SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

DOSEN : PROF. DR. IR. HAPZI ALI, MM, CMA

TENTANG

INFRASTRUKTUR TEKNOLOGI INFORMASI

DAN TEKNOLOGI BARU

OLEH :

SANDY SETIAWAN

55516120017

MAGISTER AKUNTANSI

PROGRAM PASCASARJANA (S2)

UNIVERSITAS MERCUBUANA

TAHUN 2017

3 (Tiga) Alternative Pengembangan Sistem yang berkaitan dengan

Infrastruktur Teknologi Informasi dan Teknologi Baru

Pada setiap kasus perusahaan, pasti membuat beberapa alternative pengembangan system

informasi, berikut 3 (tiga) alternative yang dapat digunakan perusahaan dalam

mengembangkan sistem informasi yang sedang atau akan dijalankan, sebagai berikut :

1. In-sourcing

In-sourcing adalah suatu model pengembangan dan dukungan dari sistem teknologi

informasi yang dilakukan oleh para pekerja di suatu area fungsional dalam organisasi

(misalnya Akunting, Keuangan, dan Produksi) dengan sedikit bantuan dari pihak spesialis

sistem informasi atau tanpa sama sekali. Model ini dikenal juga dengan istilah end-user

computing atau end-user development. Pengembangan ini dilakukan oleh para spesialis

sistem informasi yang berada dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT

(Information Technology), atau IS (Information System). Pengembangan sistem umumnya

dilakukan dengan menggunakan SDLC (Systems Development Life Cycle) atau daur

hidup pengembangan sistem. Dengan menggunakan SDLC ini, organisasi akan mengikuti

6 langkah penting, yang mencakup berbagai tahapan berikut :

1. Perencanaan, yaitu membentuk rencana pengembangan sistem informasi yang

memenuhi rencana-rencana strategis dalam organisasi.

2. Penentuan lingkup, yaitu menentukan lingkup sistem yang diusulkan untuk

dibangun.

3. Analisis, yaitu menentukan kebutuhan-kebutuhan sistem yang diusulkan.

4. Desain, yaitu merancang sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang

diperoleh pada tahapan analisis.

5. Implementasi, yaitu membuat sistem dan menyiapkan infrastruktur untuk sistem.

6. Pemeliharaan, yaitu mendukung sistem yang telah berjalan.

Pendekatan SDLC biasa disebut sebagai pengembangan tradisional dan mempunyai

kelemahan yakni pengembangannya lambat dan mahal. Selain itu, pemakai akhir kurang

terlibat sehingga rawan terhadap ketidakcocokan dengan yang diinginkan oleh pemakai.

Kelebihan :

- Sistem dapat diatur sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan.

- Sistem dapat diintegrasikan dengan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.

- Dokumentasi menjadi lebih lengkap.

- Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol oleh perusahaan.

- User dalam perusahaan dapat mengendalikan pembuatan sistem.

- Mengembangkan sistem sendiri dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif

perusahaan.

Kelemahan :

- Membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mengembangkan sistem karena harus

dimulai dari awal.

- Terdapat kesulitan para user dalam menyatakan kebutuhan dan kesukaran

pengembang memahami user dan seringkali hal tersebut membuat para pengembang

merasa putus asa.

- Memerlukan sumber daya manusia yang ahli dalam bidang sistem informasi dan

teknologi informasi. Jika masih terbatas, maka sangat memerlukan diadakannya

pelatihan.

- Sistem buatan sendiri kurang efisien dan harganya cukup mahal.

2. Co-sourcing

Cosourcing dapat diartikan partnership dan didasarkan atas hubungan kerjasama jangka

panjang. Pelaksanaan strategi co-sourcing oleh suatu perusahaan pada intinya disebabkan

semakin meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan pada satu sisi dan adanya

keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun knowledge untuk mengatasi secara

baik (efektif dan efisien) meningkatnya kegiatan bisnis tersebut.

Strategi ini lebih terarah pada performa bisnis yang dilaksanakan setiap perusahaan. Trend

globalisasi dan tantangan yang semakin besar pada lingkungan yang membutuhkan

fleksibilitas, perkembangan berkelanjutan dan fokus kepada kompetensi inti perusahaan

merupakan penyebab perusahaan memilih strategi co-sourcing.

