SharePoint 2010 в простых картинках

Надежда Шевелева Павел Корсуков

SharePoint® 2010 в простых картинках

Эта книга для HR, PR, SALES менеджера, бухгалтера, юриста, банкира, секретаря, а также любого сотрудника компании

SharePoint 2010 в простых картинках

Первое издание

Надежда Шевелева

Павел Корсуков

2013

По всем вопросам обращаться к авторам книги по адресу:

а[email protected], http://www.sharepointeasypictures.ru

Надежда Шевелева, Павел Корсуков.

SharePoint 2010 в простых картинках. : 2013. – 130 с.

ISBN (рус. электронное издание) 978-0-9874877-0-4

ISBN (англ. электронное издание) 978-0-9874877-1-1

Все названия программных продуктов являются зарегистрированными торговыми марками соответствующих фирм.

Авторы книги не несут никакой моральной или материальной ответственности за любой вред или ущерб, полученный или нанесенный компаниям или частным лицам, вследствие использования информации из данного издания. Все материалы данного издания вы используете на свой страх и риск.

Никакая часть настоящего издания ни в каких целях не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и каким бы то ни было средствами, будь то электронные или механические, включая фотокопирование и запись на магнитный носитель, если на это нет письменного разрешения авторов настоящего издания Надежды Шевелевой и Павла Корсукова.

All rights reserved. No part of this book shall be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise, without written permission from the authors of this book Nadezda Sheveleva and Pavel Korsukov.

ISBN (рус. электр.) 978-0-9874877-0-4 © Надежда Шевелева и Павел Корсуков, 2013 ISBN (англ. электр.) 978-0-9874877-1-1 © Copyright © Nadezda Sheveleva and Pavel Korsukov, 2013

Оглавление 4

Оглавление

Оглавление ........................................................................................................................ 4 Благодарности ................................................................................................................... 7 Введение ........................................................................................................................... 8 Что такое SharePoint .......................................................................................................... 9

Как можно удобно хранить данные? ........................................................................... 10 Зачем искать, если все уже удобно хранится?............................................................ 13 Как начать работать с SharePoint ............................................................................. 14

1. Ищем структуру.................................................................................................................................. 14

2. Ищем инструменты для работы ................................................................................................. 15

3. Ищем дополнительные доступные возможности на портале ..................................... 17

Термины SharePoint ........................................................................................................ 18 Список (List) ..................................................................................................................... 20

Поиск элемента в списке ............................................................................................. 22 Сортировка................................................................................................................................................ 22

Фильтрация............................................................................................................................................... 22

Инструменты для работы со списком ....................................................................... 23 Работа с элементами списка ...................................................................................... 24

Блок 1. Создание элемента ............................................................................................................... 25

Блок 2. Управление элементом....................................................................................................... 27

Блоки 3 и 4. Прикрепить файл и настроить оповещение .................................................... 31

Как изменится список, если мы вложили файл и где искать вложения? ..................... 32

Блок 5. Рабочие процессы (утверждение записи) .................................................................. 35

Блок 6. Теги и заметки ......................................................................................................................... 36

Работа со всем списком вместе.................................................................................. 37 Блоки 1 и 2. Формат представления и таблица (копирование и удаление строк в

режиме таблицы, подсчет итогов) .......................................................................................................... 38

Блок 3. Управление представлениями и переход по страницам ................................... 41

Блок 4. Доступ и отслеживание (ссылки, оповещения, RSS) .............................................. 42

Блок 5. Автономный режим, подключение к Outlook и экспорт данных в Excel, Visio, Access и Project................................................................................................................................. 44

5 Оглавление

Типы списков ................................................................................................................ 46 Представления (View)...................................................................................................... 47

Стандартное представление ..................................................................................... 48 Таблица данных............................................................................................................ 50 Диаграмма Ганта ........................................................................................................ 51 Представление календаря ........................................................................................... 52 Изменить представление ........................................................................................... 53

Библиотека документов (Document Library) ................................................................... 54 Отличая списка от библиотеки.................................................................................. 54 Поиск файла в библиотеке .......................................................................................... 56

Сортировка................................................................................................................................................ 56

Фильтрация............................................................................................................................................... 56

Использование шаблона документа ........................................................................... 58 Пример 1. Внешние данные в библиотеке и их использование в шаблоне

документа........................................................................................................................................................... 59

Пример 2. Собственные поля библиотеки и как они используются в шаблоне документа........................................................................................................................................................... 60

Пример 3. Шаблон файла не использует поля библиотеки или в библиотеке нет шаблона документа....................................................................................................................................... 61

Инструменты для работы с библиотекой................................................................. 62 Работа с документом ................................................................................................. 62

Блок 1. Создание .................................................................................................................................... 63

Блоки 2 и 3. Открытие и извлечение. Управление документом ...................................... 67

Блок 6. Рабочие процессы, публикация и утверждение файла........................................ 73

Блок 4. Доступ и отслеживание ....................................................................................................... 76

Блок 5. Копии ........................................................................................................................................... 76

Блок 7. Теги и заметки ......................................................................................................................... 84

Работа со всей Библиотекой вместе.......................................................................... 85 Блоки с 1 по 4. Работа с представлениями. Доступ и отслеживание........................... 85

Блок 5. Подключение библиотеки к MS Office и экспорт в MS Excel .............................. 86

Типы библиотек........................................................................................................... 88 Набор документов (Document Set) .................................................................................. 89

Блок 1. Действия над набором документов................................................................ 95

Оглавление 6

Блок 2. Общий доступ .................................................................................................. 95 Блок 3. Управление ....................................................................................................... 96

Добавление новых файлов в набор документов .................................................................... 97

Календарь (Calendar) ....................................................................................................... 98 Работа с событиями календаря.................................................................................100

Блок 1. Создание события................................................................................................................100

Блок 2. Управление событием .......................................................................................................102

Работа с Календарем. Раскрытие Магии...................................................................103 Блоки 1 и 2. Область и развертывание событий....................................................................103

Блок 3. Управление представлениями.......................................................................................103

Блоки 4 и 5. Доступ и отслеживание. Подключение и экспорт.......................................105

Блог (Blog) .......................................................................................................................106 Создание и изменение категорий для блога...............................................................107 Создание записи блога ................................................................................................108 Управление записями и заметками (комментариями) ..............................................110

Волшебная библиотека вики-страниц (Wiki Page Library) ..............................................111 Создание вики-страницы ............................................................................................112 Вставка и разметка текста......................................................................................113 Вставка информации..................................................................................................114 Выбор представления для веб-части .........................................................................116 Вики-разметка............................................................................................................117 Особенности работы с библиотекой вики-страниц и страницей ............................118

Поиск ..............................................................................................................................120 Личный сайт сотрудника ................................................................................................121 Управление разрешениями (правами) ..........................................................................123

Пример работы с разрешениями (правами) ...............................................................126 Проверка и варианты предоставления разрешений (прав) .............................................126

Прием 1: Прекращение наследования ......................................................................................127

Прием 2: Добавление прав .............................................................................................................128

Прием 3: Возврат наследования ...................................................................................................128

Управление родительской группой.............................................................................................128

Самые частые проблемы и их решения!........................................................................130

7 Благодарности

Благодарности

Спасибо что вы у меня есть. Мужу и родителям посвящается.

Введение 8

Введение

«Малое знание — опасная вещь, впрочем, как и большое»

Альберт Эйнштейн

Малое знание системы (не только SharePoint) ведет к неправильному ее использованию. Большое знание системы делает вас не пользователем системы, а ее разработчиком или архитектором. Цель книги – показать вам золотую середину и научить использовать SharePoint для работы, а не проектировать или разрабатывать его. О проектировании и так написано уже множество книг.

Все описанные примеры, о которых идет речь в книге, используют только стандартный функционал SharePoint без использования сторонних разработок или компонентов. Пожалуйста, помните, что все приведенные рекомендации даны только для информации.

Мы постарались сделать книгу максимально полезной для пользователей начального уровня и убрать всю «воду», которая так раздражает и отвлекает. Надеемся, что у нас это получилось. Вам решать, удалось ли это.

9 Что такое SharePoint

Что такое SharePoint

Microsoft SharePoint – программный продукт для создания корпоративных порталов, который облегчает совместной работу сотрудников компании. Это значит, что центральное место на портале занимают документы, отчеты и любая информация. Вокруг нее построены вспомогательные инструменты – навигация, поиск, социальные функции и т.д.

Открыв портал, сотрудник видит документы для работы, инструкции, фотографии и новости. Это место, где он может работать совместно со своими коллегами.

Чтобы подготовить презентацию или отчет больше не нужно складывать их на общий диск или рассылать по почте. Теперь достаточно разместить файл на портале, а коллеги получат уведомление о его добавлении. На картинке показано как менялся обмен информацией и документооборот в компаниях:

Рис. 1 Эволюция документооборота

Что такое SharePoint 10

От того что бумаги перекочевали на диск, работать с ними не стало удобнее. Передавать их коллегам, следить за изменениями и искать документы, по-прежнему было сложно. Именно поэтому и придумали системы электронного документооборота, в частности, SharePoint.

С его помощью можно хранить данные так, как это удобно вам и быстро находить нужное. Вместе с тем, ежедневные действия – согласование, утверждение, подписание, сдача в архив – теперь можно проводить в электронном виде (часто и вовсе автоматически). Без печатания, просьб согласовать и телефонных звонков. Все изменения будут записаны и, при необходимости, их можно отменить.

Удобно хранить данные можно с помощью списков; библиотек документов и изображений; наборов документов и других возможностей SharePoint. Чтобы искать нужное используют поиск, фильтрацию и сортировку документов; теги и поиск сотрудников. Пусть вас не пугают эти слова, каждый термин будет описан «человеческим языком» с примером.

Чтобы рассказать о SharePoint приведем пример: выдуманная компания BlueBalloon занимается прокатом и продажей воздушных шаров для прогулок. Один из таких шаров изображен на обложке книги.

Как можно удобно хранить данные? Данные хранятся удобно, если, войдя на портал, сразу видно все необходимое для

работы. Можно быстро сориентироваться и приступить к работе. Основные ссылки должны быть под рукой и SharePoint может помочь в этом. Обратимся к отделу закупок, сотрудники которого работают с клиентами и оборудованием.

В наших примерах мы постарались исключить все отвлекающие факторы, такие как цвет оформления, шрифт, картинки, текст и всеми «любимую» рекламу и оставить только то, в чем заключается основная идея работы или использования.


Посмотрите, как они организовали свой портал:

Рис. 2 Макет страницы отдела закупок

Страница разбита на 3 основных блока: верхний с навигацией; центральный с рабочей областью; левый с меню. Может присутствовать правый блок, но это уже завит от компании. Блоки показаны пунктирными линиями на рисунке выше.

• Верхнее меню содержит все отделы компании. Каждая кнопка ведет к данным выбранного отдела.

• В центральной части находятся новости компании. Они имеют одинаковую структуру: заголовок с картинкой, текст новости.

• В левом меню собраны блоки для быстрого доступа к нужной информации по клиентам или оборудованию.


Реальный портал на SharePoint для нашего примера будет выглядеть вот так:

Рис. 3 Портал BlueBal loon на SharePoint

Кажется, что данные достаточно наглядны: понятно какие есть и где их искать. На этом можно было бы остановиться, если бы в компании было несколько десятков файлов. К сожалению, объемы данных могут превышать несколько сотен тысяч файлов. Поэтому, имея даже очень наглядную структуру данных, в ней не всегда просто найти то, что нужно.


Зачем искать, если все уже удобно хранится? Приведем вероятно знакомую вам картинку, когда мы открываем папку с бумагами из

шкафа или электронную папку в каком-нибудь общем хранилище:

Рис. 4 Хранение заявок

В нашем примере печатные заявки или электронные файлы хранятся в папках по году, кварталу и месяцу. В заявке написан номер, дата и от кого она поступила. Что при таком хранении информации мы можем легко найти?

«Кто в январе 2012 подавал заявки?». Ответ на этот запрос уже сохранен в папке январь за 2012 год. А что если нужно узнать, сколько от компании «Гиганты воздуха» поступило заявок в 1 квартале 2012г. Для этого нам придется открывать каждую заявку и просматривать от кого она. Будет ли это легко и быстро? Нет, если нужно просмотреть сотни файлов. Вероятнее всего заявка содержит больше чем 3 поля, а это значит, что вариантов поиска будет еще больше. Поэтому, хранение в папках по датам только мешает поиску нужной информации.

Даже если данные хранятся удобно, это не значит, что искать нужное будет удобно. При этом сканированные документы или бумажные – большой разницы нет. Чем больше данных, тем сложнее отыскать нужное. Неужели делать под каждый запрос отдельную структуру данных? Нанимать армию людей, которые будут просматривать все по запросу? Вовсе нет. Нужно просто использовать современные технологии для хранения и поиска информации. Если данные уже хранятся в электронном виде на SharePoint, то по ним можно легко ориентироваться и делать любые запросы.


Как начать работать с SharePoint SharePoint имеет типовой интерфейс и типовые варианты использования. Но, как

оказалось, типовыми они являются только для разработчиков SharePoint. Внимание сотрудников компании при обучении или написании инструкций редко заостряется на этих вариантах.

Обычно, даже если компания проводит обучение, то все время уходит на описание специфичных для компании инструментов. А как работать с SharePoint не рассказывается, т.к. это кажется очевидным, либо требует много времени и финансов на обучение.

Для того чтобы начать работать с SharePoint достаточно ознакомиться с основными шагами, которые позволяют ответить на вопросы: Что и где хранится? Как использовать? Как воздействовать?

1. Ищем структуру

«Что и где хранится?»

Чаще всего портал разбит на большие информационные блоки, такие как верхнее меню, центральная рабочая область и левое или правое меню. Верхнее меню (навигация) тоже может состоять из отдельных блоков, как это было на макете страницы отдела закупок (Рис. 2).

Основные шаги для быстрой и комфортной работы с SharePoint:

1. Ищем структуру 2. Ищем инструменты для работы 3. Ищем дополнительные возможности на портале

Рис. 5 Структура корпоративных данных


2. Ищем инструменты для работы

«Как использовать?»

Нажав по ссылке в одном из блоков, мы попадаем в сами данные или коллекцию данных. Искомые данные будут в центральной части. Но, по-прежнему, не видно никаких инструментов для работы и мы не можем использовать данные, кроме как посмотреть то, что доступно на странице.

Это очень важный момент. При работе с данными, сотрудники боятся кликать по

кнопкам. Боятся что-то испортить или удалить, т.к. никогда ранее не работали с программой, какую-то функцию не использовали. Не нужно бояться! Смело нажимаем чекбоксы, чтобы показать SharePoint, с какими данными мы хотим совершить действия.

Надеюсь, мне удалось вас успокоить и вселить смелось. Выбираем нужные данные. Это может быть один файл, одна запись или сразу несколько. Для отмеченных данных SharePoint покажет кнопки на ленте инструментов.

