SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

DOSEN : PROF. DR. IR. HAPZI ALI, MM, CMA

TENTANG

SISTEM INFORMASI, ORGANISASI DAN STRATEGI

OLEH :

SANDY SETIAWAN

55516120017

MAGISTER AKUNTANSI

PROGRAM PASCASARJANA (S2)

UNIVERSITAS MERCUBUANA

TAHUN 2017

Sistem Informasi yang di Implementasi pada perusahaan tempat saya bekerja dan

kelemahan Sistem Informasi yang di implementasikan, yang berkaitan dengan sistem

akuntansi dalam rangka Pengendalian Internal.

Sistem informasi saat ini menjadi hal yang sangat penting dalam aktivitas bisnis

perusahaan. Dengan adanya sistem informasi yang handal, tentu akan berdampak pada

efektivitas dan efisiensi dalam kegiatan operasional perusahaan. Perusahaan yang tangguh

dan memenangi persaingan yang kompetitif saat ini tentu perusahaan yang memiliki sistem

informasi yang handal.

Adapun sistem informasi akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan tempat saya bekerja

yaitu Oracle. Dengan adanya sistem oracle, sangat memudahkan bagi karyawan salah satunya

di departemen pajak dalam menangani segala administrasi perpajakannya. Contohnya dalam

pembuatan faktur pajak di aplikasi e-faktur, seorang karyawan dapat membuat faktur pajak

secara cepat hanya dengan cara menarik data penjualan yang terutang PPN di sistem oracle,

lalu dari data tersebut disesuaikan dengan format import e-faktur. Jika format sudah benar,

maka data dapat di import ke dalam aplikasi e-faktur untuk dibuatkan faktur pajak. Sebanyak

apapun jumlah faktur pajaknya yang akan dibuat, hanya membutuhkan waktu sekitar 5-15

menitan untuk diimport dan di upload menjadi faktur pajak ke aplikasi e-faktur. Contoh

lainnya juga dalam pembuatan bukti potong pajak penghasilan (PPh), hanya perlu menarik

data pembuatan bukti pemotongan pajak penghasilan (PPh) dari sistem oracle, lalu data dapat

langsung disesuaikan dengan format import e-SPT PPh, setelah data disesuaikan dengan

format yang sesuai maka dapat langsung diimport ke dalam aplikasi e-SPT PPh untuk

dibuatkan bukti pemotongan pajak penghasilan (PPh), berapapun data yang diimport kedalam

aplikasi e-SPT PPh hanya membutuhkan waktu 5-15 menitan. Hal ini dapat dilihat, bahwa

sistem yang ada di perusahaan tempat saya bekerja sangat terintegrasi dengan sistem

perpajakan yang ada, sehingga dapat mendukung aktivitas operasional perusahaan menjadi

lebih efektif dan efisien. Jika pembuatan faktur pajak atau bukti pemotongan dilakukan

secara manual, asumsi waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan 1 buah faktur pajak sekitar 3

menit. Asumsi pembuatan faktur pajak satu hari sekitar 100 buah, maka untuk membuat

faktur pajak 100 buah membutuhkan waktu 300 menit atau sekitar 5 jam. Dengan adanya

sistem informasi yang terintegrated di kantor kami, hanya membutuhkan waktu sekitar 5-15

menitan sebanyak apapun pembuatan faktur pajak dan dengan adanya sistem seperti ini akan

dapat meminimalisir tingkat kesalahan dalam pembuatan faktur pajak maupun bukti

pemotongan pajak penghasilan (PPh). Dari sistem yang dijelaskan diatas terlihat jelas bahwa

sistem informasinya dapat menciptakan efisiensi dan efektivitas dalam mendukung aktivitas

operasional perusahaan. Adapun kelemahan dalam sistem diatas yaitu hasil penarikan data

dari sistem oracle tidak dapat langsung diimport kedalam aplikasi perpajakan yang ada,

karena terdapat beberapa karakter format yang berbeda. Sehingga pengguna harus mengubah

beberapa format tersebut agar dapat diimport ke dalam aplikasi perpajakan (e-Faktur dan e-

SPT PPh).

