Primeros pasos en el Mailing / Email Marketing - SolyMail

Email Marketing

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Primeros pasos para una

campaña exitosa

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Índice

Introducción: Guía Básica de Email Marketing

Primer Paso: Armado de la Base de Datos y Definición de los Lectores

Segundo Paso: Definición de objetivos

Tercer Paso: Contenido y Diseño de los Emails

Cuarto Paso: Establecer Metas

Quinto Paso: Determinar la frecuencia de sus emails

Sexto Paso: Analizar los Reportes

Glosario

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Introducción: Guía Básica del Email Marketing

SOLYMAIL le ofrece la posibilidad de probar la aplicación de email marketing más eficaz de Latinoamérica que le permitirá gestionar de forma inteligente y simple las campañas de comunicación más exitosas.

El email marketing es una de las herramientas más efectivas, inmediatas y flexibles para generar clientes, fortalecer las relaciones y fidelizar los vínculos. Muchas empresas eligen este medio para llegar a sus clientes actuales y potenciales pero pocas logran obtener todos los beneficios de este recurso por no saber utilizarlo adecuadamente.

Por este motivo, SOLYMAIL ha desarrollado el siguiente documento para permitirle generar fácilmente una campaña integral de email marketing, potenciando el valor de su marca y optimizando la relación con sus clientes, dentro de sus actividades cotidianas.

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Armado de la Base de Datos

El primer paso para armar campañas exitosas de email marketing consiste en contar con una base de datos confiable, actualizada y completa. En este sentido, lo que cual-quier empresa debe realizar en primer lugar es procurarse una base de datos. El tema que se plantea es: ¿cómo armar una base de datos que le permita realizar campañas de fidelización, promoción, etc.?

Existen en principio cuatro fuentes de datos centrales y los recursos más importantes para aprovecharlas son el tiempo, la predisposición y la constancia.

Primera Fuente: Los clientes

Los clientes actuales son su primera fuente. Que los datos no estén digitalizados no significa que los contactos no sirvan. El punto es contar con la dirección de email. Si este no es un dato requerido en los procesos de venta (ej. ficha de cliente, sistema con-table, etc.), debería incorporarlo a la información del contacto.

Contactándose telefónicamente con sus clientes. »

Pidiendo el dato en cada venta ó alta de cliente. »

Buscando las direcciones de email en su cuenta de correo comercial (buscando los »correos enviados/recibidos para/por su cliente).

Segunda Fuente: Los contactos personales

Su red de contactos personales es una fuente de potenciales clientes. Estos datos podrá relevarlos en:

La Libreta de contactos de su correo personal »

El listado de contactos del Live Messenger o cualquier servicio de mensajería instan- »tánea

El listado de contactos de redes sociales como Facebook, Linked-in, Twitter, etc. »


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Tercera Fuente: Su sitio web

Es fundamental aprovechar la visita, el interés y el tiempo de cada potencial cliente que navegue su sitio web para solicitarle sus datos de contacto. Esto puede hacerse:

Incorporando un formulario de suscripción al Newsletter o a Promociones. »

Incorporando un formulario de contacto a su web donde sea requisito obligatorio es- »cribir la dirección de email.

Cuarta Fuente: el Marketing Viral

El marketing viral consiste en incentivar a los lectores de sus envíos para que trans-mitan rápidamente su mensaje a otras personas que puedan estar interesadas en sus contenidos. Para esto, sus envíos deben contar siempre con la opción de, por medio de un link, “recomendar esta nota/oferta/etc. a un amigo”. Cada vez que sus lectores lo recomienden a sus contactos, usted recibirá las direcciones de email de los mismos y, si estos últimos, a su vez, recomiendan su envío, usted recibirá también sus direcciones de email, y así sucesivamente. Por eso se lo llama marketing viral: porque provoca un efecto expansivo e inmediato.

Otros métodos alternativos para nutrir una base de datos:

Colocar un incentivo en los puntos de venta, locales, etc. solicitando la dirección de »email.

Enviar cartas postales publicando ofertas que solo puedan ser obtenidas a través del »sitio web, logrando así que entren y registren sus datos.

Generar campañas promocionales o juegos interactivos a través de nuevas tecnolo- »gías que requieran de inscripción o registración a través del sitio web.

