UNIVERSIDAD DE

SUCRE

PROGRAMA: ADMINISTRACION DE EMPRESAS

ASIGNATURA: PROCESO ADMINISTRATIVO I

PLANEACIÓNAntes de iniciar una acción administrativa, es imprescindible determinar losresultados que pretende alcanzar el grupo social (empresa), así como lascondiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcioneeficientemente.

La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo yminimizarlo.

La eficiencia en la actuación depende en gran parte de una buenaplaneación.

CONCEPTO DE PLANEACIÓN Agustín Reyes Ponce

La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los

principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinaciónde tiempo y números necesarios para su realización.

José Antonio Fernández Arena

Es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define el problema, se analizanlas experiencias pasadas y se esbozan planes y programas.

Burt K. Scanlan

Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta conun método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en lascircunstancias.

Ernest Dale

Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para

alcanzarlos, a través de técnicas y procedimientos definidos.

Joseph L. Massie

Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción;a partir de los cuales establece objetivos.

George R. Terry

Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones

respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean

necesarias para alcanzar los resultados deseados.

CONCEPTO DE PLANEACIÓN

Jorge L. Oria

Función administrativa continua y dinámica de seleccionar entre diversas alternativas los objetivos,

políticas, procedimientos y programas de una organización.

Leonard J. Kazmier

Consiste en determinar objetivos y formular políticas, procedimientos y métodos para lograrlos.

Robert Murdick Y Joel Ross

Es el pensamiento que precede a la acción, comprende el desarrollo de las alternativas y la relación

entre ellas, como medida necesaria de acción para lograr un objetivo.

Robert N. Anthony

Es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro. Generalmente el procesode planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidircual de ellas es la mejor.

Henry Sisk Y Mario Sverdlik

Análisis de información relevante del presente y del pasado y una ponderación de probables

desarrollos futuros, de tal manera que pueda determinarse un curso de acción que posibilite a la

organización lograr sus objetivos

ELEMENTOS DEL CONCEPTO DE PLANEACIÓN

Objetivo: resultados deseados. Cursos alternos de acción: diversos caminos, formas de acción o

ESTRATEGIAS. Elección: determinación, análisis y la selección, la decisión mas

adecuada. Futuro: prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse

para contingencias y trazar actividades futuras.

Podemos decir que la planeación es la determinación de los objetivos yelección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigacióny elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.

Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.

Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas

Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos.

Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. La moral se eleva sustancialmente, ya que todos los

miembros de la empresa conocen hacia donde se dirigen sus esfuerzos.

Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Factibilidad: debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a lascondiciones objetivas.

Objetividad y cuantificación: basarse en datos reales,razonamientos precisos y exactos, nunca en opiniones subjetivas,especulaciones o cálculos arbitrarios (precisión) expresada en tiempoy dinero.

Flexibilidad: es conveniente establecer márgenes de holgura quepermitan afrontar situaciones imprevistas y que puedan proporcionarotros cursos de acción a seguir.

Unidad: todos los planes deben integrarse a un plan general y allogro de los propósitos y objetivos generales.

Del cambio de estrategias: cuando un plan se extiende, seránecesario rehacerlo completamente. La empresa tendrá quemodificar los cursos de acción (estrategias) y consecuentemente laspolíticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos.

PASOS DE LA PLANEACIÓN

1. Detección de la oportunidad de acuerdo con: El mercado La competencia Lo que desean los clientes Nuestras fuerzas Nuestras debilidades2. Establecimiento de objetivos y metas: Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando.3. Consideración de las premisas de planeación: En que ambiente (interno o externo) operarán nuestros planes

PASOS DE LA PLANEACIÓN

4. Identificación alternativas: Cuales son las alternativas más prometedoras para alcanzar nuestros objetivos. 5. Comparación de alternativas: Que alternativa proporcionará la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo más bajo y las mayores utilidades. 6. Elección de una alternativa: Selección del curso de acción a seguir. 7. Elaboración de planes de apoyo, como los planes para: Comprar equipo Comprar materiales Contratar trabajadores Desarrollar un nuevo producto 8. Expresión numérica de los planes mediante la elaboración de presupuestos tales como: Volumen y precio de ventas Gastos de operación necesarios para los planes Gastos para equipos de capital

ETAPAS DE LA PLANEACIÓN Misión o PropósitoEs la declaración duradera de objetivos que distinguen a unaorganización de otras similares. ¿Cuál es nuestro negocio? Describe elpropósito, los clientes, los productos o servicios, los mercados, lafilosofía y la tecnología básica de una empresa.

