Organización y sistemas

ORGANIZACIÓN

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓNOrganización es la acción o efecto de organizar u organizarse, esto es, disposición, arreglo, orden; como parte del proceso administrativo es la etapa en la que se define la estructura organizacional, la forma de delegar facultades, el enfoque para manejar los recursos humanos, la cultura y el cambio organizacional; como unidad productiva, una organización es una entidad social orientada hacia la consecución de metas con base en un sistema coordinado y estructurado vinculado con el entorno.De modo que, cuando hablamos de organización de empresas, nos referimos a la manera de:• lograr que una entidad pueda:• Reunir recursos para alcanzar resultados.• Generar bienes y servicios de calidad.• Utilizar eficazmente la tecnología de la información y de

manufactura.• Desarrollar capacidad para aprender de la experiencia.• Constituir un lugar que desarrolle el sentido de pertenencia y

respeto.• Crear valor para sus grupos de interés.

ORGANIZACIÓNOrganización Es una herramienta o un medio que las personas usan para coordinar sus acciones con la finalidad de obtener algo que desean o valoran.

¿Cómo crea valor una organización?• La creación de valor ocurre en tres etapas:

entrada o insumo, conversión, y salida o resultado.

• Cada etapa se ve afectada por el ambiente donde opera la organización.Ambiente organizacional: Conjunto de fuerzas y condiciones que operan más allá de los límites de la organización, pero que influyen en su capacidad de adquirir y usar recursos para crear valor.

Cómo crea valor una organización

¿Por qué existen las organizaciones?

Para mejorar la especialización y la división del trabajo:

La división del trabajo permite la especialización. La especialización permite que los individuos se conviertan en expertos en su trabajo.

Para utilizar tecnología a gran escala: Economías de escala: Ahorros en costos que resultan cuando los bienes y servicios se producen en masa, en líneas de producción automatizadas.

Economías de alcance: Ahorros en costos que resultan cuando una organización es capaz de usar recursos subutilizados de manera más eficaz, porque pueden compartirse entre diversos productos o entre tareas diferentes.

¿Por qué existen las organizaciones?Para administrar el ambiente organizacional:

El ambiente organizacional es fuente de valiosos recursos de insumos y, al mismo tiempo, es en el mercado donde se lanzan los productos. Es también la fuente de presiones económicas, sociales y políticas que afectan la capacidad de una organización para obtener esos recursos.

Para economizar en los costos de transacción:Costos de transacción: Costos asociados con la negociación, el monitoreo y los intercambios entre las personas.

Para ejercer poder y control:Las organizaciones pueden ejercer gran presión sobre los individuos para que se ajusten a los requerimientos de la tarea y la producción, con la finalidad de aumentar la eficiencia en dicha producción.

Los cinco factores ayudan a explicar por qué con frecuencia puede crearse más valor cuando la gente trabaja junta y coordinando sus acciones en un escenario organizado, que cuando trabaja por sí sola.

¿Por qué existen las organizaciones?

SISTEMASUn sistema es:a ) Un conjunto de elementos (que son parte su órganos componente s del sistema), esto es, los subsistemas;b ) Los elementos se interrelacionan de manera dinâmica (esto es, interacción e interdependencia) y forman una red de comunicación y relaciones, en función de la dependencia recíproca entre ellos;c ) Desarrollan una actividad o función (que es la operación, actividad o proceso del sistema);d ) Para lograr uno o más objetivos o propósitos (que constituyen la finalidad para la que fue creado el sistema).El sistema e s un todo organizado con lógica. Este aspecto de totalidad e integridad es el fundamento del sistema. Cuando se habla de naturaleza sistémica, ésta se refiere al funcionamiento global , total e integrado en que el todo es mayor (o diferente ) que la suma de sus partes