Realizar una buena campaña de posicionamiento en buscadores (Google, Yahoo, etc.) »también genera nuevas entradas a la web y la posibilidad de que más gente se registre.

Alianzas estratégicas »

Cualquiera sea la fuente o método que utilicemos es fundamental siempre garantizar al cliente o potencial cliente la privacidad de la información que está brindándole a la compañía.


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Definición de los lectores y establecimiento de variables de análisis

Para lograr mayor efectividad en la realización de las campañas de email marketing, de-bemos establecer variables para la diferenciación y segmentación de los contactos. Para ello se sugiere incorporar en la base de datos las siguientes variables: Información de contacto (especialmente dirección de email), Estatus del Cliente (potencial, activo, inactivo, etc.), cómo se entero de la empresa, información demográfica (edad, genero etc.), información personal (actividad laboral, pasatiempos, etc.), historia de compras, etc.

La información que usted solicite de sus clientes dependerá de la estrategia y la perso-nalización planeadas para sus campañas, del sector en el que se encuentra su empresa, de cuál considera que es la mejor manera de llegar a cada uno de los grupos de clientes, etc.

¿Por qué es tan importante recolectar informa-

ción tan detallada sobre los clientes?

Porque:

Podrá organizar su base de datos en diferentes grupos y personalizar sus campañas »garantizando a cada lector recibir información interesante según sus inquietudes y necesidades

Podrá también obtener, por consiguiente, un mayor beneficio de todas las oportunida- »des de comunicación que brinda el email marketing. Recuerde que la generación de vínculos poco atractivos para sus lectores, los llevará a des-suscribirse de sus envíos.

Conocimiento de sus destinatarios

Para conocer en profundidad cuáles son los intereses de sus clientes es importante entrevistarse con algunos de ellos, conocer su manera de pensar, sus inquietudes y ne-cesidades. Esto se debe a que si bien usted puede contar con un conocimiento general de sus clientes y con detallados estudios de mercado, el consumidor actúa de manera diferente frente a una campaña de email marketing y es por esta razón que resulta fun-damental conocer las expectativas de los lectores, indagar sobre la percepción de sus envíos, relevar intereses, conocer qué tipo de diseños les resultan más amigables, cuál es la frecuencia ideal para realizar sus envíos, etc.

Es muy variada la información que puede relevarse de los destinatarios y las fuentes


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para obtenerla puede ser el sitio web (por medio del Google Analytics, por ejemplo), sus mismos clientes (por medio de entrevistas o encuestas presenciales o vía email/web) e internet en general (leyendo y participando en Foros, Blogs y otras redes sociales espe-cializadas en estos temas), para mencionar algunas.

Su base de datos es una herramienta muy valiosa para el desarrollo de su empresa. Es fundamental alimentarla, cuidarla, segmentarla y mantenerla actualizada.

Un método alternativo para conocer más sobre las preferencias de sus clientes es per-mitirles elegir sus áreas de interés en el mismo formulario de inscripción del sitio web.

Desde luego, siempre resulta tentador enviar un email a una audiencia más amplia sin contemplar sus preferencias. Sin embargo está demostrado que la irrelevancia de la información es una de las primeras causas por las cuales un cliente puede darse de baja de una lista de emails.


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Una vez que desarrolló y actualizó su base de datos estableciendo categorías y varia-bles para segmentar los contactos, lo siguiente es definir los objetivos de la compañía con cada uno de los grupos determinados. Esto le permitirá desarrollar el contenido adecuado para cada email.

Los objetivos más comunes buscados por el email marketing son:

Aumentar las ventas »

Aumentar el valor de la marca y posicionarla en el mercado »

Ampliar la cartera de clientes »

Retener y fidelizar a los clientes activos »

Para determinar el propósito y el contenido que debe incluir en una campaña atrac-tiva de email marketing según cada grupo destinatario, puede utilizar las siguientes preguntas como guía:

¿Qué necesito saber de cada audiencia? »

¿Qué información de utilidad podría ofrecerles? »

¿Qué quiero lograr con mi campaña de email marketing para este grupo? »

Definir una razón especifica por la cual enviar un email será una guía fundamental para delinear el contenido y el diseño. En este sentido, no hay que agregar “informa-ción de relleno” a un newsletter. Éste debe contener solo información relevante para el público destinatario.

