DEBER INDIVIDUAL

NOMBRE: ESTEFANIA RODRIGUEZ

COMPUTACIÓN AVANZADA

Qué es Microsoft Access?Es una base de datos de Microsoft Access es un

conjunto de información relacionada con un tema o

propósito particular, se basa en la simplicidad, con

plantillas listas para que empecemos a trabajar y

tiene herramientas eficaces para mantenerse al día a

medida que los datos crecen.

• Microsoft Access es un sistema interactivo de

administración de bases de datos para Windows.

Access tiene la capacidad de organizar, buscar y

presentar la información resultante del manejo de

sus bases de datos.

Características• Access es gráfico, por lo que aprovecha al

máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información.

• Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.

• Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento.

• Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.

Principales características para crear una tabla

Qué es una tabla?

Una tabla es un objeto de

base de datos que usa

para almacenar datos

sobre un tema en

concreto, como

empleados o productos.

Una tabla consta de

registros y campos.

Características de una tabla

• Las características y comportamiento de tablas y campos se definen y se controla mediante las propiedades.

• Las propiedades de una tabla se establecen en la hoja de propiedades de la tabla. Por ejemplo, puede establecer la propiedad vista predeterminada de una tabla para especificar cómo se muestra forma predeterminada.

Características de una tabla

Claves

• Los campos que

forman parte de una

relación de tabla se

denominan claves.

Una clave consta por

lo general en un

campo, pero puede

estar compuesta por

más de un campo.

Relaciones de tabla

• Aunque cada tabla de una base de datos almacena datos acerca de un asunto específico, las tablas de una base de datos relacional como Access almacenan datos sobre asuntos conectados entre sí

• Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, se crean relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que tienen campos en común.

Principales características de una tabla

• Coherencia Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla, existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de un cliente solamente una vez en una tabla sobre clientes en lugar de hacerlo en reiteradas ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos.

• Eficacia Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en disco. Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente que las de mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes, especificará valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estará desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento.

• Comprensibilidad El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los asuntos está separados en tablas de manera apropiada.

Principales características para crear una consulta

Qué es una consulta ?

• Una consulta de selección ayuda a obtener solo los datos que necesita en una vista de hoja de datos. La tabla de productos situada en la parte superior de la imagen a continuación tiene varias columnas, pero con una consulta de selección, puede obtener una vista despejada que se centra solo en las columnas que necesita.

Principales características para crear una consulta

1. Haga clic en Crear > Diseño de consulta.

2. En el cuadro Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Productos > Cerrar.

3. Para agregar los campos a la cuadrícula de diseño, haga doble clic en los campos Nombre del producto y Precio en lista.

4. En la fila de criterios, bajo Lista de precios, agregue un criterio. Por ejemplo, >=10 para mostrar una lista de productos con un precio igual o mayor que 10,00 dólares.

Principales características para crear una consulta

5. Para ver los resultados de la consulta, en la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar.

Principales características para crear un informe En que consiste un informe

Puede crear una variedad de informes en

Microsoft Office Access 2007, desde el más

sencillos a los más complejos. Comenzar por

pensar en origen del registro del informe.

Aunque el informe sea un listado sencillo de

registros o un resumen agrupado de las

ventas por región, primero debe determinar

los campos que contienen los datos que

desea ver en el informe y en qué tablas o

consultas residen

Principales características para crear un

informe

Paso 1: Elegir un origen de registros

1. El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que se vayan a mostrar en el informe.

2. Si los datos proceden de una consulta o tabla existente, seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2.

3. Si el origen de registros no existe aún, siga uno de estos procedimientos:1. Seguir al Paso 2 y usar la herramienta Informe en blanco,

2. O bien:

3. Cree la consulta o las tablas que contengan los datos necesarios. Seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2.

Principales características para crear un informe

Paso 2: Elegir una

herramienta de

informe

Paso 3: Crear el informe

Las herramientas de informes se encuentra en la pestaña Crear de la cinta, concretamente en el grupo Informes

1. Haga clic en el botón de la herramienta que quiera usar. Si aparece un asistente, siga los pasos y haga clic en Finalizar en la última página.Access muestra el informe en la vista Presentación.

2. Aplique formato al informe hasta obtener el aspecto deseado:1. Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas,

selecciónelos y arrastre los bordes hasta que alcancen el tamaño deseado.

2. Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está presente) y, a continuación, arrástrelo a la nueva ubicación.

3. Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos del menú contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, así como para realizar otras tareas de formato.

4. Además, se pueden usar las características descritas en las siguientes secciones para hacer que el informe sea más atractivo y legible.