Почему не видно инструментов для работы?

Потому, что вы не указали SharePoint с какими данным из тех, что на странице, необходимо совершить действие.

Даже если вы случайно нажмете Удалить, то ничего страшного не произойдет. В течение 30 дней (такой диапазон задан по умолчанию в SharePoint) данные можно восстановить из корзины SharePoint (не путайте ее с корзиной на рабочем столе). Восстановить данные из корзины так же просто, как если бы вы удалили файл на компьютере, и он попал бы в корзину на рабочем столе. Просто перейдите в корзину и восстановите файл.

Рис. 6 Отображение данных


«Как воздействовать?»

Рис. 7 Данные и лента инструментов

Предыдущий рисунок изменится на рисунок слева. Красным отмечено что поменяется, если вы выбрали данные, отметив их чекбоксами. Вместо верхнего меню появилась лента работы с данными, которые вы выбрали. Лента всегда находится сверху, это стандартное поведение программы, поэтому всегда ищем ее сверху.

Не все инструменты для работы с данными могут быть вам доступны. Доступные инструменты всегда будут показаны цветными иконками (картинками). На рисунке выше это кнопки Добавить и Изменить. При нажатии на неактивные иконки никаких действий совершено не будет.

Почему в ленте есть серые неактивные иконки?

Потому, что у вас нет прав на совершение этих действий, либо данная операция пока недоступна. Например, для создания элемента нужны права. Поэтому кнопка будет серой, если у вас недостаточно прав. Другой пример: если элемент не выделен, то кнопка изменения будет серой и неактивной; после выделения элемента она станет активной.


3. Ищем дополнительные доступные возможности на портале

Каждая компания настраивает SharePoint исключительно для своих нужд и целей. Поэтому, предлагаю заняться небольшой исследовательской деятельностью и побродить по корпоративному порталу вашей компании в поисках уникальных и специальных инструментов.

Удачи в поисках!

А мы пока приведем примеры, которые встречаются на порталах SharePoint:

Рис. 8 Примеры индивидуализации порталов

Термины SharePoint 18

Термины SharePoint

Познакомимся с основными терминами SharePoint. На рисунке ниже приведена схематичная карта портала компании BlueBalloon. На ней данные, которые компания считает важными для работы. Для вашей компании могут быть важны другие данные, но они так же будут строиться из элементов SharePoint, которых не так уж и много. Обратите внимание, как эта схема ложится на блоки с макета страницы отдела закупок (Рис. 2). Для каждого раздела или кнопки подписаны соответствующие ему термины SharePoint.

Рис. 9 Карта портала BlueBal loon

Смотрим сверху вниз. Самый часто употребляемый термин SharePoint – портал: портал на SharePoint, корпоративный портал, портал компании BlueBalloon.

Портал – одна большая коробка компании, куда она складывает все свои любимые игрушки: инструменты и коробочки поменьше. Главная задача этой большой коробки – предоставить всем сотрудника общее место, где лежат правильные и нужные игрушки, инструменты и данные для работы.

Мы не будем давать умных определений со странными словами, наша задача дать вам понимание, что это такое и как его использовать. От вас требуется только запомнить и использовать термины.

19 Термины SharePoint

Портал нарисован коробкой, а ниже - на уровнях то, что в эту коробку сложила для своих сотрудников компания BlueBalloon.

Рекомендуем использовать словосочетание корпоративный портал или просто портал, а не корпоративный сайт. Корпоративный сайт – это внешний сайт компании и чаще всего его задача привлекать клиентов, а не предоставлять инструменты для сотрудников. Разные слова начинают путать сотрудников компании. Как написать в техподдержку о том что нужны права? «Предоставьте мне права на портал или на корпоративный сайт, а у нас еще есть сайт отдела…» Если сотрудник не знает как правильно указать в заявке место куда ему нужны права, то он помедлит, боясь показаться нелепым или глупым. Затем попытается выяснить у коллег как правильно называется. Они будут давать разные ответы, а это еще больше запутывает. В итоге, когда времени на поиски правды не останется, сотрудник напишет заявку с каким-нибудь каламбуром и, возможно, даже получит доступ после пары звонков от службы поддержки. Основная проблема в том, что на этой уйдет время, которое сотрудник мог бы потратить на работу.

Сайт (узел) – это коробка поменьше, в которой так же содержатся инструменты, данные, другие коробочки по избранной тематике. Например: сайт HR департамента хранит анкеты сотрудников и может принимать заявки на поиск новых. На сайте департамента продаж этих инструментов и данных не будет т.к. им интересна другая тематика.

Библиотека (Library) – это тоже вид коробки. Библиотека может быть на сайте или на портале. Отличие заключается в том, что в нее можно складывать только файлы: презентации, договора, шаблоны, фотографии и любые другие типы файлов. Преимущество библиотеки в том, что она предоставляет инструменты для работы с файлами, а не просто их хранение.

Еще один сложны термин - это список.

Список (List) – это лист, на котором данные записаны в столбик. Элемент списка – отдельная запись на этом листе. Столбцы называются полями списка.

Обо всех этих элементах SharePoint мы поподробнее поговорим.

Правильное применение: портал компании BlueBalloon, в который входят сервисы закупки шаров, сервис поиска информации о сотрудниках и сайты отделов продаж и рекламы.

Список (List) 20

Список (List)

Список (List) – это лист, на котором данные записаны в столбик. Элемент списка – отдельная запись на этом листе. Столбцы называются полями списка. Ближайшая аналогия – это таблица Excel.

Обратимся к примеру и посмотрим, что же можно хранить в списке на портале.

Чем проще получить информацию, тем легче с ней работать и поддерживать в актуальном состоянии. Особенно, когда с ней работают больше чем пара сотрудников.

Посмотрим на список воздушных шаров компании BlueBalloon. Он доступен из левого меню портала.

Рис. 10 Список воздушных шаров

Описание примера: Компания BlueBalloon занимается продажей воздушных шаров для прогулок. Для этого необходим список воздушных шаров, которыми она располагает. В списке информация о технических характеристиках шаров, текущее состояние, и наличие команды для полетов. Информация должна быть актуальна и общедоступна для сотрудников компании. Поэтому список нужно хранить на портале.

21 Список (List)

Пройдемся по основным шагам из главы «Как начать работать с SharePoint»:

1. Ищем структуру Как и ранее, страница состоит из верхнего меню, левого меню и рабочего пространства.

2. Ищем инструменты для работы В центральной части находятся данные. Но инструментов для работы не видно. Если отметить галочкой слева в нужной строке, то покажется лента инструментов.

Давайте выделим галочкой любой элемент списка и посмотрим как изменится экран:

Рис. 11 Лента инструментов

На экране появилась лента с инструментами. Обратите внимание, что инструменты всегда расположены над данными с которыми они работают. Такое расположение ленты постоянно в каком бы месте портала вы не находились и с какими бы данными не работали. Поэтому, выделяем данные и ищем инструменты для работы с ними в ленте над данными.

3. Ищем дополнительные возможности Внимательно посмотрим на ленту и доступные закладки. Возможностей и так много, но ваша компания могла добавить и что-то свое.

Важно. Если не видно инструментов для работы, то укажите SharePoint с какими данным из тех, что на странице, необходимо совершить действие. Это действительно частый вопрос, поэтому мы повторяемся.


Поиск элемента в списке Списки в SharePoint могут хранить более нескольких тысяч записей. Все эти записи не

войдут на экран монитора, поэтому SharePoint разобьет их на страницы. Каким же образом найти нужный элемент в списке?

Сортировка

Посмотрим на заголовки столбцов в списке. Если подвести курсор к заголовку полю Класс аэростата, то он станет серым и справа появится черный треугольник направленный вниз. На него нужно нажать, чтобы появилось выпадающее меню. Первые 2 пункта - это сортировка. Выбираем ту, которая интересна. Таким образом, мы отсортировали список по алфавиту. Но все же не хочется просматривать все записи, а хочется знать наверняка. Для этого переходим к фильтрации.

Фильтрация

Давайте отфильтруем шары класса AX-7. Фильтры - это абсолютно тот же механизм что и фильтры в Excel. Снова вызываем выпадающее меню для поля Класс аэростата, как это делали при сортировке. Выбираем AX-7.

Рис. 13 Отфильтрованный список по полю Класс аэростата

Описание задачи. Необходимо найти воздушный шар класса AX-7, который можно сейчас арендовать. Он должен иметь полный состав команды и быть подготовлен к взлету.

Рис. 12 Поле класс аэростата


После установки фильтра, рядом с заголовком столбца появится значок фильтра. Фильтр можно изменить или удалить через то же выпадающее меню. Поставим еще 2 фильтра на поля Состав команды и Состояние.

Задав все 3 фильтра из задачи, у нас осталось только одно значение, а рядом с полем появился знак фильтра. Его можно изменить или снять, нажав Очистить фильтр в меню:

Рис. 14 Изменение фильтра

Инструменты для работы со списком Мы уже умеем находить данные в структуре портала и отыскивать нужный элемент.

Осталось научиться пользоваться инструментами для работы с данными. Для этого внимательно посмотрим на ленту в верхней части страницы своего портала.

Рис. 15 Меню ленты инструментов

1. Действия сайта – инструменты, доступные администратору сайта. Их у вас может не быть. Это инструменты для продвинутых пользователей. Они выходят за рамки этой книги.

Важно. Фильтры и сортировки сбросятся, если закрыть страницу и перейти по любой ссылке. Вы сможете вновь их установить, когда вернетесь. Если вы хотите сохранить фильтры и сортировки для постоянного использования, то используйте личные представления. Подробнее о представлениях в главах «Работа со всем списком вместе» и «Представления»


2. Кнопка перейти вверх – иконка папки со стрелкой вверх. Очень напоминает навигацию на компьютере. Необходима, чтобы ориентироваться по сайту и переходить с нижних уровней на верхние.

3. Обзор. Нажатие этой кнопки скрывает ленту инструментов и показывает навигацию. 4. Работа со списком. В этом меню доступны 2 закладки: Элементы и Список. Для

изменения элементов списка пользуемся закладкой Элементы. Чтобы совершать действия со всем списком (например, открыть его в Excel) пользуемся закладкой Список.

Работа с элементами списка Закладка Элементы. Все инструменты сгруппированы по функциональным блокам,

которые имеют свое название. На рисунке ниже они выделены красным и пронумерованы.

Рис. 16 Закладка Элементы

Крупно показан блок 2 «Управление». Именно такими отдельными блоками мы и будем рассматривать все инструменты. Если вы не уверены, как работает тот или иной инструмент на портале, сверьтесь с описание далее. Ориентируйтесь по номеру блока. Все номера блоков и их названия можно найти в оглавлении книги. Мы будем описывать доступные активные действия.

1


Делаем вдох и выдох и приступаем к первой задаче со списком.

Блок 1. Создание элемента

Действия: Для этого воспользуемся кнопкой Создать элемент. В одном и том же списке могут быть разные формы для создания элементов. В нашем случае это «Создать элемент» (форма, которая есть всегда) и «Воздушный шар» (форма которую мы добавили при настройке портала).

Так же присутствует кнопка Создать папку, у вас она может быть неактивной (серой).

Важно. Почему в ленте есть серые неактивные иконки?


Описание задачи 1. Необходимо добавить новый шар в список шаров.

Важно. Мы не рекомендуем создавать папки в списках или библиотеках, т.к. они не обладают необходимой гибкостью. Их нельзя быстро изменить или удалить. Папки препятствуют фильтрации и группировке данных во всем списке или библиотеке, а это мешает искать документы или записи. Один из таких примеров был в главе «Зачем искать, если все уже удобно хранится?»

Рис. 17 Создание элемента


После выбора одного из элементов, под кнопкой Создать элемент откроется Форма создания элемента, в которой необходимо заполнить обязательные поля отмеченные * и нажать Сохранить.

Рис. 18 Форма создания элемента

В ваших списках и формах могут быть различные поля, которых нет на нашей форме. Все зависит от задачи, для которой они были созданы.


Блок 2. Управление элементом

Действия: Найдем в списке шар номер 1237, воспользовавшись фильтрами. Выделим его и нажмем кнопку Изменить элемент, чтобы внести новую информацию. Откроется форма изменения элемента, она похожа на форму создания элемента. Вносим изменения о составе команды и нажимаем кнопку Сохранить. Эти две формы не вызывают никаких проблем, т.к.

все уже привыкли заполнять формы на сайтах.

Рис. 20 Форма изменения элемента

Через форму изменения элемента можно удалить элемент (Задача 4) и вложить файл (об этом будет рассказано позже). Кроме того, доступна проверка орфографии.

Описание задачи 1. Для шара номер 1237 набрали необходимую команду из 5 человек. Необходимо это отметить в списке воздушных шаров.

Рис. 19 Управление элементом


Действия: Отыскиваем в списке шар 1236. Отмечаем его чекбоксом (галочкой) и

нажимаем кнопку Журнал версий. Откроется окно просмотра версий элемента. Кнопка будет активна если в списке включена версионность.

Рис. 21 Журнал версий элемента списка

Действительно, комплектация поменялась – указано время, кто это сделал и какие данные изменил. Если необходимо вернуть предыдущую версию, то нажимаем на дату. Откроется меню как на картинке сверху. Выбираем Восстановить. После этого создастся новая версия с теми данными, которые вы восстановили.

Описание задачи 2. Возникли расхождения в комплектации шара 1236. Обратимся к предыдущей версии комплектации для этого шара.


Действия: Предоставим права для доступа к шару 1237. Нажмем на кнопку Разрешения

элемента. Вы попадете на страницу с настройкой разрешений для элемента. Если она выглядит так же как на рисунке ниже и имеет кнопку Прекратить наследование разрешений, то элемент имеет такие же права как и весь список и делать ничего не нужно.

Если вы хотите настроить уникальные права (или кнопка Прекратить наследование разрешений отсутствует для элемента), то это более сложный случай. Он рассматривается в главе «Управление разрешениями».

».

Описание задачи 3. Шар 1237 готов к полетам. Предоставим другим сотрудникам доступ к нему.


Рис. 22 Разрешения элемента

Действия: Выделяем шар 1238 и нажимаем на кнопку Удалить элемент. Вас спросят

действительно ли вы хотите удалить элемент в корзину сайта. Нажимаем Ок и элемент будет удален из списка.

Другой вариант – нажать кнопку Изменить элемент; просмотреть его данные и прямо на форме изменения элемента нажать кнопку Удалить. Вас так же спросят удалить ли элемент в корзину. Нажимаем Ок и элемент будет удален из списка. Форму изменения элемента можно посмотреть в задаче 1.

Описание задачи 4. Удалим шар 1238.

Важно. Удаленный элемент списка можно восстановить обратно в тот же список со всеми данными в течении 30 дней из корзины сайта, если администратор не установил другое количество дней для хранения.


