OutsourcingBladimir Bahamón Cód.: 2009178675Yully Motta Cód.: 2009181213Leonardo Quintero Cód.: 2009178985

Universidad SurcolombianaFacultad de Economía y Administración

Curso de Desarrollo OrganizacionalNeiva, mayo de 2010

Contenido Definiciones Historia Objetivos Contrato de Outsourcing Ventajas Desventajas Estrategias Tipos de Relaciones ¿Porqué contratar Outsourcing? Campo de aplicación ¿Qué delegar y qué no al Outsourcing? ¿Cómo saber si se requiere? Desarrollo e Implementación Outsourcing en Colombia Ejemplos de Outsourcers

Definiciones

Es el uso de recursos exteriores a la empresa para realizar algunas actividades comúnmente ejecutadas por personal tipo operativo y de Recursos Humanos.

Delegación a largo plazo de uno o más procesos no-críticos para un negocio, a un proveedor más capacitado.

Es cuando una organización transfiere la propiedad de un proceso de negocio a un suplidor.

Es un contrato de resultados que beneficia a quienes lo suscriben.

HistoriaII Guerra Mundial

• Necesidad de disminuir la sobrecarga de trabajo producto de las consecuencias devastadoras de la época de la post-guerra.

Años 70’s

• Énfasis en el manejo de información en empresas del campo tecnológico.

Años 80’s

• Introducción del término «Outsourcing» como nueva tendencia de transferencia de procesos a terceros.

Años 90’s

• Expansión del Outsourcing, abarcando cifras de más de cien mil dólares a nivel mundial, creciendo de forma exponencial día tras día.

ObjetivosEliminación de riesgos por obsolescencia tecnológica. Enfocar los recursos físicos y humanos propios en asignar prioridad a satisfacer las necesidades básicas del negocio (Core Bussines). Controlar los costos que se generan por inversión y mantenimiento de recursos informáticos.Mejorar los niveles de servicio al cliente, especialmente en posventa.

Contrato de Outsourcing El contrato de Outsourcing, es un modelo de

subcontratación de determinados servicios u obras, también denominado «contrato de externalización», pero es más conocido en su terminología inglesa, «Outsourcing» que consiste en la realización por parte de una empresa o profesional de los trabajos y funciones encomendados por la empresa que contrata.

La empresa que brinda el servicio

determina qué recursos usar y cómo hacerlos

funcionar

La empresa contratada solo se limita a ejecutar lo que la empresa

contratante solicita

Outsourcing Contratación

≠

Ventajas Ahorro en costos Mejoramiento de la calidad Protección legal Experiencia operativa y de

gestión Incremento de la capacidad en

la innovación Estandarización de procesos Beneficios en impuestos Una disminución del desperdicio La revalorización de los talentos

humanos

Desventajas Riesgos en la entrega de

productos o servicios con la calidad requerida

Opinión pública e imagen institucional debilitada

Alta rotación de personal «Outsourcers» con problemas

económicos y/o de recursos pasado algún el tiempo

Filtración de información Se puede convertir en el

camino directo al fracaso si se elige una compañía de Outsourcing no establecida legalmente

Estrategias

Periféric

a

Cuando la empresa adquiere actividades de poca

relevancia contratando a un suplidor durante poco tiempo

Central

Cuando la empresa contrata actividades consideradas de gran importancia y de larga

duración

Interpersonales

Interacción formal/informal entre el equipo de la empresa

y el equipo contratado

Corporativas

Modo de relacionarse a nivel directivo (Toma de decisiones,

línea de mando… etc.)

Tipos de Relaciones

¿Porqué contratar Outsourcing?

Reducción y Control de Costos operacionalesManejo libre de recursos para otros usos

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

Campo de Aplicación

28%

16%15%

11%

9%

22%

TIC'sRecursos HumanosMercadeo y VentasFinanzasAdministraciónOtros

¿Qué delegar y qué no al Outsourcing?

° Servicios especializados y otros servicios de apoyo (Mensajería, empaque, transporte, publicidad, etc.)° Aquello sujeto a un mercado rápidamente cambiante y donde es costoso reclutar, capacitar y retener al personal° Aquello con la tecnología rápidamente cambiante, que requiere una gran inversión 

° Estrategias y calidad ° Finanzas corporativas ° Control de proveedores ° Normas ambientales y de Seguridad ° La administración y dirección empresarial ° El mantenimiento de las competencias y el control ° La diferenciación con respecto a los competidores ° El mantenimiento de la propia identidad

¿Cómo saber si se requiere?El proceso o sistema, ¿es el núcleo del

negocio?

¿Es factor de posible diferenciación frente a la competencia?