Definir que es la organización y lo que aspira a ser. Ser lo suficientemente específica para auxiliar ciertas actividades y

lo suficientemente amplia para permitir el crecimiento creativo. Distinguir a una organización de todas las demás. Servir como marco para evaluar las actividades presentes y futuras. Ser formulada en términos tan claros que se puedan entender en

toda la empresa

Objetivos

Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización. Deben ser

estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones. Representan los resultados que la empresa

espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo

específico.

Características:

Deben establecerse a un tiempo especifico.

Se determinan cuantitativamente.

Lineamientos:

- Deben de asentarse por escrito.

- No deben confundirse con los medios o estrategias para alcanzarlos.

- Al determinarlos, debemos recordar las seis preguntas clave de la administración (qué, cómo, dónde, cuándo, quién,

porqué)

ETAPAS DE LA PLANEACIÓN

ETAPAS DE LA PLANEACIÓN EstrategiasSon cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleogeneral de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condicionesventajosas. Un área clave de resultados es una actividad básica dentro de unaempresa, que está relacionada con el desarrollo total de la misma

Lineamientos:• Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro de los objetivos.• Determinadas con claridad• No confundir las estrategias con las tácticas, ya que éstas últimas combinan la

acción con los medios para alcanzar el objetivo.• Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitirá

sugerir un mayor número de cursos de acción.• Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas• Al establecerlas, auxiliarse de técnicas de investigación y de planeación

ESTRATEGIAS

Características: Se avienen al concepto tradicional militar, al incluir consideraciones competitivas Su vigencia está estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para los

que fueron diseñadas; una vez alcanzados, a la par del establecimiento de unosnuevos, es necesario formular nuevas estrategias.

Debido a la dinámica del medio ambiente, una estrategia que en su momentofue útil, puede ser, en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismoobjetivo.

Para cada área clave es necesario establecer una estrategia específica. Es decir,que una estrategia establecida para un área clave, por ejemplo: productividad,no podrá aplicarse para penetración de mercado.

Se establecen en los niveles jerárquicos más altos

PolíticasSon guías para orientar la acción; son criterios, lineamientosgenerales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas quese repiten una y otra vez dentro de una organización. Las políticasson imprescindibles para el éxito del plan debido a que:

Facilitan la delegación de autoridad Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre albedrío ciertas

decisiones. Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las

consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en

determinadas actividades. Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa Proporcionan estabilidad y uniformidad en las decisiones Indican al personal como debe actuar en sus operaciones Facilitan la inducción del nuevo persona

Políticas

Lineamientos:

Establecerse por escrito para darles validez

Redactarse claramente y con precisión

Darse a conocer en todos los niveles donde se vas a interpretar yaplicar

Coordinarse con las demás políticas

Revisarse periódicamente

Ser razonable y aplicable a la práctica

Estar acorde con los objetivos de la empresa

Debe ser estable en su formulación

Ser flexible

ProgramasUn esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas quehabrán de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuarcada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

La importancia de los programas es que:

Suministran información e indican el estado de avance de las actividades Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina

un programa para cada centro de responsabilidad Determinan los recursos que necesitan Disminuyen los costos Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse

específicamente Determinan el tiempo de iniciación terminación de actividades Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias Evitan la duplicidad de esfuerzos

ProgramasLineamientos: Deben participar en su formulación: tanto el responsable del

programa, como aquellos que intervendrán en la ejecución. La determinación de los recursos y el periodo para

completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades dela empresa

La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debecomunicarse a todos aquellos que estén involucrados en elmismo

Deben ser factibles Evitar que los programas se contrapongan entre sí Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de

fácil comprensión El programa debe ser adaptable a las modificaciones o

cambios que se presenten, así mismo, debe considerarse lasconsecuencias que operarán en el futuro

Presupuestos

Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de laempresa expresado en términos económicos (monetarios), junto con lacomprobación subsiguiente de las realizaciones de dicho plan.

Características:

Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal, ordenadosistemáticamente

Está expresado en términos cuantitativos Es general porque debe establecerse para toda la empresa

Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas de laorganización

Es diseñado para un periodo determinado

TOMA DE DECISIONES

La toma de decisiones se define como la selección de un curso deacciones entre alternativas, es decir que existe un plan un compromisode recursos de dirección o Reputación

En ocasiones los ingenieros consideran la toma de decisiones como sutrabajo principal ya que tienen que seleccionar constantemente qué sehace, quien lo hace y cuando, dónde e incluso como se hará. Sinembargo la toma de decisiones es sólo un paso de la planeación yaque forma la parte esencial de los procesos que se siguen paraelaboración de los objetivos o metas trazadas a seguir. Rara vez sepuede juzgar sólo un curso de acción, porque prácticamente cadadecisión tiene que estar engranada con otros planes.