Блоки 3 и 4. Прикрепить файл и настроить оповещение

Действия: Выделяем элемент. Нажимаем кнопку Вложить файл (кнопка так же может присутствовать на форме изменения элемента). Откроется небольшое окно вложения файла, в котором нажимаем кнопку Выберите файл. Находим у себя на компьютере нужный файл и нажимаем на него. После этого имя файла должно быть написано в окне

вложения файла как на рисунке «вложение файла». После этого нажимаем Ок.

Рис. 24 Вложение файла

К элементу списка можно прикреплять несколько файлов. Для этого повторяем операцию с другими файлами.

Описание задачи 1. Для шара 1239 появились полные характеристики на несколько страниц текста. Нужно их прикрепить к элементу списка.

Важно. Имя файла не должно заканчиваться точкой. Например: Отчет за январь 2013 г. Так как файлы бывают различных типов, то именно точка отделяет его название от типа. Полное имя файла выглядит вот так Отчет за январь 2013 г..docx. На конце docx означает, что это документ Word. Если оставить точку после г, то формат получается уже не docx, а .docx. На такой файл SharePoint может ругаться и не обязательно словами. Уберите точку.

Рис. 23 Вложить файл и настроить оповещение


Как изменится список, если мы вложили файл и где искать вложения?

Взглянем на наш список шаров после того, как мы прикрепили файл к элементу списка:

Рис. 25 Список шаров

Никаких изменений не наблюдается - все как было раньше. Как же понять, что файл мы прикрепили и можно идти пить кофе? Вот несколько мест для поиска вложений:

1. Если вы нажмете Изменить элемент то на форме Изменения элемента в самом низу будет еще одна строка с вложениями этого элемента. Если нажать на файл, то он откроется. Этот файл хранится не у вас на компьютере, а на портале и доступен по этой ссылке.

Рис. 26 Строка вложений в элемент списка

2. Просмотреть вложения можно, нажав Просмотреть элемент, и на форме просмотра элемента. Там будет такая же строка со ссылкой на файл, но без возможности удаления.

3. Если в списке присутствует поле Вложения (оно обозначается скрепкой), то около элементов с вложениями будет нарисована скрепка.

Рис. 27 Вложения в списке


У Вложения есть простая фильтрация: Да, Нет. Чтобы увидеть нажимаем на скрепку. Выбирая один из вариантов, можно просмотреть элементы с вложениями или без них.

Действия: Отмечаем шар 1239 и нажимаем Изменить элемент. Откроется форма

Изменения элемента. Прокручиваем вниз и находим Вложения. Удаляем ненужный файл кнопкой Удалить. Прикрепляем файл как и раньше.

Описание задачи 2. Прикрепили неверный файл с характеристиками для шара 1239. Файл необходимо удалить и заменить на правильный.

Важно. Обратите внимание, что вложения в список - это не возможность складировать документы. Это возможность уточнить или увеличить информацию о записи в списке. Вложение поддерживает только операцию добавления, удаления и просмотра файла. Никаких других действий с ним совершить нельзя. Для хранения документов используйте библиотеки или наборы документов.


Действия: Выделяем шар 1239 и нажимаем Оповестить меня. В выпадающем списке

выбираем Настройка оповещения для этого элемента. Откроется форма создания оповещения (Рис. 28). Вводим название оповещения и пользователей, которым рассылать сообщение. Ваше имя уже будет внесено автоматически. Если поле пользователи не такое большое как на рисунке ниже, значит, у вас нет прав и вы можете настраивать оповещения только для себя. Далее выбираем удобные для вас параметры для оповещения, они показаны на рисунке ниже. Если в вашей компании настроены SMS уведомления, то вы можете получить сообщение и на мобильный. После выбора всех необходимых параметров нажимаем Ок.

Рис. 28 Настройка оповещения

Описание задачи 3. Для шара 1239 другой сотрудник должен прикрепить характеристики. Ждать этого придется долго, а проверять страницу постоянно нам не хочется. Мы хотим, чтобы нам на почту пришло уведомление, когда новые характеристики будут прикреплены.


Действие: Ничего выделять не нужно. Просто нажимаем на кнопку Оповестить меня и выбираем Управление моими оповещениями. Откроется страница, на которой будут перечислены все ваши оповещения . Выделяем шар 1234 и нажимаем Удалить выбранные оповещения.

Рис. 29 Список оповещений

Блок 5. Рабочие процессы (утверждение записи)

Действия: Выделяем шар 1239 и нажимаем кнопку Утвердить или отклонить. Если у вас есть права для утверждения элементов и эта функциональность включена, то кнопка Утвердить или отклонить будет вам доступна. Кнопка открывает форму с несколькими вариантами утверждения: Утвержден, Отклонен или На рассмотрении. Выбираете нужный вариант (можете заполнить Заметки) и нажимаете кнопку Ок.

Описание задачи 4. Удалить уведомление для шара 1234.

Важно. Если вы настроили оповещения, то письма вам будут приходить, пока будет выполняться условие оповещения. Если вы настроили оповещать обо всех изменениях, то, пока изменения будут происходить, вам будут приходить письма. Если вы не хотите больше получать уведомление, то необходимо удалить его.

Описание задачи 1. Необходимо утвердить новую информацию для шара 1239.

Рис. 30 Рабочие процессы


Действия: Выделяем шар 1239 и нажимаем на кнопку Рабочие процессы. После этого

откроется страница со всеми рабочими процессами для этого элемента и их текущим состоянием.

Блок 6. Теги и заметки

Теги и заметки - это социальные функции. Любой элемент на портале, у которого доступны эти возможности, можно отметить и он будет доступен на вашем личном сайте. Личным сайтам посвящена отдельная глава.

Действия: Выделяем элемент и нажимаем Мне нравится, если вам понравился этот элемент. Чтобы пометить тегом Важная информация, так же выделяем элемент и нажимаем Теги и заметки. В открывшемся окне уже есть тег Мне нравится и мы вносим еще один тег Важная инфор-мация. Ранее использованные вами теги будут показаны в Предлагаемых тегах. Если вы не хотите, чтобы другие пользователи видели ваши теги, то отметьте галочкой теги как личные. Для внесения заметок, переключитесь на закладку Доска заметок. После заполнения нажимаем Сохранить.

Рис. 32 Настройка тегов и заметок.

Описание задачи 2. Просмотреть рабочие процессы для шара 1239.

Описание задачи. Отметить элемент списка как Важную информацию и оставить заметку, чтобы быстро найти все важное на Личном сайте.

Рис. 31 Теги и заметки


Работа со всем списком вместе Чтобы работать со всеми элементами списка вместе и настраивать его свойства и

отображение, можно использовать закладку Список на ленте. Все инструменты сгруппированы по функциональным блокам, которые имеют свое название. На рисунке ниже они выделены красным и пронумерованы:

Рис. 33 Закладка Список

Возможно, ваша закладка списка выглядит несколько иначе, например, вот так:

Рис. 34 Уменьшенная закладка Список

Блоки 1 и 2 работают с представлениями.

Представление – настраиваемое отображение данных. Настраивать отображение данных можно при помощи фильтров, группировок или выбором типа представлений (таких как таблица, диаграмма Ганта, календарь или обычное отображение списка). При создании нового представления, фильтры и группировки будут сохраняться, что позволит скрывать ненужные данные.

Изменение вида закладки связано с тем, что у пользователей могут быть экраны разных размеров, поэтому и иконки будут больше или меньше. Но по-прежнему на своих местах и строго по функциональным блокам.


Блоки 1 и 2. Формат представления и таблица (копирование и удаление строк в режиме таблицы, подсчет итогов)

Действия: Чтобы переключиться в табличное представление нажимаем в блоке 1 кнопку Таблица данных. После этого блок 2 станет активным, т.к. он работает только с табличным представлением данных. Для добавления строки нажимаем кнопку Создать строку. В самом низу списка появиться новая строка, отмеченная звездочкой. Выделенная ячейка готова для внесения данных.

Рис. 36 Новая строка

Обратите внимание, что в табличном представлении данных так же доступна сортировка и фильтрация элементов.

Рис. 37 Табличное представление

Описание задачи 1. Показать список таблицей (как в Excel) и добавить строку.

Замечание. Добавлять строки и изменять данные можно только в том случае, если в вашем списке отключено утверждение контента, т.е. кнопка Утвердить или отклонить не активна (Рис. 30). В противном случае, при переключении в табличное представление будет доступен только просмотр данных без возможности изменения.

Рис. 35 Представления


Действия: Чтобы копировать и вставлять записи нажимаем на кнопку Показать область задач из блока 2 (Рис. 35). Справа от таблицы откроется закладка как на рисунке. Выделяем строку 1249 нажатием на серую область слева от списка. При этом появится черная стрелка и строка будет выделена синей рамкой (Рис. 39). Теперь можем нажать кнопку копировать в области задач или Ctrl+C на клавиатуре. Выделяем так же пустую строку ниже (она помечена звездочкой) и нажимаем кнопку вставить в области задач или Ctrl+V на клавиатуре.

На вопрос действительно ли вы хотите вставить данные, нажимаем Yes и, если необходимо, исправляем вставленное. Если на сером фоне слева над * появился предупреждающий красный значок, то обновите список или страницу и повторите

действия. В области задач так же доступны кнопки отмены, расширенной фильтрации и сортировки элементов. Есть возможность работать со списком в Excel и Access.

Действия: Находясь в табличном представлении, выделяем строку и нажимаем Del (Delete) на клавиатуре. Повторяем операцию с любой из строк, которую нужно удалить.

Рис. 39 Выделение строки

Описание задачи 2. Создать копию строки с номером 1249.

Описание задачи 3. Удалить строки

Рис. 38 Область задач


Действия: Для подсчета количества в колонке необходимо нажать на кнопку Показать итоги. Она расположена под кнопкой Показать область задач из блока 2 (Рис. 35). Внизу списка появится новая строка Total (Итого). Под столбцами будет доступна ячейка итогов. Для столбцов, содержащих текст, можно подсчитать количество не пустых ячеек. Для столбцов с цифрами можно просуммировать значения, посчитать их, найти минимальное и максимальное значение и т.д.

Выбираем Count (Количество). В ячейке появится количество элементов в столбце. Эти действия можно применить и к другим колонкам.

Действия: Возможно, что пока мы настраивали и копировали данные, кто-то уже внес новые. Для обновления информации в списке нажимаем кнопку Обновить. Она расположена сразу под кнопкой Показать итоги в блоке 2 (Рис. 35). Появится окно, предупреждающее о том, что идет обновление, и список обновится.

Действия: Нажимаем кнопку Стандартное представление. Все наши данные будут сохранены. Так же, будет сохранен и подсчет количества записей. Мы настроили первое наше представление.

Для отмены подсчета записей вернитесь в представление таблицы и нажмите еще раз на кнопку Показать итоги.

Описание задачи 4. Посчитать количество шаров в списке.

Описание задачи 5. Обновить список.

Описание задачи 6. Вернуться к стандартному представлению списка и убрать итоги.

Рис. 40 Подсчет элементов


Блок 3. Управление представлениями и переход по страницам

Действие: Текущее представление в котором мы находимся – Все элементы. Чтобы перейти в другое, нажимаем на выпадающий список с доступными предсавлениями. Здесь можно выбрать любое удобное представление. Если необходимо вернуться, то повторяем действие и выбираем представление Все элементы.

Действие: Под выбором представлений доступна кнопка перехода по страницам. 1-10 обозначает, что сейчас на странице отображены элементы с 1-10. Для перехода к 11 элементу и далее, нажимаем на стрелочку рядом с 10. В нашем примере настроено отображение по 10 элементов на странице. У вас может быть другое количество элементов.

Описание задачи 1. Переключиться в другое представление.

Описание задачи 2. Перейти на другую страницу списка.

Рис. 41 Управление представлениями


Блок 4. Доступ и отслеживание (ссылки, оповещения, RSS)

Действие: Вы можете скопировать ссылку из адресной строки, но если вы редактируете элемент, то ссылка будет иметь очень длинный и запутанный вид со множестовом символов. Поэтому, чтобы иметь точно правильную ссылку, нажимаем на кнопку Отправить ссылку.

Откроется окно почтовой программы (Outlook), где уже будет прописана ссылка. Вам нужно только заполнить адресата, тему и нажать Отправить.

Действия: Мы уже настраивали оповещения на элемент списка. Оповещения на список настраиваются точно так же. Нажимаем кнопку Оповестить меня. На ленте в выпадающем списке выбираем Установить оповещение для этого списка. Откроется форма создания оповещения (Рис. 28). Вводим название оповещения и пользователей, которым рассылать сообщение. Ваше имя уже будет внесено автоматически. Если поле пользователи не такое большое как на рисунке ниже, значит, у вас нет прав и вы можете настраивать оповещения только для себя.

Далее выбираем удобные для вас параметры для оповещения, они показаны на рисунке ниже. Если в вашей компании настроены SMS уведомления, то вы можете получить сообщение и на мобильный. После выбора всех необходимых параметров нажимаем Ок. Управление оповещениями работает абсолютно так же как это было при работе с элементом списка.

Описание задачи 1. Отправить ссылку на список шаров по почте коллеге или себе.

Описание задачи 2. Оповестить об изменениях в списке. Управление оповещениями.

Рис. 42 Доступ и отслеживание


Действия: RSS-канал так же позволяет получать всю информацию об изменениях в списке, но не в виде отдельных сообщений, а общей лентой. Просматривать RSS-канал можно из почтовой программы или браузера. Чтобы подписаться, нажимаем кнопку RSS-канал. RSS-канал откроется в браузере, отображая элементы списка. Элементы можно сортировать. Нажатие на заголовок в RSS-ленте откроет его на портале.

Рис. 43 RSS-лента

Для RSS-потока браузер отображает кнопку Subscribe to this feed (Подписаться на этот канал). Нажатие на нее откроет окно для добавления канала в закладки браузера.

Рис. 44 Добавление канала в браузер

Нажимаем Subscribe (Подписаться) и канал будет добавлен в ваши каналы.

Описание задачи 3. Подписаться на RSS-канал.


Блок 5. Автономный режим, подключение к Outlook и экспорт данных в Excel, Visio, Access и Project

Действия: Если у вас в компании не стабильный канал интернета или планируются какие-то работы на серверах и в это время сервера должны быть выключены, то вы можете работать с данным в автономном режиме. Это возможно из программ MS SharePoint Workspace и MS Outlook.

1. Для Синхронизации с SharePoint Workspace нажимаем на его значок и регистрируемся, если у вас еще не было учетной записи. После этого программа спросит сделать ли копию списка у вас локально на компьютере; нажимаем Ок. После этого будет произведена синхронизация и список будет доступен в вашем SharePoint Workspace.

2. Для подключения списка к Outlook нажимаем Подключиться к Outlook; подтверждаем что хотим добавить список. После этого он будет доступен в Списках SharePoint в Outlook.

Если вы находились в автономном режиме, то для возврата в обычный режим необходимо синхронизировать ваши изменения со списком на портале. Нажимаем синхронизировать. Иначе ваши изменения будут храниться только у вас на компьютере.

