República Bolivariana de Venezuela

Universidad Fermín ToroCabudare – Edo. Lara

Autora:Nachi Desiree Hernández HidalgoCedula: 16.477.788 

SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL DEPARTAMENTO DE FACTURACION DE LA

BOUTIQUE “MARIELA FASHION”

INTRODUCCION

Esta investigación tiene como propósito diseñar un sistema automatizado para el departamento de facturación de la Boutique Mariela Fashion que mejore las actividades

manuales usadas actualmente en la empresa, por unas que las faciliten más ampliamente.

Los capítulos que se exponen en esta investigación se encuentran estructurados de la siguiente manera:

CAPITULO I: EL PROBLEMA

Muestra el planteamiento del problema, junto con los objetivos de la investigación, tanto general como específicos, así también la justificación y los alcances y limitación

correspondiente a la investigación.

CAPITULO II: MARCO TEORICO

Se encuentran algunos antecedentes a la presente investigación, que sirvieron como guía y ejemplo para la realización de la misma, también se muestran los términos y conceptos

utilizados, la utilización y operacionalización de las variables conjuntamente con el cuestionario usado para el análisis de los resultados de la investigación.

CAPITULO IEL PROBLEMA

Actualmente la modernización es un factor muy importante, la tecnología avanza a cada momento lo que significa que se debe estar paralelamente con estas dos ramas que conllevan al éxito.

En lo que respecta a la empresa “MARIELA FASHION” ubicada en la Av.20 entre calles 22 y 23 en el C.C Barquicenter se puede decir que esta dedicada a la compra y venta de prendas de vestir, se encuentra organizada de la siguiente manera: Dos departamento (Administración y Facturación) que funcionan de forma dependiente, es decir, administración coordina la parte contable de lo que resulta en facturación. Tiene como misión satisfacer las necesidades del mercado comercial y como visión lograr las metas en superación como empresa y cubrir las expectativas de los clientes.

Cabe destacar que en el departamento de facturación de la empresa “MARIELA FASHION” se pueden observar diferentes fallas, la problemática consiste en que se pierde tiempo al hacer las relaciones de compra-venta y el inventario, existe la posibilidad de pérdida de dinero; al no contar con un sistema automatizado que lleve un control especifico y exacto de todo lo que entra y sale, tanto mercancía como efectivo.

Es este sentido surge la inquietud de las siguientes interrogantes ¿Tendrá necesidad la empresa de obtener un sistema automatizado? ¿El sistema actual cumple con los requerimientos de la empresa? ¿Estará la empresa en condiciones técnica, operativa y económica para el diseño de un nuevo sistema? y ¿Cuáles son los módulos que utilizaría el sistema de facturación de la empresa?

Objetivo General

Diseñar un sistema automatizado para el departamento de facturación que permita el control de la compra-venta de prendas en la boutique “Mariela Fashion” ubicada en la Av. 20 entre calles 22 y 23, C.C Barquicenter, Barquisimeto, Estado Lara.

Objetivos Específicos

Estudiar el sistema actual de facturación para determinar las fallas que este presenta.

Realizar un estudio de factibilidad técnica, operativa y económica para el diseño del sistema.

Construir los módulos relativos a compras, ventas, proveedores, clientes, inventario.

Justificación

En el departamento de facturación de la empresa “MARIELA FASHION” se pueden apreciar numerosas fallas, la problemática existente en este departamento se basa en la perdida de tiempo, dinero, documentación y papel, un descontrol en la relación de compra-venta e inventario que mantiene la empresa, por tal motivo se justifica implantar un sistema automatizado que corrija los errores y fallas que existen actualmente en dicha empresa, este nuevo sistema permitirá el conocimiento veraz de las actividades que la empresa realice, ya sea en la compra de mercancía como en la venta de la misma y en su existencia, de igual manera permitirá verificar si el estado de cuenta que se entrega concuerda con los archivos que guarda el sistema.

Alcances y Limitaciones

La empresa podrá contar con este nuevo sistema únicamente para ser implantado en el departamento de facturación de la misma.

