1. PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTALSEGUNDA FASE PARAMETROS PARA UN PROYECTO DE AUTOMATIZACIONAutorAMANDA BARRERA PEREZColaboradores: MYRIAM MEJIA ECHEVERRILILIA JEANNETTE CAON RODRIGUEZJORGE WILLIAM TRIANA TORRESALEXANDER MELO CASTROARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA 2005

2. OBJETIVOABORDAR LOS ASPECTOSCONCEPTUALES,METODOLGICOS Y NORMATIVOS, QUE COMPRENDENLOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL PARACONJUGAR LAS POSIBILIDADES QUE BRINDAN LASTECNOLOGAS EN EL DESARROLLO DE LOS ARCHIVOS 3. I. DEFINICION Y OBJETIVOS DE UN PGDEl Archivo General de la Nacin, como rector de la poltica archivstica ycon miras a dotar a las entidades de una herramienta metodolgica,que lespermita hacer mas eficiente la implantacin de su Programa de GestinDocumental, emiti el documento GUA PARA LA IMPLEMENTACIN DEUN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL.(Agosto 2005)Se describe en dicho documento el Programa de Gestin Documentalcomo: 2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL 2.2.1 DEFINICIN E IMPORTANCIA Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestin documental como el Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. Un programa de gestin documental se define como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestin documental al interior de cada entidad, tales como produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos. 4. Definicion y objetivos de un PGDCon la implantacin de un Programa de Gestin Documental se pretendealcanzar los siguientes objetivos: Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administracin pblica, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participacin ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestin pblica y garanta de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalizacin y control en la produccin documental, en atencin a los procedimientos, trmites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalizacinde modelos y formatos para la produccin documental. Normalizar la utilizacin de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. 5. Definicion y objetivos de un PGDLograr una acertada normalizacin en los procedimientos para elrecibo, radicacin y distribucin de la correspondencia mediantela utilizacin de sistemas eficientes de correo y mensajera. Regular el manejo y organizacin del sistema de administracinde documentos y archivos a partir de la nocin de Archivo Total ylos enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad,seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos bsicos de aplicacin dela tabla de Retencin Documental, organizacin, transferenciasprimarias, recuperacin, preservacin, conservacin de lainformacin y disposicin final de los documentos. Facilitar la recuperacin de la informacin en forma rpida yoportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros deinformacin, tiles para la administracin e importantes para lacultura. Gua para la implementacin de un Programa de Gestin Documental - AGN 6. II. ANTECEDENTESEn torno al tema de la aplicacin de un PGD y de losprincipios y procesos archivsticos teniendo encuenta que los documentos estn contenidos endiversos soportes, se han generado vacos einquietudesplanteadosporprofesionales yestudiosos en la materia, particularmente en lo quecorresponde al tratamiento de los documentoselectrnicos.La siguiente es una mirada general hacia las diversasinquietudes planteadas durante los ltimos aos 7. AntecedentesInquietudes encontradas y fuentes de informacinREVISTA DE LA ASOCIACIN LATINOAMERICANA DE ARCHIVOS ALA 22JULIO DICIEMBRE DE 1999POLITICAS NACIONALES DE AUTOMATIZACIN DE ARCHIVOSSEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS,, SANTIAGO DE CHILE - ALA ABRIL DE 2002REVISTA DE LA ASOCIACIN LATINOAMERICANA DE ARCHIVOS ALA 25ENERO DICIEMBRE DE 2002ARCHIVO GENERAL DE LA NACINGUA DE CONSERVACIN PREVENTIVA DE NUEVAS TECNOLOGAS . BOGOT, D.C.MARZO 2004SOPORTES DOCUMENTALES ALTERNATIVOS EN ARCHIVOS Y CENTROS DEINFORMACINMario Javier Santander Surez. Qumico, Laboratorio de RestauracinPARTICIPACIN DEL CRALC (Programa Memoria del Mundo) EN LA REUNION REGIONAL DECONSULTA SOBRE PRESERVACIN DEL PATRIMONIO DIGITAL INFOLAC, REVISTA TRIMESTRAL DEL PROGRAMA DE LA SOCIEDAD DE LAINFORMACIN PARA AMERICA LATINA Y EL CARIBE. . SEPTIEMBRE 2004GESTIN DOCUMENTAL EN INTRANETDOCUMENTO INFORREA CONSULTORES EN INFORMACIN Y DOCUMENTACINESPAA 8. Inquietudes encontradas y fuentes de informacinARCHIVO GENERAL DE LA NACINLOS ARCHIVOS Y LAS NUEVAS TECNOLOGIASMEMORIAS DCIMO SEMINARIO SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOSCOLOMBIA - 2001 EL DESAFO DEL MILENIO Y LAS NUEVAS TECNOLOGIAS Dr. DAN HAZEN. Bibliotecario, Universidad de Harvard, Estados Unidos PROGRAMAS DE GESTIN DOCUMENTAL EN EL MARCO DE LAS NUEVAS TECNOLOGIAS Dr. ALEXANDER MELO. Archivo General de la Nacin EL DOCUMENTO ELECTRNICO Ing. ADALGISA ABDALA BARCENAS. Subdirectora del Departamento de Documentacin Editorial Banco de la Repblica DISPOSICIONES LEGALES Y NORMAS TCNICAS RELACIONADAS CON EL EMPLEO DE NUEVAS TECNOLOGAS Dr. JOSE ALBERTO GIRALDO LOPEZ. Abogado, Asesor externo del Archivo General de la Nacin IMAGEN INTEGRADA Ing. LUIS GUILLERMO PEREZ MONTOYA. Ingeniero de Sistemas Eastman Kodak company 9. III. REQUISITOS