Описание задачи 1. Иметь доступ к данным без интернета.

Рис. 45 Подключение и экспорт


Действия: Возможно, для отчета или для обработки данных вам нужно экспортировать список в одну из программ MS Office. Для этого, находясь в списке, нажимаем кнопку экспорт в Excel или одну из иконок Visio, Access и Project (это иконки справа в блоке «Подключение и экспорт»). После этого данные будут показаны уже в одной из программ MS Office. Возможно, появится окно, спрашивающее вас о настройках. Нажимаем Enable или Ok.

Список воздушных шаров, экспортированный в Excel, выглядит вот так:

Рис. 46 Список воздушных шаров в Excel

Блоки 6 «Настройка списка» и блок 7 «Параметры» выходят за рамки этой книги.

Описание задачи 2. Экспортировать список в программы Excel, Visio, Access и Project.

Важно. Если в вашем списке содержится много данных, то на экспорт потребуется время. Обычно это не более 10 минут. Если вы ждете 15 минут и более, то что-то не так и стоит обратиться в техподдержку.


Типы списков Список – это самое распространенное представление информации в SharePoint.

Поэтому, если вы научились работать со списком, то все остальное будет легко использовать.

Если ваши данные можно записать в столбик, то на портале это будет список. Самые распространенные базовые типы списков SharePoint:

Рис. 47 Типы списков

Пример опроса на SharePoint:

Рис. 48 Вопросы

Рис. 49 Результат опроса

Типы списков отличаются набором полей, относящихся к задаче, которую они решают, и некоторыми особенностями этой задачи. Например, список типа «опрос» умеет показывать результаты в виде графика с процентами.

47 Представления (View)

Представления (View)

Представление (View) – это то, так показаны данные. SharePoint позволяет по-разному показывать одни и те же данные: списком, таблицей, диаграммой или календарем. При этом представление может хранить параметры группировки и сортировки данных.

Создавать или настраивать представление можно с закладки Библиотека или Список:


Нажатие на кнопку Создать представление откроет страницу выбора формата представления:

Рис. 51 Выбор формата представления

Выбираем нужное; вносим название; устанавливаем настройки и нажимаем Ок. Вы можете создать любое из представлений или несколько одинаковых представлений, а затем удалить их. Представление – это только отображение данных. Его изменение или удаление не влияет на сами данные. Представление определяет какие данные и в каком виде показать на экране.

Представления (View) 48

Стандартное представление Стандартное представление показывает данные таблицей, но не позволяет менять

данные прямо в ячейках. Вместо этого придется выделять строку и использовать операции с ленты инструментов. Это ключевое отличие от представления таблицей данных. При этом группу строк в стандартном представлении можно свернуть (сгруппировать), чтобы упростить отображение.

На станице выбора представления выбираем Стандартное представление. Откроется длинная страница создания нового представления. При создании вы можете выбирать любые настройки представления. В дальнейшем их можно будет изменить.

Чтобы отобразить столбцы в представлении, выбираем их галочками. Позицию можно выбрать в выпадающем списке справа:

Рис. 52 Столбцы представления

Допустим, мы хотим отобразить только элементы, созданные или измененные нами и только нами. Для этого в фильтре выбираем столбец «Кем создано», условие равно и в поле под ним вставляем [Я]. Если нужно отфильтровать данные для одного какого-то пользователя, то вводим вместо [Я] его фамилию и имя. Обратите внимание, что фамилию и имя нужно вписать так, как они написаны на портале.


Рис. 53 Настройка фильтров

Можно использовать различные фильтры вместе при помощи союзов: И, ИЛИ. Добавить еще условия для других столбцов можно нажатием на ссылку Другие столбцы.

Помните, мы не рекомендовали использовать папки? Вместо них лучше воспользоваться группировкой:

Рис. 54 Группировка элементов


Вот так выглядит сгруппированный список:

Рис. 55 Сгруппированный список

Иногда требуется ограничить число отображаемых элементов на странице:

Рис. 56 Максимальное число элементов Не забываем внести название представления и нажимаем кнопку Ок. Наше

представление будет создано. Таблица данных

Представление таблицей данных максимально приближено к электронной таблице Excel. Оно позволяет редактировать данные прямо в ячейках; иметь строку итогов и реже обращаться к ленте инструментов. Создание и настройка таблицы данных аналогичны стандартному представлению. Обратите внимание, что в таблице данных нельзя использовать группировки, стили, встроенные правки и некоторые другие возможности.

После внесения названия, настроек и нажатия кнопки Ок, создастся новое представление таблицы данных:

Рис. 57 Представление таблицы данных


Диаграмма Ганта Представление диаграммой Ганта – весьма популярный способ показа данных.

Особенно это характерно для управления проектами. Создание и настройка диаграммы Ганта аналогичны стандартному представлению, за

исключением настройки Столбцов диаграммы Ганта:

Рис. 58 Настройка столбцы диаграммы Ганта

Рис. 59 Отображение списка диаграммой Ганта

Для поддержки примитивного управления проектами используется стандартный тип списка Задачи проекта, который работает через диаграмму Ганта. В нем можно создавать задачи и отслеживать их выполнение на диаграмме Ганта:

Рис. 60 Список Задачи проекта


Представление календаря Данные с жесткой привязкой к дате и времени нагляднее всего отображать на

календаре. Любой список, в котором есть столбец с датой, можно отобразить с помощью представления календаря.

Итак, на станице выбора представления (Рис. 51) выбираем Представление календаря. После этого откроется небольшая страница создания нового представления.

Выбираем интервал времени. Интервал покажет полосу в несколько дней (почти как на диаграмме Ганта) Это может быть удобно, например, чтобы видеть, сколько времени прошло от создания файла до его согласования. Другой пример – длительность отпуска сотрудников в отделе. Начало и конец интервала могут совпадать – это позволит видеть полоску длинной в один день. Это удобно, если нужно отметить событие (создание, добавление записи) или встречу.

Выбираем столбцы, которые нужно отобразить в качестве заголовка:

Рис. 61 Создание представления календарь


Выбираем область по умолчанию (Месяц/Неделя/День) и нажимаем Ок. Теперь можно полюбоваться результатом:

Рис. 62 Представление календаря

В нашем представлении можно видеть, сколько длилась работа по аэростату от даты создания до даты изменения. Если последнее изменение было связано с назначением команды на аэростат, то это представление календаря позволяет отслеживать готовность аэростатов к полету.

Изменить представление Для изменения представления нажимаем Изменить представление; вносим

необходимые изменения и нажимаем Ок.


Библиотека документов (Document Library) 54

Библиотека документов (Document Library)

Библиотека документов (Document Library) – это тоже вид коробки для игрушек (помните наше шутливое определение портала?). Библиотека может быть на сайте или на портале. Отличие заключается в том, что в нее можно складывать только файлы: презентации, договора, шаблоны, фотографии и любые другие типы файлов. Преимущество библиотеки в том, что она предоставляет инструменты для работы с файлами, а не просто их хранение.

Посмотрим, что же наша выдуманная компания BlueBalloon хранит в библиотеке:

Рис. 64 Библиотека «Заявки на покупку»

Отличая списка от библиотеки Рассмотрим «Список воздушных шаров», с которым мы уже работали и библиотеку

«Заявки на закупку». В SharePoint 2010 они выглядят так:

Рис. 65 Отличие списка от библиотеки

55 Библиотека документов (Document Library)

Столбец слева тип файла в библиотеке и вложения в списке – специально отмечены

цветом. Это единственное отличие, которое можно заметить, войдя в список или библиотеку. Эти поля легко скрыть из представления, тогда разница пропадет совсем.

В чем же заключаются отличая и как сориентироваться?

1. Для списка основное – это данные и все действия совершаются именно с ними. 2. Для библиотеки основное – это файл. Других данных может не быть или это

будет дополнительная информация. В библиотеке работать можно как с файлом, так и с дополнительной информацией – полями, а также со всеми файлами вместе.

Самый простой способ увидеть, где вы находитесь – посмотреть на ленту инструментов:

Рис. 66 Лента инструментов для библиотеки и списка


Поиск файла в библиотеке Поиск файлов аналогичен поиску элемента в списке. Те, кто уже разобрался с этим,

могут пропустить эту часть главы.

Библиотеки в SharePoint могут хранить несколько тысяч файлов. Эти файлы не войдут на один экран, поэтому SharePoint разобьет их на несколько страниц. Каким же образом найти нужный файл в библиотеке?

Сортировка

Посмотрим на заголовок столбцов в списке. Если подвести курсор к заголовку столбца «Класс аэростата», то он станет серым и справа появится черный треугольник, направленный вниз. На него нужно нажать, чтобы появилось выпадающее меню. Первые 2 пункта – это сортировка. Выбираем ту, которая интересна. Таким образом, мы отсортировали список по алфавиту. Но все же не хочется просматривать записи, а хочется знать наверняка. Для этого переходим к фильтрам.

Фильтрация

Фильтры – это абсолютно тот же механизм что и фильтры в Excel. Давайте отфильтруем заказы от Соловьева Ильи Ивановича. Наводим на заголовок столбца «Покупатель» и вызываем выпадающее меню, как это делали при сортировке. Выбираем Соловьев Илья Иванович.

Рис. 68 Отфильтрованный список по «Покупателю»

Описание задачи. Необходимо найти все заказы от Соловьева Ильи Ивановича на покупку шаров класса AX-7.

Рис. 67 Поле "Класс аэростата"


После установки фильтра, рядом с заголовком столбца «Покупатель» появился значок фильтра. Фильтр можно изменить или удалить, нажав Очистить фильтр в выпадающем меню (рисунок слева).

На рисунке так же видно, что текущий покупатель Соловьев Илья Иванович (он отмечен галочкой).

Важно. Фильтры и сортировки сбросятся, если закрыть страницу или перейти по любой ссылке. Вы сможете вновь их установить, когда вернетесь. Если вы хотите сохранить фильтры и сортировки для постоянного использования, то используйте личные представления. Подробнее о представлениях в главах «Работа со всем списком вместе» и «Представления».

Рис. 69 Очистка фильтра


Использование шаблона документа Шаблон заявки на покупку воздушных шаров открытый в Word выглядит вот так:

Рис. 70 Шаблон заявки на покупку воздушных шаров

Этот шаблон был создан в MS Word и загружен как шаблон документа в библиотеку. Такие шаблоны часто встречаются и могут быть созданы без кодирования. К сожалению, создание подобных шаблонов далеко за рамками нашей книги. Обратитесь в техподдержку вашей компании, если вам нравится подобный формат, но его нет на портале компании.

Элемент библиотеки как и элемент списка имеет поля с данными. Если открыть шаблон, то поля библиотеки отображаются в самом верху окна в MS Word. Если их заполнить, данные автоматически отобразятся и в файле.

Описание примера: Так как компания занимается продажей воздушных шаров, то ей необходимо регистрировать все поступившие заявки на покупку шаров. Для этого был разработан специальный бланк, в который включены все необходимые поля.


В нашем примере достаточно ввести номер заявки, сумму заказа и выбрать значения из выпадающих списков. Клик по кнопке Сохранить автоматически отправит данные и подготовленный файл в библиотеку на портале.

Есть лишь один непростой момент при работе с шаблоном – как добавить значения в выпадающие списки шаблона. Обычно данные для выпадающих списков хранятся в отдельных списках на портале, где их можно изменять и добавлять. Рассмотрим несколько примеров как могут быть организованы шаблоны в библиотеке.

Пример 1. Внешние данные в библиотеке и их использование в шаблоне документа

Ниже проиллюстрирован пример заявки на покупку (с Рис. 70). Выпадающие списки в шаблоне – это поля библиотеки. Эти поля подключены из других списков.

Рис. 71 Внешние данные в шаблоне документа

Как вы можете видеть, библиотека может использовать одно поле или несколько полей из другого списка наравне со своими собственными. Если вы заполняете такой шаблон и в выпадающем списке нет нужного значения, то не нужно ничего придумывать. Нужно добавить значение в список, из которого эти данные берутся, и тогда они автоматически покажутся в выпадающем списке в шаблоне.


Пример 2. Собственные поля библиотеки и как они используются в шаблоне документа

Рис. 72 Поля библиотеки в шаблоне документа

Если библиотека использует только собственные поля, то никаких внешних подключений полей из других списков нет. Это не значит, что у вас не будет выпадающих списков. Они тоже могут присутствовать, но и изменять их нужно уже в самой библиотеке. Это можно сделать через настройки библиотеки.

Для чего делать подключение полей в списки или библиотеки?

Чтобы избежать дублирования данных и поддерживать их в актуальном состоянии! Намного удобней иметь один актуальный список воздушных шаров и использовать его, чем иметь несколько распечаток или файлов, которые нужно постоянно поддерживать в актуальном состоянии. Если данные будут созданы на основе не актуального файла, то это приведет к проблемам в бизнесе. Представьте списанный шар, который назначили на полет…


Пример 3. Шаблон файла не использует поля библиотеки или в библиотеке нет шаблона документа.

Рис. 73 Шаблон файла без подстановки полей

Пример 3 – самый распространенный вариант в компаниях, т.к. редко кто знает о существовании первых двух возможностей. В этом примере библиотека не содержит полей из внешних источников (таких как списки). Шаблон файла не использует поля библиотеки, а значит не отправляет дополнительную информацию в библиотеку.

Важно. Во всех трех случаях возможна загрузка файла с компьютера без использования шаблона. Если настроены обязательные поля, то их нужно будет заполнить во время загрузки файла в библиотеку.


Инструменты для работы с библиотекой Посмотрим, какие инструменты для работы с библиотекой и файлом есть на ленте:

Рис. 74 Инструменты для работы с библиотекой

1. Действия сайта – инструменты, доступные администратору сайта. Их у вас может не

быть. Это инструменты для продвинутых пользователей. Они выходят за рамки этой книги.

2. Кнопка перейти вверх – иконка папки со стрелкой вверх. Очень напоминает навигацию на компьютере. Необходима чтобы ориентироваться по сайту и переходить с нижних уровней на верхние.

3. Обзор. Нажатие этой кнопки скрывает ленту инструментов и показывает навигацию. 4. Работа с библиотекой. В этом меню доступны 2 закладки: документы и библиотека.

Для изменения файлов или информации о файле пользуемся закладкой Документы. Чтобы совершать действия со всеми файлами библиотеки (например, оправить ссылку на библиотеку или предоставить права), пользуемся закладкой Библиотека.

Работа с документом Закладка Документы. Все инструменты сгруппированы по функциональным блокам,

которые имеют свое название. На рисунке ниже они выделены красным и пронумерованы.

Рис. 75 Закладка Документы

Если вы не уверены, как работает тот или иной инструмент на портале, то сверьтесь с описанием далее, ориентируясь по номеру блока. Все номера блоков и их названия можно найти в оглавлении книги. Мы будем описывать доступные активные действия.

1


Делаем вдох и выдох и приступаем к первой задаче с документами.