1. Dampak implementasi sistem informasi bagi organisasi

Penggunaan teknologi informasi, telah membawa banyak perubahan

organisasional dalam berbagai area, antara lain:

a. Struktur organisasi, otoritas, kekuatan

Sistem Informasi memungkinkan peningkatan produktivitas para manajer,

perluasan pengendalian (banyak karyawan untuk tiap supervisor), dan pengurangan

jumlah manajer serta tenaga ahli. Maka akan semakin sedikit tingkat manajerial yang

akan ada dalam banyak perusahaan, dan akan makin sedikit pula staf manajer operasi.

Hierarki organisasional yang lebih datar akan menghasilkan pengurangan dalam

jumlah total karyawan, rekayasa ulang proses bisnis, peningkatan produktivitas

karyawan, dan kemampuan karyawan di tingkat yang lebih rendah untuk melakukan

pekerjaan di tingkat yang lebih tinggi melalui dukungan sistem informasi.

Perkembangan terbaru dalam sistem terkomputerisasi mengubah struktur kekuatan

dalam perusahaan.

b. Tugas dalam pekerjaan

Sebuah tugas dalam pekerjaan akan berhubungan dengan tanggung jawab pekerjaan

tersebut. Dalam hal ini Sistem Informasi mengubah tugas dalam pekerjaan dan

kumpulan kemampuan. Tanggung jawab pekerjaan penting tidak hanya karena

berkaitan dengan stuktur perusahaan, tetapi juga karena berkaitan dengan kepuasan

karyawan, kompensasi, status, dan produktivitas. Berbagai perubahan dalam tanggung

jawab pekerjaan terjadi ketika restrukturisasi proses bisnis dilakukan, dalam hal ini

diperlukan kemampuan komputer dalam tingkat yang lebih tinggi untuk para pekerja

dan perlunya pelatihan ulang.

c. Jenjang karier karyawan

Peningkatan penggunaan Sistem Informasi dalam perusahaan secara signifikan dan

dapat menimbulkan dampak tidak terduga atas jenjang karier. Telah banyak

profesional berkeahlian tinggi yang telah mengembangkan kemampuan mereka

melalui pengalaman selama bertahun-tahun, memiliki serangkaian posisi yang

menghadapkan mereka pada situasi yang makin sulit dan rumit. Penggunaan e-learning

dan tutorial inteligen dapat menjadi jalan pintas bagi pembelajaran ini karena

memungkinkan pengangkapan dan pengelolaan penggunaan pengetahuan secara lebih

efisien.

d. Supervisi

Fakta bahwa pekerjaan seorang karyawan dilakukan secara online dan disimpan

secara elektronik menimbulkan kemungkinan adanya supervisi elektronik yang lebih

besar. Supervisi jarak jauh lebih banyak menekankan pada pekerjaan yang diselesaikan

dan lebih sedikit berkaitan dengan hubungan personal serta politik kantor. Dalam hal

ini internet memiliki potensi untuk meningkatkan supervisi jarak jauh.

e. Pekerjaan manajer

Tugas yang paling penting bagi manajer adalah mengambil keputusan. Sistem

Informasi dapat mengubah cara pengambilan keputusan dibuat, dan akibatnya juga

mengubah pekerjaan para manajer. Bagi para manajer, sistem informasi memberi

mereka waktu untuk keluar dari kantor dan masuk ke lapangan. Mereka juga dapat

meluangkan lebih banyak waktu untuk aktivitas perencanaan. Pengumpulan informasi

untuk pengambilan keputusan kini dapat dilakukan secara lebih cepat melalui mesin

pencari dari internet. Sistem informasi mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk

melengkapi tahapan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem informasi juga

dapat mengubah syarat kepemimpinan, contohnya komunikasi langsung yang biasanya

dilakukan dapat digantikan oleh e-mail dan konferensi terkomputerisasi. Hal tersebut

menyebabkan kualitas kepemimpinan yang berkaitan dengan kehadiran fisik akan

berkurang. Kepemimpinan yang efektif dapat dianggap lebih berkaiatan dengan

komunikasi berbasis komputer.

2. Model rantai nilai guna membantu aktivitas bisnis dalam mengidentifikasi peluang

untuk aplikasi sistem informasi strategis

a. Mendefinisikan dan menggambarkan model rantai nilai

- Rantai nilai adalah rangkaian kegiatan operasi perusahaan dalam industri yang

spesifik.

- Rantai nilai mengkategorikan aktivitas umum nilai tambah dari sebuah organisasi.