PARA INICIAR UN PROYECTO DE AUTOMATIZACIN DEUN PGDLa Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, regulen su Ttulo V: Gestin de documentos, la obligacinque tienen las entidades pblicas y privadas quecumplen funciones pblicas, en elaborar programas degestin de documentos, independientemente delsoporte en que produzcan la informacinCon miras al proceso de automatizacin del PGD ycon fundamento en la norma, se identifican aspectosque se constituyen en un requisito previo, dado suvalor conceptual o metodolgico, a saber: 10. ... REQUISITOS PARA INICIAR UN PROYECTO DE AUTOMATIZACIN DE UN PGD...CONCEPTUALIZACIN DEL PGD Formulacin de lineamientos y normalizacin de los aspectos involucrados en un PGD, contemplando: Procesos, flujos de informacin, formatos y normatividad. El AGN elabor el documento: GUA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTALELABORACIN , APROBACIN Y APLICACIN DE LAS TABLAS DE3.1RETENCIN DOCUMENTAL 11. IV. PGD AUTOMATIZADOPara abordar el proyecto de automatizacin, vamos a considerartres puntos principales, a partir de los cuales se efectuar unanlisis tendiente a identificar las reas o aspectos mnimos quedebern estar contemplados en una herramienta de software,desarrollada para automatizar el Programa de Gestin Documental.Adicionalmente, para llegar a la formulacin de los aspectosmencionados, se integrar en el procesodel anlisis, lasconclusiones obtenidascomo resultado del estudio deantecedentes (Captulo II), ya que constituyen una necesidad aresolver con la herramienta de automatizacin. 12. PGD AUTOMATIZADOPUNTO DE PARTIDA Anlisis de los aspectos relevantes del panorama inicial de4.1 la Entidad y determinantes en el proceso de automatizacinESQUEMA GENERALSe DEL SISTEMA busca plantear la conformacin general del sistema 4.2automtico, teniendo en cuenta un marco conceptual ynormativoCOMPONENTES DELSISTEMACorresponde a un anlisis particular de los componentes4.3mnimos que integrarn el sistema, al igual que en el puntoanterior, partiendo de un marco conceptual especfico 13. 4.1 PUNTO DE PARTIDAGeneralmente se presenta un panorama inicial de la Gestin Documental en laEntidades, que integra elementos como los siguientes: INTERNETAMBIENTE REALAMBIENTE VIRTUALEXTRANETINTRANET FORMATOS SOPORTESTextosCuadrosPapelImgenes digitalBases de datosVideosDatos SonidoPortalesFotografas 14. 4.1.1 CARACTERSTICAS La informacin se produce con el empleo de variedad de HERRAMIENTAS. Para el caso de informacin digital: Software de oficina (procesadores de texto, mensajera), software de diseo, soft. de digitalizacin, Bases de Datos, etc., generndose diversidad de FORMATOS en diversidad de SOPORTES. En todo proyecto de automatizacin, se surte una etapa de anlisis en donde se identifican las caractersticas iniciales del sistema y de la informacin involucrada. Se puede considerar que para el caso de un PGD, se cuenta con algunos productos que constituyen ya una parte fundamental en el levantamiento de informacin inicial o etapa de anlisis as: 15. a. Documento GUA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL publicado por el AGN aporta los siguientes elementos:Conceptualizacin general del PGDProcedimientos: Flujos de informacin y FormatosNormatividad EL DOCUMENTO ES UN INSTRUMENTO DE ANLISIS PARA LA ETAPA DE DESARROLLO DEL SOFTWARE 16. b. LA TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL. Este instrumento aporta los siguientes elementos:Organizacin de los documentos (Series, subseries, etc)Identificacin de los tipos documentalesIdentificacin de tiempos de permanencia en cada fase delciclo vitalDisposicin final del documentoPOR LOS ELEMENTOS QUE INVOLUCRA , LA TRD CONSTITUYE NOSOLO EL PRIMER ELEMENTO OBJETO DE AUTOMATIZACIN, SINOEL PUNTO DE REFERENCIA EN EL SISTEMA 17. c. Finalmente para la proyeccin adecuada de la herramienta desoftware que se ajuste a la gestin documental de la Entidad, esimportante complementar la etapa de anlisis, con la generacin deun tercer producto que denominaremos MAPA DOCUMENTAL. Elobjetivo de este cuadro es precisar informacin sobre los tiposdocumentales como se describe a continuacin 18. MAPA DOCUMENTALProduccin de documentos Por cada tipo documental especificar:Herramienta de produccinFormato (si se trata de herramientas paraproduccin digital, el formato se puedeespecificar con la extensin del archivo) Soporte para produccin (Digital,) Reproduccin. Soporte en el cual se reproduce (Papel,Microfilm,...)Motivo (Valor probatorio, Trmite,Conservacin, Para el acceso futuro )Etapa del ciclo en que se debe efectuar lareproduccin Aproximacin de volumen documental en unperiodo 19. MAPA DOCUMENTALRecepcin de documentos Identificar los siguientes elementos con respecto a tipos documentales que se reciben y estn identificados en la TRD de la Entidad:Va de recepcinTipo DocumentalReproduccin. Soporte en el cual se reproduce (Papel, Digital, Microfilm). Motivo (El tipo documental se encuentra en la TRDy difiere del soporte original, por trmite, porconservacin, para el acceso futuro). Etapa del ciclo en que se efecta la reproduccinDependencia que recibeDependencia que efecta el trmiteAproximacin de volumen documental en un periodo 20. MAPA DOCUMENTALDiseo de Tipos Documentales.Un segundo aspecto objeto de automatizacin, se presentar enel Archivo de Gestin, mas