Presentacion clase 01

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADORSEDE AMBATO

MAESTRA: GERENCIA INFORMATICA

Copyright 2011

INSTRUCTORING. MS.C. FERNANDO PROAŇO BRITO

[email protected] 2011

“ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS INFORMÁTICOS”

Fernando Proano

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Agenda clase 1

1. Introducción 1. Introducción

2. Conceptos Generales2. Conceptos Generales

5. Estudios de Casos5. Estudios de Casos

7. Temas de investigación7. Temas de investigación

3. La Admistración de proyectos

6. Software para control de proyectos

4. Introducción al PCM

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INTRODUCCIÓN

• Los proyectos en general requieren de técnicas probadas para su implementación

• Administrar proyectos es una tarea necesaria durante todo el ciclo de vida de un proyecto

• No hay empresa mediana o grande que pueda prescindir de la tecnología

• En muchos casos la tecnología ha sido implementada sin un estudio «planificado» y «bien administrado»

• Gestionar proyectos informáticos requiere de capacidad tanto del directivo como del técnico

… todo proyecto tiene un ciclo de vida, el mismo que debe ser controlado eficientemente…

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CONCEPTOS GENERALES

Definición de proyecto:

“Es un proceso finito que esta compuesto por un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de comienzo y terminación, que se realizan para obtener un producto o servicio que cumpla requisitos específicos, dentro de tiempo determinados, costos calculados y recursos existentes”.

… actividad: unidad mínima de un proyecto…..

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Conceptos Generales

Características de un proyecto:

• Tiene un objetivo bien definido, un resultado, producto o servicio esperado.

• Se ejecuta mediante el trabajo efectivo de actividades interdependientes.

• Tiene un marco de tiempo específico.

• Utiliza varios recursos para la ejecución de las actividades.

• Tiene un responsable (o grupo).

• Tiene un cliente.

• Incluye un grado de riesgo.

… un buen proyecto debe ser medible durante toda la fase del mismo …..

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• Recurso Humano• Cronograma • Actividades y tareas• Recursos Financieros• Objetivos• Documentación• Estándares• Investigación• Software• «Mejores prácticas»• Metodología• Administración

Elementos necesarios en un proyecto:

CONCEPTOS GENERALES

… los proyectos exitosos requieren una identificación completa de sus partes…..

Tipos de proyectos

De infraestructura:• Construcción civil• Urbanización• Caminos• Puentes• Túneles• Comunicaciones• Puertos• Aeropuertos• Represas• Casas

De Investigación:• Científicos• Tecnológicos• Económicos y

Sociales

De Informática:• Sistemas de

Información• Sistemas de Control • Creación de

Software

De Productos:• Consumo masivo

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“Es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requerimientos del proyecto y cumplir con los objetivos trazados”.

Concepto Básico:

LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

… todo proyecto necesita de una administración para «medir» sus resultados…..

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(según Shenhar, Dvir y Levy):

• Eficiencia del proyecto = Función(Objetivos internos del proyecto).

• Beneficio para el cliente/consumidor = F(En el inmediato y largo plazo )

• Impacto en el negocio = F(Contribución directa para la organización, observable en el mediano plazo).

• Oportunidad en el futuro = F( Competitividad o ventaja técnica esperada a largo plazo.)

Una buena administración produce un proyecto exitoso por :


… un buen proyecto «irradia» un impacto a mediano y largo plazo ...

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GerenciaRecursosHumanos

GerenciaAdquisicionesContratos

GerenciaRiesgo

GerenciaCosto

GerenciaComunicacionesInformes

Gerencia Tiempo

Gerencia Alcance

GerenciaCalidad

GerenciaIntegración

GERENCIA DE PROYECTOS

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INTRODUCCIÓN AL PCM

Definición de PCM• El PCM (del inglés “Project Cycle Management”) significa

el “Manejo del Ciclo de Proyecto”. • El Ciclo de Proyecto, indica todo el proceso de un proyecto

de desarrollo• El PCM es una metodología para planificar y gestionar

procesos mediante la Matriz de Diseño de Proyecto (PDM), ( del inglés “Project Design Matriz).

