DECRETO 2609 DE 2012PRESENTADO A:

CLARA INES MUÑOZ

FICHA: 982086

PRESENTADO POR:MARIA FERNANDA

ANDRADE

GESTION DE DOCUMENTOS

AMBITO DE APLICACIÓN: ESTE DECRETO COMPRENDE LA ADMINISTRACION PUBLICA EN DIFERENTES NIVELES COMO, NACIONAL, DEPARTAMENTAL, DISTRITAL, MUNICIPAL; TENIENDO EN CUENTA A LAS ENTIDADES DEL ESTADO EN LAS DISTINTAS RAMAS DEL PODER; Y DEMAS ORGANISMOS REGULADOS POR LA LEY 594 DEL 2000.

ETAPAS DE LA GESTION DE LOS DOCUMENTOS: SE ASEGURA UNA ADECUADA GESTION DOCUMENTAL. CREACION: SON

PROCEDIMIENTOS PLANIFICADOS Y DOCUMENTADOS DE SU INFORMACION.

MANTENIMIENTO: PERMITE MANTENER LA INTEGRIDAD TECNICA, ESTRUCTURAL Y RELACIONAL DE LOS DOCUMENTOS.

DIFUSION: SON LOS REQUISITOS DE ACCSEO, CONSULTA, RECUPERACION, ENTRE OTROS.

ADMINISTRACION: PROCEDIMIENTOS PARA ADMINISTRAR LOS DOCUMENTOS.

TIPOS DE INFORMACIONLAS NORMAS SE APLICARAN A CUALQUIER TIPO DE INFORMACION PRODUCIDA ORECIBIDA DE LAS ENTIDADES. DOCUMENTOS DE

ARCHIVO: ES EL TESTIMONIO MATERIAL DE UN HECHO O ACTO REALIZADO EN EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES POR PERSONAS FISICAS O JURIDICAS, PUBLICAS O PRIVADAS, DE ACUERDO CON UNAS CARACTERISCTICAS DE TIPO MATERIAL O FROMAL.

ARCHIVOS INSTITUCIONALES: SON ARCHIVOS DE INTERES INSTITUCIONAL.

SITEMAS DE INFORMACION COORPORATIVOS: CUBREN UNA NECESIDAD DE ACCESO EFICIENTE A RECURSOS DE INFORMACION DISTRIBUIDOS.

SISTEMAS DE TRABAJO COLABORATIVO: SON SISTEMAS SUFICIENTEMENTE COMPLEJOS Y SU CALIDAD ES UNA REALIDAD EMERGENTE.

SISTEMAS DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS: SE CENTRA EN EL ALMACENAMIENTO Y LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS.

SISTEMAS DE MENSAJERIA ELECTRONICO: SISTEMA DE MENSAJES SIN PAPEL, SOLO DE ORDENADOR A ORDENADOR. PUEDE REALIZARSE EN CUALQUIERA DE LOS SISTEMAS DE RED DE COMUNICACIONES.

PORTALES INTRANET Y EXTRANET: SOLUCION INTEGRAL QUE PERMITE ENTODOS LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN SER PRODUCTIVOS APROVECHANDO AL MAXIMO LAS HERRAMIENTAS DE COLABORACION.

SISTEMAS DE BASES DE DATOS: ES UN SISTEMA QUE ALMACENA DATOS QUE ESTÁN RELACIONADOS.ES UN REPOSITORIO EN DONDE GUARDAMOS INFORMACIÓN INTEGRADA QUE PODEMOS ALMACENAR Y RECUPERAR.

DISCO DURO, SERVIDORES, MEDIOS PORTABLES, CINTAS, ETC: SON PROCESOS E LA GESTION DOCUMENTAL.

CINTAS Y MEDIOS DE SOPORTE: ES UN MEDIO O SOPORTE DE ALMACENAMIENTO DE INFORMACION QUE SE GRABA EN PISTAS.

USO DE TECNOLOGIAS EN LA NUBE: ES EL USO DE PROCESAMIENTO Y ALMACENAMIENTO MASIVO DE DATOS EN SERVIDORES QUE GUARDEN LA INFORMACION DEL USUARIO.

INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS PARA LA GESTION DOCUMENTAL CUADRO DE

CLASIFICACION DOCUMENTAL: ES UN INSTRUMENTO ARCHIVISTICO QUE SE EXPRESA EN EL LISTADO DE TODAS LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES CON SU CORRESPONDIENTE CODIFICACION.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: LISTADO DE SERIES, CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE ASIGNA EL TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD): SEÑALA LA PLANEACION ESTRATEGICA DEL PROCESO.

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ENTIDAD ( PINAR): ES UN INSTRUMENTO PARA LA PLANEACION DE LA FUNCION ARCHIVISTICA, EL CUAL SE ARTICULA CON LOS DEMAS PLANES Y PROYECTOS ESTRATEGICOS PREVISTOS POR LA ENTIDAD.

EL INVENTARIO DOCUMENTAL:INSTRUMENTO DE RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN QUE DESCRIBE DE MANERA EXACTA Y PRECISA LAS SERIES O ASUNTOS DE UN FONDO DOCUMENTAL.

UN MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: FORMULA LOS REQUISITOS FUNCIONALES Y NO FUNCIONALES DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ENTIDADES.

LOS BANCOS TERMINOLÓGICOS DE TIPOS, SERIES Y SUB-SERIES DOCUMENTALES: PERMITE LA NORMALIZACIÓN DE LAS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES A TRAVÉS DE LENGUAJES CONTROLADOS Y ESTRUCTURAS TERMINOLÓGICAS.

LOS MAPAS DE PROCESOS, FLUJOS DOCUMENTALES Y LA DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA ENTIDAD: SE MUESTRADE MANERA CLARA LAS ESTRATEGIAS Y ESTRUCTURAS DOCUMENTALES PARA MANTENER LA CALIDAD Y ASEGURAR QUE LOS SERVICIOS CUMPLAN LAS NORMAS.

TABLAS DE CONTROL DE ACCESO PARA EL ESTABLECIMIENTO DE CATEGORÍAS ADECUADAS DE DERECHOS Y RESTRICCIONES DE ACCESO Y SEGURIDAD APLICABLES A LOS DOCUMENTOS: IDENTIFICA LOS DERECHOS Y LAS RESTRICCIONES DE ACCESO DE LOS MIEMBROS DE LA ENTIDAD EN RELACIÓN CON LOS DOCUMENTOS (CREACIÓN, CONSULTA, MODIFICACIÓN, ELIMINACIÓN).