Upload
bani-rali
View
201
Download
4
Embed Size (px)
Citation preview
JENIS-JENIS MESYUARAT
Dibentang oleh Siti Amira binti Sallehudin
MESYUARAT AGUNG
• 1 kali 1 tahun
• Rencana :
– membentangkan aktiviti tahun lalu
– meluluskan penyata kira-kira
– merancang kegiatan tahun hadapan
– memilih ahli-ahli jawatankuasa kerja yang baru
– meluluskan cadangan yang dikemukakan
• Notis mesyuarat (agenda) diberi 14 hari awal.
MESYUARAT AGUNG
• Usul dihantar 7 hari awal (setiausaha)
• Setiausaha & penolong setiausaha
menyediakan semua laporan aktiviti.
• Bendahari menyediakan laporan kewangan
utk dibentangkan.
• Tatacara mesyuarat.
MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA
• Agenda :
- pertukaran jawatan semua ahli
jawatankuasa induk
- perubahan perlembagaan persatuan secara
mendadak
- penyelesaian masalah kewangan yang
mendesak
- hilang kepercayaan seluruh ahli jawatankuasa
yg lama
• Pemberitahuan mesyuarat 14 hari awal.
• Minit mesyuarat agung lepas tak perlu
dibincangkan
• Kehadiran ahli perlu 2/3 drpd jumlah
keseluruhan
• Melantik seorang ahli menjadi pencatat minit
mesyuarat
• Pembubaran boleh berlaku jika mesyuarat
memerlukan AJK baru.
MESYUARAT TERGEMPAR
• Perbincangan yg memerlukan kata putus
dgn segera drpd AJK
• Diadakan pd tarikh & masa yg diperlukan
• Pengerusi @ AJK yg menggantikan
pengerusi mengendalikan mesyuarat
• Kehadiran penuh (semua AJK)
MESYUARAT TERGEMPAR
• Setiausaha menyediakan minit mesyuarat
&
• Edarkan minit mesyuarat
• AJK perlu mengambil tindakan segera ttg
isu yg diputuskan
MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA
• Organisasi yg dikendalikan oleh 1
jawatankuasa (tugas khas)
• Mengikut tatacara & sebarang perubahan
bergantung kpd pengerusi
• Surat pemberitahuan & Agenda mesyuarat
(seminggu awal)
MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA
• Mengadakan perbincangan terbuka
(jika perlu)
• Usul rasmi jawatankuasa kecil dirasmikan
dlm mesyuarat ini.
• Tatacara mesyuarat
MESYUARAT KHAS
• Membincangkan isu penting
• Diadakan pd tarikh & masa yang amat
diperlukan.
• Dipengerusikan oleh pengerusi @ AJK lain
• Setiausaha mencatat & menyediakan
minit mesyuarat & edarkan pd semua AJK
MESYUARAT KHAS
• Kehadiran penuh (semua AJK)
• AJK perlu segera mengemukakan minit
mesyuarat dengan tujuan menyegerakan
pelaksanaan sesuatu projek.
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB AHLI
JAWATANKUASA MESYUARAT
Dibentang oleh :Siti Noor Amira binti Mohammad Johari
PENGERUSI
PengerusiPeranan dan tanggungjawab
• Memulakan mesyuarat setelah mencukupi korum dan pada waktu yang tetapkan.
Antara perkara yang perlu disentuh semasa mesyuarat dimulakan ialah :
• Semasa kata aluan, pengerusi perlu memperkenalkan jemputan khas kepada ahli
lain.
• Pengerusi menjelaskan tujuan mesyuarat diadakan dan agenda-agenda yang perlu
dibincangkan.• Apabila mesyuarat pertama kali atau
mesyuarat agung diadakan, pengerusi perlu menegaskan supaya ahli yang bercakap
memperkenalkan diri.• Semua pendapat perlu ditujukan kepada
pengerusi.
Semasa mesyuarat dijalankan seorang pengerusi seharusnya :
• Mengemukakan perkara –perkara yang ingin dibincangkan secara jelas dan padat.
• Bercakap dengan ringkas, padat, jelas dan dalam bahasa yang mudah difahami.
• Menjadi orang yang paling aktif dan bertindak sebagai fasilitator.
• Pandai dan boleh mengawal suasana mesyuarat.
• Mengambil perhatian terhadap idea-idea yang dikemukakan.
• Sentiasa menjadi pendengar yang baik.
• Merumus agenda dengan padat dan tepat.
• Perlu memastikan supaya dua orang atau lebih ahli tidak bercakap pada satu masa yang sama.
• Tidak boleh mengundi kecuali dalam keadaan yang memerlukan kata putus dalam sesuatu keputusan yang kontroversial atau 50-50.
• Tidak boleh memperkecilkan pendapat dan cadangan ahli.
SETIAUSAHA
SetiausahaSebelum mesyuarat
• Berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan agenda mesyuarat.
• Menghantar surat jemputan mesyuarat lebih awal.
• Memastikan tempat mesyuarat.• Menyediakan peralatan yang berkaitan
seperti kertas, pen dan sebagainya.• Menyediakan minit mesyuarat yang lepas.
Semasa mesyuarat
• Datang lebih awal ke tempat mesyuarat untuk memastikan semua persiapan tidak tergendala dan diatur dengan sempurna.
• Mencatat butir dan perbincangan mesyuarat dengan ringkas, tepat dan padat.