SISTEMASPara funcionar, el sistema requiere los siguientes parámetros:a) Entradas o insumos (inputs ): todo sistema recibe o importa del ambiente externo insumos necesarios para funcionar, ningún sistema e s autosuficiente o autónomo. Los insumos pueden ser recursos, energía o información.b ) Operación o procesamiento : todo sistema procesa o convierte sus entradas a través de sus subsistemas. Cada tipo de entrada (sean recursos materiales máquinas y equipos o materiales, sean recursos humano s o recursos financieros dinero ycré di t o s-) se pro c e sa en los subsist emas e spe c í f ic o s, e s decir, e spe c ial i z ado s enpro c e sarlo s.c ) Salidas o resultados (outputs): todo sistema coloca en el ambiente exteno las salidas o resultados de sus operaciones o procesamiento. Las entradas se procesan debidamente, se convierten en resultados y luego se exportan hacia el ambiente.Las salidas, productos o servicios prestados, energía o información, son consecuencias de las operaciones o procesos realizados por los diversossubsistemas en conjunto.d ) Retro accion o retro alimentacion (feedback): retorno o entrada de nuevo al sistema de parte de sus salidas o resultados, que influyen en su funcionamiento. La retroacción o retroalimentación es información o energía de retorno que vuelve al sistema para retroalimentarlo o modificar su funcionamiento, en términos de resultados o salidas. La retroalimentación es un mecanismo sensor que permite al sistema orientarse frente al ambiente externo y detectar los desvío s que deben corregirse para alcanzar los objet iv o s.

SISTEMAS

TIPOS DE SISTEMASTipos de sistemasLos sistemas pueden ser cerrados o abiertos, dependiendo de dos circunstancias:a ) Permeabilidad o apertura de sus fronteras o límites. Cuanto mayor sea la permeabilidad, mayor es el intercambio entre el sistema y el ambiente que lo rodea externamente. El sistema es cerrado cuando tiene muy pocas entradas o salidas frente al ambiente, y es abierto cuando tiene muchas entradas y salidas frente al ambiente .b ) Además de esto, los sistemas cerrados nunca existe un sistema completamente cerrado o hermético son aquellos en los que las entradas o salidas son limitadas y pueden preverse perfectamente, pues guardan entre sí una relación de causa y efecto que puede conocerse. Son los sistemas mecanicistas o deterministas. Los sistemas abiertos poseen gran variedad de entradas y salidas, no siempre muy conocidas debido a su intenso intercambio con el medio ambiente. Están representados por los sistemas vivos u orgánicos más complejos y de difícil caracterización

Clasificacion de los Organigramas

Libro fundamentos de administracion de amaru pag 235

Proceso de OrganizaciónEl proceso de organizar (o proceso de organización) consiste en dividir el trabajo y atribuir responsabilidades y autoridad a las personas

División del TrabajoLa división del trabajo es el proceso por medio del cual una tarea se divide en partes, cada una de las cuales se atribuye a una persona o grupo de personas. La división del trabajo permite a las organizaciones lograr objetivos complejos, como ensamblar quipos grandes, fabricar productos en grandes cantidades y atender a diferentes tipos de clientes en distintos lugares.En todas las organizaciones existe la división del trabajo. En una empresa pequeña, como un restaurante, los empleados se especializan en tareas distintas: uno prepara los alimentos, mientras que otro atiende a los clientes en las mesas y otro cuida las mercancías y la caja. En las grandes organizaciones, como las cadenas de restaurantes, bancos y compañías aéreas, hay una gran cantidad de personas especializadas en realizar esas y muchas otras tareas.

Identificación de las Unidades de Trabajo Una vez definidos los objetivos, el trabajo a realizar se divide en unidades o bloques, que abarcan las tareas necesarias para lograr uno o más objetivos. Por ejemplo, suponga que usted forma parte de un grupo de estudios integrado por cinco personas y que la profesora les pide investigar sobre los modelos de administración que se usan en cinco empresas. Tres personas del grupo realizan el trabajo de campo, una se encarga de la bibliografía y la quinta redacta el informe. Observe en la figura cómo se dividió el trabajo en ese grupo.

Denominación de las Unidades de Trabajo

A los bloques de trabajo se les puede llamar departamentos, y cada uno de ellos realiza una parte del trabajo total que es necesaria para lograr los objetivos.• Departamento es una designación genérica; se

les puede llamar unidades, sectores, divisiones, gerencias, direcciones, secciones o áreas. Esos nombres son arbitrarios y cada organización puede usar los que desee.