Kegiatan utama mencakup logistik masuk, operasi (produksi), logistik keluar,

pemasaran, dan penjualan (permintaan), dan jasa (pemeliharaan). Kegiatan

dukungan meliputi : manajemen infrastruktur, manajemen sumber daya manusia,

teknologi (R&D) dan pengadaan.

b. Menjelaskan bagaimana model rantai nilai dapat digunakan untuk

mengidentifikasi peluang untuk sistem informasi

Rantai nilai kegiatan menyoroti model tertentu dalam bisnis di mana strategi

kompetitif terbaik dapat diterapkan dan di mana sistem informasi yang paling mungkin

memiliki dampak strategis. Model ini mengidentifikasi spesifik, titik leverage yang

kritis di mana perusahaan dapat menggunakan teknologi informasi yang paling efektif

untuk meningkatkan posisi kompetitif. model rantai nilai memandang perusahaan

sebagai rangkaian atau rantai kegiatan dasar yang menambahkan margin nilai produk

perusahaan atau jasa.

c. Mendefinisikan web value dan menunjukkan bagaimana hal itu berkaitan

dengan rantai nilai

- Value web adalah kumpulan perusahaan independen yang menggunakan teknologi

informasi untuk mengkoordinasikan rantai nilai mereka untuk menghasilkan suatu

produk atau jasa untuk pasar secara kolektif.

- Kaitan antara web value dengan rantai nilai adalah seperti yang telah kita ketahui

yang bahwa rantai nilai adalah serangkaian kegiatan dalam suatu organisasi,

supaya rantai nilai ini berjalan dengan baik maka dibutuhkan web value atau

menggunakan teknologi informasi yang bisa mendukung jalannya rantai nilai.

Sehingga kegiatan operasional dari suatu organisasi dapat berjalan secara efektif

dan efesian.

d. Menjelaskan bagaimana web nilai membantu peluang bisnis identifiy untuk

sistem informasi strategis.

Value web dapat membantu mengidentifikasi peluang bisnis untuk sistem informasi

strategis karena value web adalah sutu tempat di mana perusahaan dapat membrowsing

data/informasi.

e. Menggambarkan bagaimana internet telah mengubah kekuatan kompetitif dan

keunggulan kompetitif.

Dengan adanya kekuatan internet, persaingan bisnis saat ini menjadi semakin

kompetitif. Teknologi internet dapat digunakan oleh perusahaan mana pun, yang

memudahkan dalam bersaing pada harga dan juga untuk memasuki pasar, terutama

bagi pesaing baru. Internet juga dapat meningkatkan kekuatan menawar dari pelanggan

yang dapat dengan cepat menemukan penyedia berbiaya terendah pada Web.

3. Sistem informasi membantu bisnis untuk mencapai keunggulan kompetitif

Sering dengan perusahaan memenuhi kebutuhan produk dan jasa para pelanggannya,

perusahaan tersebut akan berusaha untuk mendapatkan di atas para pesaingnya. Satu hal

yang tidak selalu terlihat adalah fakta bahwa sebua perusahaan juga akan dapat mencapai

keunggulan kompetitif melalui penggunaan sumber daya virtualnya. Keunggulan

kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan di

dalam pasar.

Rantai Nilai Porter

Profesor Harvard Michael E. Porter adalah orang yang paling sering dikaitkan dengan

topic keunggulan kompetitif. Porter yakin bahwa sebuah perusahaan meraih keunggulan

kompetitif dengan menciptakan suatu rantai nilai. Margin adalah nilai dari produk dan jasa

perusahaan setelah dikurangi harga pokoknya, seperti yang diterima oleh pelanggan

perusahaan. Perusahaan mencintakan nilai dengan melakukan apa yang disebut oleh porter

sebagai aktifitas nilai.

Aktifitas nilai terdiri atas dua jenis yaitu utama dan pendukung :

1. Aktifitas nilai utama ditunjukan pada lapisan bagian bawah dan meliputi logistic input

yang mendapatkan bahan baku dan persediaan dari pemasok, operasi perusahaan yang

mengubah bahan baku menjadi barang jadi.

2. Aktifitas nilai pendukung terlihat pada lapisan bagian atas mencakup infrastruktur

perusahaan bentuk organisasi yang secara umum akan mempengaruhi seluruh aktivitas

utama. Selain itu, tiga aktivitas akan mempengaruhi aktifitas utama secara terpisah

maupun dalam bentuk terkombinasi, yaitu manajemen sumber daya manusia,

pengembang teknologi, dan pengadaan.

