REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR

INSTITUTO PEDAGÓGICO “RAFAEL ALBERTO ESCOBAR LARA”DEPARTAMENTO DE MATEMÁTICA

PROGRAMA DE INFORMÁTICACÁTEDRA: BASE DE DATOS

DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS PARA EL CONTROL DE VENTAS DE INSUMOS DE “CONSTRUCCIONES E INSTALACIONES 12-11” C.A.

UBICADA EN MARACAY ESTADO ARAGUA

AUTORES: DE SANTI LUISA C.I. N° 19.606.017

CORREA HUGO C.I. N° 16.746.390 TUTOR: PROF. JAIME ROMERO

MARACAY, FEBRERO DE 2012

PARTE I

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN

a.- Descripción del proceso y las herramientas utilizadas

i.- Descripción de la organización

1.- Breve historia

“Construcciones e instalaciones 12-11” C.A., nace en el año 2003 de la iniciativa del

Sr. Omar Correa en la cuidad de Maracay, Estado Aragua. Se dedica a la venta,

fabricación, suministro e instalación de ductos en lámina galvanizada o de pitre, venta

de rejillas y todo lo relacionado con ventilación mecánica.

2.- Función social

Ha sido reconocido nacionalmente por empresas prestigiosas en todos los ramos,

logrando superar todas sus expectativas, empresas como Seguros la Previsora,

Laboratorios Kimiceg y Centros médicos como el Hospital Militar han sido unos de

los pocos que han sido clientes de esta prestigiosa empresa.

3.- Misión y Visión

Misión: Lograr satisfacer las necesidades de los clientes brindando soluciones

exitosas, mediante la comercialización y servicio, avalando un crecimiento sostenido

que permita asumir responsablemente los compromisos con el entorno.

Visión: Ser reconocidos como empresa a nivel internacional, logrando satisfacer y

superar las expectativas del cliente.

ii.- Herramientas utilizadas

1.- El cuestionario

Kendall y Kendall (2007), explica que: “Los cuestionarios son una técnica de

recopilación de información que permite a los analistas de sistemas estudiar actitudes,

creencias, comportamientos y características de varias personas principales de la

organización que pueden ser afectadas por los sistemas actuales y propuestos” (p.

147).

El cuestionario consiste en una serie de preguntas en función de las necesidades de

los objetivos específicos de la investigación, que pueda ser fortalecido por las

respuestas obtenidas por parte del personal empleado (6 personas componen el

personal de depósito) del departamento del área en que se labora el presente estudio.

El cuestionario se compone de 8 ítems, orientados a obtener datos acerca de los

procesos de control de ventas de insumos de “Construcciones e Instalaciones 12-11”

C.A. el siguiente cuestionario es de tipo cerradolimitalasrespuestasposiblesdel

encuestado. El analista puede controlar el marco de referencia. Cada pregunta se

genera con un propósito muy específico, este formato es el método para obtener

información sobre los hechos. También fuerza a los individuos para que tomen una

posición. Estos resultados se presentan a través de un sistema de tablas de frecuencia

los que posteriormente son representados a través de gráficos de pastel, permitiendo

así un análisis general de cada una de las preguntas realizadas.

Modelo Cuestionario

Cuestionario

Ítem Pregunta Si No

1 ¿En la actualidad Construcciones e Instalaciones 12-11

C.A. cuenta con una base de datos automatizada que

facilite el control de ventas de insumos?

2 ¿Cree usted que Construcciones e Instalaciones 12-11 C.A.

tenga la necesidad de una base de datos que permita el

control de las ventas de insumos?

3 ¿Cree usted que el sistema manual empleado actualmente

para el control de la venta de insumos sea más confiable

que una base de datos automatizada?

4 ¿Considera usted que una base de datos solucionaría las

dificultades existentes en el control de las ventas de

insumos, despacho y actualización?

5 ¿Cree usted que una base de datos para el control de ventas

de insumos agilizaría el proceso de búsqueda, existencia

de productos y venta?