Respecto a cómo generar y seleccionar el contenido de su email hablaremos en la próxima sección.

Segundo Paso: Definición de objetivos

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Una vez definida cada audiencia y los objetivos correspondientes es el momento de elegir la mejor manera de comunicarnos

Independientemente de la audiencia es fundamental pensar previamente en el tiem-po de las personas que leen nuestra comunicación. El tiempo es un recurso valioso y, si logramos que nos dediquen aunque sea una parte de él, debemos honrarlos y darles lo mejor de nosotros dejándoles ser los primeros en enterarse de todo lo que les interesa de nuestra empresa como nuevos productos, cambios en el negocio, ofertas, etc. Es im-portante también brindarles beneficios especiales como suscriptores para que puedan valorar aún más la información que se les envía.

Hay ciertos conceptos fundamentales para tener en cuenta antes de empezar a escri-bir el contenido de un email:

Debe ser útil:

Si los lectores de sus emails no perciben un beneficio en recibir y leer el contenido de sus envíos, difícilmente le dediquen unos minutos de su tiempo.

La información que en general se incluye en los newsletters es:

Información del sector y noticias »

Información relevante sobre sus necesidades »

Anécdotas personales »

Casos exitosos y ejemplos que usted ha hecho con sus otros clientes »

Trucos y consejos útiles »

Encuestas y estudios »

Preguntas y respuestas - FAQs »

Asuntos técnicos explicados en términos fáciles de entender. »

También pueden ser utilizados para:

Invitaciones a eventos: puede ahorrar costos en invitaciones impresas y permitirle a sus clientes confirmar su asistencia vía email sin invertir tiempo en llamados.

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Servicios de Postventa: puede enviar automáticamente emails de post venta agra-deciendo por la compra, dando consejos de mantenimiento y cuidado y realizando en-cuestas de satisfacción.

Saludos Personales: con esta funcionalidad podrá saludar a sus contactos por su cumpleaños o recordarles que necesitan hacer un nuevo pedido, entre otras cosas.

Un punto muy importante para incluir en sus emails son las ofertas especiales y cu-pones exclusivos. La eficacia de SOLYMAIL le permitirá obtener una respuesta inmediata de sus destinatarios mostrando o no interés en esta información (cantidad de aperturas, clicks, etc.). Haciendo una oferta segmentada, usted puede incrementar la velocidad de las respuestas que obtendrá.

¿Dónde encontrar información útil sobre el sector en el que se

desempeña su empresa para poder incluirla en sus emails?

Sugerimos algunas fuentes:

Google News: » le permite conocer cientos de historias relevantes respectivas a la in-dustria.

Google Alerts: » le permitirá recibir toda la información que se haya publicado delsector por medio de la definición de palabras claves

Debe ser breve

Es muy importante hacer las comunicaciones breves y fáciles de leer. Si se incluye alguna nota o entrevista solo hay que mostrar el título y el primer párrafo a un breve resumen ofreciendo el link para que los lectores puedan acceder a la nota completa. Use palabras simples, oraciones cortas y siempre revise la gramática y las faltas orto-gráficas.

Debe mostrar personalidad

Es importante dirigirse a sus audiencias con un tono adecuado a cada una sin olvidar


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nunca la identidad de la marca. No tiene sentido dirigirse a un público joven en un tono demasiado formal; es mejor mostrar algo de personalidad y hablarles con un tono más familiar y moderno. En términos generales, el vocabulario de los emails es siempre más informal que el de los artículos impresos o folletos, por lo que, si habla en un tono ca-sual, le será más fácil escribir y generar nuevas ideas.

Debe ser visualmente atractivo

En primer lugar, es muy importante que el diseño de la plantilla tenga que ver con lo que usted quiere proyectar como empresa y como marca, hay algunos factores a tener en cuenta para hacer de la plantilla algo atractivo y de buena calidad:

Use imágenes y gráficos de buena calidad »

No sature la plantilla con mucho contenido o muchos gráficos »

Recuerde que en la mayoría de los bandejas de entrada hay un panel de vista pre- »via con un espacio pequeño, use ese espacio para mostrar su marca y hacer llegar el mensaje.

