Embed Size (px)
Citation preview
¿Qué información puede proporcionar sobre esta organización?
Instrumentos Técnicos
1. Proyecto o Plan Previo
2. Estatutos
3. Estructura Orgánica
4. Organigramas
5. Manuales Administrativos
6. Flujogramas
1. Plan Previo o Proyecto
• Es una propuesta de acción técnico económica para
resolver una necesidad, utilizando un conjunto de
recursos disponibles.
• Se puede aplicar sobre una necesidad no resuelta o
sobre una mejora de una propuesta ya existente.
• Documento escrito formado por una serie de estudios
que apoyan saber si una idea es viable, se pueda
realizar y generar ganancias
• Comprende desde la intención o pensamiento de
ejecutar algo hasta el término o puesta en
operaciones normal
… Etapas del Proyecto
Perfil
Prefactibilidad
Factibilidad
Inversión
Operación
Evaluación
• Estudio de Mercado
• Tamaño y Localización
• Ingeniería del Proyecto
• Organización legal y Adm.
• Evaluación Econ. y Rentable
• Financiamiento
• Estudio Definitivos
• Ejecución y Montaje
• Puesta en Marcha
ESTUDIOS PREVIOS IMPLEMENTACION
• VAN
• TIR
• Costo/Benef.
2. Estatutos
• Documento básico de la organización
administrativa
• Compendio correlativo de títulos, artículos donde
se determina aspectos relacionados con:
– Identificación de actividad principal
– Manera como se maneja administrativamente
– Como se distribuyen los aportes de los socios y como se
administrará el dinero
– Aspectos de selección, admisión, contratación y
remuneración del personal
– Otros aspectos: legal, tributario, contingencias
3. Estructura Orgánica
Es la sinopsis de las unidades orgánicas que conforman
la empresa o institución, es una relación de las unidades
orgánicas en la cual se mantiene el orden jerárquico.
CúpulaEstratégica
Línea Jerárquica
Centro Operativo
Tecnoestructura
Soporte Logístico
… Cúpula Estratégica
• Órganos cuyo cometido es lograr que la organizaciónrealice su misión
• Deberes:
– Supervisión
– Relación con medio ambiente
– Estrategia organizacional
– Asignación de recursos
– Portavoz de la organización
– Negocia
• Ejemplos: Junta General de Accionistas, Directorio,Gerencia General
… Línea Jerárquica
• Órganos intermedio entre cúpula y centros operativos
• Deberes:
– Supervisión de sectores
– Gerenciamiento de sectores
– Planes operativos
– Control de usos de recursos
• Ejemplos: Gerentes de área, Jefes de sectores,
Gerentes de planta
… Centro Operativo
• Operaciones ligadas a producir bienes en donde ocurren
las transacciones
• Deberes:
– Obtener lo necesario para producir
– Asegurar la producción
– Distribuir productos y servicios
– Asegurar soporte directo (mantenimiento máquinas y
custodia de stocks)
• Ejemplos: Secciones de trabajo, Almacenes, Ventas,
Reparto
… Tecnoestructura
• Analistas que actúan sobre el trabajo de los demás
– Nivel Cúpula: Planificación y presupuesto
– Nivel Línea: Investigación Operativa
– Nivel Operativo: Flujo de trabajo
• Deberes:
– Conciben los trabajos ajenos
– Planifican trabajos ajenos
– Cambian las formas de trabajar
– Aseguran capacitación al operario
• Ejemplos: Organización y Métodos, Planificación, Selección de
personal.
… Soporte Logístico
• Unidades Especializadas ajenas al flujo central, es
un soporte indirecto
• La organización reduce incertidumbres creando
unidades con ellas.
• Cada unidad de soporte tiene su propio centro
operativo
• Suelen mezclarse con funcionales que dan concejo
• Ejemplos: Asesores jurídicos, Biblioteca, Cafetería,
Centrales telefónicas, relaciones públicas
… Ejemplo Estructura Orgánica
TECNOESTRUCTURA
JEFE PLANIFICACION
TECNOESTRUCTURA
JEFE O Y M
TECNOESTRUCTURA
JEFE TIEMPOS
SOPORTE LOGISTICO
FLOTA CAMIONES
LINEA JERARQUICA
JEFE PLANTA
LINEA JERARQUICA
GERENTE OPERACIONES
SOPORTE LOGISTICO
FLOTA CAMIONES
LINEA JERARQUICA
JEFE VENTAS
LINEA JERARQUICA
GERENTE COMERCIAL
TECNOESTRUCTURA
JEFE SISTEMAS
LINEA JERARQUICA
JEFE ADMINISTRACION
LINEA JERARQUICA
GERENTE ADMINISTRACION
CUPULA ESTRATEGICA
DIRECTORIO
GERENTE GENERAL
Centros Operativos de la Organización
4. Organigramas
• Es un cuadro sintético que indica los aspectosimportantes de una estructura de organización,incluyendo funciones y sus relaciones
• Finalidad:– Representa las diferentes unidades y jerarquías
– Refleja los diversos tipos de trabajo asignados
– Representación de la división de trabajo
• Requisitos:– Deben ser claros, no hay que exceder en cuadros
– No deben contener a los trabajadores o empleados
– Deben contener nombre de funciones y no de personas
... Organigramas
• Ventajas:– Obliga a sus autores aclarar sus ideas
– Puede apreciarse a simple vista la estructura general ylas relaciones de trabajo
– Muestra quién depende de quién
– Indica a los administradores y al personal nuevo comose integran a la organización
• Desventajas:– Muestran solamente las relaciones formales
– No señalan el grado de autoridad disponible a distintosniveles
– Indican tal como debería ser o como era la organización
– Puede confundir las relaciones de autoridad con elstatus
