10 INNSIKT 24|2010 offentlig sektor og innovasjon - annonsebilag fra magnet media as 11 annonsebilag fra magnet media as - INNSIKT 24|2010 offentlig sektor og innovasjon

- Vi har gått fra en situasjon der IKT skapte mye hodebry og ergrelser til å benytte en løsning som skaper effektive rutiner, sparer kommunen for penger og som kommer innbyggerne til gode.

Det forteller Knut Eggen, som er rådgiver innen IKT-strategi i Sarpsborg kommune. Han hadde en sentral rolle i forbindelse med innføringen av kommunens nye IKT-plattform, hvor både nytt system for IT-administrasjon, e-post, samhandling og saksbehandling inngikk. Bytte av kontorstøtteverktøyet OpenOffice til fordel for Microsoft Office stod også sentralt.

Mye tid til plunder og heftSituasjonen for kommunen i begynnelsen av 2009 var preget av løs-ninger hvor OpenSource og fri programvare spilte en sentral rolle. Noe av utfordringen var at selv leverandørene ikke var helt trygge på disse løsningene. – Vi hadde for eksempel en e-post-server som det bare fantes én annen kunde på i hele landet. I forhold til drift og support var det helt uholdbart.

– Vi gjennomførte en omfattende brukerundersøkelse som fortalte oss at hverdagen for brukerne var preget av mye plunder og heft. De brukte uforholdsmessig mye tid på e-post-vedlegg som ikke lot seg åpne og fagapplikasjoner som fungerte dårlig med de eksisterende kontorstøtte- applikasjonene. Bare i 2007 ble det registrert omkring 2500 henvendelser til support som gjaldt filformater, e-post og felles-systemene. Det var faktisk ikke så vanskelig å konkludere med at noe måtte gjøres.

Tryggere saksbehandling og økt servicegradDet ble tatt en strategisk beslutning om å bygge en ny plattform med Microsoft-programvare og implementere systemer som bedret saksbehandlingen. Lenge etterlengtet funksjonalitet, som blant annet gjorde kalender og møteromsbooking tilgjengelig for hele kommuneorganisasjonen, ble implementert. Det ble brukt godt med ressur-ser på brukeropplæring, informasjon og dokumentasjon. Ansatte får bruke Office-pakken hjemme for å bli bedre kjent med programmene, og løsningen legger til rette for en effektiv synkronisering av kalender og e-post mot de ansattes mobiltelefoner.

– Det har sine fordeler å ha en løsning som snakker samme språk som resten av verden, smiler en fornøyd Torill Lindemark, sekretær for kommuneledelsen. Bare det å kunne klippe og lime fra et dokument til et annet, uten at formateringen endrer seg, sparer meg for mye tid. I tillegg er det nå mye enklere å planlegge både min egen og andres tid. Vi ser hverandres tilgjengelighet og booking av møterom er oversiktlig og effektivt. Jeg er overbevist om at innbyggerne i kommunen merker dette i form av økt servicegrad.

Det samme mener Lindemark når det gjelder registrering av saker i kommunens nye saksbehandlingssystem, Public 360° fra Software Inno-vation. – Fordi dette systemet er enklere å bruke og helt integrert med e-postsystemet blir et større antall saker registrert i forhold til tidligere.

Sparer 15 millioner på ny IKT-plattform

fakt

a Fakta om Sarpsborg• Sarpsborg kommune har 4132 ansatte og 52159 innbyggere (pr 01.01.10).

Den ligger sentralt plassert syd i Østfold med en 80 km lang kystlinje mot Oslofjorden. I 2016 feirer byen sitt 1000-årsjubileum.

• Kommunens visjon er: ”Sarpsborg skal være en foregangskommune når det gjelder oppvekstvilkår for barn og unge”. Vi vil satse på menneskene i kommunen og på systemer som bidrar til nytenkning, fleksibilitet og forandringsberedskap.

Det har sine fordeler å

ha en løsning som snakker samme språk som resten av

verden

Samtidig får vi lettere inn all nødvendig dokumentasjon, noe som gir en sikrere og mer nøyaktig saksbehandling.

På driftssiden merker kommunen disse fordelene blant annet i en dramatisk reduksjon i supporthenvendelsene.

– De 2500 henvendelsene fra tre år tilbake, er faktisk redusert til et minimum. Nå har vi en løsning som er tilrettelagt for samhandling og en plattform som gjør oss langt mer effektive i vår leveranse av IKT-tjenester til kommunen, sier Knut Eggen.

15 millioner i reduserte kostnader–Vi er en eKommune, og det skulle bare mangle at vi ikke gikk foran i for-hold til utviklingen av fremtidens IKT-plattform, sier rådmann i Sarpsborg kommune, Unni Skaar. Hun bekrefter inntrykket av at saksbehandlingen er blitt sikrere og grundigere med en god IKT-løsningen i bunnen, og legger til: - Plattformen vi har valgt å bygge på, gjør det nå mulig for oss å øke tilbudet av digitale tjenester. På den måten klarer vi å nå målet vårt om å bedre dialogen med innbyggerne og å gjøre kommunen og de ansatte mer tilgjengelig.

– Samtidig er det ikke til å komme forbi at jeg som rådmann er nødt til å forholde meg til budsjetter og økonomiske rammer. Jeg må med andre ord kunne rettferdiggjøre våre investeringer ved å dokumentere verdi som kommer våre innbyggere til gode. IKT-investeringene vi har gjort tilfredsstiller dette kravet, fordi effektiviseringsgevinstene er åpenbare og raskt synlige. I neste års budsjett har vi lagt inn en IKT-besparelse på 15 millioner kroner sammenlignet med 2009, sier Unni Skaar.

En solskinnsdag i Sarpsborgs gågate

Rådmann i Sarpsborg kommune, Unni Skaar