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Oy m unidad iii- tema 2

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O y M - Unidad III - Tema 2

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  • 1. Unidad III:Los Procesos Ozgarwizacolwales

2. Bienvenidos: El ignorante afirma,el sabio duda y reexiona.Aristteles (384 Ac-322 Ac) Filsofo griego. h, 3. De que forma perciben g las personas mejor. ka min.- L-L1 una idea?A a I 4. Parte 1: Generalidades 5. n?Diagrama de FlujosSon una representacin grfica mediante la cual se representan las distintas operaciones de que se compone un procedimiento o parte de l,estableciendo su secuencia cronolgica.Clasificndolos mediante simbolossegn Ii la naturaleza de cada cual. Representacin Grafica I iClasificacin mediante Smbolos ll (a 6. V Utilidad de los Diagramas de Flujos-, V .' .t;. A Fr,. .VA.,_ r_ {e} y a 4_ 7 Lr(I) Muestran de manera global un proceso reemplazando muchas paginas dc contenido un una sola representacin.(2) Permiten identicar las reas problemticas de losprocesos. ,mm" (3) Fucililan cl Anlisis dc los Procesos,mostrando grficamente todas las partes involucradas en este. , (ll) Sirven dc herramienta dc capacitacin sobre todo porque utiliza argumentos visuales que facilitan la comprensin. lase 2- ._i (5) Gcneran valor agregado pues ayudan u anlisis posteriores y al mejoramiento continuo.rr__. ; casizz-r AEmsa-mmm;sta-ana 7. Parte 2: Construccin de Diagramas de Flujo 8. vlacidENCABEZDO; Nombre de la institucin. Ttulo del diagrama de ujo.Denominacin del proceso o procedimiento. Denominacin del sector responsable del procedimiento. Fecha dc elaboracin.Nombre del analista que realiz el trabajo. Nombres y abreviaturas dc los documentos utilizados en el proceso o procedimiento y de los responsables.Simbologa utilizada y su significado.En esta parte debe representarse ,grficamente el procedimiento mediante eltipo dc simbologa seleccionada y apoyados en textos muy cortos que van a constituir la descripcin narrativa del procedimiento.l lExisten unas recomendaciones bsicas para la elaboracin o construccin dc un Diagrama de gl Flujos. 9. Recomendaciones para la Construccin de un Diagrama de FlujosrESTRU CTU RA: l) Debe de indicarse claramente dnde inicia y dnde termina el diagrama. - 2) las lneas deben ser verticales u horizontales,nunca diagonales. 3) No cruzar las lneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos. 4) No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores. S) Solo debe llegar una sola lnea de ujo a un simbolo.Pero pueden llegar muchas lneas de flujo a otras lfneas.6) las lneas de ujo deben de entrar a un smbolo por la parte superior y/ o izquierda y salir de l por la parte interior y/ o derecha. 7) En el caso de que el diagrama sobrepase una pgina,enumerar y emplear los conectores correspondientes. B) Todo texto escrito dentro de un smbolo debe ser legible,preciso,evitando el uso de muchas palabras. 9) Todos los smbolos tienen una lnea de entrada y una de salida,a excepcin del smbolo inicial y nal. 10) Solo los smbolos de decisin pueden y deben tener ms de una lnea de flujo de salida. 11) Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecucin de dicha actividad.12) Cada echa representa el ujo de una informacin.Z 10. Recomendaciones para la Construccin de un Diagrama de FlujosDESCRIPCIN NARRATIVA: 1) Describir los pasos del procedimiento especicando quin hace,cmo hace,cundo hace y dnde hace cada paso.Esta es la parte ms importante y til para el personal de eiecucin de una institucin,pues para recordar los pasos de un procedimiento,puede hacerlo leyendo una o dos pginas del diagrama,sin tener que volver a leer el manual de procedimientos completo. 2) Deben utilizarse frases cortas,pero completas. 3) Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular,del tiempo presente indicativo.Por ejemplo:Recibe,Controla,Remite,Archiva,etc. d) Deben evitarse,en lo posible,los trminos tcnicos y/ o que puedan tener ms de una interpretacin:usar en todos los casos trminos sencillos y uniformes para que el personal que tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad cl significado de su contenido. 11. Tipos de Diagrama de FlujosVertical: tambin denominado grfico de anlisis del proceso.Es un grco en donde existen columnas y lineas.En las columnas estn los simbolos (de operacin,transporte,control,espera y archivo),el espacio recorrido para la ejecucin y el tiempo invertido,estas dos ltimas son opcionales de inclusin en el diagrama de flujo.En las lineas se destaca la secuencia de los pasos y se hace referencia en cadapaso a los funcionarios involucrados en la rutina.Estetipo de diagrama es extremadamente til para armar un procedimiento,ayudar en la capacitacin delpersonal y racionalizar el trabajo. 12. Tipos de Diagrama de FlujosHorizontal: Fn este diagrama de fiuio se utiliran los mismos simbolos que en el diagrama de fluio vertical,sin embargo la secuencia de informacin se presenta de forma horizontal.Este diagrama sirve para destacar a las personas,unidades u organismos que participan en un determinado procedimiento o rutina,y es bastante comn que sea utilizado para visualizar las actividades y responsabilidades asignadas a cada uno de estos actores y asi poder comparar la distribucin de tareas y racionalizar o redistribuir el trabajo. 13. Tipos de Diagrama de FlujosPor Bloques: En este diagrama de flujo se utilizan los mismos simbolos que en el diagrama de fluio vertical,sin embargo la secuencia de informacin se presenta de forma horizontal.Este diagrama sirve para destacar a las personas,unidades u organismos que participan en un determinado procedimiento o rutina,y es bastante comn que sea utilizado para visualizar las actividades y responsabilidades asignadas a cada uno de estos actores y asi poder comparar la distribucin de tareas y racionalizar o redistribuir el trabajo. 14. SimbologaAmerican Society of Mechanical Enginners (ASME)American National Standard Institute (ANSI)International Organization for Standardization (ISO) 15. Simbologa empleada por la ANSIInicio /Fin:indica el IhIClO y el final del diagrama de flujo. Operacin /Actividad: Smbolo de proceso,representa la realizacin de una operacion o actividad relativas a un procedimiento. Documento: Representa cualquier tipo de documento que entra,se utilice.se genere o salga del procedimiento. Datos:Indica la salida y entrada de datos. 16. Simbologa empleada por la ANSIAlmacenamiento /Archivo: Indica el deposito permanente de un documento o informacin dentro de un archivo. Decisin: Indica un punto dentro del fluio en que son posibles varios caminos alternativos. Lineas de Flujo: Conecta los smbolos sealando el orden en que se deben realizarlas distintas operaciones. 17. Simbologa empleada por la ANSI121Conector: Conector dentro de pgina.Representa la continuidad del diagrama dentro de Ia misma pgina.Enlaza dos pasos no consecutivos en una misma pagina. Conector de Pgina: Representa la continuidad deldiagrama en otra pagina:Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente en la cue continua el diagrama de uio. 18. Para ms informacin visita:j v http: l/organizacionymetodoshftblogspotcom/