También recuerde:

Incluir enlaces a las secciones correspondientes de su página web para más informa- »ción. Compruebe siempre que los enlaces en sus envíos dirijan a la sección correcta

Ser específico, dar soluciones reales y no soluciones generales. »

Con respecto al diseño en sí, SOLYMAIL le ofrece la posibilidad de importar su propio template, diseñar uno a su medida o seleccionarlo entre una amplia variedad de diseños predefinidos y adaptables a su estrategia comunicacional.

Debe ser personal

No es lo mismo recibir un email general que recibir un email particular, dirigido a su persona. Es importante que el lector perciba que usted desea dirigirse a él/ella perso-nalmente y que se tomó el tiempo de elaborar un email a la medida de sus intereses.


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Para personalizar sus campañas debe:

Saludar al lector por su nombre: “Estimado Roberto” »

Adaptar las ofertas a las necesidades de los diferentes grupos de clientes »

Generar un espacio en el que el lector pueda emitir su opinión con respecto a la in- »formación recibida

Debe vender

Es fundamental incluir en todos sus emails un elemento de opción de venta. Esto no quiere decir que le tiene que ofrecer cosas poco significativas a sus clientes más va-liosos sino perder el miedo a decirles en cada oportunidad que están invitados a hacer negocios una vez más con usted.

Algunos consejos para incrementar las ventas a través de sus emails:

» El campo “De” (remitente):

Lo primero que hacen las personas cuando revisan sus casillas de emails es chequear el remitente de cada envío. Si no conocen el nombre de quien les escribe hay una pro-babilidad muy alta de que el próximo botón que presionen sea el de eliminar. Aquí hay dos opciones que funcionan:

Poner el nombre de la persona que ellos conocen y en quien confían (repre- »sentante de ventas, gerente etc.)

Poner el nombre de su compañía o mencionar un grupo al que los destinata- »rios pertenezcan (ej: Club Amigos de la Empresa, Miembros Gold, etc.)

Una vez que haya seleccionado su nombre de remitente es importante conservar-lo para que sus destinatarios reconozcan sus emails y poder así evitar los filtros de spam.

» Redactar un Asunto (Subject) Llamativo

La lógica indica que el asunto debe ser atractivo y vendedor. Para ello existen diver-sas claves:

Debe ser breve, sólo las primeras palabras serán visibles en la mayoría de los »casos.


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Debe enfocarse en el beneficio que obtendrá el destinatario al leer su email »(ej: aprenda, descubra, resuelva, etc.)

Usar una pregunta (Qué estarás haciendo hoy en la noche, Cuál es tu choco- »late favorito, etc.).

Evitar usar trucos »

Check List antes del envío

Antes de enviar cualquier email conteste las siguientes preguntas. Si la respuesta es sí para todas entonces está a punto de enviar una campaña con muchas posibilidades de éxito:

1. ¿Está su email bien dirigido, es relevante y enviado en el momento adecuado?

2. ¿Se trata de un email personalizado con nombre y apellido, si es esto necesario eneste caso?

3. ¿Es el contenido de su email claro y conciso?

4. ¿Contiene su email un llamado a la acción (comprar, participar, llamar, etc.)?

5. ¿Está enfocado en los beneficios que ofrece?

6. ¿Incluyó correctamente todos los datos de su empresa: logotipo e información decontacto?

7. ¿Usó imágenes y gráficos apropiados y aprovechó el espacio correctamente?

8. ¿Revisó correctamente todo el contenido del email, el asunto y la dirección utiliza-da en “De:”?

9. ¿Probó todos los links para asegurarse que funcionen correctamente?

10. ¿Realizó la pre-visualización del email y se lo envió a usted mismo en HTML y textopara comprobar que llegue correctamente?

11. ¿Está preparado para manejar los emails de respuesta y preguntas resultantes desu campaña? El seguimiento de las respuestas recibidas y consultas es tan impor-tante como el envío inicial, no pierda la oportunidad de abrir un canal de diálogo con sus interesados.

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Para evitar que su email pueda ser considerado SPAM, siempre revise el siguiente cuestionario y procure que todas sus respuestas sean afirmativas:

1. ¿Tiene su email una vía para que los destinatarios se borren de su lista de emails(desuscripción, formulario opt-out, etc.)