El proceso que conduce a la toma de decisión:

1. Elaboración de premisas

2. Identificación de alternativas

3. Evaluación de las alternativas, en términos de metas que se desea alcanzar

4. Selección de una alternativa, es decir tomar una decisión

TOMA DE DECISIONES

Las personas que actúan o deciden racionalmente están intentando alcanzar alguna

meta que no se puede lograr sin acción. Necesitan comprender en forma clara los

cursos alternativos mediante los cuales se puede alcanzar una meta de acuerdo a las

circunstancias y limitaciones existentes. Se necesita también la información y la

capacidad para analizar y evaluar las alternativas de acuerdo con la meta deseada. Por

ultimo, necesitan tener el deseo de llegar a la mejor solución mediante la selección de

la alternativa que satisfaga de un modo más efectivo el logro de la meta.

Es raro que las personas logren una racionalidad completa, en particular en la administración como en la ingeniería.

1. En primer lugar, como nadie puede tomar decisiones que afecten el pasado, las decisiones tienen que operara para el futuro.

2. Es difícil reconocer todas las alternativas que se pudieran seguir para alcanzar una meta; esto es cierto cuando en especial la toma de decisiones incluye oportunidades de hacer algo que no se ha hecho antes. Es más, en la mayor parte de los casos no se pueden analizar todas las alternativas e incluso con las técnicas analíticas y las computadoras masa modernas disponibles.

RACIONALIDAD EN LA TOMA DE DECISIONES

EVALUACION DE ALTERNATIVASUna vez encontrada la alternativa a apropiada, el siguiente paso es evaluar y seleccionar aquellas que contribuirán mejor al logro de la meta.

1. FACTORES CUANTITATIVOS: Son factores que se pueden medir en términos numéricos, como es el tiempo, o los diversos costos fijos o de operación.

2. FACTORES CUALITATIVOS: Son difíciles de medir numéricamente. Como la calidad de las relaciones de trabajo, el riesgo del cambio tecnológico o el clima político internacional.

Para evaluar y comparar los factores se debe reconocer el problema y luego analizar que factor se le aplica ya se cuantitativo o cualitativo o ambos, clasificar los términos de importancia, comparar su probable influencia sobre el resultado y tomar una decisión.

DECISIONES PROGRAMADAS Y NO PROGRAMADAS

Una decisión programada se aplica a problemas estructurados ode rutina. Los operadores de tomos tienen especificaciones yreglas que les señalan si la pieza que han hecho es aceptable, sitiene que desecharse o si se tiene que procesar de nuevo.

Las decisiones no programadas se usan para situaciones noprogramadas, nuevas y mal definidas, de naturaleza norepetitivas. Ej.: el lanzamiento de la computadora Macintosh porApple Computer. .

En realidad las decisiones estratégicas son, en general,decisiones no programadas, puesto que requieren juiciossubjetivos .

La mayoría de las decisiones no son ni completamenteprogramadas ni completamente no programadas; son unacombinación de ambas. La mayor parte de las decisiones noprogramadas las toman los gerentes del nivel más alto, esto esporque los gerentes de ese nivel tienen que hacer frente a losproblemas no estructurados.

ENFOQUES MODERNOS EN LA TOMA DE DECISIONES BAJO CONDICIONES DE

INCERTIBUMBRE

Análisis De Riesgo prácticamente cada decisión se basa en

al interacción de variables importantes, muchas de las cuales

tienen un elemento de incertidumbre pero quizás un grado

bastante alto de probabilidad. por lo tanto, la sensatez de

lanzar un nuevo producto podría desprender de varias

variables criticas: el costo de producto, la inversión del

capital, el precio que se puede fijar, el tamaño del mercado

potencial y la participación del mercado total.

ENFOQUES MODERNOS EN LA TOMA DE DECISIONES BAJO CONDICIONES DE INCERTIBUMBRE

Árboles de Decisión presentan los puntos de decisión, losacontecimientos fortuitos y las probabilidades existentes en losdiversos cursos que se podrían seguir.