exactamente en el proceso dePRODUCCIN.Para este punto, un insumo fundamental lo constituye ladefinicin previa de la forma como se aplicarn en la Entidad losaspectos relativos a la DIPLOMATICA DOCUMENTAL.Bsicamente especificaciones en cuanto a formas, impresin yfirmas de los documentos. (ver Marco Conceptual 4.1.2) 21. MAPA DOCUMENTAL El diseo y estandarizacin de formas de presentacin de tipos documentales. Para el efecto se requiere revisar y/o redisear o crear las nuevas formas necesarias para la presentacin de los documentos, tomando como fuente las normas existentes para produccin documental. Mecanismos de impresin de documentos (Papel, Tinta) Definicin del procedimiento a adoptar para firma de los documentos en que esta sea requerida:Tipo de firma: Posibilidad de implementar la firma digitalcertificada o continuar con firma manuscritaDefinicin de cargos que estn autorizados para firmar ladocumentacin externa e interna Numeracin de Actos Administrativos 22. MAPA DOCUMENTALLOS ELEMENTOS QUE INVOLUCRA EL MAPA DOCUMENTAL,PERMITIRN IMPLEMENTAR CONTROLES RESPECTO A SOPORTES,FORMATOS Y MECANISMOS DE REPRODUCCIN DE LOSDOCUMENTOS, POR LO CUAL ES OBJETO DE AUTOMATIZACINSobre los resultados iniciales del anlisis, se efectuar una estandarizacin o normalizacin para producir el mapa documental definitivo. Esta herramienta constituye un insumo importante para dos fines, de una parte el proyecto de automatizacin del PGD y de otra, definir las polticas de eliminacin, almacenamiento, reproduccin y conservacin de la documentacin en los diferentes soportes, lo cual contribuye a la: Actualizacin del SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIN. Es recomendable disear e implementar paralelamente este sistema con el sistema de informacin automatizado del PGD. 23. 4.1.2 MARCO CONCEPTUALNORMAS ARCHIVSTICAS AGNNORMAS TECNICAS4.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTNDARESNORMAS LEGALESDIPLOMTICA DOCUMENTAL4.1.2.2 CONCEPTOSFIRMA DIGITAL SISTEMA INTEGRADO DE4.1.2.3 TEMAS RELACIONADOS CONSERVACIN 24. 4.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTANDARESFORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD, consultados y adaptadossegn la norma ICONTEC 3393 o la que la modifique o actualiceMANUAL DE FORMAS PERTENECIENTE A LA ENTIDADDIRECTRICES GENERALES PARA LA PRODUCCIN DOCUMENTALMANUAL DE ORGANIZACIN DE FONDOS ACUMULADOS. AGN, 2004.ORDENACIN DOCUMENTAL. AGN, 2003.Resolucin No. 089 de 2003 - Reglamento para el uso de Internet y CorreoElectrnico en el AGN.Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas oesferos de tinta hmeda .Gua para la administracin de comunicaciones oficiales. Bogot : AGN, 2003.Concepto tcnico sobre uso de tintas. 2001. Grupo Laboratorio de RestauracinAGNCdigo Procedimiento Civil. Artculo 251. Distintas clases de documentos.Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros,fotografas, cintas cinematogrficas, discos, grabaciones magnetofnicas,radiografas, talones, contraseas, cupones, etiquetas, sellos y, en general,todo objeto mueble que tenga carcter representativo o declarativo, y lasinscripciones en lpidas, monumentos, edificios o similares. 25. Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.Ley 527 de 1999 Artculo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.Decreto 2150 de 1995 Artculos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos nicos. Acuerdo No. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para laadministracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y lasprivadas que cumplen funciones pblicasCdigo de Procedimiento PenalArtculos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificacin de losdocumentos pblicos.Artculo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.Artculo 261. Sobre el valor probatorio de documento pblico.Artculos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.Cdigo de ComercioArtculo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normascomerciales - medios para el asiento de operacionesArtculo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.Artculo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y seexpiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.Artculo 123. Soportes contablesDecreto 1584 de 1994 Documentacin indispensable Registro proponentes Cmarasde Comercio 26. NTC 1673 ICONTEC. Papel y cartn: papel para escribir e imprimirNTC 2223:1986:, Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribirNTC 3369 Elaboracin de sobresNTC 3393. Elaboracin documentos comercialesNTC 2896: Sistemas de procesamiento de la informacin. Estructura de archivo yrotulado de cintas magnticas para intercambio de informacin.NTC 2676: Elementos para informtica. Cartuchos de disco flexible de 90 mm (35pulgadas) caractersticas fsicas y dimensionales, numeral 6.1.4AL CONCLUIR EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN A TRAVS DELMAPA DOCUMENTAL, SE ENCONTRAR LA NECESIDAD DE MODIFICARNORMAS, DADA LA ACTUALIZACIN DE TIPOS DOCUMENTALES,FORMATOS Y SOPORTES 27. 