Diplomado de Gestión de los Procesos

Dra. Roxana Martínez

REINGENIERÍA

Michael Hammer, el experto en administración queinició el movimiento de reingeniería, define lareingeniería como “el acto de volver a pensar en losfundamentos y el rediseño radical de los procesos denegocios, con el fin de lograr mejoras considerables enlas medidas críticas contemporáneas del desempeño,tales como costo, calidad, servicio y rapidez”.

Utiliza muchas de las herramientas que se acaban demencionar para lograr esas metas.

REINGENIERÍA vs. CALIDAD TOTAL

La reingeniería se compara a menudo con la administraciónde la calidad total (TQM, por sus siglas en inglés). Algunaspersonas han dicho que, de hecho, las dos son iguales,mientras que otras incluso han argumentado que sonincompatibles.

Michael Hammer dice que los dos conceptos soncompatibles y que en realidad se complementan el uno alotro. Ambos conceptos se centran en un enfoque al cliente.

TQM mejora un proceso determinado hasta que termina suvida útil, en cuyo punto se somete a una reingeniería

PRINCIPIOS DE LA REINGENIERÍA

Regla 1. Organizarse por resultados, no portareas

Varias tareas especializadas, desempeñadas previamente pordiferentes personas, se deben combinar en un solo trabajo. Esetrabajo lo podría desempeñar un “trabajador de caso” individual,o un “equipo de caso”. El nuevo trabajo creado debe incluir todoslos pasos en un proceso que crean un resultado bien definido. Laorganización alrededor de los resultados elimina la necesidad dedelegar, lo que resulta en una rapidez, productividad y actitud derespuesta hacia el cliente. También le proporciona al cliente unsolo punto de contacto conocedor

PRINCIPIOS DE LA REINGENIERÍA

Regla 2. Hacer que quienes utilizan

la salida del proceso desempeñen el proceso

El trabajo se debe llevar a cabo en donde tiene más sentidohacerlo. Esto resulta en que las personas que están más cerca delproceso desempeñen realmente el trabajo, lo que cambia altrabajo a través de las fronteras dentro y fuera de la organización.Por ejemplo, los empleados pueden hacer parte de sus propiascompras sin pasar por el departamento de compras, los clientespueden hacer ellos mismos algunas reparaciones sencillas y sepuede pedir a los proveedores que administren el inventario depiezas. El trabajo reubicado de esta manera elimina la necesidadde coordinar a los encargados y los usuarios del proceso.

PRINCIPIOS DE LA REINGENIERÍA

Regla 3. Combinar el trabajo de procesamientode la información con el trabajo real queproduce la información

Esto quiere decir que las personas que recopilan la informacióntambién deben ser responsables de su procesamiento. Esominimiza la necesidad de que otro grupo concilie y procese esainformación y reduce considerablemente los errores al reducir elnúmero de puntos de contacto externos para un proceso. Unejemplo de un caso así es el departamento típico de cuentas porpagar que concilia las órdenes de compra, recibe notificaciones yfacturas del proveedor. Al eliminar la necesidad de facturas alprocesar las órdenes y recibir la información en línea, esinnecesaria gran parte del trabajo en la función tradicional decuentas por pagar

PRINCIPIOS DE LA REINGENIERÍARegla 4. Tratar los recursos geográficamentedispersos como si estuvieran centralizadosLa tecnología de la información ahora ha convertido el conceptode operaciones híbridas centralizadas/descentralizadas en unarealidad. Facilita el procesamiento paralelo del trabajo medianteunidades organizacionales separadas que desempeñan el mismotrabajo y al mismo tiempo mejora el control total de la compañía.Por ejemplo, las bases de datos y las redes de telecomunicacióncentralizadas ahora permiten que las compañías se eslabonencon unidades separadas o con el personal de campo individual,proporcionándoles economías de escala y manteniendo al mismotiempo su flexibilidad individual y su actitud de respuesta haciael cliente

PRINCIPIOS DE LA REINGENIERÍA

Regla 5. Vincular las actividades paralelas en vezde integrar sus resultados

El concepto de integrar sólo los resultados deactividades paralelas que a la larga se deben unir es lacausa principal del trabajo repetido, los costoselevados y las demoras en el resultado final delproceso total. Esas actividades paralelas se debenvincular continuamente y se deben coordinar duranteel proceso.

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PRINCIPIOS DE LA REINGENIERÍA

Regla 6. Situar la toma de decisiones endonde se desempeña el trabajo e incluir elcontrol en el proceso

La toma de decisiones debe ser parte deltrabajo desempeñado. Hoy día esto es posiblecon una forma de trabajo más educada yconocedora, además de la tecnología paraayudar en las decisiones. Los controles ahorason parte del proceso. La compresión verticalque resulta produce organizaciones más planasy con más capacidad de respuesta

PRINCIPIOS DE LA REINGENIERÍA

Regla 7. Capturar la informaciónuna sola vez, en la fuente

La información se debe recopilar ycapturar en el sistema de informaciónen línea de la compañía solamente unavez, en la fuente en donde se creó. Esteenfoque evita ingresos de datoserróneos y costosos reingresos

CARACTERÍSTICAS COMUNES EN PROCESOS DE REINGENIERÍA

1• Unificación de Tareas

2• Participación de los trabajadores en la toma de decisiones

3• Cambio de orden secuencial por el natural en los procesos

4• Realización de diferentes versiones de un mismo producto (clientización)

5• Reducción de las comprobaciones y controles (se flexibiliza la estructura

organizativa)

6• El responsable de proceso es el único punto de contacto

7• Operaciones híbridas centralizadas / descentralizadas

LAS TRES C`s DE LA REINGENIERÍALa Reingeniería es posible mediante 3 formas distintas, las “ 3C” son:

LAS TRES C`s DE LA REINGENIERÍA

• El cliente es la razón de ser del servicio, es a quien buscamos satisfacer y por lo tanto hay que pensar cómo él desea ser atendido

CLIENTE

• Las organizaciones deben ser cada vez más competitivas, para así poder sobrevivir en un entorno cambiante y exigente en aras de tener y preservar su segmento de mercado

COMPETEN-CIA

• Busca que las empresas sean más efectivas.

• Eficiencia + Eficacia = Efectividad

CAMBIO

PASOS PARA REALIZAR REINGENIERÍAPaso N° 1. Exponer un caso para tomar medidas

Paso N° 2. Identificar el proceso para reingeniería

Paso N° 3. Evaluar los facilitadores de reingeniería

Paso N° 4. Comprender el proceso actual

Paso N° 5. Crear un nuevo diseño del proceso

Paso N° 6. Poner en ejecución el proceso de reingeniería