• El PCM es un conjunto de herramientas adecuadas para una administración integral del ciclo de un proyecto en desarrollo desde la planificación y su ejecución hasta la evaluación

• Un PCM tiene su propio «ciclo de vida»

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Ciclo de vida de un PCM

Documentación

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Componentes Básicos de PCM:Planificación Participativa (PP) y Monitoreo & Evaluación (M&E).

• PP es una metodología usada en la fase de planificación en el Ciclo de Proyecto y realizada en una serie de talleres en que participarán varias partes relevantes del problema. En esta metodología se realiza una serie de análisis para proceder a la planificación de proyecto mediante la Matriz de Diseño de Proyecto (PDM).

• M&E es ejecutado durante y al término del proyecto. El monitoreo es una operación para chequear periódicamente la ejecución oportuna de las actividades del proyecto o para verificar que el proyecto da los resultados esperados, con objeto de optimizar los resultados finales del proyecto.

• Una evaluación se realiza para identificar el grado de cumplimiento del objetivo del proyecto terminado

• Permite analizar la efectividad y la evolución autónoma del proyecto• Permite preparar «mejores prácticas» que contribuyan a futuros proyectos.• Se recomienda que tanto el PP y el M&E sean realizados por expertos

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Actividades Iniciales para un PCM:

Análisis de Participantes

Análisis del Problema

Análisis de Objetivos

Selección del Proyecto

Elaboración del PDM

Elaboración del PO

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Análisis de Participantes

Metodología:1) Enumerar todos los grupos, organizaciones y

personas relevantes para el proyecto.2) Identificar sus aspectos como características,

problemas, puntos fuertes y débiles, oportunidades y amenazas (usar Matriz FODA)

3) Agrupar las partes según categorías básicas: beneficiario, ente ejecutor de cooperación, ente financiero, otros.

4) Desglosar la categoría de beneficiarios para aclarar el “Grupo Meta” luego de comparar sus características

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Matriz FODA

FORTALEZAS

Características positivas internas

OPORTUNIDADES

Elementos positivos desde el exterior

DEBILIDADES

Características Negativas Internas

AMENAZAS

Elementos Negativos desde el exterior

FODA

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Metodología:• Es una técnica participativa (trabajo en grupo) que

ayuda a identificar el problema real, supuesto y predecible

• Esta técnica organiza la información que se recoge en una lógica de causa – efecto

CAUSA PROBLEMA EFECTO

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Metodología:

• Se puede utilizar la TEORIA DE GRAFOS• Un nodo representa tanto una «causa» o «efecto».• Los nodos centrales representan los «problemas»• Los enlaces de los grafos representan las

«comunicaciones» o «interacciones»• Con esta técnica de crea el llamado «árbol de

problemas»• Un buen árbol de problemas facilita la identificación de

la mayoría de los problemas a tratarse en el proyecto

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Metodología de trabajo:1) Cada participante, escribe en una tarjeta, el problema que

desde su propia lectura es el «núcleo» del proyecto2) Se ubican las tarjetas con los problemas señalados, en una

superficie plana, en línea horizontal (visible a todos)3) Con otras tarjetas (otro color) se escriben las posibles causas4) Con otras tarjetas (otro color) se escriben los posibles efectos5) Se ubican en una secuencia de grafo causa(s)-problema-

efecto(s)6) Se crea el «árbol de problemas». Arriba los efectos, abajo las

causas.7) Finalmente, se revisa todo el esquema del árbol8) Se puede incluir nuevos problemas no contemplados en el

análisis previo.

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Problema

Causa 2Causa 1

Efecto 2Efecto 1

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Análisis del Objetivos

CONSIDERACIONES BÁSICAS:

• El árbol de objetivos, se elabora en base al Árbol de Problemas• Se sustituyen las tarjetas de problemas por tarjetas de contenido

positivo que se ubican bajo una lógica de «medio-fin»• Se debe examinar si el contenido corresponde realmente a una

“situación deseable”• Todas las tarjetas de objetivos deben expresar una situación

deseable y realizable.• Si luego de examinar una tarjeta incluida en el árbol de problemas,

no se considera adecuada para el Árbol de Objetivos, no es obligatorio elaborar la tarjeta correspondiente

• En cada tarjeta se debe expresar “situaciones mejoradas” y se debe tener cuidado de no incorporar en ellas, las decisiones a tomarse.