Memperluas Ruang Lingkup Nilai

Manajemen harus waspada terhadap tambahan keunggulan yang dapat dicapai dengan

rantai nilai perusahaan ke rantai nilai orgaisasi lain, kaitan seperti ini dapt menghasilkan

suatu system interorganisasional (interorganizational system – IOS). Sebuah perusahaan

dapat mengaitkan rantai nilainya kepada rantai nilai pemasoknya dengan

mengimplementasikan system yang membuat sumber daya input tersedia bila dibutuhkan.

Dimensi-dimensi Keunggulan Kompetitif

Keunggulan kompetitif dapat direalisasikan dalam hal mendapatkan strategi, taktis,

maupun operasional. Pada tingkat manajerial yang tertinggi, tingkat perencanaan strategis

dalam sistem informasi dapat digunakan untuk mengubah arah sebuah perusahaan dalam

mendapatkan keunggulan strategisnya.

a. Keunggulan Strategis

Keunggulan strategis adalah keunggulan yang memiliki dampak fundamental dalam

membentuk operasi perusahaan. System informasi dapat digunakan untuk menciptakan

suatu keunggulan strategis. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat memutuskan

untuk mengubah seluruh datanya menjadi basis data dengan alat penghubung standar.

Strategi ini dapat menyebabkan operasi perusahaan akan di pengaruhi beberapa

cara secara fundamental. Pertama, akses yang ada saat ini bias dilakukan melalui

peranti lunak computer buatan perusahaan sendiri, sehingga perubahan tersebut akan

penyebabkan perusahaan harus mempertimbangkan untuk membeli peranti lunak

pelaporan standar dari vendor luar atau memperkerjakan perusahaan luar untuk

merancang dan mengembangkan suatu system pelapor baru.

b. Keunggulan Taktis

Sebuah perusahaan Mendapatkan keunggulan taktis ketika perusahaan tersebut

mengimplementasikan strategi dengan cara yang lebih baik dari para pesaingnya.

Asumsi bahwa seorang ingin membeli kertas computer senilai $150 dari perusahaan

anda. Pembalian alat kantor seperti ini bersifat rutin, dan system informasi mencatat

bahwa pelanggan tersebut telah melakukan pembelian dengan total niali $800

sepanjang bulan ini dan terdapat potongan harga sebesar 5 persen atas harga pembelian

di atas $1000 untuk setiap bulan. Pembelian yang dilakukan pada masa lalu ditambah

pembelian saat ini sebesar $950, hanya berada sedikit dibawah jumlah yang akan

memicu diberikan potongan harga.

c. Keunggulan Operasional

Keunggulan operasional adalah keunggulan yang berhubungan dengan transaksi

dan proses sehari hari. Disinilah system informasi akan berinteraksi secara dengan

proses. Suatu situs Web yang menginat pelanggan dan presensi mereka dari transaksi

masa lalu akan mencerminkan suatu keunggulan operasional. Browser sering memiliki

cookies, file file berisi informasi yang terdapat di dalam computer pengguna, yang

dapat menyimpan nomor akun, kata sandi,dan informasi lain yang berhubungan

dengan transaksi pengguna. Data yang dimasukan pengguna lemungkinan besar akan

lebih akurat. Karena data tidak dikomunikasikan secara lisan kepada orang lain, maka

tidak akan terjadi kesalah pahaman di dalam komunikasi.

Berikut ini contoh Keunggulan Kompetitif dalam penggunaan Sistem Informasi :

PT Telkom dan PT Pos Indonesia. Revolusi informasi yang masuk bersama dengan

teknologi Internet, pada awalnya terlihat seperti membawa lonceng kematian bagi dua

perusahaan BUMN di Indonesia ini, karena Internet dianggap akan memakan pasar PT

Telkom di industri komunikasi suara dan PT Pos Indonesia di komunikasi melalui pos.