• En ciertos casos, el departamento tiene una sola función de la organización (por ejemplo, el de administración de recursos humanos). En otros, un departamento concentra diversas funciones (por ejemplo, el de administración de recursos humanos y de servicios generales).

Definición de ResponsabilidadesLas responsabilidades son las obligaciones o deberes de las personas para realizar tareas o actividades; al conjunto de tareas de las cuales se responsabiliza una persona se le llama cargo. Normalmente, un departamento es un conjunto de cargos; sin embargo, como sucede en las organizaciones pequeñas, un departamento puede corresponder a un solo cargo.• Un cargo es la menor unidad de trabajo de una organización;

consiste en el conjunto de tareas o actividades que debe desempeñar una persona (ocupante del cargo). Hay cargos integrados por un solo ocupante (por ejemplo, el de presidente) o un número pequeño de ocupantes (secretarias y analistas), así como cargos con un gran número de ocupantes (auxiliares, profesores y editores). A los cargos que tienen más de un ocupante se les llama posiciones.

• Los cargos tienen títulos que identifican la tarea principal (o profesión) del ocupante: editor, secretaria, profesor, asistente del gerente general o director de recursos humanos. El contenido del cargo especifica las tareas o responsabilidades (llamadas también funciones del cargo) que el ocupante debe desempeñar. Observe ahora cómo quedó dividido el trabajo en el grupo de cinco alumno

Definición de Responsabilidades

A la relación de las responsabilidades de un cargo se le llama descripción del cargo. En la siguiente figura se presenta la descripción resumida de un cargo; se trata del analista de administración de personal.

Definición de Responsabilidades

AutoridadAdemás de dividir el trabajo, el proceso de organizar implica atribuir autoridad a las personas o a las unidades de trabajo. La autoridad (estrictamente hablando, autoridad formal) es el derecho legal que tienen los jefes o gerentes de dirigir a los integrantes de su equipo. La autoridad implica también el poder de utilizar o comprometer los recursos organizacionales. Puede atribuirse a personas, unidades de trabajo de una compañía o a organizaciones, como el departamento de auditoría de las empresas, una comisión de investigación, la policía o el poder judicial. La autoridad es la contrapartida de la responsabilidad. Como los gerentes tienen la responsabilidad del desempeño de otras personas, las organizaciones les dan autoridad sobre ellas.La atribución de la autoridad implica dos conceptos fundamentales del proceso de organización: jerarquía y amplitud de control

Autoridad

JerarquíaLa autoridad se divide verticalmente en niveles; las personas que se encuentran en determinado nivel tienen autoridad sobre las que están en un nivel inferior. A la inversa, en cualquier nivel, las personas tienen responsabilidades y rinden cuentas a quienes están arriba de ellas (o se reportan con ellas). A esa disposición de la autoridad en niveles se le llama jerarquía o cadena de mando; a la cantidad de niveles se le conoce como número de escalones jerárquicos.En la mayoría de las organizaciones, los gerentes se agrupan en tres niveles jerárquicos principales: ejecutivos, gerentes intermedios y supervisores o equipos auto dirigidos.• Alta administración. En lo alto de la jerarquía, en el primer escalón, se encuentran los ejecutivos con títulos como director, director ejecutivo y presidente. Los ejecutivos tienen autoridad sobre todos los demás gerentes; arriba de los ejecutivos se encuentran en algunas organizaciones los organismos colegiados o consejos, que representan a los accionistas o miembros de una sociedad. Las tareas más importantes de la alta gerencia son la coordinación de todos los departamentos, la planeación estratégica, la evaluación del desempeño global de la organización, la designación de gerentes para los demás niveles y las decisiones sobre inversiones, entre otras.