Con este nuevo sistema el departamento de facturación podrá sin duda alguna presentar un excelente control y manejo de las operaciones que se realicen tanto en la compra como en las ventas e inventario que maneje la empresa, se podrá obtener una información clara y precisa de los movimientos diarios que realice la empresa, así como también se ahorrará el desperdicio de papel y la pérdida de dinero (en caso de que exista).

CAPITULO II

MARCO TEORICO

Antecedentes de la investigación

Con el objeto de proporcionar una mejor visión sobre estudios previos a la investigación se plantean los siguientes antecedentes.

López (2002) diseñó un sistema que permite la formalización del periodo de un determinad cliente, desde su recepción hasta su facturación, dotando el área comercial de una sencilla herramienta de trabajo que le permita realizar de forma automatizada todo el proceso de oferta, facturación, registro de clientes, estado de las cuentas por cobrar, existencia en almacenes, etc., con solo introducir algunos datos.

En el mismo orden de ideas, Luzardo (1997) en su trabajo de grado titulado Diagnostico del sistema de facturación y despacho de la Distribuidora PROCRIA C.A ubicada en Yaritagua Estado Yaracuy, cuyo objetivo principal esta referido a diagnosticar el actual sistema de facturación y despacho, concluye que al actualizar y mejorar la empresa podrá ejercer un mejor control al optimizar el proceso y por ende los procedimientos inherentes al sistema, van a tener un mejor control administrativo-contable de los activos y financieramente va a obtener mayor productividad.

Bases teóricas

Según Catacora (1996, p.282) afirma que “el proceso de facturación tiene el objetivo de controlar, procesar y registrar todas las actividades u operaciones conducentes a mantener y aumentar las ventas de una empresa”.

Según el mismo autor, el ciclo de facturación es fundamental para la empresa, pues de este dependen sus ingresos, la mayoría de las empresas miden su crecimiento o tamaño a través de las cifras de ventas y su incremento permite visualizar la expansión y posibilidades de inversión.

Automatización:

Es la tecnología relacionada con la aplicación de sistemas mecánicos, eléctricos e informáticos para realizar y controlar la producción.

Programa:

Conjunto de instrucciones dadas al computador en un lenguaje y secuencia específica con el fin de realizar una tarea.

Programación:

Parte de la computación encargada del diseño y ejecución de programas.

Lenguaje de programación:

Plataforma base en donde se desarrolla un programa basado en síntesis, gramática y semántica.

Módulo:

Componente autónomo de un programa o sistema, bloque de almacenamiento que puede incorporarse a un determinado sistema para incrementar la respectiva capacidad, unidad que puede añadirse o intercambiar. Puede ser un componente de hardware o software.

Simplificación del trabajo:

Está orientada hacia el logro de una forma más eficiente, coordinada, fluida y breve de las actividades de una empresa. Al lograr la mayor eficiencia se reduce al mínimo el consumo de tiempo, esfuerzo e insumos.En este sentido, Morales (1994, p.21) dice que “…la simplificación del trabajo debe reducir los costos operativos al mínimo para que la empresa pueda competir con ventaja y la inversión sea más rentable…”

Sistema de variables

Según Bavaresco de Prieto, Aura (1997), en como hacer un diseño de investigación, las variables “representan las diferentes condiciones, cualidades, características y modalidades que resumen los objetos en el estudio desde el inicio de la investigación”. Las variables son el producto de un flujo de ideas que pueden tener su asiento en la creatividad de quien investiga, donde es posible la captación del fenómeno brindando significado a los fenómenos observados por medio de relaciones perceptibles.

Operacionalización de variables

Las variables, para que permitan medir los conceptos teóricos deben llevarse a sus referentes empíricos, es decir, expresarse en indicadores que cumplen tal función. A esa descomposición de la variable llamada nominal en su mínima expresión de análisis se le ha denominado proceso de operacionalización, lo que hace manejable las variables, o sea, ir de lo más teórico a lo real empírico, al dato, al hecho. Por esta razón para estudiarlas hay que hacerlas más específicas, más operacionales.