Блок 1. Создание

Рис. 76 Блок создание

Действия: Есть два варианта создания заявки по шаблону:

Первый случай самый распространенный. На портале в каком-то таинственном месте хранятся все доступные шаблоны компании. Сотрудник находит шаблон, скачивает его и заполняет на своем компьютере. После этого, входит в библиотеку на портале и нажимает кнопку Отправить документ. Откроется окошко выбора файла. Нажимаем Browse (Обзор), выбираем файл у себя на компьютере для загрузки в библиотеку и нажимаем Ok. После этого файл будет размещен на портале. При размещении файла нужно заполнить обязательные поля (отмеченные звездочкой *) и другие поля и нажать кнопку Сохранить. Если обязательных полей нет и вам не нужно заполнять другие поля, то можно сразу нажать Сохранить.

Важно. Почему в ленте есть серые неактивные иконки?


Описание задачи 1. Добавить новый документ по шаблону «Заявки на покупку» в библиотеку «Заявки на покупку».


Рис. 77 Заполнение полей при отправке документа

Здесь появляется новая для нас кнопка Вернуть с зеленой стрелкой. Эта очень важная кнопка, но о ней мы поговорим чуть позже при описании второго блока с закладки Документы.

После нажатия Сохранить вы сразу же попадете в библиотеку где будет ваш документ:


Второй случай. Этот случай встречается реже, но, освоив его, работать с библиотекой станет проще. В этом случае шаблон открывается прямо с портала и сохраняет данные сразу в библиотеку. Для создания заявки на покупку по шаблону, нажимаем кнопку Создать документ (Рис. 76). В открывшемся меню будут доступны различные варианты шаблонов. Их может быть несколько и они могут кардинально отличаться. Нажав на шаблон, появится всплывающее окошко с предупреждением, что шаблон будет открыт для создания документа. Нажимаем Ок.


У нас шаблон сделан в MS Word поэтому он открылся в MS Word:

Рис. 79 Шаблон файла заявки на закупку

Заполняем поля сверху или в самом шаблоне. Нажимаем кнопку Сохранить в программе MS Word. После ввода имени файла будет показана библиотека на портале (а не папка на вашем компьютере). Водим название и нажимаем Save (Сохранить). Наш файл сразу же попадет в библиотеку «Заявки на закупку».

Действия: На компьютере есть 3 готовые заявки, которые нужно положить в библиотеку. Это заявки 115-96, 115-97, 115-98. Заходим в библиотеку, нажимаем выпадающее меню кнопки Отправить документ (Рис. 76) и выбираем Отправить несколько документов. В открывшееся окно можно напрямую перетащить несколько файлов с компьютера или нажать Browse for files instead (Просмотреть файлы).

Описание задачи 2. Отправить несколько файлов в библиотеку «Заявки на покупку».


Выбранные файлы появятся в окне загрузки документов:

Рис. 80 Окно загрузки нескольких документов

В окне показано количество файлов и их общий размер. Кнопкой Remove (Отмена) можно отменить загрузку любого файла.

Файлы выбраны, размер проверен – можно их загрузить с помощью кнопки Ок. Страницу не закрываем до завершения загрузки. После того, как все файлы загружены, нажимаем Done (Завершить). И мы снова окажемся в библиотеке:

Важно. Размер каждого файла, загружаемого на SharePoint не должен превышать 28 МБ. Это значение установлено по умолчанию для любых типов файлов. Если вам нужно его увеличить, то обратитесь в техническую поддержку компании.


Рис. 81 Несколько заявок добавлены в библиотеку

На рисунке видно, что файлы добавлены, но столбики с дополнительной информацией пусты. Обратите внимание, что не было и всплывающего окна с просьбой их заполнить. Вместо этого, рядом с файлами появился зеленый значок со стрелкой. Это говорит о том, что файл извлечен. Давайте посмотрим, что это значит.

Блоки 2 и 3. Открытие и извлечение. Управление документом

Рис. 82 Блок 2 и 3

Что же такое извлечение документа и зачем это нужно?

Когда несколько человек работают с файлом, то все изменения нужно сохранить. Обычно сотрудники копируют файл и сохраняют его на компьютере с новым именем. Получается что-то вроде: файл1, файл1.1, файл1.2, файл1.последний. SharePoint позволяет не копировать файл каждый раз, но при этом сохраняет все изменения и версии. Чтобы это стало возможным, файл должен редактировать только один сотрудник за раз (извлечение), а потом сохранять (возврат).

Извлечение – это когда документ берут из библиотеки. Когда правки сделаны, документ возвращают в библиотеку.


Извлеченный документ помечается зеленым квадратиком со стрелкой . Если документ извлечен, то это значит, что он кем-то редактируется. Такой документ доступен только тому, кто его извлек. Для остальных сотрудников файл будет недоступен. Редактор может совершать с ним все действия как с обычным файлом, но другие сотрудники этих действий не увидят. Если вам нужно поработать с файлом, не создавая при этом лишних копий, то вы можете его извлечь и потом вернуть уже новую версию, чтобы она была видна другим.

Что происходит с извлеченным файлом?

Если файл был загружен впервые и он извлечен, то другие сотрудники его не увидят. Если файл уже существовал на сервере, и вы начали его изменять, то он станет извлеченным. В этом случае сотрудники будут видеть старую версию с той информацией, которая была в файле до начала его изменения. Файл никуда не скрывается и не пропадает с сервера. В библиотеке будет доступна последняя опубликованная версии этого файла.

Важно. Вы загрузили файл в библиотеку, но его не видят другие пользователи. Если поля тип файла нет, то как узнать что файл доступен другим пользователям? Это самая частая проблема с файлами, даже если поле тип файла присутствует. Сотрудники часто не знают, что есть состояние извлечения и не обращают

внимания на зеленую стрелку у значка . Что же делать?

1. Смотрим, нет ли у типа файла зеленого значка. 2. Если поле типа файла отсутствует, выделяем файл и смотрим на ленту. В блоке «Открытие и извлечение» кнопка Извлечь должна быть активной.

3. Если нет ленты инструментов и поле тип файла тоже отсутствует, то наводим курсор на имя файла и рядом с ним появится черный треугольник, как на рисунке. Нажимаем на него и смотрим пункты меню про извлечение. Если кнопки Извлечь нет как на рисунке, значит файл извлечен и виден только вам.

Рис. 83 Свойства файла


Рис. 84 Извлеченный файл 115-98

Действия: Выделяем файл 115-98 и нажимаем кнопку Вернуть на ленте инструментов в блоке «Открытие и извлечение» (Рис. 82). Открывается окошко с предупреждением: «Перед возвратом этого документа необходимо заполнить все обязательные свойства». Как следует из сообщения, мы не заполнили обязательные поля. Закрываем окно. Еще раз выделяем файл и нажимаем кнопку Изменить свойства из блока «Управление» (Рис. 82). Откроется окно с дополнительной информацией к файлу (мы уже видели такое окно на Рис. 77). Заполняем поля и нажимаем Сохранить.

Снова выделяем файл и нажимаем Вернуть. Появится окошко с вопросом какую версию мы хотим сохранить:

Рис. 85 Окно возврата файла

Можете выбрать любую версию, какая вам понравится. Мы выберем Вспомогательную версию (черновик). Можете ничего не менять и нажать Ок.

Рис. 86 Возвращенный (опубликованный) файла 115-97

Описание задачи 1. Вернуть извлеченный файл 115-98 в библиотеку и заполнить дополнительные поля.


Теперь файл вернули в библиотеку и он доступен другим сотрудникам. Он содержит все обязательные поля. Чтобы вернуть другие файлы нужно повторить действия с каждым из них отдельно, если не заполнены поля. Если поля заполнены, то можно выделить несколько файлов и нажать Вернуть.

Ответ: Вернуть файл может только тот, кто его извлек, независимо от прав. Поэтому, если возникла ситуация, когда файл извлечен, нам нужно внести изменения, а сотрудник недоступен, то придется затереть его изменения. Нажимаем кнопку Отменить извлечение. После этого файл вернется в библиотеку и будет доступен для изменения или извлечения. Изменения, которые внес другой пользователь, но не опубликовал, будут утрачены.

Действия: Выделяем файл и нажимаем кнопку на ленте Изменить документ. Если файл не был извлечен, то появится окно с вопросом «Для внесения изменений необходимо сначала извлечь этот элемент. Извлечь этот элемент сейчас?». Нажимаем Ок. Либо может появится вот такое окошко:

Рис. 87 Предупреждение об использование локальной папки

Окошко так же спрашивает извлечь ли файл. Не ставим галочку использовать локальную папку и нажимаем Ок. Откроется файл и его можно будет редактировать. Когда редактирование будет завершено, нажимаем Сохранить или Ctrl+S и закрываем документ.

Вопрос. Чем отличаются кнопки Вернуть и Отменить извлечение?

Описание задачи 2. Как изменить документ не сохраняя файл на компьютер?


При закрытии появится еще одно окно предупреждения:

Рис. 88 Предупреждение о необходимости возврата файла после сохранения изменений

Это предупреждение о том, что нужно вернуть документ на сервер, чтобы другие могли видеть ваши изменения.

Если вы нажмете No, то файл останется извлеченным и изменения будут видены только вам. Его можно будет вернуть, если это потребуется.

Если вы нажмете Yes, то появится еще одно окно с вопросом, какой номер версии присвоить файлу:

Рис. 89 Выбор номера версии для файла

Разницы между черновиком и основной версией нет. При возврате изменения всегда будут видны другим сотрудникам. Мы выбрали версию draft и нажали Ok. После этого файл сохранился на сервер и перестал быть извлеченным.

Рис. 90 Опубликованный файл в библиотеке документов


Действия: Просмотреть свойства, Изменить свойства, Удалить документ, Разрешения документа – все эти инструменты работают абсолютно так же как и при работе со списком. С ними можно ознакомиться в главе «Блок 2. Управление элементом» Если вам необходимо восстановить предыдущую версию файла или просмотреть ее, то выделяем файл и нажимаем Журнал версий (кнопка отмечена на рисунке слева).

Рис. 92 Журнал версий файла

В журнале версий показана служебная информация файла и его состояние. Изменения, внесенные в файл, здесь не отражаются. Если вы хотите просмотреть версию файла, то нажимаем на дату этой версии. Откроется файл с выбранной версией. Чтобы ее восстановить, нажимаем на дату и в меню выбираем Восстановить.

Описание задачи 3. Работа с блоком «Управление», а так же восстановление предыдущей версии файла.

Рис. 91 Управление


Блок 6. Рабочие процессы, публикация и утверждение файла

Не случайно блок «Рабочие процессы» будет рассмотрен раньше других, т.к. он очень тесно связан с Извлечением и Возвратом документов.

Действия: После того, как работа с файлом завершена, можно быстро вернуть файл и сохранить все изменения с помощью кнопки Опубликовать. После нажатия на кнопку Опубликовать откроется окно для внесения заметок к версии. Вносим заметки и нажимаем Ок.

Утверждение документов – необходимый элемент совместной работы в компании. SharePoint поддерживает утверждение и отклонение документов для всех библиотек. Если вам нужен такой функционал, попросите техническую поддержку включить его в настройках библиотеки.

Действия: Если в библиотеке включено утверждение контента, то после публикации файла его необходимо Утвердить или Отклонить. Кнопки Утвердить и Отклонить будут доступны для любого файла, если он опубликован. Выделяем опубликованный файл и нажимаем Утвердить. Откроется окно Утвердить или отклонить (рисунок ниже), в котором выбираем нужный параметр и нажимаем Ok.

Описание задачи 1. Опубликовать файл.

Описание задачи 2. Утвердить или отклонить документ.

Рис. 94 Утверждение документа

Рис. 93 Рабочие процессы


Рис. 95 Утвердить или отклонить файл

Действия: Если вы утвердили файл по ошибке и хотите отменить публикацию, то выделяем файл и нажимаем Отменить публикацию. Появится окно с вопросом, действительно ли вы хотите отменить? Нажимаем Ok. Файл вернется создавшему его пользователю.

Описание задачи 3. Отклонить документ

Рис. 96 Отмена публикации


Действия: Если для файла или библиотеки настроен рабочий процесс, то просмотреть его шаги можно, выделив файл и нажав на кнопку Рабочие процессы. Выбрав нужный рабочий процесс, можно просмотреть на какой он стадии выполнения:

Рис. 97 Визуализация рабочего процесса в MS Vis io

В нашем варианте очень простой рабочий процесс, но и здесь показано где начало, конец, на какой стадии процесс и кто его задерживает. Ниже показаны задачи рабочего процесса и журнал рабочего процесса:

Рис. 98 Процесс выполнения рабочего процесса

Описание задачи 4. Работа с рабочими процессами


При помощи MS Visio и программ для разработки можно стоить сложные рабочие процессы: с ветвлением; множеством различных действий; разными исполнителями. Процесс можно нарисовать в MS Visio, используя те же элементы, что и на картинке выше. Это позволит представителям бизнеса проще донести до разработчиков все необходимые стадии рабочего процесса и что в них необходимо совершать.

Блок 4. Доступ и отслеживание

Доступ и отслеживание изменений с файлом настраивается абсолютно так же, как и при работе со списком (глава «Блоки 3 и 4. Прикрепить файл и настроить оповещение»).

Блок 5. Копии

Действия: Выделяем файл и нажимаем Загрузить копию. После этого появится строка загрузки. Она будет различной в зависимости от используемого вами браузера. В Internet Explorer 9 она будет выглядеть как на рисунке ниже. Нажимаем на Save; выбираем Save as и указываем, куда сохранить файл и еще раз нажимаем Save. После этого файл будет сохранен к вам на компьютер.

Рис. 101 Строка загрузки файла Internet Explorer 9

Описание задачи 1. Сохранить копию файла на компьютер.

Рис. 99 Доступ и отслеживание

Рис. 100 Копии


Действия: Не всегда удобно ради одного файла ходить в другую библиотеку. Поэтому есть другой путь. У вас уже есть файл с отчетом. Он хранится в вашей библиотеке «Мои отчеты». Для того, чтобы передать его боссу, сохраним копию файла у него в библиотеке «Все отчеты», но сделаем это через интерфейс SharePoint.

1 способ. Выделяем файл и нажимаем Отправить. Далее выбираем Другое расположение. Откроется окно, в котором нужно указать путь до библиотеки или папки.

Описание задачи 2. Скопировать файл в другую библиотеку и поддерживать копию в актуальном состоянии. Например, ваш босс собирает отчеты о выполнении работ. Его не интересует, что вы для этого используете и что еще хранится у вас в библиотеке. Ему важно иметь отчет к определенной дате. Возникает вопрос, хранить ли все отчеты в библиотеке «Все отчеты» у босса или же иметь свою библиотеку «Мои отчеты» и пересылать файл по почте? Ни один из вариантов не выглядит удобно.

Важно. Почему просто не скопировать файл на компьютер и не загрузить его копию в другую библиотеку?