Tetapi, karena kedua perusahaan ini berhasil mengelola dan memanfaatkan informasi

disertai inovasi di bidang teknologi komunikasi tersebut dengan baik, datangnya

perubahan tidak mematikan bisnis kedua perusahaan ini. Mereka merangkul kekuatan

informasi dan teknologi Internet tersebut dengan secara signifikan melakukan perubahan-

perubahan fisik yang diperlukan dalam memperbaharui produk dan jasa yang mereka

tawarkan. PT Telkom memperkenalkan Telkomnet Instan sebagai jasa layanan internet

bagi pengguna telepon tanpa repot (tanpa harus mendaftar dengan prosedur administrasi

yang rumit sebagai pelanggan sebuah internet provider), bisa langsung diakses seperti

menelepon biasa. Jasa lainnya adalah penyediaan jaringan komunikasi broadband untuk

kawasan tertentu yang bisa digunakan untuk TV kabel atau jaringan internet dengan kabel

(bukan dial up). Dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi ini, PT

Telkom juga menawarkan jasa komunikasi bergerak dengan telepon genggam yang

menawarkan pulsa jauh lebih murah dari perusahaan sejenis di industri komunikasi

bergerak. Sedangkan PT Pos Indonesia menawarkan produk-produk baru seperti

wasantara-net (jasa layanan internet provider), pengiriman kartu pos digital, serta

pengiriman surat dan barang yang ditunjang dengan jaringan elektronik yang telah

dibangun oleh PT Pos untuk menyosong masa depan menjadi perusahaan kelas dunia.

4. Tantangan yang ditimbulkan oleh sistem informasi strategis, yaitu :

1. Tantangan investasi sistem informasi

Pentingnya sistem informasi sebagai investasi yang memproduksi nilai bagi

perusahaan. Ditunjukkan pula bahwa tidak semua perusahaan menyadari nilai yang

kembali (good return) dari investasi sistem informasi tersebut. Ternyata salah satu

tantangan yang paling besar yang dihadapi manajer masa kini adalah jaminan bahwa

perusahaan mereka benar-benar mendapatkan good return dari biaya yang mereka

keluarkan untuk sistem informasi.

2. Tantangan stratejik bisnis

- Selain investasi TI yang berat, banyak organisasi tidak menyadari nilai bisnis yang

penting dari sistem mereka, karena mereka kurang atau gagal untuk menghargai aset

komplemen yang diperlukan agar dapat menggunakan aset teknologi mereka untuk

bekerja.

- Kekuatan dari komputer hardware dan software tumbuh lebih cepat dari kemampuan

organisasi untuk mengaplikasikan dan menggunakan teknologi.

- Untuk mendapatkan keuntungan sepenuhnya dari TI, menyadarai produktivitas yang

asli, dan agar berdaya saing serta efektif, maka organisasi perlu melakukan desain

ulang. Merekan harus membuat perubahan fundamental dan perilaku pengelolaan

(manajer), membangun model bisnis, menghilangkangkan peraturan krja yang

kadaluwarsa, mengeliminasi proses bisnis dan struktur organisasi yang modelnya

tidak efisien.

3. Tantangan globalisasi

- Pertumbuhan yang cepat dalam perdagangan internasional dan timbulnya ekonomi

global memerlukan sistem informasi yang mendukung produksi dan menjual produk

di berbagai negara yang berbeda.

- Untuk membangun sistem informasi yang multinasional dan terintegrasi, maka bisnis

harus membangun standar global hardware, software dan komunikasi, menciptakan

akuntansi dan struktur laporan yang antar budaya serta mendesain proses bisnis

transnasional.

4. Tantangan infrastruktur teknologi informasi

- Banyak perusahaan yang dibebani dengan program TI yang mahal, sistem informasi

yang kompleks dan rapuh, serta tindakan mereka yang merupakan hambatan bagi

strategi dan pelaksanaan bisnisnya.

- Untuk membangun infrastruktur TI baru merupakan tugas berat yang khusus, banyak

perusahaan yang berjuang mengintegrasikan pulau teknologi dan sistem informasi

mereka.

5. Tantangan tanggungjawab dan pengawasan: etika dan pengawasan.

- Meskipun sistem informasi memberikan keuntungan dan efisiensi yang besar, mereka

juga menciptakan masalah dan tantangan sosial dan etis baru, seperti ancaman ke

individual privacy dan hak kepemilikan intelektual, masalah kesehatan yang

berhubungan dengan komputer, kejahatan komputer dan eliminasi pekerjaan.

- Tantangan besar dari pengelolaan (manajer) adalah membuat keputusan terinformasi

yang sensitif sampai ke konsekuensi negatif dari sistem informasi sampai ke yang

negatif.