La operacionalización de las variables de la presente investigación reseñado en indicadores de estudio aparece en la tabla Nº 1 diseñada para tal fin y que se presenta a continuación.

Operacionalización de las variablesTabla Nº 1

Operacionalización de VariablesPropósito

DelInstrumento

Variable Dimensiones Indicadores Fuente Ítem

Estudiar el sistema actual de facturación para determinar las fallas que éste presenta

Proceso de facturación actual.

Control del Departamento de Facturación

NecesidadFrecuenciaConfiabilidadControlSeguridadReportes

Cuestionario (Anexo 1)

12345

Realizar un estudio de factibilidad técnica, operativa y económica para el diseño del sistema.

Factibilidad del sistema propuesto

Factibilidad EconómicaFactibilidad TécnicaFactibilidad Operativa

RecursosFinancierosRecursos Humanos EquiposDisposición

Cuestionario (Anexo )Cuestionario (Anexo )

67,8910

CAPITULO III 

MARCO METODOLOGICO 

Naturaleza de la Investigación  La presente se sustenta en una investigación de campo de carácter descriptivo bajo la modalidad de proyecto factible.  Se entiende como proyecto factible, según el manual de normas para la presentación del trabajo de grado de la Universidad Fermín Toro (2002), como “ Una propuesta basada en la factibilidad para la resolución de un problema dado” (p6), cuyas estrategias de desarrollo se orientan a la elaboración de proposiciones sustentadas en un modelo operativo viable para solucionar un problema o una situación especifica.  Una investigación de campo según el manual de Trabajos de Grado de Especialización, Maestrías y Tesis Doctorales de la UPEL (2004), “ Es el análisis sistemático de problemas en la realidad, con el propósito bien sea de describirlo, interpretarlo, entender su naturaleza y factores contribuyentes, explicar su causa y efecto o pretender su ocurrencia.  La investigación descriptiva según pagina Web Wikipedia consiste en una investigación inicial y preparatoria que se realiza para recoger datos y precisar la naturaleza; y sirve para describir diversas pautas de comportamientos sociales de una comunidad, tales como: origen racial, opiniones, políticas, rango de edad, preferencias, etc.  Así mismo para el desarrollo de esta investigación se utilizaron diferentes técnicas de levantamiento de información, entre las que se pueden mencionar: La Observación directa del proceso y la Entrevista

Población y Muestra. Población.  Representa el universo o conjunto de los casos, sujetos, elementos que concurren o se identifican con las variables estudiadas.  Actualmente en la Boutique “Mariela Fashion” laboran seis (6) personas, tres (3) de ellos encargados de atender al público un (1) administrador, un (1) cobrador y el despachador que se encuentra en el almacén. Muestra.  Se considera una parte de la totalidad estudiada, es decir, un subgrupo de la población seleccionada.  Para la realización de esta investigación se tomó como muestra las seis (6) personas que laboran en la empresa debido a que la población es muy pequeña. 

Técnicas e instrumentos para la recolección de Datos.  Representan los recursos o medios utilizados para la recolección de datos y la información necesaria para la implantación del sistema. Existen diversas técnicas e instrumentos de recolección de datos, entre las técnicas se tienen; la encuesta, la observación directa, el análisis documental, entre otros. Como instrumentos se tienen el cuestionario, la entrevista, otros.  Las técnicas de recolección de datos usadas para implantar el nuevo sistema son: la encuesta y la observación directa. El instrumento que se aplicó en un cuestionario dicotómico.  Se entiende por diccionario dicotómico, sistema de preguntas que tienen por finalidad obtener datos para una investigación. Responde a un diseño previo donde se han definido hipótesis variables, lo que significa que es un instrumento de trabajo práctico guiado por la teoría.  Este cuestionario fue aplicado al personal que labora en la boutique con la finalidad de dar a conocer la situación actual del sistema y como se lleva a cabo el proceso de facturación.  Del mismo modo la observación directa, permitió la obtención de información precisa de cada una de las fallas presentes en el proceso de facturación actual de la Boutique.