Потому, что тогда вам придется повторять это действие каждый раз при изменении информации в файле. Этого можно избежать, воспользовавшись механизмом SharePoint Отправить в Другое расположение. Вы сможете обновлять все копии файла несколькими кликами мышки и избежать копирования и перемещения файлов.

Описание задачи 2. Как сохранить копию файла в другом расположении

Рис. 102 Кнопка Отправить


В нашем примере библиотека, в которую мы копируем, расположена по адресу https://bballoon.com/Boss/. При вставке адреса можно проверить правильно ли вы ввели адрес, нажав ссылку Проверить адрес. Если адрес указан верно, то отроется новое окно с указанным адресом.

Рис. 103 Копирование файла

Как скопировать адрес библиотеки или где его найти?

Адрес библиотеки в браузере выглядит вот так: http://имя_сервера/имя_сайта/имя_библиотеки/имя_папки. Конечно же, он будет указан не русскими буквами и, возможно, со странными символами. Чтобы получить правильный адрес можно перейти в нужную библиотеку; открыть на ленте закладку «Библиотека» и в блоке «Доступ и отслеживание» нажать Отправить ссылку. После этого откроется новое письмо, где и будет указана правильная ссылка для этой библиотеки.

https://bballoon.com/Boss/

http://%D0%B8%D0%BC%D1%8F_%D1%81%D0%B5%D1%80%D0%B2%D0%B5%D1%80%D0%B0/%D0%B8%D0%BC%D1%8F_%D1%81%D0%B0%D0%B9%D1%82%D0%B0/%D0%B8%D0%BC%D1%8F_%D0%B1%D0%B8%D0%B1%D0%BB%D0%B8%D0%BE%D1%82%D0%B5%D0%BA%D0%B8/%D0%B8%D0%BC%D1%8F_%D0%BF%D0%B0%D0%BF%D0%BA%D0%B8


В окне копирования файла, можно указать «Предлагать автору отправить обновления при возврате документа». Это для того, чтобы вы не забыли обновить копию, если измените файл. Выбираем Да и нажимаем Ok.

После нажатия Ок появится окно, в котором будет указано, какой файл откуда и куда будет копироваться. Нажимаем Ok если пути указаны верно. Результат копирования файла будет на экране. После этого нажимаем Done. Если перейти в библиотеку «Boss», то можно увидеть копию нашего файла. Если же выделить исходный файл и нажать Отправить, то в меню появится дополнительный пункт Существующие копии.

2 способ. Выделяем файл и нажимаем на ленте Управление копиями. Откроется окно управления копиями. В нем будет доступно Создание копии. После нажатия на эту ссылку, будут доступны те же действия что и в 1 способе.

Действия: 1 способ. Выделяем файл и нажимаем Отправить, затем Существующие копии. После этого появится список всех копий файла. Можете выбрать любые или указать все и нажать Ok. Откроется окно копирования. Нажимаем Ok, дожидаемся копирования и

нажимаем Done. Обновление всех копий этого файла завершено!

Описание задачи 3. Обновить созданные копии файла.


Важно. В библиотеке босса «Все отчеты» у вас должно быть разрешение "Участие", иначе скопировать файл не удастся.



2 способ. Выделяем файл и нажимаем Управление копиями. Откроется окно

Управления копиями, где при нажатии на Обновление копий можно сделать те же самые действия, что и в 1 способе.

Рис. 106 Управление копиями

Рис. 107 Публикация файла

Обратите внимание: В окно публикации файла, при использовании копий файлов, добавляется дополнительное поле «Обновление копий» (рисунок ниже).


Действие: Выделяем файл и нажимаем Управление копиями. Откроется окно «Управления копиями» (Рис. 106). В нем показаны копии, для которых запрашиваются и не запрашиваются уведомления. Изменить это можно, нажав на кнопку Изменить рядом с копией. Откроется окно «Изменения копии» как на рисунке ниже. Через него можно изменить название копии файла, адрес копии, обновлять или нет эту копию.

Примечательна кнопка «Удалить ссылку». Она разрывает связь между исходным файлом и копией. После этого, они станут независимы друг от друга.

Рис. 109 Изменение копии

После внесения изменений нажимаем Ok.

Описание задачи 4. Изменить настройки копии файла или ее расположение.



Действия: Выделяем копию файла. Кнопка «Перейти к источнику» в блоке «Копии» станет активной. Даже если связь с источником была разорвана, то кнопка все равно станет активной. При нажатии на кнопку, откроется окно просмотра файла, который был источником копии.

Рис. 110 Просмотр файла источника

Ссылка 115-91 в поле Имя откроет сам исходный файл.

Важно. Если изменить имя файла в окне «Изменение копии», то, после обновления копии, создастся файл с новым именем. Старая копия файла так же останется в библиотеке, но не будет связана с оригинальным файлом.

Важно. Для удаления связи копии с оригиналом нажимаем «Удалить ссылку» в окне «Изменение копии». Эта копия файла пропадет из копий файла и будет самостоятельным файлом.

Описание задачи 5. Как найти оригинал файла, если удалили ссылку на копию?


Действие: Если вам необходима большая активность при работе с файлом: ставить задачи, создать рабочую команду, использовать дополнительную информацию для работы, то все это можно делать на отдельном сайте. Такой сайт для работы называется «Рабочей

областью». Для того, чтобы создать такую область, выделяем файл и нажимаем Отправить; далее Создать рабочую область для документов. После этого в новом окне нажимаем Ок. Будет создан новый сайт там же где расположена библиотека, в которой лежит файл. Сайт рабочей области для документов выглядит вот так:

Рис. 112 Рабочая область для документа

Описание задачи 6. Создать отдельную рабочую область для работы над файлом.

Рабочая область – это просто отдельный сайт. Он не предлагает ничего кроме стандартных инструментов работы для команды. Документ, для которого создавалась рабочая область, будет скопирован, но не будет связан с исходным файлом. Нельзя будет сделать обновление копии.



Если вам нужна копия документа, которую можно обновлять, то, после создания рабочей области для документов, можно добавить в область еще одну копию (как это делали во второй задаче).

Блок 7. Теги и заметки Теги и заметки в библиотеке работают абсолютно так же, как и при работе со списком (Раздел «Блок 6. Теги и заметки» из главы «Список (List)»).


Работа со всей Библиотекой вместе Чтобы работать со свойствами и отображениями библиотеки можно использовать

закладку «Библиотека» на ленте. Все инструменты сгруппированы по функциональным блокам, которые имеют свое название. На рисунке ниже они выделены красным и пронумерованы:

Рис. 113 Закладка Библиотека

Так же, как и для списка, возможно упрощенное отображение ленты:

Рис. 114 Упрощенное представление ленты инструментов для библиотеки

Блоки с 1 по 4. Работа с представлениями. Доступ и отслеживание

Все действия, связанные с представлением документов в библиотеке, работают так же, как это было при работе со списком. Мы не будем дублировать эту информацию. Прочитайте главы «Работа со всем списком вместе» и «Представления (View)».


Блок 5. Подключение библиотеки к MS Office и экспорт в MS Excel

Действия: Чтобы получить список файлов библиотеки в MS Excel нужно нажать на кнопку Экспорт в MS Excel. Вас спросят, хотите ли вы открыть файл или сразу его сохранить.

Если выбрать Открыть, то в программе MS Excel будет показан список документов библиотеки. Может так же присутствовать служебная информация в виде

дополнительных колонок. Информацию в MS Excel можно менять (редактировать или удалять столбцы) и это не отразится на данных в библиотеке.

Рис. 116 Экспорт списка файлов из библиотеки

Описание задачи 1. Экспортировать список файлов в MS Excel.

Рис. 115 Подключение и экспорт


Действия: Библиотека, как и папка на компьютере, хранит в себе файлы, поэтому их

можно открыть в обычном проводнике. Нажмем кнопку Открыть в проводнике .

Рис. 117 Файлы библиотеки открытые в проводнике

Кнопка Открыть в проводнике может быть не активна в браузерах альтернативных Internet Explorer.

Блок 6 «Настройка библиотеки» и блок 7 «Параметры библиотеки» выходят за рамки этой книги.

Описание задачи 2. Открыть файлы библиотеки в проводнике.


Типы библиотек Файлы разных типов (картинки, презентации, договора) в SharePoint хранятся в

библиотеках. В зависимости от типа файлов, библиотеки так же могут быть различных типов. Научившись работать с одним типом библиотеки, без труда можно работать и с другими. Самые распространенные базовые типы библиотек SharePoint:

Рис. 118 Типы библиотек

Например, заполненная библиотека рисунков будет выглядеть так:

Рис. 119 Библиотека рисунков

Типы библиотек отличаются набором полей и некоторыми особенностями, в зависимости от задачи, которую они решают. Например, библиотека рисунков покажет эскизы картинок.

89 Набор документов (Document Set)

Набор документов (Document Set)

Сейчас мы покажем маленькое ИТишное чудо. Именно за этот функционал и стоит платить деньги при покупке SharePoint 2010. Т.к. именно его не хватало в предыдущих версиях. Что же такое набор документов?

Набор документов (Document Set) – набор или пакет документов. Лучшего определения не подобрать. Набор документов часто используется в реальной жизни: например, пакет документов для регистрации компании, нового сотрудника, поставщика; набор документов для открытия счета в банке. Что может набор документов SharePoint:

• Группировать несколько документов в библиотеке, наподобие усовершенствованной папки;

• Автоматически создавать пакет документов с любым количеством файлов или шаблонов файлов;

• Добавлять новые документы в созданный пакет документов; • Обычные средства для работы с документами, как в библиотеке; • Назначать права на весь пакет документов; • Создавать уникальные страницы для каждого набора документов, если это

необходимо; • Хранить множество пакетов документов в одной библиотеке; • Следить за версионностью всего пакета документов одновременно; • Записать новую версию пакета документов в любое время, а не только при

изменении файла; • Набору документов автоматически присваивается уникальный штрих код и

идентификатор; • Назначать рабочие процессы (утверждение, согласование и любые другие) на

весь пакет документов.

Вероятно, в вашей компании найдется множество вариантов, когда нужен набор документов. Например, карточка сотрудника: трудовой договор, анкета, грамоты, заслуги, отпуска, больничные…

Набор документов (Document Set) 90

Рассмотрим пример набора документов в компании BlueBalloon.

Решить задачу помогут наборы документов. Для нового поставщика нам необходим вот такой набор различных документов:

Рис. 120 Набор документов для нового поставщика

Мы не будем описывать как создать шаблон набора документов с нуля. Лишь продемонстрируем, как просто можно загрузить файлы и шаблоны при настройке шаблона набора документов:

Рис. 121 Добавление шаблонов в набор документов

Как только шаблон набора документов настроен, можно работать с поставщиками и создавать наборы на основе этого шаблона в один клик (этому посвящена следующая задача).

Задача. При добавлении нового поставщика воздушных шаров нужно автоматически подготовить пакет стандартных договоров и соглашений. Все документы должны быть с символикой компании. После подписания, все дальнейшие документы от поставщика нужно хранить в выделенном месте с ограниченным доступом для разных сотрудников.


Еще раз напомним, что все описанное в книге было создано просто кликая по настройкам портала. Никакого программирования не использовалось и никакие дополнительные, разработанные кем-то, компоненты на портал не устанавливались.

Действия: Заходим в библиотеку Поставщики воздушных шаров. Нажимаем кнопку Создать документ как в обычной библиотеке. Значок набора документов выглядит как папки с файлами. Мы создали свой шаблон набора документов для поставщика шаров, поэтому рядом с иконкой на картинке вы видите название и описание этого набора документов. После нажатия на «Новый поставщик шаров» откроется окно создания:

Рис. 123 Новый набор документов

Описание задачи 1. Добавить новый набор документов в библиотеке.

Рис. 122 Добавление набора документов


По желанию, в окне создания могут присутствовать любые другие поля, а не только имена и описания. Нажимаем Ок и новый набор документов будет создан.

Рис. 124 Страница набора документов

Набор документов является частью библиотеки. Как видите, мы в один клик создали целый набор документов. При этом у нас есть все необходимые файлы. Каждому файлу автоматически присвоен идентификатор, по которому его можно будет найти.

Название файла содержит имя набора документов, которое было добавлено автоматически. Возможность дописывать имя набора документа к файлу можно отключить в настройках шаблона набора документов.


После нажатия на ссылку «Просмотр всех свойств» (сразу под именем и описанием набора документов) откроется окно просмотра, в котором мы увидим все поля этого набора.

Рис. 125 Свойства набора документов

Набор документов, как и любой файл в наборе документов, имеет уникальный идентификатор и штрих код. Набор документов может содержать любые поля, а не только, перечисленные в примере.

Набор документов имеет дополнительные инструменты для работы:

Рис. 126 Инструменты для работы с набором документов

С набором документов можно работать так же, как с обычными файлами в библиотеке. Для этого нужно переключиться на закладку Документы или Библиотека. Как работать с библиотекой или документами в библиотеке было описано ранее.


Действия: Нажимаем на закладку Обзор. Далее нажимаем на название библиотеки (в нашем примере «Поставщики воздушных шаров») Так же перейти в библиотеку вы можете из меню слева, если оно у вас доступно.

Рис. 127 Навигация

Другой способ – воспользоваться кнопкой Перейти вверх. Она находится рядом с кнопкой Обзор и изображена в виде папки со стрелкой.

Любой из этих способов ведет нас в библиотеку:

Рис. 129 Библиотека, содержащая наборы документов

Как можно видеть, нет никакого отличия этой библиотеки от любой другой. Наборы документов имеют особый значок в столбике тип.

Описание задачи 1. Как вернуться к файлам библиотеки со страницы набора документов (Рис. 124)?

Рис. 128 Переход вверх по сайту


Блок 1. Действия над набором документов

Действия: Инструменты из блока Действия работают так же, как и в библиотеке. Если вы находитесь в библиотеке, то выделяем набор документов и нажимаем кнопку Изменить свойства. Вносим необходимые изменения.

Если вы находитесь в наборе документов, то в закладке «Набор документов» нажимаем кнопку Изменить свойства.

Третий способ изменить набор документов – ссылка под описанием и названием набора документов.

Блок 2. Общий доступ Блок «Общий доступ» позволяет отправить или скопировать

ссылку на набор документов. Для этого нажмите на кнопку Отправить ссылку.

Важно. Инструменты для работы с набором документов на рисунке не доступны, т.к. мы находимся в библиотеке, а не внутри набора документов.

Описание задачи. Изменить название или описание созданного набора документов.

Рис. 130 Действия

Рис. 131 Общий доступ


Блок 3. Управление Чтобы создать версию всего набора документов

(независимо от количества файлов в нем) нажимаем на кнопку Записать версию. Записывать версии можно в любое время, даже если вы не изменяли ни один файл.

Кнопка Записать версию откроет окно создания версии:

Рис. 133 Запись версии набора документов

Просмотреть созданные версии можно, нажав на Журнал версий из блока «Управление».