4.1.2.3 SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIN (SIC)El PGD, requiere del funcionamiento en paralelo de un sistema integral paraconservacin de documentos en los diferentes soportes. Como resultado dela etapa de anlisis y conformacin de un Mapa Documental, con miras alproyecto de automatizacin del PGD, se hace necesario la revisin y ajustedel sistema de conservacin, acorde a la nueva situacin de la Entidad encuanto a soportes documentales.o PROYECTO DE CONSERVACIN PREVENTIVAo INVESTIGACIONESo ESTADSTICASo HISTORIAS CLNICASPRINCIPALES o DIAGNOSTICO DE LA DOCUMENTACINOBJETIVOS DEL o MONITOREO DE CONDICIONES AMBIENTALESSIC.o OBRAS INTERVENIDASo EXPOSICIONESo CONTRATOSo REGISTRO DE PROVEEDORES Y ESPECIFICACIONESTCNICAS DE PRODUCTOS Y MATERIALESo INVENTARIO DE PRODUCTOS QUIMICOSo REGISTRO DE PROFESIONALESo CENTRO DE DOCUMENTACIN ESPECIALIZADOo MATERIAL DIDCTICOGrupo de Laboratorio y Restauracin AGN 28. 4.2 ESQUEMA GENERALDEL SISTEMAPara este punto se van a considerar los siguienteselementos: cuales son las caractersticas quedebe presentar el sistema, se hace un esquema desu conformacin general y se incluyen algunosaspectos tericos relacionados 29. 4.2.1 CARACTERSTICAS La Ley 594 de 2000 en su Artculo 22. Procesos Archivsticos. Establece que la gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos. Para efectos de la conceptualizacin de un programa de gestin documental, se determinan los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre s y se desarrollarn en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico):Produccin,Recepcin,Distribucin,Trmite,Organizacin,Consulta,Conservacin, yDisposicin final de documentos. 30. 4.2.2 ESQUEMAPROCESO ENTRADA SALIDA TABLA DE RETENCINMAPADOCUMENTALDOCUMENTAL DISTRIBUCIN Y TRMITEORGANIZACIN CONSULTA CONSERVACIN DISPOSICIN FINALDOCUMENTOS ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVOGESTIN CENTRALHISTRICO DOCUMENTOS AREAS QUE INTEGRAN EL SISTEMA AUTOMTICO 31. El sistema automatizado del PGD integrar como mnimo los siguientes aspectos:a. El principal insumo lo constituyen los documentos. Los documentos se producen y se reciben en la Entidad en diferentes formatos y soportes. El sistema debe admitir vincular todo tipo de documentos en la produccin y en la recepcin, efectuando la validacin de formatos y soportes frente a lo establecido en la TRD y en el MAPA DOCUMENTAL.b. Conformar una central automtica de correspondencia recibida y producidac. Requerir un registro de informacin que identifica el documento producido o recibidod. Involucrar los procedimientos automticos necesarios para la Distribucin, Trmite y Organizacin electrnica de los documentose. Involucrar los procedimientos automticos para consulta de los documentos, en cualquiera de las fases del ciclo vitalf. Incluir mecanismos de seguridad de la informacin 32. ARCHIVO DE GESTINSISTEMAARCHIVO CENTRALPGDARCHIVO HISTRICOUSUARIOS INTERNOS AREA DE(DEPENDENCIAS DE LA USUARIOS EXTERNOSENTIDAD)CORRESPONDENCIA 33. 4.2.3 MARCO CONCEPTUAL4.2.3.1 NORMATIVIDAD Y ESTNDARES4.2.3.2 CONCEPTOS INTEROPERABILIDAD SISTEMAS DE GESTIN DE LA4.2.3.3 TEMAS RELACIONADOS SEGURIDAD DE LA INFORMACIN 34. 4.2.3.1 NORMATIVIDAD Y ESTNDARESPAUTAS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE POLTICAS Y PLANESDE AUTOMATIZACIN DE ARCHIVOS. BOGOT : AGN, 1998. 53 P. REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS. 3 ED. BOGOT : AGN,2003 NTC-BS 7799-2 SISTEMAS DE GESTIN DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIN (SGSI)ESTNDARES PARA INTEROPERABILIDAD. (VER 4.2.3.2) 35. 4.3 COMPONENTESDEL SISTEMASE EFECTUAR UN ANLISIS DE CARACTERSTICAS DE LOSPROCESOS DEL PGD, EN CADA UNA DE LAS FASES DEL CICLOVITAL, CON LA FINALIDAD DE IDENTIFICAR ELEMENTOSRELEVANTES PARA EL SISTEMA AUTOMATIZADO.4.3.1. PROCESOS EN EL ARCHIVO DE GESTIN:PRODUCCIONRECEPCINDISTRIBUCINTRMITE4.3.2. PROCESOS PRESENTES EN TODO EL CICLOVITAL DEL DOCUMENTO: ORGANIZACIN CONSULTA CONSERVACIN DISPOSICIN FINAL 36. 4.3.1 PROCESOS EN EL ARCHIVO DE GESTIN4.3.1.1. CARACTERSTICAS A. PRODUCCINDEFINICIN: Generacin de documentos de las instituciones encumplimiento de sus funciones. (GRGA)CARACTERSTICAS SISTEMA MANUAL1.Creacin y diseo de documentos.a. Medios y tcnicas de produccin y de impresin (mquinas deescribir y procesadores de texto).b. Determinacin y seleccin de soportes documentales (cintasmagnticas, CD-ROM, discos pticos, disquetes, discos duros,microfilme, video).c. Determinacin de tamaos , calidad y tipos de soportes, gramaje,tintas.d. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. 37. CARACTERSTICAS SISTEMA MANUALe. Determinacin de uso y finalidad de los documentos.f. Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo dela entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmasautorizadas.g. Adecuado uso de la reprografa.2. Normalizacin de la produccin documentala. Identificacin de dependencias productoras.b. Definicin de tipologas documentales, conforme a formatos yformularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos eidentificados en la TRD.c. Directrices relacionadas con el nmero de copias.d. Control de la produccin de nuevos documentos.e. Determinacin de la periodicidad de la produccin documental. 