• Mengedar kertas/borang kehadiran mesyuarat kepada ahli yang hadir.
Selepas mesyuarat
• Menyiapkan minit mesyuarat seberapa segera.
• Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan secepat mungkin untuk tindakan mereka yang terbabit.
AHLI
Ahli Peranan dan tanggungjawab
• Ahli Jawatankuasa yang terlantik bertanggungjawab untuk memberikan buah fikiran
yang bernas untuk memajukan pertubuhan atau untuk menjayakan projek.
• Ia juga harus sanggup bekerjasama dengan semua ahli jawatankuasa lain dengan baik serta sanggup pula memberikan khidmat bakti secara ikhlas dan
jujur
25
Dibentang oleh Ateeq Medina bt
Mohd Maliki
PENGURUSAN MESYUARAT
26
Agenda Mesyuarat
• Perutusan pengerusi• Pengesahan minit mesyuarat yang lepas• Perkara-perkara berbangkit• Pembentangan kertas kerja• Hal-hal lain• Penutup
27
PENGURUSAN MESYUARAT
– Merancang pelaksanaan dasar, program, mendapatkan nasihat, menyelaras dan menyelesaikan masalah yg timbul.
– Diadakan dari semasa ke semasa. Agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan.
– Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi.
– Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa.
28
TINDAKAN PRA-MESYUARAT
1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempatmesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa
2. Membuat tempahan bilik mesyuarat– Tempahan secara bertulis – Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi,
setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan minuman ringan
29
3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan– Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat– Tentukan bilangan salinan kertas kerja– Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya
melebihi 15 muka surat
4. Menghantar surat jemputan mesyuarat– Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat– Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa,
agenda, nama Pengerusi dan jenis pakaian
30
5. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat– Bilik bersih dan kemas– Tempat duduk mencukupi– Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP dan
pembesar suara
6. Menentukan kehadiran – Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir– Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat
31
7. Perbincangan pra mesyuarat– Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu
diambil bagi menyelesaikan masalah
8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat– Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi– Tepati masa– Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat
32
TINDAKAN SEMASA MESYUARAT
Catatan minit mesyuarat• Senarai kehadiran mesyuarat• Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat• Keputusan yang dibuat • Tindakan susulan yang perlu diambil
33
TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT
• Penyediaan Minit• Format Minit Mesyuarat• Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat• Catatan Perbincangan• Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat• Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia• Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan • Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau
Jabatan Bertanggungjawab
34
i) Penyediaan Minit
• Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepada ahli mesyuarat
• Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat
ii) Format Minit Mesyuarat
Format disusun mengikut susunan agenda mesyuarat
35
iii) Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat
• Disusun mengikut kekananan ahli-ahli yang hadir
iv) Catatan Perbincangan
Direkodkan secara padat, tepat dan jelas Catatan yang dibincangkan diikuti dengan nota yang
menunjukkan samada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja
36
v) Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat
• Bilangan • Rujukan minit• Perkara• Tarikh hantar• Kementerian atau jabatan• Tarikh maklumbalas patut diterima – oleh urusetia• Tarikh maklumbalas diterima – oleh urusetia• Tarikh maklumbalas dibentangkan• Status
37
vi) Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia
• Cabutan keputusan • Ringkasan dan ulasan urusetia
• Maklumbalas dari kementerian-kementerian atau jabatan-jabatan
• Senarai kementerian atau jabatan yang belum memberi maklumbalas
38
vii) Menentukan Format Maklumbalas Dari Kementerian / Jabatan
Cabutan keputusan Kedudukan masakini Peringkat pelaksanaan / pencapaian Masalah pelaksanaan Cadangan penyelesaian masalah
39
viii) Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian /
Jabatan Bertanggungjawab
• Keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi-agensi perkhidmatan awam
• Tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program
TATACARA DAN MINIT MESYUARAT
Dibentang oleh Rosiah binti Omar
Tatacara Mesyuarat
• Presiden boleh menunggu tidak lebih daripada 15 atau 30 minit untuk korum dipenuhi oleh ahli jawatankuasa. Selepas itu, jika masih tidak mencukupi bilangan yang hadir, mesyuarat mesti dibatalkan dan satu mesyuarat baru dipanggil semula.
Tatacara Mesyuarat
• Jangan tiba lewat.• Elakkan gangguan telefon kecuali perkara
terpenting.• Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa
kebenaran• Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan
menunjukkan kurang minat.
Tatacara Mesyuarat
• Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian.
• Memberi sumbangan.• Memberi tumpuan supaya objektif
mesyuarat tercapai.• Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.
Tatacara Mesyuarat
Minit Mesyuarat
Minit mesyuarat harus mengandungi perkara perkara berikut :
• Nama mesyuarat, bilangan dan tahun.• Tarikh, masa dan tempat.• Senarai kehadiran.• Senarai hadir bersama.• Urusetia – senaraikan pegawai-pegawai yang
menjadi urusetia mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan.
• Perutusan Pengerusi.
Minit Mesyuarat
• Pengesahan minit mesyuarat.• Perkara-perkara Berbangkit.• Perbincangan perkara baru – susunan tajuk
adalah mengikut agenda mesyuarat.• Perbincangan kertas kerja.• Hal-hal lain.• Penutup.• Nama setiausaha/urusetia yang mencatatkan
minit.• Tarikh.
CONTOH MINIT MESYUARAT