… Símbolos y Referencias
1.- Sobre las líneas llenas:
Especialización Autoridad Continuación
Mando, autoridad Apoyo Asesoría, Consultoría o Comités
Control, Auditoria
… Símbolos y Referencias
2.- Sobre las líneas de puntos:
Coordinación Funcional Unidades Temporal
Autoridad Funcional
3.- Sobre las Figuras Geométricas:
Proporción (2:3 ó 1:3) Formatos Texto
… Símbolos y Referencias
Autonomía Absoluta Autonomía Relativa Misma Autoridad y responsabilidad
Diversas Formas de Ordenamiento y Presentación
… Tipos de Organigramas
• Por su Extensión (finalidad comunicativa)
– Sintético (se gráfica los órganos más importantes)
– Analítico (se gráfica todos los órganos de la empresa)
• Por su Disposición (forma)
– Vertical (se indica en forma objetiva la jerarquía)
– Horizontal (se sigue la forma normal de leer)
– Escalar (con sangrías se indica niveles jerárquicos)
– Circular (se trazan círculos para los niveles jerárquicos)
• Por su Contenido (información)
– Estructural (describe la estructura orgánica)
– Funcional (describe departamento y funciones)
– Personal (detalla características del puesto)
… Por su Extensión
Sintética
Analítica
… Por su Disposición
Vertical
Horizontal
… Por su Extensión
Escalar
Circular
… Por su Contenido
Estructural
De PersonalFuncional
5. Manuales Administrativos
• Sirven como medios de comunicación ycoordinación que permiten registrar y transmitir enforma ordenada y sistemática la información y/oinstrucciones sobre políticas, organización,procedimientos, etc.
• Finalidad– Delimitan en forma escrita funciones, responsabilidades
– Normalizan y controlan los trámites de lo procedimientos
– Adoctrinamiento y orientación al personal de servicio
– Identificar los canales de comunicación y de coordinación
… Manuales Administrativos
• Permitir visión de conjunto
• Precisar funciones
• Fijar autoridad y responsabilidad
• Ahorrar tiempos y esfuerzos
• Medio de relación y coordinación
• Atención de labores asignadas
Objetivos Requisitos
• Obedece a necesidades reales
• Redacción sencilla y clara
• Contener lo indispensable
• No ser voluminoso
• Conocido por todo el personal
• Actualización periódica
… Manuales Administrativos
• Ventajas:– Compendio de funciones y procedimientos que
sería muy difícil de reunir
– La gestión administrativa y toma de decisionesson regidas por normas
– Clarifican la acción o la responsabilidad a asumiren caso de dudas
– Ayudan a que la organización se aproxime arealizarse como un sistema
– Facilitan el control por parte de los supervisoresde las tareas delegadas
– Elementos informativos para entrenar o capacitaral personal que se inicia en sus funciones
… Manuales Administrativos
• de Historia del Organismo
• de Políticas
• de Procedimientos Administrativos
• de Organización y Funciones (MOF)
• de Adiestramiento
• Técnico
Por su Contenido Por su Función
• de Producción
• de Compras
• de Ventas
• de Finanzas
• de Personal
• Generales (dos o más operaciones)
… MOF
• Documento normativo que describe las funciones
específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo.
• Etapas para su formulación:
Primera Segunda Tercera Cuarta
Planeamiento Recopilación Redacción Difusión
Estudio y Análisis
Revisión y Aprobación
Presentación e Impresión
Actualización
6. Flujograma
• Diagramas donde se relaciona actividades,
tareas u operaciones (procedimientos), con los
puestos del trabajo, con el tiempo y otros
factores como la distancia, el tiempo, etc.
• En el se detallan gráficamente cada
procedimiento a realizarse de acuerdo al manual
de procedimientos u operaciones
• Nos servirá para entender más fácilmente el
funcionamiento de nuestros procesos en la
organización, considerando sus diferentes
pasos, los actores que participan de él y los
tiempos involucrados.
… Características
• Sintético:
Debe quedar resumido en una hoja para que
sea práctico
• Simbolizado:
La simbología adecuada evita anotaciones
excesivas
• Da una forma visible:
Nos permite observar todos los pasos de un
sistema o proceso sin necesidad de leer notas
extensas
…Usos
• Refleja las actividades asignadas por una ovarias oficinas.
• Enumera las tareas realizadas por cadaempleado para el logro de la actividad.
• Recoge en forma completa y detallada lospasos que incluye un procedimiento.
• Documenta los procedimientos en undiagrama mediante figuras.
• Evalúa si el trabajo realizado responde a losobjetivos de la unidad.
• Garantiza el uso efectivo de los recursoshumanos, fiscales y físicos.
… Flujograma de Trabajo
• Relaciona actividades y
puestos de trabajo
• Utilizan los siguientes símbolos
… Flujograma de Bloques
• Relaciona actividades y
puestos de trabajo
• Utilizan los siguientes
símbolos
… Flujograma de Bloques
SC = Solicitud de cotizaciónC = CotizaciónA = AceptaciónA1 =Archivo cotizaciónF = FacturaGR = Guía de RemisiónA2 = Archiva aceptaciónA3 = Archiva Factura y Guía de remisión
… Flujograma ASME
• Relaciona mas de 4 factores:
Actividades / Puestos de
Trabajo / Tiempo / Distancia
• Utilizan los siguientes símbolos