38. CARACTERSTICAS DEL SISTEMA AUTOMTICOEN EL PROCESO DE PRODUCCINANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJOPRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.Para el proceso de produccin del documento, el sistema automticodel PGD, en adelante SAPGD, debe contar con los siguienteselementos implementados:TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTALCUADRO O MAPA DOCUMENTALFORMULARIOS O FORMATOS (a manera de plantillas deacuerdo a lo identificado en el mapa)DEFINICIN DE USUARIOS HABILITADOS PARA LAPRODUCCIN (Opciones para administracin de usuarios conidentificacin de perfiles y niveles de acceso)MENU U OPCION PARA IDENTIFICACION Y DESCRIPCINDEL DOCUMENTO 39. ESQUEMA DEL PROCESO DE PRODUCCIN DEL DOCUMENTO EN ELSISTEMA AUTOMTICO DEL PGD PRODUCCINEFECTA VALIDACIONES PARA DATOSBSICOS DEL DOCUMENTOSAPGDOFRECEPLANTILLAS PARAPRODUCCIN DEL DOCUMENTO HABILITA MENU PARA CARGUE DE INFORMACIN DE IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO ASIGNA FECHA Y NMERO DE RADICACIN AL DOCUMENTO SI SE REQUIERE EL SOPORTE FSICO (Ej: Impreso y firmado, segn lo establecido en el mapa documental), se registra la informacin sobre reproduccin 40. B. RECEPCINDEFINICIN: Conjunto de operaciones de verificacin y control queuna institucin debe realizar para la admisin de los documentosque son remitidos por una persona natural o jurdica. (GRGA)CARACTERSTICAS SISTEMA MANUALRecepcin de documentos: se debe verificar que estn completos,que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidadpara efectos de su radicacin y registro con el propsito de dar inicioa los trmites correspondientes.Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs dediferentes medios tales como: mensajera, correo tradicional, fax,correo electrnico y cualquier otro medio que se desarrolle para talfin de acuerdo con los avances tecnolgicos en cada entidad y debenestar regulados en los manuales de procedimientos. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo tradicional, correo electrnico, pgina web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo 41. 1. Radicacin de documentosAsignacin de un nmero consecutivo a los documentos en lostrminos establecidos en el artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001,dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo.Impresin de rtulo de la radicacin.Registro impreso de planillas de radicacin y control.2. Registro de documentosRecibo de documentos oficiales.Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.Constancia de recibo.Asignacin de datos conforme al artculo 2 del Acuerdo AGN 060de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente odestinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s)competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del funcionarioresponsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si loamerita), entre otros.Conformacin del consecutivo de comunicaciones oficialesdespachadas.Establecimiento de controles de respuesta a partir de lainterrelacin de documentos recibidos y enviados. 42. CARACTERSTICAS DEL SISTEMA AUTOMTICOEN EL PROCESO DE RECEPCINANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJOPRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.El proceso de Recepcin de documentos se da en dos vas, losdocumentos que generan las dependencias para el envo a unaEntidad externa y los documentos que llegan de Entidades externas.En este punto el SAPGD, debe contar con los siguientes elementosimplementados: CUADRO O MAPA DOCUMENTAL DEFINICIN DE USUARIOS HABILITADOS PARA LA RECEPCIN (Opciones para administracin de usuarios con identificacin de perfiles y niveles de acceso) MENU U OPCION PARA IDENTIFICACION Y DESCRIPCIN DEL DOCUMENTO 43. ESQUEMA DEL PROCESO DE RECEPCIN EN EL SA PGDHABILITAMENU PARACARGUE DEINFORMACIN DE IDENTIFICACINDELDOCUMENTO EN CORRESPONDENCIAINGRESO DE DOCUMENTOSUBICA EL DOCUMENTO EN UN BUZNVIRTUALPARA LA DEPENDENCIADESTINATARIAY LO HABILITA PARACONSULTARLO EMITIENDO MENSAJE ALSAPGD DESTINATARIOUSUARIO CONSULTA EL BUZN, VALIDA TIPODOCUMENTALSI EL DOCUMENTO NO EST IDENTIFICADOCOMO UN TIPO DOCUMENTAL DE LADEPENDENCIA, EL SISTEMA DEBE OFRECERLA OPCIN DE UBICARLO EN UN BUZNTEMPORAL PARA ACTUALIZACIN DE TRD (REA DE La Entidad debe efectuar un anlisis paraCORRESPONDENCIA determinar si se requiere actualizacin de laTRD, as como un tiempo de permanencia delos documentos en este buzn )HABILITAMENU PARACARGUE DEENVO DE DOCUMENTOSINFORMACIN DE IDENTIFICACINDELDOCUMENTO POR EL DESTINATARIO 44. C. DISTRIBUCINDEFINICIN: Actividades tendientes a garantizar que losdocumentos lleguen a su destinatario. (GRGA)CARACTERSTICAS SISTEMA MANUALLa distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior yal exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribucin de losdocumentos, se debe contar con mecanismos de control y verificacinde recepcin y envo de los mismos. En este proceso se distinguenactividades como:1. Distribucin de documentos externosIdentificacin de dependencias destinatarias de acuerdoa lacompetencia.Clasificacin de las comunicaciones.Organizacin de documentos en buzones o casilleros.Enrutamiento de documentos a dependencia competente.Reasignacin de documentos mal direccionados.Registro de control de entrega de documentos recibidos. 45. 2. Distribucin de documentos internos Identificacin de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente.CARACTERSTICASde entrega de documentos internos. Registro de control SISTEMA MANUAL 3. Distribucin de documentos enviados Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo tradicional, correo electrnico, apartado areo, trmite en lnea, pgina web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Mtodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guas y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organizacin mensajera externa. Registro de control de envo de documentos. 