Validez del Instrumento.  El cuestionario, instrumento utilizado, cumple una función de enlace entre los objetivos de la investigación y la realidad de la población. Este se realizó mediante la revisión y utilización de la variable por otros investigadores procediéndose a elaborar un universo de ítem posibles para medir la variable y sus dimensiones, el cual fue consultado por los investigadores familiarizados con la variable para su validación.  El instrumento fue evaluado por tres expertos en el área y establecieron además una validez descriptiva basada según Kerlinger (1979), quien sostiene que “en la validez descriptiva el crítico fijado por los especialistas, es a futuro, donde se compararan los resultados con el desempeño de los objetos medidos”.

Técnicas de Análisis de Datos.  Las técnicas aplicadas (Encuesta, Observación Directa), fueron realizadas de manera particular, logrando percibir la carencia de un sistema automatizado, debido a que el proceso utilizado actualmente resulta inseguro, facilitando la perdida de información y mejor manejo de las entradas y salidas de prendas a la Boutique. 

Procedimiento.  Para llevar a cabo esta investigación, lo primero que se hizo fue estudiar la situación del sistema de facturación existente en la Boutique, posteriormente se diseñó la propuesta para contribuir al mejor desempeño de las funciones y tareas del proceso, con la finalidad de permitir al departamento de facturación poder contar con la información veraz y precisa que apoye la toma de decisiones. Este estudio se realizó mediante un levantamiento de información con la aplicación de un cuestionario al personal que labora en dicha Boutique, a través de éste se pudo detectar la situación que ha venido presentándose con el sistema manual que existe en relación con el proceso de facturación, observándose de esta manera la necesidad de diseñar e implantar un nuevo sistema que permita una mejora en el control de dicho proceso. 

CAPITULO IV 

PRESENTACION Y ANALISIS DE RESULTADOS 

1.- Análisis del instrumento para cada uno de los ítems.  Los resultados que se lograron obtener luego de aplicar los instrumentos de medición que fueron: La observación directa y un diccionario dicotómico con dos opciones de respuestas “SI” ó “NO” a los objetivos de la investigación, referido a indagar sobre la necesidad de controlar de una manera mas efectiva la entrada y salida de la Boutique y la importancia de un nuevo sistema automatizado para tal fin.  Las respuestas dichas por los encuestados, se organizaron en cuadro comparativo para su tabulación y hacer posteriormente su representación gráfica y su explicación, donde se refleja la frecuencia y el porcentaje que permitieron realizar el análisis estadístico para cada pregunta realizada en el cuestionario.

Alternativas Número de

personas

Porcentaje (%)

SI 6 100%

NO 0 0

TOTAL 6 100%

1.- ¿Considera usted necesario diseñar e implantar un sistema automatizado que mejore el sistema de facturación actual, Si ó No?

Análisis  La tabla proyecta como resultado que los empleados encuestados estuvieron de acuerdo en un 100% de que era necesario implementar un sistema de facturación automatizado.

Alternativas Número de

personas

Porcentaje (%)

SI 5 900%

NO 1 10

TOTAL 6 100%

2.- ¿Cree usted que el nuevo sistema será usado con frecuencia, Si o No?

Análisis  La tabla proyecta como resultado que el 90% de los encuestados considera que el sistema será utilizado por el personal frecuentemente, mientras el 10% restante no lo considera de esta manera.

Alternativas Número de

personas

Porcentaje (%)

SI 0 0%

NO 6 100

TOTAL 6 100%

3.- ¿Se puede considerar que el sistema actual de facturación es confiable y seguro, Si o No?

Análisis  La tabla proyecta como resultado que los empleados encuestados estuvieron de acuerdo en un 100% de que la manera como se lleva el control de facturación actual no es confiable.

Alternativas Número de

personas

Porcentaje (%)

SI 6 100%

NO 0 0

TOTAL 6 100%

4.- ¿Considera usted que el sistema automatizado le permitirá llevar de manera mas segura el control de la facturación, Si o No?

Análisis  La tabla proyecta como resultado que los empleados encuestados estuvieron de acuerdo en un 100% de que el sistema automatizado les permitirá llevar el control de facturación de una manera segura.