Kelebihan :

- Adanya sharing knowledge antar organisasi.

- Pengembangan sistem berada didalam pengawasan dan pengarahan perusahaan.

- Kualitas sistem informasi yang dikembangkan dapat dikendalikan oleh perusahaan.

- Lebih fokus pada pengembangan sistem informasi terhadap bentuk jenis bisnis.

Kelemahan :

- Rahasia perusahaan diketahui oleh pihak luar.

- Keamanan sistem kurang terjamin.

- Ada kemungkinan terjadinya pola pikir yang berbeda antara perusahaan dan partner

dan berdampak pada perpecahan dalam tim tersebut.

- Sulitnya melakukan modifikasi sistem karena ada dua pihak yang terkait dalam proses

pembuatannya.

- Sumber daya yang dimiliki perusahaan dapat berpindah ke perusahaan pesaing.

3. Out-sourcing

Outsourcing berasal dari bahasa Inggris yang berarti “alih daya”. Outsourcing

mempunyai nama lain yaitu “contracting out” merupakan sebuah pemindahan operasi dari

satu perusahaan ke tempat lain. Hal ini biasanya dilakukan untuk memperkecil biaya

produksi atau untuk memusatkan perhatian kepada hal lain.

Di negara-negara maju seperti Amerika & Eropa, pemanfaatan outsourcing sudah

sedemikian mengglobal sehingga menjadi sarana perusahaan untuk lebih berkonsentrasi

pada core businessnya sehingga lebih fokus pada keunggulan produk servicenya.

Pemanfaatan outsourcing sudah tidak dapat dihindari lagi oleh perusahaan di Indonesia.

Berbagai manfaat dapat dipetik dari melakukan outsourcing; seperti penghematan biaya

(cost saving), perusahaan bisa memfokuskan kepada kegiatan utamanya (core business),

dan akses kepada sumber daya (resources) yang tidak dimiliki oleh perusahaan.

Salah satu kunci kesuksesan dari outsource adalah kesepakatan untuk membuat hubungan

jangka panjang (long term relationship), tidak hanya kepada proyek jangka dekat.

Alasannya sangat sederhana, yaitu outsourcer harus memahami proses bisnis dari

perusahaan. Perusahaan juga akan menjadi sedikit tergantung kepada outsourcer. Namun

ternyata hal ini tidak mudah dilakukan di Indonesia. Terlebih-lebih lagi di Indonesia ada

banyak masalah dalam menentukan partner outsourcing ini.

Dewasa ini terdapat pula kecenderungan untuk mengadakan sistem informasi melalui

outsourcing. Bentuk outsourcing yang umum dilakukan pada perusahaan-perusahaan di

Indonesia adalah dalam bidang layanan kebersihan ruangan. Dalam bidang teknologi

informasi, beberapa bank di Indonesia telah menerapkan outsourcing. Dalam hal ini.

pengembangan sistem dilakukan oleh perusahaan perangkat lunak. Pada prakteknya,

outsourcing sistem informasi terkadang tidak hanya dalam hal pengembangan sistem,

melainkan juga pada pengoperasiannya.

Berdasarkan pengertian outsourcing yang tercantum dalam UU No 13 Tahun 2003

tentang Ketenagakerjaan yang menyatakan adanya suatu perjanjian kerja yang dibuat

antara pengusaha dengan tenaga kerja dimana perusahaan tersebut dapat menyerahkan

sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian

pemborongan pekerjaan yang dibuat secara tertulis, dapat dikatakan bahwa outsourcing

adalah pemindahan fungsi pengawasan dan pengelolaan suatu proses bisnis kepada

perusahaan penyedia jasa. Melalui outsourcing, pada jangka waktu tertentu perusahaan

dapat melepaskan penyediaan dan pengelolaan sistem informasi kepada pihak penyedia

jasa. Terdapat tiga unsur penting dalam outsourcing, yaitu:

1. Pemindahan fungsi pengawasan

2. Pendelegasian tanggung jawab atau tugas suatu perusahaan

3. Menitikberatkan pada hasil atau output yang ingin dicapai oleh perusahaan.

Sementara itu, IT outsourcing merupakan pemanfaatan organisasi eksternal untuk

memproduksi atau membuat ketetapan jasa teknologi informasi. Jasa IT yang biasanya di

outsourcing adalah desktop, jaringan, aplikasi dan web hosting. IT Outsourcing dapat

dikelompokkan menjadi 4, yaitu:

1. Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain, baik

hardware, software, dan brainware.

2. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang

dimiliki oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu.

3. Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di

serahkan ke pada pihak lain, dan bagian yang tidak di berikan tersebut akan

dikelola oleh perusahaan sendiri.

4. De Facto Insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke perusahaan

lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah.

Perusahaan akan mencari cara untuk dapat meningkatkan daya saingnya, mengurangi

biaya yang timbul dan juga resiko pekerjaan, sehingga perusahaan akan melakukan

analisis internal untuk mengetahui pekerjaan apa yang dapat diserahkan ke pihak ketiga

meskipun pengawasan dari perusahaan harus tetap ada.

Menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk

memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan sistem

informasi diantaranya:

1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.

2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilakukan sangat tinggi.

3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi

yang diinginkan.

4. Faktor waktu/kecepatan.

5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang

cukup lama.

6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil

Contoh

Sekolah harus memiliki database mengenai jumlah murid, jumlah guru dan karyawan,

daftar perlengkapan sekolah, jadwal pelajaran, serta pembangunan website sekolah

sebagai sarana informasi dan promosi kepada masyarakat. Sekolah dapat melakukan

kontrak kerjasama dengan perusahaan IT yang bergerak dalam penyediaan sistem

informasi database. Setelah melalui diskusi antar kedua belah pihak, perusahaan IT akan

mengetahui kebutuhan dari klien dan menyiapkan database yang sesuai. Setelah, database

tersebut diterima oleh pihak sekolah, perusahaan IT dapat melakukan uji coba sistem

terlebih dahulu sebelum implementasi disekolah tersebut. Perusahaan IT kemudian

berkewajiban untuk melakukan operasionalisasi dan memelihara sistem database yang

telah dibangun sesuai dengan standar kerja yang telah disepakati sebelumnya.

Meskipun penggunaan outsourcing seringkali digunakan sebagai strategi kompetisi

perusahaan untuk fokus pada core business-nya. Namun, pada prakteknya outsourcing

didorong oleh keinginan perusahaan untuk menekan cost hingga serendah-rendahnya dan

mendapatkan keuntungan berlipat ganda walaupun seringkali melanggar etika

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam outsourcing :

- Menentukan pengembang yang ditunjuk untuk membangun sistem informasi dengan

hati-hati. Sebaiknya, pihak luar yang dipilih memang benar-benar telah

berpengalaman

- Menandatangani kontrak. Kontrak dimaksudkan sebagai pengikat tanggung jawab dan

dapat dijadikan sebagai pegangan dalam melanjutkan atau menghentikan proyek jika

terjadi masalah selama masa pengembangan

- Merencanakan dan memonitor setiap langkah dalam pengembangan agar keberhasilan

proyek benar-benar tercapai. Kontrol perlu diterapkan pada setiap aktivitas dengan

maksud agar pemantauan dapat dilakukan dengan mudah

- Menjaga komunikasi yang efektif antara personil dalam perusahaan dengan pihak

pengembang dengan tujuan agar tidak terjadi konflik atau hambatan selama proyek

berlangsung

- Mengendalikan biaya dengan tepat dengan misalnya memperhatikan proporsi

pembayaran berdasarkan persentasi tingkat penyelesaian proyek.

Kelebihan :

- Perusahaan dapat berkonsentrasi pada bisnis yang ditangani

- Dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tidak

perlunya aset untuk teknologi informasi

- Outsourcer yang telah ahli dibidang pengembangan sistem dapat memberikan jasa

yang lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri oleh pihak internal

perusahaan.

