut, dimulai dari pembukaan hingga penutup.• Jalannya meeting (acara 1sampai dengan penutup)• Hasil RapatHasil rapat berisi tentang beberapa keputusan yang telah dimufakati dalam rapat tersebut, dapat berisi tentang persetujuan hasil rapat pada umumnya seperti kesimpulan, susunan kepanitiaan, usulan para peserta rapat, dan jadwal kegiatan. Tergantung kepada jenis rapat yang dilaksanakan.

 

Persyaratan menjadi notulis a. Mampu melakukan 2 hal sekaligus, mendengar dan menulisb. Kemampuan untuk memilih bagian yang penting dan yang tidak pentingc. Kemampuan untuk berkonsentrasid. Kemampuan untuk menyesuaikan diri, kemampuaan melapor secara netrale. Memahami bahasa teknis, dan menguasai materi pembahasanf. Kemampuaan mengetahui kebutuhan pembacag. Mendengarkan dengan maksud menemukan sesuatuh. Kemampuan menulis cepati. Mampu mengemukakan pikiran secara cepatj. Menguasai metode mencatatk. Menguasai berbagai metode pengolahan datal. Mengenal berbagai struktur rapat

Hak notulis a. Sebelum rapat

Notulis berhak memperoleh informasi mengenai latar

belakang materi yang akan di sajikan dalam rapat.

b. Pada waktu rapat berlangsung1) Berhak meminta perumusan yang jelas

mengenai tujuan rapat apabila belum mendapatkannya.

2) Berhak menerima semua dokumen yang di bagikan pada waktu rapat

3) Berhak menuntut ketua sidang agar menertibkan rapat yang kacau

4) Berhak mendapatkan perumusan yang baik dari semua peserta rapat yang

telah di ajukan

5)      Berhak mendapat rangkuman dan kesimpulan

rapat6)      Berhak duduk di samping

ketua sidang7)      Berhak meminta dirinya

di gantikan dalam pembicaraan yang berkepanjangan

8)      Berhak atas pembebasan tugas-tugas lain

c.       Sesudah rapat1)      Hak untuk mendapat kan waktu cukup untuk mengolah

catatan2)      Berhak atas persediaan

para peserta rapat, mendapatkan informasi

tambahan rapat

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM PENYELENGGARAAN RAPAT

1.Melihat Tujuan Rapat2.Mempersiapkan Peserta Rapat

3.Mempersiapkan Ruangan4.Membuat Daftar Acara

5.Mempersiapkan Bahan Rapat6.Mempersiapkan Peralatan Rapat

7.Mengirimkan Hasil Rapat8.Melakukan Pekerjaan-pekerjaan Tindak

Lanjut

Thank You ^_^