Upload
matthe-drost
View
353
Download
1
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Presentatie t.b.v. CVI conferentie 2012 in Papendal.
Citation preview
Project- en procesmanagement
nodig voor
onderwijsvernieuwing
Ed Clevers en
Matthé Drost
21 maart 2012
CVI conferentie 2012
De goede projecten doen
én
de projecten goed doen
Ed Clevers
ROC Nijmegen 2009 Projectbureau met accent op subsidie
Vooral problemen in:
• Koppeling met strategie/speerpunten ROCN
• Overdracht van projectresultaten in reguliere lijn
• Uitsluitend projecten Onderwijs, geen ICT en Bedrijfsvoering
ROC Nijmegen 2012
• Alle grote projecten zijn binnen Project Portfolio
Management ondergebracht
• Strategie bepaalt projecten en niet andersom
• Overkoepelende regie op projecten
• In control op inhoud, tijd en geld
• Training en coaching Opdrachtgevers en
Projectleiders
• Gestructureerde informatie
Hoe hebben we het gedaan?
PPM Organisatiemodel
Regiegroep
Bedrijfsvoering en Fundament
Projecten
Regiegroep
Onderwijs
Delivery Organisatie
Sta
f
Opera
tion
ele
org
an
isatie
College van Bestuur
Management Overleg =
Portfolio Strategie Board
PPM-
bureau
(de Spil)
Projectleiders training
Opstarten Initiatie Uitvoering Afsluiten
- Doel
- Resultaat
- Scope
- Initiële BC
Aanpak
Projectplan
Product Based Planning
Organisatie
Begroting (€/inzet)
- Voortgang management
- Projectteam overleg
- Issue management
- Scope management
- Change management
- Risico management
- Oplevering en overdracht naar de lijn
- Decharge
- Leerpunten
- Restpunten
- Project Initiatie Documentatie (PID)
- Highlight reports
- Exception reports
- Communicatie producten
- Project einde documentatie
on
derw
erp
en
p
ro
du
cte
n
- Project brief
Afhankelijkheden
Risico’s
- Monitoren
- Rapporteren
- Project producten
- Stakeholder analyse
- Communicatieplan - Stakeholder management
- Kwaliteit
Tooling
• Beheer van portfolio (PPM bureau)
– Kenmerken per initiatief
– Mapping initiatief op strategie drivers
– Kosten en inzet raming per initiatief
– Voortgang lopende projecten
• Beheer projecten (Projectleiders)
– Opstellen Projectbrief (Wat gaan we doen?)
– Opstellen PID (Hoe gaan we het doen?)
– Bijhouden logboeken
– Voortgang bewaking en rapporteren (o.a. kosten en inzet)
– Opstellen Project Closure document (Zijn we echt klaar?)
Waar staat ROC Nijmegen?
© Arlande 2010
Bestuur
&
Beleid
Processen
&
Tooling
Mens
&
Organisatie
Portfolio in lijn met
beleid en strategie
Toetsingsprocessen
Regiegroepen
Volledige PPM+
PM+RM informatie
Directie betrokken
Organisatiebreed
PMO
Portfoliomanager(s)
PPM
Organisatiebreed
Focus op
projecten managen
Project management
methode
Projectenlijst
(spreadsheet)
PPM
Initiatieven
Projectmatig werken
Geen PPM awareness
Trainingen PM
Business Case sturing
Roadmapping
Scenario’s
PPM onderdeel van
Planning & Control
Portfolioanalyses
Trendgrafieken e.d.
PPM
In control
PPM eigendom top
Opdrachtgeverschap
verbonden met PPM
PPMO
Afdelingsniveau
Decibel gestuurd
Project criteria
Eerste versie PM
en PPM processen
Project- en
resource planning
PPM
Deeloplossingen
Secretariële onder-
steuning
Professionaliseren PM
Apr-10 2012
Procesmanagement
Matthé Drost
Procesmanagement
• Logisch geordende activiteiten gericht
op bereiken resultaten voor een klant
(belangrijkste is de student).
• Onderwijs & bedrijfsvoering werken
samen aan een betere organisatie
• Gericht op minder regels i.p.v. meer!
Onderwijsjaarkalender &
Bedrijfsvoeringsjaarkalender
ROC-(onderwijs)jaarkalender
Informatie
• Welke activiteiten?
• Waarom doen we het (wie is de klant)?
• Wie is proceseigenaar?
• Welke rollen (RACI/VERI)?
• Welke systemen en documenten?
• Inspectiekader? Waar opgeslagen?
• Relatie met kwaliteitszorg/PDCA-cyclus.
• Basis voor procesanalyse.
• Sturen op resultaten.
Aanpak procesanalyse
• Knelpunten in organisatie vaststellen
• Vaste werkwijze voor procesanalyse
• Onderwijs & bedrijfsvoering bepalen samen
de beste procesgang (doorbreken
hokjesgeest)
• KISS (SharePoint + MS Office)
Plek binnen organisatie geven
• Commitment van alle MT’s.
• Teammanagers zorgen voor commitment in hun
team.
• Betrekken van medewerkers bij voor hen relevante
processen.
• Werken vanuit 3 lijnen:
– Lijnorganisatie
– Processen
– Projecten
Samenhang ProjectPortfolioManagement
& ProcesManagement
• Streven: bij alle projecten een procesanalyse maken
• Geeft antwoord op:
– Samenbrengen onderwijs & bedrijfsvoering
– ROC krijgt grip op complexe veranderingen in onderwijs in
alle haarvaten van de organisatie
– Samenbrengen onderwijslijnorganisatie,
onderwijsontwikkeling middels projecten, kwaliteitszorg
– Commitment binnen de gehele organisatie
Dank voor jullie aandacht
? of !