SISLink13 - 21/6 - ronde 2 - Saxion getuigschriftenfunctionaliteit door Educator - Susanne Elgersma (Saxion), Jacob Maljaars (Educator)

  • View
    155

  • Download
    3

Embed Size (px)

Transcript

  • Implementatie

    Saxion getuigschriften -

    functionaliteit door

    Educator

    Datum: 21-06-2013

    Auteurs: Susanne Elgersma & Jacob Maljaars

  • Wie zijn jullie?

    Wie zijn wij?

    Introductie

  • Wie is Saxion

    Aantal studenten: 24.439

    Locaties in: Deventer, Enschede, Hengelo en Apeldoorn

    Saxion gebruikt Educator sinds 2009 als onderwijs informatiesysteem

    over de volledige breedte van de instelling

    Onderwijscatalogus, individueel studieplan, studievoortgang,

    studentdossier voor begeleiding

  • Inhoud

    Aanleiding voor dit project

    Kenmerken proces Saxion

    Doelen en oplossingen

    Vragen en discussie

  • Aanleiding

    Gedigitaliseerd getuigschriftenproces

    Geautomatiseerde controles

    Plateau 2 1-10-2013

    Plateau 1 1-10-2012

    Getuigschrift volgens Europese richtlijnen (EDS)

    Getuigschriftenproces volgens veiligheidskenmerken

  • Kenmerken getuigschriftenproductieproces

    Examencommissie vraagt getuigschrift centraal aan

    2 vaste ruimtes waarin geprint wordt

    Getuigschrift afgedrukt op waardepapier

  • Doelen Plateau 2

    1. Borging van criteria

    2. Efficintere controles

    3. Clean order (voor examencommissies)

    4. Robuuste en schaalbare printfunctionaliteit

    Minder personele inzet en een hogere kwaliteit

  • Borging van criteria

    Hoe ging dat / waar liepen we tegenaan

    Verschillende werkwijzen: eindgetuigschrift is (soms) een optelling van

    Postpropedeuse en Minor;

    Criteria diploma zijn niet altijd geborgd in 1 norm.

    Hoe is dit opgelost / wat is het geworden

    Uniformering van werkwijze, altijd een postpropedeuse van 180

    eindgetuigschrift wordt uitgegeven op basis van deze norm;

    En norm dekt criteria van diploma af.

  • Efficintere controles

    Hoe ging dat / waar liepen we tegenaan

    Veel handmatige controles

    Veel verschillende schermen nodig om alle controles te kunnen doen

    Controles in Excel lijsten buiten het systeem

    Arbeidsintensief en foutgevoelig

    Hoe is dit opgelost / wat is het geworden

    Controles geautomatiseerd

    Informatie samengebracht in n scherm (ook de inschrijfgegevens)

  • Clean order (voor examencommissies)

    Hoe liep het proces

    Aanleveren geslaagden

    Voorbereiden

    data

    Aanmaken

    getuigschrift +

    supplement +

    cijferlijst

    Ondertekenen set

    Archiveren en

    registreren

    geslaagden

    Uitreiking

    Innemen set invoegen

    documenten

    INVLOED!!!

  • Clean order (voor examencommissies)

    Hoe ging dat / waar liepen we tegenaan

    Lijsten buiten systeem:

    Niet inzichtelijk wie wat heeft aangepast,

    Gegevens kunnen verouderd zijn,

    Foutgevoelig en arbeidsintensief

    Hoe is dit opgelost / wat is het geworden

    Aanvraag binnen systeem (geen losse lijsten nodig)

    Controles naar voren geschoven in het proces

  • Hoe ging dat / waar liepen we tegenaan?

    In Educator een lijst genereren van toekomstige geslaagden

    Wordt lijst buiten systeem, controle van studieplannen, basiscontrole inschrijving

    Lijst met geslaagden vaststellen door examencommissie (als groep binnen Educator)

    Deze lijst doorsturen naar BST

    BST genereert met groep een nieuwe lijst in Educator met te controleren gegevens vanuit het

    inschrijfsysteem (combinatie van gegevens)

    Waarom moet het makkelijker?

    Lijsten buiten systeem niet inzichtelijk wie wat aanpast, geen actualiseren van gegevens

    Veel handmatige controles

    Verantwoordelijkheden zijn moeilijk te beleggen (scheiding tussen controles en besluit)

    Hoe is dit opgelost / wat is het geworden

    Aanvraag binnen systeem (geen losse lijsten nodig)

    Controles geautomatiseerd en in 1 scherm inzichtelijk

    Geen controles meer nodig door BST (besparing in fte)

    Aanvraag gemak (voor

    examencommissies)

    Susanne & Jacob

  • Hoe ging dat / waar liepen we tegenaan?