6 ¿Usted considera que Construcciones e Instalaciones 12-11

C.A. cuenta con los recursos humanos necesarios para

implantar una base da datos automatizada para el control de

ventas de insumos?

7 ¿Considera usted que diseñar una base de datos para

controlar la venta de los insumos, le permitiría al

empleado (usuario final) rendir más con el resto de sus

actividades laborales?

8 ¿Estaría de acuerdo en realizar el proceso de control de

venta e inventario a través de una base de datos?

2.- Análisis de las encuestas

El análisis de los datos, no es más que el registro de los datos obtenidos por los

instrumentos empleados, mediante una técnica en la cual se prueba la hipótesis y

sostienen las conclusiones. Por lo tanto se trata de especificar el tratamiento que se da

a los datos, ver si se pueden clasificar, codificar y establecer categorías precisas con

ellos. Los datos obtenidos son el fruto de la técnica del cuestionario realizados como

una herramienta de trabajo, cuyo propósito es obtener la información independiente

de cada una de las personas que trabajan en el área de la venta de Construcciones e

Instalaciones 12-11 C.A., para luego visualizar los requerimientos del sistema actual,

hay que acotar también que la información se recogió mediante la observación

directa.

Ítem 1¿En la actualidad Construcciones e Instalaciones 12-11 C.A. cuenta con una

base de datos automatizada que facilite el control de ventas de insumos?

Cuadro 1

Base de Datos

Alternativas Frecuencia Porcentaje

SI 0 0%

NO 6 100%

TOTAL 6 100%

Gráfico 1

Base de Datos

NO100%

Base de datos

Análisis

Se puede observar que el cien por ciento (100%) de la muestra respondió de forma

negativa, es decir, que actualmente Construcciones e Instalaciones 12-11 C.A., no

cuenta con una base de datos para el control de insumos.

Ítem 2¿Cree usted que Construcciones e Instalaciones 12-11 C.A. tenga la necesidad

de una base de datos que permita el control de las ventas de insumos?

Cuadro 2

Control de insumos

Alternativas Frecuencia Porcentaje

SI 6 100%

NO 0 0%

TOTAL 6 100%

Gráfico 2

Control de insumos

SI100%

Control de insumos

Análisis

A través de los resultados se puede observar que el cien por ciento (100%) de las

personas que respondieron el cuestionario, lo hizo de forma positiva, lo cual permite

ratificar que Construcciones e Instalaciones 12-11 C.A., tiene la necesidad de una

base de datos que le permita controlar sus insumos.

Ítem 3¿Cree usted que el sistema manual empleado actualmente para el control de la

venta de insumos sea más confiable que una base de datos automatizada?

Cuadro 3

Sistema actual

Alternativas Frecuencia Porcentaje

SI 0 0%

NO 6 100%

TOTAL 6 100%

Gráfico 3

Sistema actual

NO100%

Sistema actual

Análisis

De acuerdo a los resultados, un cien por ciento (100%) de las personas encuestadas

respondieron negativamente, es decir, consideran que el sistema actual empleado para

llevar el control de insumos no es confiable, esto demuestra también que una base de

datos automatizada sería mas seguro.

Ítem 4¿Considera usted que una base de datos solucionaría las dificultades existentes

en el control de las ventas de insumos, despacho y actualización?

Cuadro 4

Información automatizada

Alternativas Frecuencia Porcentaje

SI 6 100%

NO 0 0%

TOTAL 6 100%

Gráfico 4

Información automatizada

SI100%

Informacion automatizda

Análisis

Se puede observar a través de los resultados, que el cien por ciento (100%) de la

muestra respondió asertivamente, lo que demuestra que los encuestados consideran

que una base de datos es necesaria para solventar dificultades que existen en el

control de los insumos.

Ítem 5¿Cree usted que una base de datos para el control de ventas de insumos

agilizaría el proceso de búsqueda, existencia de productos y venta?

