Upload
sislink
View
3.289
Download
2
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Citation preview
28-6-2011
1
AHK heeft een nieuw SIS geïmplementeerd!Benieuwd naar onze ervaringen?
Amrita van Veldhoven (AHK)
Gerrit Lauwers (Educus)
1. AHK organisatie;
2. Overwegingen nieuw SIS;
3. Projectplan;
4. ”Look & feel”…
5. Planning & fasering;
6. Techniek;
7. Terugkijken;
8. 2011 en verder…...
9. Vragen?
Inhoud
28-6-2011
2
Schets van de organisatie (1)
Schets van de organisatie (2)
28-6-2011
3
Het pakket (B&E) zit aan het einde van zijn levensduur,knelpunten:
1. gebruiksonvriendelijkheid;2. ouderwetse interface (dos-achtig);3. rapportages voor het onderwijs;4. managementinformatie;5. kleinere aanpassingen kosten veel tijd;6. onmogelijkheid van grotere aanpassingen/wensen.
Overwegingen nieuw SIS (1)
probleemstelling oude pakket
A. Gebruiksvriendelijk!
• Flexibele module studievolg, variatie aan curricula
B. Robuuste module inschrijvingen:
• Studielink;• koppeling financieel pakket.
C. Eenvoudig te genereren informatie:• te gebruiken in onderwijsproces;• generieke managementinformatie.
D. Koppeling naar andere toepassingen/pakketten:
agenda systeem, roostering, docenten (uren) administratie.
Overwegingen nieuw SIS (2)
Wat willen we eigenlijk?
28-6-2011
4
Presentatie leverancier
Vier mensen gingen blij naar huis!
• gebruiksvriendelijkheid• SAAS architectuur• invloed op het ontwikkel proces• snelle software productie• rapportage database• standaardiseren rapportages; diploma’s, cijferlijsten• eenvoudiger inschrijfproces• standaard koppelingen (en financieel)• deadlines worden gehaald (bewezen in MBO)
Projectplan (1)
Dilemma’s om op te lossen
1. Hoog tempo van de ontwikkelaar en leverancier (eind 2010 gereed), kunnen we daarin mee?
2. Knelpunt in planning: jaarritme van faculteiten & studentenzaken is verschillend
3. Negatieve ervaring van vorige implementatie leeft nog bij een aantal faculteiten
4. Project moet geen CENTRAAL project worden
5. Enthousiast & onervaren team functioneel en technisch applicatiebeheer
28-6-2011
5
Projectplan (2)
Compacte planning (oktober-april)
Besluit om project op te delen:
• eerst conversie huidige functionaliteiten in nieuwe systeem
• tweede verbetering van processen en uitbreiden functionaliteiten.
Faculteiten meekrijgen & geen CENTRAAL project
• alle faculteiten betrokken bij pve opstellen
• intern experts betrekken, per faculteiten één kerngebruiker administratie en één kerngebruiker curriculum
• gelaagde projectorganisatie inrichten
Functioneel/applicatiebeheer ondersteunen vanuit leverancier
Start & resultaat project
• Complexe omgeving
• Samenwerking
• Generieke implementatie producten
28-6-2011
6
Implementatieplan
Projectleider
BV IV
projectgroep
Medewerkersprocessen
SystemenInformatie
Stuurgroep
opleidingsplan
Conversiescript
Procesmodellen
Inrichtings-document
CommunicatiePlan
RapportagesKoppelvlakbeschrijving
Beheerplan
Op
eration
eel
TactischStrategisch
Implementatieplan
Productbeschrijvingen
Korte impressie Alluris / wat hebben we….
28-6-2011
7
Project organisatie
Inrichtingsvoorstel Kerngebruikers
nov dec jan feb mrt aprokt
Ontwikkeling
Ketentest
Transitie Live
Planning en fasering (1)
28-6-2011
8
Planning en fasering (2)
Werven ToelatenLeerroute bepalen
Groeperen Onderwijsactiviteiten
Begeleiding
Resultaatbeheer
Plannen en Organiseren
diplomerenUit-
schrijven
Begeleidingsdossier
Admin. intake
DiplomaResultatenlijst(ind. + groep)
Inschrijvingsdossier
Inschrijven
Factureren
Curriculum beheer
Management informatie
Brieven
Extra voor april
Mogelijk na april
B&E in Alluris
Rooster - Agenda
Begeleidingstrajecten
Toelaten
Integratie in bedrijfsvoering
Werven Toelaten
Leerroute bepalen
Groeperen
Onderwijsactiviteiten
Begeleiding
Resultaatbeheer
Plannen en Organiseren
diplomerenUit-
schrijven
Administr. intake
DiplomaResultatenlijst(ind. + groep)
Inschrijvingsdossier
Inschrijven
Factureren
Curriculum beheer
Brieven
26/27 januari2/3 februari
19/20 januari
9/10/16/17 februari
28-6-2011
9
nov dec jan feb mrt apr
Inrichtings- en conversievoorstel
Directie
rondje
Kick-
off
Testen admin +
curriculum
Ketentest Acceptatietest
Train-de
Gebruiker
Restinrichting
Conversie Alluris
In gebruik
okt
Werkinstructie
IV
Koppelingen
Rapportages
Intranetsite
Student website
Financieel
Testen BI
Testen Conversie
ICT
Beheer/PM
Faculteiten
Planning en fasering (3)
Techniek (1)
28-6-2011
10
Techniek (2)
Werven ToelatenLeerroute bepalen
Groeperen Onderwijsactiviteiten
Begeleiding
Resultaatbeheer
Plannen en Organiseren
diplomerenUit-
schrijven
Administr. intake
Inschrijven
Factureren
Curriculum beheer
IDM
Exact
Terugkijken (1)Wat is er geïmplementeerd?
28-6-2011
11
1. 6 verschillende bedrijven (faculteiten)• 6x administratieve organisatie (procedures);• 6x functiehuis (aansturing);• 6x verandervermogen/ bezettingsgraad• 6x verschillende relatie met het Service Bureau
2. Nog onvoldoende kennis & ervaring + systeem voor operationele fase;
3. Meegezogen management in operationele uitvoering;
4. Onvoldoende geplande inzet van mensen vanaf het begin, kost uiteindelijk veel meer inzet en stress;
5. Meer doorlooptijd nodig om te laten ‘inzinken’.
Terugkijken (2)Geleerde lessen
• verantwoordelijkheid implementatie ligt bij faculteitsmanagement
• Het Service Bureau neemt een eenduidige positie in
• We houden Alluris op de ‘projecttafel’
• Inrichting staande organisatie
• Inrichting tijdelijke ondersteunende organisatie
2011 en verder…….
Zijn we klaar?
De implementatie is redelijk binnen de planning gelukt, daar zijn we trots op!
Zijn we tevreden?
Er is een hele mooie basis om op verder te bouwen……, met nog een paar modules en organisatieonderdelen te gaan
Huh? Verder bouwen en je bent toch klaar?
Het is nooit af……
we gaan graag door in de samenwerking