- Mendapatkan kepakaran yang lebih baik dan teknologi yang lebih maju

- Lebih menghemat biaya dan mengurangi risiko kegagalan investasi yang mahal.

- Waktu pengembangan lebih cepat

- Menghilangkan penyediaan sarana saat beban puncak terjadi dan cukup melakukan

pengeluaran biaya sesuai dengan tambahan layanan yang diberikan pihak luar.

- Memfasilitasi downsizing sehingga perusahaan tidak perlu lagi memikirkan

pengurangan pegawai.

Kelemahan :

- Kehilangan kendali terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak outsourcer

menjual data ke pesaing.

- Mengurangi keunggulan kompetitif karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan

untuk menyediakannya karena outsourcer juga harus memikirkan klien lain.

- Menjadi sangat tergantung pada pihak luar sehingga sangat sulit bagi perusahaan

untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan.

- Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang

cukup lama.

- Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.

- Jika terjadi gangguan pada sistem, maka perusahaan akan menanggung risiko

keterlambatan penanganan karena kendali ada pada outsourcer yang harus dihubungi

terlebih dahulu.

- Jika kekuatan menawar ada pada outsourcer, maka perusahaan akan kehilangan

kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi terdapat konflik antara perusahaan dan

outsourcer.

Kesimpulan terkait alternative pengembangan sistem

Keputusan yang diambil dalam penggunaan salah satu pendekatan untuk

mengembangkan sistem informasi di suatu organisasi atau perusahaan bisnis yaitu

outsourcing ataupun insourcing dan cosourcing tergantung pada kondisi perusahaan

dengan memperhatikan beberapa aspek yaitu ketersediaan sumber daya manusia,

ketersediaan dana dan kompleksitas sistem informasi yang dibutuhkan.

Terdapat kelebihan dan kekurangan pada sistem insourcing dan outsourcing dalam

pengelolaan sistem informasi di perusahaan. Pemilihan sistem yang terbaik, baik itu

insorcing atau outsourcing harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Untuk

perusahaan yang relatif kecil dengan jumlah karyawan yang terbatas sebaiknya

menggunakan sistem oursourcing, sedangkan untuk perusahaan besar dengan cakupan

bisnis yang luas serta jumlah karyawan yang banyak yang terbaik adalah menggunakan

sistem insourcing.

Saran terkait alternative pengembangan sistem

Metode pendekatan outsourcing memiliki beberapa kelemahan seperti ketergantungan

perusahaan pada vendor terutama pada sistem informasi yang utama bagi perusahaan

apabila mengalami gangguan dan kelemahan akibat kontrak kerja bagi perusahaan.

Dalam hal ini, untuk mengantisipasi kelemahan dari pendekatan outsourcing, perusahaan

harus memperhatikan 10 (sepuluh) kunci sukses outsourcing menurut O’Brian sebelum

menentukan dan menerapkannya dalam perusahaan. Selain itu, berhati-hati dalam

memilih dan menentukan vendor juga merupakan salah satu faktor penting yang

mendorong kesuksesan pelaksanaan outsourcing. Oleh karena itu, dalam pemilihan

vendor juga harus memperhatikan faktor reputasi vendor, harga, ketentuan kontrak yang

fleksibel bagi perusahaan, kesinambungan hubungan dan kemampuan dalam

menghasilkan value added oleh vendor bagi perusahaan.

Tren saat ini untuk platform perangkat keras (hardware) dan perangkat

lunak (software) computer dalam Implementasi Sistem Informasi dan

Pengendalian Internal di perusahaan yang bergerak dibidang jasa

Infrastruktur IT adalah sumber daya teknologi bersama yang menyediakan platform

untuk aplikasi sistem informasi perusahaan yang spesifik. Infrastruktur IT mencakup

perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan yang dibagi di seluruh perusahaan. Komponen

utama infrastruktur IT adalah platform perangkat keras komputer, sistem operasi plat-bentuk,

platform perangkat lunak perusahaan, jaringan dan platform telekomunikasi.

Terdapat lima tahap evolusi dalam infrastruktur IT yaitu, era mainframe, era komputer

pribadi, era server, era internet, dan era cloud computing.