Jerarquía• Gerentes intermedios. En el segundo nivel, debajo de los ejecutivos, se encuentran los gerentes intermedios; son responsables de la coordinación de las unidades de trabajo llamadas departamentos, divisiones o gerencias. Son ellos quienes transforman los grandes objetivos de la alta gerencia en objetivos específicos, definen y movilizan los recursos y controlan la realización de las actividades. Los gerentes intermedios cuidan las partes especializadas o funciones de la organización: producción, finanzas, marketing y recursos humanos. Abajo de los gerentes intermedios están los supervisores y los equipos auto dirigidos.• Supervisores y equipos auto dirigidos. En el último nivel, en la base de la jerarquía, se encuentran los supervisores y, en algunos casos, los líderes de equipos auto dirigidos. Líder y supervisor son designaciones que se utilizan normalmente para los que dirigen grupos formados por funcionarios operativos, responsables de la realización de tareas que ofrecen productos y servicios a los clientes. En algunas organizaciones no hay supervisores, sino equipos auto dirigidos. En ese caso, los equipos se relacionan directamente con un gerente, sin supervisores intermedios. Los equipos auto dirigidos tienen responsabilidad y autoridad para tomar e implantar la mayoría de las decisiones que correspondían a los supervisores. El liderazgo de los grupos auto dirigidos de trabajo es un papel que todos los integrantes pueden desempeñar en forma alternada.

Jerarquía

Amplitud de Control La amplitud de control es el número de personas que integran el equipo de un gerente, sobre las cuales tiene autoridad o a las que supervisa. La amplitud de control varía de una situación a otra; hay dos situaciones principales:I. Estructura achatada, con un gran número de subordinados por jefe y un pequeño número de jefes

Amplitud de Control II. Estructura aguda, con un gran número de jefes y un pequeño número de subordinados por jefe. En la primera alternativa, la amplitud de control es grande y el número de escalones pequeño. En el segundo caso ocurre la situación inversa. Para identificar la amplitud de control de una organización, se cuenta el número de gerentes que se subordinan a otros gerentes y se calcula la media.

Amplitud de Control Para definir la amplitud ideal, es necesario usar criterios. Por ejemplo, si todas las personas supervisadas desempeñan las mismas tareas, la amplitud de control puede ser mayor. Si son novatas y necesitan mucha orientación, la amplitud debe ser menor. Esos y otros criterios se utilizan de la siguiente forma:

Centralización y Descentralización de Autoridad

Una empresa en la que la autoridad se concentra en una o pocas personas, es una organización centralizada. Una organización en la situación opuesta, en la que el poder de decisión está distribuido, es descentralizada. La autoridad es descentralizada cuando los ocupantes de determinados cargos transfieren o delegan parte de sus atribuciones y autoridad a los ocupantes de otros cargos. Delegar es transferir problemas a otra persona para que los resuelva; la delegación puede abarcar sólo tareas específicas o un conjunto de tareas.• Delegación entre personas. La delegación puede hacerse de una persona a otra, con transferencia de poder de decisión hacia la ejecución de tareas específicas. Cuantas más tareas y mayor poder de decisión se transfieran a una persona, más autonomía tendrá ésta. La delegación permite que un administrador supervise a más individuos.• Descentralización. A escala más amplia, la delegación de atribuciones y de autoridad se realiza entre cargos y departamentos, y no de una persona a otra. Por ejemplo, una empresa grande elimina a sus gerentes intermedios y transfiere atribuciones y autoridad de los mismos a grupos auto dirigidos. La descentralización entre departamentos altera la división del trabajo entre los cargos y departamentos. A causa de ello, es más duradera y tiene más alcance que la delegación entre personas.No debe confundirse la descentralización de autoridad con la descentralización de actividades o la dispersión geográfica de las operaciones (que puede o no ir acompañada de la descentralización de autoridad). Las grandes organizaciones, que tienen operaciones en muchos lugares, acostumbran tener actividades descentralizadas. Por ejemplo, muchas empresas multinacionales que operan en Latinoamérica, así como en otros países, tienen actividades de producción, ventas y finanzas descentralizadas geográficamente. Con frecuencia, las subsidiarias locales tienen el poder de tomar decisiones sobre productos, precios, promociones, etcétera.

Estructura organizacional y organigrama

La estructura organizacional es el resultado de las decisiones sobre la división del trabajo y la atribución de autoridad y de responsabilidades a personas y unidades de trabajo; es también un mecanismo de coordinación de los individuos y dichas unidades. La estructura organizacional está representada por la gráfica conocida como organigrama.