46. CARACTERSTICAS DEL SISTEMA AUTOMTICOEN EL PROCESO DE DISTRIBUCINANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJOPRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.Como consecuencia del proceso de Recepcin, la Distribucin seefecta desde tres puntos:REMITIDOS A UNA DEPENDENCIAINTERNADISTRIBUCIN DE DOCUMENTOSPRODUCIDOS EN LA ENTIDADREMITIDOS A UNA ENTIDADEXTERNADISTRIBUCIN DE DOCUMENTOSRECIBIDOS DE UNA ENTIDADEXTERNA 47. EL PROCESO DE DISTRIBUCIN EN EL SAPGD, QUEDA SURTIDO CONLAS SIGUIENTES ACTIVIDADES.AL CONCLUIR EL REGISTRO DE INFORMACIN DELDOCUMENTO EN LA ETAPA DE PRODUCCIN EL SAPGD: UBICA EL DOCUMENTO EN UNA ESTRUCTURA DISEADA CONFORME A LA TRD, LO HABILITA PARA CONSULTA Y TRMITE, IMPLEMENTANDO MECANISMOS DE SEGURIDAD QUE IMPIDAN SU ALTERACIN Y ENVA MENSAJE AL DESTINATARIO SI EL DESTINATARIO ES EXTERNO A LA ENTIDAD, UBICA EL DOCUMENTO Y LO HABILITA PARA CONSULTA, IMPLEMENTANDO MECANISMOS DE SEGURIDAD QUE IMPIDAN SU ALTERACIN. ENVIA MENSAJE AL AREA DE CORRESPONDENCIA, DONDE REGISTRARN EL ENVO. CUANDO SE RECIBE DOCUMENTACIN EXTERNA A LA ENTIDAD, Y EL DESTINATARIO CONCLUYE EL REGISTRO DE INFORMACIN, EL SAPGD:UBICA EL DOCUMENTO EN UNA ESTRUCTURA DISEADACONFORME A LA TRD, LO HABILITA PARA CONSULTA y TRMITE,IMPLEMENTANDO MECANISMOS DE SEGURIDAD QUE IMPIDAN SUALTERACIN 48. A PARTIR DE LA UBICACIN, EL SAPGD, DEBE INICIAR UN REGISTRO DE OPERACIONES (LOG) REALIZADAS CON CADA DOCUMENTO,DONDE LOSPRIMEROSREGISTROS SE PRODUCIRN CON EL MENSAJE ENVIADO AL DESTINATARIO INTERNO O EXTERNO FECHA DE No. DE TIPO DE FECHA YDESCRIPCIN RADICACIN RADICACIN OPERACIN HORA DE LA DE LA DELDELREALIZADA OPERACINOPERACIN DOCUMENTODOCUMENTO DISTRIBUCIN (documentos internos o documentosMENSAJE DE AVISO AL externos recibidos) DESTINATARIO DISTRIBUCIN (envo de documento externo)Forma de envo a Entidad externa: personal,fax, correo tradicional, correo electrnico,apartado areoMtodos de empaque y embalaje.ACCESO A DOCUMENTO (CONSULTA /Peso y porteo de documentos.ACTUALIZACIN PARA EL CASO DEGestin del correo tradicional: Normal,DOCUMENTOS BORRADOR )certificado, especial.Fecha de entrega.AutorFecha de recepcin por el destinatarioVersin del documentoDevolucin. 49. D. TRMITE DE DOCUMENTOSDEFINICIN: Curso del documento desde su produccin o recepcinhasta el cumplimiento de su funcin administrativa. (GRGA)CARACTERSTICAS SISTEMA MANUALACTIVIDADESEn desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto dedocumentos objeto de trmites administrativos, dichos documentos integransus respectivas series documentales.De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en cuentalos tiempos mximos establecidos para el trmite oportuno de lascomunicaciones. 50. En este proceso se sealan las actividades de:1. Recepcin de solicitud o trmiteConfrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta deltrmite.Identificacin del trmite.Determinacin de competencia, segn funciones de lasdependencias.Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.2. RespuestaAnlisis de antecedentes y compilacin de informacin.Proyeccin y preparacin de respuesta.Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hastala culminacin del asunto. 51. CARACTERSTICAS DEL SISTEMA AUTOMTICOEN EL PROCESO DE TRMITEANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJOPRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.Los elementos del trmite automtico de los documentos, sedeterminan en el curso de los procesos sealados previamente.El SAPGD, podr generar reportes o informes con los datos quese requieran respecto a los documentos producidos en el cursode un determinado trmite 52. 4.3.1.2. MARCO CONCEPTUAL4.3.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTNDARESCONSIDERACIN DE LAS NORMAS DESCRITAS EN EL DOCUMENTOPRODUCIDO POR EL AGN : GUA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UNPROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL.(Agosto 2005)4.3.1.2.2 CONCEPTOS LA DESCRIPCIN DE OTROS SOPORTES 53. 4.3.2 PROCESOS PRESENTES EN TODO EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO 54. 4.3.2.1. CARACTERSTICAS A. ORGANIZACIN DE DOCUMENTOSDEFINICIN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenaciny descripcin de los documentos de una institucin, como parte integralde los procesos archivsticos (GRGA)CARACTERSTICAS SISTEMA MANUALACTIVIDADESComprende los procesos archivsticos de:1. Clasificacin documental. Proceso archivstico mediante el cual seidentifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental(fondo, seccin y subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcionalde la entidad (GRGA).Actividades:Identificacin de unidades administrativas y funcionales.Aplicacin de la tabla de retencin y/o valoracin de la dependencia.Conformacin de series y subseries documentales.Identificacin de tipos documentales de la tabla de retencin y /ovaloracin y de los documentos de apoyo.Control en el tratamiento y organizacin de los documentos. 55. 2. Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de lasrespectivas series en el orden previamente acordado.Actividades:Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tiposdocumentales.Conformacin y apertura de expedientes.Determinacin de los sistemas de ordenacin.Organizacin de series documentales de acuerdo con los pasosmetodolgicos.Foliacin.3. Descripcin documental: Es el proceso de anlisis de los documentos dearchivo o de sus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin yrecuperacin, para la gestin o la investigacin (GRGA).Actividades:Anlisis de informacin y extraccin de contenidos.Diseo de instrumentos de recuperacin como Guas, Inventarios,Catlogos e ndices.Actualizacin permanente de instrumentos. 56. CARACTERSTICAS DEL SISTEMA AUTOMTICOEN EL PROCESO DE ORGANIZACIN ANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.En el SAPGD, las actividades que comprenden el proceso de organizacin dedocumentos se desarrollan as: CLASIFICACIN AL REGISTRAR LOS DATOS BASICOS EN EL DOCUMENTO PRODUCIDO O RECIBIDO ORDENACINCONFORMACIN DE EXPEDIENTES DESCRIPCIN SE DAN NIVELES DE DESCRIPCIN DEL DOCUMENTO DESDE EL MOMENTO MISMO DE SU PRODUCCIN O RECEPCIN (LO QUE DENOMINAMOS IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO) 57. ESQUEMA DEL PROCESO DE ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS EN EL SAPGDSERIE 1SUBSERIE 1SAPGDEXPEDIENTE A DOCUMENTO UNO METADATOS DOCUMENTO DOSEXPEDIENTE BDOCUMENTO UNODOCUMENTO ENEL SAPGD:Metadatos, Datos,Anexos La ordenacin de documentos se puede establecer por cualquier criterio que se desee: Fechas, Tipos Documentales, etc 58. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Previo a la definicin del Proceso de Consulta, es importante tratar el tema de las TransferenciasDEFINICIN: Con base en la Gua para la organizacin y manejo de losarchivos de gestin del Archivo General de la Nacin, elaborada por elGrupo de Correspondencia y Archivo AGN, 2004. La transferenciadocumental es un proceso mediante el cual, una vez cumplidos lostiempos de retencin estipulados en la Tabla de Retencin Documental,se trasladan los documentos del Archivo de Gestin al Archivo Centraly/o de ste, al Archivo Histrico.Todas las dependencias debern preparar los documentos a transferir,de conformidad con las series, subseries y tiempos de retencinestipulados en la TRD vigente 59. ESQUEMA DE LOS PROCESOS DE TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOSEN EL SAPGD EMITE INFORMES AL AREA DE ARCHIVO RESPECTO ATRANSFERENCIAS PREVISTAS SEGN LAS TRD SAPGDHABILITA OPCIN PARA QUE EL AREA DE ARCHIVOPROGRAME EN EL SISTEMA EL CRONOGRAMA DETRANSFERENCIAS PARA UN PERIODO REQUERIDO EMIITE MENSAJES DE ALERTA A LAS REAS INVOLUCRADAS EN LA TRANSFERENCIA EMITE REPORTE A LA DEPENDENCIA QUE EFECTUAR LA TRANSFERENCIA, CORRESPONDIENTE ALINVENTARIO DE DOCUMENTOS QUE DEBEN SER TRANSFERIDOS (FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL)PARA LOS DOCUMENTOS QUE SE ENCUENTRAN ADEMS EN SOPORTEFSICO, HABILITA MENU PARA QUE LA DEPENDENCIA PUEDACOMPLEMENTAR LA INFORMACIN DEL INVENTARIO.SE REGISTRA INFORMACIN SOBRE LAS UNIDADES DE ALMACENAMIENTOEN QUE SERN ENTREGADOS ESOS SOPORTES 60. LA TRANSFERENCIA AUTOMTICA SE EFECTA MEDIANTE LA IDENTIFICACIN O MARCADO DE LOS DOCUMENTOS OBJETO DE LA TRANSFERENCIA. ESTA OPERACIN CONSISTE EN AGREGAR EN FORMA AUTOMTICA UN DATO AL DOCUMENTO, QUE IDENTIFICA EN QUE FASE DEL CICLO VITAL SE ENCUENTRA. ASI MISMO ESTE DATO SE ENLAZA CON LA INFORMACIN DE LA TRANSFERENCIA EN EL CRONOGRAMA PROGRAMADO. LA TRANSFERENCIA AUTOMTICA, NO REQUIERE TRASLADO DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES, SU ORGANIZACIN NO SE MODIFICA Y LA TOTALIDAD DE LA INFORMACIN DEL DOCUMENTO PUEDE ESTAR DISPONIBLE EN CUALQUIERA DE SUS FASES.DOCUMENTO UNOI. T.METADATOSFECHA TIPO DE DEPENDENCIAFECHA DEFECHA DE IDENTIFICACIONPROGRAMADATRANSFERENCIA QUE TRANSFIERE TRANSFERENCIA TRANSFERENCIA DE TRANSFERENCIAPARA AUTOMTICASOPORTES FISICOSTRANSFERENCIA 61. RESULTADOS DE LAS TRANSFERENCIAS EN EL SAPGD Y OPCIONES QUE OFRECE EN LOS ARCHIVOS CENTRAL E HISTRICOARCHIVO CENTRALPOSIBILIDAD DE ACCEDER A LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS, PARAACTUALIZAR EN ELLOS LA INFORMACIN CORRESPONDIENTE A LAUBICACIN DE LOS SOPORTES FSICOSPARA LOS CASOS EN LOS CUALES SE TENGAN DOCUMENTOS EN FONDOSACUMULADOS, EL SAPGD DEBER OFRECER MECANISMOS PARAVINCULACIN AUTOMTICA O REGISTRO DE LOS DOCUMENTOS AL ARCHIVOCENTRAL. PARA ESTE EFECTO ES FUNDAMENTAL EFECTUAR LA VALORACINDOCUMENTAL Y UN ANLISIS ARCHIVSTICO PREVIO (Mapa Documental),SOBRE: Nivel de Decripcin a implementar para los documentos del fondo Esquema de organizacin de los documentosPOSIBILIDAD DE CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS, POR ELCRITERIO QUE SE REQUIERA, PRODUCCIN DE INFORMES, ATENCIN DESOLICITUDES DE REPRODUCCIN DE LOS DOCUMENTOS 62. ARCHIVO HISTRICO POSIBILIDAD DE ACCEDER A LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS, PARA AMPLIAR LA DESCRIPCIN, SEGN COMO LO DETERMINE LA ENTIDAD. EL SAPGD DEBE CONTEMPLAR EN SU ESTRUCTURA TODOS LOS TEMS INCLUDOS EN LAS NORMAS INTERNACIONALES Y NACIONALES DE DESCRIPCIN (ISAD-G -NTC 4095-, ISAAR-CPF) Y LA ENTIDAD REGISTRA LOS DATOS HASTA EL NIVEL QUE CONSIDERE PERTINENTE EL SAPGD, OFRECER MECANISMOS PARA VINCULACIN AUTOMTICA O REGISTRO DE INFORMACIN POR TRANSFERENCIA, DONACIN, ETC.. DE OTRAS ENTIDADES. ES IMPORTANTE ESTABLECER PREVIAMENTE: El nivel de descripcin a implementar Esquema de organizacin de los