Alternativas Número de

personas

Porcentaje (%)

SI 0 0%

NO 6 100

TOTAL 6 100%

5.- ¿Puede obtener de manera rápida y confiable un reporte que especifique la entrada y salida de prendas y dinero con el sistema actual, Si o No?

Análisis  La tabla proyecta como resultado que los empleados encuestados estuvieron de acuerdo en un 100% de que no se puede obtener de manera rápida un reporte que especifique la entrada y salida de prendas y dinero con el sistema actual.

Alternativas Número de

personas

Porcentaje (%)

SI 6 100%

NO 0 0

TOTAL 6 100%

6.- ¿Cree usted que la Boutique está en condición de cubrir los gastos que genera la implementación del nuevo sistema, Si o No?

Análisis  La tabla proyecta como resultado que los empleados encuestados estuvieron de acuerdo en un 100% de que la Boutique posee los recursos necesarios para adquirir el nuevo sistema.

Alternativas Número de

personas

Porcentaje (%)

SI 5 900%

NO 1 10

TOTAL 6 100%

7.- ¿Considera usted que la Boutique posee recurso humano capacitado para operar el nuevo sistema, Si o NO?

Análisis  La tabla proyecta como resultado que el 90% de los empleados encuestados estuvieron de acuerdo en que la Boutique posee el recurso humano capaz de operar el nuevo sistema, mientras que un 10% dijo que no.

Alternativas Número de

personas

Porcentaje (%)

SI 6 100%

NO 0 0

TOTAL 6 100%

¿Esta Boutique cuenta con los recursos tecnológicos para la implementación del nuevo sistema, Si o No?

Análisis  La tabla proyecta como resultado que los empleados encuestados estuvieron de acuerdo en un 100% en considerar que la Boutique cuenta con los recursos tecnológicos necesarios para la implementación del nuevo sistema. 

Alternativas Número de

personas

Porcentaje (%)

SI 6 100%

NO 0 0

TOTAL 6 100%

10.- ¿Considera usted que implementar el nuevo sistema automatizado ayudará de forma positiva al departamento de facturación, Si o No?

Análisis  La tabla proyecta como resultado que los empleados encuestados estuvieron de acuerdo en un 100% en considerar que un nuevo sistema automatizado ayudará de manera positiva al departamento de facturación de la Boutique.

2.- Fase I Diagnóstico  En la Boutique Mariela Fashion ubicada en el C.C Barquicenter de la ciudad de Barquisimeto se pudo verificar la problematiza existente en dicha empresa, en lo referente al manejo y control de las entradas y salidas de mercancía, así como también los diferentes procesos de dicha actividad que se generan directamente.  La administración de dicho registro, es realizado manualmente utilizando para tal fin facturas hechas a mano y libros de contabilidad para el control de la mercancía que allí se vende y se compra, el empleado refleja en un cuaderno la venta de la prenda y luego ésta información es llevada al libro diario de forma manual, de esta manera se realiza el control diario de dicha actividad.  Se pudo diagnosticar a través de la observación directa en el sitio que el sistema utilizado no es confiable y seguro ya que se presta para que exista un mal manejo del dinero que entra por la venta de las prendas, otro inconveniente del sistema manual es que no se puede obtener un reporte rápido y confiable de la entrada o salida de la mercancía, aún más, no se puede obtener ningún reporte completo de todas las ventas que se realizan en la Boutique.  Una vez efectuado todo este proceso de diagnóstico, se procedió a recomendar la implementación de un sistema de facturación automatizado, lo que derivó a realizar el estudio de factibilidad correspondiente para la implementación de dicho sistema. 

3.- Fase II Factibilidad  Para desarrollar la propuesta de un sistema de facturación automatizado se debe realizar un estudio de factibilidad que abarque tanto los aspectos económicos, técnicos, de personal y operatividad del mismo. Factibilidad Económica  En el aspecto económico se debe evaluar la capacidad de la empresa para cubrir los costos que genera implementar un sistema automatizado, dentro de estos costos se debe contemplar los siguientes aspectos: La adquisición de los equipos necesarios para el sistema, el adiestramiento del personal, los costos producidos por la programación del sistema y su instalación, así como el asesoramiento técnico respectivo para el mantenimiento del sistema.