2. ¿Cuenta con el consentimiento de sus destinatarios para recibir sus envíos?

3. ¿Está preparado para manejar en un máximo de 10 días los pedidos de desuscripción?

4. ¿Está siguiendo las buenas prácticas del Email Marketing? Link a buenas prácticas.

5. ¿Fue honesto en el encabezado de su email?

6. ¿Está su dirección postal incluida en su campaña de email?

Y siempre recuerde que el email marketing es una herramienta de interacción con sus suscriptores, por ello, permítales responderle, darse de alta, darse de baja, requerir más información o tan solo visitar su página web. No olvide ofrecer lo publicado en sus boletines o newsletters también en su sitio web. Evidencie una necesidad y responda a la misma con sus servicios.


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Definir y establecer algunas metas es una parte muy importante del armado de un plan de email marketing. Es una manera de medir qué tan exitosas están siendo sus campañas en función de objetivos concretos.

En una primera instancia, las metas deberían orientarse a incrementar su listado de suscriptores e incrementar el número de clicks en sus comunicaciones. En una segunda etapa deberían apuntar a generar nuevas ventas y a lograr fidelización.

En este sentido, y por ser la primera vez en la que va a desarrollar un plan de email marketing, es importante establecer metas realizables y entender que los resultados vie-nen con el tiempo.

Lo importante, entonces, es pensar cuál es la meta que desea alcanzar, definir cómo va a alcanzarla (ej. publicitando su newsletter en redes sociales, realizando eventos, ofre-ciendo incentivos de compra online, etc.) y, por último, especificar cómo medirá los resul-tados de impacto.

Cuarto Paso: Establecer Metas

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Quinto Paso: Determinar la frecuencia de sus emails

La frecuencia de sus envíos se determinará en función de la agenda de su empresa y de los tiempos que su audiencia considere adecuados. Lo conveniente es mantenerse en contacto con sus clientes al menos una vez al mes. Sin embargo, probablemente, al principio tal vez le tome tiempo organizarse para generar una comunicación mensual y deba ir aumentando la frecuencia paulatinamente hasta alcanzar la frecuencia deseada. Lo ideal es encontrar un punto de equilibrio en el cual sus clientes no se olviden de usted pero tampoco se sientan atosigados por la cantidad de emails que envía.

Con el tiempo también podrá ir determinando, en función del sector y los hábitos de sus lectores, cuál es el mejor día y horario para que reciban sus envíos. Por ejemplo: las personas que tienen un horario de oficina, el lunes a la mañana suelen encontrar su casilla llena de cosas y con diferentes problemas para resolver al principio de la semana. Es más probable encontrarlos disponibles a partir del día miércoles.

Tenga en cuenta que tanto los aspectos específicos de su producto y servicio como el contenido de sus campañas podrán guiarlo en el timming adecuado de sus envíos. En este sentido, si está preparando una oferta de fin de semana en algún producto, lo ideal sería enviar esa oferta el jueves o viernes; si está dando a conocer productos que se ac-tualizan cada dos semanas esto delimitaría la misma frecuencia para sus envíos, etc.

Una vez que determinada la frecuencia y el día, resulta fundamental delinear una agenda para preparar los contenidos una semana antes del envío planificado. Para ello es importante analizar cuál es la promoción, información o producto destacado que nos interesaría dar a conocer o publicitar en esa oportunidad.

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Sexto Paso: Analizar los Reportes

Un buen plan de email marketing necesita de un exhaustivo análisis de los resultados de impacto de las distintas campañas. Estos reportes nos brindarán información acerca del cumplimiento de nuestras metas, de la repercusión de los envíos, de los temas que captaron mayor interés en nuestros lectores, etc.

SOLYMAIL ofrece la posibilidad de conocer los resultados de cada campaña midiendo las variables de interacción con los lectores y permitiéndole a Usted mejorar la calidad de sus envíos según el grado de satisfacción de los mismos.