¿Se puede desarrollar de forma más eficiente a como lo haría un especialista?

Considerar el Outsourcing como alternativa

NO

NO

NO

Desarrollo e ImplementaciónEtapa 0

• Inicio

Etapa 1• Evaluación

Etapa 2• Planeación

detallada

Etapa 3• Contratació

n

Etapa 4• Transición de labores

Etapa 5Administración y Revisión

Desarrollo e ImplementaciónFASE 0: INICIO

¿Qué hace? Identificar el alcance de lo que se está

considerando para el

Outsourcing.

¿Cuánto tiempo?

De dos a cuatro semanas.

¿Quién participa? El gerente

ejecutivo o un miembro del consejo que

avale el estudio de factibilidad.

¿Qué se entrega?

Un documento que establece el

alcance del proyecto y las

cuestiones administrativas.

¿Qué se decide? Examinar (o no) los beneficios estratégicos. 

 

Desarrollo e Implementación• ¿Qué hace? Examina la factibilidad del Outsourcing; define el

alcance y los límites del proyecto e informa en que grado el proyecto satisfará los criterios establecidos.

• ¿Cuánto tiempo? De cuatro a seis semanas.

• ¿Quién participa? Un pequeño equipo liderado por el patrocinador, por lo menos un gerente de una función básica, que no se vea personalmente afectado por el resultado de la evaluación.

• ¿Qué se entrega? Un estudio de factibilidad o de otro tipo. Una decisión acerca de si se debe o no proceder a la etapa de planeación

• ¿Qué se decide? Si se debe proceder o no. 

FASE 1: Evaluación

Desarrollo e ImplementaciónFASE 2: PLANEACIÓN

DETALLADA ¿Qué hace? Establece los criterios para la licitación, define los detalles

para los requisitos y prepara una lista breve de invitaciones para el

concurso.

¿Cuánto tiempo? De ocho a diez semanas. ¿Quién participa? El equipo

formado durante la fase 1, más un miembro de contratos del departamento jurídico y de

recursos humanos, ¿Qué se entrega? Un plan para el proceso de licitación, (documentos, descripción y

nivel de los servicios), y una estrategia para las negociaciones con los proveedores. ¿Qué se decide? A quién se

invita a conservar, bajo que criterios y las medidas de

desempeño.  

Desarrollo e Implementación

¿Qué hace? Selecciona a un contratista preferido como resultado de un proceso de

licitación. Identifica a un proveedor de respaldo.

¿Cuánto tiempo? De tres a cuatro meses.

¿Quién participa? El equipo central de la fase de

planeación. Participarán contratistas potenciales y sus

socios.

¿Qué se entrega? Invitación a concursar. Acuerdos de nivel de servicios. Contratos. Plan para la transferencia del servicio al

subcontratista.

¿Qué se decide? La concesión del contrato. A quien, para que

servicio, durante cuanto tiempo, con que criterios de

medición.

Fase 3: Contratación

Desarrollo e Implementación• Establece los procedimientos para la administración

de la función subcontratada. Transfiere la responsabilidad formal de las operaciones. Transfiere personal y activos según se haya acordado.

¿Qué hace?

• De dos a tres meses. ¿Cuánto Tiempo?

• El equipo central y el gerente de función de la función subcontratada. Recursos humanos, usuarios, gerencia y personal del proveedor.

¿Quién participa?

• Un plan de transición. Documentación de los procedimientos de administración y revisión. Entrega de la responsabilidad formal al subcontratista.

¿Qué se entrega?

• Procedimientos de terminación. Fecha de entrega del servicio.  

¿Qué se decide?

Fase 4 : Trans i c ión de Labores

Desarrollo e Implementación

¿Qué hace?  

• Revisa el contrato en forma regular, comparándolo contra los niveles de servicios acordados. Plantea las negociaciones para tomar en cuenta los cambios y requerimientos adicionales.

¿Cuánto tiempo?

• De uno a cinco años, dependiendo de la duración del contrato. Normalmente es de tres a cinco años.

¿Quién Participa?

• Representante del contratista responsable del servicio, representante de la función del usuario, responsable de la administración del contrato y del proveedor.

¿Qué se entrega?

• Un servicio administrado. Revisiones regulares. Ausencia de sorpresas. Verificación anual de la validez de la evaluación original.

¿Qué se decide?

• Decisión sobre la continuación del contrato. 

Fase 5: Administración y Revisión

Outsourcing en Colombia

Antecedentes Ventajas Oportunidades Necesidades Futuro

Ejemplos de Outsourcers

• Coltémpora (RRHH)• PC Com (Cómputo)

Nacionales

• KPMG (Consultoría) • Sodexo (Servicios

generales)Extranjer

os

GRACIAS