Descripción Cantidad Precio

TARJETA MADRE PENTIUM 4

SON/RED/VIDEO

1 149.000,00

PROCESADOR PENTIUM 4

2.66 GHZ INTER

1 333.000,00

MEMORIA DDR 256 MB 1 64.000,00

PLOPPY DRIVE 31/2 1.44 MB

HD

1 19.144,40

DISCO DURO 80 GB 1 148.000,00

CASE ATX P4 1 96.266,64

TECLADO SPEED SPK-58 1 23.000,00

MONITOR SVGA COLOR 17

LG

1 309.000,00

CORNETAS SIRAGON SSP-

338 3W

1 16.544,70

MOUSE LAB TEC SCROLL

WHELL 3B BLACK SILVER

SOURIS

1 18.900,00

MOUSE 1 10.526,00

REGULADOR INTEGRA 1 38.500,00

IMPRESORA HEWLETT

PACKARD 3940

1 147.000,00

CABLE USB UNIVERSAL 1 3.500,00

  TOTAL+IVA 1.365.855,74

PresupuestoCosto del Hardware.

Factibilidad Técnica  Se debe evaluar la factibilidad técnica de la empresa, que le permita contar con los recursos tecnológicos para implementar el sistema propuesto, entre ellos podemos mencionar un computador y una impresora.  En la actualidad el departamento de facturación de la Boutique Mariela Fashion no cuenta con las herramientas necesarias para instalar dicho sistema, con la adquisición de los equipos tecnológicos necesarios se podrá generar la implementación del nuevo sistema.  Por otra parte se debe implementar la infraestructura necesaria y básica que aseguren el resguardo y protección efectiva de los equipos, tales como unidades de aires acondicionados para el enfriamiento de los equipos computarizados, sistemas sobre protección eléctrica para prevenir sobre cargas eléctricas que puedan dañar los equipos, etc. 

Factibilidad operativa.  Un aspecto primordial a evaluar es la capacidad del recurso humano apto para manipular y administrar el sistema automatizado a implementar, baluarte importante dentro de la empresa, de lo contrario no tendrá objetivo su instalación, ya que esto acarrearía gastos innecesarios a la empresa.  Por ultimo, se evaluó la disposición de la empresa a recibir el adiestramiento necesario para el manejo del sistema.

4.- Fase III Diseño y presentación de la propuesta.  Una vez superadas todas estas etapas se procedió al diseño final de la propuesta completándose el diseño de un sistema de facturación automatizado que permite controlar y registrar la entrada y salida de prendas, obteniéndose una serie de reportes tanto de manera individual como general, entre las cuales destacan: reportes de compra y venta, reportes de clientes y proveedores que se encuentran registrados en la base de datos, etc.  Esta propuesta fue presentada y aceptada por el personal de facturación y administración de la Boutique Mariela Fashion.  Para el diseño del sistema se utilizó el lenguaje de programación Visual Fox-Pro versión 6.0, el mismo esta bajo programación orientada a objeto y herencia de clases.

Conclusiones.  Debido a la situación de necesidad presentada por el departamento de facturación de la Boutique Mariela Fashion en la cual se lleva un control manual del sistema, la implantación de un sistema automatizado que mejore sus actividades, se traduce en mejora significativa en la realización de los procedimientos actuales. En consecuencia, el aumento en cuanto a las necesidades de automatización en los procesos administrativos, la implantación del sistema automatizado para el control de las actividades que se realizan en el proceso de facturación de la Boutique, permitirá al departamento contar con una herramienta bastante confiable y poderosa que aminorará la carga laboral que allí se ejecuta y hará mas fácil el cumplimiento de las funciones correspondientes, esto facilitará a los empleados el proceso de rendimiento de cuentas, así como también les permitirá obtener rendimiento y tiempo libre para prestar mayor y mejor atención a los clientes y así poder demostrar la eficiencia y eficacia que es necesaria para las empresas.