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Análisis del Objetivos

Metodología:

• Sustituir la expresión de la tarjeta del “Problema Núcleo”, por una que indique la solución principal como un “Objetivo Núcleo”.

• Se debe continuar con el mismo procedimiento hasta transformar completamente el árbol de problemas en un árbol de objetivos.

• El procedimiento de sustitución se debe realizar tanto hacia abajo del “Objetivo Núcleo” como hacia arriba de él.

• Revisar las tarjetas presentadas de acuerdo a sus contenidos y posición y discutir su redacción y ubicación en el árbol.

• Finalmente se debe confirmar que la lógica de relación “medio-fin” es correcta y adecuada a la situación en análisis

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• Es un proceso para determinar las estrategias concretas señalados en el Análisis de Objetivos

• Las estrategias deben estar de acuerdo con criterios de selección previamente establecidos

• Identificar soluciones alternativas que pueden llegar a ser estrategias del proyecto de cooperación

• Seleccionar una o mas estrategias potenciales del proyecto

• Discutir en grupo todas las posibles alternativas• Decidir la estrategia a adoptarse por el proyecto• Documentar el proceso de selección

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Metodología:• En el árbol de objetivos, las “ramas”, que se

encuentran agrupadas por la relación medio–fin, constituyen una posibilidad o candidato de proyecto.

• Estas ramas o grupos se denominan “acercamientos”• La combinación de uno o varios grupos puede

constituir un acercamiento. • El proceso de selección del Proyecto, se inicia con la

identificación de estos acercamientos y la demarcación de un contorno mediante una línea

• Un acercamiento es siempre un proyecto potencial• Poner un nombre a cada acercamiento para que todos

puedan reconocer cada una de ellos con facilidad

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Procedimiento de Elaboración de Matriz del Diseño del Proyecto (PDM):

1. Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya información relevante, comenzando con los Objetivos:

a. Objetivo Superiorb. Objetivo del Proyectoc. Resultadosd. Actividades2. Decidir los Indicadores y Modos de Verificación3. Determinar las Precondiciones y Condiciones Externas4. Determinar aportes, basada en el debate sobre las actividades y el volumen de los recursos disponibles

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Objetivos:Objetivo Superior: es el objetivo de largo plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco años después de terminar el proyecto mediante la contribución del objetivo de proyecto. Objetivo del Proyecto: es algo que debe conseguirse en el momento de terminar el proyecto, que suele durar unos tres a cinco años en su ejecución, y son los beneficios que se espera lleguen al Grupo Meta o Beneficiarios. Normalmente se establece un solo objetivo para unproyecto y se debe expresar en un estadio mejorado o logrado.

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Resultados: son los desafíos específicos y concretos a conseguir antes del término del proyecto.Cada uno de dichos desafíos retos implica un estado deseable, si se cumple, y el conjunto de ellos está directamente relacionado con el Objetivo del Proyecto.

Actividades: son las que realizarán diariamente los participantes del proyecto tanto de la Institución generadora del proyecto como de otras externasDeben redactarse de manera estandarizada, utilizando un lenguaje técnico ( ej. usar un diccionario de datos)

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Indicadores y Modos de VerificaciónIndicadores: son utilizados para establecer con mayorclaridad el objetivo superior, objetivo y resultados del proyecto, e indican el grado de alcance real deéstos. Deben ser cuantitativos y objetivamente verificables. Deben estar escritos de manera precisa (ej. en numero de días, en valores de dinero, otros)Un buen indicador tiene una narrativa explicita y clara (ej. Alcanzar más de un 25 % de capacitación en relación a todo el personal en el tema de TICs para el año 2012, incluyendo temas de innovación tecnológica)

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Indicadores (cont…):Preguntas que se deben hacer antes de verificar:

1. Objeto: ¿Qué? Productos / Servicios / otros2. Beneficiario: ¿Para quién? Entidades 3. Volumen: ¿Cuánto? (usar indicadores)4. Calidad: ¿Cómo? Uso de técnicas TQM5. Tiempo: ¿Hasta cuándo? Fechas / Periodos6. Lugar: ¿Dónde? Interno / Externo7. Documentos: ¿Forma?: uso de estándares

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Fuentes de Verificación:Son las diferentes instancias o entidades donde se realizaran la comprobación de los objetivos basados en los indicadoresLos modos de verificación deben ser: 1) fiables, 2) objetivos, y 3) fáciles de obtener. En caso de no haber fuentes confiables disponibles deinformación, se realizará un estudio que posibilite la introducción de nuevo medio de obtención dedatos para indicadores.