Cuadro 5

Procesos

Alternativas Frecuencia Porcentaje

SI 6 100%

NO 0 0%

TOTAL 6 100%

Gráfico 5

Procesos

SI100%

Procesos

Análisis

Como se puede observar en el gráfico 5, un total del cien por ciento (100%) de la

muestra respondió que si, es decir, están de acuerdo que una base de datos, sea

implementada como herramienta para controlar los insumos, lo cual generaría menor

tiempo en la realización de este proceso.

Ítem 6¿Usted considera que Construcciones e Instalaciones 12-11 C.A. cuenta con

los recursos humanos necesarios para implantar una base da datos automatizada para

el control de ventas de insumos?

Cuadro 6

Recursos humanos

Alternativas Frecuencia Porcentaje

SI 6 100%

NO 0 0%

TOTAL 6 100%

Gráfico 6

Recursos humanos

SI100%

Recursos humanos

Análisis

De acuerdo a las respuestas emitidas por los encuestados se pudo observar que el cien

por ciento (100%) considera que Construcciones e Instalaciones 12-11 C.A., cuenta

con los recursos económicos y humanos necesarios para realizar el control de

inventario a través de una base de datos automatizada.

Ítem 7¿Considera usted que diseñar una base de datos para controlar la venta de los

insumos, le permitiría al empleado (usuario final) rendir más con el resto de sus

actividades laborales?

Cuadro 7

Factor tiempo

Alternativas Frecuencia Porcentaje

SI 6 100%

NO 0 0%

TOTAL 6 100%

Gráfico 7

Factor tiempo

SI100%

Factor tiempo

Análisis

El cien por ciento (100%) de las personas encuestadas afirman que una base de datos

automatizada que controle la entrada, salida y conteo de insumos permitiría un

pequeño espacio de tiempo en este proceso, e invertir el tiempo restante en otras

actividades dentro de la empresa.

Ítem 8¿Estaría de acuerdo en realizar el proceso de control de venta e inventario a

través de una base de datos?

Cuadro 8

Aceptación de la base de datos

Alternativas Frecuencia Porcentaje

SI 6 100%

NO 0 0%

TOTAL 6 100%

Gráfico 8

Control

SI100%

Aceptación de la base de datos

Análisis

El presente gráfico muestra que el cien por ciento (100%) lo cual es la totalidad de la

muestra, estaría de acuerdo en que se llevara a cabo el proceso de control de insumos

mediante una base de datos, lo cual demuestran que no se oponen al cambio.

b.- Análisis general de la información levantada

A partir de la aplicación del cuestionario y la observación, se pudo conocer de

manera general la problemática existente dentro de la empresa, al respecto Curcio

(2007) manifiesta que: “El investigador deberá llevara cabo todo un proceso

sistematizado, que parte de clasificar datos, de tal forma que le sea fácil su estudio”

(p.118). El análisis consiste en hallar relaciones y dependencias que existen de un

fenómeno. Uno de los aspectos más importantes que es preciso destacar es que los

empleados de Construcciones e Instalaciones 12-11 C.A. están de acuerdo en realizar

una base de datos para el control de ventas de insumos, es decir, no se oponen al

cambio. Después de estudiar el problema, entonces se diseña una base de datos que

pueda albergar los datos anteriormente indicados de cada una de las entidades,

debidamente relacionados para obtener el mayor provecho de ellos. Este proceso se

realiza mediante la Normalización de la Base de Datos.

2.- Proceso de Normalización de la base de datos.

a. Determinación de los datos que se necesitan almacenar de acuerdo a las

necesidades de la información.