Важно. Создание версий будет доступно если в библиотеке включена версионность.



Добавление новых файлов в набор документов

Находясь внутри набора документов (когда на странице видны документы, которые входят в набор), нажимаем на ленте на закладку Документы. Кнопка Создать документ создаст новый файл в наборе документов. Кнопка Отправить документ поможет загрузить в набор файл с компьютера.

Рис. 134 Добавление файла в набор документов

На рисунке видно как выглядит набор документов после добавления нового файла, которому автоматически присвоился идентификатор.

Календарь (Calendar) 98

Календарь (Calendar)

Что такое календарь не нужно объяснять. Но вот что может быть календарем в SharePoint, нужно рассказать или, лучше, показать. Любые данные, попавшие в SharePoint, можно представить в виде календаря. Все зависит от вашей фантазии и задач.


При загрузке файла на портал автоматически заполняется дата его создания. Эту дату можно использовать в календаре. Для календаря вы можете использовать любые даты и интервалы, какие пожелаете.

Дальше начинается волшебство.

Для библиотеки создадим представление календаря. Дату создания укажем как начало и окончание временного интервала. Получим вот такой вот календарь заявок по датам:

Рис. 136 Прием заявок на покупку по датам

Например: Компания BlueBalloon принимает заявки на покупку шаров. Они вносятся на портал как файлы в библиотеке:

99 Календарь (Calendar)

С помощью такого представления вы получаете компактное и удобное отображение заявок. Не многие компании открываются в благотворительных целях, поэтому нас интересует насколько быстро заявки выполняются и приносят нам прибыль. Как это можно отследить? Нужны календари, где будут показаны действия с нашими шарами: аренда, покупка, продажа. Это уже 3 календаря плюс календарь с поступившими заявками.

Просто и наглядно эти календари смотрятся на одной странице:

Рис. 137 Общий календарь

На рисунке сверху данные трех календарей переплетаются на одной странице, а цветовое разделение помогает избежать хаоса.

Представления календарей, которые мы объединили:

• Доставка / продажа шаров; • Расписание аренды шаров; • Дни поступления заявок на покупку шаров.

Данные в библиотеке не изменялись и не перемещались. Нам потребовалось лишь объединить все представления в одном календаре. Как это было сделано мы расскажем далее в главе «Работа с Календарем. Раскрытие Магии», а пока

научимся работать с инструментами календаря.

Рис. 138 Представления


Работа с событиями календаря Работа с элементами календаря (событиями) ведется с закладки События. Все

инструменты сгруппированы по функциональным блокам, которые имеют свое название. На рисунке ниже они выделены красным и пронумерованы.

Рис. 139 Закладка Событие

Календарь SharePoint – это один из стандартных типов списка. Поэтому все инструменты из закладки События работают точно так же как инструменты из закладки Элемент в списке. Закладка Календарь уникальна.

Блок 1. Создание события

Для добавления нового события в календарь нажимаем на кнопку Создать событие и выбираем нужное. Кнопка Событие откроет окно создания.

Важно. Создать событие можно только в календаре. Представление календаря, которое мы создавали ранее в библиотеке или списке, не позволяет создавать события. Оно только показывает данные на странице в виде календаря.

Рис. 140 Создание события



Обратите внимание, что при заполнении можно указать категорию, к которой относится событие. Эту категорию можно использовать, чтобы найти похожие события.

Рис. 142 Категории


Для того, чтобы сделать событие повторяющимся – отмечаем галочку «Сделать событие повторяющимся». После этого появятся дополнительные настройки для указания повторений:

Рис. 143 Повторяющиеся события

Заполнив поля события, нажимаем на кнопку Сохранить. На форме могут быть и другие поля в зависимости от настроек календаря.

Кроме кнопки на ленте, событие можно создать из любой ячейки календаря. Это удобнее. Выделите ячейку (она станет серой) и нажмите кнопку Добавить.

Выделение ячейки позволяет автоматически подставить дату в форму создания события.

Блок 2. Управление событием

Для изменения события или отмены его повторений, нужно выделить событие и нажать кнопку Изменить событие.

Другой способ – нажать на событие два раза; в появившемся окне нажать Изменить элемент или Изменить ряд.

Важно. Кнопки Создать событие или Добавить могут быть не доступны, если у вас нет прав на создание элемента в данном календаре.




Блоки с 3 по 5 (Рис. 139) освещались в главе «Список». Мы не будем повторяться.

Работа с Календарем. Раскрытие Магии Магическое объединение нескольких календарей можно вызвать с закладки Календарь.

Все инструменты на ней так же сгруппированы по блокам. На рисунке ниже блоки выделены красным и пронумерованы.

Рис. 146 Закладка Календарь

Блоки 1 и 2. Область и развертывание событий

Эти блоки отвечают за изменение представления событий в календаре. Здесь достаточно очевидно, что произойдет по нажатию кнопок из этих блоков.

Блок 3. Управление представлениями

За кнопкой Объединение календарей и скрывается вся магия. Прежде чем воспользоваться кнопкой, убедитесь, что для данных, которые вы добавляете в объединение календарей, создано представление календаря и у вас есть права на его просмотр. Это можно проверить, открыв представление.

Интересно. Если указатель мыши при наведении на событие станет значком руки, то можно одним нажатием открыть свойства события.

Если навести указатель на пустое место в ячейке и при этом не появится значок руки, то событие можно выделить и нажать любые инструменты на ленте, не вызывая дополнительного окна.


Для объединения представлений в общий календарь нажмем кнопку Объединение календарей. Произойдет переход на страницу добавления календаря:

Рис. 147 Добавление календарей

Для добавления еще одного календаря к объединению, нажимаем Создать календарь (это маленькая кнопка на странице над заголовком «Дополнительные календари»). Обратите внимание, что кнопка не создает новый календарь, а лишь позволяет выбрать существующий. При этом не важно, на каком сайте будет календарь, на который мы ссылаемся. Важно знать ссылку на этот календарь. Как получить такую ссылку мы описывали в разделе «Блок 4. Доступ и отслеживание (ссылки, оповещения, RSS)» в главе «Список».

Рис. 148 Создание календаря


Вводим название, выбираем цвет и нажимаем Разрешить. Эта кнопка ищет представления календаря на указанном сайте. Если не удалось найти представление, то вы можете изменить адрес сайта и вновь нажать кнопку Разрешить. После удачной попытки в поля Список и Представление списка будут подставлены варианты, которые удалось найти.

Выбираем нужный, ставим галочку Показывать всегда и нажимаем Ок. Новый календарь добавится с список календарей; нажимаем Ок. После этого календарь добавится в общий календарь. Вот и вся магия.

Чтобы удалить календарь из объединения вновь нажимаем Объединение календарей. Нажимаем на нужное название календаря из списка; в открывшемся окне жмем Удалить и еще раз Ок.

Блоки 4 и 5. Доступ и отслеживание. Подключение и экспорт

Об инструментах из этих блоков рассказывалось в разделе «Работа с элементами списка» главы «Список».

Блоки 6 «Настройка списка» и блок 7 «Параметры» выходят за рамки этой книги.

Блог (Blog) 106

Блог (Blog)

На главной странице блога рассказывается, что это такое и для чего блог можно использовать. Блог предназначен для обмена информацией, относящейся к определенной предметной области:

Рис. 149 Стартовая страница блога

В SharePoint, блог – это отдельный сайт с характерными инструментами. По центру находятся записи блога. Под каждой записью есть возможность добавить заметку (комментарий) и отправить ссылку на запись по почте. Слева находится навигация по категориям и архив. Справа – администрирование блога и краткая информация о нем. На обновления блога можно подписаться, использую RSS-канал. Так же можно настроить оповещения (как пользоваться этими инструментами было описано в предыдущих главах).

В компаниях часто происходит изменение информации, о котором нужно уведомлять сотрудников. Но не всегда информацию нужно выводить в общем доступе или на главной странице. Она может быть полезна одному отделу или некоторым группам сотрудников. Именно поэтому блоги внутри компании могут служить надежным средством информирования. Главная задача корпоративных систем – настроить сбор и обмен

107 Блог (Blog)

информацией между сотрудниками для более эффективной, быстрой и качественной работы. И эта задача может быть решена с помощью блогов внутри компании.

Через блог можно уведомлять о том, что изменили форму документа; внесли или разработали что-то новое на сайте или на портале компании; внесли изменения в код системы; отследили ошибку и нашли или не нашли решение; произошли изменения в законодательстве.

Создание и изменение категорий для блога Навигация в блоге построена на основе категорий (блок «Работа с блогом» на Рис. 149).

При создании блога в нем будут категория 1, категория 2, категория 3. Пользы от них не много, поэтому переименуем категории во что-то более осмысленное. Для этого нажимаем на ссылку Категории. Откроется список с категориями блога, где для каждой категории будет значок Изменить. Нажимаем на него, меняем название и нажимаем Сохранить.

Рис. 150 Категории блога

Категории блога – это обычный список (инструменты для работы с которым были описаны в предыдущих главах).

Добавить категорию так же можно с главной страницы блога, нажав на ссылку Добавить категорию.

Блог (Blog) 108

Создание записи блога Создать новую запись можно двумя способами:

1. На главной странице блога, в правом меню, нажимаем на ссылку Создать запись (блок «Работа с блогом» на Рис. 149). Откроется окно создания записи. В окно вносим: название (заголовок), основной текст, категории и дату публикации. Запись можно сохранить как черновик (кнопка Сохранить как черновик) и вернуться к ее редактированию позже, либо опубликовать для всех у кого есть на это права (кнопка Опубликовать):

Рис. 151 Создание записи блога

2. Второй способ более простой в использовании, т.к. позволяет создавать записи в блоге из популярных программ (например из Word и Windows Live Writer). В них проще работать с картинками и диаграммами, т.к. не нужно предварительно загружать картинки на портал. Поле для творчества в специализированной программе намного больше, чем в первом способе. Чтобы воспользоваться внешней программой нажимаем «Запуск программы блога

109 Блог (Blog)

для размещения записей» на главной странице (блок «Работа с блогом» на Рис. 149). После этого откроется программа (в нашем случае MS Word), в которой будет окно со ссылкой на блог. Нажимаем в нем Ok, и можно приступать к созданию записи.

Добавляем категорию на страницу и выбираем нужную. Первая запись для нашего блога показана на рисунке ниже.

Рис. 152 Создание записи блога из MS Word

После окончания работы с записью блога, нажимаем Опубликовать и выбираем вариант публикации: черновик или публичная версия.

Блог (Blog) 110

После этого все картинки и графики из записи будут автоматически размещены на портале, а запись появится в блоге:

Рис. 153 Новая запись в блоге

Управление записями и заметками (комментариями) Для редактирования записи, в блоке «Работа с блогом» нажимаем ссылку «Управление записями»:

Рис. 154 Управление записями блога

Как можно видеть по рисунку, записи собраны в обычный список, редактировать который можно, нажав на кнопку Изменить или воспользовавшись лентой инструментов. Здесь же можно назначать права на отдельные записи, если это необходимо.

Комментарии к записям в SharePoint называются заметками. Управление заметками работает так же, но открывается кнопкой «Управление заметками» (блок «Работа с блогом» на Рис. 149):

Рис. 155 Управление заметкам к записям

111 Волшебная библиотека вики-страниц (Wiki Page Library)

Волшебная библиотека вики-страниц (Wiki Page Library)

Библиотека wiki-страниц (Wiki Page Library) – это библиотека страниц, в которой пользователи могут редактировать и создавать вики-страницы. Похожее определение встретит вас на начальной странице вики-библиотеки SharePoint и рядом будет ссылка «Как пользоваться этой библиотекой». Пройдя по ней, вы получите подробную инструкцию по использованию вики.

Вики-страница – это обычная страница, которую вы можете видеть на экране. От других страницы она отличается инструментами для работы с ней и рядом особенностей, о которых мы расскажем на примере нашей вики-страницы.

Самый известный пример вики-страниц – сайт www.wikipedia.org, где любой желающий может писать и редактировать статьи. То же самое вы можете делать на своем корпоративном портале. Применение вики-страниц безгранично. Это могут быть базы знаний, инструкции, рабочие страницы для различных сотрудников, информация о клиентах, информация о товарах, с которыми вы работаете – все, на что хватит фантазии.

Такая вики-страница у нас получилась за 10 минут:

Рис. 156 Пример вики-страницы на SharePoint

http://www.wikipedia.org/

Волшебная библиотека вики-страниц (Wiki Page Library) 112

На нашей вики-странице календарь, библиотека документы и сведения о контакте всегда показывают актуальную информацию, которая обновляется автоматически. Для сотрудников, мало знакомых с возможностями вики-страниц это выглядит как волшебство. Мы покажем как его сотворить!

Для начала нам понадобится пустая вики-страница. Затем мы вставим на страницу текст, добавим ссылки, выведем календарь и документы из библиотеки.

Создание вики-страницы Обратите внимание, что создать вики-страницу можно только в библиотеке вики-

страниц. Грань между простой страницей и вики-страницей очень тонкая – одинаковый интерфейс, одинаковое название кнопок. Тем не менее, вики-страницы более гибкие, поддерживают вики-разметку и никогда не нарушают ссылок на страницы.

Для создания вики-страницы, находясь в библиотеке вики-страниц, в левом верхнем углу (рядом с кнопкой Обзор) нажимаем на Действия сайта и выбираем Создать страницу. Необходимо будет ввести название страницы. Оно может быть любым; нажимаем Создать.

Новая страница готовая для внесения информации:

Наполним нашу страницу.

Рис. 157 Действия сайта


Вставка и разметка текста Пустая страница содержит одно большое поле, а нам хочется 2 столбца и строку для

заголовка.

1. На ленте инструментов, в закладке «Формат текста», нажимаем Разметка текста и выбираем «Два столбца с верхним колонтитулом». Страница будет разделена на 3 блока:

Рис. 158 Вносим текст

2. Вводим текст в соответствующие столбцы: заголовок, текст под заголовком и текст для ссылок. Сами ссылки расставим позже.

3. Чтобы сделать заголовок, выделяем его текст и нажимаем Стиль; далее Заголовок.

4. После важных изменений обязательно сохраняйте промежуточный результат, иначе придется делать все сначала. Нажимаем кнопку Сохранить и закрыть и выбираем пункт «Сохранить и продолжить редактирование».


Вставка информации 1. Для вставки календаря поставим курсор в один из блоков. После этого на ленте

инструментов, в закладке «Вставка», нажимаем Календарь и выбираем нужный календарь. Его всегда можно удалить со страницы, если ошиблись.

Рис. 159 Вставляем информацию

2. Выделяем текст ссылки (Ссылка 3) и нажимаем на ленте инструментов кнопку Ссылка. В открывшемся окне заполняем поле Адрес и нажимаем Ок.

Повторяем для других ссылок.

3. Ставим курсор мыши после ссылок; нажимаем на ленте инструментов Библиотека

документов и выбираем нужную библиотеку.