documentos POSIBILIDAD DE CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS, POR EL CRITERIO QUE SE REQUIERA, PRODUCCIN DE INFORMES, ATENCIN DE SOLICITUDES DE REPRODUCCIN DE LOS DOCUMENTOS 63. DISPOSICIN FINALDE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN LA TRD, EL SAPGD, DEBE EMITIRLISTADOS DE LOS DOCUMENTOS CUYA DISPOSICIN FINAL ES LAELIMINACINEL SISTEMA HABILITAR OPCIN O PROCEDIMIENTO PARA EFECTUARAJUSTES SI SE REQUIERENEL SISTEMA PERMITIR PRODUCIR ACTA DE LA ELIMINACIN, CON LAINFORMACIN QUE SE REQUIERA RESPECTO ALOS DOCUMENTOSELIMINADOSEL SISTEMA HABILITAR OPCIN O PROCEDIMIENTO PARA EFECTUARELIMINACIN O BORRADO AUTOMTICO DE DOCUMENTOSPARA LAS SERIES DOCUMENTALES, CUYA DISPOSICIN FINAL SEA LASELECCIN, EL SAPGD DEBE CONTAR CON UN MECANISMO DE SELECCINALEATORIA. PARA LA ADOPCIN E IMPLEMENTACIN AUTOMTICA, ESTEMECANISMO DEBE SER ESTUDIADO Y APROBADO POR EL COMIT DEARCHIVO DE LA ENTIDAD. 64. B. CONSULTADEFINICIN: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin deconocer la informacin que contienen. (GRGA)CARACTERSTICAS SISTEMA MANUALACTIVIDADESLa consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia,persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la informacincontenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia delos mismos. Para el cumplimiento de este propsito, los archivos debenatender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefnica, correoelectrnico o remitiendo al usuario al funcionario competente. 65. La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte defuncionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitarcon los controles correspondientes.Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, stas debernser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y slo se permitircuando la informacin no tenga carcter de reservado conforme a laConstitucin y a las leyes.La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida aljefe del rea, o al funcionario responsable del Archivo de Gestin, ArchivoCentral o Histrico.La recuperacin de los documentos entendida como la accin y efecto deobtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentosrequeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualizacin de stos, yasean inventarios, guas, catlogos e ndices. 66. Las actividades bsicas en esta fase son:1. Formulacin de la consultaDeterminacin de la necesidad y precisin de la consulta.Determinacin de competencia de la consulta.Condiciones de acceso.Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones por reserva opor conservacin.Reglamento de consulta.2. Estrategia de bsquedaDisponibilidad de expedientes.Disponibilidad de fuentes de informacin.Establecimiento de herramientas de consulta.Ubicacin de los documentos.3. Respuesta a consultaAtencin y servicio al usuario.Infraestructura de servicios de archivo.Sistemas de registro y control de prstamo.Uso de testigos y formatos para el control de devolucin.Implantacin de medios manuales o automticos para localizacin deinformacin. 67. CARACTERSTICAS DEL SISTEMA AUTOMTICOEN EL PROCESO DE CONSULTAANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJOPRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.Desde el punto de vista de la Consulta, El SAPGD, debe considerar lossiguientes aspectos:HERRAMIENTAS DEDebe ofrecer mecanismos para establecerCONSULTA criterios, que permitan la mayor precisin, y satisfagan la finalidad de consulta al usuarioFINALIDAD DE LA CONSULTAConocer informacin del documentoActualizar informacin del documentoPROCEDIMIENTOS RELACIONADOSPosibilidad de registro de informacinCON LA CONSULTAsobre: La solicitud de consulta Reproduccin de documentos 68. ESQUEMA DEL PROCESO DE CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS EN ELSAPGD EL SISTEMA HABILITA OPCIONES PARA QUE EL USUARIO ESTABLEZCA CRITERIOS DE BUSQUEDA SAPGD EL SISTEMA PRESENTA LA INFORMACIN QUE SE AJUSTA A LOS CRITERIOS DE BUSQUEDA PERMITE EL ACCESO A LA INFORMACIN PARA CONSULTA, PREVIA VERIFICACIN DE LOS PRIVILEGIOS DE USUARIO Y DE LAS CONDICIONES DE RESERVA QUE PUEDAN PRESENTAR LOS DOCUMENTOSARCHIVO DE GESTINARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTRICO 69. DENTRO DE LOS CRITERIOS DE BUSQUEDA, SE PUEDEN CONSIDERAR LOS SIGUIENTES ASPECTOS:EL SAPGD DEBE INCLUIR OPCIONES PARA BUSQUEDA DE DATOSCONCRETOS O RANGOS DE VALORES, POR LAS DIFERENTES VARIABLESDE IDENTIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS. Ej: Fecha de Radicacin, Autor,Remitente, Formato, Soporte, PARA LA BUSQUEDA ESPECIALIZADA POR LOS CONTENIDOS DE LOSDOCUMENTOS, ES IMPORTANTE LA IMPLEMENTACIN DE TESAUROS EN ELSISTEMA EL SISTEMA DEBE HABILITAR OPCIONES PARA EL REGISTRO DE LAS SOLICITUDES DE CONSULTA REALIZADAS ASI COMO DE LAS SOLICITUDES DE REPRODUCCIN DE DOCUMENTOSFECHA DE FASE DE MOTIVO DE DOCUMENTO IDENTIFICACIO SOLICITUD DE REPRODUCCINCONSULTA ARCHIVO CONSULTACONSULTADON DEL DEL DOCUMENTO (G/C/H) USUARIO SERIE SUB EXP FORMATO SOPORTECANT SERIE 70. 4.3.2.2. MARCO CONCEPTUAL4.3.2.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTNDARESCONSIDERACIN DE LAS NORMAS DESCRITAS EN EL DOCUMENTOPRODUCIDO POR EL AGN : GUA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UNPROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL.(Agosto 2005)4.3.2.2.2 CONCEPTOS NORMALIZACIN DEL LENGUAJE