La empresa “Construcciones e Instalaciones 12-11” C.A., desea registrar las

ventas de sus insumos, además de las cantidades en existencia para su posterior

abastecimiento, para ello necesita que le diseñe una base de datos que permita obtener

información sobre lo siguiente:

1.- Reportes de los Clientes2.- Reporte del personal3.- Reporte de los productos vendidos4.- Listado de ventas (Facturas del día y mes)5.- Reportes de pagos del día6.- Insumos en existencia.

b.- Forma Normal Cero

i.- Agrupación de los datos a la entidad a la cual pertenezcan

ii.- Atomizacion de los datos

Insumos

Código de insumoNombre de insumoPrecio de insumoExistencia de insumosStop máximo de insumosStop mínimo de insumosTotal insumos vendidosSubtotal insumos vendidosIVA de insumos vendidosCondición de la ventaFecha venta insumoFecha pago insumoMonto ventaSaldoNumero de pago

Datosbásicos del clienteNombre del clienteApellido del clienteRIF del clienteDirección del clienteTeléfono del clienteE-mail del clientePersona contacto clienteSitio web del cliente

Datos básicos del empleadoCedula del empleadoNombre del empleadoApellido del empleadoDirección del empleadoTeléfono del empleadoE-mail del empleado

Datos básicos del empleadoCedula del empleadoPrimer Nombre del empleadoSegundo Nombre del empleadoPrimer Apellido del empleadoSegundo Apellido del empleadoDirección del empleadoTeléfono habitaciónTeléfono oficinaTeléfono móvilPrimer E-mailSegundo e-mailTercer e-mail

c.- Primera forma normal

Datosbásicos del clientePrimer Nombre del clienteSegundo nombre del clientePrimer Apellido del clienteSegundo Apellido del clienteRIF del clienteDirección del clienteTeléfono habitaciónTeléfono oficinaTeléfono móvilPrimer E-mailSegundo E-mailTercer E-mailcontacto clienteSitio web del clienteInsumos

Código de insumoNombre de insumoPrecio de insumoExistencia de insumosStock máximo de insumosStock mínimo de insumosTotal insumos vendidosSubtotal insumos vendidosIVA de insumos vendidosCondición de la ventaFecha venta insumoFecha pago insumoMonto ventaSaldoNumero de pago

i.- Eliminar de los grupos repetitivos de las tablas individuales

ii.- Creación de tablas separadas por cada uno de los datos relacionados

iii.- Identificación de cada grupo de datos relacionados con una clave primaria

Datosbásicos del clientePrimer Nombre del clienteSegundo nombre del clientePrimer Apellido del clienteSegundo Apellido del clienteRIF del clienteDirección del clientePersona contacto clienteSitio web del cliente

Datos básicos del empleadoCedula del empleadoPrimer Nombre del empleadoSegundo Nombre del empleadoPrimer Apellido del empleadoSegundo Apellido del empleadoDirección del empleado

Insumos

Código de insumoNombre de insumoPrecio de insumoExistencia de insumosStock máximo de insumosStock mínimo de insumosTotal insumos vendidosSubtotal insumos vendidosIVA de insumos vendidosCondición de la ventaFecha venta insumoFecha pago insumoMonto ventaSaldoNumero de pago

Teléfono

Teléfono habitaciónTeléfono oficinaTeléfono móvil 1

E-mail

Primer E-mailSegundo E-mailTercer E-mail

Datosbásicos del clientePrimer Nombre del clienteSegundo nombre del clientePrimer Apellido del clienteSegundo Apellido del clienteRIF del cliente *Dirección del clientePersona contacto clienteSitio web del cliente

Datos básicos del empleadoCedula del empleado*Primer Nombre del empleadoSegundo Nombre del empleadoPrimer Apellido del empleadoSegundo Apellido del empleadoDirección del empleado

Insumos

Código de insumo*Nombre de insumoPrecio de insumoExistencia de insumosStock máximo de insumosStock mínimo de insumosTotal insumos vendidosSubtotal insumos vendidosIVA de insumos vendidosCondición de la ventaFecha venta insumoFecha pago insumoMonto ventaSaldoNumero de pago