Tren Platform Perangkat Keras

Saat ini terdapat kecenderungan tren yang muncul dalam platform mobile computing

digital, grid computing, platform mobile, on-demand cloud computing, dan autonomic

computing. Sehingga menghasilkan bahwa, komputasi berlangsung melalui jaringan.

Komputasi grid melibatkan hubungan komputer remote geography dalam satu jaringan untuk

membuat komputasi grid yang menggabungkan kekuatan komputasi dari semua komputer di

jaringan yang dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah komputasi besar. Cloud

computing adalah model komputasi di mana perusahaan dan individu memperoleh kebutuhan

komputer dan aplikasi perangkat lunak melalui Internet dibanding membeli dan memasang

pada komputer mereka sendiri. Dalam komputasi yang otomatis, sistem komputer memiliki

kemampuan untuk mengkonfigurasi dan memperbaiki diri secara langsung.

Tren Platform Perangkat Lunak

Tren platform perangkat lunak termasuk meningkatnya penggunaan Linux, perangkat

lunak open source, Java dan Ajax, layanan Web, mashup dan widget, dan perangkat lunak

outsourcing. Perangkat lunak open source diproduksi dan dipelihara oleh komunitas global

programmer dan gratis untuk diunduh. Layanan Web yang longgar digabungkan software

komponen-komponen berdasarkan standar Web terbuka yang tidak spesifik dan dapat bekerja

dengan aplikasi perangkat lunak. Mereka dapat digunakan sebagai komponen aplikasi

berbasis web yang menghubungkan sistem dua organisasi yang berbeda atau untuk

menghubungkan sistem yang berbeda dari sebuah perusahaan tunggal. Perusahaan akan

membeli aplikasi perangkat lunak baru dari sumber-sumber di luar, termasuk paket perangkat

lunak, dengan pengembangan aplikasi kustom untuk vendor eksternal atau dengan menyewa

layanan perangkat lunak.

Tantangan utama dalam mengelola infrastruktur IT adalah berurusan dengan Platform dan

perubahan infrastruktur, infrastruktur pengelolaan, dan membuat investasi pada infrastruktur

secara bijaksana. Total biaya yang dimiliki sumber daya teknologi tidak hanya mencakup

biaya asli hardware komputer dan perangkat lunak saja, tetapi juga biaya untuk pembaharuan

hardware dan software, pemeliharaan, dukungan teknis, dan pelatihan.

Contoh Tren saat ini untuk Platform Perangkat Keras dan Perangkat Lunak dalam

implementasi Sistem Informasi dan Pengendalian Internal diperusahaan yang bergerak

dibidang jasa “Traveloka”.

Traveloka adalah perusahaan yang menyediakan layanan jasa terkait pemesanan tiket

pesawat ,hotel, pertunjukan seni, paket perjalanan wisata, pulsa prabayar dan lainnya.

Traveloka memiliki basis operasional di Jakarta. Platform perangkat keras yang diterapkan

oleh Traveloka dapat berupa platform mobile. Sedangkan, Platform perangkat lunak yang di

implementasikan oleh Traveloka berupa penyediaan suatu situs/web. Traveloka menyediakan

platform online (layanan web atau widget atau aplikasi yang dapat diunduh oleh siapapun di

google play melalui smart phone) sehingga pengguna dapat menelusuri berbagai jenis produk

yang ditawarkan oleh Traveloka. Pengguna dapat membuat pemesanan layanan yang

disediakan oleh hotel, maskapai penerbangan, operator transportasi lainnya, penyelenggara

pertunjukan seni, pengelola objek wisata, biro perjalanan wisata, operator seluler, dan/atau

penyedia layanan lain yang bekerjasama dengan Traveloka "Vendor" di Situs. Dengan

meletakkan pesanan melalui situs, widget dan aplikasi khusus yang disediakan oleh

Traveloka, tentu akan mempermudah pengguna (konsumen) dalam melakukan segala jenis

pemesanan. Hal ini menandakan bahwa Infrastrktur IT yang tangguh tentu akan memberikan

added value yang besar terhadap suatu bisnis dan menunjang aktivitas bisnis menjadi lebih

efektif dan efisien.