» Los informes de reporte de SOLYMAIL incluyen un detalle de:

» Cantidad de emails enviados exitosamente

Cantidad de contactos que abrieron su email y a qué hora »

Links que más han llamado la atención al lector »

Cantidad de contactos que abrieron su email por zona geográfica »

Cantidad de contactos que han seleccionado de-suscribirse »

Acción viral de su campaña (efecto expansivo) »

Contactos Bounce (Rebotados) »

Comparación entre dos o más campañas que le permitirá comparar la efectividad de »sus diseños y contenidos según la apreciación del lector

SOLYMAIL le ofrece la posibilidad de posicionar a su empresa en el mercado, fidelizar a sus clientes, promocionar productos y servicios, generar nuevos negocios, y muchos beneficios más! Esperamos que esta guía le provea de información útil para la generación de sus campañas y, como siempre, nuestro equipo de soporte se encuentra a total disposición para seguir acompañándolo.

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Glosario

Email MarketingEs una forma de marketing directo que uti-liza el correo electrónico como medio de comunicación comercial o comunicación de mensajes a una audiencia específica.

CampañaEn referencia al Email Marketing, una cam-paña es un plan de comunicación diseñado en forma estratégica para alcanzar una se-rie de metas y objetivos que se encuentren relacionados con el negocio.

Redes socialesEn el ámbito de Internet, las redes sociales son páginas que permiten a las personas conectarse con sus amigos e incluso rea-lizar nuevas amistades, a fin de compartir contenidos, interactuar y crear comunida-des sobre intereses similares: trabajo, lec-turas, juegos, amistad, relaciones amoro-sas, etc.

FacebookEs un sitio Web, gratuito, que correspon-de a la categoría denominada “Red Social” donde la gente se reúne con las personas que conocen o conocen a nuevas perso-nas.

Linked-inEs una red social de negocios que permite a sus usuarios registrados mantener una lista de contactos de gente que ellos conocen y pueden confiar al momento de hacer nego-cios.

NewsletterUn Newsletter es un documento informati-vo que se envía por correo electrónico a un número definido de receptores.

Marketing ViralEs el proceso que permite que un email sea replicado infinitas veces logrando un efecto expansivo notable. Consiste en ofrecerle al lector la posibilidad de compartir esa infor-mación con un amigo, un colega, etc. Cada vez que esto sucede, el emisor del email se va nutriendo de las direcciones de email de cada receptor que recibió el mail repli-cado.

Google AnalyticsGoogle Analytics es una solución de análisis Web para empresas que proporciona infor-mación muy valiosa sobre el tráfico del sitio Web y la eficacia del plan de marketing.

ForoEn Internet, un foro, también conocido como foro de mensajes, foro de opinión o foro de discusión, es una aplicación Web que da soporte a discusiones u opiniones en línea.

BlogEs un sitio Web periódicamente actualiza-do que recopila cronológicamente textos o artículos de uno o varios autores, donde el autor conserva siempre la libertad de dejar publicado lo que crea pertinente.

FAQsEs una recopilación de respuestas a las du-das más frecuentes de los usuarios de cual-quier servicio de Internet.

Enlaces o LinkUn enlace o link es texto o imágenes en un sitio web que un usuario puede clickear para tener acceso o conectar con otro documento.

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SpamSpam significa correo no solicitado o no de-seado. El destinatario no se ha suscripto para recibir emails de ese remitente o ha pedido ser desactivado.

Asunto (Subject)Campo que forma parte del encabezado de un mensaje de correo electrónico en donde se coloca el título o tema del mensaje.

Check ListUna lista sistemática de nombres de per-sonas o cosas que se usa para referencia, control, comparación, verificación o identi-ficación.

HTMLEs el lenguaje de programación predomi-nante para la elaboración de páginas web. Es usado para describir la estructura y el contenido en forma de texto, así como para complementar el texto con objetos tales como imágenes.

Opt-outTérmino que se utiliza para denominar la baja explicita por parte de un destinatario a recibir información de un remitente de-terminado. Esto sucede cuando un contacto decide darse de baja de una lista de distri-bución.

Bounce“Rebotado”. Esto ocurre cuando se le de-vuelve al remitente un mensaje indicando que el email enviado a una dirección en particular no pudo ser entregado. El mo-tivo de este rebote puede ser que la direc-ción del destinatario no es válida o que el ISP y/o servidores de email del destinatario no funcionaron correctamente.

Glosario

Education

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