Pengajian Perniagaan Penggal 2

1.4.2 Proses Pengorganisasian

RafiqSyafira

Syafiqah

Ckg Hairul Nizam /SMK Lui Barat

Penentuan Objektif

Pengenalpastian Aktiviti

Pengelasan Aktiviti

Pengagihan Tugas, Autoriti dan Tanggungjawab

Penentuan objektifa. Pengurus perlu menentukan objektif bagi

setiap jabatan atau unit.b. Objektif ditentukan berdasarkan

kemampuan dan kebolehan pekerja dalam setiap jabatan atau unit berkenaan untuk mencapainya.

c. Objektif jabatan juga penting kerana objektif dijadikan panduan untuk mengenal pasti jenis aktiviti yang akan dilaksanakan oleh jabatan atau unit berkenaan.

d. Contohnya, sesebuah organisasi yang menjalankan perniagaan perabot boleh menentukan objektif perniagaan seperti meningkatkan keuntungan, memenuhi cita rasa pembeli, menepati masa penghantaran yang ditetapkan.

Pengenalpastian aktivitia. Apabila objektif jabatan telah

ditentukan, maka langkah yang seterusnya ialah mengenal pasti aktiviti-aktiviti yang akan mendokong fungsi dan matlamat serta hala tuju jabatan.

b. Hal ini penting bagi memastikan aktiviti-aktiviti yang ditentukan selaras dengan fungsi jabatan dan tidak bertindih dengan jabatan yang lain.

c. Contohnya, aktiviti-aktiviti bagi perniagaan perabot ialah menempah perabot daripada pembekal, memberikan khidmat nasihat kepada pelanggan, menghantar perabot kepada pembeli, memasang perabot, dan merekod jualan dan belian.

Pengelasan aktiviti

a. Kemudian, semua aktiviti yang telah dikenal pasti akan dikelaskan dan disusun mengikut kemahiran, kecekapan dan kriteria-kriteria tertentu.

b. Contohnya, kerja memberikan khidmat nasihat kepada pelanggan, menerima bayaran daripada pelanggan, menerima tempahan daripada pelanggan boleh dikelaskan di bawah satu kategori.

Pengelompokan aktiviti

a. Setelah aktiviti-aktiviti yang dikenal pasti dikelaskan mengikut fungsi dan sifatnya, aktiviti-aktiviti tersebut perlu dikelompokkan mengikut unit-unit tertentu.

b. Setiap unit bertanggungjawab terhadap aktiviti-aktiviti yang dikelaskan dalam kategori tersebut.

c. Maka suatu jabatan atau unit akan terbentuk berdasarkan aktiviti yang dikelompokkan.

d. Nama jabatan atau unit akan diberikan berdasarkan jenis kerja yang dipertanggungjawabkan.

e. Contohnya Jabatan Khidmat Pelanggan akan melayan pelanggan dengan memberikan khidmat nasihat kepada pelanggan, menerima tempahan, dan menerima bayaran daripada pelanggan manakala Jabatan Penghantaran akan bertanggungjawab untuk kerja penghantaran dan pemasangan.

Pengagihan tugas, autoriti dan tanggungjawab

a. Selepas unit-unit tertentu dibentuk, langkah yang seterusnya ialah menentukan bilangan pekerja yang diperlukan di setiap unit, pihak yang akan melakukan tugas, bidang tugas dan tanggungjawab pekerja, serta rantaian arahan.

b. Pihak pengurusan atasan akan membuat pengagihan tugas-tugas kepada ketua-ketua jabatan dan memaklum kepada mereka tentang objektif yang perlu dicapai.

c. Pengurus di setiap jabatan akan mengagihkan tugas kepada individu-individu yang sesuai supaya tugas dilaksanakan dengan baik.

d. Tugas-tugas yang diberikan haruslah berpadanan dengan kemahiran yang dimiliki oleh seseorang pekerja.

e. Contohnya, pekerja yang mempunyai kemahiran dalam bidang perakaunan diberi tugas untuk membuat catatan lejar berdasarkan dokumen urus niaga.

f. Seseorang pekerja juga akan diberikan autoriti, iaitu hak atau kebenaran untuk mengambil sesuatu keputusan dan tindakan.

Manual organisasi

a. Manual organisasi merujuk kepada dokumen yang berkaitan dasar dan tatacara yang meliputi semua aspek pengurusan.

b. Manual organisasi termasuk fail meja, manual prosedur kerja, dan prosedur kualiti.

Fail meja

a. Fail meja ialah dokumen rujukan bagi peringkat individu atau sesuatu jawatan.

b. Dokumen ini mengandungi carta organisasi atau jabatan yang menunjukkan kedudukan sesuatu jawatan dalam organisasi atau jabatan berkenaan, objektif jabatan berkenaan, dan prosedur kerja yang berkaitan dengan jawatan tersebut.

Manual prosedur kerja

a. Manual prosedur kerja ialah dokumen rujukan utama bagi melakukan sesuatu tugas dalam organisasi atau jabatan tertentu.

b. Antara kandungan penting dalam manual prosedur kerja :

i. Fungsi dan objektif rasmi organisasi atau jabatan

ii. Prosedur-prosedur yang harus diikuti oleh pekerja

iii. Pegawai dan pekerja yang bertanggungjawab untuk melaksanakan

setiap aktiviti

Prosedur kualiti

a. Dokumen yang disediakan oleh organisasi untuk memastikan rekod kualiti diwujudkan dan diselenggara sebagai bukti pematuhan standard dan pelaksanaan sistem kualiti.

b. Manual organisasi penting bagi membantu pekerja melaksanakan tugas dan tanggungjawab mereka dengan cekap dan berkesan mengikut standard dan langkah-langkah yang ditetapkan oleh organisasi.