DISEÑO DEL ORGANIGRAMA

Se presenta un ejemplo de organigrama, en el cual se encuentra la siguiente información:

DISEÑO DEL ORGANIGRAMA

• División del trabajo y definición de responsabilidades. Los rectángulos indican cómo se hizo la división del trabajo. Cada rectángulo representa un bloque (o unidad) de trabajo y, al mismo tiempo, las responsabilidades de cada persona o grupo de personas en la ejecución de actividades.• Autoridad y jerarquía. En el organigrama, el número de niveles en los que se distribuyen los rectángulos muestra cómo se escalona la autoridad, desde el gerente con mayor autoridad en la cima de la estructura hasta el que tiene menor autoridad en la base. Jerarquía es sinónimo de cadena de mando; el poder de dirigir desciende en cada nivel hacia el inmediatamente inferior, que tiene la obligación de obedecer.• Comunicación y coordinación. Las líneas que unen los rectángulos muestran su interdependencia. El sistema de comunicación de una estructura organizacional permite la acción coordinada de los bloques de trabajo.

LÍNEA Y ASESORÍAEn la organización de línea no hay ninguna interferencia entre cada nivel jerárquico y el nivel inferior. En la organización de línea y asesoría, hay unidades de trabajo situadas al lado de la línea. Esas unidades de asesoría prestan servicios a unidades de línea, en particular al nivel jerárquico inmediatamente superior.Una unidad de trabajo que en muchas organizaciones tiene papel de asesoría es la comunicación social. Esa asesoría realiza actividades como: auxiliar a los gerentes en las actividades de comunicación con el público externo (por ejemplo, al brindarles orientación cuando necesitan dar entrevistas) y ofrecer información a los órganos de comunicación social. El área jurídica también es una unidad de trabajo que en muchas organizaciones desempeña un papel de asesoría.En la figura se muestran los dos tipos de estructura organizacional: línea y línea y asesoría (staff).

LÍNEA Y ASESORÍA

ORGANIGRAMASConcepto El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.ObjetoEs el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.Utilidad• Proporciona una imagen formal de la organización.• Facilita el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía y coordinación.• Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.• Constituye una fuente autorizada de consulta.

ORGANIGRAMASCRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIÓNPrecisiónEn el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones.SencillezDebe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente. Para ello, se recomienda no complicarlo con trazos innecesarios o una nomenclatura compleja o poco clara.UniformidadPara facilitar su interpretación conviene homogeneizar las líneas y fi guras que se utilicen en su diseño.PresentaciónEn gran medida, su funcionalidad depende de su formato y estructura; por ello, en su preparación deben considerarse criterios técnicos y de servicio, en función de su objetivo.VigenciaPara conservar su vigencia el organigrama debe mantenerse actualizado. Cuando se elabora es recomendable que en el margen inferior derecho de la gráfica se anote el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la fecha de autorización y actualización. PAG 125


1) Por su NaturalezaMicroadministrativosCorresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma general o mencionar alguna de las áreas que la conforman.MacroadministrativosContienen información de más de una organizaciónMesoadministrativosConsideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específi co. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado

).

Clasificacion de los Organigramas2) Por su ámbito GeneralesContienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y característicasEn el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.


EspecíficosMuestran en forma particular la estructura de un área de la organización

Clasificacion de los Organigramas3) Por su contenido IntegralesSon representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia.Es conveniente anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.


FuncionalesIncluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelacionesEste tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizaciónen forma general.

Clasificacion de los OrganigramasDe puestos, plazas y unidadesIndican las necesidades de puestos y el número de plazas existentes o necesarias de cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas

Clasificacion de los Organigramas4) Por su presentación VerticalesPresentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su empleo en los manuales de organización

Clasificación de los Organigramas

HorizontalesDespliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se estructuran por líneas dispuestas horizontalmente

Clasificación de los OrganigramasMixtosUtilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base

Clasificación de los Organigramas

Mixtos

Clasificación de los OrganigramasDe bloqueSon una variante de los verticales, pero tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, en poco espacio permiten que aparezcan unidades ubicadas en varios niveles jerárquicos



















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