    In Educator een lijst genereren van toekomstige geslaagden

    Wordt lijst buiten systeem, controle van studieplannen, basiscontrole inschrijving

    Lijst met geslaagden vaststellen door examencommissie (als groep binnen Educator)

    Deze lijst doorsturen naar BST

    BST genereert met groep een nieuwe lijst in Educator met te controleren gegevens vanuit het

    inschrijfsysteem (combinatie van gegevens)

    Waarom moet het makkelijker?

    Lijsten buiten systeem niet inzichtelijk wie wat aanpast, geen actualiseren van gegevens

    Veel handmatige controles

    Verantwoordelijkheden zijn moeilijk te beleggen (scheiding tussen controles en besluit)

    Hoe is dit opgelost / wat is het geworden

    Aanvraag binnen systeem (geen losse lijsten nodig)

    Controles geautomatiseerd en in 1 scherm inzichtelijk

    Geen controles meer nodig door BST (besparing in fte)

    Aanvraag gemak (voor

    examencommissies)

    Susanne & Jacob

  • Hoe ging dat / waar liepen we tegenaan?

    In Educator een lijst genereren van toekomstige geslaagden

    Wordt lijst buiten systeem, controle van studieplannen, basiscontrole inschrijving

    Lijst met geslaagden vaststellen door examencommissie (als groep binnen Educator)

    Deze lijst doorsturen naar BST

    BST genereert met groep een nieuwe lijst in Educator met te controleren gegevens vanuit het

    inschrijfsysteem (combinatie van gegevens)

    Waarom moet het makkelijker?

    Lijsten buiten systeem niet inzichtelijk wie wat aanpast, geen actualiseren van gegevens

    Veel handmatige controles

    Verantwoordelijkheden zijn moeilijk te beleggen (scheiding tussen controles en besluit)

    Hoe is dit opgelost / wat is het geworden

    Aanvraag binnen systeem (geen losse lijsten nodig)

    Controles geautomatiseerd en in 1 scherm inzichtelijk

    Geen controles meer nodig door BST (besparing in fte)

    Aanvraag gemak (voor

    examencommissies)

    Susanne & Jacob

  • Hoe ging dat / waar liepen we tegenaan?

    In Educator een lijst genereren van toekomstige geslaagden

    Wordt lijst buiten systeem, controle van studieplannen, basiscontrole inschrijving

    Lijst met geslaagden vaststellen door examencommissie (als groep binnen Educator)

    Deze lijst doorsturen naar BST

    BST genereert met groep een nieuwe lijst in Educator met te controleren gegevens vanuit het

    inschrijfsysteem (combinatie van gegevens)

    Waarom moet het makkelijker?

    Lijsten buiten systeem niet inzichtelijk wie wat aanpast, geen actualiseren van gegevens

    Veel handmatige controles

    Verantwoordelijkheden zijn moeilijk te beleggen (scheiding tussen controles en besluit)

    Hoe is dit opgelost / wat is het geworden

    Aanvraag binnen systeem (geen losse lijsten nodig)

    Controles geautomatiseerd en in 1 scherm inzichtelijk

    Geen controles meer nodig door BST (besparing in fte)

    Aanvraag gemak (voor

    examencommissies)

    Susanne & Jacob

  • Robuuste en schaalbare

    printfunctionaliteit

    Hoe ging dat / waar liepen we tegenaan

    Relatief veel fouten bij printen (waardepapier weggooien)

    Functionaliteit heeft een steile leercurve

    Onvolledige controles op de uitgifte van waardenummers

    Hoe is dit opgelost / wat is het geworden

    Robuuste aansturing van printer

    Schaalbaar en printer onafhankelijk

    Waardenummers wordt gecontroleerd uitgegeven en bewaakt

  • Hogere kwaliteit met minder personele

    inzet door:

    Criteria te borgen in n norm

    Controles te automatiseren

    Informatie te bundelen in n scherm

    Aanvraag te ondersteunen binnen systeem

    Robuuste en schaalbare printeraansturing

  • Huidig proces (37 stappen)

    Vernieuwd proces (18 stappen)

  • Contactgegevens

    Jacob Maljaars

    T +31 (0)341 37 5519

    M +31 (0)651 41 27 31

    M jmaljaars@educator.eu

    L linkedin/jacobmaljaars

    Roel Nicolai

    T +31 (0)341 37 5387

    M +31 (0)621 246 248

    M rnicolai@educator.eu

    L linkedin/roelnicolai

    Voor vragen over deze presentatie of meer informatie over de

    oplossingen van Educator kunt u contact opnemen met:

    www.educator.eu