El enfoque del árbol de decisión hace posible observar, al menos lasprincipales alternativas y el hecho de que las decisionesposteriormente dependan de acontecimientos en el futuro.Ej.: los gerentes también pueden comprender la verdaderaprobabilidad de una decisión que conduzca a los resultados deseados.

Una cosa es cierta los árboles de decisión y técnicas similares dedecisión reubican criterios amplios con un centro de atención sobre loselementos importantes de una decisión, hacen resaltar premisas quecon frecuencia están escondidas y muestran el proceso derazonamiento mediante el cual se toman las decisiones bajo

incertidumbre.

ENFOQUES MODERNOS EN LA TOMA DE DECISIONES BAJO CONDICIONES DE INCERTIBUMBRE

Teorías De La Referencia se basa en las ideas de

que las actitudes de las personas hacia el riesgo

variaran.

La probabilidad puramente estadística, como se

aplican a la toma de decisiones, descansan sobre

la suposición de que los encargados de tomar las

decisiones las seguirán. Podría parecer razonable

que si existiera una posibilidad del 60% de que la

decisión sea cierta, una persona la tomaría. Sin

embargo esto no es necesariamente cierto, pues el

riesgo de estar equivocados es del 40%, quizás la

persona no desee correr este riesgo.

CREATIVIDAD E INNOVACION

La creatividad suele entenderse la capacidad de desarrollarnuevas ideas. Por el contrario e innovación significa el uso deesas ideas. Por supuesto que las organizaciones no sologeneran nuevas ideas, sino que además las convierte enaplicaciones prácticas .

PROCESO CREATIVOEsta compuesta por 4 fases interactuantes entre sí:

Exploración inconsciente

Intuición

El discernimiento

La formulación o verificación lógica

SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES

Los sistemas de apoyo a las decisiones (SAD)usan computadoras para el facilitar el proceso detoma de decisiones de tareas semiestructuradas.

Estos sistemas están diseñados no parareemplazar el criterio administrativo, sino paraapoyarlo y hacer mas efectivo el proceso de tomade decisiones. Los sistemas de respaldo a lasdecisiones ayudan también a los gerentes areaccionar rápidamente a los cambios denecesidades. Por lo tanto, queda claro que eldiseño de un sistema efectivo requiere de unconocimiento profundo de cómo los gerentestoman las decisiones .

Por lo general no se puede tomar decisiones en un ambientede sistema cerrado. Además, cada departamento o secciónde una empresa; los gerentes de estas unidadesorganizacionales tiene que ser sensibles a las políticas yprogramas de otras unidades organizacionales y de toda laempresa. Más aún, las personas dentro de la empresa sonparte del sistema social y sus pensamientos y actitudes setienen que tomar en cuenta cada vez que un gerente tomauna decisión.

Los gerentes para solucionar sus problemas toman encuenta los diversos elementos del ambiente del sistema nosignifican que renuncien a su papel como tomadores dedecisiones. Alguien tiene que seleccionar un curso de acciónentre diversas alternativas, tomando en cuenta losacontecimientos y fuerzas en el ambiente de una decisión.

ENFOQUE DE SISTEMAS A LA TOMA DE DECISIONES

TOMA DE DECISIONES EN COLOMBIA

El proceso de toma de decisiones es uno de los rangos más significativospara caracterizar una organización, porque en él se resume su cultura y susparadigmas administrativos. En las organizaciones Colombianas, por logeneral, n0o se hace una búsqueda sistemática de alternativas, sino que seprocede a buscar las más obvias y familiares .

Como las empresas dedican casi todo su tiempo y sus recursos a larealización de los procesos de transformación directamente relacionados conla elaboración de sus productos y no están orientadas hacia la innovación niel perfeccionamiento, los problemas que perciben y por consiguiente, lasdecisiones que toma, son rutinarias y se basan en la experiencia y en lamemoria personal de los ejecutivos

Una deficiencia en la toma de decisiones notoria es la ausencia demecanismos de seguimiento y evaluación. Esta carencia priva a laorganización de oportunidad de aprecia el impacto de sus decisiones y deaprender de su experiencia .

La toma de decisiones es centralizada .

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

BIBLIOGRAFIA

HAROLD KOONTZ y HEINZ WEIHRICH “Administración una Perspectiva Global” McGRAW- HILL INTERAMERICANA DE EDITORES, S.A., Onceava edición, 1999.

http://www.tuobra.unam.mx/obrasPDF/publicadas/040924182324.html

http://sparmas80.files.wordpress.com/2010/02/planificacion-en-organizaciones.pdf