Teléfono

TeléfonoCódigo entidad*

E-mail

DirecciónCódigo entidad*

d.- Segunda forma normal

i.- Creación de tablas separadas para aquellos grupos de datos que se aplican a varios

registros.

ii.- Relación de estas tablas mediante una clave externa(+)

e.- Tercera forma

normal

Datosbásicos del clientePrimer Nombre del clienteSegundo nombre del clientePrimer Apellido del clienteSegundo Apellido del clienteRIF del cliente *Dirección del clientePersona contacto clienteSitio web del cliente

Datos básicos del empleadoCedula del empleado*Primer Nombre del empleadoSegundo Nombre del empleadoPrimer Apellido del empleadoSegundo Apellido del empleadoDirección del empleado

Pago

Número correlativo*Fecha de pagoMontosaldoNumero de pago

Teléfono

TeléfonoCódigo entidad*

E-mail

DirecciónCódigo entidad*

Insumos

Código de insumo*Nombre de insumoPrecio de insumoExistencia de insumosCosto insumo

Factura

Número de pagoNúmero correlativo*Total insumos vendidosSubtotal insumos vendidosIVA de insumos vendidosCondición venta insumoFecha venta insumoCedula vendedorRif cliente

Insumos vendidos

Código de insumo*Nombre de insumoPrecio de insumoCosto de insumoExistencia de insumoStock máximo insumoStock mínimo insumo

Insumos vendidos

Número correlativo*Código insumo

Datosbásicos del clientePrimer Nombre del clienteSegundo nombre del clientePrimer Apellido del clienteSegundo Apellido del clienteRIF del cliente *Dirección del clientePersona contacto clienteSitio web del cliente

Datos básicos del empleadoCedula del empleado*Primer Nombre del empleadoSegundo Nombre del empleadoPrimer Apellido del empleadoSegundo Apellido del empleadoDirección del empleado

3.- Diagrama Entidad-Relación

E-mail

DirecciónCódigo entidad*

Teléfono

TeléfonoCódigo entidad*

Insumos vendidos

Número correlativo*Código insumo

Pago

Número correlativo*Fecha de pagoMontosaldoNumero de pago

Factura

Número de pagoNúmero correlativo*Total insumos vendidosSubtotal insumos vendidosIVA de insumos vendidosCondición venta insumoFecha venta insumoCedula vendedorRif cliente

Insumos

Código de insumo*Nombre de insumoPrecio de insumoExistencia de insumosCosto insumoStock máximo insumoStock mínimo insumo

4.- Diccionario de Datos

5.- Flujo lógico para la emisión de reportes

1.- Reportes de los clientes

1.1 leer clientes a reportar1.2 leer registro del archivo datos_bas_clientes1.3 reportar los campos RIF, nombre y apellido del archivo datos_bas_clientes1.4 si no es fin del archivo datos_bas_clientes

1.4.1 ir a 1.21.5 fin

2.- Reportes de los empleados

1.1 leer empleados a reportar1.2 leer registro del archivo datos_bas_emp1.3 reportar los campos cédula, nombre y apellido del archivo datos_bas_emp1.4 si no es fin del archivo datos_bas_emp

1.4.1 ir a 1.21.5 fin

3.- Insumos en existencia

1.1 leer insumos a reportar1.2 leer registro del archivo insumo1.3 reportar los campos stock_max_insumos y stock_min_insumos

1.3.1 si stock_max_insumos es >40 o <100 de la cantidad máxima 100 unidades

1.3.1.1 ir a 1.61.3.2 si stock_min_insumos es menor a 40 de la cantidad máxima

100 unidades1.3.2.1 abastecer insumos

1.4 si no es fin del archivo insumos1.4.1 ir a 1.2

1.5 fin

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Curcio, H., (2007) Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Tercera edición, b Prentice Hall Hispanoamericana S.A. México.

Kendall y Kendall (2007) Análisis y Diseño de Sistemas. Prentice Hall hakkHispanoamericana S.A. México.