4. Для вставки информации о контакте можно ее набрать в одном из блоков, но она не будет изменяться, если сотрудник изменит телефон или офис. Следить за изменениями нам не хочется, поэтому воспользуемся специальной веб-частью для контакта.

Рис. 160 Вставка гиперссылки


Веб-часть – это элемент SharePoint, который можно вставить на страницу. Обычно это большой, хорошо оформленный, блок, который показывает данные (например, из библиотеки или списка). Библиотека и календарь, которые мы вставили на страницу – это тоже веб-части. Благодаря веб-частям все изменения, которые произойдут в библиотеке или календаре, отобразятся на нашей странице.

Ставим курсор перед блоком ссылок и нажимаем «Другие веб-части» (Рис. 159). Откроется окно добавления веб-частей:

Рис. 161 Вставка веб-части

Нам доступно множество готовых блоков. Вы можете поиграться с другими веб-частями. Если они не понравятся, то удалить их со страницы. Для контакта выбираем «Совместная работа пользователей» , «Сведения о контакте» и нажимаем кнопку Добавить. Чтобы указать сотрудника, контакты которого мы хотим отобразить, нажимаем «Щелкните здесь для добавления или изменения контакта».

Справа откроется окно настройки веб-части. Используя кнопку Обзор (значок книжки), найдем нужного сотрудника и нажмем Ок. Если все верно, контакты сотрудника появятся на странице:

5. Сохраним нашу страницу кнопкой Сохранить. Вот и все волшебство!

Рис. 162 Настройка веб-части Рис. 163 Сведения о контакте


Выбор представления для веб-части Если хочется на странице вывести другое название или изменить представление веб-

части, то можно навести мышку на эту веб часть.

Появится синий квадратик со стрелкой, на который можно нажать и откроется меню как на рисунке слева. Нажимаем изменить веб-часть.

Справа на странице откроется окно настройки веб-части. Для разных веб-частей оно может быть различным. Это окно позволяет менять внешний вид и данные для веб-части.

При вставке списков, библиотек и календарей можно изменить их представление. Как мы помним из главы «Представления», это может быть удобным, чтобы показать данные календарем, таблицей или диаграммой Ганта.

После выбора или настройки представления нажимаем Ок.

Рис. 164 Изменить веб-часть

Рис. 165 Настройка веб-части


Вики-разметка Даже при небольшом опыте, вики-страницы можно создавать легко и быстро. В этом

помогают правила вики-разметки. Просто добавьте несколько служебных символов и оформление текста полностью изменится. Приведем пример, который продемонстрирует это в несколько шагов:

1. Создадим план инструкций,

которые нам нужны.

Инструкции по работе: • Как запустить аэростат • Как перевозить аэростат

2. Добавим ссылки к тексту. В

вики-разметке мы можем написать что-то типа: [[Страница|Текст 2 ]] где, Страница - название страницы; Текст 2 – текст, при нажатии которого откроется Страница.

Инструкции по работе: • [[Инструкция№12|Как запустить аэростат]] • [[Инструкция№22| Как перевозить

аэростат]]

3. После сохранения страница

примет вот такой вид:

4. После этого останется только

нажать любую ссылку и создать страницу нажатием кнопки Создать.

Начальный план со ссылками может составить один сотрудник, а все другие могут, нажимая по ссылкам, создать остальные страницы. Это позволит быстро сделать полноценный вики-сайт.

Рис. 167 Создание страницы при переходе по ссылке

Другие служебные символы в вики-разметке описаны на странице «Как пользоваться этой библиотекой», которая есть в каждой библиотеке вики-страниц.

Рис. 166 Результат оформления текста с помощью вики-разметки


Особенности работы с библиотекой вики-страниц и страницей Все инструменты для работы со страницей можно найти на закладке «Страница»:

Рис. 168 Инструменты работы со страницей

Ничего страшного, нажимаем Изменить страницу. В закладке Страница выбираем Переименовать страницу. Вводим новое название и нажимаем Сохранить сейчас. Если на эту страницу были какие-то ссылки, то они не пострадают и будут работать.

На закладке Страница нажимаем Сравнить версии. Откроется страница со всеми версиями:

Рис. 169 Версии страницы (слева)

Блок 1. Неправильно назвали страницу?

Блок 2. Ваши коллеги внесли изменения на странице, которые нужно посмотреть или сравнить с предыдущей версией этой страницы?


Можно отслеживать добавление или удаление текста между версиями. Зеленым отмечен добавленный текст. Можно восстановить или удалить любую версию.

Блок 3. Назначает разрешения для вики-страницы.

Блок 4. Назначает разрешения для библиотеки вики-страниц.

Нажимаем Просмотреть все страницы в закладке Страница на ленте инструментов. После этого будет открыта библиотека, где будут доступны все страницы.

Блок 5. Хотите увидеть все страницы этой вики-библиотеки?

Поиск 120

Поиск

В SharePoint есть 2 вида поиска: поиск документов и поиск людей. Если вы что-то или кого-то не можете найти, то опишите в строке поиска и просмотрите результаты:

Рис. 170 Поиск документов

В результатах поиска людей выводится контактная информация сотрудника и ссылка на организационную диаграмму.

Рис. 171 Поиск людей

121 Личный сайт сотрудника

Личный сайт сотрудника

Любой сотрудник может иметь свой личный сайт. В нем можно хранить информацию и делиться ею с коллегами. Личный сайт максимально приближен к страничке в социальной сети. Он разделен на три направления: Мой канал новостей, Мой контент, Мой профиль. Этот сайт создается автоматически, когда вы нажимаете на свое имя в правом верхнем углу экрана и выбираете Личный сайт.

Рис. 172 «Канал новостей» на личном сайте сотрудника

Рис. 173 Раздел «Мой контент» на личном сайте сотрудника

Личный сайт сотрудника 122

Рис. 174 Раздел «Мой профиль» на личном сайте сотрудника

Если вам негде попрактиковаться в использовании возможностей SharePoint, то попрактикуйтесь на личном сайте. Обратите внимание, насколько удобно пользоваться организационной диаграммой с личных сайтов для поиска сотрудников и их коллег. Еще через личный сайт можно собирать дополнительную информацию о сотруднике, добавляя новые поля в его профиль.

123 Управление разрешениями (правами)

Управление разрешениями (правами)

Управление правами – сложная тема. В книге мы даем обзор этого инструмента, но ни в коем случае не претендуем на полноту изложения.

Корпоративные данные часто являются конфиденциальными и не предназначены для общего доступа. Тем не менее, их можно хранить на портале компании, предварительно ограничив к ним доступ. В SharePoint встроен удобный механизм управления правами на доступ к данным. Картинка ниже иллюстрирует как работает ограничение доступа и к чему это может привести.

Рисунок модели прав SharePoint начинаем смотреть сверху вниз от портала к файлу. В SharePoint существует наследование прав.

Наследование прав означает, что права от верхнего элемента переходят к нижнему; от группы к элементу; от семейства к ребенку, т.е. наследуются.

Рис. 175 Модель прав в SharePoint

Обратимся к самому правому примеру с рисунка. Права от портала наследуются для сайта и ниже для всех входящих в него элементов. Это значит, что если у вас есть право на

Управление разрешениями (правами) 124

редактирование и создание элементов (ключи), то вы сможете создавать и редактировать сайт, библиотеку и файлы.

Рассмотрим центральный пример. У вас есть права на доступ к порталу, но нет прав для работы с сайтом, библиотекой и файлами в ней. Ваши ключи не откроют вам доступ к ним, т.к. дальше нужны другие права. Это значит, что на уровне сайта прекращены права наследования от портала (или, если говорить терминами SharePoint, прекращено наследование прав родительского узла). На уровне сайта настроены уникальные права. Они наследуются всеми элементами, которые входят в сайт.

Прекращение прав наследования от родительской группы означает, что элемент имеет уникальные права, отличные от тех, что есть у его родительской группы. Родительской группой называется элемент выше по иерархии. В нашем примере, для сайта родительским элементом будет портал, для библиотеки – сайт, для файлов – библиотека.

В SharePoint права на чтение, удаление, редактирование и др. можно назначать отдельному сотруднику или группе сотрудников. После добавления сотрудника в группу, он автоматически получит права этой группы.

Помните, что группу можно создавать только на уровне сайта или портала.

Обратите внимание, что без труда можно вернуть наследование прав если оно было прекращено. Но нужно помнить, что после восстановления наследования, уникальные права теряются. Группы и пользователи, которых нет в правах родительской группы, будут удалены. Добавлять их придется вручную, если вы вновь прекратите наследование прав.

Рекомендуем использовать группы для назначения прав и стараться не назначать права отдельным сотрудникам. При прекращении наследования прав не стоит удалять группу администраторов из прав, если на то нет крайней необходимости.

Это очень важно т.к. сотрудникам может понадобиться помощь со стороны администраторов, но они не смогут помочь, не затерев уникальные права. От таких моментов спасает назначение прав через группу и добавление в нее администраторов или коллег.


Пример слева с рисунка 178 заслуживает отдельной иллюстрации:

Рис. 176 Прекращение прав наследования

Полные права на сайт часто играют дурную шутку с пользователями. Одурманенные идеей ограничить всех и вся, они прекращают наследование, добавляют пару коллег с правом на чтение, а потом страдают от обилия просьб дать права. Не самая удачная стратегия. Вот история наших пользователей.

Трое коллег отправились за файлом, но путь их оказался не длинным. На уровне библиотеки у одного из сотрудников прав не оказалось и доступ для него был закрыт. Двое других успешно прошли свой путь до файла и не услышали крики коллеги о помощи, т.к. считали, что права настроили верно и никого лишнего в свою закрытую область они не пустили. (Часто этим лишним может оказаться начальник или руководитель, после чего может следовать много ненормативной лексики.) Коллеги все же услышали громкие крики о помощи и предоставили товарищу доступ к библиотеке. Счастливчик смог увидеть обещанный файл. Неожиданно ему вспомнилось про еще один важный файл из этой же библиотеки, но файл никто не мог найти. Оказалось, что для файла было прекращено наследование прав сотрудником из соседнего отдела, которому доверили полные права на файл. Он тихо и мирно читал его, попивал свой кофе и ни о чем не волновался. Доступа в библиотеку или на сайт у него не было, поэтому он пользовался прямой ссылкой на файл, что давало ему свой персональный тайный вход к одному этому файлу.


Пример работы с разрешениями (правами) Нажатие на кнопку разрешения

документа/элемента/списка/библиотеки/сайта приведет к открытию страницы настроек разрешений:

Рис. 177 Работа с разрешениями

Проверка и варианты предоставления разрешений (прав)

Если вы не знаете, есть ли у пользователя разрешения на элемент, то их можно проверить, нажав кнопку Проверить разрешения (Рис. 177). Вводим сотрудника и нажимаем Проверить. После этого будет отображен список всех прав сотрудника:

Рис. 178 Проверка разрешений


Основные приемы предоставления разрешений:

1. Прекратить наследование, затем изменить права или добавить пользователя; 2. Не прекращая наследования, добавить нужные права, пользователя или группу в

родительский элемент; 3. Создать группу с минимальными правами в родительском элементе, затем

прекратить наследование для увеличения прав группы в текущем элементе.

Эти приемы помогут создать почти любые комбинации прав. Кстати, под лентой инструментов всегда указывается наследование разрешений:

Рис. 179 Предупреждение о наследовании разрешений

Прием 1: Прекращение наследования

Прием с прекращением наследования можно применить кнопкой Прекратить наследование разрешений. Откроется окно, предупреждающее нас, что изменения в родительском элементе больше не будут учитываться, а будут созданы уникальные разрешения для элемента. Нажимаем Ок. Пользователей или группы можно отметить галочкой и изменить разрешения.

Рис. 180 Прекращение наследования разрешений


Прием 2: Добавление прав

Для добавления прав коллеге нажимаем Предоставить разрешения. В окне разрешений указываем пользователя и разрешения, которые ему нужно предоставить и нажимаем Ок. После этого будет добавлен новый пользователь с соответствующими разрешениями.

Прием 3: Возврат наследования

Для возврата к разрешениям родительского элемента нажимаем Наследовать разрешения. Откроется предупреждение о том, что все наши настроенные разрешения будут утрачены, нажимаем Ок. Настроенные разрешения будут утрачены и восстановлены разрешения родительского элемента.

Управление родительской группой

После нажатия на кнопку Управление родительской группой (Рис. 177) откроется страница разрешений родительского элемента:

Рис. 182 Разрешения родительского элемента

На этой странице можно изменить или удалить права для пользователя или группы.

Рис. 181 Предоставление разрешений


Через кнопку Предоставить разрешения (Рис. 182) можно добавить разрешения существующему пользователю или добавить нового. Создание группы (вторая кнопка с Рис. 182) доступно только на уровне сайта. Нажимаем Создать группу и в вводим название, владельца группы, параметры и отмечаем разрешения:

Рис. 183 Часть страницы создания группы

После заполнения полей группы нажимаем Создать. Откроется страница группы, в которую будут внесены ее владельцы:

Рис. 184 Новая группа пользователей

Добавляем пользователей через меню Создание. Все пользователи, добавленные в эту группу, будут иметь ее разрешения.

Важно. Можно внести только одного владельца группы. Поэтому рекомендуем назначить владельцем группу администраторов, а не одного пользователя. В случае необходимости группу сможет изменить только владелец портала.

Самые частые проблемы и их решения! 130

Самые частые проблемы и их решения!

Решение 1: Самая частая причина - настройка компьютера и программ MS Office. Проверяем на компьютере коллеги, у которого все работает: Войдите на портал под собой. Для этого нажимаем на имя коллеги на портале в правом верхнем углу и выбираем «Войти в качестве другого пользователя». Дальше вводим свой логин и пароль. Проверяем, работает ли то, что не работало у вас. Если войдя под собой на компьютере коллеги все работает, то это проблема с компьютером.

Решение 2: Если после проверки у коллеги, у вас по-прежнему что-то не отображается – значит либо у вас нет разрешений на просмотр, либо (если это файл) документ может быть извлечен другим пользователем.

Решение: Возможно, у вас нет прав на просмотр файла, либо коллега забыл его вернуть. Возможно представление, которое отображает данные, скрывает этот файл каким-то условием. Ни одну из этих причин без помощи администратора или владельца ресурса проверить нельзя.

Решение: Удаленный элемент списка или файл можно восстановить из корзины сайта обратно в течении 30 дней. Если администратор не установил другое количество дней для хранения.

Решение 1: Имя файла не должно заканчиваться точкой. Например: Отчет январь 2013 г.

Решение 2: Размер файла превышает 27мб. Необходимо его уменьшить.

Кис кис, хаг хаг, смайли фейс!

На портале что-то неправильно отображается. У коллеги все работает. Почему?

Коллега разместил файл в библиотеке, а я не могу найти этот файл.

Удалили по ошибке файл или элемент списка, где искать и что делать?

Не удается загрузить файл на портал

Education

SharePoint 2010 в простых картинках