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Matriz del Diseño del Proyecto (modelo base del MARCO LOGICO)

ResumenNarrativo

Indicadores Fuentes de Verificación

Condiciones Externas

Objetivo Superior


Objetivo del Proyecto


Resultados Condiciones Externas

Actividades Condiciones Externas

Precondiciones

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Condiciones Externas y Precondiciones:Condiciones Externas: Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas según su cronograma, puede que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos. Pueden ser de tipo:1) imprescindibles: para su completa realización 2) probabilidad de su incidencia: influencia crtica, y 3) estar fuera de control del proyecto.

Precondiciones: son las condiciones necesarias para comenzar el proyecto.

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Secuencia Lógica de la Matriz del PDM

ResumenNarrativo

Indicadores Fuentes de Verificación


Objetivo Superior

(4) Condiciones Externas

Objetivo del Proyecto

(3) Condiciones Externas

Resultados (2) Condiciones Externas

Actividades Aportes (1) Condiciones Externas

Precondiciones

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Elaboración del PO

El Plan de Operaciones (PO): es un plan más detallado del proyecto, que se elabora basado en la PDM. El ejecutor de proyecto lo desarrolla, después de que los participantes del taller (o parte de ellos, en su caso) hayan creado la PDM. El PO incluye la información más detallada como actividades, resultados esperados, cronograma, aportes de personal, bienes y fondos, y personal responsable. Hay dos tipos de PO: uno es PO globalque abarca todo el período de proyecto y el otro, PO anual que planea actividades de cada año.

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Elaboración del PO

Externos Resultados Esperados

Cronograma

Respon-sable

Aportes Condi-ciones

Código de Referencia

Internos

Externos

Matriz de un PO

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ESTUDIO DE CASOS

1.- Nociones Generales• Identificar el tipo de proyecto• Identificar los protagonistas• Identificar la localización• Identificar los problemas• Identificar la metodología utilizada• Identificar los resultados• Identificar los documentos producidos• Identificar los estándares utilizados

2.- Documento para el Estudio de Caso• Descripción general• Explicación especifica• Uso de diagramas técnicos (inteligentes)• Uso de animaciones multimedia

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SOFTWARE PARA CONTROL DE PROYECTOS

MS-PROJECT MANAGEMENTCaracterísticas de la versión 2010:• Interfaces ampliadas• Personalización de opciones• Notación clara para Tareas y recursos asignados• Diagramas Gantt• Calendarización en varios formatos• Diseño de rutas críticas• Graficos con varios formatos• Integración directa a MS-Office• Varias opciones para publicación en la Web• Impresión de reportes, planes, graficos• Amplia ayuda en linea• Programa basado en el PMI (Project Management

Institut)

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Interfaz princiapl del MS-PROJECT MANAGEMENT

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TeamUP PCMCaracterísticas Técnicas:

• Interfaces Intuitivas• Amplia descripción de datos del proyecto• Calendarización• Análisis de árbol de problemas• Diagramas estructurales para proyectos• Análisis de Conflictos• Diseño de Matrices lógicas• Diseño de Plan de Rendimiento• Presupuestos• Varios formatos para impresión de reportes• Corrector ortográfico• Amplia ayuda en línea

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TeamUP PCMInterfaz Principal:

TEMAS DE INVESTIGACIÓN

• Nuevas tipologías para proyectos• Uso de estándares para gestión de proyectos

informáticos (ej. IEEE)• Uso de herramientas CASE para control de

proyectos• Los PCM como soluciones estratégicas e

integración a Cuadros de Mando Integral• Uso de software multimedia para presentación y

control de proyectos• Lectura y discusión de «papers» en el tema de

PCM• Estudio de casos nacionales• Software para control de proyectos• Estándares para documentación y procesos• Otros (discutir en clase)

… continuará ...

PLANIFICACIÓN TECNOLÓGICA

Education

Presentacion clase 01